管理者マニュアル Version 4.3 平成28年11月08日 目次 1. 管理ページへのログイン ............................................................................................................................. 5 1.1. ログイン ...................................................................................................................................................... 5 1.2. 会社 ID,管理者 ID,パスワードを忘れた場合 .................................................................................... 6 2. 基本設定 ............................................................................................................................................................... 8 2.1. ユーザー管理 ............................................................................................................................................. 8 2.1.1. グループ追加.................................................................................................................................... 8 2.1.2. グループ情報編集 .......................................................................................................................... 9 2.1.3. グループ削除................................................................................................................................. 10 2.1.4. ユーザー登録................................................................................................................................. 11 2.1.4. ユーザーグループ登録 .............................................................................................................. 14 2.1.6. ユーザー削除................................................................................................................................. 15 2.2.ゲスト管理................................................................................................................................................. 16 2.2.1. ゲストユーザー ............................................................................................................................ 16 2.2.2. ゲストユーザー情報修正 ............................................................................................................... 17 2.2.3. ゲストユーザー削除 ................................................................................................................... 18 2.3. LDAP 管理 ............................................................................................................................................... 19 2.4. 管理者 ....................................................................................................................................................... 23 2.4.1. 管理者追加 ..................................................................................................................................... 23 2.4.2. 管理者解除 ..................................................................................................................................... 25 2.4.3. 契約担当管理者変更 ................................................................................................................... 25 2.5. カスタムロゴ .......................................................................................................................................... 27 2.5.1. Web/PC ソフト/管理ページのロゴ ................................................................................... 27 2 2.5.2. モバイルアプリのアイコン及び会社名 .............................................................................. 