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Auftragsbekanntmachung
Lieferauftrag
Richtlinie 2014/24/EU
Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
I.1)
Name und Adressen
European X-Ray Free-ElectronLaser Facility GmbH (XFEL)
Holzkoppel 4
Schenefeld
22869
Deutschland
Kontaktstelle(n): Bieterfragen und Teilnahmeanträge sind ausschließlich über die Vergabeplattform
einzureichen.
E-Mail: [email protected]
NUTS-Code: DEF09
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.xfel.eu
I.2)
Gemeinsame Beschaffung
I.3)
Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur
Verfügung unter: https://www.subreport.de/E89887599
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt folgende Kontaktstelle:
GÖRG Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB
Dammtorstraße 12
Hamburg
20354
Deutschland
Kontaktstelle(n): Dr. Jan Scharf
Telefon: +49 40500360485
E-Mail: [email protected]
Fax: +49 40500360444
NUTS-Code: DE600
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.goerg.de
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.subreport.de/E89887599
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten Kontaktstellen
I.4)
Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: Forschungseinrichtung in privatrechtlicher Rechtsform
I.5)
Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: Forschung
Abschnitt II: Gegenstand
II.1)
Umfang der Beschaffung
II.1.1)
Bezeichnung des Auftrags:
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Beschaffung Enterprise-Resource-Planing-System
II.1.2)
CPV-Code Hauptteil
72212451
II.1.3)
Art des Auftrags
Lieferauftrag
II.1.4)
Kurze Beschreibung:
Die European X-Ray Free-Electron Laser Facility GmbH (European XFEL GmbH) mit Sitz in 22869 Schenefeld
ist eine im Aufbau befindliche multinationale gemeinnützige Forschungseinrichtung in der Metropolregion
Hamburg. Ab dem Jahr 2018 werden hier Wissenschaftler aus aller Welt Grundlagenforschung auf den
Gebieten Physik, Biologie, Medizin, Chemie und weiteren Disziplinen betreiben können. Die XFEL GmbH
beschäftigt ca. 300 Mitarbeiter. Das Unternehmen setzt derzeit kein ERP-System ein. Mit dem Beginn der
Betriebsphase kommen auf die European XFEL GmbH neue Anforderungen zu, welche mit den gegenwärtig
genutzten Software-Lösungen nicht mehr abzudecken sind. Der Großteil der verwendeten Lösungen soll nach
Möglichkeit durch ein ERP-System ersetzt werden. Einige Lösungen, partiell Eigenentwicklungen, werden in
Zukunft für den Betrieb benötigt. Hierfür sind Schnittstellen zu entwickeln.
II.1.5)
Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)
Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)
Beschreibung
II.2.1)
Bezeichnung des Auftrags:
II.2.2)
Weitere(r) CPV-Code(s)
48451000
72200000
II.2.3)
Erfüllungsort
NUTS-Code: DEF09
Hauptort der Ausführung:
Schenefeld, Kreis Pinneberg
II.2.4)
Beschreibung der Beschaffung:
Die derzeitige Annahme ist, dass das einzuführende ERP-System integriert oder mit Partnerprodukten folgende
Funktionsbereiche umfasst:
- Beschaffung/Einkauf (u.a. mit Kataloganbindung);
- Disposition (zum Zwecke der verbrauchs- und bestandsgesteuerten Wiederbeschaffung);
- Wareneingang, Lagerwirtschaft (unter Berücksichtigung von Zollanforderungen, sowie den Bestimmungen zur
Behandlung gefährlicher Güter, wie Chemikalien, Gasen, radioaktiven und biologischen Substanzen);
- Finanz- und Rechnungswesen (Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Zahlungsverkehr, Anlagenbuchhaltung
und Liquiditätsmanagement);
- elektronische Abwicklung und Archivierung von Eingangsrechnungen;
- Reiseantrag, -buchung und -abrechnung (auf Basis Bundesreisekostengesetz);
- Kostenrechnung (BAB, Ermittlung von Stunden- und Zuschlagsätzen);
- Controlling (Unternehmensplanung und Berichtswesen).
Folgende Leistungen sind Gegenstand des Vergabeverfahrens:
- Lieferung von Lizenzen für das ERP-System und Partnerprodukte;
- Bereitstellung/Hosting des Entwicklungs-, Test- und Produktivsystems bis zum Go-Live;
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- Erstellung von Technischen Konzepten;
- Einrichtung des ERP-Systems (Customizing);
- Konzeption und Umsetzung der Anbindung von vor- und nachgelagerten Systemen durch Schnittstellen (inkl.
externer Partner);
- Konzeption und Umsetzung der Altdatenübernahme;
- Konzeption und Durchführung von Schulungen;
- Fachliche Unterstützung im Nachgang der Produktivsetzungsphase;
- laufender Support und Pflege des Anwendungssystems für einen Zeitraum von zunächst 24 Monaten.
