Leitfaden zum Aufnahmevertrag - ivh

PROFICARD
Leitfaden
Praktische Tipps für Großkunden
GUTEN TAG
Vielen Dank, dass Sie dabei sind
Liebe ProfiCard-Partner,
mit diesem Handbuch informieren wir über die wichtigsten Themen zur ProfiCard. Mit
einem Griff haben Sie alle Antworten zu ProfiCard-Fragen parat.
Dieser Leitfaden
•erläutert sämtliche Abläufe, die zur Einführung und Betreuung der ProfiCard
in Ihrem Unternehmen nötig sind.
•liefert Ihnen Antworten auf Fragen, die Ihre Kolleginnen und Kollegen zur
ProfiCard haben könnten.
•enthält alle ProfiCard-Informationen, um im HVV mobil zu sein.
•kann Ihnen helfen, noch mehr Beschäftigte von den Vorteilen der ProfiCard
zu überzeugen.
Erstellt wurde dieses Handbuch vom Team der Großkundenbetreuung der S-Bahn Hamburg und den Kundenbetreuerinnen und Kundenbetreuern der ProfiCard-Vertriebspartner – Ihren Ansprechpartnern für alle Belange rund um die ProfiCard. Die Vertriebspartner
der S-Bahn Hamburg GmbH für die ProfiCard sind der Auto Club Europa e. V. (ACE-Wirtschaftsdienst GmbH), die AGA Service GmbH und der Industrieverband Hamburg e. V.
(IVH). In dieser Funktion schließen die Vertriebspartner Verträge mit kleineren und mittelständischen Unternehmen über die Ausgabe der ProfiCards und kümmen sich um die
komplette Abwicklung.
Durch unseren gemeinsamen Einsatz können wir einiges erreichen: Viele Kolleginnen und
Kollegen sind mit dem HVV supergünstig auf Achse. Und jeder nicht gefahrene Auto-Kilometer entlastet unsere Umwelt und verbessert die Verkehrssicherheit.
Wir bedanken uns ganz herzlich bei Ihnen, dass Sie die ProfiCard mit so viel persönlichem
Engagement voranbringen.
Auf gute Zusammenarbeit!
Ihre Kundenbetreuungen vom ACE, AGA und IVH
AGA
2
INHALT
Gut zu wissen
4
Angebotsvielfalt
8
Die ProfiCard
9
Preise
10
Praktische Steuertipps
11
Vertragswesen
14
Aufgabenteilung
15
Auslieferung
16
Verwendungsnachweise
17
Jährlicher ProfiCard-Kontingentwechsel
18
Kartenausgabe zwischendurch
19
Azubi-Karten
20
Teilnahme-Ende
21
Karte ändern
23
Karte verloren
24
Fahrgelderstattung
25
Monatsabschluss
26
Jahresabschluss
27
Schlagworte von A – Z
28
Anhang
Benutzungsbedingungen für HVV-ProfiCards
30
Allgemeine Geschäftsbedingungen zur ProfiCard (AGBs)
32
Erstattungsliste
34
3
GUT ZU WISSEN
Die ideale Ergänzung zu Bus und Bahn
Auto oder Fahrrad fahren, ohne eines zu besitzen
ProfiCard-Nutzer profitieren von den Sonderkonditionen bei unseren Kooperationspartnern!
switchh
In Hamburg fährt man switchh, weil man für nur 10 Euro mehr im Monat zur ProfiCard
monatlich 60 switchh Freiminuten bei car2go erhält. Das lohnt sich schon ab der
35. Minute im Monat, z. B. bei 2 Fahrten in der City. Für mehr Auto steigt man in den
komfortablen Mercedes und fährt mit switchh die erste Stunde car2go black kostenlos
– jeden Monat aufs Neue. Einfach per HVV-App das passende Angebot auswählen
und losfahren. switchh ist monatlich kündbar.
www.switchh.de | 040/32 88-63 63
StadtRAD
Rund 2.000 Fahrräder stehen an 200 Leihstationen in Hamburg bereit, in Lüneburg
sind es 60 Räder an 7 Stationen. Für ProfiCard-Nutzer reduziert sich der Minutenpreis
um 25 %. In den ersten 30 Minuten fahren Sie immer kostenlos. Ab der 31. Minute fällt
eine Leihgebühr von 6 Cent (Normal-Tarif 8 Cent) pro Minute an. Für nur 12 Euro können Sie das StadtRad 1 Tag lang (24 Stunden) nutzen.
stadtrad.hamburg.de | 040/82 21 88 10-0
cambio
Für ProfiCard-Nutzer gibt es bei cambio exklusiv den Kombi-Tarif ohne monatliche
Grundgebühr. Sie zahlen nur die halbe Anmeldegebühr. Buchen Sie telefonisch, online
oder per App – stunden-, tage- oder wochenweise Ihr Auto. Egal ob Kleinwagen, Kombi,
Transporter oder eMobil – Sie fahren immer gepflegte, gewartete und vollkaskoversicherte Autos. Abgerechnet wird günstig nach Kilometer und Stunde, eine Kündigung
ist monatlich möglich.
www.cambio-CarSharing.de/hamburg | 040/414 66 700
DriveNow
Auto per Smartphone, Tablet, PC oder telefonisch finden. BMW oder MINI ab 24 ct/Min.
fahren und überall im Geschäftsgebiet abstellen. Inhaber einer ProfiCard sparen die Anmeldegebühr und erhalten einmalig 30 Freiminuten. Es fallen keine monatlichen oder
jährlichen Kosten an. Die Freiminuten sind für 3 Monate ab Datum der Registrierung gültig und verfallen danach automatisch.
www.drive-now.com | 0180/629 29 29
drivy
Drivy bietet in Hamburg rund 150 Fahrzeuge von Privatpersonen zur Miete an. Vom kleinen
VW Polo bis zum großen Mercedes-Benz Sprinter sind direkt in Ihrer Nachbarschaft verfügbar. Die Autos sind durch eine Ad-hoc Versicherung der Allianz (Teilkasko-, Vollkasko- und
Haftpflichtversicherung) geschützt. ProfiCard-Nutzer profitieren bei drivy von folgenden
Vergünstigungen: 10 Euro Gutschein, keine Anmeldegebühr, Zweitfahrer fahren kostenlos, reduzierbare Selbstbeteiligung auf 150 Euro.
www.drivy.de | 030/568 37 30 99
Greenwheels
Bei unserem Kooperationspartner Greenwheels haben Sie die Wahl zwischen Kleinwagen
(4-Türer) und Vans (5-Sitzer) an mehr als 50 Stationen im gesamten Stadtgebiet. Darüber
hinaus bietet Ihnen Greenwheels Anschlussmobilität in weiteren 23 Städten in 8 Bundesländern, u. a. Berlin, Bochum, Braunschweig, Chemnitz, Dortmund, Dresden, Düsseldorf,
Essen, Nürnberg, Regensburg. Und das funktioniert rund um die Uhr.
www.greenwheels.de
Stand: 01.01.2016
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GUT ZU WISSEN
Auch im Programm: HVV-Onlineshop für Firmen
Fahrkarten schnell und flexibel zum selbst Ausdrucken
Die perfekte Ergänzung zur ProfiCard bietet der HVV-Onlineshop für Firmen auf hvv.de.
Hier können Sie für Ihre Kunden, Besucher oder Mitarbeiter mit kurzzeitiger HVV-Nutzung
Fahrausweise schnell und flexibel an Ihrem PC ausdrucken oder dem Nutzer als E-MailAnhang zusenden.
Einmal registrieren und schon können Sie HVV-Fahrkarten bargeldlos online erwerben.
Die Bezahlung der Fahrkarten erfolgt bequem auf Basis einer detaillierten monatlichen
Abrechnung.
So funktioniert’s
Sie registrieren Ihre Firma unter hvv.de und melden sich mit E-Mail-Adresse und Passwort
an. Danach können Sie sich jederzeit in Ihrem Kundenportal einloggen, personalisierte
Onlinetickets bestellen und direkt am PC ausdrucken oder dem Kartennutzer per E-Mail
zusenden – ganz ohne jede Mindestabnahme. Damit bieten Sie bei voller Kostenkontrolle internen wie externen Kunden noch mehr Servicequalität.
Mehr Infos? Aber gern!
Antje Kausch vom HVV-Onlineshop für Firmen freut sich auf Ihre Fragen:
Telefon:
040 / 39 18-39 20
E-Mail:
[email protected]
Web:
firmenonlineshop.hvv.de
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GUT ZU WISSEN
Für jeden die Richtige
Wer wählt, gewinnt!
Ein tolles Team für volle Flexibilität. Die HVV-ProfiCard bietet mit vielen Varianten jedem
Nutzer Mobilität nach Maß. Ganz gleich, ob Wohn- und Arbeitsort in City-Nähe oder am
Stadtrand im Grünen liegen: Die ProfiCard für die HVV-Tarifringe ABC, BCD, CDE oder
ABCDE (Gesamtbereich) macht die Entscheidung leicht – und günstig!
Die folgende Seite gibt Ihnen einen Überblick auf den HVV-Bereich und die Struktur der
Tarifringe.
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GUT ZU WISSEN
Hier ist die ProfiCard zu Hause
Der HVV mit seinen Tarifringen
Das HVV-Gebiet umfasst neben der Freien und Hansestadt Hamburg die Kreise Pinneberg, Segeberg, Stormarn und Herzogtum Lauenburg in Schleswig-Holstein sowie die
niedersächsischen Landkreise Lüneburg, Harburg und Stade. Mit dem HVV ist man auf der
Straße, der Schiene und der Elbe mobil.