29 2.6. システム設定 ....................................................................................................................................... 32 2.7. システム設定一覧 .............................................................................................................................. 34 3. セキュリティポリシー ................................................................................................................................. 35 3.1. パスワードポリシー ............................................................................................................................ 35 3.1.1. パスワードの定義 ....................................................................................................................... 35 3.1.2. ポリシー違反発生時の対応 ..................................................................................................... 37 3.2. パスワード連続エラーによるロック ...................................................................................... 38 3.3. 管理ページの IP アドレス制限 ................................................................................................. 39 4. Box 管理 ............................................................................................................................................................ 40 4.1. 使用環境 ................................................................................................................................................... 40 4.1.1. 契約情報.......................................................................................................................................... 40 4.1.2. ファイルバージョン管理設定 ................................................................................................ 41 4.2. セキュリティ .......................................................................................................................................... 44 4.2.1. アプリケーションの利用制限 ................................................................................................ 44 4.2.2. デバイス管理 ................................................................................................................................... 45 4.2.3. ユーザーの IP アドレス制限 ......................................................................................................... 47 4.2.4. 機能制限.......................................................................................................................................... 50 4.2.5. ゲスト招待 ........................................................................................................................................ 56 4.3. 機能制限の設定...................................................................................................................................... 59 4.3.1. 機能制限の設定 ............................................................................................................................ 59 4.3.2. 権限追加.......................................................................................................................................... 60 4.4. ゲスト招待 ................................................................................................................................................. 61 3 4.5. 共有 ............................................................................................................................................................ 