北本市文書保管委託業務仕様書 第１ 委託業務概要 １ 文書保管業務 ２ 文書集配業務 ３ 文書廃棄業務 ４ 文書保存箱販売業務 第２ 契約期間 平成２９年４月１日から平成３４年３月３１日まで（５年間） 第３ 資格要件 ⑴ プライバシーマーク又はＩＳＯ２７００１（ＩＳＭＳ）を取得していること。 ⑵ 平成１８年度以降で次に掲げる業務を官公庁から受託し、当該業務を完了した実 績を有すること。 ア 文書保管業務 イ 文書集配業務 ウ 文書廃棄業務 エ 文書保存箱販売業務 第４ 業務内容 １ 文書保管業務 ⑴ 保管施設の立地 ア 強固な地盤であること。 イ 過去に地震による被害を生じたことがないこと。 ウ 高潮、河川の氾濫等による被害の可能性が皆無であること。 エ 周辺に危険物を貯蔵する施設がないこと。 オ 建築物が過密している地域でないこと。 カ 北本市役所から５０キロ圏内であること。 ⑵ 保管施設の設備 ア 情報記録媒体の専用保管庫として、耐震耐火性能を有していること。 イ 火気及び電磁気の発生要因が極力排除されていること。 ウ 出入口の施錠は２重とし、入退室者を限定し、管理していること。 エ 不審者の侵入を防止する設備が完備されていること。 オ 施設内及び周辺に防犯カメラを完備し、映像を３か月以上保管していること。 ２ 文書集配業務 ⑴ 集配等の受付 電話、ＦＡＸ及び専用のホームページ等により保管文書の検索、集配依頼等がで きること。 ⑵ 集配時間 ア 通常集配 午後５時までに申請のあったものは、その申請のあった日の翌日（その日が市 の休日である場合には、その翌日以降の市の休日ではない日） イ 緊急配達 申請のあったときから原則として２時間以内 ⑶ 集配車両 ア 自社保有車両であること。 イ 車上荒らし及び車両盗難を防止するための警報装置等を完備していること。 ウ 非常事態を外部に伝えるための非常警報装置を完備していること。 エ ＧＰＳによる位置情報確認が可能であること。 ⑷ 作業従事者 全ての工程を社員が実施すること。 ⑸ 集配箱数 集荷・配達（緊急配達を含む。 ）１回当たり２０箱までの定額制とすること。 ⑹ 新規入庫費用 新規入庫（次に掲げるものをいう。 ）に要する費用は、無料とすること。 ア 現在契約している業者倉庫からの搬出入 イ 平成２９年度から平成３３年度春に実施する新規入庫 ウ 上記に掲げるもののほか、随時実施する新規入庫 ３ 文書廃棄業務 ⑴ 廃棄方法 無開梱溶解処理 ⑵ 作業従事者 保管施設から溶解施設までの運搬、溶解作業等全ての工程について社員立会いの 下で実施すること。 ⑶ 市職員の立ち会い 北本市が希望するときは、市職員を文書廃棄業務に立ち会わせること。 ４ 文書保存箱販売業務 ⑴ 文書保存箱仕様 ア Ｋ７ 200ｇ強化芯 イ Ｗ430×Ｄ335×Ｈ320（ｍｍ） ウ 底面ワンタッチ式 ⑵ 納品方法 ア １０箱単位での発注が可能であること。 イ 発注の日から起算して７日以内に納品すること。 ５ その他 ⑴ 現在使用している文書保存番号を引き続き使用可能とすること。 ⑵ 対象となる文書には、作成後数十年を経過している文書、歴史的価値を有する文 書等が含まれていることから、当該文書を破損し、汚損し、又は紛失しないよう、 その取扱いには万全を期すること。 ⑶ 対象となる文書には、個人情報が記載された文書が多く含まれていることから、 当該文書の保管、集配その他全ての過程において当該個人情報が漏えいしないよう 注意すること。 ⑷ 個人情報の取扱いに関し、別に定める特記事項を契約書に添付し、及び遵守する こと。 ⑸ 再委託は、禁止とする。ただし、文書廃棄業務については、保管施設から溶解施 設までの運搬、溶解作業等全ての工程について社員立会いの下で実施する場合には、 この限りでない。 第５ 予定数量 １ 文書保管業務 ⑴ １年目 年間延箱数 ３８，４００箱（３，２００箱×１２月） ⑵ ２年目 年間延箱数 ３９，０００箱（３，２５０箱×１２月） ⑶ ３年目 年間延箱数 ３９，６００箱（３，３００箱×１２月） ⑷ ４年目 年間延箱数 ４０，２００箱（３，３５０箱×１２月） ⑸ ５年目 年間延箱数 ４０，８００箱（３，４００箱×１２月） ２ 文書集配業務 ⑴ 集荷 ６０回／年（月５回×１２月） ⑵ 配達 ２４０回／年（月２０回×１２月） ⑶ 緊急配達 ６回／年（随時） ３ 文書廃棄業務 ５００箱／年（４月又は５月） ４ 文書保存箱販売業務 １，５００箱／年（１０箱単位で随時発注） ※ 予定数量は、昨年度までの使用実績を基に算出した予定数量であり、その数量を確 約するものではない。
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