仕 様 書 １ 件名 「ゆうちょ桜咲く Spring キャンペーン」に係る賞品 調達及び事務局運営等の委託 ２ 概要 九州地方（沖縄県を除く。）に所在する郵便局、ゆうちょ銀行において 2017 年 3 月 21 日 （火）～2017 年 5 月 2 日（火）に実施するスクラッチキャンペーンに関して、次の業務を 行うこと。 （１）賞品の調達 （２）事務局の運営 （３）賞品発送作業及び納品、賞品管理等 ３ 委託期間 契約締結日～2017 年 6 月 30 日（金） ４ 賞品の調達 （１）品名及び数量 Ａ賞 ライオン ナノックスギフト 2,000 個 Ｂ賞 桜堂 ペアボウル 3,500 個 （２）サイズ等 Ａ賞 ライオン ナノックスギフト ア 内容品 トップスーパーＮＡＮＯＸ 450ｇ トップスーパーＮＡＮＯＸ詰替え用 360ｇ ＣＨＡＲＭＹ Ｍａｇｉｃａ フレッシュピンクベリーの香り 230ｍｌ ＣＨＡＲＭＹ Ｍａｇｉｃａ ハーバルグリーンの香り 230ｍｌ 各 1 個 イ デザイン等 桜柄等の春をイメージさせる包装をすること。 デザインについては事前にゆうちょ銀行九州エリア本部（以下、 「主管担当 」という） と１回以上校正を行うこと。 Ｂ賞 桜堂ペアボウル ア サイズ 本体サイズ：約 110φ×40mm 化粧箱サイズ：約 125×120×60mm 重量：約 320ｇ イ 素材等 磁器 （３）例示品等 Ａ賞：カタログ「ＰＲＥＭＩＵＭ ＰＬａＺａ No．633」P142 掲載「トップスーパー ＮＡＮＯＸ＆チャーミーＭａｇｉｃａギフト 4 点セット」 Ｂ賞：カタログ「ＳＥＬＤＯＭ Vol.45」P4957 掲載「桜堂 ペアボウル」 （４）包装等 適宜の梱包方法により、賞品が 破損せず郵送に耐えるように梱包すること。 また、次のとおり挨拶状、 封筒を用意し、賞品に封入・封緘、または賞品外箱へ貼付 する等して発送物を完成させること。 印刷物 挨拶状 封筒 サイズ Ａ４ 長形３封筒 材質 再生紙 70kg ベース （グリーン購入法に 基づく） ケント紙 100g 印刷 数量 片面（1 色） 5,500 枚 片面（1 色） 5,500 枚 ５ 事務局の運営 （１）事前提出書類等 事務局運営に伴い、受託後速やかに、次の内容が分かる資料及びマニュアル等を提出す ること。 なお、内容等詳細については、事前に主管担当の承認を受け確定させること。 ア 資料内容 ①業務概要 ②体制図 ③業務フロー ④スケジュール表（日程表） ⑤事務局運営マニュアル ⑥コールセンターマニュアル ⑦Ａ賞賞品の包装デザイン イ 提出期限 2017 年 1 月 17 日（火） （２）キャンペーン事務局の設置・運営等 主 管担 当に おい て実 施す るキ ャン ペー ンに 関す る一 切の 事務 を管 理す る「 キャ ンペ ー ン事務局」を設置すること。 ア：業務管理者 キャンペーン事務局の業務管理者は、類似業務の管理経験者に行わせること。 イ：管理・運営 キャンペーン事務局においては、項番５（１）で提出した事務局運営マニュアルに基 づき、適正に管理・運営を行うこと。 ウ：コールセンターの設置 応 募 等 に 関す る お 客さま か ら の 問合 せ （ クレー ム ・ 当 せん 者 対 応を含 む 。） に対 応 で きるよう、次項に示す期間、キャンペーン事務局内に「キャンペーンに関する問合せ用 コールセンター」（以下、「コールセンター」という。）を設置すること。 なお、コールセンターに、郵便局から事務手続きにおける問い合わせがあった場合は、 当該コールセンターはお客さま用である旨を説明し、事務手続きについては、日本 郵便 九州支社金融営業部ゆうちょ担当またはゆうちょ銀行九州エリア本部に連絡するよう 案内すること。 