Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge PersonalWeKo Werkzeugverwaltung für Personal Werkzeuge und Werkstattwerkzeuge. Zur Kosteneinsparung und Kontrolle Nutzung neuster RFID-Technik möglich. Ein Programm von Hanno Kniebel Kontakt [email protected] Unverbindlich testen. Download unter: www.wartungsprogramm.de/Werkzeuge.zip Was zeichnet dieses Programm aus ?: Sehr günstiger Anschaffungspreis auch für die Netzversion. In der Netzversion können beliebig viele Arbeitsplätze an einem Standort eingebunden werden, ohne Zusatzkosten, oder Kosten für zusätzliche Arbeitsplatzlizenzen. Das Programm bietet Suchfunktionen / Selektionen / Filter / Nachselektionen, die in anderen vergleichbaren Programmen in dieser Form nicht geboten werden. Sucheingaben befinden sich direkt vor den Feldern und müssen somit nicht erst irgendwo in einem Menüpunkt ausfindig gemacht werden. Sinnvolle Erweiterungswünsche werden, wenn möglich, schnellstens realisiert Vorwort Betriebskosten müssen überall gesenkt werden, keine Frage. Aber wie und wo, darauf kommt es an. Ein hierbei nicht zu unterschätzender Faktor, aber ein nicht selten unbeachteter Punkt sind die Personal-Werkzeugkosten und die allgemeinen Werkzeugkosten. Um auch diese beiden Punkte für Sie transparenter zu machen, und diese Kosten zu senken, wurde das Werkzeugverwaltungsprogramm „PersonalWeko“ entwickelt. Es dient der Verwaltung und Kostenkontrolle von Werkzeugen. Werkzeugausgaben an Mitarbeiter oder sonstige Personen werden dokumentiert, und deren Rückgaben Personalweko.docx 24.01.2017 1 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge überwacht. An fällige Werkzeugrückgaben können Sie automatisch beim Rechnerstart erinnert werden. Auch dient dieses Programm der Verwaltung von Sonderwerkzeugen, Werkzeugen und Messgeräte die nicht nur einem Nutzer zugeordnet sind, bzw. einem Nutzer vorübergehend für einen kurzen Zeitraum zur Verfügung gestellt wurden. Analog zu einer Personenzuordnung kann natürlich auch das Gerät einer Baustelle/Einsatzort zugeordnet werden. Inhaltsverzeichnis Werkzeugverwaltung für Personal Werkzeuge und Werkstattwerkzeuge. Zur Kosteneinsparung und Kontrolle.............................................................................. 1 Nutzung neuster RFID-Technik möglich. ................................................................. 1 Vorwort ....................................................................................................................... 1 Inhaltsverzeichnis ....................................................................................................... 2 Personenbezogene Werkzeuge......................................................................... 4 Sonderwerkzeuge / Geräte ................................................................................ 5 Musterbeispiel Personalwerkzeug ........................................................................ 5 Musterbeispiel Spezialwerkzeuge / Werkzeugverleih usw.................................... 6 Hinweis ....................................................................................................................... 7 Schnell zu den letzten neuen Funktionen ................................................................... 7 V 17.02.01 ............................................................................................................... 7 RFID ..................................................................................................................... 7 V 17.02 .................................................................................................................... 7 Historie ....................................................................................................................... 8 Allgemeine Programminformationen........................................................................... 9 Vorab für einen Schnelleinstieg .................................................................................. 9 Suchfunktionen ........................................................................................................ 9 Dokumente ............................................................................................................ 10 Datenübernahme. .................................................................................................. 10 Beschreibung zur Werkzeugkontrolle ....................................................................... 10 Möglichkeiten (Auszug) zu diesem Programm ...................................................... 10 Grundsätzlicher Ablauf zur Verwaltung von Personalwerkzeug ............................... 11 Grundausstattungsliste Peweko ......................................................................... 11 Werkzeugausgabe .............................................................................................. 11 Werkzeugzuordnung........................................................................................... 12 Ablauf-Zusammenfassung .................................................................................. 12 Grundausstattungsliste erstellen .............................................................................. 13 Personalweko.docx 24.01.2017 2 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Neuerstellung einer Grundausstattungs-Werkzeugliste ......................................... 14 Ausgabe einer Grundausstattung ............................................................................. 18 Werkzeugausgabe.................................................................................................... 19 Einzel- Ausgabe.................................................................................................. 19 Namen zuordnen ................................................................................................... 19 Werkzeug Gesamt-Ausgabeliste .............................................................................. 21 Spezial- und Sonderwerkzeuge ................................................................................ 22 Werkzeug-Bestand ............................................................................................. 22 Dispositionsliste .................................................................................................. 23 Eingaben .................................................................................................................. 24 Spezial-Funktionen ................................................................................................... 25 Ausgabehistorie .................................................................................................. 25 Erinnerungsfunktion.................................................................................................. 26 RFID ......................................................................................................................... 26 Feldbeschreibungen ................................................................................................. 27 Bild-Feld ............................................................................................................. 27 Bild speichern ..................................................................................................... 28 Bild-Verknüpfungen ............................................................................................ 29 Firmenlogo................................................................................................................ 29 Datensicherung ........................................................................................................ 30 Meldemodul .............................................................................................................. 30 Installation des Meldemoduls ............................................................................. 30 Eintragung im Task-Manager (Windows XP) ...................................................... 31 Das Meldemodul als Task hinzufügen ............................................................. 32 Meldemodul-Vorgaben ............................................................................................. 34 Windows Taskplaner ............................................................................................. 35 Freischaltung ............................................................................................................ 36 V 3.0 ......................................................................................................................... 36 Neue Datensicherung ............................................................................................ 