Leistungsbeschreibung ÖA 35_2016 UFZ

Genaue Bezeichnung des Geräts:
System zur automatischen Bearbeitung von HPLC-Gefäßen inkl. Datenbank
Kurze Beschreibung des IST-Zustandes
Derzeit werden die im Labor zu bearbeiteten HPLC-Gefäße händisch bearbeitet. Alle
Schritte im Rahmen der Bearbeitung der HPLC-Gefäße erfolgen manuell wobei die Daten
zu den in den HPLC-Gefäßen enthaltenen Einzelstoffen, Stoffgemischen, Umweltproben
sowie deren Herkunft dabei ebenfalls manuell in nicht standardisierten Tabellen (z.B.
Excel) dezentral abgelegt werden.
Kurze Beschreibung des Auftrags oder Beschaffungsvorhabens
Durch die Beschaffung von Geräten für die biologische und chemische Analyse, die eine
Untersuchung von Chemikalien und Umweltproben mit hohem Probendurchsatz
ermöglichen, ist die Zahl der im Labor bearbeiteten HPLC-Gefäßen deutlich angestiegen.
Um mit den leistungsstarken Analyse- und Liquid Handling-Geräten den höchstmöglichen Durchsatz erreichen zu können, ist daher unter anderem eine
Automatisierung der Bearbeitung der HPLC-Gefäße erforderlich. Automatisierbare
Prozesse sind an dieser Stelle z.B. die Beschriftung der HPLC-Gefäße, das Wiegen der
Gefäße zum Ermitteln von Lösungsmittelverlusten, das Lesen von Barcodes oder die
Reformatierung von Proben von Mikrotiterplatten in HPLC-Gefäßen und umgekehrt. Alle
Daten zu den bearbeitenden Proben müssen zukünftig in der mitzuliefernden Software
(Steuerfunktionalität und Verwaltungsdatenbank) abgelegt werden, welche sich in
bestimmten zeitlichen Intervallen mit einer am UFZ bestehende Proben-Datenbank zu
synchronisieren hat.
Spezifikation
Die Spezifikation gliedert sich in die Teile automatisierbare Prozesse, Steuerung von
automatisierten Prozessen, Datenbank und Sonstiges.
1. Automatisierbare Prozesse
Folgende Prozesse bei der Handhabung von (Kurz-)Gewindeflaschen (z.B. HPLC vials)
müssen auf einer Plattform automatisiert erfolgen:
• Lösungsmittelresistente Etiketten drucken und (Kurz-)Gewindeflaschen
kennzeichnen bzw. (Kurz-) Gewindeflaschen bedrucken. Die Größe der Etiketten,
des Druckes muss dabei für die in Tabelle 1 gelisteten (Kurz-)Gewindeflaschen
geeignet sein.
• Barcode lesen
• Sortieren/ Umsetzen von HPLC Vials
• Schraubdeckel öffnen und schließen
• Wiegen - Erfassen von Taragewichten, Einwaagen oder Lösungsmittelverlusten
• Flüssigkeiten in HPLC-Gefäße pipettieren
• Flüssigkeiten von Gefäß zu Gefäß pipettieren
• Flüssigkeiten von Mikrotiterplatte (96er, 384er) zu HPLC-Gefäß pipettieren
=> Reformatierung (Details siehe unten)
Dabei müssen die in Tabelle 1 gelisteten HPLC-Gefäße bearbeitet werden. Die Höhe der
derzeit verwendeten HPLC-Gefäße beträgt 32 bis 71 mm und der Durchmesser 11,6 bis
27,5 mm. Zu beachten ist hierbei, dass der Gefäßdurchmesser nicht immer dem
Durchmesser der verwendeten Deckel entspricht. Die in der Plattform integrierte
Pipettiereinheit muss für die Handhabung von sehr verschiedenen Flüssigkeitsklassen
wie Lösungsmittel oder Zellkulturmedium geeignet sein. Der in der Plattform
verwendete Greifer für die HPLC-Gefäße und die Software zur Steuerung der Plattform
müssen entweder flexibel genug sein, um derart variable Höhen und Durchmesser zu
bearbeiten, oder die benötigten Greifer für kleine und große Gefäße müssen vom
Nutzer selbständig und in kurzer Zeit je nach Bedarf getauscht werden können.
Tabelle 1.
(Kurz-)Gewindeflaschen zur
automatisierten Bearbeitung
32 x 11,6 mm
45 x 14,75 mm
46 x 22,5 mm
57 x 27,5 mm
60 x 17 mm
61 x 16,6 mm
70 x 21 mm
71 x 20,6 mm
Zu den in der Tabelle 1 aufgeführten Gefäßen sind Angaben zu den in ihrem System zu
einsetzbaren Racks zu machen.
