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Ing. Burkhard Heidenberger, zeitblueten.com
12 „Zeitspar“-Tricks für MS Excel
Inhalt
1. Springen in Excel ............................................................................................ 2
2. Mit der F2-Taste in den Bearbeitungsmodus schalten........................................... 3
3. So gelingt der Zeilenumbruch innerhalb der Zelle................................................ 3
4. Zwischen Tabellenblättern wechseln .................................................................. 3
5. Die Navigation wie ich sie will ........................................................................... 4
6. Mehrere Zellen mit gleichem Inhalt füllen........................................................... 5
7. Formeln ruck zuck sichtbar machen ................................................................... 7
8. So werden aus arabischen römische Zahlen........................................................ 7
9. In Excel mit Brüchen rechnen ........................................................................... 8
10. Im Nu die Spaltenbreite anpassen ................................................................... 9
11. Mehrere Tabellen durchsuchen .......................................................................10
12. Sie brauchen eine Zufallszahl? Kein Problem!...................................................11
MS Excel: Tipps & Tricks
Microsoft Office gehört zu der am häufigsten genutzten Bürosoftware. Das
Tabellenkalkulationsprogramm MS Excel ist Teil dieses Softwarepakets. Hier habe ich
Tipps und Tricks zusammengestellt, die kaum bekannt sind und die Sie selten in Büchern
finden.
Wenn man besonders effiziente Menschen bei ihrer Arbeit beobachtet, entdeckt man oft
genau solche kleinen Tricks. Einzeln betrachtet, scheinen sie nicht besonders wertvoll,
aber wenn man sie in Summe über einen längeren Zeitraum sieht, dann tragen sie doch
erheblich zur Steigerung der Effizienz bei.
1. Springen in Excel
Wer viel mit umfangreichen Excel-Tabellen arbeiten muss, der kennt das: Man möchte in
die letzte Zelle einer Spalte springen. Bei nur wenigen Zeilen ist das ja kein Problem.
Aber wenn die Tabelle über hundert Zeilen hat – auf alle Fälle größer ist als der sichtbare
Bereich –, dann ist das Ganze nicht mehr so einfach. Dann muss gescrollt werden oder
man nutzt die Sprungtasten.
Aber es geht viel einfacher.
Wenn Sie also an das untere Ende einer Tabelle springen möchten bzw. in die letzte Zelle
einer Spalte, gehen Sie so vor:
Oberste Zelle markieren, dann auf die untere Randlinie dieser Zelle zeigen, sodass der
Cursor ein Zeiger wird. Dann ein Doppelklick auf diese untere Randlinie (s. unten rote
Linie). Und schon springen Sie an die unterste Zelle der Spalte.
Dieses Springen mit einem Doppelklick klappt in alle Richtungen:
Doppelklick auf die untere Randlinie > Sprung in die letzte Zelle der Spalte
Doppelklick auf die obere Randlinie > Sprung in die erste Zelle der Spalte
Doppelklick auf die rechte Randlinie > Sprung in die letzte Zelle der Zeile
Doppelklick auf die linke Randlinie > Sprung in die erste Zelle der Zeile
Wenn Sie nun an das rechte untere Ende einer Tabelle springen wollen, geht das einfach
mit einer Tastenkombination:
Mit Strg + Ende springen Sie automatisch ans Ende der Tabelle.
Mit Strg + Pos1 gelangen Sie in die erste Zelle (A1) der Tabelle.
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2. Mit der F2-Taste in den Bearbeitungsmodus schalten
Die F2-Taste gehört zu den kleinen Excel-Helferlein. Wenn man den Inhalt einer Zelle
bearbeiten will, greift man üblicherweise zur Maus und mit einem Doppelklick auf die
gewünschte Stelle in der Zelle springt der Cursor dort hin. Nun kann man den Inhalt
entsprechend adaptieren oder einen Wert eintippen.
Aber es geht einfacher, ohne dass Sie den „langen“ Weg über die Maus wählen müssen.
Springen Sie mit den Pfeiltasten zur gewünschten Zelle und drücken Sie dann die F2Taste.
Schon wird der Cursor in der Zelle aktiv. Somit ersparen Sie sich einiges an Zeit, wenn
Sie eine umfangreiche Tabelle bearbeiten und dadurch nicht ständig zur Maus greifen
müssen.
