in deutscher Sprache

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Leitaktion 2 Strategische Partnerschaften
im Hochschulbereich
Version 1.10 vom 13.12.2016
Diese Handreichung dient als Hilfestellung beim Ausfüllen des
Antragformulars einer Strategischen Partnerschaft (Leitaktion 2) mit dem
Schwerpunkt Hochschulbildung.
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Einführung
Vor der eigentlichen Beantragung:
Um die Antragsformulare für die einzelnen Schlüsselaktionen in
Erasmus+ ausfüllen zu können, benötigen sowohl die
koordinierende Einrichtung als auch und die Partnereinrichtungen
eine sogenannte PIC* (Personal Identification Code). Hierbei
handelt es sich um eine neunstellige Identifikationsnummer, die
einmalig bei der Europäischen Kommission beantragt wird. Eine
Hochschule müsste bereits über eine PIC verfügen, da das
International Office diese Identifikationsnummer bei der
Beantragung einer ECHE vorweisen muss.
* Die Europäische Kommission hat für teilnehmende Institutionen an EUProgrammen ein Registrierungsportal namens URF/Participant Portal
eingerichtet: http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/
Eine Handreichung zur Erstellung einer PIC finden Sie unter folgendem
Link: https://eu.daad.de/infos-fuer-hochschulen/projektdurchfuehrung/ittools-zur-projektdurchfuehrung/de/
Allgemeine Hinweise zum Ausfüllen des Antragformulars:
 Damit Sie das Antragsformular öffnen können, müssen Sie die
eForm zunächst auf Ihrem Rechner abspeichern. Wenn Sie nun das
PDF-Dokument von Ihrem Rechner mit dem passenden Adobe
Reader
(Version
15.20.,
kostenfreier
Download
unter
http://get.adobe.com/reader/otherversions/) aufrufen, können Sie
das Formular problemlos ausfüllen.
 Die verschiedenen Felder sind auf maximal 5.000 Zeichen
beschränkt.
 Bei den rot unterlegten Feldern handelt es sich um Pflichtfelder.
 Speichern Sie Ihre Angaben regelmäßig ab und achten Sie auf eine
intakte Internetverbindung.
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Inhaltsverzeichnis
Einführung ……………………………………………………………………. 2
Teil A. Allgemeine Informationen ……………………………………..….… 4
Teil B. Kontext ……………………………………………………………..… 4
Teil C. Prioritäten …………………………………………………………….. 6
Teil D. Teilnehmende Einrichtung(en) ………………………….…………. 7
Teil E. Projektbeschreibung …………………………………………….… 12
Teil F. Vorbereitung ………………………………………………………... 14
Teil G. Umsetzung des Projekts …...……………………………………... 15
Teil H. Projektablauf ……………………………………………………..… 19
Teil I. Budget ………………………………………………………..………. 21
Teil J. Zusammenfassung des Projekts………………………….….....… 27
Teil K. Checkliste ……………………………………………………...….... 30
Teil L. Datenschutz ……………………………………………………….... 31
Teil M. Declaration of Honour …………………………………………...... 32
Teil N. Anhänge …………………………………………………………..… 33
Teil O. Einreichung des Antrags ………………………………………..… 34
4
Sind Sie im richtigen
Bildungsbereich?
Projektlaufzeit zwischen 24 und 35
Monaten: Sie müssen zwischen dem 01.09.
und dem 31.12.2017 starten
Projektlaufzeit von 36 Monaten: Sie müssen
am 01.09.2017 starten und am 31.08.2020
enden. (Siehe S. 126 Programme Guide)
Sobald Sie das „Start date“ eingetragen
und die Dauer des Projektes ausgewählt
haben, füllt sich das Feld „End date“
automatisch aus.
Durch das Anklicken des Validierungsknopfes
speichern Sie das Formular nicht ab, sondern
überprüfen, ob alle Angaben korrekt eingetragen
worden sind. Falls Angaben fehlen/formal falsch
eingetragen wurden, führt die eForm Sie auf das
betroffene Feld/die betroffene Seite.
5
Wählen Sie aus dem Dropdown Menü die Nationale
Agentur aus, bei der Sie Ihren Antrag einreichen
möchten.
Als
deutscher
Projektkoordinator
(Projektschwerpunkt Hochschulbildung) wählen Sie
DE01.
6
Klicken Sie auf das Pluszeichen, um weitere
Prioritäten hinzuzufügen.
