Handbuch für Finanzverantwortliche

Geändert am 30.10.2016
Handbuch für
Finanzverantwortliche der
Fachschaften
Hallo liebe finanzverantwortliche Person
danke, dass du dich für deine Fachschaft engagierst und diese verantwortungsvolle Aufgabe
übernommen hast.
Da wir mit öffentlichen Geldern unserer Studierenden umgehen ist eine transparente vollständige
und nachvollziehbare Bewirtung unserer Mittel sehr wichtig. Um dir die Einarbeitung zu erleichtern
haben wir dieses Handbuch verfasst. Für Rückmeldungen und Rückfragen an [email protected] sind wir sehr dankbar.
- das Finanzreferat
Inhaltsverzeichnis
1. Aufgaben...........................................................................................................................................3
1.1 Erstellen des Budgetplans..........................................................................................................3
1.2 Buchführung..............................................................................................................................3
2. Regelmäßige Aufgaben....................................................................................................................3
2.1 Lesen der Mitteilungen Finanzreferats......................................................................................3
2.2 Prüfen der Finanzbeschlüsse......................................................................................................4
2.3 Einreichen von Abrechnungen...................................................................................................4
2.4 Führen des Inventars..................................................................................................................4
2.5 Kassenprüfung...........................................................................................................................4
3. Finanzbeschlüsse..............................................................................................................................4
3.1 Musterbeschluss.........................................................................................................................5
3.2 Häufige Fehler...........................................................................................................................6
3.2.1 ungenaue Beträge..............................................................................................................6
3.2.2 unklarer Verwendungszweck............................................................................................6
3.3 Was nicht Beschlossen werden kann.........................................................................................7
3.3.1 Sogenannte Individualförderung.......................................................................................7
3.3.2 Essen ohne Maß................................................................................................................7
3.3.3 Kredite und Spekulation....................................................................................................7
3.3.4 Zechen...............................................................................................................................7
4. Budgetplan........................................................................................................................................7
4.1.1 Wie wird ein Budgetplan erstellt?.....................................................................................7
4.1.2 Verfahren...........................................................................................................................8
4.1.3 Was tun wen ein Posten überzogen wurde?......................................................................8
4.1.4 Warum müssen wir auch Einnahmen planen?...................................................................9
5. Finanzabrechnungen.........................................................................................................................9
5.1 Einreichen von Abrechnungen...................................................................................................9
5.2 Ablaufdiagramm......................................................................................................................10
5.3 Ausfüllhilfe Abrechnungsformular..........................................................................................11
6. Belege.............................................................................................................................................11
6.1 Welche Belege werden benötigt?.............................................................................................12
7. Veranstaltungen..............................................................................................................................12
7.1 Veranstaltungen im Hoheitsbereich.........................................................................................12
7.1.1 Einführungsveranstaltungen (Ersti-Einführung, Anfi-Fete)...........................................13
7.1.2 Mieten.............................................................................................................................13
7.2 Veranstaltungen über Vereine abwickeln.................................................................................14
7.3 Veranstaltungen als UG oder GbR abwickeln.........................................................................14
7.4 Veranstaltungen außerhalb der hoheitlichen Aufgaben innerhalb der VS abwickeln..............14
8. Vorträge...........................................................................................................................................14
8.1 Gutschrift.................................................................................................................................15
8.2 Rechnung.................................................................................................................................15
9. Vorschüsse......................................................................................................................................15
10. Barkasse.......................................................................................................................................15
11. Spenden.........................................................................................................................................16
11.1 Annehmen..............................................................................................................................16
11.2 Spenden tätigen......................................................................................................................16
12. Sonstige Umsätze.........................................................................................................................16
1. Aufgaben
Deine wichtigste Aufgabe ist es sicherzustellen, dass die Mittel der Fachschaft ordentlich verwaltet
werden. Dazu erstellst du den Budgetplan deiner Fachschaft mit unserer Unterstützung und diesen
ein zu halten.
