Technische Universität Wien Department für Finanzen

Technische Universität Wien
Department für Finanzen
Karlsplatz 13/007
1040 Wien
Austria
Eva Glatzer
Leiterin Quästur
An alle
Organisationseinheiten der
Technischen Universität Wien
T +43 1 58801-407100
[email protected]
http://www.tuwien.ac.at/finanzen
Wien, 16.11.2016
Jahresabschluss 2016
Sehr geehrte Damen und Herren,
wie alljährlich senden wir Ihnen die Checkliste für den bevorstehenden Jahresabschluss und möchten Sie
bitten, die angeführten Termine einzuhalten, um die Erstellung einer richtigen und vollständigen Bilanz zu
ermöglichen.
Besonders möchten wir auf folgende Termine hinweisen:
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Um Ihnen für die Vorbereitungen mehr Zeit zu ermöglichen, haben wir für Sie nicht nur regulär am
21.12. 2016 sondern auch am 22.12.2016 die Kassa von 08:30 bis 12:30 Uhr und von 13:00 bis
16:00 Uhr geöffnet.
Vom 23.12.2016 bis 05.01.2017 ist die Quästur geschlossen, um die notwendigen
Vorbereitungen für den Jahresabschluss durchführen zu können.
In dringenden Fällen können Sie uns aber gerne telefonisch erreichen.
Der letzte Zahllauf im Jahr 2016 findet am 29.12.2016 um 13:00 Uhr statt, der erste Zahllauf im
Jahr 2017 findet am 09.01.2017 statt.
Die Kassa öffnet wieder am 09.01.2017.
Rechnungen mit Rechnungsdatum 2017 können ab dem 04.01.2017 gebucht werden.
Fakturieren Sie Leistungen, die das Jahr 2016 betreffen, spätestens am 13.01.2017.
Da für die Erstellung des Jahresabschlusses das Scannen aller Rechnungen erforderlich ist, muss die
Abgabe der Rechnungen in der Kassa bis 16.01.2017 unbedingt pünktlich erfolgen. Da dieser Termin in
der Vergangenheit immer wieder nicht beachtet wurde, müssen wir dieses Jahr leider deutliche
Konsequenzen vorsehen: Es werden nicht nur eventuelle Mehrkosten der Jahresabschlusserstellung an die
Organisationseinheiten weiterverrechnet, die hier säumig sind, sondern bei groben Verstößen auch der
SAP-Zugang dauerhaft entzogen. Wir bitten also, im Sinne einer gemeinsamen effizienten Arbeit alle
Termine einzuhalten.
Mit freundlichen Grüßen
Eva Glatzer
Leiterin der Quästur
Eldina Halvadzija
Leiterin Projektcontolling
und -support
Martin Kolassa
Leiter Department für Finanzen
Anhang: Checkliste
Technische Universität Wien I E007 Department für Finanzen I Argentinierstraße 8 I 1040 Wien I Austria
www.tuwien.ac.at/finanzen I T +43 1 58801-40701 I [email protected] I DVR Nr. 0005886
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TO DOs 15.11.-13.12.2016
Kontakt
1. Eingabe der Daten in die Formulare für die Projektbewertung in der
Projektdatenbank
Die Projektbewertung ist von der Projektleitung in der Projektdatenbank
durchzuführen.
Pauller 407301
Projektdatenbank: https://tiss.tuwien.ac.at/pdb/
Für “zum Abschluss” eingereichte und für Projekte im Status „in Nachbearbeitung“ ist
die Durchführung der Projektbewertung nicht erforderlich.
TO DOs bis 12.12.2016
2. Abgabe und Auszahlung der Handkassa
Der letzte Handverlag für das Jahr 2016 ist bis längstens 12.12.2016 zur
Abrechnung in die Quästur zu bringen. Später anfallende Rechnungen sind im
1. Handverlag für 2017 abzurechnen.
3. Abrechnung Dienstreisen
Bitte alle Reiseabrechnungen in die Quästur bringen um die Freigabe durch den
Budgetverantwortlichen rechtzeitig zu gewährleisten.
TO DOs bis 21.12.2016
4. Abgabe und Auszahlung der Handkassa
Der letzte Termin für die Abholung der Handkassa ist der 21.12.2016.
5. Abrechnung Dienstreisen
Für alle Reiseabrechnungen gilt als späteste Freigabe durch den
Budgetverantwortlichen der 21.12.2016
Nur bei Einhaltung dieser Termine kann gewährleistet werden, dass die
Verbuchung für das Budget 2016 erfolgt!
6. Schließung nicht benötigter §26 Girokonten
Schließung von abgeschlossenen §26 Projekten und Auflösung des dazugehörigen
Girokontos.
Formular Girokontenschließung:
Kontakt
Kirisits 407120
Schaden 407121
Orta 407110
Pillwein 407111
Akdil 407112
Kontakt
Kirisits 407120
Schaden 407121
Orta 407110
Pillwein 407111
Akdil 407112
Mayr 407304
Wittmann 407305
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/finanzen/Projektcontrolling/Girokontenschliessung.pdf
7. Schließung nicht benötigter KTS-Girokonten
Schließung von Innenaufträgen betreffend abgeschlossenen Tagungen, Seminaren
oder Kongressen, die Auflösung des Girokontos und Umbuchung in das
Globalbudget bzw. in den Drittmittelbereich.