Meldorf Großbereich Hamburg
(Ringe AB)
Kellinghusen
Itzehoe
Wrist
Wilster
Elbe
Holstein
23
Krempe
Freiburg
Elmshorn
Neuendorf
Drochtersen
Landkreis
Himmelpforten
Bilsen
KöllnReisiek
Tornesch
Pinneberg
Holm
Hammah
Wedel
Hollern
B
A
Jork
Harburg
Rosengarten
Hollenstedt
Seevetal
Tostedt
Wistedt
Tarmstedt
1
Gyhum
Welle
Otterstedt
Handeloh
Salzhausen
Fintel
0
10 km
Stand: 14.12.2014
© bluemap.de
Adendorf
Kirchgellersen
7
Reppenstedt
Deutsch
Evern
Embsen
Bienenbüttel
Amelinghausen
Teldau
Lübtheen
Neetze
Melbeck
Schneverdingen
Pritzier
Scharnebeck
Bleckede
Lüneburg
Soderstorf
Rotenburg
(Wümme)
Westergellersen
Egestorf
Niedersachsen
Sottrum
Lauenburg
Landkreis
Bardowick
Hanstedt
Undeloh
Scheeßel
Vorpommern
Lütau
Boizenburg
Wulfsen
Harburg
Wittenburg
Büchen
Brietlingen
Wittorf
Jesteburg
Sittensen
24
Müssen
(Luhe)
i.d. Nordheide
Zarrentin
Güster
Schwarzenbek
Hagenow
Tespe
39
Buchholz
Dohren
Boddin
Gudow
Marschacht
Winsen
Landkreis
Heeslingen
Zeven
Seedorf
Mölln
Lauenburg
Geesthacht
Drage
Stelle
Lützow
Herzogtum
Breitenfelde
Dassendorf
Gadebusch
Nusse
Koberg
Börnsen
Apensen
Roggendorf
Mustin
Talkau
Wentorf
Neu
Wulmstorf
MecklenburgRatzeburg
Möhnsen
Aumühle
Reinbek
Ahlerstedt
Selsingen
Linau
Trittau
Wohltorf
Harsefeld
D
Rehna
E
Duvensee
Kühsen
Lütjensee
Großensee
Buxtehude
Brest
Gnarrenburg
C
Stormarn
Glinde
Horneburg
Stade
Kutenholz
Berkenthin
Kreis
Labenz
Barsbüttel
Fredenbeck
Groß
Grönau
Krummesse
Kastorf
Hoisdorf
HAMBURG
26
Bremervörde
20
1
Steinburg
hansdorf
Schenefeld
Schönberg
Kreis
Rellingen
Grevesmühlen
Lübeck
Rethwisch
AhrensGroßburg
Dassow
Reinfeld
Bargteheide
Norderstedt
Hasloh
Halstenbek
Stade
BargfeldStegen
Tangstedt
Pinneberg
Zarpen
Bad
Oldesloe
Nahe Sülfeld
HenstedtUlzburg
Ellerau
Moorrege
Oldendorf
Alveslohe
Quickborn
Uetersen
Hechthausen
Lamstedt
Kisdorf
Barmstedt
20
Altengörs
21
Leezen
Travenbrück
Klütz
Bad
Schwartau
20
Seth
Boltenhagen
Ratekau
Bad Segeberg
Hartenholm
Segeberg
Timmendorfer
Strand
1
Pronstorf
7
Kreis
Horst
Glückstadt
Wischhafen
Ahrensbök
Wensin
Wahlstedt
Kaltenkirchen
Lutzhorn
Neuhaus
Hemmoor
Lentföhrden
Dauenhof
Ostsee
Scharbeutz
Rickling
Kreis
Hasenmoor
Lägerdorf
Brokdorf
Cadenberge
Großenaspe
Bad
Bramstedt
Schlamersdorf
Trappenkamp
Willingrade
Boostedt
Hohenlockstedt
Brunsbüttel
in Holstein
Süsel
Bornhöved
Grenzen der Kreise
Schnellbahn- und
Regionalverkehr
Stocksee
Neumünster
Schleswig-
St. MichaelisHVV-Tarif nur für
donn Zeitkarten
Burg
Marne
Neustadt
Aukrug
Hohenwestedt
Schenefeld
Gesamtbereich
(Ringe ABCDE)
Lüneburg
Dahlenburg
Bad
Bevensen
Ebstorf
(Elbe)
Neu
Darchau
Tripkau
Göhrde
Dömitz
Hitzacker
Barnstedt
Bispingen
Neuhaus
Elbe
Landkreis
Dannenberg
Lüchow-Dannenberg
7
ANGEBOTSVIELFALT
Für Großkunden ist vieles machbar
Die Vertriebspartner ACE, AGA und IVH ermöglichen vielen Unternehmen die Teilnahme an der ProfiCard.
Für jedes Unternehmen das passende Angebot
Ab 20 ProfiCards können Unternehmen einsteigen. Die Betreuung erfolgt hier durch
einen der Vertriebspartner. Sollte Ihr Unternehmen über mehr als 100 ProfiCard-Teilnehmer verfügen, haben Sie die Wahl: Weiterhin den ProfiCard-Service über den Vertriebspartner zu nutzen oder einen Direktvertrag mit der HVV-Großkundenbetreuung der
S-Bahn Hamburg GmbH abzuschließen und die Karten eigenständig im Unternehmen zu
verwalten.
Der Einstieg ist ganz einfach:
•es wird ein Aufnahmevertrag mit dem Vertriebspartner geschlossen
•mindestens 20 ProfiCards müssen abgenommen werden
•der Arbeitgeber zahlt einen Fahrgeldzuschuss von mindestens
13,60 Euro je Karte und Monat (ab Januar 2017 13,86 Euro)
sowie ein kleines Bearbeitungsentgelt an den Vertriebspartner
KombiTicket, KongressTicket und, und, und ...
Viele Hamburger Unternehmen, Veranstalter und Institutionen nutzen die vorteilhaften
Großkunden-Konditionen des HVV zum Vorteil ihrer Kunden. Das Team der HVV-Großkundenbetreuung berät Sie gern. Informieren Sie sich unter 040/39 18-39 00 über:
•Eintrittskarten, die als HVV-Ticket gelten | KombiTicket
•SemesterTickets für Studierende
•Teilnehmerausweise zu Kongressen und Tagungen mit
kombinierter HVV-Fahrkarte | KongressTicket
•HVV-Onlineshop für Firmen: Fahrkarten zum Selbstausdrucken oder
Versenden per E-Mail mit bequemer monatlicher Abrechnung
8
DIE PROFICARD
Die ProfiCard – ein wahres Wertobjekt
Sie gilt – wann und wo immer man will
Die ProfiCard ist eine persönliche Fahrkarte und nicht übertragbar. Sobald ein Mitarbeiter
seine ProfiCard mit Vor- und Zunamen unterschrieben hat, kann’s losgehen. Die Karte gilt
im gewählten Geltungsbereich rund um die Uhr. Am Wochenende * und an gesetzlichen
Feiertagen können außerdem 1 Person beliebigen Alters und bis zu 3 Kinder bis 14 Jahre
kostenlos mitgenommen werden. Die „kleine“ ProfiCard für 3 Tarifringe gilt dann sogar
ohne Zuzahlung im Gesamtbereich (Ringe ABCDE).
Die Gültigkeit einer ProfiCard endet mit dem Betriebsschluss des in die Karte eingedruckten letzten Geltungstages, d. h. um 6 Uhr des Folgetages.
Sie ist eine Menge Geld wert
Das ist wirklich nicht ohne: Eine ProfiCard stellt bei ihrer Gültigkeit von 12 Monaten
einen Wert von rund 1.000 Euro dar. Darum wird sie so fälschungssicher wie möglich
produziert und sollte von jedem so sicher wie möglich aufbewahrt werden – natürlich
auch in den Ausgabestellen unserer Partner-Unternehmen. Ein größeres Kontingent
ProfiCards ist ein kleines Vermögen wert!
Beschriftungsfeld löst sich
bei mechanischer oder chemischer
Manipulation ab
Kopierschutz:
Die Folie verändert den Schriftzug
„ProfiCard” beim Kopieren
HVV-Logo wird unter UV-Licht sichtbar
Bitte beachten:
Die ProfiCard verliert durch Laminieren ihre Gültigkeit und kann bei einer Fahrkartenkontrolle eingezogen werden.
* von sonnabends 0 Uhr bis sonntags Betriebsschluss; 24.12. und 31.12. gelten als Sonnabende
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PREISE
Für jeden so günstig wie möglich
Diese Tarife gelten ab 1. Januar 2016
ProfiCard-Sorten
Euro/Monat
GKA extra 3-Ringe
66,50
GKA extra 3-Ringe Azubi
50,10
GKA extra 3-Ringe – 1. Kl.
108,80
GKA extra 3-Ringe – 1. Kl. – Azubi
GKA extra Gesamtbereich (Ringe ABCDE)
92,40
107,30
GKA extra Gesamtbereich (Ringe ABCDE) Azubi
80,80
GKA extra Gesamtbereich (Ringe ABCDE) – 1. Kl.
149,60
GKA extra Gesamtbereich (Ringe ABCDE) – 1. Kl. – Azubi
123,10
Am Fahrgeld beteiligt sich der Arbeitgeber mit mindestens 13,60 Euro monatlich.
Außerdem übernimmt er das Bearbeitungsentgelt des Vertriebpartners.
10
PRAKTISCHE STEUERTIPPS
Eine starke Leistung für Arbeitnehmer
Stichwort: Fahrgeldzuschuss des Arbeitgebers
Die Entrichtung des Arbeitgeberzuschusses von zzt. mindestens 13,60 Euro (ab Januar
2017 13,86 Euro) ist eine attraktive Sozialleistung des Unternehmens und ein cleverer
Schachzug des Personalmarketings zur Motivation der Mitarbeiter.
Stichwort: „44-Euro-Regelung“ als Sachzuwendung
Die Anwendung der Sachbezugsregelung auf die HVV-ProfiCard bietet Ihrem Unternehmen und Ihren Kollegen neue Möglichkeiten, Geld zu sparen und umweltfreundlich im
HVV mobil zu sein.
Sachzuwendungen des Arbeitgebers als Fahrgeldzuschuss zur HVV-ProfiCard sind auf
Basis der gültigen Benutzungsbedingungen für die ProfiCards im HVV-GroßkundenAbonnement nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG steuerfrei, soweit die monatliche Freigrenze
von 44 Euro für alle dem Arbeitnehmer gewährten Zuwendungen (LStH S. 1 (1– 4)
44-Euro-Freigrenze) nicht überschritten wird.
Die Finanzämter Hamburgs* und Schleswig-Holsteins** sowie das Niedersächsische
Finanzministerium*** akzeptieren den Fahrgeldzuschuss zur ProfiCard als steuerfreie
Sachzuwendung. Befindet sich das Betriebsstättenfinanzamt anderenorts, ist eine separate Klärung erforderlich.
In Unternehmen, in denen die Sachbezugsregelung genutzt wird, entfällt für den Arbeitgeber die Entrichtung der Sozialversicherungsabgaben, für den Arbeitnehmer entfallen
Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben auf den vom Arbeitgeber gewährten Fahrgeldzuschuss zur ProfiCard bis maximal 44 Euro je Kalendermonat.
*
Freie und Hansestadt Hamburg/Finanzbehörde/Steuerverwaltung Az. 52-S 2334-024/12
**
Finanzministerium des Landes Schleswig-Holstein/Mitteilung für den Lohnsteuer-Außendienst
Nr. 11/2013
***Niedersächsisches Finanzministerium: Bezugnahme auf das Schreiben vom 3.3.2014/
S 2334-235-3332. Bitte beim zuständigen Finanzamt nachfragen.
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PRAKTISCHE STEUERTIPPS
Stichwort: Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsstätte
Diese Aufwendungen können vom ProfiCard-Nutzer steuerlich als Werbungskosten abgesetzt werden. Ihr ProfiCard-Nutzer kann zwischen der Anwendung der Entfernungspauschale oder Geltendmachung der nachgewiesenen tatsächlichen Kosten der ProfiCard (Eigenanteil) wählen.
•Die Entfernungspauschale beträgt 0,30 Euro je Entfernungskilometer
für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Je Arbeitstag kann
diese nur für eine Fahrt berücksichtigt werden.
•Der Eigenanteil des ProfiCard-Inhabers kann als nachgewiesene tatsächliche Kosten der ProfiCard steuerlich geltend gemacht werden,
wenn er höher ist als die Aufwendungen der Entfernungspauschale.
Ein Beispiel:
Die Entfernung zum Arbeitsplatz beträgt 4 Kilometer, der Arbeitnehmer hat 220 Arbeitstage im Jahr. Bei Anwendung der Entfernungspauschale ergeben sich pauschale Werbungskosten von 264 Euro, bei einer ProfiCard 3 Ringe liegen die tatsächlichen Kosten für
das Jahr 2016 bei 634,80 Euro.