1.1 Erstellen des Budgetplans
Für den Budgetplan (früher auch Wirtschaftsplan oder Haushaltsplan genannt) bekommst du auf der
StuRa-Website Vorlage, aber in der Regel reicht es aus den Plan des letzten Jahres anzupassen.
Die Aufgabe des Budgetplans ist es dafür zu sorgen, das die Gelder die ihr von den Studieren
bekommt in einer geordneten ausgegeben werden und euch z.B. für alle eure Aktivitäten reichen.
Außenstehenden soll der Plan einen schnellen Überblick über die Mittelverwendung ermöglichen.
Jede Veranstaltung soll als Unterposten bei Veranstaltungen aufgeführt werden.
Sowohl bei Einnahmen als auch bei Ausgaben soll jeweils ein Posten sein, auch wenn die
Einnahmen 0€ sein sollen.
1.2 Buchführung
Um den Haushaltsplan einzuhalten, musst du wissen wie viel Gelder ihr bereits wofür ausgeben
habt. Dazu solltest du eine einfache Tabelle führen und Kopien aller Belege und Abrechnungen in
einem Ordner verwahren. Alle Finanzbeschlüsse müssen dokumentiert sein, das kann in Protokollen
von Fachschaftssitzungen oder in gesonderten Beschlussformularen erfolgen.
All diese Unterlagen müsst ihr auch nach Abschluss des Wirtschaftsjahres für 10 Jahre
aufbewahren. Wenn ihr keinen Platz dafür habt, könnt ihr die Unterlagen auch im Sturabüro lagern.
2. Regelmäßige Aufgaben
2.1 Lesen der Mitteilungen Finanzreferats
Es werden öfter neue Regelungen getroffen, die euch auch als Finanzverantwortliche betreffen,
diese werden durch StuRa Protokolle bekannt gegeben.
Der Bericht des Finanzreferats enthält immer aktuelle und wichtige Informationen für die
Finanzverantwortlichen der Fachschaften, es ist daher wichtig, dass du den Bericht des
Finanzreferats ließt.
In unregelmäßigen Abständen
2.2 Prüfen der Finanzbeschlüsse
Wie Finanzbeschlüsse zu gestalten sind ist unter dem entsprechen Kapitel Finanzbeschlüsse erklärt.
2.3 Einreichen von Abrechnungen
Alle Abrecnungen müssen durch deine Hände gehen und von dir unterschrieben werden, damit sie
Abgerechnet werden können. Du bürgst mit deiner Unterschrift auf Abrechnungen für die sachliche
und rechnerische Richtigkeit .
sachlich Richtig Das bedeutet, dass die Sachen die ihr abrechnet auch so passiert sind. Das
heißt es gibt tatsächlich einen Beschluss und die Sache oder Dienstleistung wurde auch
entsprechend des Beschlusses erhalten und verwendet. Insbesondere die Belege sind echt.
rechnerisch Richtig Die auf der Abrechnung und den Belegen behaupteten Beträge sind
korrekt.
Mache von allen Abrechnungen Kopien und verwahre sie. Damit kannst du gegeüber deiner
Fachschaft besser Rechenschaft ablegen und auch besser auf Nachfragen zu einzelnen
Abrechnungen reagieren.
2.4 Führen des Inventars
Damit nichts Verloren geht und im Zweifelsfall Wirtschaftsgüter korrekt abgeschrieben werden
können muss ein Inventar geführt werden, bei dem Bezeichnung Kaufdatum und Kaufpreis
festgehalten sind. Sinnvoll ist es auch Stand- bzw. Lagerort fest zu halten.
2.5 Kassenprüfung
Wenn ihr mit Bargeld umgeht ist nicht nur ein Kassenbuch zu führen sondern auch wenigstens
jährlich eine Kassenprüfung durch zu führen.
