Schnelleinstieg LOHN

Schnelleinstieg LOHN
Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr. 1601
Inhaltsverzeichnis
1.
Zweck der Anwendung
2
2.
Einrichtung zum Start
3
2.1.
Mandanten-Programmdaten
5
2.2.
Mandanten-Krankenkassen
8
2.3.
Personaldaten
9
3.
Navigation
10
4.
Arbeitsablauf
11
4.1.
Personaldaten
11
4.2.
ELStAM – Arbeitnehmer melden
11
4.3.
ELStAM abrufen
11
4.4.
Voraussichtliche Beitragsschuld ermitteln und einsehen
12
4.5.
Beitragsnachweise senden
13
4.6.
Monatsberechnung
14
4.7.
Meldungen senden
14
4.8.
Lohnsteueranmeldung versenden
15
4.9.
Lohnsteuerbescheinigung versenden und abholen
15
4.10.
Monatsabschluss durchführen
15
5.
Weitere Funktionen
16
6.
Hilfe
20
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Info für Anwender Nr. 1601
1.
Zweck der Anwendung
LOHN - das Wichtigste
Zusatzmodule für LOHN
§
Kurzarbeit, Altersteilzeit, Pfändung, Bescheinigungen, AAG-Verfahren, EEL-Bescheinigungen,
BEA-Bescheinigungen
§
Betriebswirtschaftliche Planung und Controlling
Zusätzliche Funktionen
§
Baulohn für Bauhauptgewerbe
§
Baulohn für Garten- und Landschaftsbau
§
Baulohn für Maler und Lackierer
Cloud-Anwendungen für LOHN
§
ZDÜ
Zentrale Datenübermittlung
§
DATENSICHERUNG ONLINE
Datensicherung und Wiederherstellung mit dem Agenda-Rechenzentrum
§
AUSWERTUNGEN ONLINE
Bereitstellung von Auswertungen über das Agenda-Rechenzentrum
§
BANK ONLINE
Ausführung von Zahlungen über das Agenda-Rechenzentrum
§
LOHN- UND GEHALTSDOKUMENTE ONLINE (LGO)
Online Bereitstellung der Lohn- und Gehaltsdokumente für die Mitarbeiter
§
LOHN DRUCKSERVICE
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Info für Anwender Nr. 1601
2.
Einrichtung zum Start
Um einen Mandanten in LOHN bearbeiten zu können, müssen Stammdaten angelegt werden:
1. Mandanten-Adressdaten im ARBEITSPLATZ
Nr. 86002 Schnelleinstieg ARBEITSPLATZ
2. Mandanten-Programmdaten in LOHN anlegen
Navigationsfläche »Mandant«.
Navigationspunkt »Anwendungen & Favoriten«.
Im Arbeitsbereich auf <Lohn- und Gehaltsabrechnung 2016 (anlegen)>.
Der Assistent zur Anlage der Mandanten-Programmdaten (LOHN) startet mit der Abfrage nach dem
Abrechnungsbeginn.
Achtung
Dieses Datum kann nachträglich nicht mehr geändert werden! Bei falscher Eingabe muss der
Mandant nochmals angelegt werden.
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Info für Anwender Nr. 1601
2. Mandanten-Programmdaten in LOHN anlegen
4. Datum erfassen und <Weiter>.
5. Im nächsten Erfassungsfenster Daten zur Betriebsstätte erfassen und speichern.
6. Es öffnet sich ein Fenster mit den Mandanten-Programmdaten (LOHN). Alle erforderlichen Felder
in allen Registern erfassen ( Mandanten-Programmdaten 5 ).
3. Wichtige Vorbereitungen
1. Zentrale Datenübermittlung aktivieren
Mit der Zentralen Datenübermittlung werden Daten (Beitragsnachweise, Meldungen,
AAG-Anträge) an die Sozialversicherungsträger übermittelt. Sie benötigen dazu ein
Agenda-Onlinezertifikat.
Nr. 86226 Agenda Online-Zertifikat (AOZ) anfordern
Nr. 86224 Zentrale Datenübermittlung.
