Häufige Fragen (bei der Einstellung und Beschäftigung) von

Häufige Fragen
(bei der Einstellung und Beschäftigung)
von
studentischen/wissenschaftlichen Hilfskräften
(FAQ)
Inhalt:
1
Was ist grundsätzlich zu beachten? ................................................................... 2
1.1
1.2
2
Befristung der Arbeitsverträge ................................................................................. 2
Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz ....................................... 3
Was sind die speziellen Einstellungsvoraussetzungen? ..................................... 3
2.1
2.2
Studentische Hilfskräfte........................................................................................... 3
Wissenschaftliche Hilfskräfte ................................................................................... 3
3
Welche Unterlagen sind bei der Einstellung vorzulegen? ................................... 3
4
Wer beantwortet Fragen zu Vergütungsmitteilungen, Vergütungsunterlagen und
zum Lohnsteuerabzug? ...................................................................................... 4
5
Ist die Hilfskraft sozialversicherungspflichtig?..................................................... 5
5.1
5.2
6
7
Studentische Hilfskräfte........................................................................................... 5
Wissenschaftliche Hilfskräfte ................................................................................... 6
Haben Hilfskräfte Anspruch auf Erholungsurlaub? Was gilt für Feiertage und
Arbeitsunfähigkeit? ............................................................................................. 6
Haben Hilfskräfte Anspruch auf eine Jahressonderzahlung („Weihnachtsgeld“)?
........................................................................................................................... 7
8
Was ist zu tun, wenn die studentische Hilfskraft einen Studienabschluss erlangt
hat? .................................................................................................................... 7
9
Was ist zu tun, wenn sich die Adresse oder Bankverbindung ändert? ............... 7
10
Welche Unterlagen sind bei einer Vertragsverlängerung vorzulegen? ............... 7
Stand: Januar 2017
1
1
Was ist grundsätzlich zu beachten?
Studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte haben gem. § 64 Hochschulgesetz die
Aufgabe Professorinnen und Professoren, ausnahmsweise auch sonstiges
wissenschaftliches Personal, bei den dienstlichen Aufgaben, insbesondere in Forschung
und Lehre, sowie Studierende im Rahmen des Studienplanes bei ihrem Studium, zu
unterstützen. Die Aufgaben sollen zugleich der eigenen Aus- und Weiterbildung dienen.
Grundsätzlich werden Hilfskräfte nur zum Monatsanfang und zur Monatsmitte eingestellt.
Einstellungs-, Änderungs- und Verlängerungsverträge können nicht rückwirkend
abgeschlossen werden. Dies bedeutet, sie müssen vor Vertragsbeginn von beiden
Vertragsparteien unterzeichnet werden. Bitte senden Sie deshalb die entsprechenden
Anträge ausgefüllt und von der/dem Antragsteller/-in sowie der Hilfskraft unterschrieben
frühzeitig an die Hauptabteilung Personal. Beachten Sie dabei, dass die Bearbeitungszeit
in der Regel bis zu 2 Wochen beträgt. Nach Bearbeitung und Unterzeichnung durch die
Hauptabteilung Personal erhält die Hilfskraft eine Vertragsausfertigung über das
Dekanat/die Zentrale Einrichtung.
Ein Vertrag bzw. mehrere gleichzeitig laufende Verträge dürfen insgesamt 19 Stunden
wöchentlich nicht übersteigen.
1.1
Befristung der Arbeitsverträge
Die Höchstbeschäftigungsdauer richtet sich nach dem Wissenschaftszeitvertragsgesetz
(WissZeitVG). Hierin wird unterschieden zwischen studienbegleitenden Hiwi-Tätigkeiten
und Hiwi-Tätigkeiten in der Qualifizierungsphase.
Studienbegleitende Hiwi-Tätigkeiten:
Zeiten von Hiwi-Tätigkeiten von Studierenden (studentische Hilfskraft) und von
Bachelor- Absolventen die sich im Masterstudium befinden (wissenschaftliche Hilfskraft
Bachelor/FH) werden zusammengezählt und dürfen insgesamt höchstens 6 Jahre
betragen. Auf die Höchstbeschäftigungsdauer werden auch Verträge mit weniger als
einem Viertel der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit angerechnet.