38 Inhalt und Zubehör ................................................................................................ 38 Freie Felder ........................................................................................................... 40 Schnellzugriff auf Ausgaben .................................................................................. 41 V 9.03 .................................................................................................................... 42 Datenimport .............................................................................................................. 44 Datenimport aus Fremdprogrammen ..................................................................... 44 Datenexport ........................................................................................................ 44 Export aus Excel .................................................................................................... 47 Datenexport aus Access........................................................................................ 48 Datenimport ins Wartungsprogram ........................................................................... 51 Installation für Umsteiger und Aufsteiger ............................................................... 54 Personalweko.docx 24.01.2017 3 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Kalender ................................................................................................................... 56 Kalender-Inhaltsverzeichnis................................................................................ 59 Datenexport nach Excel............................................................................................ 59 Ja/Nein-Felder ................................................................................................. 64 Datenexport nach Word ............................................................................................ 65 Serienbriefe ..................................................................................................... 65 Scanner .................................................................................................................... 67 Frei definierbare Felder ............................................................................................ 67 Personal Werkzeug Kosten Hinweis! Dieses Handbuch wird ständig ergänzt. So kann es vorkommen, dass einige Bilder oder Beschreibungen nicht mehr ganz der Ihnen vorliegenden Version entsprechen Personenbezogene Werkzeuge Es ist mit Sicherheit nicht vermessen zu behaupten, alle Unternehmen, ob Industrie oder Handwerk haben mit hohen Werkzeugkosten zu kämpfen, die nicht unbedingt nur durch Anschaffungskosten entstehen. Viele Zusammenhänge und Hintergründe dieser Kosten werden nicht untersucht und bleiben unerkannt, oder werden einfach so hingenommen. Es wird oft nur gestaunt, „wo denn das ganze Werkzeug bleibt“. Man hat einfach nur das Gefühl, dass bestimmte Mitarbeiter ständig neue Werkzeuge benötigen, andere dagegen nur selten. Wie handhaben Sie die Werkzeugausstattung ihrer Mitarbeiter? Es wird nichts notiert? Oder notieren Sie sich die Werkzeugausgaben in einer Liste oder Excel-Datei? Wissen Sie welche Werkzeuge ein ausscheidender Mitarbeiter ihnen zurück zu geben hat? Kennen Sie die Kosten für Werkzeug die Personenbezogen Personalweko.docx 24.01.2017 4 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge von den Mitarbeitern verursacht werden (Verlust, Austausch wegen eines defektes usw.) Sonderwerkzeuge / Geräte Auch gibt es Werkzeuge, die in der Regel nicht ausgegeben sind, und nur bei einem besonderen Bedarf/Einsatzfall ausgegeben oder verliehen werden, wie Messgeräte, Spezial-Maschinen usw. Auch diese Geräte müssen überwacht werden, damit jederzeit deren Verbleib und Rückgabe kontrolliert werden kann. Hier nun Beispiele einer Personal-Werkzeugausgabe Musterbeispiel Personalwerkzeug Der Fall Sie bekommen einen neuen Mitarbeiter , der Werkzeug benötigt Ohne PersonalWeKo Sie überlegen, was muss ich ihm geben, oder geben ihm den unvollständigen Rest seines Vorgängers Der Mitarbeiter bekommt ein weiteres Werkzeug (Bohrmaschine) a) Sie geben es ihm oder b) Sie geben es ihm und notieren es in einer Werkzeugliste Der Mitarbeiter bekommt 8 a) Sie geben es ihm Wochen später ein oder weiteres Werkzeug b) Sie geben es ihm (Bohrmaschine) und notieren es in einer Werkzeugliste Personalweko.docx 24.01.2017 5 / 70 Mit PersonalWeKo Sie drucken eine Liste mit den Werkzeugen aus, die unbedingt erforderlich sind. Diese Liste erstellen Sie nur einmal und ist dann immer wieder verfügbar. In diese Liste tragen Sie das tatsächlich ausgegebene Werkzeug ein. Fehlendes Werkzeug wird sofort nachbestellt. Ausgegebene Werkzeuge werden nun unter dem Namen des Monteurs in PERSONALWEKO eingetragen Sie geben es ihm und geben die Daten, möglichst mit Einkaufspreis in PERSONALWEKO ein. Im Eingabefeld „alt zurück“ vermerken Sie, ob es sich um einen Umtausch handelt. Sie geben es ihm und geben die Daten, möglichst mit Einkaufspreis in PERSONALWEKO ein. Im Eingabefeld „alt zurück“ vermerken Sie, ob es sich Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Der Mitarbeiter bekommt 3 a) Sie geben es ihm Monate später ein weiteres b) Sie geben es ihm und Werkzeug (Bohrmaschine) notieren es in einer Werkzeugliste Sie haben das Gefühl, dass sehr viele Bohrmaschinen ausgegeben werden a) keine Kontrollmöglichkeit b) Kontrollmöglichkeit ja, aber sehr aufwendig Nächster Fall, der Mitarbeiter scheidet aus a)Sie nehmen das Werkzeug, das Ihnen der Mitarbeiter scheidet aus b)Die Rückgabe wird mit Ihrer Liste verglichen um einen Umtausch handelt. Sie geben es ihm und geben die Daten, möglichst mit Einkaufspreis in PERSONALWEKO ein. Im Eingabefeld „alt zurück“ vermerken Sie, ob es sich um einen Umtausch handelt. a) auf Knopfdruck sehen Sie wer, wann, welche, wie viele Bohrmaschinen erhalten hat b) Sie haben hier die Möglichkeit, wenn notwendig, entgegen zu wirken c) Sie wissen genau, wie viel Sie für Bohrmaschinen einem bestimmten Zeitraum ausgegeben haben. d)Sie sehen, das nur ein bestimmter Monteur einen hohen Werkzeugverbrauch hat und können der Ursache gezielt nachgehen Die Rückgabe wird mit Ihrer Liste verglichen. Sie wissen genau den Fehlbestand, Sie fordern nur eine Bohrmaschine zurück Musterbeispiel Spezialwerkzeuge / Werkzeugverleih usw. Der Fall Ein Sonderwerkzeug wird an einen Mitarbeiter ausgegeben. Personalweko.docx 24.01.2017 Ohne PersonalWeKo Sie verlieren mit der Zeit den Überblick welcher Techniker welches Sonderwerkzeug bekommen hat. Sie verlassen sich darauf, dass diese Werkzeug nach 6 / 70 Mit PersonalWeKo Sie drucken eine Liste mit den Werkzeugen aus, die Vergeben wurden. Oder Sie können automatisch vom Programm erinnert werden, dass ein oder Mehrere Sonderwerkzeug Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Gebrauch wieder noch im Umlauf sind. zurückgegeben wird, haben aber keine Wirkliche Kontrolle Hinweis Die Einschränkungen einer Testversion liegen in der Laufzeit (30 Starts, oder 30 Tage). In der Funktion sind keine Einschränkungen vorhanden. Schnell zu den letzten neuen Funktionen Diese Übersicht wird an dieser Stelle nicht immer aktualisiert. Aktuelle Neuerungen werden Zeitnah nur in der Programmhilfe (F1) gepflegt. V 17.02.01 RFID Eine erweiterte Nutzung der RFID-Technik ist möglich. Hierbei werden Geräte mit Tags (Erkennungselemente) ausgestattet. Diese Tags sind in unterschiedlichen Formen und Größen erhältlich. Kleine Tags können sogar oft im Geräteinneren verborgen platziert werden. Tags werden mit einem kleinen Lesegerät ausgelesen. Suchen Sie z. B. die Gerätedaten im Programm, gehen Sie mit dem Lesegerät über das Werkzeug und es werden Ihnen sofort dessen Stammdaten angezeigt. V 17.02 Farbliche Kennzeichnung wichtiger Informationen werden gut sichtbar oben im Formular angezeigt. Angezeigt wird : a. Wenn ein Gerät zur Zeit nicht verfügbar ist (rot) b. Wenn ein Gerät reparaturbedürftig ist (gelb) c. Wenn ein Wartungstermin fällig ist (dunkelgelb) Die Anzeige kann einzeln für nur einen zutreffenden fall angezeigt werden, wie im nächsten dargestellt ist. Personalweko.docx 24.01.2017 7 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Alle Anzeigen können aber auch gleichzeitig gezeigt werden, wenn alle Zustände zutreffen. Ab Version 16.xx können alle Hauptdaten per Mausklick von der Startseite des Programms direkt nach Excel exportiert werden. Allgemeiner Export nach Excel Datenexport nach Excel Serienbriefe mit Word Kalender-Bedienung Historie Version 17.01 (+) Vorgabe/Auswahl der Startoberfläche (+) Werkzeug-Neueingabe von der