2. ELSTER-Zertifikat hinterlegen
Lohnsteueranmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen werden im authentifizierten
Verfahren an die Finanzverwaltung übermittelt. Sie benötigen dazu ein ELSTER-Zertifikat
(Organisationszertifikat), das in Agenda hinterlegt werden muss.
Nr. 0908 Authentifiziertes Versenden von Steuerdaten.
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2.1.
Mandanten-Programmdaten
2.1.1.
Register »Allgemein«
Betriebsstätte
Nr. 1658 Beitragsnachweise für mehrere Betriebsstätten
Rechtskreis
Die Erfassung des Bundeslandes und des Rechtskreises für die Berechnung der gesetzlichen Abgaben ist zwingend.
Steuerung
Teillohnformel
Nr. 1627 Neueintritt eines Arbeitnehmers;
Punkt »Teillohnberechnung im Eintrittsmonat«
Monate für Durchschnitt 1 und 2
Nr. 1660 Durchschnittslohn
Buchungsliste
Nr. 1675 Buchungsliste Agenda LOHN
Bank
Die Erfassung der Bankverbindung für Erstattungsanträge und zum Ausführen von Zahlungen ist zwingend.
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2.1.2.
Register »Steuer«
Lohnsteuerzeitraum
Jährlich
Höhe der im Vorjahr angemeldeten Lohnsteuer: bis € 1.080,00.
Vierteljährlich
Höhe der im Vorjahr angemeldeten Lohnsteuer: € 1.080,00 bis € 5.000,00.
Monatlich
Höhe der im Vorjahr angemeldeten Lohnsteuer: mehr als € 5.000,00.
Monatlich versetzt
§ LOHN erstellt die Lohnsteuer-Anmeldung für den aktuellen Monat mit den Werten des Vormonats.
§ Im ersten Monat, in dem die Option <Monatlich versetzt> gewählt wird, wird eine Lohnsteuer-Anmeldung mit € 0,00 erstellt.
§ Wenn nach einer Mandatsübernahme der erste Monat nicht mit € 0,00 gemeldet werden soll,
muss die Option <Monat mit 0,00 wurde bereits gemeldet> aktiviert werden.
Nr. 1683 Lohnsteuer-Zeitraum wechseln
Pauschale Kirchensteuer
Regelsteuersatz
Für konfessionslose Arbeitnehmer wird keine pauschale Kirchensteuer berechnet. Für konfessionsangehörige Arbeitnehmer wird die pauschale Kirchensteuer in Höhe des Regelsteuersatzes erhoben.
Ermäßigter Steuersatz
Für alle Arbeitnehmer (konfessionslos und konfessionsangehörig) wird die Kirchensteuer mit dem ermäßigten Steuersatz berechnet.
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2.1.3.
Register »SV«
Voraussichtliche Beitragsschuld ermitteln (Schätzlauf)
Übermittlungstermin
Übermittlungstermin für Beitragsnachweise ist der fünftletzte Bankarbeitstag (0 Uhr) im Abrechnungsmonat.
Übermittlungstermine 2016:
Nr. 86224 Zentrale Datenübermittlung
Option <Voraussichtliche Beitragsschuld ermitteln> nicht aktivieren
Wenn die Höhe aller abzurechnenden Bezüge vor dem Fälligkeitstag bekannt ist, ist die Ermittlung der
voraussichtlichen Beitragsschuld nicht notwendig. Führen Sie eine Monatsberechnung bereits zum
Übermittlungstermin durch und versenden Sie die Beitragsnachweise.
Option <Voraussichtliche Beitragsschuld ermitteln> aktivieren
Wenn die Höhe der abzurechnenden Bezüge vor dem Fälligkeitstag noch nicht bekannt ist, muss eine
Schätzung der Beitragsschuld an die Krankenkasse übermittelt werden. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen <Voraussichtliche Beitragsschuld ermitteln> und <Lohnbuchungen aus dem Vormonat kopieren>.
Hinweis
Beim Versenden an die Krankenkassen werden ausschließlich die voraussichtlichen Beitragsnachweise übertragen. Die voraussichtlichen Beitragsnachweise sind in den Allgemeinen Auswertungen
entsprechend gekennzeichnet. Nach Durchführung der Monatsberechnung werden die endgültigen
Beitragsnachweise erstellt. Die endgültigen Beitragsnachweise werden nicht an die Krankenkassen
übertragen. Die endgültigen Beitragsnachweise dokumentieren ausschließlich die tatsächlichen Monatswerte.