Das ERP-System muss die branchenspezifischen Besonderheiten einer öffentlich finanzierten privatrechtlichen
Forschungseinrichtung abbilden können. Das ERP-System muss insbesondere in der Lage sein,
zuwendungsrechtliche Berichtsanforderungen umzusetzen. Der Anbieter soll als Generalunternehmer die
erforderliche Software und die entsprechenden Dienstleistungen bis zum erfolgreichen Echtbetrieb anbieten
und erbringen. Der Anbieter soll durch eine bewährte Einführungssystematik den lückenlosen Übergang auf
dieneue ERP-Lösung sicherstellen.
Abhängig vom Umfang der realisierten Optionen (siehe dazu unter II.2.11) umfasst das Projekt zwischen ca.
30 und 40 Volluser-Lizenzen sowie bis zu 260 Workflow- und Infouser-Lizenzen (z.B. für die Initiierung und
Genehmigung von Bestellanforderungen, Reise- und Urlaubsanträgen sowie andere Genehmigungsworkflows
und für den Abruf von Reports).
Der Beginn des Implementierungsprojekts ist für das 4. Quartal 2017 geplant. Die Inbetriebnahme des Systems
soll im 4. Quartal 2018 erfolgen.
Das Projekt wird grundsätzlich in deutscher Sprache durchgeführt. Für die Einbindung fremdsprachiger
Mitarbeiter setzen wir praxiserprobte mündliche und schriftliche Englischkenntnisse bei den eingesetzten
Beratern voraus. Selektiv sind auch Projektergebnisse in englischer Sprache abzuliefern.
II.2.5)
Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen
aufgeführt
II.2.6)
Geschätzter Wert
II.2.7)
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 48
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:
Der Vertrag läuft bis zum Ende des Pflege- und Wartungsvertrages. Die Laufzeit unterliegt den Verhandlungen.
II.2.9)
Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert
werden
Geplante Mindestzahl: 3
Höchstzahl: 12
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:
Aus dem Kreis der Bewerber, die die Anforderungen an die Eignung gemäß den Teilnahmebedingungen
unter Abschnitt III.1.1) bis III.1.3) erfüllen, werden mindestens 3 bis maximal 12 Bewerber ausgewählt und zur
Angebotsabgabe aufgefordert. Die Vergabestelle behält sich die Aufforderung von weniger als 12 Bewerbern
zur Angebotsabgabe vor. Sollte die Durchführung des Teilnahmewettbewerbs ergeben, dass mehr als 12
Bewerber die geforderten Eignungsvoraussetzungen erfüllen, wird die Vergabestelle diejenigen Bewerber zur
Abgabe eines Angebots auffordern, die die Eignungsvoraussetzungen am besten erfüllen. Die Auswahl der
zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bewerber erfolgt objektiv und diskriminierungsfrei anhand der in den
Teilnahmeunterlagen genannten Kriterien zur Auswahl der Bewerber.
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Entscheidend ist neben dem Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (siehe Bewerbungsunterlagen Nachweis
A9) die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit.
Diese werden auf der Grundlage der unter III. abgeforderten Angaben und Nachweise bewertet. Grundsätzliche
Voraussetzung für die Eignung ist, dass alle in Ziff. III.1.1) bis III.1.3) geforderten Angaben und Nachweise
sowie Erklärungen erbracht werden.
Die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Ziff. III.1.2) sowie die technische und berufliche
Leistungsfähigkeit (Ziff. III.1.3) stehen im Verhältnis 40 % zu 60 %. Für die Bewertung der wirtschaftlichen und
finanziellen Leistungsfähigkeit sowie der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit werden die in den
Bewerbungsunterlagen genannten Angaben und Nachweise herangezogen.
Die Bewertung der wirtschaftlichen und finanziellen sowie technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit
erfolgt in einem relativen Vergleich und Gesamtbetrachtung der Bewerber miteinander auf der Grundlage
dernachfolgenden (Punkte-)Skala/Notenstufen. Eine Untergewichtung erfolgt nicht, alle abgeforderten Angaben
und Nachweise fließen in eine Gesamtbeurteilung ein.