Pauschale Werbungskosten:
4 km x 0,30 Euro = 1,20 Euro je Arbeitstag
1,20 Euro x 220 Arbeitstage im Kalenderjahr = 264 Euro im Kalenderjahr
Tatsächliche Kosten 2016:
66,50 Euro ProfiCard 3 Ringe – mindestens 13,60 Euro Fahrgeldzuschuss des Arbeitgebers
= 52,90 Euro monatlicher Eigenanteil des ProfiCard-Inhabers
52,90 Euro Euro x 12 Monate = 634,80 Euro tatsächliche Werbungskosten 2016
Fazit:
Auch für Arbeitnehmer mit geringer Entfernung zur Arbeitsstätte rechnet sich die
Nutzung der HVV-ProfiCard. – Für Sie ein überzeugendes Argument, um potenzielle
ProfiCard-Nutzer für die Teilnahme zu begeistern!
Stichwort: Vorsteuerabzug
Im Preis der ProfiCard sind 7 Prozent Mehrwertsteuer enthalten. Ein Vorsteuerabzug für
das Unternehmen ist nicht möglich, denn es ist nur als Vermittler tätig. Die vom Gehalt
einbehaltenen und an die S-Bahn weitergeleiteten Fahrgelder sind also durchlaufende
Posten, die steuerlich nicht geltend gemacht werden können.
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PRAKTISCHE STEUERTIPPS
Fahrgeldzuschuss
Die ProfiCard-Varianten GKA plus und GKA extra werden vom Arbeitgeber mit einem
Fahrgeldzuschuss von mindestens 13,60 Euro pro Monat unterstützt.
Nach § 8 Abs. 2 Satz 11 des Einkommensteuergesetzes bleiben Sachbezüge des Arbeit
gebers an die Arbeitnehmer, die monatlich insgesamt 44 Euro nicht übersteigen, steuerund sozialversicherungsfrei.
Auf Basis der Benutzungsbedingungen für ProfiCards kann im Zuständigkeitsbereich der
Hamburger Finanzbehörde der Fahrgeldzuschuss des Arbeitgebers dem Arbeitnehmer
als Sachbezug zur Verfügung gestellt werden. Unternehmen mit Sitz außerhalb Hamburgs erkundigen sich bitte bei dem für sie zuständigen Betriebsstättenfinanzamt.
Beispiele der Versteuerung des monatlichen Fahrgeldzuschusses zur
HVV-ProfiCard:
GKA extra/
GKA plus
Fahrgeldzuschuss als
Sachbezug
(§8 Abs.2 S.11 EStG
Fahrgeldzuschuss und
Pauschalversteuerung
(§40 Abs.2 S.2 EStG)
Fahrgeldzuschuss
und individuelle
Versteuerung
ProfiCard 3-Ringe
66,50
66,50
66,50
Fahrgeldzuschuss des
Arbeitgebers mindestens
13,60
13,60
13,60
lohnsteuer- und
sozialversicherungsfrei
15 % Lohnsteuer
und hierauf 5,5 %
Solidaritätszuschlag
Je nach Steuersatz:
hier 25 % Lohnsteuer
und hierauf 5,5 %
Solidaritätszuschlag
Lohnsteueranteil des
Arbeitnehmers auf Fahrgeldzuschuss
–
2,15*
3,59
Sozialversicherungsabgaben
des Arbeitgebers
–
SV-frei
Sozialversicherungsabgaben
des Arbeitnehmers
–
SV-frei
Belastung Arbeitgeber
–
2,15*
2,72
Belastung Arbeitnehmer
–
–
6,41
52,90
52,90*
59,31
Versteuerung des
Fahrgeldzuschusses:
Monatlicher ProfiCard-Preis
für den Arbeitnehmer
2,72
hier: 20,0 %
2,82
hier: 20,7 %
* Bei Übernahme der Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber
Stand: 01.01.2016
13
VERTRAGSWESEN
Alle Fälle klar geregelt
Wer ist teilnahmeberechtigt?
Eine ProfiCard können alle voll- oder teilzeitbeschäftigten Mitarbeiter nutzen, die sich in
einem direkten Dienst- oder Arbeitsverhältnis mit ihrem Unternehmen befinden und
zusätzlich zum gezahlten Lohn oder Gehalt einen Fahrgeldzuschuss vom Arbeitgeber
erhalten. Auch Mitarbeiter in Eltern-/ Altersteilzeit oder in einem Sabbatjahr können bei
entsprechender Berechtigung weiterhin mit der ProfiCard fahren. Solange das monatliche Gehalt fließt und der Fahrgeldzuschuss durch den Arbeitgeber gezahlt wird, kann
die Karte abgerechnet werden. Die Bündelung und Bereitstellung der Fahrgelder durch
das Unternehmen muss für alle ProfiCards gesammelt erfolgen.
Weitere Informationen und Details zur ProfiCard finden Sie in den Benutzungsbedingungen und den AGBs auf den Seiten 30 bis 33.
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AUFGABENTEILUNG
Machen Sie mit uns gemeinsame Sache
Die Betreuung der ProfiCard in Ihrem Unternehmen soll für Sie so einfach und unbürokratisch wie möglich sein. Deshalb können Sie Ihren Kundenbetreuer in besonderen Fällen
formlos und direkt mit ins Boot holen – telefonisch, per E-Mail, Brief oder Fax. Auch
wenn Sie werbliche Unterstützung für eine ProfiCard-Aktion benötigen: Lassen Sie es
uns wissen.
Wenn ein HVV-Abo zur ProfiCard werden soll
Bei der Umwandlung eines bestehenden HVV-Abos ziehen Sie bei der ProfiCard-Ausgabe
bitte die alte Abo-Karte mit gültiger Wertmarke des Mitarbeiters ein. Diese leiten Sie
zeitnah an Ihre Kundenbetreuer weiter; danach müssen Sie sich um nichts mehr kümmern. Im Ausgabemonat kommt es für den Mitarbeiter zu einer Doppelabbuchung:
sowohl für das „alte“ HVV-Abo als auch für die ProfiCard. Sie können Ihren Kollegen aber
beruhigen, im nächsten Monat erfolgt automatisch eine Gutschrift auf sein Girokonto.
Wenn ein DB-Abo umgewandelt werden soll
Hatte Ihr Mitarbeiter bisher ein Abo bei der Deutschen Bahn, wendet er sich bitte direkt
an:
DB Vertrieb GmbH
Abo-Center Stuttgart | Postfach 101064
70009 Stuttgart
Tel. 01806/01 10 66 (20 ct/Min. aus dem Festnetz, Tarife bei Mobilfunk max. 60 ct/Min.).
mo – fr 8 – 18 Uhr
E-Mail: [email protected]
Kartenkontrolle – und ProfiCard vergessen
Das kann schon mal passieren: Ein Mitarbeiter konnte bei einer Fahrkartenkontrolle seine
ProfiCard nicht vorzeigen. Deshalb hat er vom Kontrolleur eine Zahlungsaufforderung
über 60 Euro erhalten. Die Abwicklung solcher Fälle nimmt Ihnen die S-Bahn komplett
ab. Wir klären alle Details, wenn Ihr Mitarbeiter bei uns anruft: 040/39 18-39 00.
Danach kostet ihn seine kleine Vergesslichkeit nur noch 2,50 Euro. In seltenen Fällen
müssen wir Sie um eine kleine „Amtshilfe” bitten: Sollte ein Verdacht auf Kartenmissbrauch vorliegen, benötigen wir einige persönliche Daten des ProfiCard-Inhabers.
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AUSLIEFERUNG
Alle Jahre wieder – neue ProfiCards
Vom ACE, AGA oder IVH direkt in Ihr Unternehmen
Einmal im Jahr erhalten Sie von Ihrem Vertriebspartner Ihr Startkontingent an ProfiCards.
Zuvor melden Sie Vor- und Zunamen Ihrer ProfiCard-Nutzer, den aktuellen Kartenbedarf
bzw. die gewünschten Veränderungen beim ACE und IVH spätestens im Januar, beim AGA
im März an. Auf dieser Basis werden die Karten dann zugeordnet und sortiert an Sie ausgeliefert. Oder Sie holen sie persönlich in der Geschäftsstelle Ihres Vertriebspartners ab.
Und dann kommen Sie ins Spiel
Wenn Sie die Sendung erhalten haben, kontrollieren Sie diese bitte gleich. Quittieren
Sie den Empfang auf dem Lieferschein und faxen ihn an Ihren Vertriebspartner zurück.
Zum Lieferumfang gehören die Karten auf ihren Kartenträgern und die Minibroschüren. Um Ihnen die Ausgabe zu erleichtern, bekommen Sie von Ihrem Vertriebspartner
eine komplette Teilnehmerliste. Bitte achten Sie ausdrücklich darauf, dass die vorgesehenen ProfiCard-Nummern entsprechend zugeordnet und ausgegeben werden. Da
die Laufzeit der ProfiCard für alle Mitarbeiter zum gleichen Termin endet, können Sie den
Austausch „alt gegen neu“ in Ihrem Unternehmen praktischerweise in einem Rutsch
durchführen. Sollten Sie zum nächsten Monat weitere Karten benötigen, bestellen Sie
einfach bei Ihren Kundenbetreuern nach. Die Lieferung erfolgt rechtzeitig zum benötigten Termin, im Allgemeinen innerhalb von 2 Werktagen.
Die Kartenträger – clever konzipiert
Fahrkartenträger sind die zusammenhängenden DIN A4-Bögen, auf denen sich die
ProfiCards befinden. Sie vereinfachen Ihnen die Kartenausgabe und Weiterbearbeitung
ungemein: Träger und Karten sind durchnummeriert. Die obere Hälfte des Trägerbogens
geben Sie mit der Karte weiter, die untere Hälfte schicken Sie gesammelt und aufsteigend nach ProfiCard-Nummern sortiert an Ihren Vertriebspartner zurück. Mehr darüber
lesen Sie im Abschnitt „Jährlicher ProfiCard-Kontingentwechsel” auf Seite 18.
Eine komplette Lieferung ProfiCards hat einen erheblichen Wert. Bewahren Sie deshalb
die Fahrkarten immer kassensicher auf.
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VERWENDUNGSNACHWEIS
Prima Überblick für alle Beteiligten
Die Zusammenarbeit mit Ihrem Vertriebspartner ist schnell und einfach. Sie arbeiten
mit zwei Formularen.
1. Formular Bestellungen/Änderungen
Auf diesem Formular reichen Sie die Neuzugänge bei Ihrem Vertriebspartner ein.
•Name
•Vorname
•Zugangsmonat
•Geltungsbereich
•ggf. Azubi-Kennzeichnung mit beigefügtem Berechtigungsnachweis
Endet die Beschäftigungsdauer des ProfiCard-Teilnehmers vor Ablauf der regulären
Gültigkeit, kann der Vertriebspartner die Geltungsdauer der Karte auf dieses Datum befristen. Bitte geben Sie deshalb das Datum des Ausscheidens auf der Bestellung an. Auch
befristete ProfiCards müssen beim Vertriebspartner mit diesem Formular im jeweiligen
Abgangsmonat abgemeldet werden.
Mit diesem Formular informieren Sie den Vertriebspartner auch über alle Veränderungen, die sich bei einem ProfiCard-Nutzer in Ihrem Unternehmen ergeben haben. Kartentausch? Wechsel z. B. von 2. zur 1. Klasse oder von der ProfiCard 3 Ringe zur Gesamtbereichskarte? Namensänderung? Statuswechsel vom Auszubildenden zum Mitarbeiter?