64 4.5.1. フォルダ作成 ..................................................................................................................................... 64 4.5.2. フォルダ削除 ..................................................................................................................................... 65 4.5.3. アクセス権追加 ............................................................................................................................... 66 4.5.4. アクセス権削除・修正 .................................................................................................................... 68 4.5.5. ファイル閲覧履歴・リンク履歴 ...................................................................................................... 69 4.6. コメント ....................................................................................................................................................... 71 5. Box ログ ............................................................................................................................................................. 72 5.1. ダッシュボード ............................................................................................................................................ 72 5.1.1. ダッシュボードの概要...................................................................................................................... 72 5.1.2.ユーザー............................................................................................................................................... 73 5.1.3.デバイス ............................................................................................................................................... 74 5.1.4.場所 ..................................................................................................................................................... 75 5.2. 問題の報告 ............................................................................................................................................... 75 5.3. ログイン ...................................................................................................................................................... 77 5.4. ファイルの操作 .......................................................................................................................................... 78 5.5. リンクの作成 ............................................................................................................................................. 79 5.6. 添付ファイル送信 ..................................................................................................................................... 80 5.7. ワンタイムパスワード ................................................................................................................................ 81 5.8. 管理者の操作 .......................................................................................................................................... 82 4 1. 管理ページへのログイン 1.1. ログイン 1. DirectCloud-BOXの管理ページにアクセスします。 ( https://boxmanager.directcloud.jp/auth/login) 2. 会社IDとパスワードを入力して、「ログイン」ボタンをクリックします。 3. 左下段に使用中の容量が表示され、ダウンロードボタンをクリックするとDirectCloud-BOXホームページのダウンロードペー ジに移動します。 5 - 使用容量： 現在の使用容量 / 使用可能な全体容量 - Download : DirectCloud-BOXホームページのダウンロードページへ 移動します。 1.2. 会社ID,管理者ID,パスワードを忘れた場合 1. 管理者ログインページにて会社ID,管理者IDの確認や、パスワードを再発行することができます。 6 2. 確認したい項目の選択を行い、該当する情報を入力し、「確認」ボタンをクリックします。 [email protected] 3. 