FAQ - DHL

FAQ Duty e-Billing:
DHL e-Billing für Zollrechnungen und Zoll-Begleitdokumente
Allgemein
1. Was ist DHL Duty e-Billing und was beinhaltet es?
Mit DHL Duty e-Billing können Sie Ihre Zollrechnungen und Begleitdokumente (Abgabenbescheide,
Frachtbriefe, Handels-/Pro-forma-Rechnungen) schnell und sicher online über das bereits bekannte
DHL e-Billing-Portal abrufen, archivieren und verarbeiten.
2. Wann wird DHL Duty e-Billing eingeführt?
Ab dem 01. Januar 2017 wird DHL Duty e-Billing zur Standardlösung für alle Zollrechnungen und
zugehörigen Begleitdokumente.
3. Wie kann ich als Kunde aufgeschaltet werden?
Wenden Sie sich hierzu bitte an Ihren zuständigen Vertriebsansprechpartner.
4. Entstehen Kosten bei der Nutzung von DHL Duty e-Billing?
Nein, dieser Service steht allen DHL Express Kunden kostenfrei zur Verfügung. Papierrechnungen
werden in Zukunft mit 3 € pro Rechnung bepreist und enthalten fortan eine Downloadfunktionalität
für die Begleitdokumente.
5. Ist DHL Duty e-Billing sicher?
Ja, DHL Duty e-Billing ist sicher. Wir nutzen eine Kombination aus digitaler Signatur und
leistungsfähiger Verschlüsselungstechnologien zum permanenten Schutz Ihrer Rechnungsdaten.
6. Wie sieht das neue Rechnungslayout bzw. das Layout der Verzollungs- /Abfertigungs
information aus?
Für DHL e-Billing haben wir ein neues, kundenfreundliches Layout entworfen. Erläuterungen zum
neuen Layout finden Sie hier: www.dhl.de/express/e-billing/zollrechnung-rechnungslayout
7. Ist DHL Duty e-Billing mit den geltenden Umsatzsteuerregelungen konform?
Ja. Das DHL e-Billing-Portal ist konform mit den EU relevanten Bestimmungen und der deutschen
Umsatzsteuergesetzgebung. Beachten Sie bitte auch die vom Bundesministerium für Finanzen
veröffentlichte Regelung zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung.
Ein BMF-Schreiben vom 02. Juli 2012 des Bundesministeriums für Finanzen sowie ein Rundschreiben
des DSLV Deutscher Speditions- und Logistikverband e.V. können Ihnen hier als Entscheidungshilfe
dienen.
8. Wie kann ich erkennen, dass die e-Billing Rechnung von DHL Express kommt?
Die DHL e-Billing Rechnung im PDF-Format verfügt über eine digitale Signatur (AES = "Advanced
Electronic Signature"). Diese qualifizierte elektronische Signatur garantiert durch ihre mit Zertifikat
belegte Technologie, dass diese Rechnung:
 von DHL Express ausgestellt worden ist und
 seit der Rechnungserstellung nicht verändert worden ist
DHL Express
DHL Express Germany GmbH, Marketing Services, Stand: Oktober 2016
FAQ Duty e-Billing:
DHL e-Billing für Zollrechnungen und Zoll-Begleitdokumente
9. Wie kann ich bei Papier-Rechnungen meine Zoll-Begleitdokumente erhalten?
Zoll-Begleitdokumente werden künftig nicht mehr in Papierform mit Ihrer Rechnung versendet.
Auf den Papier-Rechnungen finden Sie stattdessen einen Link zum DHL e-Billing-Portal, über den Sie
Ihre Zoll-Begleitdokumente mit Hilfe eines Downloadcodes abrufen und anschließend speichern
können.
10. Was ist mit Dokumenten, die mir im Original vorliegen müssen?
Diese werden Ihnen weiterhin auf dem Postweg im Original zugestellt, wie bspw. Certificate of Origin,
ATR, Präferenzdokumente oder FormA.