Kreuzen Sie das Zutreffende einfach an.
2. Formular ProfiCard-Rückgabe
Möchte ein Mitarbeiter seine ProfiCard nicht mehr nutzen oder endet das Beschäftigungs
verhältnis, verwenden Sie bitte das Rückgabe-Formular.
Ihr Vertriebspartner stellt Ihnen die benötigten Formulare gern zur Verfügung.
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JÄHRLICHER PROFICARD-KONTINGENTWECHSEL
Einmal im Jahr ist ProfiCard-Tag
Für den Vertriebspartner ACE gilt: Ihr kompletter Bestand an ProfiCards wird 2016 im
Februar erneuert und ab 2017 im März. Dann erhalten alle Mitarbeiter ihre neue Karte.
2016 sind die Die Karten sind 2016 auf Basis des Standes Januar nach Reihenfolge der
Kartennummern sortiert und ab 2017 auf Basis des Standes Februar. Der ProfiCard-Kontingentwechsel ist 2016 ab dem 22. Februar möglich und 2017 ab dem 20. März.
Für den Vertriebspartner AGA gilt: Ihr kompletter Bestand an ProfiCards wird jährlich
zum Mai erneuert. Dann erhalten alle Mitarbeiter ihre neue Karte, die für die nächsten
12 Monate gültig ist. Die Karten sind auf Basis des Standes März nach Reihenfolge der
Kartennummern sortiert. Der ProfiCard-Kontingentwechsel ist grundsätzlich ab 20. April
möglich.
Für den Vertriebspartner IVH gilt: Ihr kompletter Bestand an ProfiCards wird jährlich im
Februar erneuert. Dann erhalten alle Mitarbeiter ihre neue Karte. Die Karten sind auf
Basis des Standes Januar nach Reihenfolge der Kartennummern sortiert. Der ProfiCard-Kontingentwechsel ist grundsätzlich ab dem 20. Februar möglich; 2016 ab dem
22. Februar.
Das Ganze ist schnell gemacht
Bei der Ausgabe der ProfiCards erleichtert Ihnen die fortlaufende Nummerierung der
Karten und die beigefügte Teilnehmerliste erheblich die Arbeit. Zwei Unterschriften
muss Ihr Kollege in Ihrem Beisein leisten: Einmal auf der Karte – und zwar mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen – sonst ist die Karte ungültig. Und einmal auf der
Empfangsbestätigung. Tragen Sie bitte auf der Empfangsbestätigung außerdem den
Vor- und Zunamen in Druckbuchstaben ein.
Alle falsch ausgefüllten oder falsch ausgestellten Karten schicken Sie bitte umgehend
mit dem Verwendungsnachweis an Ihren Vertriebspartner.
Die Empfangsbestätigung ist besonders wichtig
Unterschrieben gilt die Empfangsbestätigung als Inkassovollmacht für das monatliche
Einbehalten des Fahrgeldes und als Anerkenntnis der ProfiCard-Benutzungsbedingungen. Sorgen Sie deshalb bitte für einen vollständigen Rücklauf aller Empfangsbestätigungen an Ihren Vertriebspartner. Liegen Ihrem Vertriebspartner die unterschriebenen
Empfangsbestätigungen im Falle eines späteren Mahnverfahrens nicht vor und kann
demzufolge das Mahnverfahren nicht erfolgreich abgeschlossen werden, so sind die
angefallenenen Rechtsanwalts- und Gerichtskosten von Ihnen zu tragen.
Verliert Ihr Kollege seine ProfiCard, fordern Sie eine Verlusterklärung von Ihrem Vertriebspartner an. Auch in Fällen, in denen eine ProfiCard nicht ausgehändigt werden kann
(z. B. wenn der Empfänger länger krank sein sollte), wenden Sie sich einfach an Ihren
Vertriebspartner.
18
KARTENAUSGABE ZWISCHENDURCH
Für neue Mitarbeiter oder Umsteiger
Ihr Vertriebspartner hält immer ausreichend ProfiCards für Sie bereit. Wenn also neue
Mitarbeiter auch eine ProfiCard möchten oder ProfiCard-Nutzer ihre Fahrkartensorte
tauschen wollen, können sie jeweils zum Monatsende bedient werden.
Jedem seine Karte
Fragen Sie einfach, welche Sorte ProfiCard gewünscht wird. Dann prüfen Sie – wie vor
jeder neuen Ausgabe – die Teilnahmeberechtigung, insbesondere von neuen Mitarbeitern.
Sozialkarte Hamburg
Verfügt Ihr Mitarbeiter über eine gültige Sozialkarte, hat er Anspruch auf eine monatliche Erstattung in Höhe von 20,40 Euro (Stand: 2016) auf seine ProfiCard.
Hierzu übergibt er Ihnen das Original seines vollständig ausgefüllten Berechtigungsscheins. Diesen leiten Sie einfach an Ihren Vertriebspartner weiter.
Den weiteren Ablauf kennen Sie ja
Geben Sie das Formular Bestellungen/Änderungen ausgefüllt wie gewohnt an den ACE,
AGA oder IVH. Bei der Ausgabe der neuen Karte beachten Sie bitte wie immer, dass
keine Unterschrift vergessen wird. Und an noch etwas bitte unbedingt denken: Damit das
Fahrgeld einbehalten werden kann, muss Ihre Gehaltsbuchhaltung rechtzeitig über den
neuen ProfiCard-Nutzer informiert werden. Alles andere übernimmt Ihr Vertriebspartner.
19
AZUBI-KARTEN
Den Nachwuchs fördern – auch finanziell
ProfiCards für Auszubildende sind preislich ermäßigt, weil sie von der öffentlichen Hand
bezuschusst werden. Sie werden ausgegeben wie jede andere ProfiCard.
Voraussetzung für den vergünstigten Bezug ist ein ausgefüllter, von Ihrem Unternehmen
und der zuständigen Handels- oder Handwerkskammer bestätigter Berechtigungsnachweis. Den Berechtigungsnachweis erhalten Auszubildende automatisch mit der
Post, wenn der Ausbildungsvertrag bei der Handels- oder Handwerkskammer eingetragen wurde. Das Formular des Berechtigungsnachweises kann ebenfalls in den
HVV-Servicestellen oder über die HVV-Infoline 040/19 449 bezogen werden.
Bitte senden Sie den ausgefüllten Berechtigungsnachweis an Ihren Vertriebspartner.
Erst wenn dort der Nachweis vorliegt, kann die ProfiCard zu den ermäßigten Konditionen für Auszubildende abgerechnet werden.
20
TEILNAHME-ENDE
Wer geht, der fährt nicht mehr
Jede Kündigung des Arbeitsverhältnisses bedeutet auch das Ende der ProfiCard-Teilnahme.
Fair für alle Seiten
Das Großkunden-Abonnement ist eine vertragliche Vereinbarung zwischen Unternehmen oder Institutionen und dem Vertriebspartner der S-Bahn Hamburg GmbH. Das Großkunden-Abonnement gilt für mindestens ein Jahr und verlängert sich jeweils um ein weiteres, wenn es nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum ProfiCard-Kontingentwechsel des
Vertriebspartners gekündigt wird.
Die Dauer des Teilnahmeverhältnisses beträgt für den ProfiCard-Nutzer einen Kalendermonat. Die Teilnahme verlängert sich jeweils um einen weiteren Monat, solange der
Nutzer der Verlängerung nicht zum letzten Tag eines Monats widerspricht.
9 Monate ohne
Hat der Fahrgast vor Ablauf der ersten zwölf Monate des Teilnahmeverhältnisses der Verlängerung widersprochen, so ist ein erneuter ProfiCard-Bezug frühestens nach 9 Monaten
möglich. Diese Regelung gilt nicht, wenn der Arbeitnehmer aufgrund längerer Krankheit aus der Entgeltfortzahlung ausgeschieden ist oder nach den gesetzlichen Bestimmungen Elternzeit in Anspruch genommen hat.
Beendete ProfiCards bitte zurück
Gekündigte ProfiCards entwerten Sie durch deutliches Durchstreichen oder Lochen (bitte
nicht zerschneiden) – die Kartennummer muss dabei immer sichtbar bleiben. Zurückgenommene und entwertete ProfiCards geben Sie gesammelt mit dem Formular ProfiCardRückgabe an den Vertriebspartner zurück. Spätestens am 5. Werktag des Folgemonats
sollten diese Unterlagen beim ACE, AGA oder IVH sein.
Sollte ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen haben, ohne seine ProfiCard zurückgegeben zu haben? Dann geben Sie bitte Namen, Geburtsdatum und Anschrift an den
Vertriebspartner. Ihr Vertriebspartner erinnert dann schriftlich an die Rückgabe.
21
TEILNAHME-ENDE
Sonderfall: Befristete ProfiCards
Befristete ProfiCards können von Ihrem Vertriebspartner ausgestellt werden, wenn
Arbeits- oder Ausbildungsverhältnisse nur noch für eine absehbare Zeit gelten. Hierzu ist
es erforderlich, die gewünschte Befristung mitzuteilen und die Karte im Original beim
Vertriebspartner vorzulegen. Befristungen dürfen nur vom Kundenservice Ihres Vertriebspartners vorgenommen werden. Da befristete Karten nach Ablauf ungültig sind, brauchen
sie nicht zurückgegeben werden.
Das gibt’s auch: Teilnahmeausschluss
Bei Missbrauch einer ProfiCard können die Karteninhaber von der weiteren Teilnahme
am Großkunden-Abonnement ausgeschlossen werden. Sollte dies der Fall sein, setzen
wir uns mit Ihnen in Verbindung.
22
KARTE ÄNDERN
Neue Daten, neue Karte – ganz einfach
Änderungen von ProfiCards erledigt Ihr Vertriebspartner für Sie. Alte Karten werden von
Ihnen eingezogen.
Neuer Name, neue Karte
Heirat, Scheidung, sonstige Gründe - wenn sich der Name ändert, wird auch die ProfiCard
getauscht. Im Prinzip ist dieser Vorgang nichts anderes als das Ausstellen einer neuen
Karte, die Ihnen zeitgleich mit Ihren anderen ProfiCard-Bestellungen zugestellt wird.
Die alte und durch Sie entwertete Karte geht zur Entlastung des Teilnehmers an Ihren
Vertriebspartner.
Wenn die Fahrkartensorte getauscht werden soll
Auch solche Änderungen sind schnell gemacht. Meistens geht es dabei um folgende
Wünsche:
•ProfiCard mit 1. Klasse soll ProfiCard ohne 1. Klasse werden oder umgekehrt
•ProfiCard Ringe ABCDE (Gesamtbereich) soll ProfiCard „3 Ringe“ werden oder
umgekehrt
•Azubi wird nach seiner Ausbildung übernommen und wird zum Vollzahler
Die Abwicklungsschritte in den beiden ersten Fällen sind immer dieselben und Ihnen
bekannt: Mitteilung der gewünschten Änderung oder Neubestellung einer ProfiCard
mit dem Formular Bestellungen/Änderungen beim ACE, AGA oder IVH und Weitergabe
an den ProfiCard-Teilnehmer, Rücknahme der alten Karte und deren Entwertung.
