Anleitung neues Vereinsportal

Anleitung BVDK Vereinsportal
Inhaltsverzeichnis
1.
Benutzerkonto ................................................................................................................................. 3
1.2. Ändern / Anpassen Ihrer Daten.................................................................................................... 3
2.
3.
Startbücher ...................................................................................................................................... 4
2.2.
Neues Startbuch beantragen .................................................................................................. 4
2.3.
Startbuch ummelden ............................................................................................................... 6
Startlizenzen .................................................................................................................................... 7
3.1. Wichtige Änderung zum bisherigen Ablauf der Startlizenzbestellungen ..................................... 7
3.2.
Startlizenz ansehen drucken ................................................................................................... 7
4.
Kampfrichterbuch beantragen ........................................................................................................ 8
5.
Kampfrichterlizenz beantragen / verlängern .................................................................................. 9
5.1. Wichtige Änderung zum bisherigen Ablauf der Kampfrichterlizenzbestellung ............................ 9
6.
Meldungen zu Wettkämpfen .......................................................................................................... 9
6.1. Körpergewicht / Leistungsdaten hinterlegen oder korrigieren ................................................. 10
7.
6.2.
Getätigte Meldungen bearbeiten / löschen .......................................................................... 11
6.3.
Kampfrichter zu Meisterschaften melden............................................................................. 12
Onlinemeldungen / Veranstaltungen erstellen (nur für Landesverbände möglich) ..................... 12
1. Benutzerkonto
Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen in Ihrem Benutzerkonto zur Verfügung:
1.1. Ändern / Anpassen Ihrer Daten (Mailadresse, Passwort usw.)
1.2. Vereinsadresse / Lieferadresse hinterlegen
1.3. Weitere Benutzer zu Ihrem Vereinskonto hinzufügen
1.2. Ändern / Anpassen Ihrer Daten
Ihr Passwort und / oder Ihre Mailadresse ändern Sie wie folgt:
Abbildung 1
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Wählen Sie das Dreieck neben Ihrem Benutzernamen (Pfeil 1).
Klicken Sie auf „Edit Account“ (Account bearbeiten) (Pfeil 2).
Jetzt können Sie Ihren Namen ändern, Ihre Konto Sprache einstellen, Ihre Mailadresse
ändern sowie das Passwort wechseln. Bitte beachten Sie, dass Ihr Passwort mindestens aus
acht Zeichen bestehen muss.
Weitere Daten Ihres Vereins ändern Sie wie folgt:
Abbildung 2
Wählen Sie den Punkt „Administration“. Jetzt haben Sie die Möglichkeit folgende Punkte zu ändern.
Abbildung 3
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Club / Verein => Bearbeiten Sie Ihren Vereinsnamen, die Vereins E-Mail und die Webadresse
Ihres Vereins.
Adresse => Hinterlegen Sie bitte die Adresse des Vereins. Diese Adresse erscheint als
Rechnungsadresse auf Ihren Rechnungen. Bitte achten Sie darauf, dass die Adresse korrekt
hinterlegt ist!
Delivery address => Hier können Sie eine abweichende Lieferadresse hinterlegen. Sollten Sie
etwas bestellen, dann wird das Produkt an diese Adresse geschickt.
Benutzer => Hier können Sie weitere Benutzer anlegen. Bitte beachten Sie, die weiteren
Benutzer haben die gleichen Zugriffsrechte wie Sie selbst.
Abbildung 4
2. Startbücher
2.2.
Neues Startbuch beantragen
Sie möchten ein neues Startbuch beantragen, dann gehen Sie bitte wie folgt vor:
Abbildung 5
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Wählen Sie den Menüpunkt „Mitglieder“ (Pfeil 1).
Sollte das Mitglied noch nicht existieren, legen Sie dieses bitte mit einem Klick auf das Feld
„Mitglied erstellen“ an (Pfeil 4). Jetzt hinterlegen Sie die benötigten Daten.
Abbildung 6

Jetzt finden Sie das Mitglied in Ihrer Liste. Bitte öffnen Sie dieses, indem Sie auf den
entsprechenden Namen klicken oder gehen Sie wie auf Abbildung 5 (Pfeil 2 & 3) vor.
Abbildung 7