Qualifizierungsphase:
Hierunter fallen Zeiten von Hiwi-Tätigkeiten wissenschaftlicher Hilfskräfte mit
Master/Diplom-Abschluss oder mit Bachelor-Abschluss wenn die Betreffenden nicht im
Masterstudium eingeschrieben sind. Die Höchstbefristungsdauer beträgt 6 Jahre vor der
Promotion und noch einmal 6 Jahre nach einer eventuellen Promotion, Verträge mit
weniger als einem Viertel der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit werden auf die
Höchstbefristungsdauer nicht angerechnet. Es gelten die gleichen gesetzlichen
Regelungen wie für wissenschaftliche Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen. Die Beschäftigung
darf nur zu Förderung der eigenen wissenschaftlichen Qualifizierung der Hilfskraft
erfolgen. Das Qualifizierungsziel ist ausdrücklich zu benennen. Die Befristungsdauer
des Vertrages muss der angestrebten Qualifizierung angemessen sein,
Kurzzeitbefristungen sollten vermieden werden. Aus diesen Gründen ist den
Vertragsvordrucken (Einstellungen sowie Verlängerungen) die Anlage „WissZeitVGBefristung“ beizufügen, in der das Qualifizierungsziel sowie die entsprechende
Befristungsdauer eingehend zu begründen sind. Diese Anlage muss sowohl vom
Einstellenden (i.d.R. Professor/-in oder Geschäftsführer/-in) als auch von der
wissenschaftlichen Hilfskraft unterzeichnet werden.
Stand: Januar 2017
2
1.2
Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz
Nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) sind Arbeitgeber verpflichtet den festgelegten
Mindestlohn (derzeit 8,84 Euro) für jede geleistete Arbeitsstunde, spätestens am letzten
Bankarbeitstag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem die Arbeitsleistung erbracht
wurde, zu zahlen. Um die Einhaltung des MiLoG überprüfen zu können, besteht eine
Aufzeichnungspflicht über die tägliche Arbeitszeit für den Bereich der geringfügig
Beschäftigten (sog. Mini-Jobs, 450-Euro-Jobs). Hierunter fällt ein Großteil der
studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräfte. Die Aufzeichnungspflicht nach § 17
MiLoG umfasst die Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen
Arbeitszeit der geringfügig Beschäftigten, spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den
Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages, sowie die Pflicht diese
Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre, ab dem für die Aufzeichnungen maßgeblichen
Zeitpunkt, aufzubewahren. Die wöchentliche Arbeitszeit ist in der Regel, so wie im
Arbeitsvertrag schriftlich vereinbart, zu erbringen. Eine Abweichung hiervon ist, auch mit
Zustimmung der wissenschaftlichen Hilfskraft nur in begrenztem Maße zulässig, da
ansonsten ein Verstoß gegen das MiLoG vorliegen kann.
Die Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit wird in denjenigen Bereichen
wahrgenommen, in denen die jeweiligen geringfügig beschäftigten Hilfskräfte eingesetzt
sind. Die Hilfskräfte erhalten dort Informationen, wie die Arbeitszeit konkret erfasst
werden soll und wie die weitere Vorgehensweise ist. In den Bereichen ist sicherzustellen,
dass die Aufzeichnungen ordnungsgemäß durchgeführt werden und dass die Vorgaben
des MiLoG hinsichtlich der vereinbarten und geleisteten Arbeitszeit und der
Aufbewahrung der Arbeitszeitbelege eingehalten werden. Eine besondere Formvorschrift für die Aufzeichnung besteht nicht. Auf der Homepage der TU ist ein
Erfassungsbogen zur Arbeitszeit eingestellt, der bei Bedarf benutzt werden kann. Dort
finden Sie auch umfangreichere Informationen zum MiLoG.
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Hinweise zu Urlaub, Feiertagen
und Arbeitsunfähigkeit unter Punkt 6.
2
Was sind die speziellen Einstellungsvoraussetzungen?
2.1
Studentische Hilfskräfte
Fortgeschrittene Studierende, die an einer deutschen Hochschule eingeschrieben sind,
in der Regel nach Ablegung der Vor- oder Zwischenprüfung. Ausnahmsweise können
auch Studierende, welche die erforderlichen Leistungsnachweise erbracht bzw. bereits
Kenntnisse eines/einer fortgeschrittenen Studierenden haben, eingestellt werden.
