（別添２） 平成 28 年度砂漠化対処に関する国際シンポジウム開催業務仕様書 １．件名 平成 28 年度砂漠化対処に関する国際シンポジウム開催業務 ２．業務の目的 平成８年に発効した砂漠化対処条約（以下「UNCCD」という。）において、先進締約国 は、砂漠化の被影響国に対する砂漠化対処のための国家行動計画の策定及び実施の支援 といった責務が義務づけられている。また、締約国に対する一般的な義務として、国際 的な協力を強化することも規定されている。わが国は同条約の先進締約国として、その 責務を引き続き果たしていくため、科学的・技術的側面からの被影響国への支援及び条 約への貢献とともに、国際的な協力を促進する責務がある。 環境省では､平成 27 年度までの 4 年間に渡りモンゴル国ゴビ地域において実施した住 民参加による持続可能な計画立案・管理モデル開発支援について、本年度さらに追跡調 査を実施するほか、科学技術的知見の貢献から専門家を UNCCD 会合に派遣する等の貢献 を実施しているところである。 これら事業及び UNCCD をはじめとする国際場裡において議論されている砂漠化対処 や土地劣化中立性についての現状を、広く国内において発信することは、わが国がさら に効果的に国際協力に貢献する為に不可欠であるとの観点から、本業務では、国内外の 諸機関（UNCCD 事務局等）と協力し、東京において砂漠化対処に関する国際シンポジウ ム（以下「本シンポジウム」という。）を実施するものである。 ３．国際シンポジウム及びレセプションの開催 （１）国際シンポジウム 本シンポジウムは、環境省を含む諸機関によって主催する。また、会場については国 -1- 連大学内のウ・タント国際会議場を使用するため、国連大学本部施設会議場使用ガイド ラ イ ン （ 別 添 1、 https://i.unu.edu/media/jp.unu.edu/page/18958/ Practical-Guide-JP_201606_final_20160614_rf.pdf）を遵守することとする。なお、 本シンポジウムの講演者及びパネリスト、モデレーター（以下「登壇者」という。）の 選定については、環境省担当官と協議の上、選定する。 【開催概要】 ・開催場所：国連大学 ウ・タント国際会議場（会場手配は本業務では実施しない。） ・開催日時：平成 29 年２月７日（12:30～18:00）を想定 ・招待者数及び参加者数：合計 300 名程度を想定 ・講演者：以下 3 名程度を想定（1 名当たり 1 時間程度を想定） 有識者（大学教授級 2 名）、モンゴル国中央政府職員 1 名（自然環境・観光省等の 10 ～7 級を想定） ・パネリスト：以下 4 名程度予定（パネルディスカッションは 2 時間程度を想定） モンゴル国中央政府職員２名（自然環境・観光省等の 10～7 級及び 6～3 級各１名を 想定）、３．（１）で講演予定の有識者２名を想定 ・モデレーター：アナウンサー経験者 1 名 （２）レセプション 本シンポジウム参加者間の情報交換を図るため、本シンポジウム終了後にレセプショ ンを開催する。 【開催概要】 ・開催場所：国連大学 レセプション・ホール（会場手配は本業務では実施しない。） ・開催日時：平成 29 年２月７日（18:00～20：00）を想定 ・参加者：登壇者及び本シンポジウム参加者 50 名程度を想定 -2- ４．業務の内容 （１）国際シンポジウム （ア）登壇者 請負者は登壇者との連絡調整、日程や講演内容についての調整を環境省担当官との十 分な協議の上、行うとともに以下の記載に従い、登壇者に対し旅費及び謝金の支給を行 う。 モンゴル国中央政府職員３名のうち、講演者については１時間当たり 7,900 円、パネ リストについては１人１日当たり 17,700 円の謝金を支給するとともに、 「国家公務員等 の旅費に関する法律」に準拠し、旅費を支給する。 有識者２名に対しては 1 人 1 日当たり 17,700 円の謝金を支給するとともに、 「国家公 務員等の旅費に関する法律」に準拠し旅費を支給する。 モデレーターに対しては本業務に必要な業務費を支給する。 また、講演者及びパネリストには、講演及びパネルディスカッションの際にお茶を配 る。 （イ）通訳者 請負者は、10 年以上の経験を有する日英同時通訳者を、開催日の 12 時から 18 時の 間手配する。なお、通訳者の選定に当たっては、可能な限り「会議場使用に関してのお 願い」（別添 2）、「会議場利用の際の業者リスト」（別添 3）に基づく通訳業者から手配 することとする。 請負者は、以下の①～⑤、その他必要となる資料について環境省担当官との協議の上、 作成する。 ①詳細日程表 ②プログラム ③プログラム進行台本（日・英） ディスカッションで使用するパネル資料 （20 頁程度） ④3.（1）のパネル ⑤招待状 請負者は、シンポジウムの１週間前までに主催者に対して上記①～④の資料を 30 部 -3- （A4、全 100 頁程度、両面カラー）印刷し、配布する。参加者に対しては上記④の資料 を 300 部（A4 20 頁程度、両面カラー）印刷、配布を行う。