3. So gelingt der Zeilenumbruch innerhalb der Zelle
Wenn man nun einen Text in eine Zelle eintippt, benötigt man gelegentlich einen
Zeilenumbruch. Und so ein manueller Zeilenumbruch innerhalb der Zelle gelingt mit der
Tastenkombination Alt + Enter-Taste. Also Cursor zu der gewünschten Umbruchstelle
führen. Alt-Taste gedrückt halten und dann die Enter-Taste drücken. Das war’s.
4. Zwischen Tabellenblättern wechseln
Auch hierfür gibt es eine nützliche Tastenkombination, mit der man sich den Umweg über
die Maus erspart.
Wenn Sie nun eine Excel-Arbeitsmappe mit mehreren Tabellen geöffnet haben, können
Sie mit Strg + Bild ab- bzw. Bild auf-Tasten zwischen den einzelnen Tabellenblättern
springen:
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5. Die Navigation, wie ich sie will
Wenn man in einer Excel-Tabelle die Enter-Taste drückt, gelangt man üblicherweise in
die untere Zelle. Also man tippt einen Wert in eine Zelle, drückt Enter und man gelangt in
die folgende Zelle darunter. Dieses Springen in die nächste untere Zelle ist in den
meisten Fällen auch gewünscht.
Nun kann es aber schon mal vorkommen, dass mit dem Drücken der Enter-Taste das
Springen in die nächste rechte Zelle praktischer wäre, also ein Wandern von links nach
rechts. Beispielsweise dann, wenn Sie zahlreiche Spaltenbeschriftungen eingeben müssen
und dann in der nächsten Zeile die entsprechenden Werte.
Man kann zwar den Umweg gehen, indem man nach Eingabe der Spaltenüberschrift die
Pfeiltaste benutzt. Dann muss man aber schon die rechte Hand vom Buchstabenblock zu
den Pfeiltasten wegbewegen und dann wieder zurück. Für zwischendurch ist diese
Vorgehensweise natürlich vollkommen ausreichend. Noch etwas unpraktischer ist das
Greifen nach der Maus, um in die gewünschte nächste Zelle zu gelangen.
Wenn Sie hingegen öfter mit Tabellen arbeiten, in denen durch Drücken der Enter-Taste
ein Springen von links nach rechts oder in eine beliebige andere Richtung praktischer
wäre, können Sie das einfach ändern:
In MS Excel 2010:
Klicken Sie in MS Excel auf das Register Datei und dann unten auf Optionen:
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Dann noch auf Erweitert und unter Markierung nach Drücken der Eingabetaste
verschieben können Sie auswählen, in welcher Richtung die nächste Zelle
angesprungen wird:
Aber es geht noch einfacher, ohne dass Sie unter Optionen die Einstellung ändern
müssen:
Markieren Sie die Zellen für die Spaltenüberschriften, z. B. A1 bis F1. Geben Sie
dann in der Bearbeitungszeile (s. gelber Pfeil) die erste Spaltenüberschrift ein und
mit der Enter- oder der Tab-Taste gelangen Sie dann automatisch in die nächste
rechte Zelle B1:
6. Mehrere Zellen mit gleichem Inhalt füllen
Nun kann es schon mal vorkommen, dass man in einer Tabelle mehrere Zellen mit
gleichem Inhalt füllen muss. Ist an sich kein Problem. Einfach Zelle für Zelle anspringen
und den gewünschten Inhalt eintippen. Excel merkt sich bereits eingegebene Inhalte und
schlägt solche beim Eingeben vor. Der Vorschlag wird schwarz hinterlegt.
Ist man mit dem Vorschlag einverstanden, einfach die Enter-Taste drücken und schon
wird dieser übernommen. Das erleichtert die Sache erheblich.
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Aber es gibt noch einen effizienteren Weg, der schneller zum Ziel führt. Vor allem dann,
wenn Sie sehr viele Zellen mit gleichem Inhalt füllen müssen:
Markieren Sie in einem Zug alle Zellen, die den gleichen Inhalt haben sollen:
Dann in die Bearbeitungszeile einfach den gewünschten Text oder eine Formel
eintippen:
Diese Eingabe wird auch gleichzeitig in der ersten Zelle des markierten Bereichs
angezeigt. Und nun kommt der kleine Trick.