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
Die horizontalen und sektorspezifischen
Prioritäten sind auf den Seiten 120-123 des
Erasmus+ Programme Guides zu finden.
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Bitte tragen Sie in Teil D die Angaben des Projektkoordinators und
der
Partnereinrichtungen
ein.
Es
können
max.
9
Partnereinrichtungen (und der Koordinator) vollfinanziert werden.
Die PIC (Personal Identification Code) ist eine
neunstellige Identifikationsnummer, die einmalig
bei der Europäischen Kommission über die URFPlattform beantragt wird.
Nachdem Sie die PIC der koordinierenden
Einrichtung eingepflegt haben, klicken Sie auf
„check PIC“. Alle weiteren Daten werden
automatisch
ausgefüllt.
Füllen
Sie
nachträglich die noch nicht ausgefüllten
Felder aus.
Wenn Ihre Einrichtung über eine ECHE (Erasmus
Charter for Higher Education) verfügt, wird diese
im Formular automatisch erscheinen.
Wählen Sie aus dem
Dropdown Menü den
passenden
Organisationstypen aus.
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
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Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
Wenn die Partnereinrichtung bereits an einem
EU-Projekt teilgenommen hat, wählen Sie bitte
‚yes‘ aus der Dropdown-Option. In einem
weiteren Schritt listen Sie hier nur die
wichtigsten Projekte auf, die für Ihre
Antragstellung relevant sein könnten.
Bei dem ‚Legal Representative‘ handelt es
sich um den gesetzlichen Vertreter der
koordinierenden Einrichtung.
Wichtig: Der hier angegebene ‚Legal
Representative‘ muss die ‚Declaration of
Honour‘ unterzeichnen und die ‚Mandates‘
der Partnereinrichtung gegenzeichnen.
9
Geben Sie hier für jede Partnereinrichtung die
PIC (Personal Identification Code) ein.
Nachdem Sie die PIC eingepflegt haben,
klicken Sie auf „check PIC“. Alle weiteren
Daten werden automatisch ausgefüllt. Füllen
Sie nachträglich die noch nicht ausgefüllten
Felder aus.
Wenn die Partnereinrichtung über eine ECHE
(Erasmus Charter for Higher Education)
verfügt, wird diese im Formular automatisch
erscheinen.
Wählen Sie aus dem Dropdown Menü
den passenden Organisationstypen aus.
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
10
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
Wenn die Partnereinrichtung bereits an
einem EU-Projekt teilgenommen hat,
wählen Sie bitte ‚yes‘ aus der
Dropdown-Option. In einem weiteren
Schritt listen Sie hier nur die wichtigsten
Projekte auf, die für Ihre Antragstellung
relevant sein könnten.
Bei dem ‚Legal Representative‘ handelt es sich
um
den
gesetzlichen
Vertreter
der
Partnereinrichtung.
Wichtig: Der hier angegebene ‚Legal
Representative‘ muss das ‚Mandate‘ der
Partnereinrichtung unterzeichnen.
11
Wenn Sie weitere Partnereinrichtungen
dem Konsortium hinzufügen möchten,
klicken Sie bitte auf „Add Partner“.
Hinweis: Es können max. 9 Partnereinrichtungen (und
die koordinierende Einrichtung) vollfinanziert werden.
2017 haben Sie die Möglichkeit, weitere Einrichtungen als ‚assoziierte Partner‘
einzutragen, die Sie ebenfalls in Ihrem Projektvorhaben unterstützen werden, jedoch nicht
offiziell zum Konsortium gehören. In diesem Feld stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur
Verfügung.
12
Die Projektbeschreibung soll idealerweise im Konsortium entstehen.
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
Sie können aus dem
Dropdown
Menü
max.
3
Themen
auswählen.
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
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Wenn Sie aus dem Dropdown Menü
‚yes‘
auswählen,
erscheinen
automatisch drei weitere Felder.
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
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Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
15
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
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Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
Die Erstellung eines Intellectual Outputs ist
optional und abhängig vom jeweiligen Projekt.
Bitte wählen Sie den Namen der Einrichtung
aus, die das Output federführend koordiniert.
In einem nächsten Schritt wählen Sie bitte die
Namen der Einrichtungen aus, die an dem
Output mitwirken werden.
Um ein weiteres Intellectual
Output anzulegen, klicken Sie
auf „Add Output“.
17
Die Organisation von Multiplikatorenveranstaltungen ist optional und abhängig vom
jeweiligen Projekt.