Programm-Startseite (+) Feld „Lagerort“ besser platziert (+) Direkter Zugriff auf die Geräte Stammdaten Version 17.00 (+) Erweiterte Funktionen zur Auswertung des Einsatzortes Version 15.08 (+) Prüfprotokoll-Generator (+) Dokumentation von Prüfberichten/Wartungsberichten (*) Verbesserung von Bedienfunktionen wie Neueingabe und Änderung von Datensätzen (*) Verbesserte Formular-Ansicht Werkzeugbestand Version 15.07 (*) Interne Verbesserungen Version 15.06 (*) Formular ERSTELLUNG.AusgabeV2 überarbeitet (+) Neue Editier-Funktion in AusgabeV2 über Dialogbox (+) Neuer Report {Ausgabe} (*) Formular VERGABELISTE.Vergabeliste überarbeitet (+) neue Editierfunktion in Vergabeliste über Dialogbox (*) Interne Optimierungen Personalweko.docx 24.01.2017 8 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Version 15.05 (*) Nur Update-Dateien zu V 15.04 Version 15.04 (*) Freischaltung zur Netzversion geändert (+) Code für Wkz Ausgabe/Rückgabe kann frei vorgegeben werden Version 15.03 (+) Komplette Inventarverwaltung als Zusatztool integriert mit Auswertungen Version 15.02.04 (*) Beim Archivieren von Werkzeugen und Reaktivieren werden nun zugeordnete Dokumente berücksichtigt bleiben zugeordnet (*) Modul-Aktivierungen vereinfacht (+) Neuer Report "Vergabe-Liste3" mit Namen als Gruppenüberschrift (+) Speichern der Kopfparameter und Firmeneinstellungen (*) Änderungen in diversen Reporten Version 15.02.03 (+) Neuer Report "Vergabe-Liste2" Version 15.02.02 (*) Zusätzliche Eingabefunktion zu Wartungsterminen (*) Änderung Funktionen disponierbare Geräte/Werkzeug (*) Versionsinfo Allgemeine Programminformationen Dieses Handbuch ist allgemein gehalten und dient als Hilfe für alle Version. Nicht jede Änderung oder Erweiterung ist hier sofort ersichtlich Vorab für einen Schnelleinstieg Suchfunktionen Dieses Programm zeichnet sich aus durch die hier verwendeten Suchfunktionen/Selektionsmöglichkeiten. Zur Suche werden in der Regel ein Schalter (Punkt 1 nächstes Bild) verwendet, der sich direkt vor einem Feld befindet. Die Suche betrifft immer das Feld, vor dem sich der Schalter befindet. (1) Bei Betätigung dies Schalters (1) wird eine eventuell vorhandene Selektion(Filter) aufgehoben, und im gesamten Datenbestand gesucht. Es reicht oft, nur einen wichtigen Teil eines Suchbegriffes einzugeben. Beispiel: Sie geben den Suchbegiff „bohrmaschine“ ein. Angezeigt werden alle DS in denen der Begriff vorkommt. Also auch Standbohrmaschinen. Hier könnten Personalweko.docx 24.01.2017 9 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Sie also auch „stand“ als Suchbegriff eintragen, und die Standbohrmaschine würde angezeigt werden. (2) Bei Betätigung dieses Schalters wird eine vorhandene Auswahl (Filter) nicht aufgehoben. Es erfolgt eine Suche nur in der bestehenden Auswahl von DS. Im vorherigen Beispiel suchten Sie nach „bohrmaschine“. Wenn Sie dann anschließend, nachdem Ihnen nun alle Bohrmaschinen gezeigt werden, diesen Schalter (2) betätigen und den Suchbegriff „stand“ eintragen, wird nur in der bestehen Selektion nach dem Suchbegriff gesucht, und es werden nun nur alle Standbohrmaschinen gezeigt. Dokumente Sie können den Geräten beliebig viele Dokumente wie Bedienungsanleitungen, Bilder, Ersatzteillisten usw. Datenübernahme. Auf der Seite <Einstellungen> finden Sie einen Schalter, über den Sie in der Regel die Daten aus einer älteren Version/Testversion übernehmen können. Neue Versionen installieren Sie bitte in ein neues Verzeichnis. Aus der neuen Version heraus, übernehmen Sie dann die Daten aus der alten vorhandenen Version. Sinnvoll ist es, das Werkzeugprogramm in Ihre tägliche automatische Datensicherung einzuschließen. Beschreibung zur Werkzeugkontrolle Möglichkeiten (Auszug) zu diesem Programm + Verwalten von Personal-Werkzeugen + Verwalten von Werkstatt-Werkzeugen + Verwalten von Werkzeugen in Kundendienstfahrzeugen + Verwalten von Seriennummern + Zuordnen von Inventarnummern + Dokumentation von Werkzeugausgaben an das Personal + Erstellen von beliebig vielen Listen für beliebig viele Gruppen + Erstellung von Werkzeug-Ausgabelisten Personalweko.docx 24.01.2017 10 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge + Erstellung von Werkzeugrückforderungslisten + Übersicht der Werkzeugkosten + Dokumentation für Ersatzteilzwecke + Kostengünstige Programm-Individualanpassung nach Ihren Angaben + Datenübergabe nach Office (Excel, Word) + Drucken von Bar-Code Etiketten (optional) + Datenübernahme und Zuordnung von Scanner-Dateien (optional) + Verwalten von Wartungsterminen und Wartungsberichten + Dokumentenzuordnung. Hilfreich bei Bedienungsanleitungen und Ersatzteillisten + Prüfprotokoll-Generator mit Eingabefeldern und Checkboxen + Selektionen und Listen den Einsatzort/Baustelle betreffend + One click Export nach Excel + Darstellung wichtiger Daten in einer Kalenderoberfläche (optional) Grundsätzlicher Ablauf zur Verwaltung von Personalwerkzeug 1. Schritt Die Grundausstattungsliste wird erstellt, bzw. mit der Erstellung wird begonnen. Grundausstattungsliste Peweko Sie machen sich Gedanken, welches Werkzeug jeder Ihrer Mitarbeiter bekommen sollte oder bekommen muss. Dieses Werkzeug tragen Sie komplett in die Grundausstattungsliste von PersonalWeKo ein. Diese Liste steht Ihnen dann bei Bedarf z.B. einer Neueinstellung zur Verfügung. Diese Liste kann ausgedruckt werden, und der Erhalt des Werkzeuges wird vom Empfänger quittiert. 2. Schritt Werkzeugausgabe notieren Werkzeugausgabe Bei der Werkzeugausgabe und Mitarbeiterzuordnung wird die Grundausstattungsliste eingelesen und kann bearbeitet werden (die Originalliste bleibt natürlich unverändert erhalten). Nicht ausgegebene Werkzeuge werden aus der Bearbeitungsliste Personalweko.docx 24.01.2017 11 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge gestrichen, bzw. Werkzeuge, die nicht in der Grundausstattungsliste aufgeführt sind, werde über den entsprechenden Schalter/n neue hinzugefügt. Am Ende der Bearbeitung wird diese Liste gespeichert und dem entsprechenden Empfänger zugeordnet. Bei späteren Werkzeugausgaben an diesen Mitarbeiter wird diese Grundliste wahrscheinlich nicht mehr benötigt, denn es werden ja nur noch Werkzeug-Ergänzungen ausgegeben und gespeichert. Werkzeugzuordnung Nach Fertigstellung der Ausgabeliste können Sie über einen hierzu bestimmten Schalter die Liste einem Namen zuordnen. Wurde der Schalter nicht betätigt, erscheint automatisch bei der Fertigstellung die Abfrage nach den Namen. Der Name wird aus der Adressendatei übernommen, und sollte hier eingetragen sein. Bei einer Ergänzungsausgabe haben Sie die Möglichkeit zu notieren, ob eventuell ein defektes Werkzeug zurück gegeben worden ist. Wenn dieses der Fall ist, erscheint das Werkzeug nicht doppelt auf der Bestandsliste des entsprechenden Mitarbeiters. Die Bestandsliste ist die Grundlage für Werkzeugkontrollen oder als RückforderungsGrundlage beim Ausscheiden des Mitarbeiters. Ablauf-Zusammenfassung 1. Entsprechende Namen/Anschriften in der Adressendatei eintragen 2. Personal Grundausstattungswerkzeugliste erstellen, entweder eine oder mit Erstellung unterschiedlicher Gruppen (z. B. Elektro, Heizung, Sanitär , Meisterwerkzeug, Gesellenwerkzeug usw. ) Ein Werkzeug, welches jeder bekommen soll würde ich Grundausstattung nennen. Eine spätere Zusammenstellung ist immer möglich. (erst Liste Grundausstattung einlesen, dann die Liste Sanitärgeselle z. B) 3. Ausgabeliste erstellen. Nach Fertigstellung Name zuordnen und in die Vergabeliste übertragen fertig. Personalweko.docx 24.01.2017 12 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Grundausstattungsliste erstellen Eine Grundausstattungsliste erleichtert Ihnen die Zusammenstellung des nötigsten Werkzeuges, welches ein Mitarbeiter unbedingt benötigt, oder wie die Grundausstattung eines Kundendienstfahrzeuges aussehen soll. Es gibt sich wiederholende Vorgänge, bei denen eine größere Menge von Werkzeug ausgegeben werden muss. Für all diese Fälle erstellen Sie eine/viele Grundausstattungslisten. Diese Liste ist bei Bedarf sofort abrufbar. Jedes Werkzeug wird einer Gruppe zugeordnet, um später auf Knopfdruck eine entsprechende Liste zu bekommen. Nehmen wir einmal an, Sie führen Elektro und Sanitärinstallationen aus und beschäftigen Elektromonteure und Sanitärinstallateure. Sie könnten nun drei Gruppen erstellen 1. Grundausstattung 2. Sanitär 3. Elektro Ein Handhammer 300 g benötigt jeder Monteur, also Gruppenzuordnung Grundausstattung. Ein Isolationsmessgerät benötigt der Elektromonteur, Gruppenzuordnung Elektro usw. Personalweko.docx 24.01.2017 13 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Diese Liste kann natürlich jederzeit geändert und erweitert werden. Um mit einer