2.2
Wissenschaftliche Hilfskräfte
Informationen hierüber können der Übersicht „Hilfe bei der Auswahl des richtigen
Vertragsvordrucks“ entnommen werden.
3
Welche Unterlagen sind bei der Einstellung vorzulegen?
Alle u. g. Vordrucke und Merkblätter können unter www.uni-kl.de (Universität /
Verwaltung & Service / Personal / Informationen und Downloads / Hilfskräfte
studentische/wissenschaftliche / Einstellung) abgerufen werden.
 Vordruck: Einstellung, Anträge und Verträge
Vollständig ausgefüllt und von der/dem Antragsteller/-in und der Hilfskraft
original unterschrieben.
Informationen zur Auswahl des entsprechenden Vertragsvordrucks können der
Übersicht „Hilfe bei der Auswahl des richtigen Vertragsvordrucks“ entnommen werden.
Stand: Januar 2017
3
 Personalblatt (2–fach!)
Die unter Punkt C2 genannten Merkblätter:
o Merkblatt zur geringfügigen und kurzfristigen Beschäftigung
o Merkblatt für Beschäftigungsverhältnisse in der Gleitzone
sind unter www.lff-rlp.de (Punkt „Vordrucke“) zu finden.
 Unterschriebene Belehrung über die Dienstpflichten einer studentischen/wissenschaftlichen Hilfskraft
 Unterschriebene Verpflichtung zur Einhaltung des Datengeheimnisses
 aktuelle Studienbescheinigung mit Angabe von Fachsemester und Fachrichtung/
Studienfach (studentische Hilfskraft und wissenschaftliche Hilfskraft mit Bachelor/FHAbschluss im Masterstudium)
 Zeugniskopie des Hochschulabschlusses (wissenschaftliche Hilfskraft)
 bei ausländischen Hilfskräften
Nicht-EU-Angehörige (mit Ausnahme von Bewerbern aus Island, Norwegen,
Liechtenstein und der Schweiz):
Kopie der Aufenthaltsbewilligung mit dem Zusatz, dass die Ausübung
studentischer Nebentätigkeiten gestattet ist.
Alle o.g. Kopien müssen vom Fachbereich „beglaubigt“ sein!
Zusätzliche Unterlagen für das Landesamt für Finanzen (LfF) in Koblenz
(Lohnstelle):
 Mitgliedsbescheinigung d. Krankenkasse bzw. Kopie der Krankenversicherungskarte
 Kopie des Sozialversicherungsausweises
 Geburtsurkunde
Fehlende Unterlagen zur Zahlung der Vergütung werden von der Personalabteilung nicht
bei der Hilfskraft angefordert. Das Fehlen kann zu verzögerter Vergütungszahlung führen.
4
Wer beantwortet Fragen zu Vergütungsmitteilungen, Vergütungsunterlagen und
zum Lohnsteuerabzug?
Die Hilfskraft erhält vom LfF eine Abrechnung, aus der die Höhe der Bezüge und die
Abzüge ersichtlich sind. Ergibt sich gegenüber dem Vormonat keine Änderung, erfolgt
keine erneute Mitteilung.
Fragen hierzu beantwortet die/der Lohnsachbearbeiter/-in beim LfF, die/der in der
Vergütungsmitteilung oben rechts eingetragen ist. Unter Angabe der Personalnummer
kann man sich auch über die Auskunft des LfF Tel.: 0261 / 4933–0 mit der/dem
zuständigen Mitarbeiter/-in verbinden lassen. Die Personalnummer wird vom LfF
zugewiesen und der jeweiligen Hilfskraft schriftlich mitgeteilt.
Stand: Januar 2017
4
5
Ist die Hilfskraft sozialversicherungspflichtig?
Informationsblatt des LfF (Lohnstelle): Merkblatt zur Sozialversicherung für Studenten
5.1
Studentische Hilfskräfte

Arbeitslosenversicherung
Grundsätzlich arbeitslosenversicherungsfrei.

Kranken- und Pflegeversicherung
Grundsätzlich kranken- und pflegeversicherungsfrei.

Rentenversicherung
bis 450,00 €
Auch eine geringfügig entlohnte Beschäftigung (450,00 €-Minijob) unterliegt grundsätzlich der Rentenversicherungspflicht.