3. Finanzbeschlüsse
Jede Ausgabe die deine Fachschaft tätigt muss beschlossen werden. Es muss aus dem Beschluss
klar werden wofür das Geld ausgegeben wird wie viel Geld genau und warum das eine sachgemäße
Mittelverwendung darstellt.
Auf jedem eingereichten Beschluss benötigen wir diese Angaben:
Datum, welches Gremium (auch welche Fachschaft), genauer Betrag, Verwendungszweck,
Begründung.
3.1 Musterbeschluss
Protokoll der Vollversammlung der Fachschaft für Groben Unfug
Datum: 35.Mai 1931
Tagesordnung:
[...]
Top 9¾ Finanzen
[...]
Top 9¾ Finanzen
Beschluss Dozent*innen-Preis
Betrag: maximal 15€
Posten: 1337 Sommerfest
Datum: 35. Mai 1931
Ergebnis: beschlossen
Beschlusstext: wird für maximal 15,00€ ein Geschenk für den*der Gewinner*In des
Dozent*Innen-Preises angeschafft.
Begründung: Um die Wahl zum besten Unfug Dozent*In auf zu werten ist ein präsent für die
Gewinnenden angebracht.
Protokoll der Vollversammlung der Fachschaft für Groben Unfug - Datum: 35.Mai 1811
Tipp: Wenn ihr auf jede Seite des Protokolls das Beschließende Gremium und das Datum schreibt,
reicht es einfach nur die Seite mit dem Beschluss anstatt das ganze Protokoll ein zu reichen.
3.2 Häufige Fehler
3.2.1 ungenaue Beträge
Nicht: [...]Die Fachschaft beschließt ungefähr 15€ […]
Sondern: [...]Die Fachschaft beschließt maximal 20€ […]
Warum: Es gibt kein ca. oder ungefähr Geld, wenn ihr nicht genau wisst, wie viel etwas kosten
wird nehmt einfach 110% eurer Schätzung und schreibt diesen als Maximalbetrag hin. Wenn es
doch teurer war könnt ihr einfach einen zusätzlichen Beschluss fassen:
[…] Da die Kopfkirmes unerwartet teurer war werden nun 200€ statt ursprünglich 120€ dafür
verwendet [...]
3.2.2 unklarer Verwendungszweck
Nicht:
Es wird beschlossen Toni seine Kosten zu erstatten
sondern:
Die Fachschaft beschließt die Kosten für die Verpflegung zum Arbeitsstreffen grober Unfug bis
maximal 15€ zur erstatten. Haushaltposten: 13 Verpflegung
Warum: Wir wissen weder wer Toni ist noch welche Kosten für was angefallen sind.
Nicht: Es wird beschlossen Rechnungen 3-6 zu bezahlen.
Sondern: Die Fachschaft beschließt die Kosten für die Dekoration zum Fest „grober Unfug“ bis
maximal 45€ zur erstatten. Haushaltsposten: 42 Fest
Warum: Wir wissen weder welche Rechnungen gemeint sind ist noch welche Kosten für welche
angefallen sind.
3.3 Was nicht Beschlossen werden kann
3.3.1 Sogenannte Individualförderung.
Das sind alle Zuwendungen an einzelne Studierende, die keinen Auftrag haben (zb. Delegation zur
BuFaTa)
Außnahmen sind möglich, beispielsweise ihm üblichen Rahmen, von Geschenken für langjährige
Aktivität in der Fachschaft oder zum Sozialausgleich um Beispeilsweise die Teilnahme an
Erstiwochenenden zu ermöglichen
3.3.2 Essen ohne Maß
Hierzu die Bewirtungsrichtline beachten:
https://www.stura.uniheidelberg.de/fileadmin/Intern/Protokolle_und_Beschluesse/Refkonf/Richtlinien/Bewirtungsrichtlin
ie_VS_Uni_HD.pdf
maximal 30% des Haushalts, und diese Müssen in einem Plan gesondert ausgewiesen werden
(eigener Posten)
3.3.3 Kredite und Spekulation
Als Körperschaft öffentlichen Rechts sind uns Kreditgeschäfte und Spekulationen untersagt.
