Das Aufsichtsratsbüro Kommunikation auf Entscheiderebene in der digitalen Welt von heute Peter Herr, Regional Sales Director, Deutschland, Diligent Boardbooks GmbH Die traditionellen Herangehensweisen unternehmerischer Geschäftstätigkeit genügen heute meist nicht mehr den Anforderungen einer modernen Organisation. Neue Managementmethoden und technische Innovationen wirken sich auf die Art und Weise und die Geschwindigkeit aus, mit denen Kontroll- und Führungsgremien sowie Führungskräfte kommunizieren, untereinander aber auch gegenüber der Außenwelt, und wie sie Meetings abhalten. Was hat sich wie ausgewirkt? Welche Veränderungen hatten den größten Einfluss? Und wie können Gremienmitglieder sicherstellen, dass sie nicht ins Hintertreffen geraten? I. Die Zeiten ändern sich Die Geschäftswelt hat sich in den letzten Jahrzehnten stark verändert. Das lässt sich nicht leugnen. Globalisierung, technologische Entwicklung und Verschiebungen der ökonomischen Kräfteverhältnisse haben traditionelle Unternehmen vor große Herausforderungen gestellt. Weltweit sind in verschiedensten Märkten umwälzende Veränderungen zu beobachten, insbesondere im Energie- und Finanzmarkt. Im Blickfeld sollte man jedoch auch Unternehmen wie AirBnb und Uber behalten, die Hotel- und Taxigewerbe auf den Kopf gestellt haben, Industrieriesen wie Amazon, die den Handel permanent neuen Veränderungen unterwerfen oder Unternehmen wie Netflix, die traditionellen Fernsehsendern das Leben schwer machen. II. Kommunikation im Wandel Alle diese Veränderungen stellen auch neue Anforderungen an die Art und Weise, wie Großunternehmen geführt werden und wie Mitglieder von Aufsichtsräten das Führungsgremium beraten. Die Unternehmens- 76 führung und die Kontrollfunktion sind stark von traditionellen Strukturen und Prozessen abhängig. Mehrmals jährlich stattfindende, fest terminierte Sitzungen, riesige Papierberge, die kurz vor der Sitzung zugestellt werden und von den Beteiligten innerhalb kürzester Zeit durchgearbeitet werden müssen, um während der Sitzung hoffentlich die richtigen Fragen stellen zu können. Der Kontakt zwischen den Mitgliedern des Führungsgremiums folgt nach wie vor gewohnten Mustern. Kommuniziert wird nur in geringem Maße. Doch auch diese traditionellen Strukturen und Prozesse bleiben nicht verschont von Veränderungen, bedingt durch technologische und unternehmerische Entwicklungen. Betrachten Sie beispielsweise die Kommunikation. Heute erwarten wir bei jedem Aspekt der Kommunikation Unmittelbarkeit. Ob bei E-Mails, SMS, App-Benachrichtigungen, Tweets oder Updates auf Facebook: Es verstreicht kaum Zeit zwischen Senden und Empfangen. Wir als Absender erwarten eine schnelle – wenn nicht sogar eine sofortige – Reaktion des Empfängers. Vor zehn Jahren wurden zwar bereits E-Mails versendet, aber niemand erwartete eine schnelle Antwort. Da heute aber jeder per Smartphone oder sogar Smartwatch auf seine E-Mails zugreifen kann, erscheint uns eine Reaktionszeit von einigen Stunden (zu) lang. Kommunikation erfolgt direkt, unmittelbar und ständig, praktisch rund um die Uhr. Diese Art und Weise der Kommunikation kann schnell zu einer Informationsüberflutung führen, wenn zu viele Informationen zu schnell verarbeitet werden sollen. III. Offenere Interaktion Noch vor wenigen Jahrzehnten war es für Außenstehende wie auch für das Management kaum möglich, mit Aufsichtsratsmitgliedern zu kommunizieren. Eine Sitzung des Führungsgremiums war ein formeller Gedankenaustausch, bei dem die Mitglieder ihre Ansichten äußern konnten. Ohne für alle großen Unternehmen zu sprechen habe ich den Eindruck, dass die Kommunikation und die Sitzungen selbst inzwischen weniger rigide ablaufen – der Kontakt zwischen Vorstand und Aufsichtsrat läuft direkter ab. Die Kommunikation erfolgt in beide Richtungen. Statt einer vierteljährlichen Veranstaltung, in der der Vorstand dem Aufsichtsrat alle BOARD • 2/2016 Das Aufsichtsratsbüro relevanten Zahlen in Stein gemeißelt präsentiert, findet heute ein eher horizontaler Informationsaustausch statt. IV. Einflussfaktor Technologie aktuellsten Entwicklungen informiert werden möchten. Eine solide Kommunikationsinfrastruktur ist hierfür unentbehrlich. VI. Das Portal-Konzept Zwischen diesen Entwicklungen besteht selbstverständlich ein Zusammenhang. Da die Technologie ohne Unmengen an Papier oder archaische Maschinen wie Faxgeräte die sofortige Kommunikation selbst über hoch komplexe