Ausschreibung - Ministerium für Umwelt, Klima und

AUSSCHREIBUNG
Organisation und Durchführung der Umweltpreisverleihung
am Donnerstag,17. November 2016, im Neuen Schloss in Stuttgart
1.
Gegenstand der Ausschreibung
Organisation und Durchführung der Umweltpreisverleihung am Donnerstag,
17. November 2016, im Weißen Saal des Neuen Schlosses in Stuttgart.
2.
Auftraggeber
Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft Baden-Württemberg
(UM), Kernerplatz 9, 70182 Stuttgart
Ansprechpartner: Roland Schestag, Referat 21
Tel. 0711 126-2652, Fax 0711 126-2867, E-Mail: [email protected]
3.
Grober Ablauf: Umweltpreisverleihung im Weißen Saal
Unterhaltung, z. B. mit Musikband (Organisation von Musikern übernimmt der
Auftraggeber)
Moderator begrüßt (Moderator wird durch Auftraggeber beauftragt)
Begrüßung durch Ministerpräsident Winfried Kretschmann und
Umweltminister Franz Untersteller
Moderator: Vorstellung der Jury
Danach gib es 6 Blöcke (für die Preisträger der 4 Kategorien, des
Jurypreises „Unternehmerische Verantwortung – regionales Engagement“
und des Sonderpreises für Non-Profit-Organisationen), z. B.
I. Kategorie: KMU (4 Nominierte)
Filme über die nominierten Firmen
The Winner is: ...
Preisübergabe durch Laudator und Umweltminister Franz Untersteller
Musikalische Einlage/Unterhaltung
Moderator
oder in ähnlicher Weise. Um Vorschläge wird gebeten.
Stand: 04.08.2016
II. Kategorie: Handel und Dienstleistung (4 Nominierte)
III. Kategorie: Handwerk (2 Nominierte)
IV. Kategorie: Großunternehmen (7 Nominierte)
Jurypreis „Unternehmerische Verantwortung – regionales Engagement“
Sonderpreis für Non-Profit-Organisationen
Schlussworte von Umweltminister Franz Untersteller
Grob-Konzept: Foyer
Vor der Preisverleihung: Sektempfang – Hintergrundmusik
Nach der Preisverleihung: Come together mit Bio-Catering im großen Foyer
– zwei Flachbildschirme zeigen alle Filme über die Nominierten –
Hintergrundmusik/evtl. Live-Musik
oder in ähnlicher Weise. Um Vorschläge wird gebeten.
4.
Aufgabenbeschreibung
Kalkulationsgrundlage: ca. 250 Teilnehmer
4.1
Konzept und Organisation, inkl.
- Bestellung Catering, Abstimmung auf Organisationsablauf
- Abstimmung der technischen Umsetzung (inkl. Einspielung der 5 Filme)
- Betreuung am Tag der Veranstaltung
- Rückmeldung/Feedback der Teilnehmer
(Organisation von Musikern übernimmt der Auftraggeber, Filmerstellung
wurde in separatem Auftrag vergeben)
4.2
Inhaltliche Vorbereitung
- Briefing bzw. Drehbuch für den Moderator und AG
- Regie der Preisverleihung
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4.3
Drucksachen
Einladungsflyer: Text, Gestaltung (Auflage 2.000 Ex.); Format: 105 x 210 mm
(geschlossen); Umfang: 6 Seiten quer, Druck: 4/4c klimaneutral; Papier:
170g/qm Recyclingpapier; 3-Bruch-Altarfalzen; Postkarten-Perforierung nur
Parallel-Falz in Fenster-Umschlag packen; Produktion und Lettershop
4.4
Marketing und PR
Mailing (Post, E-Mail)
4.5
Technik
Lautsprecher, Projektor für Filmpräsentation, Ausleuchtung, Bühne,
Mikrofone, Kabel, Techniker, Regiepult
Illumination/Lichteffekte und Information
Nach der Preisverleihung sind die Gäste der Veranstaltung zum Come
together im Foyer eingeladen. Die Filme über die Nominierten werden auf
einer Endlosschleife auf Fachbildschirmen nochmals im Foyer gezeigt.
4.6
Catering
Der Sektempfang und Catering ist nach der Preisverleihung im unteren Foyer
vorgesehen. Um bei den ca. 250 Gästen unnötige Warteschlangen zu
vermeiden, müssen die Speisen auf mehrere Ausgabestellen verteilt werden.
Ein entsprechendes Catering-Angebot mit Bio-Produkten muss eingeholt und
diesem Angebot beigelegt werden. So ist auch mit Getränken zu verfahren.
Die Getränke sind nach Verbrauch abzurechnen.
4.7
Foto-Dokumentation
Die Veranstaltung soll mit professionellen Bildern dokumentiert werden.
4.8
Mehrkosten für die Organisation und Durchführung als klimaneutrale
Veranstaltung
5.
Meilensteine des Ausschreibungsverfahrens
Angebote müssen spätestens bis Freitag, 9. September, 18:00 Uhr in
Papierform oder elektronisch per E-Mail eingegangen sein. Enthalten die
Ausschreibungsunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, so
ist der AG unverzüglich schriftlich per E-Mail ([email protected])
vor Angebotsabgabe darauf hinzuweisen. Die Antworten werden ebenfalls
schriftlich per E-Mail gegeben. Sowohl Fragen als auch Antworten werden,
soweit sie von allgemeinem Interesse sind, in anonymisierter Form an alle
Bewerber bekannt gegeben.
Der AG behält sich die Durchführung von Bietergesprächen vor, sofern bei
der Angebotsprüfung entsprechender Bedarf festgestellt wird.
Bieter sind bis zum 7. Oktober 2016 an ihr Angebot gebunden. Es ist
beabsichtigt, den Zuschlag bis zu diesem Tag zu erteilen.
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6.
Notwendiger Angebotsinhalt
Das Angebot muss vollständig sein, die einzelnen Positionen unter 4. sind
separat auszuweisen.
Das Angebot hat sich an der Struktur der Aufgabenbeschreibung zu
orientieren.
Jede Bieterin und jeder Bieter haben für die Dauer des Vergabeverfahrens
eine verantwortliche Ansprechpartnerin oder einen verantwortlichen
Ansprechpartner zu benennen.
Der Bieter oder die Bietergemeinschaft hat zu erklären, dass er oder sie
finanziell und wirtschaftlich in der Lage ist, den Auftrag zu erfüllen.
Zur Beurteilung der für die Durchführung der ausgeschriebenen Leistung
erforderlichen Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit hat der
Bieter geeignete Nachweise vorzulegen.
7.
Vertragsbedingungen
Der Vertrag kommt mit dem Zuschlag zustande. Werden in Zusammenhang
mit der Vergabe keine abweichenden schriftlichen Vereinbarungen getroffen,
werden kumulativ die Ausschreibungsbedingungen aus diesen
Ausschreibungsunterlagen und die Leistungsbeschreibung aus dem Angebot
des Bieters Bestandteil des Vertrages. Die Ausfertigung des Vertrages erfolgt
nach Zuschlagserteilung.
8.
Gerichtsstand
Gerichtsstand ist Stuttgart.
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