Wählen Sie „Startbuch hinzufügen“.
Abbildung 8
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
Wählen Sie im Feld „Book“ (Buch) „Startbuch KDK“ aus.
Im Feld „Typ“ haben Sie folgende Wahlmöglichkeiten: „Neues Buch“, „Buch voll“, „Buch
verloren“ oder „Buch vorhanden“.
Das bestellte Startbuch wird Ihnen in der Regel innerhalb von 7 Werktagen nach Eingang der
Bestellung an die hinterlegte Vereins- bzw. Lieferadresse geschickt.
Sollten Sie ein Vereinsmitglied haben, welches noch nicht im System hinterlegt ist aber
bereits ein Startbuch besitzt (z.B. Mitglied hat längere Zeit an keinem Wettkampf
teilgenommen), wählen Sie bitte „Buch vorhanden“. Ihnen wird dann kein neues Startbuch
zugeschickt und es entstehen Ihnen keine Kosten. Allerdings muss für jedes Mitglied ein
Startbuch hinterlegt sein, da ansonsten keine Startlizenz bestellt werden kann.
2.3.
Startbuch ummelden
Sie wollen eine Ummeldung vornehmen, dann gehen Sie bitte wie folgt vor. Bitte beachten Sie, dass
den Vereinswechsel immer der neue Verein vornehmen muss.
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Wählen Sie den Menüpunkt „Mitglieder“ (siehe Abbildung 5 Pfeil 1). Anschließend wählen
Sie „Mitglied erstellen“ (Pfeil 2).
Jetzt füllen Sie das Formular aus. Bitte achten Sie auf korrekte Schreibweise. Das System
prüft automatisch, ob das Mitglied bei einem anderen Verein bereits hinterlegt ist und bietet
Ihnen an, einen Vereinswechsel vorzunehmen. Bitte bestätigen Sie dies.
Nachdem Ihr elektronischer Antrag abgeschickt wurde, wird der Status Ihrer Ummeldung von
der Geschäftsstelle auf „In Bearbeitung“ gesetzt. Erst danach sehen Sie das neue Mitglied in
Ihrer Übersicht. Bitte schicken Sie noch das Startbuch an die Geschäftsstelle. Erst wenn der
Wechsel im Startbuch eingetragen wurde, ist der Vereinswechsel vollständig durchgeführt.
Sollte ein Wechsel nicht möglich sein, so wird Ihr elektronischer Antrag von der
Geschäftsstelle abgelehnt. Das Mitglied ist dann weiterhin beim alten Verein sichtbar.
3. Startlizenzen
Um eine Startlizenz bestellen zu können, müssen Sie das Mitglied bereits angelegt haben. Weiterhin
gehen Sie wie folgt vor:
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Wählen Sie das entsprechende Mitglied aus (siehe Abbildung 5).
Nachdem Sie das Mitglied geöffnet haben, wählen Sie den Punkt „Startlizenz hinzufügen“
(siehe Abbildung 7).
Abbildung 9
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Bitte wählen Sie im Feld Lizenz die entsprechende Lizenz aus. Bestätigen Sie das Ganze mit
einem Klick auf „Erstellen“.
3.1. Wichtige Änderung zum bisherigen Ablauf der
Startlizenzbestellungen
Ab dem Jahr 2017 (Startlizenz 2017) wird Ihnen die Lizenz nicht mehr in Papierform zugeschickt,
sondern Sie erhalten die Lizenz ausschließlich in elektronischer Form (PDF)! Sie haben die Möglichkeit
die Startlizenz auszudrucken oder können diese in elektronischer Form mitführen (z.B. als PDF auf
dem Smartphone, Tablet, Laptop o. ä.).
Die Rechnung über die bestellten Startlizenzen erhalten Sie separat (per Mail oder Post).
Sollten Sie Mitglieder zu Meisterschaften über das Vereinsportal des BVDK melden (Deutsche
Meisterschaften), so müssen die Startlizenzen zum Wettkampf nicht kontrolliert werden, da eine
Meldung ohne gültige Startlizenz nicht möglich ist (näheres unter dem Punkt „Meldungen zu
Meisterschaften“). Alle ausgestellten Lizenzen enthalten einen QR-Code über welchen geprüft werden
kann, ob die Lizenz gültig ist.
3.2.
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Startlizenz ansehen drucken
Öffnen Sie wieder das entsprechende Mitglied.
Abbildung 10
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In der Übersicht sehen Sie die vorhandenen Startlizenzen (Pfeil 1). Bitte klicken Sie auf den
Pfeil neben der Lizenz (Pfeil 2) und wählen Sie „Download“. Die Startlizenz wird Ihnen jetzt
als PDF zum Download angeboten.
4. Kampfrichterbuch beantragen
Als Verein können Sie Kampfrichterbücher nur über den Kampfrichterobmann / frau Ihres
Landesverbandes beantragen. Bitte beachten Sie, dass die Mitglieder für welche Sie ein
Kampfrichterbuch beantragen möchten, bereits in Ihrem Vereinskonto angelegt sein müssen!
Als Kampfrichterobmann / frau gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie das entsprechende Mitglied.
Abbildung 11

