地区大会の危機管理 - My Rotary

地区大会の危機管理
危機管理とは、不測の事態や影響を最小限に抑えるために、事前に十分な計画、組織、
進行、管理のプロセスを整えることです。地区大会活動の調整を行う際は、次の3つの
基本事項を検討しましょう。

どのような事態が起こりうるか

不測の事態が発生した場合、どのように対処するか

損失が生じた場合、その賠償金をどのように支払うか
危機的状況が想定される場合は、以下を行ってリスクの最小限の抑えます。

その活動または行事を行わない

活動や行事の内容を修正する

危機的状況への対処法を立てる

他団体が参加する場合は、その団体にもリスクを負ってもらうようにする
契約
握手や口約束で物事を取り決めるというやり方が一般的な場合もありますが、RIでは地
区が極力、署名入りの書面で契約を交わすことを奨励しています。契約書は、期待され
るサービス、料金、実施日、不履行の場合の補償、その他の関連事項について双方の理
解を書面で記すものです。この書面では当事者の役割と責務、リスクを抑えるための取
り決め事項も明確にします。地区大会の予算に応じて交渉を行った際は、この契約書に
全費用が完全に明記されるようにします。特に、不履行の場合の料金、キャンセル（取
り消し）料を交渉で決めるようにします。
大会の実施が近づくにつれ、すべての契約書をもう一度見直し、業者との話し合いを経
て必要な変更を加えましょう。ただし、この変更は大会の予算内であること、また大会
委員長やそのほかの責任者の承認があることが条件です。このステップを踏むことで、
予期せぬ手数料が発生したり、予算外のサービスや物品が必要となるのを防ぎます。大
会の終了後は、問題が起きた際に備え、法的書類を数年間保管しておきましょう。
地区は大会プログラムを最終決定し、契約に署名する前に、法律顧問や保険アドバイザ
ーに相談することが奨励されています。地区の法人化や賠償責任保険への加入を含め、
危機管理についての詳細は、手続要覧をご覧ください。
地区大会の危機管理（2017 年）
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