Die Reformatierung aus 96- und 384-well Platten in HPLC vials ist derzeit mit einem
Durchsatz von maximal 2 Multiwellplatten in bis zu 108 verschiedene HPLC vials mit den
Maßen 32 x 11,6 mm geplant. Die HPLC vials befinden sich dabei in Sample trays der
Marke Agilent (Bestellnr. 5022-6502).
2. Steuerung von automatisierten Prozessen
Eine Erstellung neuer Routinen und die Anpassung bereits vorhandener Routinen zur
Steuerung der automatisierten Prozesse muss nach einer Einweisung, welche
Bestandteil des Angebotes sein muss, durch Mitarbeiter des UFZs erfolgen können.
Die Geräteverantwortlichen am UFZ müssen vom Hersteller der Plattform zur
automatisierten Bearbeitung von HPLC-Gefäßen in folgende Punkte eingewiesen
werden:
• Programmierung von Arbeitsabläufen, die alle unter „1. automatisierten
Prozesse“ gelisteten Anforderungen abbilden können.
• Einrichten von HPLC-Gefäßen mit neuen Höhen oder Durchmessern. Sollte die
angebotene Technik hier Einschränkungen aufweisen so sind diese in Angebot zu
benennen.
• Einrichten von bisher nicht verwendeten Racks für HPLC-Gefäße. Sollte die
angebotene Technik hier Einschränkungen aufweisen so sind diese in Angebot zu
benennen.
• Bei Bedarf Wechsel von Greifern und Hinterlegung der Änderung in Software
Im Angebot sind die für die Einweisung erforderliche Arbeitszeit und alle damit
verbundenen Kosten aufzulisten.
3. Datenbank
• Vor der automatisierten Bearbeitung von HPLC-Gefäßen muss der Nutzer für jede
Probenkategorie ein definiertes Mindestmaß an Informationen in der zentralen UFZDatenbank (ORACLE 12) als Stammdatensatz hinterlegen.
• Die an die Software zur Steuerung der Plattform angegliederte Datenbank muss die
Stammdatensätze über eine Schnittstelle übernehmen. Bei der Übernahme von
Stammdatensätzen muss deren Bezug zu ihrer (in der Regel numerischen) ID
innerhalb der ORACLE-Datenbank gewahrt bleiben.
• Übernommene Stammdatenmengen dürfen in der Steuer- und Verwaltungssoftware
nicht um zusätzliche Datensätze erweitert werden, um ein Auseinanderlaufen der
Stammdatenmengen beider Systeme zu vermeiden.
• Übertragene Attribute von übernommenen Stammdatensätzen sollten in der Steuerund Verwaltungssoftware nicht editiert werden können, da eine Anpassung
ausschließlich innerhalb des zentralen Datenbestandes (ORACLE-Datenbank)
erfolgen soll. Eine Untersetzung von nicht übernommenen Attributen muss in der
Steuer- und Verwaltungssoftware hingegen möglich sein.
• Da der Stammdatenbestand in der zentralen ORACLE-Datenbank Änderungen
unterworfen ist, muss ein zyklischer, automatisierter Abgleich mit den Stammdaten
der Steuer- und Verwaltungssoftware stattfinden.
• Zusätzlich müssen die durch die Nutzung der Plattform erhaltenen Daten (z.B.
Gewicht, Barcode-Information u.ä.) in der Steuer- und Verwaltungssoftware
aufgenommen und der entsprechenden eindeutigen Datensatz-ID in der
übergeordneten Oracle-Probendatenbank zugewiesen werden.
• Der Zugriff (z.B. auf die Daten eines Projekts) muss dabei auch selektiv erfolgen
können.
Die Anbindung der Datenbank der Plattform für die automatische Bearbeitung von
HPLC-Gefäßen wird in Zusammenarbeit mit dem Datenmanagement-Team des UFZs
erfolgen. Im Angebot sind die für die Anbindung der geräteeigenen Datenbank an die
UFZ-Datenbank erforderliche Arbeitszeit und die damit verbundenen Kosten in Form
von Tagessätzen aufzulisten.
4. Sonstiges
• Alle in der Software hinterlegbaren personenbezogenen Attribute der Nutzer der
Plattform, sollten über dessen Kennung (Benutzername) aus dem zentralen LDAPoder ActiveDirectory-Verzeichnisdienst des UFZ hinterlegt werden.

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