Statusänderungen bei Auszubildenden
Bei Statusänderung eines Azubis ist es sogar noch einfacher, denn er behält seine Karte
und hat mit den Formalitäten überhaupt nichts zu tun. Denken Sie bitte nur daran, diese
Änderung an Ihre Gehaltsbuchhaltung und an Ihren Vertriebspartner zu melden.
23
KARTE VERLOREN
Karten können verloren gehen – die Mobilität nicht
Ist jemandem seine ProfiCard abhanden gekommen oder gestohlen worden, ist das ein
Verlust von beträchtlichem Wert. Weisen Sie deshalb vor dem Ausstellen jeder Ersatzkarte darauf hin, dass eine Verlusterklärung keine Lappalie ist, sondern eine eidesstattliche
Erklärung.
Die Verlusterklärung ist kurz und schmerzlos
Auf der Rückseite der Empfangsbestätigung befindet sich die Verlusterklärung. Im Verlustfall fordern Sie diese bei Ihrem Vertriebspartner an und lassen sich diesen Vordruck
von Ihrem ProfiCard-Teilnehmer wahrheitsgemäß und vollständig ausfüllen und unterschreiben. Danach ist die verlorene ProfiCard ungültig und darf nicht mehr genutzt
werden. Dann bekommt er seine neue vom Vertriebspartner ausgestellte Karte, die
genauso lange gültig ist wie die verlorene. Falls sich die verlorene Karte wieder anfindet,
muss sie bei Ihnen zur Weiterleitung an den Vertriebspartner abgegeben werden.
Schnelle Ersatzkarte
Je eher Ihr ProfiCard-Teilnehmer seine Ersatzkarte erhält, desto schneller ist er wieder
mobil. Klarer Fall, dass die ProfiCard-Kunden während der Öffnungszeiten der Vertriebspartner ihre Ersatzkarte dort auch persönlich in Empfang nehmen können. Für die Ausgabe einer Ersatzkarte wird von Ihrem Vertriebspartner eine Bearbeitungsgebühr in
Höhe von bis zu 20 Euro erhoben.
Verlusterklärungen gelten nicht für ehemalige Mitarbeiter
Denn ist der ProfiCard-Teilnehmer bereits aus dem Unternehmen ausgeschieden, wird
eine Verlusterklärung nicht mehr anerkannt. Sollte es hier mal Probleme geben, rufen
Sie gern Ihren Vertriebspartner an.
24
FAHRGELDERSTATTUNG
Bei Krankheit Geld zurück
Wer seine ProfiCard krankheitsbedingt länger als 3 Wochen nicht nutzt, bekommt sein
Fahrgeld entsprechend erstattet. Dazu muss der Mitarbeiter belegen, dass sein Wunsch
nach Erstattung berechtigt ist:
Attest oder Klinikmitteilung – beides zählt
Wenn ein Mitarbeiter nachweisen kann, dass er länger als 21 Tage in Folge bettlägerig
war und/oder zur Kur oder in der Klinik, wird für jeden dieser Ausfalltage 1/30 seines
monatlichen ProfiCard-Fahrgeldes zurückerstattet. Dazu muss er ein ärztliches Attest
oder die Entlassungsmitteilung des Krankenhauses oder der Kurklinik vorlegen.
Benachrichtigung immer schnell an uns
Sobald Sie uns im Rahmen eines Monatsabschlusses das ärztliche Attest zugeschickt
haben, prüfen wir die Berechtigung und errechnen den Erstattungsbetrag. Diesen Gutschriftsbetrag verrechnen wir mit der nächsten Monatsabrechnung.
Die Erstattung des Fahrgeldes an den ProfiCard-Teilnehmer erfolgt innerhalb Ihres
Unternehmens per Gutschrift auf den nächsten einzubehaltenden Betrag. Eine Übersicht der einzelnen Erstattungsbeträge finden Sie auf Seite 34.
Rückwirkende Erstattungen werden bis längstens 12 Monate ab dem Ausstellungs
datum des Attests/der Bescheinigung vorgenommen.
25
MONATSABSCHLUSS
Alle Vorgänge gesammelt an Ihren Vertriebspartner
Damit Ihre Kundenbetreuer möglichst zeitnah alle Veränderungen für Sie vornehmen
können, sollten alle Unterlagen spätestens am 5. Werktag des Folgemonats bei Ihrem
Vertriebspartner vorliegen.
Da wäre zum einen die Abrechnung
Der monatliche Transfer der Fahrgelder aller ProfiCard-Teilnehmer Ihres Unternehmens
an Ihren Vertriebspartner erfolgt zumeist per Lastschrifteinzug in einer Summe. Und
zwar von einem Sonderkonto, auf dem Ihr Unternehmen die einbehaltenen Fahrgelder
sammelt. Den Termin der Überweisung haben Sie mit Ihrem Vertriebspartner vertraglich geregelt.
Und zum anderen die besonderen Vorfälle
Alle Unterlagen, die besondere Vorfälle belegen, leiten Sie gesammelt an Ihren Vertriebspartner weiter. Auf diese Weise ist man dort immer im Bild über Ihren aktuellen Bestand
an gültigen ProfiCards. Außerdem kann Ihnen Ihr Vertriebspartner auch Unterstützung
bei dem einen oder anderen Vorgang anbieten. Dazu gehören:
•Verlusterklärungen
• entwertete ProfiCards
•Atteste
26
JAHRESABSCHLUSS
Kein Thema
Den Jahresabschluss erledigt Ihr Vertriebspartner – ACE, AGA oder IVH – für Sie.
Komplett.
Und dann: Ein frohes Jahr mit der ProfiCard!
27
SCHLAGWORTE VON A – Z
Die wichtigsten Begriffe zur ProfiCard
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
32
Altersteilzeit
14
Ausgabe der ProfiCard
16
Auszubildende
20
Auszubildende, Ende der Ausbildung
23
Befristung der Gültigkeit
24
Benutzungsbedingungen
30
Berechtigungsnachweis für Auszubildende
20
Betriebsstättenfinanzamt 11
Elternzeit
14/21
Empfangsbestätigung
18
Entfernungspauschale
12
Ersatzfahrkarte
24
Erstattungsliste
34
Fahrgelderstattung bei Krankheit
25
Fahrgeldzuschuss
8/11–14
Fahrkartenkontrolle
15
Fahrkartenträger
16
Gehaltsbuchhaltung
Geltungsbereich der ProfiCard
HVV-Onlineshop für Firmen
Inkassovollmacht
Jährlicher ProfiCard-Kontingentwechsel Jahresabschluss
KombiTicket
21/23
7/9
5
18
18/21
27
8
Krankheit
25
Kündigung des Altabonnements (HVV-/DB-Abo)
15
Kündigung der ProfiCard
21
Kündigung des Arbeitsverhältnisses
21
Lieferung der ProfiCards
16
28
SCHLAGWORTE VON A – Z
Die wichtigsten Begriffe zur ProfiCard
Missbrauch der ProfiCard
Monatsabschluss
Namensänderung
Preise
15/22
26
17/23
10
ProfiCard-Sorte tauschen
19/23
Rückgabe der ProfiCard
17/21
Rücksendung von Unterlagen
17/26
Sabbatjahr
14
Sozialkarte Hamburg
19
Statusänderung
17/23
Steuertipps
11–13
Teilnahmeberechtigung
14
Verwendungsnachweis
17/18
Verlusterklärung
24/26
Verlust der ProfiCard
Versteuerung
Wochenendmitnahme
24
11–13
9
29
ANHANG
Benutzungsbedingungen für die ProfiCards im HVV-Großkunden-Abonnement
Auszug aus dem HVV-Gemeinschaftstarif
Stand 01.01.2016 | Seite 1
A. FahrkartenundFahrpreise
mGroßkunden-Abonnement(GKA)könnenPersonen(Fahrgast)teilnehmen,
A
deren Arbeitgeber mindestens für 12 Monate einen Großkunden-AbonnementsvertragmitderGKA-BetreuungsstelledesHVVbeiderS-BahnHamburg
GmbH(S-Bahn)abgeschlossenhatunddiesichdamiteinverstandenerklären,
dassdasvonihnenzuentrichtendeFahrgeldinderjeweilsgültigenHöhevon
ihremLohn/Gehalteinbehaltenwird.
ZumNachweisderTeilnahmeamGroßkunden-AbonnementwerdenProfiCards
ausgegeben. Mit dieser ist der Fahrgast zu beliebig vielen Fahrten innerhalb
ihres örtlichen und zeitlichen Geltungsbereichs berechtigt. Der örtliche Geltungsbereich richtet sich nach den in der ProfiCard angegebenen Tarifbereichen.DieGültigkeitsdauerergibtsichausAbschnitt3.
GroßkundenAbonnement
GKA
3 Ringe
Gesamtbereich
(Ringe ABCDE)
Zuschläge für
SchnellBus/
1. Klasse RB/RE
Allgemeines
Großkunden-Abonnement
Großkunden-Abonnement
Auszubildende
(GKA50)
GKA II
(GKAplus/extra)
GKA III
(GKA90)
79,30
66,50
120,10
107,30
GKA I
ProfiCardZuschlag
Gesamtbereich
(Ringe ABCDE)
42,30
GKA I
(GKA50)
GKA II
(GKAplus/extra)
GKA III
62,30
59,80
50,10
46,90
99,80
90,50
80,80
75,20
GKA III
pauschal*
8,60
3.
Gültigkeit der ProfiCards
ieGeltungsdauereinerProfiCardbeginntum0.00UhrdesMonatsersten,ab
D
demdernutzungsberechtigteFahrgastaneinemGKAteilnimmt.ProfiCardsgeltenbisBetriebsschlussdesletztenGeltungstages.
DieSchnellBusseunddie1.KlasseRB/REkönnenbenutztwerden,wenneine
ProfiCard die Eintragung „1. Kl.“ trägt oder ein gültiger Zuschlag nach dem
Gemeinschaftstarif vorhanden ist. Der Preis des Abonnementszuschlags zur
ProfiCardentsprichtdemPreisdesZuschlagsfürdasAllgemeineAbonnement.
DerpauschaleGKA-III-Zuschlagwirdnurausgegeben,wennzuallenProfiCards
für3RingeoderzuallenProfiCardseinesGroßkundenimGKAIIIderpauschale
Zuschlaggelöstwird.
ProfiCards sind nicht übertragbar. Eine ProfiCard ist nur gültig, wenn sie von
dem nutzungsberechtigten Fahrgast bei Empfang mit vollemVor- und Familiennamen unterschrieben worden ist (mit Kugelschreiber). Der Fahrgast hat
einenLichtbildausweismitzuführenunddiesenaufVerlangenvorzuzeigen.
AnSonnabenden,SonntagenundgesetzlichenFeiertagen–jeweilsbis6Uhr
desFolgetages–geltenProfiCardsunabhängigvomeingetragenenörtlichen
Geltungsbereich im HVV-Gesamtbereich (Ringe ABCDE) und berechtigen zur
unentgeltlichenMitnahmevoneinerPersonbeliebigenAltersund3Kindernim
Altervon6biseinschließlich14Jahren.
EineZuschlagkartegiltauchfüralleentsprechenddieserRegelungenmitgenommenen Personen. Die Nichtausnutzung dieser Regelungen begründet
keinenAnspruchaufFahrgelderstattung.
(GKA90)
1 Fahrt
4.