Werkzeugliste arbeiten zu können, muss sie natürlich zuerst definiert werden. Eine Nachbearbeitung einer Liste ist immer möglich. Hier nun die Schrittfolge zur Erstellung einer Liste. Neuerstellung einer Grundausstattungs-Werkzeugliste Personalweko.docx 24.01.2017 14 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Werkzeuge mit deren Gruppenbezeichnung werden in eine Liste gespeichert. Die Ansicht der Inhalte können Sie über entsprechende Schalter einstellen. Zur Verfügung stehen folgende Möglichkeiten Alle Werkzeuge zeigen, sortiert nach Werkzeugbezeichnung Alle Werkzeuge zeigen, sortiert nach Werkzeuggruppe(Werkzeug-Liste) Nur Werkzeuge bestimmter Gruppen(Listen) zeigen Für eine Neueingabe eines Werkzeuges, Auswahl einer Liste, oder Neuerstellung einer Werkzeugliste betätigen Sie den Schalter „Listengruppe wählen für Neueintragungen. Nach Betätigung dieses Schalters wird Ihnen die Übersicht bereits vorhandene Listen angezeigt, die auch erweitert werden kann. Eine Auswahl erfolgt durch einfaches anklicken mit der Maus in der Tabelle. Soll eine neue Liste erstellt werden, betätigen Sie hierzu den Scalter „“Neu Gruppe anlegen“. In die sich dann öffnende Dialogbox tragen Sie die Bezeichnung ein, die die neue Liste bekommen soll. Im Beispiel soll nun eine Liste mit Werkzeugen für die Kundendienst-Techniker erstellt werden. Personalweko.docx 24.01.2017 15 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Der Listenname wird also in die Dialogbox eingetragen und dann mit Ok übernommen. Die neue Listbezeichnung steht ihnen ab nun zur Auswahl in der Übersicht zur Verfügung Diese Übersichtsliste verlassen Sie nun wieder über den Schalter „OK“ um mit der Werkzeigeingabe für diese neue Liste fortzufahren. In der Werkzeug-Übersicht sehen Sie nun, dass für Neueingaben die Kundendienstliste die Aktuelle Liste ist Personalweko.docx 24.01.2017 16 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Wird nun ein neues Werkzeug über den Schalter „Einzelwerkzeug eingeben“ eingetragen, wird dieses Werkzeug automatisch dieser Liste zugeordnet. Die Dialogbox zur Werkzeug-Eingabe enthält auch ein Feld „Artikel-Nr“ Diese Artikelnummer ist wichtig wenn Sie Werkzeuge mit Barcode/Strichcode kennzeichnen möchten. Dieses Werkzeugverwaltungsprogramm bitet Ihnen die Möglichkeit, auf Grundlage dieser Artikel-Nr. viele gängige Barcodes zu erstellen und auf Etiketten zu drucken. Der Barcod-Druck kann auf dieser Seite über einen Personalweko.docx 24.01.2017 17 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge entsprechenden Schalter ausgelöst werden. Auch in anderen Formularen wird dieser Barcode-Schalter angeboten. Ausgabe einer Grundausstattung Personalweko.docx 24.01.2017 18 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Ins Menü Personalwerkzeug / Ausgabe gehen, eine Liste wählen, oder mit mehreren Listen zusammenstellen, oder nur bestimmte Werkzeuge aus der Liste auswählen (links in der Tabelle mit Doppelklick markieren). Name zuordnen und Eintragung speichern Werkzeugausgabe Einzel- Ausgabe Möchte Sie die Ausgabe von Werkzeugen notieren, und nicht aus einer Liste übernehmen, betätigen Sie zunächst den Schalter –Einzelwerkzeug eingeben—und anschließen für jedes weitere Werkzeug den Schalter mit der entsprechenden Aufschrift. Wenn Sie mit der Eingabe der Werkzeuge fertig sind, betätigen Sie den OK-Schalter unten rechts im Formular. Einfacher ist es natürlich, wenn Sie die Werkzeuge direkt aus einer Liste einlesen, oder sogar die komplette Liste übernehmen. Namen zuordnen Der Name wird grundsätzlich nach Fertigstellung der Liste zugeordnet, falls dieses noch nicht geschehen sein sollte. Personalweko.docx 24.01.2017 19 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Der Name kann eine Personen-Name, ein Fahrzeug oder eine BaustellenBezeichnung sein. Somit ist das Programm für viele Varianten verwndbar. Beachten Sie bitte, eine Eintragung im Adressenfeld ist erst möglich wenn Werkzeuge bereits in der Tabelle aufgeführt sind ! An dieser Stelle können Sie die Grundausstattungsliste einlesen., Werkzeuge löschen, nur bestimmte Werkzeuge aus der Grundausstattungsliste übernehmen, einfach machen was sie wollen. An dieser Stelle wird die Werkzeugausgabe erstellt. Muss nun ein euer Mitarbeiter mit Werkzeug ausgestattet werden, wechseln Sie in das entsprechende Menü des Programms. An dieser Stelle wird die Vorhandene Liste eingelesen und bearbeitet. Da die vorhandene Liste aus einer anderen Tabelle übernommen wird, kann an dieser Stelle also bedenkenlos gelöscht werden, denn es handelt sich ja nur um eine Kopie. Beispiel: Ein Neuer Elektromonteur ist eingestellt worden Sie übernehmen die Grundausstattungsliste und die Elektroliste und drucken sie aus. An Hand dieser Liste stellen Sie das Werkzeug zusammen und lassen sich den Erhalt vom Mitarbeiter quittieren (Dokumentation für Ihre Unterlagen) Personalweko.docx 24.01.2017 20 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Werkzeug Gesamt-Ausgabeliste An dieser Stelle bekommen Sie die Informationen, die Sie benötigen. Beim Ausscheiden eines Ihrer Mitarbeiters erstellen Sie auf Knopfdruck die Werkzeugrückforderungsliste. Sie enthält das gesamte Werkzeug, welches zurückgegeben werden muss. Zwischenzeitlich umgetauschte Werkzeuge (alt zurück = ja) werden in dieser Aufstellung natürlich nicht, bez. nur einmal aufgeführt. Personalweko.docx 24.01.2017 21 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Inhalt Spezial- und Sonderwerkzeuge Spezial- und Sonderwerkzeuge werden meistens nur bei Bedarf ausgegeben. Dennoch ist es wichtig, diese Geräte kontrollierbar zu verwalten. Im Bedarfsfall muss sofort erkennbar sein bei wem und wo sich dieses Werkzeug befindet. Je größer die Zahl der möglichen Nutzer ist, desto wichtiger ist eine ordentliche Verwaltung. Mit PersonalWeKo erhalten Sie ein Programm zur Verwaltung dieser Aufgaben. Über diese Sonderwerkzeuge erhalten Sie auf Knopfdruck eine Komplette Bestandsliste oder eine Dispositionsliste. Es wird Ihnen sofort angezeigt, welche Werkzeuge disponierbar sind, oder in wessen Besitz sie sich zur Zeit befinden. Jede Ausgabe und Rückgabe wird automatisch protokolliert. Werkzeug-Bestand Dieses ist die Gesamtübersicht über Ihre Sonderwerkzeuge. Wichtige Kennzahlen wie Seriennummer und Ausgabestatus sind sofort erkennbar Personalweko.docx 24.01.2017 22 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Dispositionsliste An Hand der Dispositionsliste ist sofort erkennbar, welches Werkzeug verfügbar ist. Wählen Sie ein Werkzeug aus, ordnen eine Anschrift zu, wird dieses Werkzeug bis zur Rückgabe nicht mehr in dieser Liste erscheinen. Gleichzeitig wird die Ausgabe in einer Speicherdatei hinterlegt. Personalweko.docx 24.01.2017 23 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Eingaben Werkzeugausgaben und Rückgaben lassen sich schnell und einfach mit einem Barcodescanner eintragen. Testen Sie diesen Weg einfach mal. Sie werden sich wundern wie schnell nun die Werkzeugverwaltung geht. Aber auch ohne Scanner arbeitet dieses Programm sehr schnell. Optimal angeordnete Schalter sorgen für kurze Mauswege. Beispiel: Wenn sie sich in der Dispositionsliste befinden, sind alle relevanten Schalter räumlich zusammen gestellt. Was ist für eine Ausgabe wichti? 1. Das ein Werkzeug als ausgegeben markiert wird 2. Der Name des Werkzeug-Emfängers 3. Eine Sprungmöglichkeit zu weiteren Werkzeugen die eventuell auch ausgegeben werden sollen. all diese Schritte sind möglich, ohne voher in den Editiermodus schalten zu müssen. Diese gleichen kurzen Ablaufschritte finden Sie auch in der Rückgabeliste. Personalweko.docx 24.01.2017 24 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Spezial-Funktionen Ausgabehistorie Die Historienfunktion ermöglichen, Ihnen zu zeigen, wann, wie oft, an wen ein Werkzeug vergeben wurde. Diese Protokoll-Hintergrundfunktion wird automatisch aufgerufen, sobald der Schalter <Rückgabe ja > im Formular <Eingang / Rückgaben> betätigt wird. Oberhalb dieses Schalters sehen Sie die Informatien, wann die Ausgabe erfolgt. Über dieser Datumsinformation ist eine Check-Box die anzeigt ob ein Werkzeug ausgegeben wurde. Bei einer Rückgabe wird hier die Markierung automatisch entfernt. Das letzte Ausgabedatum wird bei einer Rückgabe nicht entfernt, so können Sie sofort erkennen, wann die letzte Ausgabe erfolgt ist. Eventuell können Sie dann aufgrund dieser Information Geräte die sehr alt oder nie benutzt wurden, aus dem Bestand entfernen um Platz zu schaffen Personalweko.docx 24.01.2017 25 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Erinnerungsfunktion Wenn sichergestellt werden muss, dass ein bestimmtes Werkzeug zu einem bestimmten Termin zurück soll, kann