Wählen Sie Kampfrichterbuch hinzufügen (Pfeil 1).
Abbildung 12
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Bitte wählen Sie jetzt bei „Book (Buch)“ „Kampfrichterbuch“ aus.
Bei Typ wählen Sie bitte „Neues Buch“, „Buch voll“, „Buch verloren“ oder „Buch vorhanden“.
„Buch vorhanden“ wählen Sie bitte für Mitglieder, welche bereits ein Kampfrichterbuch
besitzen, aber noch nicht im Vereinsportal hinterlegt sind. Es wird Ihnen kein neues Buch
zugeschickt und es entstehen Ihnen keine weiteren Kosten!
5. Kampfrichterlizenz beantragen / verlängern
Als Verein können Sie Kampfrichterlizenzen nur über den Kampfrichterobmann / frau Ihres
Landesverbandes beantragen.
Die Kamprichterobmänner / frauen können lediglich die Lizenzstufen „Bezirkslizenz“ und
„Landeslizenz“ vergeben. Die „Bundeslizenz“ muss vom Referenten für Kampfrichterwesen des
BVDK vergeben werden.
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Bitte verfahren Sie analog zu Punkt 4. Dann wählen Sie den Punkt „Kampfrichterlizenz
hinzufügen“ (Abbildung 11 Pfeil 2).
Wählen Sie jetzt die entsprechende Lizenz aus.
5.1. Wichtige Änderung zum bisherigen Ablauf der
Kampfrichterlizenzbestellung
Ab dem Jahr 2017 (Kampfrichterlizenz 2017) wird Ihnen die Lizenz nicht mehr in Papierform
zugeschickt, sondern Sie erhalten die Lizenz ausschließlich in elektronischer Form (PDF)! Sie haben die
Möglichkeit die Kampfrichterlizenz auszudrucken oder können diese in elektronischer Form mitführen
(z.B. als PDF auf dem Smartphone, Tablet, Laptop o. ä.).
Die Rechnung über die bestellten Kampfrichterlizenzen erhalten Sie separat (per Mail oder Post).
Sollten Sie Kampfrichter zu Meisterschaften über das Vereinsportal des BVDK melden (Deutsche
Meisterschaften), so müssen die Kampfrichterlizenzen zum Wettkampf nicht kontrolliert werden, da
eine Meldung ohne gültige Kampfrichterlizenz nicht möglich ist (näheres unter dem Punkt
„Meldungen zu Meisterschaften“).
6. Meldungen zu Wettkämpfen

Wählen Sie zunächst den Menüpunkt „Veranstaltungen“. Daraufhin sehen Sie die Liste der
möglichen Meisterschaften.
Abbildung 13

Wählen Sie die gewünschte Veranstaltung aus.
Abbildung 14


Auf der Übersichtsseite sehen Sie alle wichtigen Informationen zur gewählten Meisterschaft.
Der Punkt Landesverbände zeigt, welchen Landesverbänden es möglich ist an dieser
Meisterschaft teilzunehmen (wichtig bei Landesmeisterschaften).
Wählen Sie jetzt Athlet melden (Pfeil 1).
Achtung. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Athleten melden können, welche eine gültige Startlizenz
(des Jahres in welchem die Veranstaltung stattfindet) sowie ein gültiges Startbuch besitzen. Andere
Athleten werden in der Auswahlliste nicht angezeigt.
Abbildung 15