Verlust
eiBeschädigungoderVerlusteinerProfiCardwährendderTeilnahmeamGKA
B
hatderFahrgastunverzüglicheineErsatzkartefürdenRestderGeltungsdauer
der inVerlust geratenen oder beschädigten Karte zu beantragen. Dazu hat er
denVerlustaufdemdafürvorgesehenenVordruckanzuzeigen.AntragundVerlusterklärung, die erst nach Beendigung der Teilnahmeberechtigung (siehe
Abschnitt7)amGKAerfolgen,könnennurnochzuAusgabeeinerErsatzkarteim
RahmendesAllgemeinenAbonnementsführen(sieheAbschnitt7.2Absatz2);
in diesem Fall ist eine Kündigung des Allgemeinen Abonnements nur noch
unter den Voraussetzungen von Abschnitt 3.2.4 Absatz 2 des HVV-Gemeinschaftstarifsmöglich.
EinebeschädigteProfiCardistbeiAusgabederErsatzkarteabzugeben.Diein
VerlustgerateneProfiCardistungültig.Findetsiesichwiederan,istsieunverzüglichandenArbeitgeberbzw.andieAusgabestellezurückzugeben.
Der Arbeitgeber oder die Ausgabestelle ist berechtigt, für die Ausgabe einer
ErsatzkarteeinBearbeitungsentgeltbiszurHöhevon20,00€zuerheben.
2,00
Preise in e
*beiausschließlicherAbnahmevonProfiCardsmitSchnellBus/1.KlasseRB/RE
B. Tarifbestimmungen
Die Gesamtabwicklung des HVV-Großkunden-Abonnements (GKA) obliegt
derGKA-BetreuungsstelledesHVVbeiderS-BahnHamburgGmbH(S-Bahn).
1.
Voraussetzungen für den Abschluss von Großkunden-Abonnementsverträgen
KA-VerträgewerdenmitFirmenabgeschlossen,diedieFahrkartenausgabe
G
anihreMitarbeiterinnenundMitarbeiterunddasFahrgeldinkassoimNamen
und für Rechnung der Verbundverkehrsunternehmen abwickeln, wenn für
mindestens100ProfiCards–imGKAllextrafürmindestens20ProfiCards–
einerFirmaoderTochterfirmaFahrgeldentrichtetwirdundwenn
a)beimGKAI(GKA50)
füreineTeilnehmerquotevonmindestens50%derdemNachfragepotenzial
fürZeitkartenzuzurechnendenMitarbeiterFahrgeldentrichtetwird,
b)beimGKAII(GKAplus/extra)
der Arbeitgeber sich verpflichtet, zusätzlich zum ohnehin geschuldeten
Lohn/GehalteineBeteiligungamProfiCard-Fahrgeldvonmindestens
•13,60€biszum31.Dezember2016und
•13,86€abdem1.Januar2017
jeMonatundTeilnehmendenzuleisten,
5.
Umtausch
Will der Fahrgast den örtlichen Geltungsbereich einer ProfiCard oder die BerechtigungzurNutzungdesSchnellBussesundder1.KlasseRB/REändern,so
erhälterbeiseinemArbeitgeberoderbeiderAusgabestellegegenEmpfangsbestätigung und Rückgabe der bisherigen Fahrkarte eine neue ProfiCard.
DerUmtauschistnurzum1.einesKalendermonatsmöglich.Vomgewünschten
UmtauschterminangiltderFahrpreisderneuenProfiCard.
BeiNamensänderungenwirdgegenEmpfangsbestätigungundRückgabeder
bisherigenFahrkarteeineneueProfiCardausgestellt.
c) beimGKAIII(GKA90)
für eine Teilnehmerquote von mindestens 90% der Mitarbeiter Fahrgeld
entrichtetwird.FürGKA-III-Verträge,dievordem1.April2006geschlossen
wurden,giltweiterhin,dassfüreineTeilnehmerquotevonmindestens100%
der dem Nachfragepotenzial für Zeitkarten zuzurechnenden Mitarbeiter
Fahrgeldzuentrichtenist.NeueGKA-III-VerträgemitArbeitgebernwerden
abdem1.Januar2012nichtmehrgeschlossen.
2.
Vertriebspartner
rofiCardsdesGKAII(GKAextra)könnenüberVertriebspartner,dieeinenentP
sprechendenVertragmitderS-Bahnabgeschlossenhaben,andieteilnahmeberechtigtenMitarbeiterkleinererFirmen(Kooperationspartner)ausgegeben
werden, die einen Aufnahmevertrag mit der S-Bahn abgeschlossen und sich
darin verpflichtet haben, die Beteiligung am tariflichen Fahrgeld gemäß Abschnitt1b)sowiedieBearbeitungsgebührderVertriebspartnerzuleisten.Ein
Kooperationspartnermussfürmindestens20ProfiCardsFahrgeldentrichten.
6.
Fahrpreiserstattung
F ahrgästenmitProfiCards,diemittelsAttestfüreinenZeitraumvonmehrals
21zusammenhängendenTagennachweisen,dasssiebettlägerigkrankund/
oder zu einer genehmigten Kur (außer offenen Badekuren) waren, wird das
FahrgeldfürdieTagederBettlägerigkeitoderAbwesenheitwegeneinerKur
(Ausfalltage)erstattet.HierfürwirdjeAusfalltag1/30desindembetreffenden
MonatvomFahrgastentrichtetenFahrgeldeszugrundegelegt.FürFahrpreisentschädigungenvonZeitkartenimEisenbahnverkehrgiltzusätzlich§18der
BeförderungsbedingungendesHVV-Gemeinschaftstarifs.FahrgelderstattungenausanderenGründenwerdennichtvorgenommen.
7.
Dauer und Beendigung der Teilnahme am Großkunden-Abonnement
DieDauerdesTeilnahmeverhältnissesbeträgtfürdenFahrgasteinenKalendermonat. Die Teilnahme verlängert sich jeweils um einen weiteren Monat,
solangederFahrgastderVerlängerungnichtwiderspricht.WährendderTeilnahmeerhältderFahrgasteineProfiCard.DieProfiCardgiltlängstensbiszu
deminihrangegebenenDatum.IstdieProfiCardabgelaufen,erhältderFahrgastbeifortbestehendemTeilnahmeverhältniseineneueProfiCard.
30
ANHANG
Benutzungsbedingungen für die ProfiCards im HVV-Großkunden-Abonnement
Auszug aus dem HVV-Gemeinschaftstarif
7.1
Widerspruch gegen die Verlängerung des Teilnahmeverhältnisses
1. D
erFahrgastkannderVerlängerungdesTeilnahmeverhältnissesjeweilszum
letztenTageinesMonatswidersprechen.EineUnterbrechungderTeilnahme
(z.B.wegenUrlauboderDienstreise)istnichtzulässig.HatderFahrgastvor
Ablauf der ersten zwölf Monate des Teilnahmeverhältnisses der Verlängerung widersprochen, so ist eine erneute Teilnahme am GKA frühestens
neun Monate nach Ablauf des beendeten Teilnahmeverhältnisses zulässig
(Wiederaufnahmesperre).
2. BeiVerlustderProfiCardgemäßAbschnitt4isteinWiderspruchgegendie
VerlängerungfrühestenszumEndederGeltungsdauerderinVerlustgeratenenKartezulässig.Diesgiltnicht,wenndieProfiCarddemFahrgastaufgrundeinerStraftatoderhöhererGewaltabhandengekommenistunder
dieses der Polizei bzw. der Versicherung angezeigt hat oder wenn nachweislichschwerwiegendeGründe(WegzugausdemHVV-Bereichoderlang
anhaltende Krankheit) für den Widerspruch gegen die Verlängerung des
Teilnahmeverhältnissesvorliegen.
3.
DieBerechtigungzurTeilnahmeamGKAerlischtmitdemEndedesKalendermonats, in dem bzw. mit dem der Fahrgast aus den Diensten seines
ArbeitgebersausscheidetodermitBeginndesMonats,indemdasFahrgeld
nichtmehrvomLohnoderGehalteinbehaltenwerdenkann.
4. Wird der Großkunden-Abonnementsvertrag zwischen dem Arbeitgeber
undderS-Bahngekündigt,soerlischtdieBerechtigungzurInanspruchnahmederProfiCardfürallebeteiligtenMitarbeiterundAuszubildendenmit
demKalendermonat,zudessenEndederVertraggekündigtwurde.
5. StellteinVerbundverkehrsunternehmeneinenVerstoßgegendieBestimmungen des Gemeinschaftstarifs − insbesondere die Benutzung einer
ProfiCarddurcheinenichtberechtigtePerson−fest,sokanndieS-Bahndie
TeilnahmeamGKAfristloskündigen.DieS-BahnhatdasRecht,Personen,
dieeineProfiCardmissbräuchlichverwenden,vonderkünftigenTeilnahme
amGKAauszuschließen.
7.2 Rückgabe der ProfiCard
ei Beendigung des Teilnahmeverhältnisses am GKA hat der Fahrgast seine
B
ProfiCard in den in Abschnitt 7.1 Absatz 1 bis 4 genannten Fällen an seinen
Arbeitgeberbzw.dieAusgabestellezurückzugebenodersiezurVerkürzung
derGeltungsdaueraufdenZeitpunktderBeendigungderTeilnahmeamGKA
vorzulegen.BeiKündigungseitensderS-BahngemäßAbschnitt7.1Absatz5
istdieProfiCardsofortandieseabzuliefern.
KommtderFahrgastseinerRückgabe-bzw.Vorlageverpflichtungnichtrechtzeitignach,bleibter−außerfürdenFall,dasseranderrechtzeitigenRückgabe bzw. Vorlage der ProfiCard ohne Verschulden gehindert war − bis zum
Ende des Monats, in dem die Rückgabe der ProfiCard erfolgt, längstens bis
zumEndederenGeltungsdauer,Abonnent,jedochnachdenTarifbestimmungendesAllgemeinenAbonnements,dasermonatlichimVoraus,spätestens
bis zum 1. eines Monats, mit dem jeweils geltenden monatlichen Fahrpreis
einerAllgemeinenAbonnementskarte
•fürdenGroßbereichHamburg(RingeAB)plus2Zonen
beieinerProfiCard3Ringe
•fürdenGesamtbereich(RingeABCDE)
beieinerProfiCardGesamtbereich(RingeABCDE)
andieS-Bahn(GKA-Betreuung)zubezahlenhat.
8.
Zusätzliche Bestimmung für ProfiCards für Auszubildende
8.1 Berechtigtenkreis
rofiCards des Ausbildungsverkehrs können folgende Personengruppen in
P
Anspruchnehmen:
1. P
ersonen,dieineinemBerufsausbildungsverhältnisimSinnedesBerufsbildungsgesetzesoderineinemanderenVertragsverhältnisimSinnedes§26
desBerufsbildungsgesetzesstehen,sowiePersonen,dieineinerEinrichtung
außerhalbderbetrieblichenBerufsausbildungimSinnedes§43Abs.2des
Berufsbildungsgesetzes, § 36 Abs. 2 der Handwerksordnung ausgebildet
werden;
2. PraktikantinnenundPraktikantensowieVolontärinnenundVolontäre,sofern
die Ableistung eines Praktikums oder Volontariats vor, während oder im
AnschlussaneinestaatlichgeregelteAusbildungodereinStudiumaneiner
Hochschule nach den für Ausbildung und Studium geltenden Bestimmungenvorgesehenist;
Stand 01.01.2016 | Seite 2
3. BeamtenanwärterinnenundBeamtenanwärterdeseinfachenundmittleren Dienstes sowie Praktikantinnen und Praktikanten und Personen, die
durchBesucheinesVerwaltungslehrgangsdieQualifikationfürdieZulassung als Beamtenanwärterin oder Beamtenanwärter des einfachen oder
mittlerenDienstesersterwerbenmüssen,sofernsiekeinenFahrtkostenersatzvonderVerwaltungerhalten;
4. Teilnehmende an einem freiwilligen sozialen Jahr oder an einem freiwilligenökologischenJahrodervergleichbarensozialenDiensten(z.B.Bundesfreiwilligendienst).