Schmid 407104
Spitzer 407107
Formular Girokontenschließung:
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/Girokontenschliessung.pdf
Technische Universität Wien I E007 Department für Finanzen I Argentinierstraße 8 I 1040 Wien I Austria
www.tuwien.ac.at/finanzen I T +43 1 58801-40701 I [email protected] I DVR Nr. 0005886
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TO DOs bis 21.12.2016
Kontakt
8. FWF-Projektabrechnung
Um eine zeitgerechte Überweisung der fälligen Eingangsrechnung aus 2016 für
FWF-Projekte zu gewährleisten, bittet das Projektcontrolling um rasche Weitergabe
dieser Eingangsrechnung betreffend das Jahr 2016
Mayr 407304
Wittmann 407305
Danach einlangende Rechnungen werden für das Jahr 2017 gebucht!
9. Personalzuordnung
Zuordnung des Personals in der Projektdatenbank betreffend die Monate
November und Dezember bis spätestens 21.12.2016.
Lipp 407307
Für Auskünfte zu der Auswertung bezüglich „Personalkosten je Projekt“ kontaktieren
Sie bitte Herrn Lipp.
TO DOs bis 13.01.2017
Kontakt
10. Erfassung von Eingangsrechnungen zum Jahreswechsel
Eingangsrechnungen mit Rechnungsdatum bis 31.12.2016 können bis zum
13.01.2017 für das Finanzjahr 2016 durch die OrgEinheit erfasst werden.
Erfassung einer Eingangsrechnung für das Finanzjahr 2016 bis 13.01.2017 im
SAP (verringert das Budget 2016):
Rechnungsdatum: laut Rechnung (2016)
Buchungsdatum:
31.12.2016
Bestellung:
spätestes Belegdatum 31.12.2016
Gilt auch für den Ankauf von Anlagen!
Horer 407132
Graf 407133
Erfassung einer Eingangsrechnung für das Finanzjahr 2016 nach dem
13.01.2017 (verringert das Budget 2017):
Rechnungsdatum: laut Rechnung (2016)
Buchungsdatum:
Tagesdatum 2017
Bestellung:
Tagesdatum 2017 (so nicht bereits 2016 angelegt)
11. Erfassung von Ausgangsrechnungen zum Jahreswechsel
Alle Ausgangsrechnungen die das Finanzjahr 2016 betreffen, müssen bis zum
13.01.2017 fakturiert werden.
Schmid 407104
Erfassung einer Ausgangsrechnung für das Finanzjahr 2016 bis zum
13.01.2017 (erhöht das Budget 2016):
Fakturadatum:
spätestens 31.12.2016
Buchungsdatum: 31.12.2016
Achtung! Die Verbuchung der Faktura ist unabhängig vom Zahlungseingang
am Girokonto. Das vereinbarte Zahlungsziel mit dem Kunden ist in den
Zahlungsbedingungen zu pflegen.
12. Innerbetriebliche Verrechnung
Letztmöglicher Abgabetermin für Innerbetriebliche Verrechnungen für das Finanzjahr
2016.
Technische Universität Wien I E007 Department für Finanzen I Argentinierstraße 8 I 1040 Wien I Austria
www.tuwien.ac.at/finanzen I T +43 1 58801-40701 I [email protected] I DVR Nr. 0005886
North 407105
Zitzmann 407134
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TO DOs bis 13.01.2017
Kontakt
13. Kontrolle der Subkostenstellen bei Anlagen
Bei Anlagen ist zu überprüfen, ob die Subkostenstelle mit dem Investitionsauftrag auf
Subkostenebene im Anlagenstamm übereinstimmt (z.B. Kostenstelle: 607010,
Investitionsauftrag: INV607010).
Schmidhofer
407130
Glaser 407131
Umbuchungen (mit dem Formular „Innerbetriebl. Verrechnung“) sind für das
Finanzjahr 2016 bis spätestens 13.01.2017 Fr. Schmidhofer oder Fr. Glaser zu
übergeben.
14. Fakturierung bei Abschluss von Projekten
Drittmittelprojekte können nach der Verbuchung der letzten Ausgangsrechnung zum
Abschluss eingereicht werden, auch wenn der Zahlungseingang am Girokonto noch
nicht erfolgt ist.
Krehan 407302
Pauller 407301
Die Durchführung der Projektbewertung ist für diese Projekte nicht mehr erforderlich.
15. Manuelle Umbuchung von Kosten
Umbuchungen zwischen Innenaufträgen innerhalb der Organisationseinheiten mit
gleichem Bankgirokonto sind für 2016 bis 13.01.2017 möglich.
Krehan 407302
Pauller 407301
Manuelle Umbuchung:
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/ce/Materialien/Manuelle_UmbuchungV3.pdf
TO DOs bis 16.01.2017
16. Archivierung
Um eine lückenlose Archivierung zu gewährleisten, sind alle noch nicht
gescannten Eingangsrechnungen aus dem Jahr 2016 bis spätestens 16.01.2017
in die Quästur zu bringen.
Technische Universität Wien I E007 Department für Finanzen I Argentinierstraße 8 I 1040 Wien I Austria
www.tuwien.ac.at/finanzen I T +43 1 58801-40701 I [email protected] I DVR Nr. 0005886
Kontakt
Horer 407132
Graf 407133
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