①～⑤のレイアウト等は 適宜環境省担当官と調整を行うこと。 請負者は、本会場内ステージ上にシンポジウムタイトル名表記(日・英)のつりさげ式 看板（１ｍ×７～９ｍ程度）１枚を制作し設営する。玄関先立看板、コーナー表示（必 要に応じ）等は「会議場使用に関してのお願い」（別添 2）に則り、請負者が作成し、 設置する。言語は日英併記とする。 （２）レセプション 請負者は、可能な限り「会議場使用に関してのお願い」（別添２）、「会議場利用の際 の業者リスト」 （別添３）に基づきレセプション業者を手配の上、50 人程度の立食形式 のレセプションを開催する（レセプション業者への飲食費の支払いも実施すること）。 なお、メニュー、配置、進行については環境省担当官と協議の上、手配を行う。レセプ ションの開催から終了までは、スムーズな進行となるよう適宜補助要員を配置すること。 レセプション実施には準備、後片付け（原状回復）を含むこととする。 ４． （２） （ア）で作成するスタッフ配置計画に基づき、運営スタッフ（誘導人員、配 膳人員、その他必要に応じ）を必要数確保し、また、50 人規模以上のレセプションで 英語にて司会を行った経験がある者（１名）を司会として配置するとともに、5 年以上 の同時通訳実績を有する日英逐語通訳者（１名程度）を配置すること。 請負者は、環境省担当官との十分な協議の上、司会者との連絡、日程及び内容等の調 整を行うとともに、通訳者及び司会者に対しては、２時間程度の本業務に必要な業務費 等の支給を行う。 （ア）レセプション実施計画の作成 以下の①～⑥、その他必要な事項が記載されたレセプション実施計画を環境省担当官と 協議の上、作成する。 -4- ①スタッフ配置計画 ②レセプション運営計画(出席者の受付方法、誘導方法を含む。) ③レセプションプログラム ④プログラム進行台本（日・英） ⑤料理メニュー ⑥招 待状 （イ）会場の設営・撤収・清掃 レセプションは開始時刻の１時間前には設営完了しておくものとする。 会場内ステージ上にレセプションタイトル名表記(日・英)のためのつりさげ式看板 （１ｍ×７～９ｍ程度）１枚を制作・設置する。玄関先立看板、コーナー表示（必要に応 じ）等は「国連大学本部施設会議場使用ガイドライン」（別添１）及び「会議場使用に関 してのお願い」（別添２）に則り請負者が作成し設置する。言語は日英併記とする。レセ プション終了後、会場の撤収及び清掃を行う。 （ウ）料理等 50 人分の料理（和洋折衷、4,000 円/人程度）及び 50 人分の飲料（2,000 円/人程度） を立食・ビュッフェ形式にて用意する。なお、レセプション業者の選定に当たっては、 可能な限り「会議場利用の際の業者リスト」（別添３）から手配すること。 （３）当日運営 請負者は、４.（１）で作成したプログラムに基づき本シンポジウムを運営する。ま た、４.（２） （ア）で作成したレセプション実施計画に基づき、レセプションを運営す る。 運営に当たり、請負者は受付（参加者登録等の全体把握を含む） 、マイク人員、誘導 人員を配置する。また、会場設営の支援（必要に応じ壇上テーブル及び音響設備の設置）、 登壇者の発表資料データの準備（パソコン、プロジェクター等の設置）等を行う（必要 機材の準備は本業務では実施しない。）とともに、これらの業務を行う際には、 「国連大 学本部施設会議場使用ガイドライン」（別添１）を遵守の上、当日の進行に必要な準備 及び調整を実施すること。さらに、請負者は、環境省担当官との協議の上、本シンポジ -5- ウム（レセプションは除く）開催中の写真撮影及び録音を実施する。その他詳細につい ては環境省担当官との協議の上、決定する。 （４）事前準備・事後報告 （ア）広報 （a）国際シンポジウム広報 請負者は、本シンポジウムの広報としてパンフレット 1000 部（A4 ー）の印刷、配布を行う。４.（１）に従って作成した招待状（A４ ２頁、両面カラ １枚、二つ折り、 仕上がり A５版、両面カラー、高級厚紙）100 部を指定する対象者へ送付する。なお、 送付先は環境省担当官から指示する。 （b）レセプション招待状 請負者は、４．（２）（ア）で作成した招待状（A４ １枚、二つ折り、仕上がり A５ 版、両面カラー、高級厚紙）50 部を送付する。なお、送付先（30 部を国内へ郵送）及 び配布先は環境省担当官から指示する。 （イ）事務局 HP の開設・運営 請負者は、本シンポジウムの事務局 HP（日本語）を開設・運営する。HP において参 加者登録のとりまとめ等を一括して行うほか、関連する質問等の一切の事務的対応を行 う。なお、本シンポジウム開催後は結果報告（写真を含む）を HP に掲載する。 （ウ）レポートの作成 請負者は、シンポジウムの概要を関係者に報告するため、本シンポジウム当日（レセ プションは除く）の記録をとりまとめ、レポート（日本語版：A4 び英語版：A4 20 頁程度、20 部及 20 頁程度、10 部）を作成し、送付すること。