Anlage 1 zum Vertrag - Leistungsbeschreibung

GRP: Vergabestelle
HS Wismar
Digital unterschrieben von GRP: Vergabestelle HS
Wismar
DN: c=DE, o=Hochschule Wismar, ou=Verwaltung,
cn=GRP: Vergabestelle HS Wismar
Datum: 2016.11.02 12:59:41 +01'00'
HSW 2016
Hochschule Wismar
Anlage 1 - EVB-IT Erstellungsvertrag
Leistungsbeschreibung – ERP-Finanzverwaltungssoftware
Hochschule Wismar
University of Applied Sciences:
Technology, Business and Design
PF 1210
23952 Wismar
http://www.hs-wismar.de
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Inhalt
1. Anforderungen an eine Finanzsoftware .............................................................................................. 3
a) Angaben zum Rechnungswesen .................................................................................................. 3
b) Angaben zur Kosten- und Leistungsrechnung............................................................................. 4
c) Angaben Anlagenbuchhaltung (Inventarisierung)....................................................................... 4
d) Angaben zum Bestellwesen (Beschaffung/Lager) ....................................................................... 4
e) Angaben zum Berichtswesen ...................................................................................................... 5
f) Angaben zur Usergroup ............................................................................................................... 5
2. Erstellung eines Einführungskonzeptes............................................................................................... 5
3. Berücksichtigung und Konfiguration der nutzerspezifischen Anforderungen .................................... 5
4. Konzept und Durchführung der Übernahme der Alt-Daten................................................................ 5
5. Funktionsprüfungen ............................................................................................................................ 5
6. Einweisung und Schulung der Nutzer.................................................................................................. 6
7. Servicevereinbarung nach erfolgter Leistungsabnahme ..................................................................... 6
8. Migration ............................................................................................................................................. 6
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1. Anforderungen an eine Finanzsoftware
a) Angaben zum Rechnungswesen
Das interne und externe Rechnungswesen der Hochschule Wismar arbeitet unter Beachtung von
periodischen Abgrenzungen im Wesentlichen nach kameralistischen, landeshaushaltsrechtlichen
und teilweise nach handelsrechtlichen Grundsätzen.
Die Haushaltsabschlüsse werden nach den Gliederungsvorschriften der Landeshaushaltsordnung, die integrierten Betriebe gewerblicher Art nach ertragssteuerlichen und handelsrechtlichen Gliederungsvorschriften und Bewertungsmethoden ausgewiesen.
Das Rechnungswesen muss zwingend die Formerfordernisse gemäß geltenden Rechtsnormen
erfüllen und sollte durch ein Testat (nicht älter als 5 Jahre) einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft über die Prüfung i.S.d. IDW PS 880 bestätigt werden.
Die spezifischen Bedingungen im Zuwendungsrecht sind zu berücksichtigen.
Die Buchführung erfordert eine parallele Erfassung des institutionellen Haushalts (Kameralistik)
und des Drittmittelbereiches (teils Kameralistik, teils kaufmännische Buchführung) sowie deren
Zusammenführung in einer Haushaltsrechnung. Ferner erfordert Sie eine schlüssige Erfassung
von Haupt- und Nebenbüchern.
Die Hochschule Wismar übt Ihre Tätigkeiten zu steuerbegünstigten Zwecken i.S.d. Abgabenordnung aus. Es liegt für das Ausüben hoheitlicher Tätigkeiten eine Umsatzsteuerbefreiung i.S.d.
UStG vor. Ausnahmen bilden im Wesentlichen die Nicht-hoheitlichen Bereiche.
Umsatzsteuerrelevanzen müssen daher in einer hierarchischen Ordnung objektspezifisch festlegbar sein.
Das Rechnungswesen muss in der Lage sein verschiedene Bewertungsprofile oder auch Rechnungslegungsstandards zu verarbeiten. Die Feststellung der Schlüssigkeit untereinander muss
gegeben sein.