Drücken Sie die Strg-Taste (gedrückt halten) und dann die Enter-Taste. Und was
passiert? Der in der Bearbeitungszeile eingetippte Wert wird für alle markierten
Zellen übernommen:
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7. Formeln ruck zuck sichtbar machen
In einer MS-Excel-Tabelle sind üblicherweise die hinterlegten Formeln nicht sichtbar,
sondern nur das Ergebnis. Um diese Formeln sichtbar zu machen, muss man in die
entsprechende Zelle klicken und in der Bearbeitungszeile wird die hinterlegte Formel
dargestellt.
Oder man klickt doppelt in die Zelle und anstatt des Wertes wird die Formel angezeigt:
Alle Formeln gleichzeitig anzeigen
Oft ist es ja so, dass man gar nicht weiß, hinter welchem Wert eine Formel steht. Es ist
mühsam, alle Zellen mit einem Wert durchzuklicken, um zu prüfen, ob der Wert das
Ergebnis einer Formel ist.
Aber es gibt da einen kleinen Trick, besser gesagt eine Tastenkombination, mit der alle
hinterlegten Formeln in einer Tabelle angezeigt werden. Allerdings ist diese
Tastenkombination von der genutzten MS Excel-Version abhängig:
bis MS Excel 2007:
Drücken Sie die Strg-Taste und dann die #-Taste, und siehe da: Alle Formeln –
falls vorhanden – werden eingeblendet.
MS Excel 2010:
Drücken Sie die Alt-Taste, dann die M-Taste (Alt-Taste gedrückt halten!) und
schließlich die O-Taste (auch bei gedrückter Alt-Taste).
ab MS Excel 2013:
Drücken Sie die Alt-Taste, dann die M-Taste (Alt-Taste gedrückt halten!) und
schließlich die F-Taste (auch bei gedrückter Alt-Taste).
Alternativ können Sie im Register Formeln auf die Schaltfläche Formeln
anzeigen klicken.
8. So werden aus arabischen römische Zahlen
Nehmen wir an, Sie wollen die Zahl 1286 als römische Zahl darstellen. Haben Sie sie
schon im Kopf umgewandelt?
Wenn Sie sich damit schwertun, lassen Sie doch Excel die Grübelarbeit machen:
Excel starten.
Geben Sie in eine beliebige Zelle unsere Zahl 1286 ein.
Dann noch in der Zelle daneben die Funktion für die Umwandlung in die römische
Zahl: =römisch(Zellenbezeichnung, in der die Zahl 1286 steht).
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In die Klammer kommt die Bezeichnung der Zelle, in die Sie die Zahl 1286 getippt haben.
Ich habe sie beispielsweise in die Zelle C3 eingegeben:
Also habe ich in der Zelle daneben, in der die arabische als römische Zahl erscheinen soll,
die Formel =römisch(C3) eingegeben:
Nun wird mir sofort 1286 als römische Zahl angezeigt: MCCLXXXVI
So kann ich in meiner C3-Zelle jede beliebige arabische Zahl eingeben und sie wird sofort
in die entsprechende römische Zahl umgewandelt. Eine feine Sache.
9. In Excel mit Brüchen rechnen
Wenn Sie schon mal versucht haben, in Excel einen Bruch einzugeben, dann haben Sie
sich vielleicht über das Ergebnis gewundert.
Es wird nicht der Bruch oder der Dezimalwert angezeigt, sondern der Bruch wird in ein
Datum umgewandelt. Wenn Sie beispielsweise den Bruch 1/2 in eine Zelle eintippen, wird
dieser sofort als Datum angezeigt und das sieht in diesem Fall so aus:
Aber das wollen wir ja nicht. Wir wollen einen Bruch eingeben und einen solchen auch
angezeigt bekommen bzw. damit rechnen. Nun gibt es einen kleinen Trick, wie man
dieses „Problem“ umgehen kann.
Wenn Sie vor der Bruchzahl eine 0, dann ein Leerzeichen und erst dann den Bruch
eintippen, wird der Bruch richtig angezeigt.
Für unser Beispiel heißt das also: 0 1/2
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Und das Ergebnis in Excel sieht dann so aus:
In der Zelle wird der Bruch angezeigt und der Dezimalwert ist in der Formelleiste
sichtbar.
So können Sie nun auch mit Brüchen rechnen:
10. Im Nu die Spaltenbreite anpassen
Sie können in Excel blitzschnell die Breite mehrerer Spalten anpassen.
Nehmen wir an, Sie haben eine Tabelle mit Spaltenüberschriften unterschiedlicher Länge,
z. B. die Monatsnamen.