会社ID、管理者IDの場合は、登録されたメールアドレス宛てに該当する情報が送信されます。パスワードの場 合は既存のパスワードは削除され、仮パスワードが送信されます。 7 2. 基本設定 2.1. ユーザー管理 2.1.1. グループ追加 1. 「基本設定」 メニューの「ユーザー管理」をクリックして、「グループ追加」 ボタンをクリックします。 2. 「グループ追加」ウィンドウが表示されたら、グループ名を入力してグループ権限を指定した後、「保存」ボタンをクリッ クします。 8 3. 追加された新しいグループが表示されます。 2.1.2. グループ情報編集 1. 詳細情報を編集したいグループを選択して、マウス右クリックメニューの「グループ削除」、あるいはグループ情報上 段にある削除ボタンでグループを削除することができます。 2. 編集ウィンドウが表示されたら、詳細情報を変更し「保存」をクリックします。 9 2.1.3. グループ削除 1. 削除したいグループを選択して、マウス右ボタンをクリックした後、「グループ削除」やグループ情報の上段にある削 除ボタンでグループを削除することができます。 2. 削除可否を問うウィンドウが表示されたら、「OK」をクリックします。 3. グループが削除されたことを確認できます。 10 2.1.4. ユーザー登録 1. 「ユーザーアカウント管理」メニューで、「ユーザー追加」ボタンをクリックします。 2. ユーザー情報を入力して登録ボタンをクリックします。 11 3. 追加したユーザーがリストに表示されます。 4. CSVインポートをクリックすると、複数のユーザーを一括で登録することができます。 12 5. 「参照」ボタンをクリックし、作成したcsvファイルを選択し、アップロードするとユーザーが登録されます。 (「テンプレート」ボタンをクリックし、csvファイルをダウンロードして作成します) 13 2.1.4. ユーザーグループ登録 1. グループに登録するユーザーを選択して、右側の「編集」ボタンをクリックします。 2. ユーザー情報変更ウィンドウが表示されたら、 「グループ追加」ボタンをクリックします。 14 3. 登録したいグループを選択して、「追加」ボタンをクリックします。 4. 該当クループにユーザーが追加されたことを確認できます。 ※ユーザー情報にて、上記で示したボタンをグループ名までドラック＆ドロップすることで、簡単にユーザー追加ができます。 2.1.6. ユーザー削除 1. 削除したいユーザー項目の右側にある 「削除」 ボタンをクリックします。 2. 削除可否を問うウィンドウが表示されたら、「OK」をクリックします。 15 3. 該当ユーザーが削除されたことを確認できます。 2.2.ゲスト管理 2.2.1. ゲストユーザー 1. 「基本設定」 メニューをクリックして、「ゲスト管理」 ボタンをクリックします。 16 2. ゲストで招待されたユーザーが表示されます。 2.2.2. ゲストユーザー情報修正 1. 「編集」ボタンをクリックすると、ゲストユーザーの詳細情報に移動します。 2. ゲストの名前、パスワード、メールアドレス、携帯電話、GMT、ステータス、有効期間を修正することができます。内 容を変更した後、「修正」ボタンをクリックすると詳細情報が変更されます。 17 2.2.3. ゲストユーザー削除 1. 「削除」ボタンをクリックするとゲストユーザーを削除することができます。 18 2. 「OK」ボタンをクリックするとゲストユーザーが削除されます。 2.3. LDAP管理 1. 左段メニューの「基本設定」の「LDAP」をクリックします。 19 2. LDAP管理で設定をした後、「Use LDAP」にチェックをし、「保存」ボタンをクリックすると、以下のような通知が表 示されます。「確認」ボタンをクリックすると設定が保存されます。 ※LDAPを使用開始すると、「ユーザー管理」メニューにて登録した既存ユーザーIDは情報の修正（ユーザー名変更など）ができ 20 なくなります。（ログインのみ可能。） LDAPで登録したユーザー情報の修正は「割当容量」、「権限」、「GMT変更」のみ可能で す。 3. 「認証テスト」でログインのテストができます。 21 22 2.4. 管理者 2.4.1. 管理者追加 1. 「基本設定」＞「管理者」をクリックします。 2. 追加する管理者のユーザー名、またはユーザーIDを入力し、検索をクリックします。 23 3. 検索結果から管理者に追加するユーザーの右側の「選択」ボタンをクリックします。 4. 「OK」ボタンをクリックすると、管理者に追加されます。 24 2.4.2. 管理者解除 1. 「管理者」メニューを選択し、「管理者追加/管理」で解除したい管理者の右側の「解除」ボタンをクリックします。 2. 「OK」ボタンをクリックすると、管理者権限が解除されます。 2.4.3. 契約担当管理者変更 1. 「管理者」のメニューを選択し、「契約担当管理者」で「変更」ボタンをクリックします。 25 2. 契約担当管理者の変更の場合は、管理者のみ表示されます。管理者のメンバーで、契約管理者に変更したい ユーザー名の右側の「選択」ボタンをクリックします。 *契約担当管理者にするには先に管理者に追 加する必要があります。 3. 「OK」ボタンをクリックすると、契約担当管理者が変更されます。 26 2.5. カスタムロゴ 2.5.1. Web/PCソフト/管理ページのロゴ 1. 「基本設定」＞「カスタムロゴ」をクリックします。 2. 「横130 X 縦30 ピクセル、JPG または 24 ビット PNG」のカスタムロゴをアップロードすると、ユーザーページ・ 管理ページのロゴ及びリンクURL送信時のロゴがカスタムロゴに変更されます。 27 28 3. ロゴの初期化は「リセット」ボタンクリックでできます。 2.5.2. モバイルアプリのアイコン及び会社名 1. 「基本設定」＞「カスタムロゴ」をクリックします。 29 2. 「横150 X 縦150 ピクセル、JPG または 24 ビット PNG」のモバイルアプリのアイコンをアップロードすると、モバ イルアプリのアイコンが変更されます。 ▲Androidの画面 ▲iPhoneの画面 30 ▲iPadの画面 31 2.6. システム設定 1. 「基本設定」＞「システム設定」をクリックします。 32 2. 「会社名」、「担当者」、「メールアドレス」、「電話番号」を変更することができます。「変更」ボタンを押すと内容が 変更されます。 3. 契約情報では「製品名」、「開始日」、「終了日」が表示されます。 33 2.7. システム設定一覧 システムの設定内容を一覧で表示し、各設定値をクリックすると設定画面に移動します。 34 3. セキュリティポリシー 3.1. パスワードポリシー 3.1.1. パスワードの定義 1. 「セキュリティポリシー」＞「パスワードポリシー」をクリックします。 35 2. パスワードを設定し、「保存」をクリックします。 ・最小文字数 : パスワード設定時の最小入力文字数を設定することができます。(最小 6 文字、最大 32 文字) ・パスワード制限 : 英文字(大文字、小文字)、数字、記号などを組み合わせてパスワードを設定するように制限ができます。 36 ・同じ文字の連続入力制限 : 同じ文字連続して入力できないように設定できます。 ・パスワード有効期間 : パスワードを定期的に変更するように制限できます。 ・過去のパスワードを再利用 : 以前使用したパスワードを再設定できないように制限できます。 3.1.2. ポリシー違反発生時の対応 1. パスワードポリシー違反によるログイン失敗時にユーザーアカウントのロック、ロックの解除、アカウントロックの通知、 管理者ページのログイン失敗時のアカウントロックの設定ができます。 ・ログイン失敗回数 : 最低2回、最大99回連続でログインに失敗した際、アカウントを遮断するように設定することができます ・アカウントロック自動解除 : 「許可」を選択すると、設定した時間後(1~999分)に遮断されたアカウントが自動的に解除されま す。 「許可しない」を選択すると、管理者が「アカウント遮断」リストから直接解除する必要があります。 ・アカウントロックの通知（メール）: アカウントがロックされると通知メールにてお知らせします。ロックされたユーザー、契約担当管 理者、すべての管理者へ送信されるように設定ができます。 ・管理者ページへログイン失敗時アカウントを遮断 ：管理者が管理者ページへのログインに連続に失敗した際に該当アカウントと ロックするように設定できます。(管理者が1人の場合、管理者ページへアクセスできなくなりますので設定にはご注意ください) 37 2. 設定を行った後、保存をクリックすると設定が完了します。 3.2. パスワード連続エラーによるロック 1. 「セキュリティポリシー」＞「パスワード連続エラーによるロック」をクリックすると、「パスワードポリシー」の「ポリシー違反 発生時の対応」で設定した「パスワードの入力ミスによりログインに連続して失敗した場合、ユーザーアカウントをロック する」設定によりアカウントが遮断されたユーザーが表示されます。 2. 遮断されたアカウントを解除するためには、「解除」ボタンをクリックすると、解除されます。 38 3.3. 管理ページのIPアドレス制限 1. 「セキュリティポリシー」＞「管理ページのIPアドレス制限」をクリックします。 2. アクセスを許可もしくは、遮断するIPアドレスを入力し、アクセスを制限することができます。 39 4. Box管理 4.1. 使用環境 4.1.1. 契約情報 1. 「BOX管理」＞「契約情報」をクリックするとDirectCloud-Boxの契約情報を確認することができます。 40 4.1.2. ファイルバージョン管理設定 1. 「ファイルバージョン管理設定」ではファイルのバージョン管理、ゴミ箱の使用可否を設定することができます。当機 能を使用する場合は該当のボタンにチェック後、「確認」をクリックしてください。 4.1.3. カスタムドメインの設定 カスタムドメインを利用して会社独自ドメインを生成することができます。 1. カスタムドメインを「使用する」に設定すると「URL」と「カスタムロゴ」の登録画面が表示されます。 41 2. 「URL」で希望のドメインを入力すると「ドメイン名.directcloud.jp」の書式で専用URLが発行されます。 専用URLは自社のみ使用できます。 「共通ログイン画面(directcloud.jp)へのアクセスを遮断します。」にチェックした場合、共通ログイン画面からのログイ ン接続を遮断することができます。 ※ドメインを登録すると管理画面でのドメイン変更はできません。どうしてもドメイン変更が必要な場合は、弊社までお 問い合わせください。 ※ドメイン名が他の会社で先に取得、使用されている場合、希望のドメイン名で設定できない場合があります。 42 3. 「カスタムロゴ」では、カスタムドメインの専用ログイン画面で表示するロゴを設定します。 43 4.2. セキュリティ 4.2.1. アプリケーションの利用制限 1. 「BOX管理」＞「セキュリティ」にある、「アプリケーションの利用制限」をクリックします。 2. 「専用アプリケーション」では専用アプリケーションに対して接続制限ができます。「許可するアプリ」にチェックを入れた後「保存」を クリックすると、チェックの入ったアプリのみ接続可能となります。 44 3. 「Webアプリケーション」では、PC／モバイル用Webブラウザからのログインを制限できます。 4.2.2. デバイス管理 1. 「BOX管理」＞「セキュリティ」にある、「デバイス管理」をクリックすると、DirectCloud-BOXに接続の新規デバイスの処理方法 設定及びDirectCloud-BOXのユーザー画面に接続したすべてのデバイス情報が表示されます。CSVダウンロードも可能です。を 通じて当該内訳をダウンロードすることができます。 45 2. 「デバイス承認」で「新規デバイスの処理」を「管理者の承認が必要」に設定する場合、管理者が新規デバイスに対して接続 設定をする必要があります。管理者は新規デバイスに対して「許可」、「遮断」設定ができます。 *「新規デバイス処理」で「すべて許可」にチェックがされていても、「アプリケーションの利用制限」の「専用アプリケーション」で制限さ れている場合は、専用アプリケーションでのログインできません。 3. デバイスリストの右の「利用可否の設定」のボタンをクリックすると、該当デバイスの設定を変更できます。 46 4.2.3. ユーザーのIPアドレス制限 1. 「BOX管理」＞「セキュリティ」にある、「ユーザーのIPアドレス制限」から、IPアドレスでユーザーの接続制限ができま す。ユーザーのIPアドレス制限設定後、ワンタイムパスワードでの追加認証を行い、外部からユーザーページにログイン できるオプション設定も可能となります。 ※「ワンタイムパスワードの発行」のメニューは「IPアドレスグループのみ接続を許可」を「使用する」に設定したときのみ、 表示されます。 47 2. IPアドレスで接続制限する場合、まず「IPアドレスグループ登録」から「追加」を押し、許可するIPアドレスを登録 します。 3. 「IPアドレスグループ名」、「IPアドレス」を入力後、「追加」を押してIPアドレスを登録します。 48 4. 接続許可する全てのIPアドレス入力完了後、「登録」を押します。 5. 「IPアドレスグループのみ接続を許可」の「使用する」にチェックした場合、登録されているIPアドレスからのアクセス のみユーザー画面にログインできるようになります。 49 6. 「IPアドレスグループのみ接続を許可」の「使用する」にチェックをすると「ワンタイムパスワードの発行」のオプション が表示されます。 「ワンタイムパスワードの発行」オプションを使用する場合、IPアドレスグループ以外から接続した際に、ワンタイムパスワ ードを発行して一時的に接続を許可することができます。 「ワンタイムパスワードの発行」を使用するためには、「対象の選択」からワンタイムパスワードでログインできる有効時間 を設定後、「保存」を押します。 4.2.4. 機能制限 1. 「BOX管理」＞「セキュリティ」にある、「詳細設定」をクリックすると、「プレビューの設定」、「リンクのオプション設定」、 「リンクの受信先IPアドレス制限」、「モバイルアプリのセキュリティ設定」 、「通知メールの受信拒否設定」及び「添付フ ァイル付きメール送信時のパスワード設定」の設定ができます。 50 51 2. 「プレビューの設定」ではプレビュー機能の使用可否を設定できます。プレビューの機能を「使用する」にして「保存」 をクリックすると、Webブラウザ及びモバイルアプリで下記のファイルがプレビューできます。 (容量30MB以下の対応ファ イルのみ可能) *主要なプレビュー対応ファイル : AI、PSD、TXT、DWG、ePUB、XLSX、PPTX、DOCX、PDF 52 3. 「リンクのオプション設定」では 「有効期間制限」、「パスワードの義務付け」、「ダウンロード回数制限」、「ファイルリ ンクの受信方法の設定項目制限」を設定することができます。 ・有効期間制限 : 「許可する」を選択するとリンクの有効期間を1~365日まで使用できるように設定できます。 「使用しない」を選択すると、有効期間無制限でリンクを使用することができます。 53 ・パスワードの義務付け : リンク作成時にパスワードを必須に設定するようにします。 ・ダウンロード回数制限 : ファイルのダウンロード回数を無制限または、1~99まで設定することができます。 *ファイルリンク受信方法の設定項目制限: プレビュー対応のファイルに対して、ファイルリンクを作成する際、チェックさ れた制限方法で接続できるように権限設定ができます。 4. 「リンクの受信先IPアドレス制限」は指定されたIPアドレスでファイルリンクアクセスを制御できます。まず、「有効に する」項目にチェックをすると追加項目が表示され、任意のIPアドレスが入力可能となります。IPアドレス入力後に「許 可」・「遮断」のいずれかを選択できます。 5. モバイル用アプリケーションからメール送信、別のアプリで開く、キャッシュファイル自動削除、オフライン時のアクセ ス設定ができます。 設定をした後、「保存」ボタンをクリックすると設定が保存されます。 ・メール送信 : メールで送る機能を制限できます。 ・別のアプリで開く : 別のアプリで開く機能を制限できます。 54 ・モバイルのキャッシュファイルの自動削除 : 1~365日ごとに自動削除されるように設定できます。 ・オフライン時のアクセス：モバイルアプリでオフラインのときに、ファイルのプレビュー機能を制限します。 6. 「通知メールの受信拒否設定」は下記の条件で発送されるメールに対してユーザーの受信拒否権限が与えられ ます。「通知メールの受信拒否設定」後、「保存」ボタンをクリックすると設定できます。 ※通知メールの対象になる項目は下記のとおりです。 ■発信する通知メール種類 ・「共有」内のファイルへコメント入力時に送信される通知メール ・「共有」へ新規ファイルのアップロード時に送信される通知メール ・有効期限が過ぎたファイルを削除した際に送信される通知メール ■通知メールの発信の前提条件 ・「BOX管理」＞「共有」から、指定のフォルダ上で右クリック＞「編集」をクリック。詳細情報で［通知設定］を［使用する］に設 定 ・ユーザー画面でのコメント作成時、コメント入力欄左下の［メール通知］にチェック ・ユーザー画面で「ファイル期限」を設定するときに［メールを受け取らない］項目のチェックが外れている状態。 ■通知メールの発信時間設定 ・「BOX管理」＞「共有」から、指定のフォルダ上で右クリック＞「編集」をクリック。［通知設定］のプルダウンメニューから、通知メー ルの発送間隔を選択します。 7. 「添付ファイル付きメール送信時のパスワード設定」はユーザー画面で「添付ファイル送信」を利用の際、パスワード 義務付けを設定します。 55 4.2.5. ゲスト招待 1. 「BOX管理」＞「セキュリティ」にある、「ゲスト招待」をクリックします。「ゲスト招待」では「共有」に「ゲスト招待」、 「管理者の承認が必要」の設定を、「ゲストのセキュリティ設定」ではゲストの「PCブラウザ設定」及び「IPアドレス制限」 の対象設定ができます。 56 2. 「ゲスト招待」はゲスト招待を「使用する」にしてゲスト招待機能を設定することができます。 そして、「管理者の承認」を「使用する」にする場合、管理者の承認によってゲストに招待メールが発送されます。「使 用しない」の場合、管理者承認なしでゲストに招待メールが発送されます。 3. 「ゲストのセキュリティ設定」の「PCブラウザの使用」「IPアドレス制限」設定では、社内ユーザーと同じセキュリティ設 定を引き継ぐ、もしくはセキュリティ設定の例外対象として設定することができます。 「セキュリティ設定に従う」にチェックを入れると、社内ユーザーに設定されている内容を引き継いで適用されます。 57 58 4.3. 機能制限の設定 4.3.1. 機能制限の設定 1. 「BOX管理」＞「機能制限の設定」をクリックします。 2. 「全機能を使用」はすべての機能が使用できるように設定されています。使用する機能にチェックを入れて「保存」 ボタンをクリックすると設定が保存されます。 59 4.3.2. 権限追加 1. 新しい権限を追加することができます。下段の「権限追加」ボタンをクリックします。 2. 新しい権限の名前と権限内容を指定した後、「保存」ボタンをクリックします。 3. 追加された新しい権限が表示されます。 60 4. 追加された権限は、ユーザー登録時に設定することができます。 4.4. ゲスト招待 1. 「BOX管理」＞「ゲスト招待」をクリックするとユーザーから申請されたゲスト招待リストを確認することができます。 61 2. 「詳細」アイコンをクリックするとゲスト招待情報が確認できます。 3. 「承認」をクリックするとユーザーから招待されたゲストに招待メールが発送されます。 4. 「拒否」を選択するとゲスト拒否理由を入力してゲスト招待を申請したユーザーにお知らせします。 62 63 4.5. 共有 4.5.1. フォルダ作成 1. 「BOX管理」＞「共有」にある、「フォルダ作成」をクリックします。 *「共有」に入ると、「Doc」と「Photo」フォルダが作成されているのが確認できます。このフォルダはデフォルトで、すべて のユーザーが共有する設定で作成されています。管理者のみフォルダの削除及び、権限設定の変更ができます。 2. フォルダ作成ウィンドウでフォルダ名を入力後、「通知設定」「ファイルのリンク作成」使用可否を設定し、「保存」をクリックします。 ・通知設定 : 新規ファイルが該当フォルダにアップロードされると、フォルダの使用者たちへ設定された時間ごとに通知メールが送 信されます。 ・ファイルリンク作成 : 「使用する」に設定すると、該当の共有フォルダからファイルリンクの作成が可能となります。(共有フォルダで 64 ファイルリンクの作成ができるのは全権限、編集者のみです ) 3. 共有フォルダが正常に作成されたことを確認できます。 4.5.2. フォルダ削除 1. 削除したい共有フォルダを選択してマウス右ボタンをクリックした後、「削除」をクリックします。 2. 削除を尋ねるウィンドウが表示されたら、「OK」ボタンをクリックします。 3. 共有フォルダが正常に削除されたことを確認できます。 65 4.5.3. アクセス権追加 1. アクセス権を追加したい共有フォルダを選択して「アクセス権追加」ボタンをクリックします。 2. 「アクセス権管理」ウィンドウが表示されたら、権限設定したいユーザーを選択して、権限範囲を指定した後、「追加」ボタンをク 66 リックします。 ※権限範囲 ・オーナー : プレビュー/コメント/ダウンロード/コピー/アップロード/ファイルリンク/ファイル移動/削除/名前の変更/ゲスト招待/ファ イル予約削除/フォルダ生成・削除 ・編集者 : プレビュー/コメント/ダウンロード/コピー/アップロード/ファイルリンク ・ダウンローダ : ・観覧者 : プレビュー/コメント/ダウンロード プレビュー/コメント ・アップローダ : アップロード 3. 該当ユーザーのアクセス権が追加されたことを「アクセス権管理」で確認できます。 4. 共有フォルダの下位フォルダ(2depth)にもアクセス権を設定できます。 下位フォルダをクリックした後、「アクセス権追加」をクリッ 67 クすると、上位フォルダにアクセス権があるユーザーが表示されます。 ユーザーを選択してアクセス権を選択した後、「追加」をクリック します。 ※上位フォルダに権限がないユーザーは、下位フォルダの権限設定時に表示されません。 4.5.4. アクセス権削除・修正 1. アクセス権を削除、または変更したい共有フォルダを選択した後、「アクセス権管理」ボタンをクリックすると、該当共有フォルダの アクセス権を持つユーザーが表示されます。 68 権限を削除できます。 権限設定を修正できます。 4.5.5. ファイル閲覧履歴・リンク履歴 1. 