Hinweis zum Veranstaltungsort: Nur
in Programm- und Partnerländern, in
denen die Zuschussempfänger ihre
Sitze haben und/oder Brüssel,
Frankfurt, Luxemburg, Straßburg,
Den Haag.
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000
Zeichen zur Verfügung!
Wählen Sie die passenden Intellectual
Outputs aus, welche Sie während der
Multiplikatorenveranstaltung verbreiten
möchten.
Wählen Sie die Einrichtung aus, die die
Multiplikatorenveranstaltung ausrichten
wird.
Wenn
Sie
eine
weitere
Multiplikatorenveranstaltung
hinzufügen möchten, klicken
Sie auf „Add Event“.
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Wenn Sie Mobilitätsaktivitäten planen, wählen Sie
aus dem Dropdown Menü „yes“ aus.
Die Rubrik Learning/Teaching/Training Activities ist optional und bezieht sich
auf Kurz- und Langzeitlernaufenthalte von Lehrkräften, Bildungspersonal
und/oder Studierenden im Land einer Partnereinrichtung.
Steht eine der Aktivitäten nicht im direkten Zusammenhang mit den
Projektzielen, werden dafür beantragte Mittel nicht bewilligt.
Wählen
Sie
den
passenden
Bildungsbereich aus, für den Sie eine
Mobilitätsaktivität organisieren.
Wählen Sie die passende
Mobilitätsaktivität aus.
Wählen Sie bitte die Einrichtungen aus, die an
der Mobilitätsaktivität teilnehmen werden.
Wenn Sie eine weitere Mobilitätsaktivität planen, so klicken Sie bitte auf „Add Activity“.
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
Hinweise:
Mobilitätsaktivitäten können nur in am Projekt teilnehmenden
Programmländern stattfinden und/oder Brüssel, Frankfurt,
Luxemburg, Straßburg, Den Haag.
Studierende aus Partnerländern erhalten keine finanzielle
Förderung für Mobilitätsaktivitäten im Rahmen von Erasmus+.
Accompanying Persons = Begleitperson von Teilnehmern mit
Behinderung
ISP for teaching staff = Personen des Konsortiums, die während
eines ISP for students lehren.
Invited teachers = Personen außerhalb des Konsortiums, die
während eines ISP for students lehren
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Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
20
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
Hier stehen Ihnen bis zu 5.000 Zeichen zur Verfügung!
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Allgemeine Projektverwaltung, Planung, Koordination
(Management + Administration), Information, Promotion und
Verbreitung kleinerer Produkte (Broschüren, Leaflets,
Webinformationen usw.)
Das Feld „Projektmanagement und –durchführung“
wird automatisch vom Antragsformular ausgefüllt.
Hinweis: Es können max. 9 Partnereinrichtungen
(und der Koordinator) vollfinanziert werden.
Zuschuss zu Reise- und Aufenthaltskosten für kürzere Planungstreffen, die der Projektorganisation dienen.
Wählen Sie aus dem Dropdown Menü die PIC der reisenden Einrichtung aus.
Total No. of Participants = (Total)Anzahl der reisenden Teilnehmer
Ort: nur am Standort der am Projekt teilnehmenden Einrichtungen und/oder
Brüssel, Frankfurt, Luxemburg, Straßburg, Den Haag.
Bei detaillierter Begründung im Fließtext ist ein Projekttreffen am Standort
einer im Projektantrag genannten assoziierten Partnereinrichtung möglich.
Nutzen Sie den Distance Calculator der EU KOMM und wählen die
entsprechende Entfernungsspanne (one way) aus dem Dropdown Menü.
Wenn eine Einrichtung zu Meeting 1 zwischen 100-1999 km reist, zu Meeting
2 jedoch >2000 km reist, so klicken Sie bitte auf das Pluszeichen und legen
ein neues Meeting mit einem differenzierten ‚Distance Band‘ an.
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(Personal-) Kosten, die für die Erstellung von Intellectual Outputs anhand der erbrachten Tätigkeit abgerechnet werden können.
Wählen Sie aus dem Dropdown Menü die PIC der
passenden Einrichtung aus. Anschließend wählen Sie
das Output aus, an dem die besagte Einrichtung
beteiligt ist.
Wählen Sie aus dem Dropdown Menü die passende Personalkategorie aus.