エ：コールセンター設置期間 2017 年 3 月 21 日（火）から 2017 年 6 月 23 日（金） オ：コールセンターの設置内容等 ① 携帯電話及びＰＨＳ等からも受電可能にすること。 ② フリーダイヤル等、お客さまが電話料金を負担しない方法によること。 ③ 稼動時間は平日（土・日・祝日を除く）の、午前 10 時から午後 5 時までとするこ と。 カ：問い合わせ用電話番号（フリーダイヤル等）の通知 コールセンターに設置する問い合わせ用電話 番号を 2017 年 1 月 17 日（火）までに主 管担当へメールにて通知すること。 キ：コールセンター閉鎖後の対応 コールセンター閉鎖後、問合せ受付終了の自動案内の再生を行うこと。 ① 自動案内期間は 2017 年 6 月 23 日（金）17 時から 2017 年 7 月 14 日(金)までとす ること。 ② 自動案内の内容については、コールセンター閉鎖後のお客さま用問い合わせ先に ついての案内を含めるほか、事前に主管担当と調整の上、確定すること。 （３）当せん者データの集計・管理等 受付窓口（約 3,430 箇所）から送られてくる封筒を私書箱または局 （支店）留めによ り集約し、回収を行うこと。封筒に入っている「当せん賞品お申込書」 （以下「申込書」） を すべ て取り 出し、 送付 用封 筒に記 載の枚 数と 相違 ないか 確認す るこ と。 過不足 があ っ た 場合 、直ち に送付 用ラ ベル に記載 されて いる 受付 郵便局 ・ゆう ちょ 銀行 に連絡 し、 正 当な枚数を確認すること。 「 申込書」において記入不備があった場合、または日附印の押 印 漏れ ・応募 口数の 記載 もれ 等があ った場 合、 速や かに受 付郵便 局・ ゆう ちょ銀 行に 連 絡し、正当な内容を確認すること。 なお、私書箱設置や局（支店）留めを行う際は、受託者において郵便局と調整、取得 した上で実施すること。 ア：回収頻度 受託者は応募期間中、毎日（土・日・祝日を除く）回収すること。 また、毎日の回収目安時間を、事前に主管担当へ報告すること。 イ：当せん者の個人情報の管理 回収した「申込書」について、全件（約 5,500 件（見込み））に管理番号の採番を行 うこと。 また、回収した「申込書」は受託者が用意した施錠可能な金庫・キャビネット等にお いて適切に管理すること。 なお、封筒の三方を開く等を行い、封筒に「申込書」が残留していないことを確実に 確認すること。 ウ：当せん者データの集 計・入力 Ａ 賞 、 Ｂ賞 ごと に 、「 申込 書 」 に記 入さ れ た当せ ん 者 の氏 名、 電 話番号 、 郵 便番 号 、 住 所 、性 別、 年齢 、日附 印 の日 付、 取扱 局（店 ）、取 扱局 番号 をデ ータ 化 （以 下「 当せ ん者データ」という）すること。 （４）当せん者データの報告等 上記５(３)において作 成した当せん者データを、１週間ごと取りまとめ週報として翌 週 末ま でに主 管担当 に報 告す ること 。また 、キ ャン ペーン 終了後 、確 定し たすべ ての 当 せん者データ（確報）を 2017 年 5 月 19 日（金）までに主管担当に報告すること。 なお、データの形式はエクセルファイルとし、暗号化の 上、提出すること。 ６ 賞品発送作業及び納品、賞品管理等 （１）送付先 前項（３）で作成した当せん者データを 基に発送すること。 なお、発送料金については、主管担当が負担することとする。 （２）発送期限 賞品は以下の期限までに 2 回に分けて発送すること。 