11. An wen kann ich mich bei weiteren Fragen wenden?
Für weitere Fragen wenden Sie sich bitte an das Postfach [email protected]
DHL Express
DHL Express Germany GmbH, Marketing Services, Stand: Oktober 2016
FAQ Duty e-Billing:
DHL e-Billing für Zollrechnungen und Zoll-Begleitdokumente
e-Billing-Portal
1. Muss ich eine spezielle Software zur Nutzung von DHL e-Billing installieren?
Nein. Sie benötigen keine gesonderte Software oder Hardware, um Ihre Rechnungen elektronisch
über DHL e-Billing empfangen zu können.
Sie sollten lediglich sicherstellen, dass die Spam/Junk Filter-Einstellungen für E-Mails auf Ihrem Rechner
nicht die folgende E-Mail-Adresse blockieren: [email protected]
Das DHL e-Billing-Portal ist mit dem Internet Explorer 6.0 und aufwärts oder vergleichbaren Browsern
sowie der Adobe Version 7 und aufwärts kompatibel.
2. Wie kann ich meine Rechnungen abrufen?
Per E-Mail erhalten Sie Ihre DHL e-Billing Rechnung als E-Mail-Anhang im PDF-Format. Sollten Sie dies
nicht wünschen, können Sie auch alternativ nur den Link zum e-Billing-Portal per E-Mail erhalten. Hier
können Sie dann Ihre e-Billing Rechnung beliebig oft downloaden oder in Ihre Verarbeitungssysteme
importieren.
3. Wie kann ich meine Zoll-Begleitdokumente abrufen?
Alle Zoll-Begleitdokumente werden künftig ausschließlich über das DHL e-Billing-Portal abrufbar sein.
Dort haben Sie die Möglichkeit, die Dokumente bequem per Knopfdruck herunterzuladen.
Mit Wirkung zum 01. Januar 2017 werden Zoll-Begleitdokumente nicht mehr auf dem Postweg
versandt. Sollten Sie Ihre Zoll-Rechnungen weiterhin in Papierform erhalten, wird Ihnen ein
entsprechender Downloadlink zum DHL e-Billing-Portal (inkl. Zugangscode) auf der Rechnung zur
Verfügung gestellt. Unter diesem Link können Sie dann Ihre Zoll-Begleitdokumente abrufen.
4. Wann werden die Zoll-Rechnungen und Zoll-Begleitdokumente verfügbar sein?
Im Papierrechnungsprozess vergehen oft Tage, bis die Rechnung inklusive der Begleitdokumente bei
Ihnen zugestellt wird. Bei der DHL e-Billing Variante stehen Ihnen Ihre Zollrechnung und ZollBegleitdokumente in der Regel bereits innerhalb von 24 Stunden nach der Verzollung zur Verfügung.
Dies ermöglicht Ihnen eine zeitnahe Überprüfung Ihrer Importe.
5. Wie kann ich im e-Billing-Portal Dokumente downloaden?
Eine Erläuterung zum Dokumentendownload finden Sie hier:
www.dhl.de/express/e-billing/zollrechnung-download
6. Welche Angaben kann ich im DHL e-Billing-Portal selbst ändern?
Sie können Änderungen der Sprachauswahl sowie Ihr Passwort für DHL e-Billing online ändern (siehe
Auswahlfeld 'Mein Profil'). Weiterhin können Sie zusätzliche Nutzer im e-Billing-Portal aufschalten.
Hier gelangen Sie zum e-Billing-Portal: https://ebilling.dhl.com/
DHL Express
DHL Express Germany GmbH, Marketing Services, Stand: Oktober 2016
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DHL e-Billing für Zollrechnungen und Zoll-Begleitdokumente
7. Wie kann ich zusätzliche Nutzer für DHL e-Billing aufschalten?
Klicken Sie hierfür bitte auf das Auswahlfeld ‚Mein Profil' und wählen Sie dort die Ihnen zugeordneten
Kundennummern aus, für die Sie zusätzliche Nutzer hinzufügen möchten. Anschließend klicken Sie
auf den Button ‚Speichern‘, um Ihre Änderungen im DHL e-Billing-Portal zu hinterlegen.
8. Werden meine Zoll-Rechnungen und Zoll-Begleitdokumente über die gleiche Plattform
abrufbar sein wie meine DHL e-Billing Transport-Rechnungen von DHL Express?