送付先（日本語版 6 部： 国内（1 か所）、英語版 4 部：国外（ドイツ２部（1 か所）、中国１部、モンゴル１部を 想定）及び配布先は環境省担当官から指示する。 -6- （エ）報告書の作成 ４．（１）～（４）についてとりまとめを行い、報告書 15 部（紙媒体：日本語、A4 40 頁程度、電子媒体：紙媒体報告書の電子データを収納した DVD-R ２式）を作成す る。 ５．業務履行期限 平成 29 年２月 28 日まで ６．成果物 レポート： 日本語版 英語版 10 部程度（A4 ５部程度（A4 20 頁程度） 20 頁程度） 報告書： 紙媒体 15 部（A４ 40 頁程度） 電子媒体：報告書の電子データを収納した DVD-R ２式 報告書等（業務上発生するパンフレット・冊子等の印刷物を含む。）及びその電子デ ータの仕様及び記載事項等は、別紙によること。 提出場所：環境省自然環境局自然環境計画課 ７．著作権等の扱い （１）成果物に関する著作権、著作隣接権、商標権、商品化権、意匠権及び所有権（以 下「著作権等」という。）は、環境省が保有するものとする。 （２）請負者は、自ら制作・作成した著作物に対し、いかなる場合も著作者人格権を行 使しないものとする。 -7- （３）成果物の中に請負者が権利を有する著作物等（以下「既存著作物」という。）が 含まれている場合、その著作権は請負者に留保されるが、可能な限り、環境省が 第三者に二次利用することを許諾することを含めて、無償で既存著作物の利用を 許諾する。 （４）成果物の中に第三者の著作物が含まれている場合、その著作権は第三者に留保さ れるが、請負者は可能な限り、環境省が第三者に二次利用することを許諾するこ とを含めて、第三者から利用許諾を取得する。 （５）成果物納品の際には、第三者が二次利用できる箇所とできない箇所の区別がつく ように留意するものとする。 （６）納入される成果物に既存著作物等が含まれる場合には、請負者が当該既存著作物 の使用に必要な費用の負担及び使用許諾契約等に係る一切の手続を行うものと する。 ８．情報セキュリティの確保 請負者は、下記の点に留意して、情報セキュリティを確保するものとする。 （１）請負者は、請負業務の開始時に、請負業務に係る情報セキュリティ対策とその実 施方法及び管理体制について環境省担当官に書面で提出すること。 （２）請負者は、環境省担当官から要機密情報を提供された場合には、当該情報の機密 性の格付けに応じて適切に取り扱うための措置を講ずること。 また、請負業務において請負者が作成する情報については、環境省担当官からの 指示に応じて適切に取り扱うこと。 （３）請負者は、環境省情報セキュリティポリシーに準拠した情報セキュリティ対策の 履行が不十分と見なされるとき又は請負者において請負業務に係る情報セキュ リティ事故が発生したときは、必要に応じて環境省担当官の行う情報セキュリテ -8- ィ対策に関する監査を受け入れること。 （４）請負者は、環境省担当官から提供された要機密情報が業務終了等により不要にな った場合には、確実に返却し又は廃棄すること。 また、請負業務において請負者が作成した情報についても、環境省担当官から の指示に応じて適切に廃棄すること。 （５）請負者は、請負業務の終了時に、本業務で実施した情報セキュリティ対策 を報告すること。 （参考）環境省情報セキュリティポリシー http://www.env.go.jp/other/gyosei-johoka/sec-policy/full.pdf ９．その他 （１）請負者は、本仕様書に疑義が生じたとき、本仕様書により難い事由が生じたとき、 あるいは本仕様書に記載のない細部については、環境省担当官と速やかに協議し その指示に従うこと。 （２）本業務における実施体制 業務を遂行するに当たり、これまで同程度（参加者 300 名程度）もしくはそれ 以上の規模の国際会議を実施（請負含む）した経験のある技術者を主任担当者と して配置することとし、業務を通じて環境省担当官との調整に当たらせること。 （３）静的コンテンツのみのホームページ作成に当たっては、「環境省ウェブサイト作 成ガイドライン」及び受注後に提供される「環境省ホームページ対応基準書」に 基づくこと。 また、「環境省ウェブサイト作成ガイドライン」は以下の URL において公開して いる。 http://www.env.go.jp/other/gyosei-johoka/web_gl/ -9- （４）会議運営を含む業務 会議運営を含む業務にあっては、「環境物品等の調達の推進に関する基本方針」 （平成 28 年 2 月 2 日閣議決定）の「会議運営」の判断の基準を満たすこと。 （５）本業務を行うに当たって、入札参加希望者は、必要に応じて「平成 27 年度乾燥 地における住民参加による持続可能な牧草地利用等検討業務」に係る資料を、所 定の手続きを経て環境省内で閲覧することを可能とする。 資料閲覧を希望する者は、以下の連絡先に予め連絡の上、訪問日時及び閲覧希 望資料を調整すること。 ただし、コピーや写真撮影等の行為は禁止する。また、閲覧を希望する資料で あっても、昨年度業務における情報セキュリティ保護等の観点から、提示できな い場合がある。 