ein Werkzeug bei der Ausgabe entsprechend markiert werden. Ein optional erhältliches Meldemodul prüft nun bei jedem Rechnerstart ohne das Werkzeugprogramm starten zu müssen, ob ein Meldetermin erreicht ist. Sie erhalten dann eine entsprechende Information angezeigt. Mit Eintragung einer Rückgabe, werden diese Markierungen automatisch entfernt Diese Meldefunktions-Markierung kann unter Einstellungen deaktiviert werden. Bei einer Deaktivierung werden alle fälligen Termine berücksichtig, unabhängig davon, ob die Markierung gesetzt ist, oder nicht. Dies Markierungen haben keinen Einfluss auf Meldemodul 2, welches fällige Wartungen meldet (optional erhältlich) RFID Diese neue Nutzungsmöglichkei bedarf eigentlich keiner Beschreibung, wie die Anwender der RFID-Lesegeräte wissen, denn diese Geräte arbeiten wie eine Tastatureingabe. Sie nutzen das System HID-Interface. Werkzeuge/Geräte werden hierfür mit einem sog. Tag ausgerüstet. Ein Tag ist ein kleiner Chip, den es in unterschiedlichen Formen fertig zu kaufen gib. Die Form, ob als kleiner Vogelring oder als Chipkarte, als Aufkleber oder als Schraube, spielt keine Rolle. Personalweko.docx 24.01.2017 26 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Feldbeschreibungen Hinweis Wenn Sie in Ihrer Anwendung mit Bildern Arbeit möchten, ist es sinnvoll ein Unterverzeichnis <Bilder> anzulegen Bild-Feld Die Funktionen zur Einbindung finden Sie im Bildfeld selber. Hierzu müssen Sie das Feld nur mit der rechten Maustaste anklicken. Ab der Version 5 gibt es aber auch noch einen zusätzlichen Schalter mit neuen Funktionen, die Ihnen das einlesen eines Bildes erleichtern sollen. Dieser Schalter ist ausschließlich zum Einlesen und ändern von Bildern gedacht. Das eigentliche BildMenü erreichen Sie weiterhin durch einen Klick mit der rechten Maustaste im Bildfeld. Nach der Betätigung des Schalters –Bild einlesen- erscheint folgendes BearbeitungsFenster. Gleichgültig ob Ihr Bild-Feld bereits ein Bild enthält oder nicht, wird Ihnen das obige Fenster angezeigt. Der hier zunächst wichtige Schalter ist –öffnen-. Nach der Betätigung wird ein Auswahlfenster gezeigt. Die Voreinstellung ist hier auf den Dateityp *BMP gelegt. Wird ein anderes Bildformat gewünscht, wählen Sie das entsprechende Format in der Zeile –Dateityp- Personalweko.docx 24.01.2017 27 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Klicken Sie die gewünschte Datei im Fenster an und betätigen den Schalter öffnen. nach der Betätigung des Schalters –öffnen- wird Ihnen der Inhalt der gewählten Bilddatei in der Vorschau angezeigt. handelt es sich um das gewünschte Bild, verlassen Sie dieses Fenster über den Schalter –OK--. Bild speichern Grundsätzlich werden Ihnen zum Speichern eines Bildes drei unterschiedliche Möglichkeiten geboten die da sind: Einbetten, Verknüpfen und Kopieren und Verknüpfen. Personalweko.docx 24.01.2017 28 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Verwenden sollten Sie grundsätzlich nur die Funktion „Verknüpfen“ . Für die Bildspeicherung sollten Sie grundsätzlich ein entsprechendes Unterverzeichnis des Wartungsprogramms anlegen und z. B. „Bilder“ nennen. Wenn Sie beabsichtigen bestimmte Bilder aus anderen Verzeichnissen ins Wartungsprogramm aufzunehmen, dann kopieren Sie zunächst diese Bilddateien in dieses Unterverzeichnis. Wenn Sie dann im Wartungsprogramm arbeiten, verknüpfen Sie das entsprechende Bild mit dem aktuellen Datensatz. Bild-Verknüpfungen Einbetten Betten Sie jedoch Bilder ins Werkzeugsprogramm ein, bekommen Sie mit der Zeit eine Datei mit einer gigantischen Größe. Die Dateigröße ist dann im Wesentlichen abhängig von der Bilderzahl und Bilder Größe. Inhalt Firmenlogo Ihr Firmenlogo (oder ein anderes Bild) kann auf der Startseite automatisch angezeigt werden. Voraussetzung ist, dass Sie ein Bildverzeichnis (Unterverzeichnis) angelegt haben und dort ein Bild Firmenlogo.bmp vorhanden ist Personalweko.docx 24.01.2017 29 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Datensicherung Zur Datensicherung kopieren Sie einfach das komplette Programmverzeichnis in ein Sicherungsverzeichnis Meldemodul Das Meldemodul ist eigentlich kein Modul, sondern ein kleines selbstständiges optional erhältliches Programm. Dieses Programm wird in die Liste des WindowsAutostartmanagers, eingetragen und prüft dann bei jedem Rechnerstart, ob fällige Wartungen vorhanden sind. Falls dieses der Fall ist, erscheint eine entsprechende Mitteilung auf dem Bildschirm. So erhalten Sie sicher wichtige Informationen, ohne das Werkzeugprogramm starten zu müssen. Eine weitere Möglichkeit besteht durch die Einbindung in den Windows-Taskplaner Hierdurch besteht die Möglichkeit einer Überprüfung auch auf Rechnern die Tag und Nacht laufen. Zusätzlich können Sie eingeben wann die Überprüfung erfolgen soll. Hier sind von Windows sehr viele Möglichkeiten gegebenen. Installation des Meldemoduls Das Meldemodul besteht aus zwei Dateien, Reminder.exe und Reminder. ini. Dieses kleine Programm hat mit dem eigentlichen Werkzeug-Programm absolut nichts zu tun und arbeitet eigenständig. Daher ist es sehr schnell und kann in die Autostartdatei eingebunden werden, ohne morgens den Rechnerstart merklich zu verzögern. Wird dieses Programm aufgerufen, wird nur im Feld Rückgabetermine geprüft, ob es fällige oder bereits überfällige Rückgabetermine gibt. Ist dieses der Fall, wird Ihnen in einer Mitteilungsbox sofort angezeigt, wie viele Rückgaben fällig sind. Personalweko.docx 24.01.2017 30 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Diese beiden Dateien, Reminder.exe und Reminder.ini kopieren Sie in das Verzeichnis ihres Werkzeugprogramms. Doppelklicken Sie nun auf die Reminder.exe, wird ihnen sofort angezeigt, ob Rückgabetermine offen sind. Meldung anpassen Das Meldemodul kann auch geändert werden um z. B. fällige Wartungstermine anzuzeigen. Hierzu bekommen Sie dann eine geänderte Reminder.ini von mir. Die Eintragung/Aufruf über Windows Autostart kann auf unterschiedlichste weisen erfolgen. Das ist Abhängig von Ihrem System. Hier eine kurze Beschreibung. Rufen Sie den Explorer auf, wechseln Sie ins Verzeichnis Windows\Startmenü\Programme\Autostart Im Ordner Autostart betätigen Sie die rechte Maustaste und wählen in dem dan geöffneten Fenster die Option NEU und dann Verknüpfung In dem dann folgendem Dialog über DURCHSUCHEN gehen Sie zu Ihrem Verzeichnis mit dem Wartungsprogramm und wählen dort die Datei REMINDER.EXE. Dann folgen Sie den Anweisungen bis Fertigstellen. Eintragung im Task-Manager (Windows XP) Die gleiche Vorgehensweise wie zuvor beschrieben, ist bei einer Eintragung in den Windows Task-Manager gegeben. Nur hier erfolgt die Eintragung unter „Geplante Vorgänge“ was aber zusätzliche Vorteile mit sich bringt, denn die automatische Überprüfung auf fällige Wartungstermine ist nun nicht mehr an den Rechnerstart gebunden, sondern frei definierbar. Personalweko.docx 24.01.2017 31 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Der Zugang zum Task-Manager ist von Windowsversion zu Windowsversion etwas unterschiedlich. Sie sehen hier einmal die Ansicht in Win98 und einmal in XP Win89 nennt diesen Part <Scheduled Task> XP nennt diesen Teil <Geplante Tasks> Das Meldemodul als Task hinzufügen Auf der oben zu sehenden Seite klicken wir in die erste Zeile „Geplanter Task hinzufügen. Der Taskmanager wird gestartet. Personalweko.docx 24.01.2017 32 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Da für das Meldemodul keine Installation über ein Setup erforderlich ist, wird es auch nicht in der Liste des Assistenten für geplante Tasks aufgeführt und wir müssen durch Betätigung des Schalters „Durchsuchen“ das Meldemodul manuell suchen. Nach der Betätigung des Schalters „Durchsuchen“ wird uns eine Auswahlliste zur Verfügung gestellt. Hier wird das Verzeichnis ausgewählt, in dem sich das Wartungsprogramm befindet, und die Datei mit dem Namen „Wartdat.Exe“ über den Schalter „Öffnen“ übernommen. Hiernach werden wir gefragt, wann das Meldemodul aufgerufen werden soll. Personalweko.docx 24.01.2017 33 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Nachdem der Meldeintervall eingtragen ist und wir den Schalter „Weiter“ betätigt haben, können wir auch die Meldezeit und weitere Angaben vorgeben. Nun müssen wir nur noch den Schalter „Weiter“ und dann den Schalter „Fertig stellen“ betätigen und es erfolgt in regelmäßigen Intervallen die Überprüfung ob Wartungen fällig sind, mit einer entsprechenden Meldung. Meldemodul-Vorgaben Für Nutzer des Meldemoduls gibt es nun Konfigurationsmöglichkeiten. Das Meldefenster des Moduls kann nun Feld-Inhalte Anzeigen, die von Ihnen vorgegeben werden können. Personalweko.docx 24.01.2017 34 