Der vom Arbeitnehmer zu tragende Anteil am Rentenversicherungsbeitrag beläuft sich
derzeit auf 3,7 % des Arbeitsentgelts. Dieser ergibt sich aus der Differenz zwischen dem
Pauschalbeitrag des Arbeitgebers (15 %) und dem vollen Beitrag zur Rentenversicherung in Höhe von zurzeit 18,7 %. Zu beachten ist, dass dieser Rentenversicherungsbeitrag mindestens von einem Arbeitsentgelt in Höhe von 175,00 € zu zahlen
ist. Bei Arbeitsentgelten unter 175,00 € ist der vom Arbeitnehmer zu tragende Beitrag
demnach höher als 3,9 % des tatsächlichen Arbeitsentgelts.
Weitere Informationen (auch hinsichtlich der Möglichkeit der Befreiung in der Rentenversicherung) erhalten Sie im Internet unter folgender Adresse: www.minijobzentrale.de. Dort finden Sie unter Download auch den erforderlichen Vordruck, falls Sie
sich von der Rentenversicherung freistellen lassen möchten.
Von 450,01 € - 850,00 € mtl. (Gleitzone) gelten besondere Regelungen, wonach
Arbeitnehmer grundsätzlich einen reduzierten Beitragsanteil tragen. Die Hilfskraft hat die
Möglichkeit auf die besonderen Regelungen der Gleitzone zu verzichten
(s. Einstellungsantrag Punkt C2 „Rentenversicherung“). Durch einen solchen Verzicht
werden durch den Arbeitnehmer die „vollen“ Rentenversicherungsbeiträge gezahlt und
dadurch rentenmindernde Auswirkungen in der gesetzlichen Rentenversicherung
vermieden.
Ab 850,01 € mtl. ist die Hilfskraft voll rentenversicherungspflichtig.
Nähere Informationen können beim LfF (Lohnstelle) eingeholt oder den unter Punkt 2
aufgeführten Merkblättern zur geringfügigen und kurzfristigen Beschäftigung sowie für
Beschäftigungsverhältnisse in der Gleitzone entnommen werden.
Stand: Januar 2017
5
5.2
Wissenschaftliche Hilfskräfte

Arbeitslosenversicherung
Bis 450,00 € mtl. ist eine geringfügige Beschäftigung grundsätzlich versicherungsfrei.
Ab 450,01 € mtl. ist die Beschäftigung grundsätzlich versicherungspflichtig.

Kranken- und Pflegeversicherung
Bis 450,00 € mtl. ist eine geringfügige Beschäftigung grundsätzlich versicherungsfrei.
Ab 450,01 € mtl. ist die Beschäftigung grundsätzlich versicherungspflichtig.

Rentenversicherung
siehe 5.1, Punkt „Rentenversicherung“
Hinweise:
Die vorstehenden Angaben decken nur die „Regelfälle“ ab. Sollten beispielsweise
mehrere Beschäftigungsverhältnisse bestehen, ein Zweitstudium absolviert werden
o. ä., beantwortet die/der zuständige Lohnsachbearbeiter/-in beim LfF Fragen zur
Sozialversicherungspflicht.
Die vorstehenden Ausführungen gelten nicht für den Arbeitgeber. Informationen zu den
Abgaben des Arbeitgebers können den Haushaltsausgabeübersichten entnommen
werden.
6
Haben Hilfskräfte Anspruch auf Erholungsurlaub? Was gilt für Feiertage und
Arbeitsunfähigkeit?
Hilfskräfte haben Anspruch auf Erholungsurlaub nach den Bestimmungen des
Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG). Zuständig für die Berechnung und Genehmigung des
Urlaubes ist der Fachbereich oder die Zentrale Einrichtung.
Nach dem BUrlG beträgt der Erholungsurlaub bei einem vollbeschäftigten Arbeitnehmer
und einer 5-Tage-Woche 20 Arbeitstage im Kalenderjahr. Vereinfacht dargestellt
berechnet sich der Erholungsurlaub für Hilfskräfte somit wie folgt:
Vertragl. Arbeitszeit in Std./Woche
Bsp.
18
11
4
:3
=
Urlaub pro Monat
:3
:3
:3
=
=
=
6 Std.
3,66 Std. ≈ 3 Std. 40 Min.
1,33 Std. ≈ 1 Std. 20 Min.