Nr. 1625 Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld
Umlage
Nr. 1626 Umlageverfahren
Sofortmeldung
Nr. 1685 Sofortmeldung
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2.1.4.
Register »BG«
Digitaler Lohnnachweis
Nr. 1704 Digitaler Lohnnachweis
Nr. 1705 Kernprüfungsfehler im Digitalen Lohnnachweis
Häufige Fragen zum »Digitalen Lohnnachweis«
2.2.
Mandanten-Krankenkassen
Neuanlage einer Mandanten-Krankenkasse
1.
»Datei | Neu«.
2. Entsprechende Krankenkasse aus der Übersicht der zentralen Krankenkassen mit Doppelklick auswählen.
3. Für den Mandanten abschließend die Umlagedaten angelegen.
Mandanten-Krankenkassen löschen
Es können nur Mandanten-Krankenkassen gelöscht werden, die in keinem Personalstamm hinterlegt
sind. Geprüft werden alle abgeschlossenen Monate und Jahre.
Info Beitragssätze
1. Mandanten-Krankenkasse markieren
2. <Info Beitragssätze> anklicken.
Sie erhalten eine Übersicht über die aktuell gültigen und die alten Beitragssätze für die Krankenkasse.
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2.3.
Personaldaten
Personaldaten anlegen
»Meine Favoriten | Personaldaten«.
Nr. 1627 Neueintritt eines Arbeitnehmers
Hinweis
Vortragswerte erfassen bei Mandatsübernahme
Nr. 1669 Agenda LOHN: Neues Mandat aus Fremdsoftware übernehmen.
Bezüge anlegen
»Stammdaten | Personaldaten | Mitarbeiter öffnen | Registerkarte Festbezüge bzw. Dialog«
Festbezüge
§ Gleichbleibende Bezüge
§ Einmalige Zuwendungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld mit Eingabe des Monats
§ Nettobe- und -abzüge
§
Komforterfassung mit vorbelegten Lohnarten für VWL, Dienstwagen, Direktversicherung, Pensions- und Unterstützungskasse, Darlehen, Pfändung.
Dialog
§ In der Dialogerfassung werden Lohnbuchungen erfasst, die nur für den aktuellen Monat von Bedeutung sind (z. B. Stundenlöhne, Überstunden oder Urlaubstage).
Nr. 1650 Festbezüge, Dialog- und Stapelbuchungen
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Info für Anwender Nr. 1601
3.
Navigation
LOHN – Meine Favoriten
beschreibt den Arbeitsablauf von oben nach unten:
Laufende Tätigkeiten
Auswertungen
Abschließende Tätigkeiten
Favoriten können individuell angepasst werden.
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4.
Arbeitsablauf
4.1.
Personaldaten
Personaldaten anlegen
9
bzw. kontrollieren und ändern.
Vorabberechnung
<Vorab-Berechnung> zur Kontrolle: Abrechnung der Brutto-Netto-Bezüge des Mitarbeiters am Bildschirm.
4.2.
ELStAM – Arbeitnehmer melden
ELStAM – Arbeitnehmer melden
Bei Neueintritt eines Arbeitnehmers oder bei einer Mandatsübernahme müssen Sie den Arbeitnehmer
melden. Dadurch erhalten Sie die aktuell gültigen Lohnsteuerabzugsmerkmale für die Monatsberechnung.
In LOHN werden die notwendigen Meldedaten automatisch durch die Anlage des Arbeitnehmers in den
Personaldaten erstellt.
ELStAM-Meldungen versenden:
»Transfer | ELStAM | Arbeitnehmer melden«.
Nr. 1692 ELStAM – Umgang mit Fehler- und Hinweiscodes
Nr. 1694 ELStAM – Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale
4.3.
ELStAM abrufen
ELStAM abrufen
»Transfer | ELStAM | ELStAM abrufen«.
Änderungen der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale für Arbeitnehmer vor der endgültigen Monatsberechnung abrufen.