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Zwei Felder können angezeigt werden. Die Kombination bestimmen Sie anhand von Parametern selber. Zusätzlich zu den zwei von Ihnen bestimmten Feldern wird das Soll-Wartungsdatum angezeigt. Das Meldemodul ist natürlich nur sinnvoll, wenn es automatisch beim Rechnerstart auch gestartet wird. Hierzu ist es notwendig, das die Eintragung in die WindowsAutostart-Datei erfolgt. Die Eintragung erfolgt automatisch über einen entsprechenden Schalter. Windows Taskplaner Das Meldemodul kann alternativ oder zusätzlich zur Autostarteintragung auch im Taskplaner eingetragen werden. Hiermit ist es möglich, nicht nur beim Rechnerstart, sondern auch zu beliebigen anderen Zeiten und Tagen eine automatische Überprüfung auf fällige Wartungen vorzunehmen. Hilfreich ist diese Funktion auch in Fällen, wo dieses Programm auf Rechnern läuft, die nie abgeschaltet werden, z.B Servern. Personalweko.docx 24.01.2017 35 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Wird der Schalter –Eintragung im Taskplaner—betätigt, erscheint ein Fenster mit Feldern zur Eingabe der Uhrzeit und und der Tage, an denen die Überprüfung automatisch erfolgen soll. Zu beachten ist bei dieser Funktion, das sie nur auf neueren Windowsversionen läuft und nicht auf den alten wie Win95, Win98...... Wird dies Funktion auf einer derartigen älteren Version aufgerufen, erscheint ein entsprechender Hinweis. Freischaltung Ab der Version 2,xx gibt es ein neues Freischaltungsverfahren. Hier bekommen Sie nun für jedes Modul einen sep. Freischaltcode. Während der Testzeit sind alle Module voll Funktionsfähig. Wird ein Modul von Ihnen nicht benötigt, braucht es für die Vollversion auch nicht bestellt werden. Ein Code wird speziell für einen Anwender generiert und ist somit einmalig. Dies bedeutet, es müssen der Name und eine Codenummer immer zusammen richtig eingetragen werden, so wie Sie es mitgeteilt bekommen haben. V 3.0 Die Version 3.0 ermöglicht es Ihnen auch Wartungstermine im Blick zu behalten. Wird zu einem Gerät ein Wartungstermin hinterlegt, werden diese Termine auf Knopfdruck in einem Kalender angezeigt. Den Schalter zu dieser Übersicht finden Sie im Menü Extras. In dieser Version ist es nun auch möglich, Geräteneueingaben aus allen Geräteverwaltungs-Formularen heraus, zu tätigen. Auch gibt es in dieser Version neue Auswertungsformulare. Ein neues Formular zeigt Ihnen eine Personen-Zuordnungsliste. In dieser Liste liegt die Sortierung auf dem Gerätenutzer. Hier sehen Sie sofort, welche Geräte eine Person in Beschlag hat. Auch erfolgt bei einer Neueingabe nun eine automatische Farbzuordnung. Dies ist wichtig, denn nur Geräte mit einer Farbzuordnung können im Kalender mit einer Farbe dargestellt werden. Personalweko.docx 24.01.2017 36 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Wartungstermine können ganz einfach auch direkt im Kalender bearbeitet werden. Hierzu steht Ihnen über die rechte Maustaste ein Kontextmenü zur Verfügung. Damit ein verschieben oder löschen nicht versehentlich geschieht, müssen Sie zunächst den Bearbeitungsmodus „Verschieben an“ einschalten . Wenn Sie nun einen zu bearbeitenden Termin anklicken, wird dieser zunächst markiert.. Dann können Sie über die rechte Maustaste das Kontextmenü aufrufen und es stehen Ihnen nun die Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung. Beispiel: Wählen Sie Ausschneiden, wird der Termin entfernt. Im nächsten Kontextmenü ist dann Einfügen aktiviert und Sie können den Termin an einer anderen Stelle mit einem Mausklick (linke Maustaste) einfügen. Nach der Bearbeitung wählen Sie den Kontextmenü-Schalter „Verschieben aus“. Mit einem Doppelklick auf eine Farbe im Kalender können Sie automatisch zu den entsprechenden Datensatz in der Datenbank gelangen . Zusätzlich zu einer automatischen Änderungübernahme aus dem Kalender in die Datenbank, können Sie eine Sicherheitsabfrage zuschalten, die erscheint, wenn der Kalender beendet wird. Diese zuschaltbare Sicherheitsabfrage finden Sie unter Einstellungen im Kalender. Personalweko.docx 24.01.2017 37 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Inhalt Die Protokolldatei für Sonderwerkzeuge wurde geändert. Es erfolgt nun eine automatische Ausgabenprotokollierung wenn der Schalter –Name zuordnen— im der Dispositionsformular betätigt wurde. Es erfolgt im Protokoll der Eintrag einer Ausgabe. Wird der Rückgabeschalter im Formular –Rückgaben-- betätigt, so wird dies in der Protokolltabelle auch vermerkt. Neue Datensicherung Ab der Version 3. 1 steht eine erweiterte Datensicherung zur Verfügung welche auch eine direkte Rücksicherung ermöglicht. Sicherung und Rücksicherung sind während des Betriebes möglich. Es erfolgt ein automatisches packen bzw. entpacken der Sicherungsdateien. Wenn Sie Ihre Daten regelmäßig sichern, benötigen Sie dieses Funktion natürlich nicht. Aber eventuell bevorzugen Sie auch Zwischensicherungen, dann ist es sinnvoll hiermit zu arbeiten. ACHTUNG! Diese Sicherung ist versionsgebunden! Sie können nur die gesicherten Daten einlesen, wenn die Sicherung auch mit der einlesenden Version erstellt wurde. Nicht die Sicherung aus einem anderen Verzeichnis verwenden. Inhalt und Zubehör Für die allgemeine Werkzeugverwaltung kann nun eine Inhalts bzw. Zubehörliste gedruckt werden. Dies kann auch zur Verwaltung komplett ausgestatteter Werkzeugkisten o. ä. verwendet werden, da nun der komplette Inhalt gelistet werden kann. Personalweko.docx 24.01.2017 38 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Zu einem Werkzeug oder Behälter kann eine komplette Inhaltsliste gedruckt werden Layout der gedruckten Liste Personalweko.docx 24.01.2017 39 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Freie Felder Frei definierbare Felder sollen es Ihnen ermöglichen, Informationen die wahrscheinlich nur von Ihnen benötigt werden, eintragen zu können. Die Feldnamen hierzu legen Sie unter Einstellungen fest. Personalweko.docx 24.01.2017 40 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Die hier festgelegten Feld-Label stehen dann direkt vor Ihren Persönlichen Feldern im Formular. Schnellzugriff auf Ausgaben An dieser Stelle erhalten Sie die Möglichkeit die Ausgabelisten sofort zu erhalten. Bereits auf der Startseite finden Sie im Menü Drucken die Option mit einem Klick die Geräte und Personalliste zu drucken. Eine weitere Möglichkeit beide Listen über einen Schalterdruck zu bekommen besteht in der Geräteverwaltung Formular Rückgaben Personalweko.docx 24.01.2017 41 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Auch hier gibt es einen Schalter im Menü drucken für diese Funktion. V 9.03 Wesentliche Änderungen dieser Version liegen in der Funktionalität der Kalenderansichten. Der Kalender ist als Erweiterungsmodul optional erhältlich. Ferner gibt es nun das zusätzliche Feld zur Hinterlegung der Garantie-Ablaufdatums. Auf Knopfdruck erhalten Sie im Kalender alle ausgegebenen Werkzeuge angezeigt. Wurde ein Werkzeug für einen längeren Zeitraum verplant und ein Rückgabedatum hinterlegt, dann bekommen Sie den gesamten Ausgabezeitraum im Kalender angezeigt. Außerdem kann auf Knopfdruck eine Wartungsansicht angezeigt werden, die alle Wartungstermine zu den Geräten anzeigt. Personalweko.docx 24.01.2017 42 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge AusgabeTage und Ausgabe für einen größeren Zeitbereich können in der KalenderÜbersicht angezeigt werden Personalweko.docx 24.01.2017 43 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Im unteren Bereich der Kalenderansicht ist im rechten Teil eine Gerätelegende. Wird hier ein Gerät mit der rechten Maustaste angeklickt, kann direkt zu dem entsprechenden Termin gesprungen werden. Datenimport Datenimport aus Fremdprogrammen Der Datenimport aus Fremdprogrammen bedarf schon etwas Können des Anwenders. Aus der Fremdanwendung muss zuerst ein Datenexport in eine allgemein gültige Datei (z. B. Textdatei/ Ascii-Datei oder CSV-Datei) erfolgen. Die einzelnen Felder sind in dieser Datei z. B. durch ein Semikolon getrennt. Diese vom Fremdprogramm erstellte Datei kann dann vom Werkzeugprogramm eingelesen werden. Dieses klappt am besten mit der Adressendatei, denn hier werden die Daten nur in einer Datei (ADRESSEN) abgelegt. Anlagendaten hingegen können auch importiert werden, ist ist aber nicht sichergestellt, dass auch alle Daten übertragen werden, weil Sie diese Daten in nur einer Tabelle oder Datei speicherten, das Wartungsprogramm speichert diese Daten jedoch in unterschiedlichen Dateien (ANLAGENDATEN, KOMPONENTEN, WARTUNGSBERICHTE, ERSATZTEILE usw). Anwender des Wartungsprogramms haben unterschiedliche Gründe, Daten zu importieren. 