Ja, mit DHL e-Billing erhalten Sie sowohl Ihre DHL Express Transport-Rechnungen wie auch Ihre ZollRechnungen kostenfrei per E-Mail im pdf-Format oder per E-Mail mit Downloadlink über ein und
dieselbe Plattform. All Ihre Rechnungen können Sie dann neben den Zoll-Begleitdokumenten jederzeit
über das DHL eBilling-Portal herunterladen und verwalten.
9. Welche Dokumente stehen mir bei DHL Duty e-Billing zur Verfügung?
Neben der Zoll-Rechnung stehen Ihnen im e-Billing-Portal auch sämtliche Zoll-Begleitdokumente
(Abgabenbescheide, Frachtbriefe, Handels-/Pro-forma-Rechnungen) zur Verfügung.
10. Wie erhalte ich meine Zolldokumente für Importe, die über mein eigenes Aufschubkonto
abgewickelt wurden (nicht über DHL-Aufschubkonto)?
In diesem Fall erhalten Sie anstelle der Zoll-Rechnung eine sogenannte „Verzollungs-/
Abfertigungsinformation“. Mit dieser Information teilen wir Ihnen mit, welche Sendungen wir über Ihr
Aufschubkonto, das Sie bei uns hinterlegt haben, verzollt haben.
11. Was kann ich tun, wenn ich meine DHL e-Billing Zugangsdaten nicht mehr weiß?
Auf der Startseite unseres Portals können Sie sich beim Login ein neues Passwort zuschicken lassen.
12. An wen kann ich mich bei technischen Fragen wenden?
Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte an die unter 'Kontakt' angegebene E-Mail-Adresse
([email protected]) und beschreiben Sie kurz, bei welcher Aktion im DHL e-Billing-Portal
(Registrierung, Erneuerung des Passworts, Hinzufügen neuer DHL e-Billing Nutzer, Erfassen von
Reklamationen, Ansicht von Rechnungen, Anforderung Kopien o.ä.) der Fehler aufgetreten ist.
Wichtig hierbei ist die Angabe der Kundennummer, Rechnungsnummer und E-Mail-Adresse, bei der
der Fehler aufgetreten ist. Mit diesen Angaben kann eine Fehlerbeseitigung rasch eingeleitet werden.
DHL Express
DHL Express Germany GmbH, Marketing Services, Stand: Oktober 2016
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DHL e-Billing für Zollrechnungen und Zoll-Begleitdokumente
13. Welche rechnungsbegleitenden Unterlagen kann ich mir downloaden?
In unserem e-Billing-Portal können Sie sich jede Rechnung inklusive rechnungsbegleitender Unterlagen
wie z.B. die Rechnungsdaten als CSV-Daten erneut downloaden. Die Struktur der Datei können Sie
sich selbst einrichten oder Sie nutzen unsere Standard-Einstellungen. Um Ihnen die Prüfung der
Rechnungen zu erleichtern, ist es möglich, mehrere Rechnungen, Begleitdokumente oder CSV-Daten
in einem Vorgang herunterzuladen.
14. Wie kann ich zusätzliche Mailadressen aufschalten oder abmelden?
Zusätzliche Empfänger (z.B. Ihre Buchhaltung und/oder Ihre Zollabteilung) können Sie ab dem
01.01.2017 jederzeit bequem über Ihre Profileinstellungen im e-Billing-Portal selbst anlegen. Sollten
Sie E-Mail-Adressen für den Versand der Zoll-Rechnungen abmelden wollen, nutzen Sie bitte unser
Online-Formular unter folgendem Link:
http://www.dhl.de/express/e-billing/zollrechnung-2
15. Wie kann ich im e-Billing-Portal nach einer bestimmten Verzollungs- /Abfertigungsinformation suchen?
Über die Suchfunktion im e-Billing-Portal können Sie ebenfalls Ihre Verzollungs-/Abfertigungsinformationen suchen, hierfür müssen Sie lediglich im Feld Rechnungsnummer Ihre Referenznummer
(beginnend mit 76…) angeben.
DHL Express
DHL Express Germany GmbH, Marketing Services, Stand: Oktober 2016

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