FAX on NOTES IF TIME MATTERS…… 皆さん、FAXの送受信どう処理していますか？ 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 従来のまま、FAX機(複合機)を利用して、紙で送信、紙で受信。 複合機で、PCから送信、共有フォルダに受信。 シャープの見楽るを使用している。 まいと～くFAXを使用している。 リコーさんのFAXオープンリンク for Dominoを使用している。 IBM FAX Server for Lotus Notesを使用している。 それ以外。。。。 IF TIME MATTERS…… 2 2016 AXCEL Corporation. All right reserved. こんなのを簡単に作れるのがノーツ。 • • • • • • FAXを受信してPDF化してDBに保存。 FAXIDから送信者情報を法人マスターDBとチェック。 その他にも受信日時や枚数などでタグ付け。 窓口担当者にメールでリンク付き通知。 受信したFAXを編集して転送送信。 受信時もしくは日単位で受信記録を先方にFAXかメール送信。 IF TIME MATTERS…… 3 2016 AXCEL Corporation. All right reserved. そもそものきっかけは？ • • • • • DIY店舗から外構工事の窓口業。 店舗から手書き付の図面での依頼が多くシステム化がしにくい。 仮設や臨時店舗からのオーダー処理はシステム導入が難しい。 下請け業者とは殆どがFAXでの受発注。 手配業なので見積・受注依頼をそのまま手配して、そのまま回答。 • 後は納期含むスケジュール管理と内部会計システムへのデータ 渡しが出来るようになることだった。 IF TIME MATTERS…… 4 2016 AXCEL Corporation. All right reserved. こんな画面１ 受信とマスター IF TIME MATTERS…… 5 2016 AXCEL Corporation. All right reserved. こんな画面２ 業務システム系 IF TIME MATTERS…… 6 2016 AXCEL Corporation. All right reserved. こんな画面３ 受信記録や日次レポート IF TIME MATTERS…… 7 2016 AXCEL Corporation. All right reserved. 受信は『aFAX』という機材で実現 • • • • • 既存のFAX番号がそのまま使える。 代表番号を組めば複数台で処理。 一度買えば月額費用は発生なし。 小さいので山積みできる。 たったの24,800円！！！ IF TIME MATTERS…… 8 2016 AXCEL Corporation. All right reserved. 送信は『InterFAX』とかいろいろある。 • 送信先が固定で便利だった。 • 件名にパラメータをつけて 個別設定送信が出来た。 • 添付ファイルの展開も プレーンテキストも可能だった。 • 送信結果がメールで届くので 非同期処理が簡単だった。 IF TIME MATTERS…… 9 2016 AXCEL Corporation. All right reserved. 処理は数個のエージェントだけ。 • 受信時 – テキストをフィールドに振り分ける処理。 – FAXIDからマスター参照。 – 受信報告自動送信。 • 日次処理 – 送信失敗リストをリーダーにリンク付きリストでメール送信。 – 本日の受信リストを送信元にメールかFAXで送信。 – 進捗管理表をFAXで顧客店舗に送信。 IF TIME MATTERS…… 10 2016 AXCEL Corporation. All right reserved. エージェントサンプル IF TIME MATTERS…… 11 2016 AXCEL Corporation. All right reserved. 導入結果 • • • • • • • FAX機の取り合いが受信も送信も無くなった。 受信FAXはいつでも着信可能。店舗大喜び。 担当が一斉に仕事を始められる。待機時間なし。 受信FAXの仕分け・発番業務が無くなる。紛失無し。 席立たずに受信FAXが届き、送信まで出来ちゃう。 山ほどあった紙が消えた。モニターは複数台に増えた。 ノーツなんで当たり前だけど – – – – 分業が出来る。ファイリングなんて無し。 進捗管理が出来る。作業モレ無し。 簡易日報で集計なんて当たり前。 会計システムにデータまで渡しちゃう。 IF TIME MATTERS…… 12 2016 AXCEL Corporation. All right reserved. ノーツの良さ • 相手側にまで何かしらのアプリの運用を要求しない。 – 同じように派遣社員のタイムカードマークシートを大量受信できる環境を 準備したり、、、、 – 作業現場の写真をメールで送信時に件名に案件IDを入れて送ってもらっ てファイリングしたり、、、、 • ちょっとした連携だけで既存業務の生産性や効率がアップ。 – スケジュールデータにアワリーレートをつけたマンアワー計算からの請求 書発行したり、、、、 – iPadを会議室前のドアサインに利用して入室チェックを行って会議室の空 予約を撲滅したり、、、 IF TIME MATTERS…… 13 2016 AXCEL Corporation. All right reserved. ご質問があれば、、、、 IF TIME MATTERS…… 14 2016 AXCEL Corporation. All right reserved.
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