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4.4.
Voraussichtliche Beitragsschuld ermitteln und einsehen
Voraussichtliche Beitragsschuld ermitteln und einsehen
1.
»Meine Favoriten | voraussichtl. Beitragsschuld ermitteln«.
2. Berechnung einsehen:
»Meine Favoriten | Allgemeine Auswertungen | Beitragsnachweise«
Nr. 1625 Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld
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4.5.
Beitragsnachweise senden
Beitragsnachweise senden
Hinweis
Beim Versenden an die Krankenkassen werden ausschließlich die voraussichtlichen Beitragsnachweise übertragen. Die voraussichtlichen Beitragsnachweise sind in den Allgemeinen Auswertungen entsprechend gekennzeichnet. Nach Durchführung der Monatsberechnung werden die endgültigen Beitragsnachweise erstellt. Die endgültigen Beitragsnachweise werden nicht an die Krankenkassen übertragen. Sie dokumentieren ausschließlich die tatsächlichen Monatswerte.
1.
»Meine Favoriten | DEÜV-Dateien senden«.
2. Kontrollkästchen <Beitragsnachweise> anhaken.
3. <Senden> anklicken.
4. Login-Daten zum Agenda-Rechenzentrum erfassen und bestätigen:
5. Eine Meldung bestätigt den erfolgreichen Versand.
Nr. 86224 Zentrale Datenübermittlung
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4.6.
Monatsberechnung
Monatsberechnung
Wenn Ihnen die tatsächlichen Werte für die Lohnabrechnung vorliegen, pflegen Sie die Daten in die
Personaldaten und Bezüge ein. Durch die Monatsberechnung werden die endgültigen Werte ermittelt.
Die Differenzen zur voraussichtlichen Beitragsschuld werden automatisch in den Folgemonat vorgetragen.
1.
»Meine Favoriten | Monatsberechnung«.
2. Auswertungen einsehen:
»Meine Favoriten | Allgemeine Auswertungen«.
Hinweis
Die Monatsberechnung kann zur Überprüfung der Auswertung beliebig oft angestoßen werden.
4.7.
Meldungen senden
Meldungen senden
1.
»Meine Favoriten | DEÜV-Dateien senden«.
2. Kontrollkästchen <Meldungen und Sofortmeldungen> anhaken.
2. Schaltfläche <Senden>.
Nr. 86224 Zentrale Datenübermittlung
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4.8.
Lohnsteueranmeldung versenden
Lohnsteueranmeldung versenden
»Meine Favoriten | Bereitstellen LSt-Anmeldungen«
Nr. 1677 Lohnsteuer-Anmeldung
4.9.
Lohnsteuerbescheinigung versenden und abholen
Lohnsteuerbescheinigung versenden und abholen
Durch die Monatsberechnung werden automatisch alle erforderlichen Lohnsteuerbescheinigungen erstellt.
1. Überprüfen:
2. Versenden:
»Allgemeine Auswertungen | Monats- bzw. Jahresordner | LSt-Bescheinigungen«
»Transfer | Bereitstellen LSt-Bescheinigungen Austritte/Vorjahr«
3. Lohnsteuerbescheinigungen müssen über die Anwendung ZDÜ abgeholt werden, bevor Sie an
den Arbeitnehmer ausgehändigt werden dürfen. Der erfolgreiche Datenaustausch mit der Finanzverwaltung wird anhand einer Transferticketnummer auf der Lohnsteuerbescheinigung offiziell bestätigt.
»ZDÜ: Bearbeitung | Lohnsteuerbescheinigungen | Register: Gesendete Lohnsteuerbescheinigungen | Schaltfläche: Daten holen«.
4. Auswertungen:
gungen«.
»LOHN: Allgemeine Auswertungen | Monats- bzw. Jahresordner | LSt-Bescheini-
Nr. 1676 Lohnsteuerbescheinigung ab 01.01.2016
4.10.
Monatsabschluss durchführen
Monatsabschluss durchführen
Durch den Monatsabschluss wird der aktuelle Monat abgeschlossen.
»Meine Favoriten | Monatsabschluss«.