Belege sollen einmalig integriert erfasst werden (keine Doppelerfassung oder Übergabeläufe in
andere Buchhaltungsteile). Nebenbuchhaltungen sollen automatisch fortgeschrieben werden. In
der Bearbeitung muss das Mehr-Augenprinzip berücksichtigt werden. Weitere Detailanforderungen befinden sich im Lastenheft im Excel-Format (Anlage 2).
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b) Angaben zur Kosten- und Leistungsrechnung
Die KLR muss zwingend eine Vollkostenrechnung erlauben. Die Anforderungen an Abgrenzungen
von wirtschaftlichen und nichtwirtschaftlichen Geschäftsbetrieben in Form der ertragsteuerlich
und umsatzsteuerlich akzeptierten Trennungsrechnungen müssen zwingend erfüllt sein.
In der Kosten- und Leistungsrechnung sind Programmbudgets abzubilden.
Es müssen mehrere Kontierungsperspektiven, zum Beispiel Kostenstellen-, Kostenträgersicht mit
Verknüpfung zum Haushaltstitel, parallel geführt werden können. Die Buchung der Kostenrechnungsobjekte erfolgt integriert mit einmaliger Belegerfassung.
Die KLR muss die Ermittlung hochschulspezifischer Kennzahlen, zum Beispiel Kosten pro Absolvent, Kosten pro Studierenden und Studienplatz erlauben. Dies setzt voraus, dass eine Übernahme von lehrbezogenen Daten aus anderen vorhandenen Modulen der HIS e.G. möglich ist.
Weitere Detailanforderungen befinden sich im Lastenheft im Excel-Format (Anlage 2).
c) Angaben Anlagenbuchhaltung (Inventarisierung)
Das System soll zwingend als integriertes Nebenbuch den Bestand und die Entwicklung des Anlagevermögens dokumentieren.
Besondere Anforderungen an eine Anlagenbuchhaltung sind, dass neben der Darstellung des
bewerteten Mengengerüstes auch Zuordnungen zu Organisationseinheiten, Standorten oder
anderen Hierarchien wie zum Beispiel die Mittelherkunft erfüllt sind.
Die vollständige Bewertung und Fortschreibung des Anlagevermögens muss die handelsrechtlichen und landesrechtlichen Anforderungen erfüllen. Sonderabschreibungen müssen möglich
sein.
Weitere Detailanforderungen befinden sich im Lastenheft im Excel-Format (Anlage 2).
d) Angaben zum Bestellwesen (Beschaffung/Lager)
Beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen ist eine umfassende IT-Unterstützung unumgänglich. Das System muss alle Phasen der Bestellabwicklung von der Bedarfsmeldung, Angebotsanfrage, Bestellung bis zum Wareneingang und Rechnungsprüfung einbeziehen.
Der durchgängige Belegfluss von Anforderung, Anfrage, Angebot, Bestellung, Wareneingang und
Rechnungsprüfung muss nachvollziehbar dokumentiert sein. In diesem Prozess müssen die Einzelberechtigungen der Ausübenden berücksichtigt sein.
Automatisierte Kontierungen sowie die automatische Bedienung paralleler Rechnungssysteme
(z.B. die Kosten- und Leistungsrechnung zur Festlegung der Mittel auf einer Kostenstelle/Kostenträger) müssen umsetzbar sein. Des Weiteren muss eine Vorgangsspeicherung der Prozessstationen erfolgen.
Weitere Detailanforderungen befinden sich im Lastenheft im Excel-Format (Anlage 2).
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e) Angaben zum Berichtswesen
Weitere Detailanforderungen befinden sich im Lastenheft im Excel-Format (Anlage 2).
f) Angaben zur Usergroup
Das System beinhaltet eine dynamische Berechtigungs-, Rechte- und Rollensteuerung. Die Usergroup besteht aus verschiedenen Personengruppen unterschiedlicher Personenstärke. In der
produktiven Finanzverwaltung müssen zwingend mindestens 20 Personen systemseitig das Tagesgeschäft abwickeln können.
