Neuerungen in Lexware fehlzeiten 2017 - media.haufe

Neuerungen in Lexware fehlzeiten 2017
Inhaltsverzeichnis
1
Gesetzliche Angaben in Lexware fehlzeiten 2017 ...................................................... 1
1.1
2
Aktualisierung Schulferien und Feiertage ............................................................................1
Neue Programmfunktionen in Lexware fehlzeiten 2017 ............................................ 1
2.1
Ausdruck des Urlaubsplaners in Größe DIN A3 ...................................................................1
2.2
Anpassungen bei den Optionen...........................................................................................2
2.3
Stundennachweis und Stundenübersicht ............................................................................2
2.4
Festlegung des Stichtages für das Urlaubskonto .................................................................3
2.5
Erfassen von Arbeitszeiten im Web-Browser (Intranet) ......................................................4
1
Gesetzliche Angaben in Lexware fehlzeiten 2017
1.1
Aktualisierung Schulferien und Feiertage
In der Fehlzeiten Version 2017 sind alle bundeslandspezifischen Schulferientermine bis einschließlich
Sommer 2018 eingepflegt.
Außerdem sind in der Feiertagsverwaltung alle bundeslandspezifischen Feiertage bis Ende 2018 hinterlegt.
2
Neue Programmfunktionen in Lexware fehlzeiten 2017
2.1
Ausdruck des Urlaubsplaners in Größe DIN A3
•
Die Auswertung unserer Kundenbefragungen zu Lexware fehlzeiten hat gezeigt, dass oftmals
ein Ausdruck des Urlaubplaners im DIN A3 Format erforderlich ist.
•
Deshalb wurden die Berichte ‘Urlaubsplaner Ein Jahr auf einer Seite‘ (ein Mitarbeiter) und
‘Ein Monat auf eine Seite‘ (mehrere Mitarbeiter) angepasst
•
Diese Berichte reagieren auf Einstellungen des Druckers.
•
Wird die Papiergröße auf DIN A3 eingestellt, wird auch die vergrößerte Darstellung angezeigt
und ausgegeben.
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1
2.2
Anpassungen bei den Optionen
•
Bisher gab es nur in den Firmenstammdaten von Lexware Fehlzeiten auf der Seite Firmenangaben die Möglichkeit, Lexware myCenter an bzw. abzuschalten.
•
Diese Option befindet sich nun unter dem Menü ‘Extras
‘myCenter‘.
•
Die Seite ‘Urlaubsstatus‘ wurde entfernt. Es werden immer alle Möglichkeiten im Buchungsmodul angezeigt.
•
Die Seite Einstellungen wurde um die Stichtagszuordnung des Urlaubskontos erweitert.
2.3
Optionen‘ auf der neuen Seite
Stundennachweis und Stundenübersicht
•
Im Menü ‘Berichte
•
Im ‘Stundennachweis‘ wird die monatlich geleistete Arbeitszeit pro Mitarbeiter aufgelistet.
•
Es spielt dabei keine Rolle, ob die Daten über die Zeiterfassung von myCenter erfolgte oder
direkt im Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters.
•
Dieser Bericht kann beispielsweise als Nachweis für Mindestlöhne verwendet werden.
•
Die ‘Stundenübersicht‘ bietet eine detaillierte Monatsübersicht der Arbeitszeiten.
http://support.lexware.de
Arbeitszeitkonto‘ sind zwei neue Berichte enthalten.
2
•
Es werden nicht nur die Summen, sondern alle Eintragungen pro Kalendertag angezeigt.
•
Die Erfassung von Arbeitsbeginn und Arbeitsende kann nur in Lexware myCenter vorgenommen werden.
•
Werden Arbeitszeiten nur als Summe erfasst, kann nur das Datum der Erfassung angezeigt
werden.
2.4
Festlegung des Stichtages für das Urlaubskonto
•
Bislang gab es nur die tagesgenaue Darstellung des Urlaubskontos
•
Scheidet ein Mitarbeiter nicht zum letzten eines Monates aus, sondern z. B. am 15., wurde
das Urlaubskonto auch nur bis zum 15. berechnet und angezeigt.
•
Am 16. wurden bisher alle Werte auf null gestellt bzw. nicht mehr angezeigt.
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3
•
Im Menü Extras Optionen kann auf der Seite Einstellungen festgelegt werden, ob die tagesgenaue oder eine monatsbezogene Auswertung erstellt wird.
•
Wird zusätzlich zu Fehlzeiten Pro auch das Programm lohn + gehalt Pro eingesetzt, wird automatisch die monatsbezogene Ausgabe verwendet.
2.5
Erfassen von Arbeitszeiten im Web-Browser (Intranet)
Lizenzen
•
Das Programm fehlzeiten stellt für die Anwendung Lexware myCenter (Erfassung von Arbeitszeiten) Freilizenzen zur Verfügung:
○
Lexware fehlzeiten: 5 Freilizenzen
○
Lexware fehlzeiten pro: 10 Freilizenzen
•
Wenn mehr Mitarbeiter an das System angeschlossen werden sollen, können Sie weitere Lizenzen erwerben.
•
Die Kosten für eine myCenter-Lizenz betragen monatlich 0,99 Cent (inkl. MwSt).
•
Jede Lizenz kann einem Benutzer zugeordnet werden.
Hinweis
Die bisherigen myCenter-Funktionen (Urlaubsanträge / Krankmeldungen) von fehlzeiten sind nicht
kostenpflichtig. Die Lizenzen werden nur für den Einsatz der Ist-Zeitenerfassung benötigt!
Allgemeines
•
Die Einrichtung von Lexware myCenter ist in wenigen Schritten erledigt und erfolgt in der Regel assistentengestützt.