Hinweis: Kosten für „manager“ und „administrative staff“ sind aus dem
Finanzmodul „Projektmanagement und -durchführung“ zu decken
(s. Programme Guide, S. 131)
Anzahl der Arbeitstage pro Personalkategorie für das Land des
Zuschussempfängers wird multipliziert mit dem Zuschuss je Einheit.
Die Organisation einer Veranstaltung,
einer Konferenz oder eines Seminars zur
Verbreitung der Intellectual Outputs.
Wählen Sie aus dem Dropdown Menü die PIC der Einrichtung
aus, die die Multiplikatorenveranstaltung organisiert.
Anschließend wählen Sie die passende Veranstaltung aus,
die die besagte Einrichtung organisieren wird.
max. 30.000,- € / Projekt
Anzahl der inländischen Teilnehmer
(Nicht Konsortium)
Anzahl der ausländischen Teilnehmer
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Die Teilnehmerzahl muss mit der bereits
angegebenen Zahl in G.3. übereinstimmen
Wählen Sie aus dem Dropdown Menü die PIC der Einrichtung aus, die an einer
Mobilitätsaktivität beteiligt ist. Wählen Sie anschließend die passende Lern-,
Lehr- oder Schulungsaktivität aus.
Nutzen Sie den Distance Calculator der EU KOMM und
wählen die entsprechende Entfernungsspanne (one way)
aus dem Dropdown Menü.
Gesamtzahl der Teilnehmer wird multipliziert mit
Entfernungskategorie anwendbaren Zuschuss je Einheit.
dem
!NEU! Rückreise: Notwendigkeit zusätzlicher Reise zum Flughafen/Bahnhof im Herkunftsland und/oder im Aufnahmeland über 225 EUR  zusätzliche Beantragung von 180 EUR möglich
(detaillierte Begründung im Fließtext!)
auf
die
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‚Accompanying Persons‘ = Begleitpersonen von Teilnehmern mit
Behinderung (KEINE Dozenten, die während eines ISP for students lehren)
Die Dauer der Aktivität und die Teilnehmerzahlen müssen mit der
bereits
angegebenen
Zahl
in
G.3.
übereinstimmen.
Aufenthaltsdauer: min. 5 Tage Schulungsaktivität für Studierende +
zusätzlich einen An- und Abreisetag.
Anzahl der Tage/Monate x Teilnehmer wird
multipliziert mit dem im jeweiligen Zielland
anwendbaren Zuschuss je Einheit.
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Wählen Sie aus dem Dropdown Menü die PIC der
Einrichtung aus, die in äußerste Randlage oder in einem
überseeischen Gebiet liegt und für die Aktivität
außerordentliche Reisekosten benötigt. Wählen Sie
anschließend die passende Lern-, Lehr- oder
Schulungsaktivität aus.
Unterstützung bei besonderem Bedarf (Teilnehmer mit Behinderung) an
jeglicher projektbezogenen Aktivität: Mehrbedarf, der über die regulären
Stückkostensätze in der entsprechenden Budgetkalkulation hinausgeht und
nicht über den Sozialversicherungsträger des Teilnehmers gedeckt werden
kann.
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Zuschuss zu den tatsächlichen Kosten der Beschäftigung von Unterauftragnehmern
oder der Beschaffung von Waren und Leistungen (hierbei bedarf es einer ausführlichen
Erklärung). Beispiel: Unbedingt notwendige fachspezifische Übersetzung (keine
normale Büroausstattung, keine Beamer, keine Laptops).
Voraussetzung: die Vergabe von Unteraufträgen muss mit Leistungen in Zusammenhang stehen, die von den
teilnehmenden Organisationen aus berechtigten Gründen nicht selbst erbracht werden können. Es werden keine
Mittel für Standard-Bürogeräte und –einrichtungen gewährt, die die teilnehmenden Organisationen ohnehin bei ihrer
täglichen Arbeit nutzen würden.
1.
Ihnen stehen 5.000 Zeichen für eine detaillierte Begründung zur Verfügung!
Bitte geben Sie hier die beantragte
Fördersumme (75% der tatsächlichen
Kosten) ein.
Max. 50.000 €/Projekt
Bitte nutzen Sie dieses Feld, um weitere Erläuterungen vorzunehmen.
27
28
Hier
gibt
das
Antragsformular
automatisch die Zusammensetzung
des Konsortiums wieder.
29
Zusammenfassung der beantragten Fördersummen/ Budgetkategorie/ Einrichtung.