Bei einer festgelegten wöchentlichen Arbeitszeit (z. B. immer montags) müssen Zeiten für
Feiertage, welche auf diese Arbeitstage fallen (z. B. Pfingstmontag) nicht nachgearbeitet
bzw. vorgearbeitet werden. Für diese Tage ist auch kein Urlaub in Anspruch zu nehmen.
Eine eventuelle Arbeitsunfähigkeit ist von der Hilfskraft unverzüglich der/dem
Vorgesetzten mitzuteilen. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als 3 Tage, so ist sie durch
ärztliche Bescheinigung nachzuweisen.
Abwesenheitszeiten wegen Urlaub, Feiertagen oder Arbeitsunfähigkeit sind bei
den Arbeitsaufzeichnungen gem. MiLoG (siehe 1.2) mit der jeweiligen Stundenzahl
anzugeben und bei der zu erbringenden Gesamtstundenzahl entsprechend
herauszurechnen.
Stand: Januar 2017
6
7
Haben Hilfskräfte Anspruch auf eine Jahressonderzahlung („Weihnachtsgeld“)?
Die Gewährung von Weihnachtsgeld für studentische/wissenschaftliche Hilfskräfte erfolgt
in Anlehnung an die entsprechenden Regelungen des TV-L. Die Zahlung erfolgt
ohne Antragstellung. Fragen hierzu beantwortet das LfF.
8
Was ist zu tun, wenn die studentische Hilfskraft einen Studienabschluss erlangt
hat?
Sobald ein Studienabschluss erlangt wurde, ist dies der Personalabteilung
unverzüglich mitzuteilen. Das Beschäftigungsverhältnis als studentische Hilfskraft endet
mit Ablauf des Monats in dem die Abschlussprüfung erfolgreich abgelegt wurde. Ab dem
Folgemonat ist daher nur noch eine Weiterbeschäftigung als wissenschaftliche Hilfskraft
möglich. Hierfür ist ein Neuantrag des Fachbereiches erforderlich.
9
Was ist zu tun, wenn sich die Adresse oder Bankverbindung ändert?
Eine Änderung der Adresse sowie der Bankverbindung ist dem LfF direkt schriftlich unter
Angabe der Personalnummer zu melden. Die Änderung der Anschrift muss zusätzlich
auch noch der Hauptabteilung Personal mitgeteilt werden.
10 Welche Unterlagen sind bei einer Vertragsverlängerung vorzulegen?
Vordruck: „Änderungsvertrag/Verlängerungsvertrag/Auflösungsvertrag“
Eine Vertragsverlängerung kann nur im unmittelbaren Anschluss an ein bereits
bestehendes Vertragsverhältnis erfolgen. Dabei ist zu beachten, dass das
Vertragsverhältnis auch in einem anderen Fachbereich bestehen kann. Bei einer
Unterbrechung der Beschäftigung muss eine Neu- bzw. Wiedereinstellung erfolgen
(beizufügende Unterlagen siehe Punkt 2).
Bei ausländischen Hilfskräften ist ggf. eine Verlängerung der Aufenthaltsbewilligung, die
den neuen Vertragszeitraum abdeckt, beizufügen.
Alle in diesem Infoblatt genannten Übersichten, Vordrucke und Merkblätter sind unter
www.uni-kl.de (Universität / Verwaltung & Service / Personal / Informationen und
Downloads / Hilfskräfte, studentische/wissenschaftliche) eingestellt.
Die oben aufgeführten Punkte decken nach der Erfahrung der Sachbearbeiterinnen
diejenigen Fragen ab, bei denen regelmäßig der größte Informationsbedarf besteht.
Sollten darüber hinaus noch Fragen bestehen, sind die zuständigen Personalsachbearbeiterinnen gerne behilflich.
Für die Bereiche Mathematik, Chemie, Informatik, Architektur, Raum- und Umweltplanung,
Bauingenieurwesen, UB, MPA:
Frau Leppla-Thorn / Frau Neufeld / Frau Sprengart, Tel. 24 87 oder Tel. 43 89
E-Mail: [email protected] / [email protected] /
[email protected]
Für die Bereiche Physik, Biologie, EIT, MV, SoWi, WiWi, SIZ, RHRK, DISC, ZV, HSSP, ZfL:
Frau Eichinger / Frau Neufeld / Frau Sprengart, Tel. 33 74 oder Tel. 43 89
E-Mail: [email protected] / [email protected] /
[email protected]
Stand: Januar 2017
7

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