連絡先：環境省自然環境局自然環境計画課 森林・乾燥地・極地生態系保全係 直通番号：03-5521-8274 （６）本業務に関する過年度の報告書は、環境省図書館において閲覧可能である。 - 10 - （別紙） １．報告書等の仕様及び記載事項 報告書等の仕様は、「環境物品等の調達の推進に関する基本方針」（平成 28 年２月２日 閣議決定。以下「基本方針」という。 ）の「印刷」の判断の基準を満たすこと。 なお、 「資材確認票」 （基本方針 204 頁、表３参照）及び「オフセット印刷又はデジタル 印刷の工程における環境配慮チェックリスト」（基本方針 205 頁、表４参照）を提出する とともに、印刷物にリサイクル適性を表示する必要がある場合は、以下の表示例を参考に、 裏表紙等に表示すること。 リサイクル適性の表示：印刷用の紙にリサイクルできます この印刷物は、グリーン購入法に基づく基本方針における「印刷」に係る判断の基準に したがい、印刷用の紙へのリサイクルに適した材料［Ａランク］のみを用いて作製して います。 なお、リサイクル適性が上記と異なる場合は環境省担当官と協議の上、基本方針 （http://www.env.go.jp/policy/hozen/green/g-law/kihonhoushin.html）を参考に適切 な表示を行うこと。 ２．電子データの仕様 （１）Microsoft 社 Windows7 SP1 上で表示可能なものとする。 （２）使用するアプリケーションソフトについては、以下のとおりとする。 ・文章； Microsoft 社 Word（ファイル形式は Word2010 以下） ・計算表；表計算ソフト Microsoft 社 Excel（ファイル形式は Excel2010 以下） ・画像；BMP 形式又は JPEG 形式 （３ ） （２）による成果物に加え、 「PDF ファイル形式」による成果物を作成すること。 （ ４ ） 以上の成果物の格納媒体は DVD-R とする。事業年度及び事業名称等を収納ケー - 11 - ス及び DVD-R に必ずラベルにより付記すること。 （ ５ ） 文字ポイント等、統一的な事項に関しては環境省担当官の指示に従うこと。 ４．その他 成果物納入後に請負者側の責めによる不備が発見された場合には、請負者は無償で速や かに必要な措置を講ずること。 - 12 - 別添１ 国連大学本部施設 会議場使用ガイドライン 2016 年 6 月改訂 - 13 - ウ・タント国際会議場（３階）３６４席 エリザベス・ローズ国際会議場 （５階）１１０席 レセプション・ホール （２階）最大２００名 収容可能 - -142 -- 国連大学本部施設会議場使用について 国連大学は、1973 年に国連大学憲章が国連総会で採択され、1975 年、東京に暫定的な本部を 設けて事業を開始しました。そして 1992 年 6 月に、現在の恒久本部施設が東京都渋谷区神宮 前に完成いたしました。その使命は、研究、大学院教育と能力育成を通じて、国連とその加 盟国を支援し、国連システムのためのシンクタンクとして機能することです。 詳しくは (www.unu.edu)をご覧ください。 国連大学本部施設会議場は東京都内の一等地にあり、国内外ともに高い評価を受けています。 ご使用希望の方は下記の要領でお申し込み願います。 会議場使用者の資格、およびお申し込み手順 1) 当国連大学本部会議場の使用には、学術上のテーマに関する会議であることが前提です。ま た、かかるテーマが国連大学の活動分野に実質的に関係を有することが望ましいですが、以 下の要素を考慮し、個別具体的に判断することとします。使用決定の要素としては、営利を 目的としないこと、政治上の特定党派の立場、または宗教上の特定宗派の教義の宣伝・普及 を目的としないこと、特定企業の利潤追求を直接的に図るものでないこと等です。 以上の要素に照らし合わせて、事前に国連大学が審査を行い、それにより認められた団体に 限り使用を許可させていただいております。 2) 会場、使用料金につきましては添付の会場使用分担金（費用）表をご覧ください。 3) 会場の使用を予定されている方は、申込書（英語版）に必要書類（利用団体概要、当日のプ ログラム、講演者リスト）を全て英文にて添え、会議場使用予定日の 3 ヶ月前までに PDF 形式 にてご提出いただき、その後国連大学内で審査を行います。 4) ご使用の可否については、1)の審査終了後、書面にてご連絡いたします。 5) 会場予約のための 10％の保証金は、4)の書面がお手元に到着した日から 1 週間以内に所定の 口座にお振込み下さい。保証金のお振込みが確認され次第、会場予約が確定になります。 なお、この保証金は後日キャンセルされても返却ができませんのでご了承願います。 詳細に関しては、下記にお問い合わせください。 国連大学 会議場運営部 TEL: ０３－５４６７－１２１２（内線１３０６） FAX: ０３－３４９９－２８２８ Email: [email protected] - -153 -- 特記事項 6) 国連大学は国連と日本政府の協定の下に設立され、その本部施設は国連大学によって運営さ れている建物です。