Wählen Sie die gewünschten Athleten aus und bestätigen Sie mit Anmelden. Sollte die
Fehlermeldung „Body weight is missing (Körpergewicht fehlt)“ erscheinen, so müssen Sie
zunächst im Athletenprofil die Daten hinterlegen.
6.1. Körpergewicht / Leistungsdaten hinterlegen oder korrigieren


Wählen Sie den Menüpunkt „Mitglieder“ (siehe Abbildung 5). Weiterhin müssen Sie das
Mitglied auswählen, bei welchem Sie die Daten anpassen möchten.
Nachdem Sie das Mitglied geöffnet haben, wählen Sie „Bearbeiten“ (siehe Abbildung 7).
Abbildung 16


Jetzt können Sie das Körpergewicht angeben. Bei der Meldung wird der Athlet automatisch
der entsprechenden Gewichtsklasse zugeordnet. Ohne hinterlegtes Körpergewicht können
Sie nicht melden!
Hinterlegen Sie bitte auch die Leistungswerte.
6.2.
Getätigte Meldungen bearbeiten / löschen
Sie können Ihre getätigten Meldungen bis zum Nachmeldeschluss bearbeiten oder Athleten
abmelden.

Wählen Sie unter dem Menüpunkt „Veranstaltungen“ die entsprechende Veranstaltung aus
und öffnen Sie diese. Danach wählen Sie den Punkt „Meldung“ (siehe Abbildung 14 Pfeil 3).
Abbildung 17
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Nach einem Klick auf den Pfeil (Pfeil 1) haben Sie die Möglichkeit „Bearbeiten“ oder
„Löschen“ auszuwählen.
Abbildung 18


Wenn Sie „Löschen“ wählen, melden Sie den Athleten ab.
Wählen Sie bearbeiten, damit Sie die Gewichtsklasse oder die Altersklasse in welcher der
Athlet starten will, ändern können.
Abbildung 19


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
Bei Altersklasse können Sie den Athleten „außer Konkurrenz“ melden (falls bei der
entsprechenden Meisterschaft verfügbar!)
Jugend, Junioren oder Senioren können Sie in der Klasse „Aktive“ melden.
Weiterhin können Sie hier noch die Gewichtsklasse korrigieren. Achtung, die Änderung an
dieser Stelle hat keinen Einfluss auf die beim Athleten hinterlegten Daten!
Bei dem Feld „Total“ können Sie die Leistung ändern.
6.3.

Kampfrichter zu Meisterschaften melden
Starten Sie die unter Punkt 6 beschriebene Prozedur und wählen Sie dann „Kampfrichter
melden“ (siehe Abbildung 14 Pfeil 2).
Bitte beachten Sie auch hier können nur Kampfrichter mit gültiger Lizenz gemeldet werden. Weiterhin
kann der Kampfrichterobmann / frau Ihres Landesverbandes Kampfrichtermeldungen ändern oder
hinzufügen.
7. Onlinemeldungen / Veranstaltungen erstellen (nur für
Landesverbände möglich)
Als Landesverband haben Sie die Möglichkeit, das BVDK Vereinsportal für die Onlinemeldungen zu
Ihren Landesmeisterschaften zu nutzen. Sie können Ihre Onlinemeldungen völlig selbstständig und
unabhängig vom BVDK erstellen und verwalten.

Wählen Sie den Menüpunkt „Veranstaltungen“ (Pfeil 1). Jetzt wählen Sie „Veranstaltung
erstellen“ (Pfeil 2).
Abbildung 20
Abbildung 21
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Die Felder „Typ“ und „Disziplin“ regeln, auf welchen beim Athleten hinterlegten
Leistungswert das System zugreift. Bitte achten Sie hier auf eine korrekte Auswahl.
Nachdem Sie die Veranstaltung erstellt haben, ist diese zunächst noch „In Bearbeitung“ und
kann von Ihren Vereinen noch nicht gesehen werden, da Sie noch einige Angaben
hinterlegen müssen.
Abbildung 22
Abbildung 23
Abbildung 24
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Wählen Sie die Landesverbände aus. Nur die Vereine der ausgewählten Landesverbände
können sich zu der Meisterschaft melden.
Weiterhin müssen Sie noch die Altersklassen welche an der Meisterschaft teilnehmen
können, auswählen.
Haben Sie diese Angaben hinterlegt, ist die Veranstaltung für die Vereine freigeschaltet.

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