Wird automatisch vom Antragsformular befüllt.
Max. 30.000 €/Projekt
Max. 150.000 €/Jahr
Hinweis: Es können max. 9
Partnereinrichtungen (und die
koordinierende Einrichtung)
vollfinanziert werden.
75% der tatsächlichen Kosten
Max. 50.000 €/Projekt
30
Antragsfrist: 29. März 2017
12:00 Uhr mittags Brüsseler Zeit
Bitte achten Sie nochmals auf die hier
aufgelisteten Zulassungskriterien und die
Dokumente, die Sie im nächsten Schritt in
der Rubrik ‚N. Annexes‘ hochladen
müssen.
31
32
„Declaration of Honour“:
-
-
2 Seiten ausdrucken
ausfüllen
Unterschrift und Datum
von
Ihrem
‚Legal
Representative‘
(siehe
Punkt
D.1.3./1.4.
des
Antragsformulars)
unterschriebenes Dokument
scannen
gescanntes Dokument in der
Rubrik
‚N.
Annexes‘
hochladen
Bei dem ‚Legal Representative‘
handelt es sich um den gesetzlichen
Vertreter
der
koordinierenden
Einrichtung
bspw.
den
Hochschulbevollmächtigten
(Rektor, Kanzler oder Präsident).
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Maximal 10 Anhänge
-
-
-
-
Gesamtgröße 10.240 kB
Akzeptierte Formate: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, TXT, ODT, ODS,
CDOC, DDOC, BDOC
‚Declaration of Honour‘ und ‚Proof of financial capacity‘ (letzteres nur bei
privaten Einrichtungen, deren beantragte Fördersumme über 60.000 € liegt)
drucken, scannen, als ein Dokument hochladen
‘Timetable of activities’ hochladen
http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/documents-forapplicants/model-application-forms_en
‚Mandates‘
(Partnerschaftsvereinbarungen)
müssen
alle
‚Legal
Representatives‘ der teilnehmenden Partnereinrichtungen ausfüllen,
unterzeichnen, koordinierender ‚Legal Representative‘ muss gegenzeichnen
http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/documents-forapplicants/model-application-forms_en
Sicherstellen, dass alle beteiligten Einrichtungen die ‚Legal Entity Form‘ /
Rechtsträgerformular auf dem Participant Portal hochgeladen haben.
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/leg
al-entities_en.cfm#en
Falls notwendig, mehrere Dokumente drucken, scannen und als 1 großes
Dokument hochladen
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SCHRITT 1:
Bitte
validieren
Sie
zunächst
Ihr
Antragsformular, um sicher zu gehen, dass Sie
alle Pflichtfelder ordnungsgemäß ausgefüllt
haben. Sie werden automatisch mit einer
Hinweismeldung vom Antragsformular auf die
Felder weitergeleitet, die unvollständig oder
fehlerhaft sind. Wenn Ihr Antragsformular
fehlerfrei ist, erscheint die Meldung „The form
is valid.“
SCHRITT 2:
Reichen Sie die finale Version Ihres
Antragsformulars elektronisch ein, indem Sie
auf „submit online“ klicken.
SCHRITT 3:
Wenn Sie Ihr Antragsformular erfolgreich
abgeschickt haben, erscheint folgendes
Fenster: Submission Status OK
Möchten Sie das Antragsformular nach der
erfolgreichen Submission ergänzen und zum 2.
Mal hochladen, dann speichern Sie es bitte
zuerst und schließen. Öffnen Sie es erneut,
validieren und laden es hoch.
Deadline: 29.03.2017
12:00 Uhr Brüsseler Zeit
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Referat EU03 in der NA DAAD
E-MAIL: [email protected]
WEBSEITE: https://www.eu.daad.de
Referatsleiterin: Beate Körner, [email protected]; 0228-882 257
Britta Schmidt, [email protected] ; 0228-882 735
Lena Pankert, [email protected]; 0228-882 8966
Anita Kucznierz-Jäger, [email protected]; 0228-882 102
Nathalie Baum, [email protected]; 0228-882 8974
Sandra Eiringhaus, [email protected]; 0228-882 758
Wichtige Links:

Erasmus+ Programme Guide 2017
http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources_en#tab-1-0

Technical guidelines for completing the eForm
Guide for experts
Template for the timetable of activities
Mandate
http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/documents-forapplicants/model-application-forms_en

Legal Entity Form
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entitie
s_en.cfm