Nun möchten Sie die Breite der Spalten entsprechend der Länge der Monatsnamen
anpassen. Das geht ganz schnell:
1. Markieren Sie die erste Spalte – in unserem Fall die Spalte „Jänner“ –, indem Sie
mit der linken Maustaste auf den Spaltenkopf A klicken:
2. Fahren Sie dann mit gedrückter linker Maustaste über die Spaltenköpfe der
gewünschten Spalten – in unserem Beispiel von A bis E. Damit werden diese
Spalten markiert. Sie können die linke Maustaste wieder loslassen.
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3. Führen Sie dann den Mauszeiger genau auf den rechten Rand einer markierten
Spalte.
4. Der Mauszeiger verwandelt sich dann in ein schwarzes Kreuz mit einem
Doppelpfeil. Das ist genau der richtige Zeitpunkt. Mit einem Doppelklick wird die
Breite aller markierten Spalten entsprechend der Spaltenüberschrift angepasst.
Die gleiche Breite für mehrere Spalten
Auch der umgekehrte Weg ist möglich. Wenn Sie also Spalten unterschiedlicher Breite
haben und diese mit der gleichen Breite versehen wollen.
1. Wiederum die gewünschten Spalten wie vorher beschrieben markieren. Den
Mauszeiger wieder an den rechten Rand einer Spalte führen, bis er zum Kreuz
wird.
2. Und jetzt mit gedrückter linker Maustaste die Spaltenbreite anpassen. Wenn Sie
die linke Maustaste wieder loslassen, haben alle markierten Spalten die gleiche
Breite.
Mit der gleichen Methode können Sie auch die Höhe der Zeilen ändern.
11. Mehrere Tabellen durchsuchen
Eine Arbeitsmappe besteht ja aus mehreren Tabellen. Nun kann es durchaus
vorkommen, dass man mehrere Tabellen mit Daten belegt.
Und viele Daten führen häufig zu einer eingeschränkten Übersicht. Dann kann es
mühsam sein, auf die Schnelle einen gesuchten Wert oder eine Formel zu finden, von der
man nicht weiß, auf welchem Tabellenblatt in der Arbeitsmappe man suchen soll.
Aber dazu gibt es die Suchfunktion. Und ab Excel 2002 klappt das Suchen in einer
Arbeitsmappe ganz einfach. Man muss also nicht in den einzelnen Tabellen suchen.
Einfach mit der Tastenkombination Strg + F die Suchfunktion starten. Auf die OptionenSchaltfläche klicken.
Nun können Sie die Suchoptionen anpassen. Weil wir die gesamte Arbeitsmappe und
nicht nur ein einzelnes Tabellenblatt durchsuchen wollen, müssen wir die entsprechende
Option auswählen:
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Nun noch auf Alle suchen klicken und schon wird eine Suchergebnisliste angezeigt, aus
der hervorgeht, in welchem Tabellenblatt und in welcher Zelle der gesuchte Wert
gefunden wurde:
Übrigens können Sie mit dieser Suche auch festlegen, wo bzw. was durchsucht werden
soll, die Suche beispielsweise auf die hinterlegten Formeln eingrenzen.
In den Versionen vor Excel 2002 ist das Ganze schon etwas umständlicher. Hier gibt es
die Suchoption Arbeitsmappe noch nicht. Sollten Sie noch mit einer solchen Version
arbeiten, können Sie sich aber mit einem kleinen Trick helfen.
Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie auf alle Tabellenblätter, die Sie
durchsuchen möchten:
Nun noch mit Strg + F die Suchfunktion öffnen, Wert eingeben und schon werden alle
markierten Tabellenblätter in einem Durchgang durchsucht.
12. Sie brauchen eine Zufallszahl? Kein Problem!
Die Möglichkeit, in Excel eine Zufallszahl zu generieren, ist kaum bekannt. Wenn Sie also
mal eine oder mehrere Zufallszahlen benötigen, um beispielsweise den Gewinner eines
Gewinnspiels zu ermitteln, einfach Excel starten:
In die gewünschte Zelle mit der Zufallszahl die Funktion =ZUFALLSZAHL()*100 eingeben.
Deshalb mit 100 multiplizieren, da sonst nur ein Wert zwischen 0 und 1 als Zufallszahl
aufscheint.
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Wenn die Zufallszahl noch eine ganze Zahl sein soll, die Anzeige der Dezimalzahlen durch
Klick auf entsprechende Schaltfläche reduzieren:
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