「BOX管理」＞「共有」クリックして作成されているフォルダをクリックするとフォルダにあるファイルに対して「閲覧履歴」と「リンク履 歴」が確認できます。 69 2.「閲覧履歴」の数字をクリックすると、閲覧履歴が表示されます。この履歴はCSVファイルでダウンロードできます。 3. 「リンク履歴」の数字をクリックすると、リンクを作成した「ユーザーID」、「パスワード」、「ダウンロード回数」などが確認できます。こ の履歴は CSVファイルでダウンロードできます。 70 4.6. コメント 1. 「BOX管理」＞「コメント」クリックすると「コメント内容をのメールによる通知」機能を設定することができます。 2. 「使用する」を選択した場合、「コメント内容のメールによる通知」機能を使用することができます。 (「使用する」の場合、ユーザーがコメント作成時、メール通知機能を使用するか選択することができます。) 71 5. BOXログ 5.1. ダッシュボード 「BOXログ」＞「ダッシュボード」クリックします。 5.1.1. ダッシュボードの概要 現在のDirectCloud-BOXの利用状況が「ユーザー」、「デバイス」、「場所」に分かれて表示されます。 - ユーザー : ユーザーの当日のアクセス状況が表示されます。 - デバイス : デバイスの当日のアクセス状況が表示されます。 - 場所 : 当日アクセスされた場所の社内/社外状況が表示されます。 72 5.1.2.ユーザー ユーザーの当日のアクセス状況などを確認することができます。 ① 当日のアクセスユーザー数です。グラフの上にマウスのカーソ ① ルを乗せると、下記のような情報が表示されます。 ② ・青色：当日のアクセスユーザー数 ・灰色：当日のアクセスしていないユーザー数 ・赤色：過去１週間、アクセスしたことのないユーザー数 ② 時間帯別のアクセス数がグラフで表示されます。各バーは 1時間単位であり、マウスのカーソルを乗せると、該当時間帯 にアクセスしたユーザーの数が確認できます。 ③ ③ 当日のアクセスユーザー数、アクセス元が社内と社外で分 かれて表示されます。「共通」とは社内、社外両方からアクセス した数です。 ④ アクセスブロック回数：管理者がアクセスブロック設定した ④ ユーザーやデバイスがアクセスしようとすると、システムからアクセ スが遮断され、その遮断された数が表示されます。 ・使用容量90％以上のユーザー：割当容量中、90％以上 の容量を使用している場合にその数が表示されます。 73 5.1.3.デバイス 当日のアクセス状況がデバイス基準で表示されます。 ① 当日にアクセスしたデバイス数です。グラフの上にマウスの カーソルを乗せると、以下のような情報が表示されます。 ① ・青色：当日アクセスしたデバイス数 ② ・灰色：当日アクセスしていないデバイス数 ・赤色：過去１週間までアクセスしたことのないデバイス 数 ② 時間帯別のアクセス数がグラフで表示されます。各バーは 1時間単位であり、マウスのカーソルを乗せると、該当時 間帯にアクセスしたデバイスの数が確認できます。 ③ ③ 当日アクセスしたデバイス数で、各デバイスのOSがWin dows / Mac OS X / iOS / Androidの4種類で 分かれて表示されます。 ④ ④ 7日間の新規デバイス：最新の7日間、新たにDirect Cloud-BOXに接続したデバイス数が表示されます。 遮断デバイス：管理者から遮断処理がされたデバイス 数が表示されます。 74 5.1.4.場所 社内ネットワークのIPアドレス範囲を登録することで、アクセス元を「社内」と「社外」として区別して確認することができます。また、ア クセスした時間帯をデバイスのOS別に確認することも可能です。IPアドレス範囲の設定は社内のIP定義、またはWalkinsights (別途契約が必要)での社内範囲規定に従って社内/社外を設定します。 ① 日アクセスしたユーザー数が「社内」と「社外」で分かれて表示さ れます。 ① ② ② ② 社内/社外毎にアクセスしたデバイスのOS(Windows/Mac O S X/iOS/Android)の比率が円グラフで表示されます。 ③ 社内/社外毎にアクセスした時間帯でデバイスのOS(Windows /Mac OS X/iOS/Android)別に分かれて表示されます。 ③ 5.2. 問題の報告 1. 「BOXログ」＞「問題の報告」をクリックすると、7日以上未使用のユーザーとデバイス、使用率90％以上のユーザーの一覧を 確認することができます。 2. 各項目は、下記の情報を示します。 75 ・ユーザー：7 日以上未使用のデバイスを所持中のユーザーの名前です。 ・最後に利用した時間：該当デバイスから最後にアクセスされた時間です。 ・デバイス数：7 日以上未使用デバイス数です。 ・使用中：7 日以上未使用ユーザーの現在の使用容量です。 ・ファイル数：7 日以上未使用ユーザーがアップロードしたファイルの数です。 ・ステータス：該当デバイスに与えられた DirectCloud-BOX 使用可否です。 ・ユーザー：7 日以上未使用のデバイスを所持中のユーザーの名前です。 ・未使用デバイス：7 日以上未使用中のデバイスの名前です。 ・最後に利用した時間：該当デバイスから最後にアクセスされた時間です。 ・未使用期間：該当デバイスから DirectCloud-BOX が使用されていない期間です。 ・ステータス：該当デバイスに与えられたDirectCloud-BOX使用可否です。 76 5.3. ログイン 1. 「BOXログ」＞「ログイン」クリックすると、ユーザーのログイン履歴が確認できます。 2. 各項目は、以下の情報を示します。 ・ユーザー：該当ログイン履歴のユーザー名です。 ・ユーザーID：該当ログイン履歴のユーザーのIDです。。 ・アクセスしたデバイス： 該当ログイン履歴のデバイス情報です。デバイスの名前(PCはPC名、モバイルデバイスは製品名)とデバイ スのOSが表示されます。 ・IPアドレス：ログインした端末のIPアドレスと「社内」と「社外」で分かれて表示されます。 ・日時：ログインに成功、または失敗した日時です。 ・利用可否の設定 ：デバイスから「DirectCloud-BOX」にログインした結果です。結果は「ログイン成功」(正常ログイン)、「遮断」 (管理者が遮断設定したデバイスが遮断された場合)、「ログイン失敗」(アカウント情報の入力間違いなどによりログインに失敗した 場合)があります。 77 5.4. ファイルの操作 1. 「BOXログ」＞「ファイルの操作」クリックすると、ファイルの操作履歴が確認できます。 2. 各項目は、以下の情報を示します。 ・アクション：DirectCloud-BOXから実行されたアクションが以下の15種類で表示されます。 - ファイルアップロード： マイボックスまたは共有へのファイルアップロード - 自動アップロード： 新着ファイルへのファイル自動アップロード - ファイルアップロード（上書き保存）： マイボックスまたは共有へのファイルを上書きしてアップロード - 移動： ファイルやフォルダを移動 - コピー： ファイルやフォルダをコピー - 削除： ファイルやフォルダを削除 - プレビュー： ユーザーのマイボックスまだは共有にあるファイルのプレビュー - ファイルダウンロード： マイボックスや共有、または新着ファイルからのファイルダウンロード - 添付ファイル送信： 添付ファイル送信機能を利用してメール送信 78 - 他のモバイルメールアプリで送信： モバイルデバイスで「他のメールアプリ」を利用してファイルを送信 - 他のモバイルメールアプリ： モバイルデバイスで「他のアプリ」を利用してファイルを送信 - リンク作成：ファイルやフォルダのリンク作成 - リンク閲覧：ファイルやフォルダのリンクで閲覧した場合 - リンクダウンロード： ファイルやフォルダのリンクでダウンロードした場合 - リモート接続： リモート接続を使用した場合 ・ファイル：該当アクションが行われたファイルの情報（ファイル名と現在DirectCloud-BOX上にファイルが位置した場所）です。 ・ユーザー：該当アクションを行ったユーザーの名前です。 ・デバイス：該当アクションが行われたデバイスの情報です。 ・IPアドレス：リンクに接続した端末のIPアドレスと「社内」と「社外」で分かれて表示されます。 ・日時：アクセスされた日時です。 ・サイズ：該当ファイルのサイズです。 5.5. リンクの作成 1. 「BOXログ」＞「リンクの作成」クリックすると、ファイルリンク状況が確認できます。 79 2. 各項目は、以下の情報を示します。 ・ファイル：ファイルリンクが作成されているファイルやフォルダの名前が表示されます。ファイルとフォルダの区分は、名前の前に付いた アイコンで確認できます） ・ユーザー：ファイルリンクを作成したユーザーの名前が表示されます。 ・サイズ：該当リンクが作成されたファイルやフォルダのサイズが表示されます。 ・作成日時：ファイルリンクを作成した日時が表示されます。 ・有効期間：ファイルリンクの作成時、設定したダウンロード有効期間が表示されます。 ・履歴：該当リンクよりファイルやフォルダを閲覧、ダウンロードした回数が表示されます。 5.6. 添付ファイル送信 1. 「BOXログ」＞「添付ファイル送信」クリックすると、「添付ファイル送信」で送信した履歴が確認できます。 2. 各項目は、以下の情報を示します。 ・ユーザーID：添付ファイル送信を使用したユーザーIDが表示されます。 80 ・名前：添付ファイル送信を使用したユーザーの名前が表示されます。 ・メールアドレス：添付ファイル送信を使用したユーザーのメールアドレスが表示されます ・タイトル：添付ファイル送信で使ったタイトルが表示されます。タイトルをクリックすると詳細情報が表示されます。 ・ファイル名：添付ファイル送信で送信したファイル名が表示されます。 ・日時：添付ファイル送信を実行した日時が表示されます。 5.7. ワンタイムパスワード 1. 「BOXログ」＞「ワンタイムパスワード」クリックすると、ワンタイムパスワードの使用履歴が確認できます。 2. 各項目は、以下の情報を示します。 ・ユーザーID：添付ファイル送信を使用したユーザーIDが表示されます。 ・名前：添付ファイル送信を使用したユーザーの名前が表示されます。 ・メールアドレス：添付ファイル送信を使用したユーザーのメールアドレスが表示されます。 ・発行要求時間：ワンタイムパスワードを要求した時間が表示されます。 ・接続機器：ワンタイムパスワードを申請した端末名が表示されます。 ・ワンタイムパスワードの入力時間：ワンタイムパスワードを入力してログインした時間が表示されます。 81 5.8. 管理者の操作 1. 「BOXログ」＞「管理者の操作」クリックすると、管理者の使用履歴が確認できます。 2. 各項目は、以下の情報を示します。 ・管理者ID：作業を行った管理者のIDと名前が表示されます ・区分：DirectCloud-BOXから実行された管理者が以下の57種類で表示されます - ログイン： 管理者のログイン - ログアウト： 管理者のログアウト - グループ追加： グループの追加情報 - グループ変更： グループ詳細情報の変更 - グループ削除： グループを削除した情報 - ユーザー追加： ユーザー追加情報 - ユーザー削除： ユーザー削除情報 - ユーザー修正： ユーザーの詳細情報修正 - CSVインポート： CSVインポートを行ってユーザー情報を変更・追加した情報 - 契約担当管理者の変更： 契約担当者を変更した情報 - 管理者の追加： 管理者の追加情報 - 管理者の削除： 管理者の削除情報 82 - カスタムロゴの変更：カスタムロゴの設定結果情報 - モバイルアプリのアイコン変更： カスタムロゴ機能でモバイルアプリのアイコン変更情報 - 会社情報変更： 会社情報を変更情報 - パスワードの定義： パスワードの定義の変更情報 - ポリシーの違反設定：パスワードの定義にある、ポリシー違反発生時の対応の内容変更情報 - ポリシーの違反発生時の対応： ポリシーの違反発生時、管理者が処理した情報 - 管理ページのIPアドレス制限の追加： 管理ページをIPアドレス制限の新規追加情報 - 管理ページのIPアドレス制限の削除： 管理ページをIPアドレス制限の削除情報 - 管理ページのIPアドレス制限の編集： 管理ページをIPアドレス制限の編集情報 - パージョン管理・ゴミ箱の設定： バージョン管理及びゴミ箱の設定変更情報 - 専用アプリケーションの使用許可： 専用アプリケーション設定変更情報 - 新規デバイスの処理の許可： 新規デバイスの処理を許可した情報 - 新規デバイスの処理の遮断： 新規デバイスの処理を遮断した情報 - ユーザーのIPアドレス制限の変更： ユーザーのIPアドレス制限変更情報 - IPアドレスグループ登録： IPアドレスグループ登録情報 - IPアドレスグループ削除： IPアドレスグループ削除情報 - プレビューの設定変更： プレビュー設定変更情報 - リンクのオプション設定： リンクのオプション設定変更情報 - Webアプリケーションの使用許可： PC・モバイルWebブラウザの設定値変更情報 - モバイルアプリのセキュリティ設定： モバイルアプリのセキュリティ設定値変更情報 - 通知メールの受信拒否設定： 通知メールの受信拒否設定変更情報 - リンクの受信先IPアドレス制限追加： リンクのIPアドレス制限追加情報 - リンクの受信先IPアドレス制限削除： リンクのIPアドレス制限削除情報 - リンクの受信先IPアドレス制限編集： リンクのIPアドレス制限編集情報 - 機能制限の設定変更： 機能制限の設定変更情報 - 機能制限の設定削除： 機能制限の設定削除情報 - 共有フォルダの作成： 共有フォルダの作成情報 83 - 共有フォルダの変更： 共有フォルダの変更情報 - 共有フォルダの削除： 共有フォルダの削除情報 - 共有フォルダ内のファイル、フォルダ削除：管理者の共有にあるファイルやフォルダの削除情報 - 共有フォルダのアクセス権追加：共有フォルダのアクセス権追加情報 - 共有フォルダのアクセス権削除：共有フォルダのアクセス権削除情報 - 共有フォルダ DirectCloud-FOLDER設定変更：DirectCloud-FOLDER用フォルダ設定変更情報 - コメント内容をメールによる通知設定変更：コメントのメール通知設定変更情報 - TALKの利用開始：TALKユーザー利用開始情報 - TALKの利用停止：TALKユーザー利用停止情報 - Beaconの追加： DirectCloud-FOLDER用BEACON追加情報 - Beaconの編集： DirectCloud-FOLDER用BEACON編集情報 - Beaconの削除： DirectCloud-FOLDER用BEACON削除情報 - ゲストユーザー編集： ゲストユーザー情報の編集情報 - ゲストユーザー削除： ゲストユーザー削除情報 - ゲスト招待の管理者承認設定： ゲスト招待での管理者承認設定の変更情報 - ゲストのセキュリティ設定： ゲストのセキュリティポリシーの対象設定情報 - ゲスト招待の承認： ゲスト招待を管理者が承認した情報 - ゲスト招待の拒否： ゲスト招待を管理者が拒否した情報 ・ログ：作業内容の詳細が表示されます ・日時：作業が行った日時が表示されます。 84
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