•
Für die, als Benutzer vorgesehenen Mitarbeiter, muss im Personalmanager, auf der Seite
Kommunikation, deren geschäftliche E-Mail-Adresse hinterlegt werden.
•
Die Einrichtung und Steuerung von Lexware myCenter ist auf der Startseite von Lexware fehlzeiten hinterlegt.
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4
•
Wenn Sie mit der Maus über die Kachel Intranet-App myCenter fahren, werden Ihnen 4 Auswahlmöglichkeiten angezeigt
•
Die Funktion der bisherigen Kachel "Urlaubskarte per E-Mail" wurde mit "Urlaubskarte mailen" in die neue Kachel aufgenommen.
MyCenter einrichten
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5
•
Die Funktion Lexware myCenter ist nach der Installation automatisch aktiv und kann hier bei
Bedarf abgeschaltet werden. Die Abschaltung kann auch über das Menü ‘Extras Optionen‘
auf der Seite ‘myCenter‘ erfolgen. Wird die Funktion abgeschaltet, können keine Daten mehr
empfangen werden.
•
Der Datenaustausch zwischen Webseite und Datenbank wird durch einen Dienst (Haufe
FabricHostService) ermöglicht. Dieser Dienst muss auf dem Rechner, auf dem sich die Datenbank befindet, installiert und aktiv sein.
•
Es können nur Mitarbeiter über myCenter Reisen erfassen, denen in der Lizenzverwaltung
eine Lizenz zugeordnet ist. Die Zuordnung kann auch über das Menü ‘Verwaltung Innendienst‘ erfolgen.
•
Setzen Sie auch das Programm Reisekosten ein, können Sie ebenfalls den entsprechenden
Mitarbeitern einen Lizenzplatz für Reisekosten zuordnen. Es ist möglich, dass z. B. die Lizenzplätze für Fehlzeiten von anderen Mitarbeitern belegt sind als bei Lexware reisekosten.
•
Ein Klick auf die Schaltfläche ‘Benutzer anlegen‘ startet den Assistent ‘Benutzer aus Mitarbeiter generieren‘. Die Mitarbeiter werden als Benutzer für myCenter angelegt, sich selbst zugeordnet und erhalten ein generiertes Passwort. Auf Wunsch kann eine E-Mail mit den Zugangsdaten versandt werden.
Erfassen von Arbeitszeiten in Lexware myCenter
•
Der Erfassungsbereich (Navigationsleiste) von Lexware myCenter ist in Bereiche unterteilt.
•
Es gibt den Bereich ZENTRALE und den Bereich für die Applikation z. B. FEHLZEITEN und / oder REISEKOSTEN.
•
Nach der ersten Anmeldung kann der Mitarbeiter nun sein z. B. automatisch generiertes
Passwort abändern.
•
Wird eine Änderung durchgeführt, wird anschließend der Benutzer automatisch abgemeldet
und er befindet sich wieder auf der Anmeldeseite.
•
Hier sind der Benutzername und das geänderte Passwort erneut einzugeben.
Zeiterfassung
•
Nach der Anmeldung klicken Sie in der Navigationsleiste auf 'Zeiterfassung'.
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Einstellungen und Erfassung
•
Zur besseren Darstellung kann zwischen einer Wochen- und einer Monatsansicht gewählt
werden.
•
Das Datumsfeld zeigt beim Aufruf das aktuelle Datum an.
•
Es wird die entsprechende Woche bzw. der Monat angezeigt in der das Datum im Datumsfeld
liegt.
•
Die tägliche Arbeitszeit kann auch in Form von Industriestunden angezeigt werden. Diese Einstellung hat keine Auswirkungen auf die Einstellungen in der Zentrale.
•
Die Erfassung der Arbeitszeiten erfolgt direkt in der Tabelle.
•
Die Eingaben können ohne Trennzeichen zwischen Stunden und Minuten eingegeben werden. Die Eingabe 835 wird z.B. als 8:35 erkannt und eingetragen.
•
Feiertage, Urlaubstage und arbeitsfreie Tage (z.B. Wochenende) werden farblich gekennzeichnet.
•
Sie können vier ‘von- bis‘ Bereiche verwenden. Sichtbar sind zuerst davon nur drei. Nachdem
der dritte Bereich ausgefüllt wurde, wird der vierte Bereich erst sichtbar.
•
Bei der Ermittlung der Ist-Arbeitszeit werden die einzelnen "von- bis" Zeiten addiert und um
die Pausenzeit gekürzt.
•
Nach der Erfassung klicken sie rechts oben oder links unten auf ‘Speichern‘. Die Daten werden nun direkt in die Datenbank geschrieben und stehen im Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters.
•
Zur Bestätigung des Speicherns wird der Eintrag "Die Zeitangaben wurden gespeichert" angezeigt.
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Ansicht in der Zentrale Lexware fehlzeiten
•
Die Daten aus myCenter werden im Arbeitskonto in der Zentrale grün hinterlegt.
•
Die Personalabteilung kann diese Eingabe überschreiben. Solche Änderungen werden gelb
hinterlegt.
•
So können Sie unterscheiden, welche Daten in Lexware myCenter oder in Lexware fehlzeiten
eingetragen wurden.
•
Eingaben in Lexware fehlzeiten erkennt der Mitarbeiter durch den Vermerk ‘Zentrale‘ in der
Spalte ‘Art‘.
•
Der Mitarbeiter kann seine Angaben erneut anpassen und die Daten nochmals speichern.
Dann überschreiben seine Angaben wieder die in Lexware fehlzeiten
Wechsel der Ansicht
•
Wenn man in Lexware myCenter von der Zeiterfassung auf eine andere Seite auf der Navigationsleiste wechselt, erscheint ein Hinweis, der darauf aufmerksam macht, dass die Eingaben
durch den Wechsel verloren gehen.
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