ご使用の際は下記の注意事項をお守りくださるようお願いいたします。 7) 施設使用団体は会議参加者の入退館については責任をもち、入館の許可は必ず事前登録され た方のみにしてください。また、催事当日には参加者バッジ等を配布し、館内のその他の入 館者と区別できるようにしてください。 8) 国連大学本部施設内におきましては、金銭の授受をお断りさせていただいております。入場 料、会費、参加費、登録料等の徴収、また、その他の物販等の行為もご遠慮願います。 9) 国連大学本部施設は全館禁煙です。飲食は原則として 2 階レセプション・ホールと 5 階ラウ ンジのみで可能です。 10) 警備による制約上、駐車場は基本的にございません。車両の駐車が必要な場合は、近隣にあ るコスモス青山ビル、オーバルビル等、民間の駐車場をご使用ください。 11) 正面ドア付近のエスカレーターの登り口横には、必ず催事のタイトルを明記した「立て看 板」(A1 サイズ)を英文にてご用意いただき、開催当日には必ず掲示してください。 12) 国連の許可なしに国連、あるいは国連大学の英文・和文のロゴ、また、国連大学本部施設の 写真などを使用することは禁止されています。また参加者の一般公募をする際、施設使用団 体、または主催者の問い合わせ先を明記し、国連大学に直接の問い合わせがないように願い ます。国連大学の代表電話番号、ファックス番号等は、催事関係書類には記載しないでくだ さい。ご要望があれば、国連大学本部施設ヘの案内図をご用意致します。担当者にお知らせ ください。 13) 施設の使用に際しては、建造物・備品・機材などの損傷の無いよう心がけ、使用した備品・ 機材・会場のレイアウト等は、必ず元の位置に戻してください。万一、備品・機材の損傷、 また紛失された場合には、速やかに届け出てください。損傷・紛失があった場合の費用は、 施設使用団体の責任にてご負担いただきます。 14) 通訳者、催事用看板・バナ－・花・ケ－タリング等は、施設使用団体側にてお手配ください。 ご要望に応じて業者リストを提供させていただきますが、リスト上の業者と国連大学は、何ら 契約上に取り決めを致しておりません。見積りや費用等に関するご相談は、直接業者と行うよ うにしてください。業者とのトラブルや費用の請求に関しては、国連大学は一切責任を負いま せん。 15) 催事使用期間中に、公開空地を含む国連大学本部施設内で発生した人的・物的事故等、それ が自然災害に起因するものも含め、国連大学は一切の責任を負いません。 16) 国連大学が提供した機材の不具合により生じた惨事への損害に対しても、国連大学は責任を 負いません。 施設使用団体は、使用期間中、施設および付属設備の保安に万全の注意を払う とともに、会議施設内の秩序維持、来場者、会議関係者、関係業者等の安全確保について責 任を持って必要な措置を講じるとともに、催事関係の入館者に対し、万一の場合も適切な対 応が出来るように準備してください。 17) 非常時の際の避難経路は、催事開催の前に必ずご確認ください。 - -164 -- 会議場使用分担金（費用）表 （国連大学本部施設 2016 年 6 月現在） 使用分担金（費用）については、「使用分担金（費用）についての注意事項」を必ずご 一読ください。 会場常設機器の使用については、「会場常設機器使用についての重要事項」を必ずご一 読ください。なお、常設機器のみをご使用の際にも、使用分担金に加えて別途技術者費 が発生致しますのでご了承願います。 ウ・タント国際会議場 (3 階 および 4 階) 収容人数 一日 半日 スク－ル形式： 304 席（3階） + 60席（4階 ギャラリ－） ¥545,000 ¥363,000 3階ホ－ルおよび４階ギャラリ－ 控え室3室（Visitor ル－ム、Meeting ル－ム、Multi-purpose ル－ム）、給湯室 3階 ホワイエ 同時通訳ブ－ス (4階) （6ブース・6カ国語対応) 同時通訳システム (FM誘導無線方式、レシーバー 304台) 音響システム - ステージ上有線マイク × 2本 - ワイヤレスマイク・ハンドタイプ × 2本 - タイピンタイプ × 2本 （テーブルマイクは現在使用できません。） 映像機材 - 常設スクリーン（250インチ相当） ネットワーク環境 (Wi-Fi 対応、容量が限られております) 受付スペ－ス (2階) 準備時間 （最大3時間まで) 施設担当者との打ち合わせ 通常の警備・清掃代金 - -175 -- エリザベス・ローズ国際会議場 (5階) 収容人数 一日 半日 ラウンドル－ム形式： 110 席 ¥242,000 ¥157,000 5階 ホール 控え室2室（Staff ル－ム および Chairman’s ル－ム） ラウンジ・エリア（5階）、給湯室 オープン・クロークルーム 同時通訳ブ－ス (6階) (3ブース・3カ国語対応) 同時通訳システム (FM誘導無線方式、レシーバー 110台) 音響システム - 有線マイク × 1本 - ワイヤレスマイク・ハンドタイプ × 2本 - タイピンタイプ × 1本 - テーブルマイク (数に限りがあります) 映像機材 - 常設スクリーン（200インチ相当） ネットワーク環境 (Wi-Fi 対応、容量が限られております) 受付スペ－ス (2階) 準備時間 (最大3時間) 施設担当者との打ち合わせ 通常の警備・清掃代金 レセプション・ホール (2 階) 収容人数 一日 半日 最大 200 名（立食の場合） ¥206,000 ¥121,000 レセプション・ホ－ル パントリ－ 音響システム - 有線マイク × 2本 - ワイヤレスマイク・ハンドタイプ × 2本 - タイピンタイプ × 2本 受付スペ－ス (2階) 施設担当者との打ち合わせ 通常の警備・清掃代金 レセプション・ホールは、ウ・タント国際会議場とともにご利用される方が 優先となりますので、ホール単体のご予約はご使用の 3 ヶ月前から承ります。 - -186 -- 使用分担金（費用）についての注意事項 費用に含まれていない項目： 1. 音声・同時通訳・映像・照明等の設備・機器の手配やレンタルなど 機材・サービスにつきましては、専用のフォームにご記入のうえご提出ください。 後ほど見積書をお送りさせていただきます。 2. 以下の項目について（別途お手配願います。） A) 通訳者 B) 看板・ポスタ－・舞台用花・レンタル備品 C) ケ－タリング これらの項目についての詳細、および料金に関しては、業者リストをご参照の上、 直接業者にお問い合わせください。 リスト上以外の業者をお手配する場合は、事前にご連絡ください（別途、下見等の 作業が必要になります）。 その他、追加の警備員が必要な場合、現状復帰がされていない場合、特別清掃が必要な汚れが 発生した場合など、 別途実費分の費用をお願いすることがあります。 その他の注意事項： 使用分担金は固定された値段です。値引き等のご相談はご遠慮ください。 一日の費用とは 9:30 から 17:30の間で3時間を超えて使用した際の使用分担金です。 半日の費用とは 9:30 から 17:30の間のうち、3時間以内使用した場合の使用分担金です。 9：30 前、並びに 17:30 以降～22:00 までのご使用には 40％の追加費用が加算されます。 土・日・国連大学の祝日のご使用には 40％の追加費用が加算されます。 会場常設機器使用についての重要事項 会場常設機器数量および仕様等は予告なく変更または修正される場合があります。 会場使用を確定される前に、国連大学担当者にご確認下さい。 会場常設音響および同時通訳システム技術運用について： - 技術者費が発生します。 - 設営および撤去費、技術調整費、管理費等が別途発生します。 免責事項： 本ガイドラインは、国連大学が会場使用者様の会場使用に際して何らかのトラブル、損失・ 損害等につきまして保障するものではありません。 - -197 -- 国連大学へのアクセス 国連大学本部はＪＲ渋谷駅から徒歩 10 分、または地下鉄表参道駅 (銀座線、半蔵門線、 千代田線) B2 出口から徒歩 5 分です。 国連大学 150-8925 東京都渋谷区神宮前 5-53-70 駐車場はありませんので、一般のお客様の駐車はご遠慮いただいております。 - -208 -- APPLICATION FOR USE OF CONFERENCE FACILITIES AT UN UNIVERSITY HEADQUARTERS BUILDING Name of requesting organization: Address: Telephone: ( ) Fax: ( ) E-mail address: Contact person(s)/name and title(s): Title of meeting: Purpose of meeting: Background on requesting organizations (Provide brief descriptions of purposes and activities): If you intend to organize the conference with other partners, please list them and provide background information: Approximate number of participants: Please provide: (a) a draft agenda (programme) and (b) a tentative list of proposed speakers: Please indicate your requested date, time and facilities required: □ 3F U Thant Hall (304 seats on 3F, 60 seats on 4F) DATE: Event hours (without preparation & removal time) : (From Reservation time : (From : to : ) □ 5F Rose Hall (110 seats) DATE: Event hours (without preparation & removal time) : (From Reservation time : (From : to : ) : to : ) : to : ) : to : ) □ 2F Reception Hall (coffee break, lunch, reception, 150-200 guests standing or can accommodate 88 seats) DATE: Event hours (without preparation & removal time) : (From Reservation time : (From : to : ) By submitting this application form, I hereby agree to be bound by the Application Procedures, and Special Considerations applying in the practical guide, regarding the rental of conference facilities at the United Nations University. Also I agreed special consideration including payment of 10% non refundable deposits upon receiving the approval letter with quoted price as applying No. 5 of practical guide. Name :……………………………… Date: ……………………………….. The application shall be addressed/submitted to: Director of Administration, The Unied Nations University 53-70, Jingumae 5-chome, Shibuya-ku, Tokyo 150-8925 Fax: 03-3499-2828 Email: [email protected] - -219 -- 《参考資料：和訳》 申込みの際は英語版をご使用、英文にてご記入願います。 国連大学本部施設 利用申込書 利用団体名: 住所: 電話番号: FAX: Email: 開催責任者: 所属： 氏名： 役職： 会議名称: 開催目的: 利用団体事業内容および会社・組織概要をお書きください（添付していただいても結構です）： 他の組織と一緒に開催される場合はその会社・組織名もお書きください: 参加予定人数: 会議プログラムと講師リストを必ずお書きください（添付していただいても結構です）: 施設名・利用日・利用時間をご記入願います。 □ ウ・タント国際会議場（3階ホ－ル 304席、４階ギャラリ－ 60席） 利用日: 開催時間（準備・撤去時間を除く）：（ 予約時間：( ～ ) ～ ) ～ ) □ エリザベス・ローズ国際会議場（5階：110席 ） 利用日: 開催時間（準備・撤去時間を除く）：（ 予約時間：( ～ ) □ レセプション・ホ－ル（2階：コーヒー・ブレーク、立食パーティー 最大200名収容可能） 利用日: 開催時間（準備・撤去時間を除く）：（ 予約時間：( ～ ) ～ ) 国連大学本部施設会議場使用の手順およびガイドラインを順守することをここに同意し申込書を提出致し ます。また、ガイドラインの申込み手順 No.５に記載されている１０％の保証金は国連大学からの封書が届 き次第、一週間以内にお支払い致します。 開催責任者氏名： この申込書は国連大学事務局長宛にご送付願います。 日付： 150-8925 東京都渋谷区神宮前 5-53-70 FAX: 03-3499-2828、Email: [email protected] 10---22 別添２ 会議場使用に関してのお願い 国連大学会議場は国有財産である為、使用者は下記の注意事項をよく守り、正しく使用するようお願いします。 1. 連絡のミス等による混乱を防ぎます為に、国連大学会議場担当者とのやり取りは、主催者側からご担 当者様 1 名を決めていただいております。なお、事前の打ち合わせは原則 1 回とさせていただいてお ります。 ２．準備&撤収は原則として、あわせて 3 時間以内とさせていただきます。また、施設保全の為、出来るだ け国連大学が希望する業者をご利用下さい。 ３．大学本部ビル前面の公開空地における表示は、原則、お断りしております。国連大学本部ビル内は治 外法権区域です。会議、イベント関係者及び参加者は国連大学に通知済みの標識、ネームタッグ等を つけて参加、ご移動するようお願いします。プレス関係者には、所定の場所（エスカレーター上り口 付近等）に、プレス用受付を設置し所定のネームタッグを発行してください。