3.3.4 Zechen
Alkohol wird nur im Rahmen eines risikoarmen Konsums abgerechnet. Laut BzgA sind das 24g
reinen Alkohol an maximal 3 Tagen pro Woche bei Männern. Wir sind großzügig und rechnen
unabhängig von Geschlecht 30g pro Teilnehmer*in ab. Zur Orientierung ein Glas Bier (0,25 Liter)
enthält bei einem Alkoholgehalt von ca. 4,8 Vol.-% ungefähr 10 Gramm reinen Alkohol.
4. Budgetplan
Der Budgetplan war früher auch als Wirtschaftsplan oder Haushaltsplan der Fachschaften bekannt.
4.1.1 Wie wird ein Budgetplan erstellt?
Einen Musterplan (ohne Vermögensberechnung) findet ihr auf der Seite des Finanzreferats des
StuRa.
Vollständigkeit: Der Plan muss alles enthalten, was ihr ausgegeben oder einnehmen wollt. Das
heißt nicht, das es für jeden Bleistift einen einzelnen Posten geben soll, sondern, dass für jede Art
von erwartbaren Ausgaben ein Posten existieren soll. Wenn ihr bei der Aufstellung des Plans noch
nicht alles wisst oder sich im Laufe der Zeit neue oder außerplanmäßige Einnahmen oder Ausgaben
ergeben, müsst ihr den Plan per Beschluss entsprechend ändern. In dem Fall haltet am besten
Rücksprache mit dem Finanzreferat
Für jede Veranstaltung solltet ihr unter Veranstaltungen einen Unterposten anlegen, sowohl bei
einnahmen als auch bei Ausgaben. Das heißt „Sommerfest“ hat 2 Posten einmal unter „Einnahmen
aus Veranstaltungen“ als auch unter „Ausgaben“. Das ist auch der Fall wenn die geplanten
Einnahmen 0€ sind
Ausgleich: Darüber hinaus muss der Plan ausgeglichen sein, d.h. Einnahmen/Ausgaben müssen 0
ergeben. Solltet ihr „zu viel Geld“ für eure geplanten Ausgaben zur Verfügung haben, könnt ihr
Rücklagen bilden und dadurch auf 0 kommen. Bitte keine Ausgaben ins Minus stellen sondern
einfach alle Beträge auflisten.
Auf keinen Fall dürft ihr Kredite o.ä. aufnehmen
4.1.2 Verfahren
Als erstes erhalten die Fachschaften vom Finanzreferat die Höhe Ihrer Zuweisungen und ihrer
Rücklagen. Die Fachschaft überlegt sich dann mit Hilfe des Musterplans und den alten
Budgetplänen wie sie ihr Geld verplanen möchte
Die Fachschaft(FS) beschließt den Plan gemäß ihrer eigenen Satzung und schickt das Protokoll der
Sitzung und den Plan ans Finanzreferat (Email reicht).
• Es wird geprüft ob der Plan in Ordnung ist. Wir melden uns bei euch ggf. mit Korrekturen.
Sobald der Plan in Ordnung ist, wird er genehmigt und auf der StuRa-Seite hochgeladen. • Den
genehmigten Wirtschaftsplan in der endgültigen Fassung schicken die jeweiligen
Finanzverantwortlichen ausgedruckt und unterschrieben an das Finanzreferat.
Sobald der Wirtschaftsplan genehmigt ist und unterschrieben vorliegt, kann die FS Ausgaben
abrechnen.
Jede Ausgabe muss konkret beschlossen werden. Der Abrechnung muss der Beschluss beigefügt
werden und angegeben werden, über welchen Haushaltsposten abgerechnet werden soll. Details
entnehmt ihr dem Abrechnungsformular auf der Seite des Finanzreferats.
