Ausschreibung zur Messe zum 12. Deutschen Seniorentag

Aufforderung zur Abgabe eines Angebots
12. Deutscher Seniorentag 2018
- Vorbereitung und Organisation der Messe
- Akquisition und Betreuung von Ausstellern
Die Bundesarbeitsgemeinschaft der Senioren-Organisationen e.V. (BAGSO) ist der
Dachverband von über 100 Seniorenorganisationen und richtet alle drei Jahre den
Deutschen Seniorentag aus. Für das Jahr 2018 planen wir den 12. Deutschen Seniorentag. Die dreitägige Veranstaltung, die vom 28.-30. Mai 2018 im Kongresszentrum
und in der Messe Westfalenhallen Dortmund stattfindet, besteht im Kern aus einem
Kongressprogramm und einer Messe (bis 2015 unter dem eigenständigen Namen
„SenNova“). Wir erwarten täglich bis zu 5.000 Besucherinnen und Besucher.
Das öffentlich geförderte Projekt muss zu einem gewissen Teil über Einnahmen finanziert werden. Diese Mittel müssen u. a. durch die Vermietung von Ausstellungsfläche
sowie das Offerieren von Sponsoring-Paketen an Unternehmen erwirtschaftet werden.
Insgesamt stehen knapp 10.000 qm Brutto-Ausstellungsfläche zur Verfügung. Unsere
Mitgliedsverbände, das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend,
das Ministerium für Gesundheit, Emanzipation, Pflege und Alter des Landes NordrheinWestfalen, die Stadt Dortmund sowie die Medienpartner erhalten kostenfreie Ausstellungsflächen (max. 3.000 qm Brutto-Ausstellungsfläche). Einzuplanen ist zudem eine
Bühne mit 250 Stühlen und ein Catering-Bereich in der Größe von ca. 1000 qm. Somit
kann von einer kostenpflichtig zu vermietenden Brutto-Ausstellungsfläche von 5.0006.000 qm (entsprechend netto 2.500-3.000 qm) ausgegangen werden.
Der Zutritt zur Messe erfolgt über die Veranstaltung Deutscher Seniorentag, gesonderte
Eintrittsgelder für die Messe können nicht erhoben werden.
Wir bitten um die Abgabe eines Angebotes für die Vorbereitung, Organisation und
Durchführung der Messe sowie die Akquisition und Betreuung von Ausstellern und
Sponsoren.
Zu den Aufgaben zählen im Einzelnen:
•
Konzepterstellung
•
Erstellung von Akquisitionsunterlagen für Aussteller und Sponsoren
•
Akquisition von Ausstellern und Sponsoren
•
Erstellung eines Ausstellerhandbuchs
•
Betreuung der Aussteller und Sponsoren sowie derjenigen, denen eine Ausstellungsfläche kostenlos zur Verfügung gestellt wird, in der Vorbereitungsphase und
während der Messetage
•
Pflege einer Internetseite (bzw. Unterseite von www.deutscher-seniorentag.de) zur
Bewerbung der Messe
•
Absprachen mit den Ausstellern und Sponsoren über attraktive Angebote an den
Ständen
•
Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen des Kongresszentrums Westfalenhallen
und der Messe Dortmund
•
Konzept zur Aufplanung der Ausstellungsfläche
•
Planung und Organisation von Aktionen sowie eines Bühnenprogrammes an allen
drei Veranstaltungstagen in enger Abstimmung mit der BAGSO
•
Betreuung der Messe während der Messetage
Die Ausschreibung wendet sich an Anbieter, die über ausgewiesene Erfahrungen verfügen.
Das Angebot soll insbesondere folgende Angaben enthalten:
1. Inhaltliches Konzept für die Messe und das begleitende Bühnen-Programm
2. Eine umfassende Kostenkalkulation, aus der sich zum einen ein Mindestbetrag (Garantiebetrag) ergibt, den die BAGSO als Einnahmen in das Projekt einbringen kann,
zum anderen einen Modus, nach dem die weiteren Einnahmen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer aufgeteilt werden. Auf der Kostenseite ist zu berücksichtigen, dass die Messehalle (Wege zwischen den Ständen) vom Auftragnehmer mit einem angemessenen Bodenbelag auszustatten ist.
3. Referenzen hinsichtlich der
•
Akquisition von Ausstellern und Sponsoren
•
Organisation von Messen
•
Organisation von ausstellungsbegleitenden Programmen
Vergabekriterien
•
Voraussichtliche Qualität der Leistung (wobei insbesondere die Vorerfahrungen
Berücksichtigung finden),
•
Kostenkalkulation (für Auftraggeber günstiges und zugleich realistisches Angebot)
Die Auftragserteilung steht unter dem Vorbehalt der Bewilligung der beantragten Fördermittel durch die beteiligten Behörden.
Die unterzeichneten Angebote müssen schriftlich in verschlossenem Umschlag mit
der Kennzeichnung „Ausschreibung 12. Deutscher Seniorentag - Messe“ bis zum
15. März 2017 bei der BAGSO e.V., Thomas-Mann-Str. 2-4, 53111 Bonn, eingehen.
Für Rückfragen steht Ihnen Frau Kratz per E-Mail [email protected] zur Verfügung.
Bonn, 16. Februar 2017
gez. Dr. Guido Klumpp,
Geschäftsführer

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