Pro Eignungskriterium (wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie technische und berufliche
Leistungsfähigkeit) werden nach dieser Gesamtbeurteilung insgesamt bis zu 10 Bewertungspunkte vergeben:
- 10 P. = sehr gut: Bewerber liegt in Bezug auf das Eignungskriterium mit Blick auf das Bewerberfeld weit über
dem Durchschnitt;
- 8 P. = gut: Bewerber liegt in Bezug auf das Eignungskriterium mit Blick auf das Bewerberfeld deutlich über
dem Durchschnitt;
- 6 P. = vollbefriedigend: Bewerber liegt in Bezug auf das Eignungskriterium mit Blick auf das Bewerberfeld im
oberen Durchschnittsbereich;
- 4 P. = befriedigend: Bewerber liegt in Bezug auf das Eignungskriterium mit Blick auf das Bewerberfeld im
unteren Durchschnitt;
- 2 P. = ausreichend: Bewerber lässt in Bezug auf das Eignungskriterium mit Blick auf das Bewerberfeld nur
Unterdurchschnittliches erwarten.
Im Bereich zwischen 2 und 10 Punkten können zur Berücksichtigung einer Tendenz zur jeweils höheren
Notenstufe Zwischenwerte gebildet werden (3 P., 5 P., 7 P., 9 P.), die textlich der jeweiligen Notenstufe mit
der darunter liegenden geraden Punktezahl zugeordnet werden. Eine Bewertung eines Eignungskriteriums
mit 0 Punkten würde einer völligen Nichterfüllung des jeweiligen Eignungskriteriums entsprechen, was den
Ausschluss des Teilnahmeantrages zur Folge hat. Die Gesamtbewertung erfolgt pro Bewerbung, indem die
Punktzahl pro Eignungskriterium mit dem jeweiligen Gewichtungsfaktor multipliziert und dann addiert wird.
Hierbei handelt es sich um Auswahl-, nicht um die Zuschlagskriterien. Letztere werden erst mit der Aufforderung
zur Angebotsabgabe bzw. Verhandlung bekannt gegeben.
Die Informationen nach den Bewerbungsunterlagen Nachweis A 1 und A 5 sind informatorisch.
II.2.10)
Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: ja
II.2.11)
Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:
Beschreibung der Optionen:
- Entgeltabrechnung (für interne Brutto-Entgeltabrechnung, die Netto-Entgeltabrechnung erfolgt extern)
- Personalwesen (inkl. Bewerbermanagement und Webportal)
- Gästehausmanagement (Belegungsplanung und -abwicklung des eigenen Gästehauses)
- Kundenauftragsabwicklung (zur Unterstützung der Abrechnung von Kosten an Gastwissenschaftler sowie im
Fall von Auftragsforschung)
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- Gästemanagement (Abbildung von Check-in und Check-out Prozessen für Gastwissenschaftler sowie andere
Gäste)
II.2.12)
Angaben zu elektronischen Katalogen
II.2.13)
Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert
wird: nein
II.2.14)
Zusätzliche Angaben
Folgende Anforderungen sind hervorzuheben:
- Abschluss eines Werkvertrages mit Projektfestpreis;
- Praxiserprobte Englischkenntnisse der eingesetzten Berater werden zwingend vorausgesetzt;
- Möglichkeit einer webbasierten Nutzung des ERP-Systems;
- Erforderliche Anpassungen dürfen die Releasefähigkeit des ERP-Systems nicht beeinträchtigen;
- Einfache/intuitive Bedienbarkeit durch Nutzergruppen
Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben
III.1)
Teilnahmebedingungen
III.1.1)
Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufsoder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:
Siehe Bewerbungsunterlagen Nachweis A 5 (Allgemeine Informationen über das Unternehmen)
III.1.2)
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
Siehe Bewerbungsunterlagen Nachweis A 6 (Eigenerklärung zum Umsatz der letzten drei abgeschlossenen
Geschäftsjahre)
III.1.3)
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
Siehe Bewerbungsunterlagen Nachweise A 7 (Eigenerklärung zur Mitarbeiterzahl in den drei abgeschlossenen
Geschäftsjahren) und A 8 (Referenzen) Möglicherweise geforderte Mindeststandards:
Aufstellung von mindestens 3 und höchstens 5 Referenzen über nach dem 01.01.2010 aufgenommeneProjekte
die nach Art und Umfang insb. hinsichtlich des einzuführenden Komponenten-/Modulportfolios
nebstDienstleistungen mit der gegenständlichen Vergabe vergleichbar sind, unter Benennung (a) des
Auftraggebersund (b) dessen Tätigkeitsfeld sowie (c) Anzahl an Mitarbeitern, (d) der Auftragssumme sowie
(e) der Anzahl derdurch den Auftraggeber erworbenen Volluser-Lizenzen, (f) der Leistungen sowie (g) des
Leistungszeitraums,(h) der Angabe, welche Leistungen in englischer Sprache erbracht wurden, (i) Angabe,
ob die Leistungenals vollständige Eigenleistung, mit Nachunternehmern oder in Kooperation mit anderen
Firmen erbrachtwurden unter Angabe des Eigenleistungsanteils bei einer Zusammenarbeit mit derartigen
Dritten, (j) von Ansprechpartner(in) mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse, (k) des derzeitigen Status des
aufgeführtenProjekts und (l) von Anmerkungen zur Vergleichbarkeit des Referenzprojektes mit der vorliegenden
Vergabe.
