AUSSCHREIBUNG Organisation und Durchführung der Umweltpreisverleihung am Donnerstag,17. November 2016, im Neuen Schloss in Stuttgart 1. Gegenstand der Ausschreibung Organisation und Durchführung der Umweltpreisverleihung am Donnerstag, 17. November 2016, im Weißen Saal des Neuen Schlosses in Stuttgart. 2. Auftraggeber Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft Baden-Württemberg (UM), Kernerplatz 9, 70182 Stuttgart Ansprechpartner: Roland Schestag, Referat 21 Tel. 0711 126-2652, Fax 0711 126-2867, E-Mail: [email protected] 3. Grober Ablauf: Umweltpreisverleihung im Weißen Saal Unterhaltung, z. B. mit Musikband (Organisation von Musikern übernimmt der Auftraggeber) Moderator begrüßt (Moderator wird durch Auftraggeber beauftragt) Begrüßung durch Ministerpräsident Winfried Kretschmann und Umweltminister Franz Untersteller Moderator: Vorstellung der Jury Danach gib es 6 Blöcke (für die Preisträger der 4 Kategorien, des Jurypreises „Unternehmerische Verantwortung – regionales Engagement“ und des Sonderpreises für Non-Profit-Organisationen), z. B. I. Kategorie: KMU (4 Nominierte) Filme über die nominierten Firmen The Winner is: ... Preisübergabe durch Laudator und Umweltminister Franz Untersteller Musikalische Einlage/Unterhaltung Moderator oder in ähnlicher Weise. Um Vorschläge wird gebeten. Stand: 04.08.2016 II. Kategorie: Handel und Dienstleistung (4 Nominierte) III. Kategorie: Handwerk (2 Nominierte) IV. Kategorie: Großunternehmen (7 Nominierte) Jurypreis „Unternehmerische Verantwortung – regionales Engagement“ Sonderpreis für Non-Profit-Organisationen Schlussworte von Umweltminister Franz Untersteller Grob-Konzept: Foyer Vor der Preisverleihung: Sektempfang – Hintergrundmusik Nach der Preisverleihung: Come together mit Bio-Catering im großen Foyer – zwei Flachbildschirme zeigen alle Filme über die Nominierten – Hintergrundmusik/evtl. Live-Musik oder in ähnlicher Weise. Um Vorschläge wird gebeten. 4. Aufgabenbeschreibung Kalkulationsgrundlage: ca. 250 Teilnehmer 4.1 Konzept und Organisation, inkl. - Bestellung Catering, Abstimmung auf Organisationsablauf - Abstimmung der technischen Umsetzung (inkl. Einspielung der 5 Filme) - Betreuung am Tag der Veranstaltung - Rückmeldung/Feedback der Teilnehmer (Organisation von Musikern übernimmt der Auftraggeber, Filmerstellung wurde in separatem Auftrag vergeben) 4.2 Inhaltliche Vorbereitung - Briefing bzw. Drehbuch für den Moderator und AG - Regie der Preisverleihung Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft Baden-Württemberg Seite | 2 4.3 Drucksachen Einladungsflyer: Text, Gestaltung (Auflage 2.000 Ex.); Format: 105 x 210 mm (geschlossen); Umfang: 6 Seiten quer, Druck: 4/4c klimaneutral; Papier: 170g/qm Recyclingpapier; 3-Bruch-Altarfalzen; Postkarten-Perforierung nur Parallel-Falz in Fenster-Umschlag packen; Produktion und Lettershop 4.4 Marketing und PR Mailing (Post, E-Mail) 4.5 Technik Lautsprecher, Projektor für Filmpräsentation, Ausleuchtung, Bühne, Mikrofone, Kabel, Techniker, Regiepult Illumination/Lichteffekte und Information Nach der Preisverleihung sind die Gäste der Veranstaltung zum Come together im Foyer eingeladen. Die Filme über die Nominierten werden auf einer Endlosschleife auf Fachbildschirmen nochmals im Foyer gezeigt. 4.6 Catering Der Sektempfang und Catering ist nach der Preisverleihung im unteren Foyer vorgesehen. Um bei den ca. 250 Gästen unnötige Warteschlangen zu vermeiden, müssen die Speisen auf mehrere Ausgabestellen verteilt werden. Ein entsprechendes Catering-Angebot mit Bio-Produkten muss eingeholt und diesem Angebot beigelegt werden. So ist auch mit Getränken zu verfahren. Die Getränke sind nach Verbrauch abzurechnen. 4.7 Foto-Dokumentation Die Veranstaltung soll mit professionellen Bildern dokumentiert werden. 4.8 Mehrkosten für die Organisation und Durchführung als klimaneutrale Veranstaltung 5. Meilensteine des Ausschreibungsverfahrens Angebote müssen spätestens bis Freitag, 9. September, 18:00 Uhr in Papierform oder elektronisch per E-Mail eingegangen sein. Enthalten die Ausschreibungsunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, so ist der AG unverzüglich schriftlich per E-Mail ([email protected]) vor Angebotsabgabe darauf hinzuweisen. Die Antworten werden ebenfalls schriftlich per E-Mail gegeben. Sowohl Fragen als auch Antworten werden, soweit sie von allgemeinem Interesse sind, in anonymisierter Form an alle Bewerber bekannt gegeben. Der AG behält sich die Durchführung von Bietergesprächen vor, sofern bei der Angebotsprüfung entsprechender Bedarf festgestellt wird. Bieter sind bis zum 7. Oktober 2016 an ihr Angebot gebunden. Es ist beabsichtigt, den Zuschlag bis zu diesem Tag zu erteilen. Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft Baden-Württemberg Seite | 3 6. Notwendiger Angebotsinhalt Das Angebot muss vollständig sein, die einzelnen Positionen unter 4. sind separat auszuweisen. Das Angebot hat sich an der Struktur der Aufgabenbeschreibung zu orientieren. Jede Bieterin und jeder Bieter haben für die Dauer des Vergabeverfahrens eine verantwortliche Ansprechpartnerin oder einen verantwortlichen Ansprechpartner zu benennen. Der Bieter oder die Bietergemeinschaft hat zu erklären, dass er oder sie finanziell und wirtschaftlich in der Lage ist, den Auftrag zu erfüllen. Zur Beurteilung der für die Durchführung der ausgeschriebenen Leistung erforderlichen Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit hat der Bieter geeignete Nachweise vorzulegen. 7. Vertragsbedingungen Der Vertrag kommt mit dem Zuschlag zustande. Werden in Zusammenhang mit der Vergabe keine abweichenden schriftlichen Vereinbarungen getroffen, werden kumulativ die Ausschreibungsbedingungen aus diesen Ausschreibungsunterlagen und die Leistungsbeschreibung aus dem Angebot des Bieters Bestandteil des Vertrages. Die Ausfertigung des Vertrages erfolgt nach Zuschlagserteilung. 8. Gerichtsstand Gerichtsstand ist Stuttgart. Ministerium für Umwelt, Klima und Energiewirtschaft Baden-Württemberg Seite | 4
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