DerAnspruchaufBezugvonProfiCardsdesAusbildungsverkehrsentfälltbei
missbräuchlicherBenutzung.
8.2 Nachweis der Berechtigung
ieBerechtigungzumErwerbvonProfiCardsdesAusbildungsverkehrsmuss
D
mit einem Berechtigungsnachweis nach vorgeschriebenem Muster nachgewiesen werden, in dem die im HVV-Prüfverzeichnis genannte betreffende
Stellebestätigt,dassdieinAbschnitt8.1genanntenVoraussetzungenerfüllt
sind.DerBerechtigungsnachweisisthöchstens12Monategültig.DieBerechtigungsnachweisesindmitSchreibmaschine,TinteoderKugelschreibervollständigauszufüllenundmitvollemVor-undFamiliennamenzuunterschreiben.
9.
Fahrten außerhalb des örtlichen Geltungsbereichs von Zeitkarten
F üreineFahrtaußerhalbdesörtlichenGeltungsbereichseinergültigenProfiCardistspätestensbeiBeginndieserFahrteineErgänzungskarteerforderlich.
FürdiePreisbemessungistdieAnzahlderaußerhalbdesörtlichenGeltungsbereichsderProfiCardbefahrenenTarifringezuermitteln.
FürdieErgänzungskartengeltendieBestimmungenunterAbschnitt2.1(Einzelkarten)desHVV-Gemeinschaftstarifsentsprechend.
FürdieBenutzungderSchnellBusseoderder1.KlasseRB/REistzueinerErgänzungskarteeineZuschlagkartefüreineFahrterforderlich,esseidenn,dassdie
ProfiCardinnerhalbihresörtlichenGeltungsbereichshierzubereitsberechtigt.
Eine Ergänzungskarte gilt auch für alle entsprechend den tariflichen RegelungenmitgenommenenPersonen.
10. Zuschläge
F ürdieBenutzungderSchnellBusseoderder1.KlasseRB/REisteinZuschlag
erforderlich. Abonnementszuschläge zu ProfiCards berechtigen innerhalb
ihreszeitlichenGeltungsbereichsinVerbindungmitderProfiCard,zudersie
ausgegebensind,zubeliebigvielenFahrtenmitdenSchnellBussenundinder
1. Klasse RB/RE innerhalb des örtlichen Geltungsbereichs der zugehörigen
ProfiCard.
Wird zur ProfiCard eine Zuschlagkarte für die Benutzung der SchnellBusse
oderder1.KlasseRB/REfüreineFahrtgelöst,sogeltendieRegelungenunter
Abschnitt2.1(Einzelkarten)und2.3(ZuschlägedesBartarifs)desHVV-Gemeinschaftstarifsentsprechend.EineZuschlagkartegiltauchfüralleentsprechend
dentariflichenRegelungenmitgenommenenPersonen.
11.
Weitere Regelungen
EsgeltendieBestimmungendesHVV-Tarifs.
AuskünftezumGroßkunden-Abonnement
Telefon 040/39 18 - 39 00|montags bis freitags von 8 – 16 Uhr
[email protected]|www.proficard.de
hvv.de
Information • Fahrpläne | Timetables • Service
040/19 449
31
ANHANG
Allgemeine Geschäftsbedingungen zur ProfiCard
Präambel
ProfiCards sind Abonnementsfahrkarten des Hamburger Verkehrsverbundes (HVV),
die Arbeitnehmer über ihre Arbeitgeber (Großkunden) im Rahmen eines Großkunden-Abonnements (GKA) beziehen können. Mit der Gesamtabwicklung des GKA
haben die Verkehrsunternehmen im HVV durch einen Geschäftsbesorgungsvertrag
die S-Bahn Hamburg GmbH (S-Bahn), Hammerbrookstraße 44, 20097 Hamburg
beauftragt und ermächtigt.
Das Vertragsverhältnis zwischen der S-Bahn und den Großkunden wird in GKA Verträgen geregelt, und zwar unter den Voraussetzungen
• des Abschnitts 3.5.1 HVV Gemeinschaftstarif in einem Vertrag mit der S-Bahn
direkt (Direktvertrag) oder
• des Abschnitts 3.5. 2 HVV Gemeinschaftstarif in einem Vertrag, den der ProfiCardVertriebspartner der S-Bahn in deren Vertretung schließt (Aufnahmevertrag).
Maßgeblich für diese Verträge sind der HVV Gemeinschaftstarif, insbesondere
Abschnitt 3.5, sowie diese „Allgemeinen Geschäftsbedingungen zur ProfiCard“ (AGB)
in der jeweils geltenden Fassung. Die Bestimmungen des HVV Gemeinschaftstarifs,
die die ProfiCard betreffen, sind in einem Sonderdruck „Benutzungsbedingungen für
die ProfiCards der HVV-Großkunden-Abonnements“ (Benutzungsbedingungen) zusammengefasst.
Firmenstammdaten | Auskunftserteilung
Mit der Unterzeichnung des GKA Vertrages/Bestellung der ProfiCards erklären sich die
Großkunden bereit,
• wahrheitsgemäße, genaue, aktuelle und vollständige Angaben über Firma und
Belegschaft zu liefern (Firmenstammdaten) und
• diese Firmenstammdaten bei Nachbestellung von ProfiCards zu aktualisieren,
damit sie wahrheitsgemäß, genau, aktuell und vollständig bleiben sowie
• während und nach Auslaufen des Vertrages die in den folgenden Abschnitten
beschriebenen Auskünfte zu erteilen.
Kundenbetreuer | Ansprechpartner
Vor Inkrafttreten des Vertragsverhältnisses benennen
• die S-Bahn bzw. der ProfiCard Vertriebspartner eine Kundenbetreuerin/einen
Kundenbetreuer,
• der Großkunde eine Mitarbeiterin/einen Mitarbeiter als Ansprechpartner, der für
die korrekte Umsetzung des GKA Vertrages verantwortlich ist und gegenüber der
S-Bahn verbindlich die Vertretungsfunktion des Großkunden wahrnimmt, sowie
jeweils eine weitere Person als Stellvertreter/Stellvertreterin. Änderungen sind
der S-Bahn, bzw. dem Vertriebspartner schriftlich mitzuteilen.
Der Ansprechpartner beim Großkunden erhält einen ProfiCard Leitfaden mit ausführlicher verbindlicher Beschreibung aller Aufgaben. Über Änderungen des Leitfadens
wird der Großkunde umgehend durch die S-Bahn/den ProfiCard Vertriebspartner
informiert. Nach Absprache mit der S-Bahn/dem ProfiCard Vertriebspartner kann
eine persönliche Einweisung verabredet werden.
Versorgung der Großkunden mit ProfiCards
Nach Unterzeichnung des GKA Vertrages veranlasst die S-Bahn/der ProfiCard Vertriebspartner, dass die bestellten ProfiCards nach Absprache vorbereitet, dem Großkunden versandkostenfrei zugestellt und dem von ihm benannten Ansprechpartner
gegen Empfangsbestätigung ausgehändigt werden.
Großkunden mit Direktvertrag und ProfiCard Vertriebspartner erhalten ein Kontingent
von ProfiCards mit einer einheitlichen Gültigkeit von i. d. R. 12 Monaten, aus dem in
aufsteigender lückenloser Reihenfolge ausgegeben wird. Großkunden mit Aufnahmevertrag erhalten namentlich zugeordnete ProfiCards aus dem Kontingent des ProfiCard Vertriebspartners.
ProfiCards können mit einer Lieferfrist von sechs Wochen bei der S-Bahn nachbestellt
werden. Für Großkunden mit Direktvertrag wird die jährliche Nachversorgung mit
ProfiCards nach Abstimmung durch die S-Bahn veranlasst; die Lieferung erfolgt
grundsätzlich zwei Wochen vor Ablauf der Gültigkeit der alten ProfiCards. Großkun-
den mit Aufnahmevertrag bestellen die jährliche Nachversorgung mit ProfiCards
nach Abstimmung durch den Vertriebspartner gemäß Bestellschein.
Ausgabe von ProfiCards und Inkasso des Fahrgeldes
Der Großkunde
• sorgt für die kassensichere Verwahrung der ProfiCards,
• gibt ProfiCards an Berechtigte gegen Empfangsbestätigung und Anerkennntis
der Bedingungen aus und überwacht bei der Ausgabe die eigenhändige Unterschrift durch den Karteninhaber,
• behält bei der Ausgabe von ProfiCards an Auszubildende den Berechtigungsnachweis ein,
• nimmt ProfiCards bei Beendigung der Teilnahme am GKA zurück,
• informiert die S-Bahn/den ProfiCard Vertriebspartner, wenn ausgeschiedene Mitarbeiter ihre ProfiCard nicht zurückgegeben haben, gibt die zur Einleitung des
gerichtlichen Mahnverfahrens notwendigen Informationen monatlich an die
S-Bahn/den ProfiCard Vertriebspartner und
• unterstützt die S-Bahn/den ProfiCard Vertriebspartner bei Nachforschungen im
Zusammenhang mit gerichtlichen Mahnverfahren,
• tauscht ProfiCards bei Bedarf, z. B. Namensänderung, um,
• unterstützt die Überleitung aus dem Einzelabonnement in das GroßkundenAbonnement,
• unterstützt Werbemaßnahmen der S-Bahn bei seinen Mitarbeitern zur Gewinnung neuer Teilnehmer am Großkunden-Abonnement,
• informiert Teilnehmer am GKA über Tarifänderungen unverzüglich nach Bekanntgabe durch die S-Bahn,
• gibt, wenn der Verlust der ProfiCard glaubhaft erklärt wurde, zu den üblichen
Geschäftszeiten Ersatzkarten aus,
• gibt erforderliche Auskünfte im Zusammenhang mit Fahrkartenkontrollen,
• veranlasst das monatliche Fahrgeldinkasso vom Gehalt der Mitarbeiter,
• hält die von den Mitarbeitern einbehaltenen Fahrgelder von seinem eigenen Geschäftsvermögen in geeigneter Weise getrennt und führt dazu ein Sonderkonto,
• veranlasst Fahrgeldgutschriften bei Erstattung im Krankheitsfall gemäß Benutzungsbedingungen,
• übergibt monatlich zum vereinbarten Zeitpunkt alle gesammelten Belege (zurückgenommene und ungültige ProfiCards, Verlusterklärungen mit Nummer der
Ersatzkarte, Atteste bei Fahrgelderstattungen) an die S-Bahn/den ProfiCard
Vertriebspartner.
