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Verfahrensverzeichnis nach § 4g Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
zum Verfahrensregister
bei dem/der betrieblichen Beauftragten für den Datenschutz
Anlage Nr. 3 Bezeichnung: Telefonanlage
(für jedes Verfahren automatisierter Verarbeitung ist eine separate Anlage zum Hauptblatt auszufüllen)
Verantwortliche Stelle
Alzheimer Angehörigen-Initiative gGmbH (AAI gGmbH)
Hinweis
Die vom AAI e.V. ausgegründete AAI gGmbH ist verantwortlich für die
Datenverarbeitung und Infrastruktur beider Körperschaften.
4. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder –nutzung
Geschäftliche interne/externe Kommunikation.
5. Beschreibung der betroffenen
Personengruppen
5.1 Beschreibung der betroffenen
Personengruppen
5.2 Beschreibung der Daten
Beschäftigte und Subunternehmer, Kunden,
Lieferanten, öffentliche und nicht-öffentliche
Dienstleister, Sonstige
Name,
Telefonnummer,
Anrufzeit, Anrufdauer
Initiator (eingehend/ausgehend),
Anrufliste,
verpasste Anrufe
6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten
Empfänger des jeweiligen Telefonats, Administration
7. Regelfristen für die Löschung der Daten
Löschung nach Ablauf der gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungsfristen.
8. Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten findet nicht statt und ist nicht geplant.
8.1 Name des Drittstaats
8.2 Empfänger oder
Kategorien von Empfängern
8.3 Art der Daten oder
Datenkategorien
Interner Teil für den/die Beauftragte/n für den Datenschutz (nach § 4g Abs. 2 BDSG)
9. Angaben zur Beurteilung der Angemessenheit getroffener Sicherheitsmaßnahmen
9.1 Art der eingesetzten DV-Anlagen und Software
Hauptstelle: Berlin
Es werden Digital-Telefone der Aastra Deutschland GmbH, Modellnummer 6771, eingesetzt.
Gesprächsverbindungen können über den monatlichen Einzelverbindungsnachweis nachverfolgt
werden. Die Mitarbeiter sind hierüber informiert. Es kommt keine Software zur
Konfiguration/Auswertung der Telefonanlage zum Einsatz.
Die private Nutzung der Geschäftstelefone ist untersagt. Lediglich dienstlich veranlasste
Privatgespräche in geringem Umfang sind erlaubt.
Eine Kontrolle zu Zwecken der Leistungsbewertung erfolgt nicht. Eine Kontrolle zu
Abrechnungszwecken erfolgt im begründeten Einzelfall.
Zutritt:
Die Telefone befinden sich in den Räumlichkeiten der verantwortlichen Stelle. Diese sind während der
Geschäftszeiten ständig besetzt, außerhalb der Geschäftszeiten verschlossen.
Zugang:
Zugang zu den Telefonen haben die Mitarbeiter der verantwortlichen Stelle und die Erste Vorsitzende
des AAI e.V. Ein mitarbeitergebundener Zugang zu den Einzelgeräten lässt sich technisch nicht
wirksam beschränken.
Zugriff:
Zugriff zu den auf den Einzelgeräten gespeicherten Telekommunikationsdaten haben die Mitarbeiter
der verantwortlichen Stelle und die Erste Vorsitzende des AAI e.V. Ein mitarbeitergebundener Zugriff
auf die Einzelgeräte lässt sich technisch nicht konfigurieren. Folgende Daten/Listen lassen sich
einsehen: Angenommene Anrufe (Anrufzeit, Anrufdauer), Ausgehende Anrufe (Anrufzeit, Anrufdauer),
Kontaktlisten.
9.2 Maßnahmen nach § 9
BDSG i.V.m. der Anlage
Erläuterungen
Zutrittskontrolle
Zugangskontrolle
Einzelgeräte zugänglich, da Räume während der Geschäftszeiten
unverschlossen.
Zugriffskontrolle
Weitergabekontrolle
Eingabekontrolle
Auftragskontrolle
Verfügbarkeitskontrolle
Trennungsgebot
Eine Weitergabe von Daten erfolgt nicht.
Nicht relevant.
Nicht relevant.
Nicht relevant.
Nicht relevant.
(Bitte alle erforderlichen Punkte ankreuzen. Sind zu einem der vorstehenden Punkte keine Maßnahmen zu treffen, brauchen
dort keine Angaben gemacht zu werden.)
10. Zugriffsberechtigte Personen und/oder Personengruppen je Datenart oder
Datenkategorie mit Zugriffsrecht (X:= Vollzugriff; R:= Nur lesend, W/R:= Schreibend
und lesend, O:= Nur auf die eigenen Daten)
Datenart
oder Datenkategorie
Zugriffsberechtigte Personen oder Personengruppen
Administration
Kommunikationsdaten,
GF
Mitarbeiter
X
X
Hardware
EVN
X
11. Vorabkontrolle
Vorabkontrolle entfällt wegen:
Speicherung aufgrund gesetzlicher Verpflichtung.
Zweckbestimmung Vertragsverhältnis oder vertragsähnliches Vertrauensverhältnis.
Einwilligung des Betroffenen.
Vorabkontrolle durchgeführt:
Alle Angaben in diesem Verfahrensverzeichnis entsprechen dem heutigen Informationsstand (soweit bekannt gegeben und
erkennbar).
Berlin, den
___________________________________
(Ort, Datum, Unterschrift verantwortliche Stelle)
Berlin, den
___________________________________
(Ort, Datum, Unterschrift Datenschutzbeauftragter)

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