1. Die Adressendatei soll aus einem anderen Programm übernommen werden 2. Messdaten eines Messgerätes sollen eingelesen werden Datenexport Hier ist ein kleines Beispiel, wie Daten exportiert werden können und vom Wartungsprogramm importiert werden. Im Prinzip ist die Vorgehensweise bei den meisten Programmen ähnlich. Für dieses Beispiel verwende ich eine Tabelle aus Word. Vorbereiten zur Datenübernahme in Wartungsprogramm Personalweko.docx 24.01.2017 44 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Tabelle in einem Word-Dokument Kniebel Kay Stockhoff Grunge Becker Hanno Wolfgang Paul Herbert Jürgen Dissen Halle Dissen Dissen Halle 1.Schritt Tabelle markieren Menü Tabelle/Tabelle in Text 2. Schritt In dem sich nun öffnenden Fenster das Feld-Trennzeichen bestimmen. Wählen Sie Semikola. Die oben Markierte Tabelle sieht nun folgendermaßen aus: Kniebel; Hanno; Dissen Kay; Wolfgang; Halle Personalweko.docx 24.01.2017 45 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Stockhoff; Paul; Dissen Grunge; Herbert; Dissen Becker; Jürgen; Halle ;; 3. Schritt Daten Speichern Wechseln Sie ins Menü Datei/Speichern unter , es öffnet sich folgendes Fenster: Speichern Sie den Text im Format Nur-Text (*.TXT). Fertig. Ihre Adressen Tabelle ist als Dos Datei mit der Extension TXT gespeichert worden. Ähnlich funktioniert der Datenexport auch aus anderen Programmen. Sie bestimmen wie und wo diese Textdatei gespeichert wird und wie die Trennzeichen aussehen (in diesem Beispiel Semikola) Wenn Sie nun die gespeicherte Dos-Datei öffnen z.B. mit Notepad Sehen Sie folgenden Inhalt Personalweko.docx 24.01.2017 46 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Den Inhalt dieser Textdatei können wir nun mit dem Wartungsprogramm einlesen. Export aus Excel Wenn wir nun unsere Daten in einer Excel-Tabelle haben und diese Daten ins Wartungsprogramm exportieren möchten, geht es auch hier wieder über eine AsciiDatei. Zunächst wird hier der zu exportierende Bereich Markiert. Nur die Daten aus diesem Bereich werden zunächst in das Ascii-Format konvertiert. Das mag sich schwierig anhören, ist es aber nicht. Zur Ausführung gehen Sie in das Excel-Menü Datei/Speichern unter Personalweko.docx 24.01.2017 47 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Excel stellt Ihnen nun mehrere Formate zur Speicherung zur Verfügung. Wählen Sie das Format CSV(Trennzeichen getrennt)(*.csv). Und betätigen, nachdem Sie einen Namen für die neue Datei vergeben haben, den Schalter Speichern. Der Markierte Inhalt aus der Excel-Tabelle ist nun im CSV-Format in der neuen Datei gespeichert. Der Inhalt der neuen Datei sieht nun wie folgt aus: In diesem CSV-Format wird ein Feldinhalt durch ein Semikolon getrennt. Dieses Format/Datei können wir nun mit unserem Wartungsprogramm einlesen. Datenexport aus Access Personalweko.docx 24.01.2017 48 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Exportieren aus Access Eventuell haben Sie bereits Wartungsdaten in einer vorhandenen Datenbank wie Access gespeichert . Diese Daten könne vom Wartungsprogramm meistens übernommen werden. Dieser Datenaustausch erfolgt über eine Zwischendatei im Textformat mit dem Semikolon als Feldtrennzeichen. Grundsätzlich können alle Textfelder übernommen werden. Ein Unterschied wird wahrscheinlich in der Tabellenanzahl bestehen. Sie haben die Daten in nur einer Access-Tabelle gespeichert (viele Felder) Im Wartungsprogramm werden die Daten jedoch in vielen miteinander verknüpften Tabellen gespeichert. Diese Tatsache stellt für einen geübten „Datenimporteur“ keine Schwierigkeit dar, denn Sie können im Wartungsprogramm selber bestimmen welche Felder in welche Tabelle importiert werden. Datenverknüpfungen (Hauptdaten mit Komponentendaten) können nachträglich erstellt werden. In wie weit dieses jedoch sinnvoll ist, muss jeder selber entscheiden. Ich beschreibe hier nur einen einfachen grundsätzlich Exportablauf aus Access. An anderer Stelle wird dann der Datenimport mit dem Wartungsprogramm beschrieben Datenimport ins Wartungsprogram Personalweko.docx 24.01.2017 49 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Personalweko.docx 24.01.2017 50 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Inhalt Datenimport ins Wartungsprogram Dazu gehen wir in das Menü Tabelle/Datensätze importieren Der Importassistent wird geöffnet Wie Sie sehen gibt es viele Importformate zur Datenübernahme. Im Beispiel wählen wir die Automatische Bestimmung. Wählen den Schalter Durchsuchen um unsere Datenquelle einzulesen. Personalweko.docx 24.01.2017 51 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Wir wählen unser Importdatei Die Datei wird in den Importassisten übernommen. Wir schalten nun unten auf weiter (Pfeil) Personalweko.docx 24.01.2017 52 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge nun wird uns die Frage nach dem Trennzeichen gestellt, wir hatten ja das Semikola gewählt und tragen es hier nun ein. Als Zeichensatz wählen wir ANSI(Windows) um auch die Umlaute richtig einlesen zu können. In der Vorschau sehen Sie auch schon unsere Daten. Und nun wieder weiter betätigen Nun kommt etwas Arbeit auf Sie zu. Da in unserer Text-Datei keine Spaltentitel Sind müssen Sie wissen in Welcher Spalte was steht, und welchem Feld Sie den Inhalt zuweisen möchten. Die Zuweisung nehmen Sie manuell über den Schalter Zuweisen/Entfernen vor., nachdem die Felder in den Fenstern markiert wurden Keine Angst, es muss nur die erste Zeile der Text-Datei den Feldern zugewiesen werden! Die folgenden Fenster für Filter usw. werden mit weiter übersprungen. Fertig Und nun sehen Sie das Ergebnis. Alle Daten wurden übernommen, die vorhanden bleiben bestehen. Personalweko.docx 24.01.2017 53 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Wie ein Datenaustausch (auch über mehrere Dateien) erfolgt, lesen Sie im nächsten Kapitel Installation für Umsteiger und Aufsteiger Bei einer Versions-Umstellung sollten Sie folgende Installationsschritte unbedingt beachten, oder in ein neues Verzeichnis installieren. Sichern Sie vor einer Installation das Komplette Werkzeugprogramm ! Anschließend führen Sie folgende Schritte aus (Version 11.00) Ab Version 11.01 gibt es eine neue Ablaufbeschreibung, s. unten weiter 1. Das vorhandene Verzeichnis benennen Sie um in Werkzeugprogramm_alt 2. Installieren Sie die neue Version ins Verzeichnis Werkzeugprogramm (wird neu angelegt) 3. Starten Sie wie gewohnt das Werkzeugprogramm, Sie dürften sich nun in der neuen Version befinden. 4. Importieren Sie nun die Daten aus der alten Version (befindet sich nun ja im Verzeichnis Werkzeugprogramm _alt) mit folgend beschriebener Vorgehensweise. 5. Gehen Sie auf die Seite für die Einstellungen und betätigen dort den Schalter für Datenimport Personalweko.docx 24.01.2017 54 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Schalter für den Datenimport Nach einer Sicherheitsabfrage müssen Sie für jede Tabelle die Daten neu einlesen. Der einzulesende Name der jeweiligen Tabelle wird Ihnen als Hilfe angezeigt. Zweite Sicherheitsabfrage Den Dateinamen und Datentyp (TDB)merken, der angezeigt wird !!!!! Hier den gemerkten Datentyp wählen, dann den Schalter Durchsuchen betätigen Personalweko.docx 24.01.2017 55 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Dann das Verzeichnis des gesicherten Wartungsprogramms wählen und Schalter öffnen betätigen Kalender Die Startansicht des Kalenders legen Sie unter Kalender-Einstellungen fest. Hier wird z.B vorgegeben, ob die Monate untereinander oder nebeneinander dargestellt werden. Auch kann Anzahl der sichtbaren Monate vorgegeben werden. Die Monatsanzahl kann auch über die rechte Maustaste verändert werden. Über den Schalter <Ans> geben Sie vor, ob die Monate untereinander oder nebeneinander dargestellt werden. Personalweko.docx 24.01.2017 56 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Personalweko.docx 24.01.2017 57 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Sie können Ihren Werkzeugen Farben zuordnen um bestimmte Gruppen zu Kennzeichnen, und im Kalender entsprechend darzustellen. Ist keine Farbe zugeordnet, erfolgt eine automatische Farbdarstellung durch den Kalender Personalweko.docx 24.01.2017 58 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Kalender-Inhaltsverzeichnis Die Kalenderansicht beinhaltet ein eigenes Inhaltsverzeichnis, welches sich unten rechts im Formular befindet. Dort werden Farben mit entsprechenden Bezeichnungen angezeigt. Klicken Sie eine Farbe mit der rechten Maustaste an. Ein Schalter wird eingeblendet mit der Aufschrift <Springe zum ersten Vorkommen> Nach Betätigung dieses Schalters erfolgt ein Sprung zum ersten Vorkommen dieser Farbe (Gerät) im Kalender Datenexport nach Excel Die Datenxport-Funktion ist neu aufgelegt worden. In den Vorgänger-Versionen erfolgte der Export über eine CSV-Datei. Ab der Version 12 besteht zusätzlich die Möglichkeit einer direkten Übergabe an Excel oder Word. Diese Funktion ist aber nur etwas für Anwender, die Excel und Word beherrschen. Hiermit meine ich nicht, mit Word einen Brief schreiben zu können, sondern auch tiefere Funktionen von Word oder Excel anwenden zu können. Sie werden sicher Verständnis dafür haben, dass ich in Punkto Word oder Excel keinen Support gebe. Personalweko.docx 24.01.2017 59 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Sie werden aber anhand der Funktion die im Programm angeboten wird, schnell erkennen, welche Möglichkeiten durch einen Export nach Excel (Word) Ihnen offen stehen. Die nun folgende Beschreibung ist allgemein gehalten und trifft für alle meine Programme zu. Die im Beispiel gezeigten Feldbezeichnungen entsprechen von daher nicht unbedingt den Bezeichnungen, die Sie in Ihrem Programm finden. Selbst in einem Programm ist die Spaltenbezeichnung natürlich von dem Formular(Tabelle) abhängig, aus dem Sie diese Funktion aufrufen. Grundsätzlich gibt es zwei unterschiedliche Funktionen. 