ⅰ)第 1 回目送付期限 2017 年 4 月 14 日（金）までに事務局受付分 送付期限：2017 年 4 月 21 日（金） ⅱ)第 2 回目送付期限 2017 年 4 月 17 日（月）～2017 年 5 月 12 日（金）までに事務局受付分 送付期限：2017 年 5 月 19 日（金） （３）納入場所等 日本郵便株式会社熊本北郵便局 納入に関しては日本郵便株式会社熊本北郵便局と以下について事前に打合せを行う こと。 なお、打合せた結果について納入日の 2 日前までに担当部署へ連絡すること。 ア 納入方法（一括、分割納入） イ 納入スケジュール（日時、数量） ウ その他納入に必要な事項 （４）納入方法 日本郵便株式会社を利用すること。 ただし、直接持込む際は自社便も可とする。 宛名ラベルを印字・貼付した状態で、納入すること。 納入の際には、宛名ラベルの郵便番号 上 2 桁ごとに、数量を確認しやすい状態で納入 すること。 納入日の 2 日前までに、宛名ラベルの郵便番号上 2 桁ごとの箱数一覧を担当部署へ提 出すること。 （５）梱包等 梱包材料及び宛名ラベル等は、受託者において準備すること。 なお、宛名ラベルのお届け先欄は 前項（３）で作成する｢当せん者データ｣のお客さ ま名・郵便番号・住所・電話番号、依頼主欄はキャンペーン事務局、備考欄 には「ゆ うちょ桜咲くＳｐｒｉｎｇキャンペーン賞品（Ａ賞 洗剤セット/Ｂ賞ペアボウル）」を 印字すること。 （６）賞品の配送状況管理 当せん賞品についての発送状況及び追跡番号を取得し、配送状況の管理を行うこと。 宛所不明等により返送となった賞品は、受託者において主管担当が指示するまで適正 に管理すること。 不在等により賞品が返送となった場合等については以下のとおり対応すること。 ア：当せん者が不在でかつ受取期間が経過した場合の対処 当せん者が不在でかつ受取期間経過による返送等の場合においては、正当受取人が 受領するまで賞品の再送を行うこと。長期不在及び連絡先が不備のため連絡が取れな い当せん者については、手紙、電話等を利用し、正当受取人が受領するまで 責任をも って対応すること。再送にかかる費用は主管担当が負担することとする。 なお、当せん者側の理由により賞品受け渡しが不可能となった場合には、主管担当と 協議の上､主管担当が指示する場所へ送付すること。 イ：当せん者が受け取り拒否した場合の対処 当せん者が「申し込んだ覚えがない」等の理由により受け取りを拒否した場合は、 当せん者の受付郵便局（ゆうちょ銀行）に確認し、申込は当せん者本人であったか等、 当時の受付状況を確認すること。正当であった場合、手紙、電話等を利用し、当せん 者が納得し受領するまで責任をもって 対応すること。 ウ：当せん者からの問い合わせに対するコールセンターの対応 受託者は前項（２）で設置したコールセンターにて、当せん者からの問い合わせの 対応を賞品送付開始日から 6 月 21 日（水）まで行うこと。対応については、想定問 答を事前に作成の上、対処すること。想定問答の作成にあたっては、主管担当と調整 し主管担当の了承を得ること。 なお、想定問答の範囲を超える問い合わせについては、主管担当と協議の上、対処 すること。 当せん者からの苦情の連絡等があった場合は、直ちに主管担当へ報告するとともに 主管担当の指示のもと、連携して対処を行い、原因等を究明の上、再発防止策を 講じ ること。 お っ て 、 苦情 の 内 容につ い て 犯 罪が 疑 わ れるも の 、 多 数の 利 用 者への 影 響 が 想定 さ れ る も の 及び 報 道機 関へ の 連 絡 の可 能 性が 高い も の は 、特 に 速や かに 主 管 担 当に 電 話 等により報告すること。 （７）賞品配送状況と問い合わせに関する集計・報告 賞品の配送状況及び当せん者からの入電件数等を取りまとめ、主管担当が指示する 方法により報告すること。 （８）最終報告書の作成 全ての業務終了後、最終報告書を作成し、主管担当に提出すること。内容の詳細につ いては、事前に主管担当と調整を行うこと。 なお、全ての業務の終了後には、主管担当の指示に基づき、本委託業務において使用 した全ての事務局保有データを廃棄し廃棄報告書（様式適宜）を提出すること。 ７ 納入成果物等、納入期限 納入成果物等 1 2 3 4 5 規格等 問い合わせ用電話番号 上記５（２）エのとおり 事務局運営 マニュアル コールセンター マニュアル A4、普通紙 （ワードファイル） A4、普通紙 （ワードファイル） メール等適宜の方法 （エクセルファイル） メール等適宜の方法 当せん者データ（確報） （エクセルファイル） 当せん者データ（週報） 数量 納入期限（予定） 1本 2017 年 1 月 17 日（火） 3部 2017 年 1 月 17 日（火） 3部 2017 年 1 月 17 日（火） ― キャンペーン期間中、 毎週（週報） ― 2017 年 5 月 19 日(金) 6 7 挨拶状（版下） 挨拶状（印刷物） 上記４（４）のとおり 1部 2017 年 3 月 21 日(火) 8 事務局運営報告書 A4、普通紙 3部 （ワード・エクセルファイル） 2017 年 6 月 30 日(金) ８ 知的財産権等 （１） 本契約履行過程で生じた納入成果物に関し、著作権法に定める全ての著作権を株式 会社ゆうちょ銀行に譲渡し、株式会社ゆうちょ銀行が独占的に使用するものとする。 な お 、受 託者 は株 式 会社 ゆ うち ょ銀 行に 対 し、 一 切の 著作 者人 格 権を 行 使し ない こと とし、また、第三者をして行使させないものとする。 ま た 、 受託 者が 本 契約の 納 入 成果 物に 係 る著作 権 を 自ら 使用 し 、また 、 第 三者 をし て 使用させる場合、主管担当と別途協議するものとする。 （２）納入成果物に第 三者が権利を有する著 作物が含まれている場 合は、株式会社ゆうち ょ銀行が特に使用 を指 示した場合を除き 、受 託者は当該著作物 の使 用に関して費用の負 担を含む一切の手続きを行うものとする。 なお、この場合、受託者は当該著作物の使用許諾条件等について、主管担当の了承を 得ること。 （３）本仕様書に基づ く作業に関し、第三者 との間で著作権に係る 権利侵害の紛争等が生 じた場合、当該紛 争等 の原因が専ら株式 会社 ゆうちょ銀行の責 に帰 す場合を除き、受託 者は自らの責任と負担において一切の処理を行うこと。 な お 、株 式会 社ゆ う ちょ 銀 行は 紛争 等の 事 実を 知 った とき 、速 や かに 受 託者 に通 知す ることとする。 ９ データ等の管理 主管担当から 交付する デ ータの管理 について は、善良な管 理者の注 意を持って厳 重に管 理し、部外に流出させ ないこと。あわせて目 的以外に使用し、また 第三者に売却、貸与す るなど株式会社ゆうち ょ銀行に損害を与える 一切の行為をしてはな らない。本委託業務を 受託するものは、関連 するデータの取扱いに ついて、契約書別紙「 情報保護・管理要領」 を遵守すること。 なお、本委託業務の全部または一部を第三者に再委託する場合も同様とする。 10 守秘義務 受託者は、本契約に関して株式会社ゆうちょ銀行が開示した情報（公知の情報を除く。） および契約履行過程で 生じた納入成果物等に 関する情報を本契約の 目的以外に使用または 第三者に開示、もしく は漏洩してはならない ものとし、そのために 必要な措置を講じるこ と。また、これらの秘密保持については、本委託終了後も存続するものとする。 