III.1.5)
Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen
III.2)
Bedingungen für den Auftrag
III.2.2)
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:
In den Vergabeunterlagen, insbesondere dem Vertragswerk, sind Vertragsanpassungsklauseln vorgesehen.
Einzelheiten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen. Einzelheiten gemäß Auftragsunterlagen.
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III.2.3)
Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal
Abschnitt IV: Verfahren
IV.1)
Beschreibung
IV.1.1)
Verfahrensart
Verhandlungsverfahren
IV.1.3)
Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.4)
Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung
bzw. des Dialogs
Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu
erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote
IV.1.5)
Angaben zur Verhandlung
Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen
Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen
IV.1.6)
Angaben zur elektronischen Auktion
IV.1.8)
Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2)
Verwaltungsangaben
IV.2.1)
Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
IV.2.2)
Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 23/02/2017
Ortszeit: 15:00
IV.2.3)
Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an
ausgewählte Bewerber
IV.2.4)
Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch, Englisch
IV.2.6)
Bindefrist des Angebots
IV.2.7)
Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Abschnitt VI: Weitere Angaben
VI.1)
Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)
Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
VI.3)
Zusätzliche Angaben:
1. Die Bewerbungsunterlagen (Vordrucke und Formulare) müssen unter der in Ziffer I.3) genannten
Vergabeplattform abgerufen werden. Die Verwendung der Bewerbungsunterlagen ist verbindlich. Sofern
im Laufe des Teilnahewettbewerbes weitere Informationen oder Präzisierungen seitens des Auftraggebers
erforderlich werden sollten, werden diese den Bewerbern über die Vergabeplattform bekannt gemacht. Die
Bewerber müssen sich für den Erhalt weiterer Informationen oder Präzisierungen bei der Vergabeplattform
registrieren.
2. Teilnahmeanträge sind ausschließlich elektronisch via https://www.subreport.de/E89887599 einzureichen.
3. Fragen zu den Anforderungen dieser Bekanntmachung und den Bewerbungsunterlagen sollen umgehend,
jedoch spätestens bis zum 15. Februar 2017 über die unter Ziffer I.3) genannte Vergabeplattform gestellt
werden. XFEL behält sich vor, später eingehende Fragen nicht zu beantworten.
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4. Die in dieser Bekanntmachung enthaltenen Information dienen allein dem Zweck, den Interessenten
einen Eindruck zu verschaffen und eine Entscheidung über die Teilnahme am Verfahren zu ermöglichen.
Abweichungen und Spezifizierungen im Rahmen der Verhandlungen bleiben vorbehalten.
5. Der Auftraggeber behält sich vor, unvollständige oder fehlende Nachweise und Unterlagen kurzfristig
nachzufordern. Die Bewerber können jedoch nicht auf das Nachfordern vertrauen.
6. Nicht über die unter Ziffer I.3) genannte Vergabeplattform fristgerecht übermittelte Teilnahmeanträge werden
ausgeschlossen.
7. Der Auftraggeber behält sich vor, das Verfahren aus sachlichen Gründen aufzuheben. Ersatzansprüche
der Bewerber und Bieter sind – soweit rechtlich zulässig – ausgeschlossen. Mit dem Herunterladen der
Bewerbungsunterlagen stimmt der Bewerber dem zu.
8. Vergabeunterlagen einschließlich des Vertragswerks sowie der Zuschlagskriterien werden erst nach
Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben.
9. Bietergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterschriebene
rechtsverbindliche Erklärung gemäß dem entsprechenden Formblatt der Bewerbungsunterlagen abzugeben
und die dort genannten Anforderungen zu beachten.
Zu Ziffer II.2.10): Varianten/ Alternativangebote sind Gegenstand des Verhandlungsverfahrens. Der Ausschluss
von Varianten/ Alternativangeboten bleibt vorbehalten.
VI.4)
Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)
Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Vergabekammer des Bundes
Villemombler Str. 76
Bonn
53123
Deutschland
Fax: +49 2289499163
VI.4.2)
Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
VI.4.3)
Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
— § 134 Abs. 2 GWB – Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung
der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg
oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der
Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und
Bewerber kommt es nicht an.
— Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer
(§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des
Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn
Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber
dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
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4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu
wollen, vergangen sind. Der vorstehende Satz gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit
des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
VI.4.4)
Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
VI.5)
Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
23/01/2017

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