1. Es wird nur der Startpunkt der Tabelle angegeben wie A1. Die weiteren Spalten werden dann automatisch folgend ausgegeben (B1, C1, D1, E1 usw) 2. Es wird die Position jeder Spalte sep. angegeben wie Spalte1 in A1, Spalte2 in D1, Spalte3 in F1 usw. Beispiel Position für jede Spalte angeben Starten Sie die Funktion über den Schalter <An Excel jede Spalte angeben. Es wird etwas größere Dialogbox geöffnet, in welche die Startpositionen der Felder eingetragen werden. Nun müssen Sie aber die möglichen Feldbezeichnungen zu der aktuellen Tabelle kennen, die Sie verwenden können. Oben links in dieser Dialogbox betätigen Sie Personalweko.docx 24.01.2017 60 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge den Schalter mit der Aufschrift <Feldnamen>. In einem Text-Dokument werden Ihnen nun alle verwendbaren Felder angezeigt. Nach Eintragung aller Vorgaben schließen Sie die Dialogbox wieder und können, um ein schnelles Ergebnis zu sehen, alle nun folgenden Dialogboxen mit OK , und öffnen, schließen. Es wird nun die Excel-Datei erzeugt. Achtung! Bei der Erstellung der Excel-Datei kann es sein, dass die Erstellung im Hintergrund erfolgt. Legen Sie Excel also nach vorne, indem Sie das Excel-Symbol in der Taskleiste anklicken. Feldeinstellungen in der Dialogbox können Sie unter einem von Ihnen vorgegebenen Namen speichern, und später über diesen Namen wieder Laden. Dies ermöglicht es Ihnen zu unterschiedlichen Bedarfen unterschiedliche Excel-Dateien zu erstellen und bei Bedarf zu nutzen. Sie werden sehen, wie schnell und einfach eine Excel/Word-Datei erstellt werden kann. Aber der Teufel steckt bekanntlich im Detail. Anfangs zu diesem Thema schrieb ich, dass der Anwender für diese Funktion Excel/Word etwas tiefer kennen muss. Dies möchte ich Ihnen hier einmal kurz und nur oberflächlich erklären. Es gibt mehrere unterschiedliche Excel-Versionen, bei der jede unterschiedliche Eigenschaften hat. Auch gibt es unterschiedliche Feld-Typen in meinen Programmen und auch in Excel. Feldtypen können z. B. sein alphanummerisch, numerisch, Datum usw. Personalweko.docx 24.01.2017 61 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Damit nun der Export möglichst universell ist, wird nur in einem universellen Format übertragen. Die Anpassungen erfolgen dann in der erstellten Ecxel-Datei. Dies wird z. B. erforderlich wenn eine Spalte mit Termindaten (Datum) über Filter in Excel ausgewertet werden soll. Ich zeige hier mal kurz eine Möglichkeit, obwohl ich Excel nicht weiter erklären werde. Nehmen wir an, die Termindaten befinden sich in Spalte A. Diese Spalte A können Sie aber nicht nach Datum sortieren. Sie gehen nun auf Spalte B und fügen eine neue Spalte ein, indem Sie B mit der rechten Maustaste anklicken. Wählen Sie nun im Menü <Zellen einfügen> nicht nur Einfügen! Es wird eine neue Spalte eingefügt. Klicken Sie nun wieder B an und wählen im Menü <Zellen formatieren>. Als Format wählen Sie <Datum> Die Spalte B bekommt somit das Datumsformat. Personalweko.docx 24.01.2017 62 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Nun wieder A mit der rechten Maus anklicken und kopieren wählen. Die Spalte A wird kopiert. Jetzt wird B mit der rechten Maustaste angeklickt, und <Inhalte einfügen> gewählt. Es öffnet sich wieder eine Dialogbox in welcher Sie festlegen können, in welcher Art der Inhalt zugefügt werden soll. Sie wählen „Addieren“. Personalweko.docx 24.01.2017 63 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Die Exceltabelle beinhalte nun zwei Datumsspalten Die Unterschiede sehen Sie wenn Sie ein Autofilter auf die Spalten legen und betätigen. Filteraufruf in Spalte A gibt die Möglichkeit einer Sortierung von A-Z. Filteraufruf in Spalte B jedoch die Möglichkeit einer Sortierung nach Datum auf- oder absteigend. Sie haben nun alle Werte aus der Spalte als Datumswert. Die Ursprüngliche Spalte A kann nun gelöscht werden und Sie haben eine Excel-Tabelle die Sie nach Ihren Wünschen auswerten können. Diese hier beschriebene Excel-Funktion kann natürlich über ein Makro automatisiert, je nachdem wie fit Sie in Excel sind. Ja/Nein-Felder Auch die Ausgabe von Ja/Nein-Feldern wie Ausgabe ja/nein wird in Excel anders dargestellt. Angezeigt wird ein WAHR oder FALSCH. Auch ein TRUE oder FALS sowie 1 oder 2 sind möglich. Diese Schreibweis kann bestehen bleiben oder mit einem einfachen Suchen und Ersetzen mit Ihren Vorgaben ausgetauscht werden. Personalweko.docx 24.01.2017 64 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Die waren nur eine Eigentümlichkeiten, die Ihnen bei einem Export auffallen könnten. Es handelt sich hierbei um keinen Fehler, sondern liegt in den Eigenschaften der Office-Programme verankert. Datenexport nach Word Serienbriefe Sie können Serienbriefe mit Word erstellen, wobei das Werkzeugprogramm die Daten liefert. Für diese Funktion müssen Sie allerdings genau wissen, wie in Word eine Serienbrief-Vorlage erstellt wird. Zu dieser Funktion gebe ich keine SupportHilfe, lediglich an dieser Stelle ein kleines Beispiel. Zuerst erstellen Sie eine Word Serienbrief-Vorlage mit den entsprechenden BookMarks. Als kleines Beispiel ist diesem Programm-Verzeichnis ist die Datei Werkzeug.doc. Betätigen Sie den Schalter <P Word> und tragen hier die im Word-Dokument verwendeten Bookmark-Bezeichnungen, sowie die Datenfeldbezeichnungen ein. Dann alle Datensätze markieren, von denen ein Serienbrief erstellt werden soll. Personalweko.docx 24.01.2017 65 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Schalter <Serienbrief Word> betätigen und die sich dann öffnende Dialogbox mit OK beenden Um das mitgelieferte Serienbrief-Beispiel zu betrachten, wählen Sie als Einlese-Datei Werkzeug.doc Personalweko.docx 24.01.2017 66 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Je nachdem wie viele Datensätze markiert wurden, werden nun entsprechend viele Serienbriefe ausgegeben. Wie schon eingangs gesagt, ist diese Funktion nur etwas für Anwender, die Word etwas genauer kennen und anwenden können. Die Serienbrieffunktion ist in den unterschiedlichen Word-Versionen unterschiedlich zu handhaben, was eine allgemeine Beschreibung nicht gerade erleichtert. Scanner Wenn Sie mit Hilfe einer Schnittstellen-Datei Daten übernehmen, z. B Scanner, stellen Sie unbedingt sicher, dass es sich um die Aktuelle Datei Handelt, damit keine Falscheingaben erfolgen. Scanner gibt es viele, und somit auch eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Datenübernahme. Frei definierbare Felder Zu einem Gerät/Werkzeug können nun beliebig viele Felder durch den Anwender zugefügt werden. Diese Funktion finden Sie auf der Registerseite BS. BS steht für Betriebs-spezifisch. Personalweko.docx 24.01.2017 67 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Diese durch Sie definierten Felder werden im Report Datenliste und Werkzeug-Pass aufgeführt. Personalweko.docx 24.01.2017 68 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Das zweite Feld in der BS-Tabelle kann zur Aufnahme von Werten genutzt werden. Hierzu können Sie eine Einstellung auf rechtsbündig vornehmen. Hierdurch kann dann Wert und Einheit zusammenhängend wieder gegeben werden. Ansicht bei Einstellung rechtsbündig und ohne Vorgabe Klar zu erkennen ist hier die für diesen Anwendungsfall bessere Darstellung Alle Einstellmöglichkeiten werden Ihnen über den Parameter-Button P gezeigt Personalweko.docx 24.01.2017 69 / 70 Werkzeugverwaltung / Geräteverwaltung für Personal – und Werkstattwerkzeuge Personalweko.docx 24.01.2017 70 / 70
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