11 個人情報の取扱い 本仕様書に基 づく作業 においては、 利用者の 個人情報を取 扱うこと から、履行に あたり 個人情報の保護に関す る法律（平成十五年法 律五十七号）を厳守す ることとし、そのため に必要な措置を講じること。あわせて、以下の事項について了知・厳守のこと。 （１）個人情報の取扱いにあたっては、セキュリテ ィ体制の確保された適切な場所で行う こと。 （２）受託者は、契約 の履行に際して受け入 れた個人情報のデータ については複写厳禁と し、受託作業終了 後、 受託業者の責任に より 主管担当または主 管担 当が指示する者の立 会いのもと処分し、第三者へ漏洩することのないようにすること。 な お 、受 託者 にお い て主 管 担当 の承 認を 得 て個 人 情報 をパ ソコ ン 等に 登 録し てい る場 合 は、 受託作 業終了 後、 受託 者は直 ちに一 切の デー タを消 去し、 デー タ消 去に関 する 報 告書（適宜様式）を主管担当へ提出すること。 （３）本委託業務にお いて個人情報の漏洩等 事案が発生し た場合の 対応部署を主管担当へ 事前に報告するこ と。 また、漏洩等事案 が発 生した場合、受託 者は 主管担当に当該事由 が発生した日時、 場所 等の内容および対 応状 況を直ちに電話等 によ り連絡を行い、主管 担当の指示に従うこと。併せて、原因等を究明し対応の上、書面により報告を行うこと。 12 再委託の制限 （１） 受託者は、本受託業務の全部又は一部を第三者に再委託する場合は、事前に本受託 業務に関わる業者 （第 三者）との覚書（ 適宜 様式・本仕様書及 び適 合証明書を満たす内 容のもの）、社内取扱規定等の書類を主管担当へ提出し、承認を得た 上で受託した作業を 実施すること。 ま た 、再 委託 先に 対 する 管 理・ 監査 体制 に つい て も書 面で 主管 担 当 の 承 諾を 得る こと と し、当 該委 託先に 対し て、項 番 ８ 「知的 財産 権等 」、項 番 ９「 データ 等の管 理」、 項 番 10「守秘義務」、項番 11「個人情報の取扱い」の秘密保持契約を負わせるものとする。 な お 、個 人情 報に 関 する 取 扱い につ いて は 、受 託 者及 び事 前に 主 管担 当 にお いて 承認 さ れた 本委託 業務に 関わ る業 者間の みで取 扱う こと 。本委 託業務 の全 部又 は一部 を第 三 者 に再 委託す るに当 たり 、再 委託先 が反社 会的 勢力 に該当 する場 合は 、再 委託を 認め な い。 （２）再委託先に開示 した情報については、 再委託先に対して、再 委託された目的以外に 使用し、または受託者及び再委託先以外の第三者に漏洩してはならない義務を課すこと。 （３）再委託先が委託 作業を実施する場合、 受託者は作業内容およ び作業開始終了時の報 告を確認し、その結果を主管担当に報告すること。 13 報告義務 （１）受託者は、受託 した作業を契約どおり に履行していること、 守秘義務を遵守してい ること等について定期的もしくは主管担当の指示に応じて報告すること。 （２）受託者は、株式 会社ゆうちょ銀行もし くは株式会社 ゆうちょ 銀行から委託を受けた 外部の専門機関および監督官庁による監査に応じること。 （３）委託した事務に 関し、お客さまからク レーム、ご意見等を受 けた場合、遅延なく書 面により主管担当へ報告を行うこと。 14 契約の解除 受託者に次のいずれかに該当する事由が発生した場合には、株式会社ゆうちょ銀行から 何らかの通知催告を要することなく本委託契約の解除ができるものとする。 （１）仮差押さえ、差 押さえ、もしくは競売 の申請、破産、再生、 会社更生法手続き開始 の申し立てがあったとき、または清算に入ったとき。 （２）租税公課を滞納して保全差押さえを受けたとき。 （３）手形交換所の取引停止処分があったとき。 （４）資産、信用また は事業に重大な変化が 生じ、本契約に基づく 債務の履行が困難にな る恐れがあると認められたとき。 15 損害賠償責任 受託者は、本 委託業務 を実施するに 際して、 受託者の故意 または過 失により、株 式会社 ゆうちょ銀行に直接かつ現実に生じた損害について賠償責任を負うこと。 なお、再委託 先の行為 による株式会 社ゆうち ょ銀行の損害 について も、受託者が 再委託 先と連帯して損害賠償責任を負うこと。 16 管理体制等の監査 受託者は、責任者等の管理体制、個人情報の管理状況等について、書面の提出等の株式 会社ゆうちょ銀行が求める監査方法に従い、速やかに監査に応じなければならない。また、 再委託先についても監査を通知したときは、受託者の責任においてこれを受け入れること。 17 その他 （１）本契約に当たり、別添 の適合証明書を事前に提出すること。 （２）本契約の内容及 び解釈等について疑義 が生じた場合、その他 、特に必要がある場合 は主管担当あて 連絡す ること。また、 主管担 当と協議した結 果につ いては、受託者に おいて協議内容を記録し、主管担当あて提出す ること。 （３）本契約の履行に従事する労働者（再委託を除く。）に対し、公益通報者保護法に係る 株式会社ゆうち ょ銀行 通報窓口につい て株式 会社ゆうちょ銀 行指定 の周知文を受領し たことを確認の上、当該周知文を用いて周知に努めること。 （４）当せん者から賞 品の破損等の申告があ った場合等、委託内容 が確実に履行されてい ない可能性があ ること が判明したとき は、本 契約期間終了後 であっ ても、当該申告等 における疑義を解消するため、誠実に対応すること。 なお、再送等に係る一切の経費は受託者負担とする。 （５）受託者は、履行完了後速やかに、以下の書類を主管担当へ提出すること。 ・主管担当が確認した確認調書 ・主管担当が確認した完了届・報告書・納品書等（様式適宜） （６）本契約の履行に 従事する貴社労働者に 対する作業指示、労務 管理、安全衛生管理等 に関する指揮命 令は、 すべて受託者の 責任に おい て行うこと 。また 本契約の履行に従 事する貴社労働 者に対 する作業指示は 、作業 責任者を配置し 、作業 責任者を通じて行 うこと。 （７）本契約の履行に あたり、情報の漏洩、 盗用又は改ざんの防止 、その他の委託情報の 安全措置のために必要かつ適切に措置を講じること。 （８）緊急時において 本契約を履行するため のコンティンジェンシ ープランを策定するこ と。 （９）契約変更が必要 と認められる事情が発 生した場合は、委託先 に契約変更の申し入れ をすることができること、それを受けて委託先は誠実に対応すること。 （10）委託情報の安全管理のため 、従業者に対する適切な監督を行うこと。 （11）本仕様書における疑義については、主管担当の指示及び解釈によること。 （12）納入後商品に損傷等が明らかとなった場合、納入後お客さまから商品の損傷等の申 し出があった場合、又は受託者の責めに帰すべき事由により誤送付を発生させた場合 は迅速かつ適切に対応すること。 なお、その際の郵送料は受託者において負担することとし、郵送方法はゆうパック を使用すること。 （13）詳細については、担当部署の指示を受けること。 18 主管担当 〒860-8797 熊本県熊本市中央区城東町 1－1 （株）ゆうちょ銀行九州エリア本部 営業企画部 郵便局支援担当（担当： 原山） ＴＥＬ 096-328-5447
© Copyright 2024 ExpyDoc