カメラその他機器を持 っている場合のプレスの方は、右記のネームタッグを着用した上で、貨物専用エレベータを１F から使 用して下さい。 ４．国連大学会議場は民間の貸しホールではありませんので使用に関しては注意を怠らず建造物、備品、 機材等の損傷の無いよう心がけ、終了後は必ず現状復帰してください。やむを得ず什器、備品の移動 をしなければならない場合は、事前にお知らせください。全施設の床はジュータン敷きですので搬入 時（機材設置場所を含む）は必ず養生が必要です。 ５．会議前日、当日の宅急便送付は時間指定をし主催者様の会議担当者が必ずその場で受け取るように してください。 ６．正面ドアから入ったところのエスカレーターの登り口付近には、催し物の英文タイトルを明記した 「立て看板」をご用意下さい。スタンドパネル等が必要な場合は、お知らせください。 ７．会場内での入場料、会費、参加費、登録料等の徴収は一切出来ません。また、出版物、その他の販売 もご遠慮願います。 ８．二階受付エリアは唯一入場者のチェックが出来る場所ですので、会期中、昼休みも含め係員が常駐し、 出入りの人をすべて管理して下さい。なお受付の責任者を指名して下さい。 ９．原則として飲食は２階レセプションルーム又は５階ラウンジ、会場の控室以外ではできません。なお 国連大学は、全館禁煙です。 １０．残り物、ゴミ等は全部持ち帰ってください。会議終了後、必ず忘れ物があるかどうか点検願います。 紛失物に関しする責任は、国連大学では一切負いませんのでご注意ください。 １１．参加者の一般公募をする場合は主催者の問い合わせ先を明記し、国連大学に問い合わせのないように 願います。国連大学の代表電話番号などをイベント関係書類に記載しないようお願いいたします。国連 大学の地図を使用する場合には国連大学の電話及び FAX 番号は載せないでください。主催者様関係 のお電話・FAX 番号を必ずご記載願います １２．駐車場はございませんので、近くの民間駐車場をご利用下さい。（招待状等には“車でのご来場は ご遠慮下さい。”の一文を含む事をお勧めします。）搬出入車、VIP 車、身障者用車両、外交団及び 政府高官の車両、参加者の為の大型バス等の車両配置の為、やむを得ず前面公開空地を利用する要望 がある場合は国連大学担当者にご相談ください。 １３．会議の前日、朝１０時までに参加者リストと最終のプログラムを担当者まで E-MAIL で送付下さい。 - 23 国連大学事務局 2014 年 8 月 22 日 別添３ 2016 年 6 月改訂 会議場利用の際の業者リスト 下記の業者と国連大学は、何ら契約上に取決めを致しておりません。 見積りや費用等に関するご相談は、直接業者とお願い致します。業者とのトラブル または費用の請求に関しては、国連大学は一切責任を負いません。 １. 看板等 (会場用看板、正面入口用立て看板、ポスター、表示、印刷物、什器、備品のレン タル、会場のお花等) レインボウ株式会社 (担当：栗原) Email: [email protected] Tel：(03) 3221-4059 / 090-1670-6984 Fax：(03) 3265-1874 舞台お花 （担当：新立） Tel:（03) 3777-1777 / 080-1114-8758 株式会社はこねフローリスト (担当：柳沼) Email: [email protected] Tel：(03) 3239-0878 / 090-4733-0329 Fax：(03) 3239-0877 ２. ケータリング（レセプション、ランチ、コーヒー） 株式会社 動夢 （担当：見並） Email: [email protected] Tel：(03) 5842-5295/090-5422-0027 Fax：(03) 5842-5296 スタークルー有限会社 (担当：畠山・新井) Email: [email protected] Tel：(03) 5355-1330 / 090-2143-1654 Fax :(03) 5355-1337 サンケイ会館（担当：相川） Email: [email protected] Tel：(03) 3516-7813 Fax：(03) 3270-3039 ３．通訳者 派遣会社 ＮＨＫグローバルメディアサービス （担当：道下） Email: michishita-s@nhk-ｇ.co.jp Tel：(03) 5453-8458 Fax：(03) 5453-3485 株式会社コンベックス Email: [email protected] Tel：(03) 3589-3355 Fax：(03) 3589-3974 日本コンベンションサービス株式会社 （担当：松浦） Email: [email protected] Tel：(03) 3508-1215 Fax：(03) 3508-0820 株式会社サイマル・インタ−ナショナル （担当：竹内） Email: [email protected] Tel：(03) 3524-3131 Fax：(03) 3524-3135 - 24 -
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