Der erfolgreich durchgeführte Abschluss wird durch eine Meldung angezeigt. Anschließend steht der
Mandant im Folgemonat zur Bearbeitung zur Verfügung. Die Daten des abgeschlossenen Monats können nicht verändert werden. Korrekturen sind nur über eine Nachberechnung möglich.
Nr. 1663 Eintritt/Austritt ändern oder stornieren
Nr. 1682 Nachberechnung Personaldaten
Nr. 1681 Nachberechnung Bezüge
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5.
Weitere Funktionen
1. Stapelerfassung
»Bearbeitung | Stapelerfassung«
Die Stapelerfassung eignet sich für die Erfassung von Lohnbuchungen mehrerer Mitarbeiter, die
schwankende Bezüge haben (z. B. Stundenlohn).
Nr. 1650 Festbezüge, Dialog- und Stapelbuchungen
2. Lohnsteuerbescheinigungen
»Transfer | Bereitstellen Lohnsteuerbescheinigungen Austritte/Vorjahr«
Nr. 1676 Lohnsteuerbescheinigung ab 01.01.2016
3. Kalender
LOHN bietet einen Kalender, um Fehlzeiten und Produktivzeiten abzurechnen.
Nr. 1649 Kalender in Agenda LOHN
Nr. 1630 Arbeitszeitmodell und Arbeitszeitkonto
4. EEL-Bescheinigung
Bescheinigung über Entgeltersatzleistungen erstellen und elektronisch an die Krankenkassen versenden.
Nr. 1640 Elektronische Entgeltersatzleistungen (EEL)
5. Zahlungen bereitstellen
Nr. 1679 Zahlungsverkehr in LOHN
»Transfer | Zahlungen bereitstellen«
Mit LOHN kann der Zahlungsverkehr für die Lohn- und Gehaltsabrechnung vollständig abgewickelt
werden.
Bei der Monatsberechnung werden Zahlungen automatisch für alle Mitarbeiter, Finanzämter, Krankenkassen sowie sonstige Empfänger (Bausparkassen für VWL usw.) erzeugt.
Sie können die Zahlungen:
§ als SEPA-Datei erstellen für die Übermittlung über ein Banking-Programm (SFIRM, GENO-Lite).
§ per BANK ONLINE ausführen.
§ auf SEPA-Zahlungsvordrucken ausgeben (Schecks, Überweisungen usw.)
Bestellformular Nr. 796314 Bestellung Formulare.
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6. Übergabe der Buchungen an FIBU
LOHN bietet die Möglichkeit, Buchungen an FIBU zu übergeben.
Nr. 1675 Buchungsliste Agenda LOHN
7. Gegenstandswerte
LOHN ermöglicht die Übergabe der Gegenstandswerte an Agenda HONORAR.
Nr. 1680 Gegenstandswerte Agenda LOHN an HONORAR
8. Zusatzmodul: Kug, Altersteilzeit, Pfändung, Bescheinigungswesen, AAG-Verfahren
»LOHN Kug, ATZ, Bescheinigungswesen« ermöglicht die komfortable Abrechnung von:
§ Altersteilzeit:
Nr. 1613 Zusatzmodul: Altersteilzeit
§ Kurzarbeitergeld: Nr. 1610 Zusatzmodul: Kurzarbeit
§ Pfändung:
Nr. 1615 Zusatzmodul: Pfändung
§ Darlehen
Des Weiteren ist ein Bescheinigungswesen integriert, mit dem Sie alle gängigen Formulare rund ums
Personalwesen erstellen können.
Dazu gehören insbesondere:
§ Erstattungsanträge AAG bei Krankheit und Mutterschaft
§ EEL-Bescheinigungen
§ BEA - Bescheinigungen elektronisch annehmen
§ Lohnsteuer-Anmeldungen (auch ohne Zusatzmodul)
§ Lohnsteuerbescheinigungen 2016 (auch ohne Zusatzmodul)
§ Besondere Lohnsteuerbescheinigungen
§ Arbeitsbescheinigung
§ Ausbildungsbescheinigung
§ u. v. m.