Angelegenheiten ermöglicht, werden die traditionellen Barrieren zwischen Vorstand und Aufsichtsrat immer weiter abgebaut. Das muss auch so sein, da Führungsgremien in dieser schnelllebigen Zeit dazu gezwungen sind, flexibel und schnell auf neue Entwicklungen und Medienhypes zu reagieren. Trivial erscheinende Angelegenheiten können über die sozialen Medien zu ernsthaften Imageproblemen für Unternehmen hochgekocht werden, die allen Stakeholdern schaden könnten. In solchen Fällen müssen Führungsgremien unbedingt schnell und effektiv reagieren. Die Technologie, im Sinne eines Board-Portals, kann hier eine Lösung darstellen. Hierbei handelt es sich um ein benutzerfreundliches und vor allem sicheres System, über das der Informationsaustausch zwischen Vorstand und Aufsichtsrat sowie anderen beteiligten Parteien auf höchster Ebene möglich ist. Manche Unternehmen zögern noch, auf eine solche digitale Lösung umzusteigen. Sie befürchten, dass die digitale Bereitstellung der Informationen die Sicherheit gefährden könnte. Zudem sind nicht alle Mitglieder des Vorstands oder des Aufsichtsrats mit den modernen Kommunikationsmedien vertraut und ein Wechsel zu einem neuen System könnte möglicherweise schwierig sein. Diese Bedenken sind durchaus angebracht, aber professionelle Board-Portal-Anbieter haben für diese Probleme bereits Lösungen gefunden. V. Herausforderung Krisensituation Was ist mit der Sicherheit? Besonders in Krisensituationen sind Führungsgremien auf eine zügige und sichere Kommunikation angewiesen. Im Allgemeinen ist doch davon auszugehen, dass die gesamte Unternehmensführung im Krisenfall ständig über die aktuellen Geschehnisse auf dem Laufenden gehalten werden möchte und wissen will, wer mit welchem Problem beschäftigt ist und welche zehn Schritte als Nächstes unternommen werden. Sie müssen nur eine Wirtschaftszeitung aufschlagen, um zu sehen, was die großen Unternehmen tun – eine Gewinnwarnung hier, eine anstehende Fusion dort – um dann nachempfinden zu können, dass diese Vorstandsmitglieder sowie Beratungs- und Kontrollfunktionen ständig über die BOARD • 2/2016 Professionelle Board-Portale nutzen eine starke Verschlüsselung. Der Kunde selbst bestimmt alleinig, wer auf die Informationen im Portal zugreifen kann. Die Daten werden außerhalb des Unternehmens gespeichert. Von daher besteht keine Möglichkeit, dass neugierige IT-Mitarbeiter die Protokolle des Führungsgremiums zur bevorstehenden Fusion auf einem Datenträger speichern, um sie an interessierte Dritte zu verkaufen. Nur für Technikfans? Gelegentlich kann Technologie auf Menschen einschüchternd wirken, die nicht damit aufgewachsen sind. Mit der Entwicklung von Tablets, insbesondere mit dem iPad von Apple, wurden in diesem Bereich jedoch enorme Fortschritte erzielt. Die Bedie- nung dieser Tablets sowie der BoardSoftware erfolgt ganz intuitiv. Für all diejenigen, die trotz der genannten Vorteile digitaler Kommunikation die Papierversion vorziehen, gibt es allerdings eine ganz einfache Lösung: Die Dokumente können immer noch ausgedruckt werden, sofern der Administrator des Board-Portals dies entsprechend eingerichtet hat. Und im Problemfall? Bedenken in Bezug auf Servicestandards der angebotenen Lösungen sind nachvollziehbar, denn wer hat nicht schon einmal schlechte Erfahrungen mit Kundenservices gemacht? Zum Beispiel mit Telefon-Warteschleifen, unhöflichen Callcenter-Mitarbeitern usw. Daher gilt es bei der Auswahl eines Board-Portal-Anbieters auf einen Service zu achten, der selbst höchsten Qualitätsanforderungen gerecht wird. Makellosen und perfekten Service, den man aus den besten Hotels der Welt kennt und der rund um die Uhr verfügbar ist, ohne lange Wartezeiten. Führungsgremien sollten auf einen Service achten, der ihren Ansprüchen und Erwartungen gerecht wird, damit alles perfekt funktioniert. VII. Fazit Um in der heutigen Zeit allen technologischen Entwicklungen und strategischen Herausforderungen gerecht zu werden, ist ein rascher und sicherer Informationsaustausch zwischen den Mitgliedern des Vorstands und Aufsichtsrats nötig. Glücklicherweise bietet gerade die Technologie, die Unternehmen weltweit vor immer neue Herausforderungen stellt, auch die nötigen Lösungen für eine effektive und sichere Kommunikation. Anstatt auf Altbewährtes zu setzen, ist es von Vorteil, den Schritt nach vorn zu gehen und damit den entscheidenden Schritt voraus zu sein. 77
© Copyright 2024 ExpyDoc