Mahnwesen, Aufbewahrung von Unterlagen
und Dokumentation
Der Großkunde mit Direktvertrag
• mahnt nicht zurückgegebene ProfiCards bei Mitarbeitern an, die aus dem Unternehmen ausgeschieden sind, weist auf die Konsequenzen der Nichtrückgabe hin,
gibt erfolglose Mahnschreiben mit aktueller Adresse und unter Angabe des
Geburtsdatums des Mitarbeiters an die S-Bahn,
• verwahrt Empfangsbestätigungen in aufsteigender Nummernfolge oder alphabetisch sortiert und Azubi-Berechtigungsnachweise,
• kontrolliert monatlich den ProfiCard Bestand,
• dokumentiert sämtliche Geschäftsvorfälle und den ProfiCard Bestand in einem
Verwendungsnachweis,
• übergibt monatlich zum vereinbarten Zeitpunkt den Verwendungsnachweis an
die S-Bahn und fügt die zurückgenommenen Belege bei,
• übergibt zum Ende der Gültigkeit der ProfiCards den Restbestand an ProfiCards
und die Empfangsbestätigungen in aufsteigender Nummernfolge oder alphabetisch sortiert an die S-Bahn zur Archivierung.
Bei Aufnahmeverträgen übernimmt der ProfiCard Vertriebspartner die in diesem
Abschnitt genannten Aufgaben. Der Großkunde unterstützt ihn dabei nach seinen
Möglichkeiten.
32
ANHANG
Allgemeine Geschäftsbedingungen zur ProfiCard
Zahlungsverkehr und Soll-Ist-Vergleich
Der Großkunde veranlasst monatlich zum vereinbarten Zahlungsziel die Überweisung der von den Mitarbeitern einbehaltenen Fahrgelder in einer Summe. Das Zahlungsziel richtet sich nach dem Termin der Lohn-/Gehaltszahlung und ist spätestens
der letzte Werktag des Monats.
Die S-Bahn/der ProfiCard Vertriebspartner ermittelt monatlich die Sollstellung des
Fahrgeldes anhand der gelieferten ProfiCards und der eingegangenen Belege sowie
der tariflichen Teilnahmevoraussetzungen.
Für Direktverträge führt die S-Bahn zum Monatsende einen Soll-Ist-Vergleich durch.
Das Ergebnis des Soll-Ist-Vergleichs wird in einem Kontrollblatt dokumentiert und bis
zum 10. des Folgemonats an den Großkunden gesandt.
Bei Aufnahmeverträgen zieht der ProfiCard Vertriebspartner den monatlichen Fahrgeldbetrag beim Großkunden ein.
EDV-Programm zur Verwaltung der ProfiCard
Für Großkunden mit Direktvertrag stellt die S-Bahn nach Absprache ein EDV-Programm zur Verfügung, das
• die Fahrkartenverwaltung unterstützt und den monatlichen Verwendungsnachweis erstellt und
• die personenbezogenen Abrechnungsdaten als EDV-Datei zur Übermittlung per
E-Mail an die S-Bahn erzeugt.
Das Programm darf vom Großkunden nur für die Abrechnung der HVV ProfiCard verwendet und nicht an Dritte weitergegeben werden. Die Überlassung ist kostenlos;
Programmieraufwand, z. B. für individuelle Anforderungen an die Schnittstelle zur
Gehaltsbuchhaltung oder die Übernahme von Mitarbeiterdaten, kann von der S-Bahn
in Rechnung gestellt werden.
Bei Beendigung des Vertragsverhältnisses sind die erhobenen Daten an die S-Bahn zu
überstellen.
Kontrollrechte der S-Bahn
Die S-Bahn hat das Recht, Kontrollen durchzuführen, um die Einhaltung der vertraglichen Pflichten zu überprüfen.
Laufzeit | Kündigung des Vertragsverhältnisses
dieses Vertrages erhaltenen weiteren Unterlagen an die S-Bahn zurückzugeben.
Außerdem ist eine Liste weiterzureichen mit Vor- und Zunamen, ProfiCard Nummer,
aktueller Anschrift und Geburtsdatum von Personen, die ihre ProfiCard nicht zurückgegeben haben.
Haftung | Vertragsverstöße
Die Vertragsparteien haften einander für die sachgerechte und rechtzeitige Erfüllung
der von ihnen für ihren Leistungsanteil übernommenen Verpflichtungen nach Maßgabe der Benutzungsbedingungen und dieser AGB.
Für den Fall, dass ein Großkunde seiner Verpflichtung zur Beteiligung am Fahrgeld
seines Arbeitnehmers gemäß Ziffer 3.5.1 b) HVV Gemeinschaftstarif nicht nachkommt,
hat er für jeden Monat, in dem er mit der Zuschusszahlung mehr als einen Monat in
Rückstand geraten ist, den Differenzbetrag zwischen dem Preis der ProfiCard und
einer Allgemeinen Karte im Abonnement der entsprechenden örtlichen Gültigkeit an
die S-Bahn zu zahlen, unbeschadet seiner Verpflichtung, sich an dem Fahrgeld seines
Arbeitnehmers zu beteiligen.
Gibt der Großkunde ProfiCards, die nicht abgerechnet wurden, nicht an die S-Bahn
zurück, entrichtet er für diese Fahrkarten für den gesamten Geltungszeitraum das
Fahrgeld nach.
Datenschutz
Die personenbezogenen Daten aus GKA Verträgen werden von der S-Bahn und den
ProfiCard Vertriebspartnern entsprechend § 28 Abs. 1 Nr. 1 BDSG ausschließlich zur
Erfüllung des jeweiligen Vertrages gespeichert und geschützt. Werden personenbezogene Vertragsdaten im Rahmen der Durchführung des Vertrages an Dritte übermittelt (§ 28 Abs. 5 BDSG), trägt die S-Bahn bzw. der ProfiCard Vertriebspartner dafür
Sorge, dass diese Daten ausschließlich dem Vertragszweck entsprechend verarbeitet
oder genutzt werden.
Schlussbestimmungen
Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, so bleibt diese AGB
im Übrigen davon unberührt. Die Vertragsparteien sind verpflichtet, die unwirksame
Bestimmung durch eine wirksame zu ersetzen, die den gemeinsamen Zielen am
nächsten kommt. Gleiches gilt, falls diese AGB eine Regelungslücke aufweisen.
Erfüllungsort und Gerichtsstand ist Hamburg.
GKA Verträge werden auf unbestimmte Zeit geschlossen. Sie können mit einer Frist
von drei Monaten von beiden Partnern zum Ende der Geltungsdauer der überlassenen
oder nach diesen AGB abzunehmenden ProfiCards gekündigt werden.
Eine außerordentliche fristlose Kündigung durch die S-Bahn ist möglich, wenn
• die Voraussetzungen für den Abschluss von Großkunden-Abonnementsverträgen gemäß Abschnitt 3.5.1 oder 3.5.2 HVV Gemeinschaftstarif nicht oder nicht
mehr gegeben sind oder
• der Termin für die monatliche Weiterleitung des Fahrgeldes wiederholt trotz
Mahnung nicht eingehalten wurde oder der Großkunde in Vermögensverfall gerät sowie
• bei missbräuchlicher Verwendung der überlassenen ProfiCards durch den Großkunden oder
• bei erheblichen Verstößen gegen die vertraglichen Pflichten.
Bei Tarifänderungen oder wesentlichen Änderungen dieser AGB ist eine außerordentliche Kündigung durch den Großkunden zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der
Tarifänderung bzw. der Änderung dieser AGB innerhalb von vierzehn Tagen nach
Bekanntgabe durch die S-Bahn möglich; diese Kündigungsmöglichkeit besteht für
ProfiCard Vertriebspartner nicht.
Die Kündigung bedarf der Schriftform.
Bei Kündigung des Vertrages, gleichviel ob durch den Großkunden oder die S-Bahn
bzw. den ProfiCard Vertriebspartner, ist der Großkunde verpflichtet, ausgegebene
ProfiCards zum Ende des Vertrags einzuziehen und sie innerhalb von drei Tagen zusammen mit dem ProfiCard Bestand, zurückgenommenen Belegen und aufgrund
Stand: 01.01.2015
33
ANHANG
Erstattungsliste GKA II
Anzahl
Tage
ProfiCard 3 Ringe
Vollzahler
Auszubildende
Erstattungsbetrag Erstattungsbetrag
in Euro
in Euro
ProfiCard Gesamtbereich (Ringe ABCDE)
Vollzahler
Auszubildende
Erstattungsbetrag Erstattungsbetrag
in Euro
in Euro
pro Monat ohne 1. Kl. mit 1. Kl. ohne 1. Kl. mit 1. Kl. ohne 1. Kl. mit 1. Kl. ohne 1. Kl. mit 1. Kl.
1
2,22
3,63
1,67
3,08
3,58
4,99
2,69
4,10
2
4,43
7,25
3,34
6,16
7,15
9,97
5,39
8,21
3
6,65
10,88
5,01
9,24
10,73
14,96
8,08
12,31
4
8,87
14,51
6,68
12,32
14,31
19,95
10,77
16,41
5
11,08
18,13
8,35
15,40
17,88
24,93
13,47
20,52
6
13,30
21,76
10,02
18,48
21,46
29,92
16,16
24,62
7
15,52
25,39
11,69
21,56
25,04
34,91
18,85
28,72
8
17,73
29,01
13,36
24,64
28,61
39,89
21,55
32,83
9
19,95
32,64
15,03
27,72
32,19
44,88
24,24
36,93
10
22,17
36,27
16,70
30,80
35,77
49,87
26,93
41,03
11
24,38
39,89
18,37
33,88
39,34
54,85
29,63
45,14
12
26,60
43,52
20,04
36,96
42,92
59,84
32,32
49,24
13
28,82
47,15
21,71
40,04
46,50
64,83
35,01
53,34
14
31,03
50,77
23,38
43,12
50,07
69,81
37,71
57,45
15
33,25
54,40
25,05
46,20
53,65
74,80
40,40
61,55
16
35,47
58,03
26,72
49,28
57,23
79,79
43,09
65,65
17
37,68
61,65
28,39
52,36
60,80
84,77
45,79
69,76
18
39,90
65,28
30,06
55,44
64,38
89,76
48,48
73,86
19
42,12
68,91
31,73
58,52
67,96
94,75
51,17
77,96
20
44,33
72,53
33,40
61,60
71,53
99,73
53,87
82,07
21
46,55
76,16
35,07
64,68
75,11
104,72
56,56
86,17
22
48,77
79,79
36,74
67,76
78,69
109,71
59,25
90,27
23
50,98
83,41
38,41
70,84
82,26
114,69
61,95
94,38
24
53,20
87,04
40,08
73,92
85,84
119,68
64,64
98,48
25
55,42
90,67
41,75
77,00
89,42
124,67
67,33
102,58
26
57,63
94,29
43,42
80,08
92,99
129,65
70,03
106,69
27
59,85
97,92
45,09
83,16
96,57
134,64
72,72
110,79
28
62,07
101,55
46,76
86,24
100,15
139,63
75,41
114,89
29
64,28
105,17
48,43
89,32
103,72
144,61
78,11
119,00
30
66,50
108,80
50,10
92,40
107,30
149,60
80,80
123,10
Stand 1. Januar 2016
Schließt der Erstattungszeitraum mindestens einen Kalendermonat ein, so errechnen Sie
bitte den Erstattungsbetrag als Summe aus den Fahrgeldbeträgen der Kalendermonate und
den Teilbeträgen für die angefangenen Monate.
34
Gute Fahrt
mit der
ProfiCard!

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