Nr. 1618 Zusatzmodul: Bescheinigungswesen
9. Zusatzmodul: Betriebswirtschaftliche Planung & Controlling
LOHN - Betriebswirtschaftliche Planung & Controlling erstellt betriebswirtschaftliche Auswertungen wie
z. B. Personalkosten im Mehrjahresvergleich, Gehaltsentwicklung, Berechnung von Rückstellungen im
Personalbereich usw.
Statistiken können grafisch ausgewertet, nach Microsoft Excel und Word übergeben, im PDF-Format
gespeichert und per E-Mail versendet werden.
Nr. 1634 Zusatzmodul: Betriebswirtschaftliche Planung & Controlling
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Info für Anwender Nr. 1601
10. BANK ONLINE
Mit BANK ONLINE können Sie Zahlungen aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung direkt über das
Agenda-Rechenzentrum ausführen.
Nr. 86202 Schnelleinstieg BANK ONLINE
11. AUSWERTUNG ONLINE
Mit AUSWERTUNGEN ONLINE stellen Sie Ihrem Mandanten Auswertungen aus dem Anwendungsbereich Personalwesen im Agenda-Rechenzentrum bereit. Ihr Mandant kann die Auswertungen von jedem PC, Tablet oder Smartphone (z. B. iPad oder iPhone) mit Internetzugang aufrufen.
Nr. 86209 Schnelleinstieg Auswertungen Online (Steuerberater-Version)
12. LOHN- UND GEHALTSDOKUMENTE ONLINE
Mit LOHN- UND GEHALTSDOKUMENTE ONLINE (LGO) stellen Sie Ihren Mitarbeitern Gehaltsdokumente online zur Verfügung.
Der Arbeitnehmer kann seine laufenden Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsmeldungen und
Lohnsteuerbescheinigungen auf jedem mobilen Endgerät (PC mit Internetanschluss, Smartphone, Tablet) einsehen oder ausdrucken. Somit entfallen vielfältige Verwaltungsaufgaben und -kosten.
Nr. 86217 LOHN- UND GEHALTSDOKUMENTE ONLINE (LGO)
12. DASI ONLINE
DASI ONLINE ermöglicht einen umfassenden Schutz all Ihrer Datenbestände. DASI ONLINE kann Ihre
bisherige Datensicherung auf Band vollkommen ersetzen und bietet Ihnen durch die externe Aufbewahrung ein Maximum an Sicherheit und Zuverlässigkeit.
Nr. 6601 DASI ONLINE
13. LOHN DRUCKSERVICE
Mit dem LOHN DRUCKSERVICE werden Lohn- und Gehaltsdokumente über das Agenda-Rechenzentrum an das Rechenzentrum der Deutschen Post übermittelt. Die Post stellt die Lohn- und Gehaltsdokumente direkt an die Privatadresse des Arbeitnehmers zu. Folgende Lohn- und Gehaltsdokumente
werden damit zugestellt:
§ Abrechnung der Brutto-Netto-Bezüge
§ Lohnsteuerbescheinigungen
§ SV-Meldungen
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14. Jahreswechsel in LOHN
Durch den Monatsabschluss Dezember wechseln Sie automatisch in das Folgejahr.
Lohnsteuerbescheinigungen
Durch die Monatsberechnung Dezember werden automatisch die Jahres-Lohnsteuerbescheinigungen
erstellt.
Speicherort:
»Allgemeine Auswertungen | Jahresordner | LSt-Bescheinigungen«
Übermittlung:
»Transfer | Bereitstellen LSt-Bescheinigungen Austritte/Vorjahr«
Lohnsteuerbescheinigungen versenden und abholen
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6.
Hilfe
Das HILFESYSTEM
Video zum HILFESYSTEM
Antworten zu häufig gestellten Fragen.
Eine Aufgabe wird Schritt für Schritt erklärt.
Informationen zur Bildschirmmaske.
Die Pfadangabe führt zum Erfassungsfeld.
Schulung zu einem Thema an Ihrem PC.
Rechtliche Änderungen und Weiterentwicklungen einer DVD.
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Online-Seminare«
»Hilfe |
Hotline«
§ Bei allen Fragen, die Sie nicht über das HILFESYSTEM lösen können, stehen Ihnen unsere Anwendungsberater gerne zur Verfügung.
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