Das Reporting muss zusätzlich den Organisationseinheiten zur Verfügung stehen.
2. Erstellung eines Einführungskonzeptes
Seitens des Anbieters ist im Rahmen dieses Konzeptes im Detail darzulegen, wie die Einführung
der Software (Zeitplan, Ablauf-/Projektplan, Mitwirkungsumfang der Hochschule Wismar) erfolgen soll und welche Anforderungen ggf. im Vorfeld zu erfüllen sind.
3. Berücksichtigung und Konfiguration der nutzerspezifischen Anforderungen
Die nutzerspezifischen Anforderungen der Punkte a) bis e) im Hochschulbereich sind zu berücksichtigen und gemeinsam mit den Mitarbeitern der Hochschule Wismar zu konfigurieren.
4. Konzept und Durchführung der Übernahme der Alt-Daten
Im Rahmen der Umstellung auf die neue Software ist die Übernahme der Alt-Daten (Stammdaten aus HIS-FSV-GX, HIS-IVS-GX, HIS-BAU-GX und HIS-COB-GX) seitens des Auftragnehmers sicherzustellen.
5. Funktionsprüfungen
Im Rahmen der Umstellung auf eine neue Software werden nach Übernahme der Altdaten Funktionsprüfungen durchgeführt. Der Zeitpunkt des Beginns der Durchführung von Funktionsprüfungen ergibt sich nach dem dargestellten Projektphasenverlauf des Anbieters.
Funktionsprüfungen müssen auf Testumgebungen erfolgen können.
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Die Funktionsprüfungen beinhalten im Wesentlichen die Sicherstellung der Journalfunktionen
von Vorjahren, Abgleich der Bewertungsstetigkeit zwischen Alt- und Neusystem, sowie Funktionsprüfungen sämtlicher Geschäftsvorfälle des Tagesgeschäftes.
6. Einweisung und Schulung der Nutzer
Es ist detailliert darzulegen, wie und in welchem Zeitumfang (Mann-Tage) die Einweisung und
Schulung der Nutzer erfolgen soll. Die Einweisung erfolgt vor Ort in den Diensträumen der Hochschule Wismar.
Bitte benennen Sie Ihre Anforderungen, welche Sie mit Ihrem System an unsere Systemadministratoren und Nutzer vor, während und im Anschluss an die Einführungsphase Ihres Produktes
haben.
7. Servicevereinbarung nach erfolgter Leistungsabnahme
Der Auftragnehmer verpflichtet sich im Rahmen gem. EVB-IT Vertrag zu Unterstützungsleistungen im Rahmen der Weiterentwicklung der Software und zu Behebung von Fehlern, die dabei
aufgetreten sind.
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber ggf. vor Ort bei der Analyse und Identifizierung
von möglichen Engpässen und Schwachstellen der Software und entwickelt gemeinsam mit dem
Auftraggeber entsprechende Strategien zu deren Beseitigung. Dazu werden als Servicetermine
sog. Personen-/Servicetage vereinbart. (1 Personen-/Servicetag = 8 Zeitstunden)
Zusätzliche Serviceleistungen werden entsprechend EVB-IT Pkt. 7.1 gesondert beauftragt.
8. Migration
In Bezug auf Pkt. 4.7.1 des EVB-IT Erstellungsvertrages sind Daten der Hochschule Wismar zu
migrieren. Daten der Hochschule Wismar ergeben sich im Wesentlichen aus den HIS-Systemen.
Die Mindestanforderung an eine Migration ist, die vollständige Übernahme des Geschäftsjahres
2016. Die Hochschule Wismar wird bei der Migration durch den Auftragnehmer unterstützt. Mit
der Migration müssen alle Daten übergeben werden, welche Voraussetzungen sind um weitere
Geschäftsjahre in vollem Funktionsumfang erfassen und bewerten zu können.
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