4.1.3 Was tun wen ein Posten überzogen wurde?
Wenn es unerwartet Mehrausgaben gab, ist das noch kein Grund zur Panik. Alles Posten im
Haushalt des StuRa sind 50% deckungsfähig. Das heißt ihr könnt Geld von einem Posten für einen
anderen Posten verwenden, wenn dort noch Geld übrig ist. Wenn ihr z.B. 100€ für Büromaterial
vorgesehen habt und 100€ für Lebensmittel könnt ihr insgesamt 150€ für Büromaterial ausgeben,
wenn ihr nur 50€ für Lebensmittel ausgeben hat.
Nur wenn ihr mit 50% der übrigen Posten die Mehrausgabe nicht decken könnt, müsst ihr Kontakt
mit dem Finanzreferat aufnehmen.
4.1.4 Warum müssen wir auch Einnahmen planen?
Weil Einnahmen versteuert werden müssen.
5. Finanzabrechnungen
Bei Abrechnungen gilt, dass Sie so gestaltet sein müssen, dass ein externer Prüfer es versteht.
Das heißt keine komische Akronyme - Ich kann mir noch denken was die „Anfi-Fete“ wohl ist, ein
Mensch von Landesrechnungshof freut sich wenn wenigstens im Beschluss steht was das eigentlich
ist. Und bei vielen Belegen eine Übersichtstabelle zu erstellen ist sehr wünschenswert.
Eine Abrechnung besteht aus:
1. Abrechnungsformular
2. Übersicht über die Belege
3. dem Finanzbeschluss
4. Den Belegen im Original
5.1 Einreichen von Abrechnungen
Deine Fachschaft möchte Geld für irgendetwas ausgeben. Es ist die Aufgabe der
Finanzverantwortlichen darauf zu achten, das ein Finanzbeschluss formal möglich ist.
Bitte mache die von allem was du abschickst Kopien bevor du es an den StuRa sendest.
5.2 Ablaufdiagramm
Finanzvorhaben
der Fachschaft
Rückmeldung / Korrektur durch
Finanzvernatworlichen der Fachschaft
Prüfen ob mit Plan und Regelung
vereinbar
Nein
ist vereinbar
Beschluss in Tabelle
eintragen und Protokollausschnitt kopieren
Finanzbeschluss
der Fachschaft
Begründete Kostenschätzung anstellen
(Kostenvoranschlag, alte Abrechnung, ect)
ja
Vorschuss notwendig?
Nein
Vorschuss bei BFH beantragen
(formlos per email)
Beschluss umsetzen
Belege sammeln
Prüfung durch BFH
Ausgabe in Tabelle eintragen
positiv
"Vorschuss" handschriftlich auf Abrechnungsformular
vermerken. Abrechnungsformular ausfüllen
Belege auf Blatt kleben
Abrechnungsformular ausfüllen
Protokollausschnitt, Belege für Kostenschätzung
und Abrechnungsformular an StuRa senden,
Kopie im Ordner verwahren
Abrechnung bestehend aus Protokollausschnitt,Belegen und Abrechnungsformular kopieren.
Originale zusammenheften
Original-Abrechnung an StuRa senden
Kopie in Ordner verwahren
5.3 Ausfüllhilfe Abrechnungsformular
Name/Stempel der Fachschaft.
Und Antragssteller*In
Bleibt frei
x
Sehr wichtig wegen Rückfragen.
Name der Fachschaft eintragen
Aussagekräftiger
Zweck zb. nicht „Vortrag“ sondern
besser „Vortrag zu XY“
Name dessen, auf den das Konto läuft. Wenn
das jemand ist der nicht auf einer Rechnung
auftaucht,und nicht Antragssteller laut
Protokoll ist, brauchen wir einen
Zahlungsbeleg
Das ist eine Checkliste für
euch, bitte nichts vergessen :)
Posten in eurem
Budgetplan
Wenn ihr externe
Gruppen unterstützt
unterschrieben die hier,
sonst reicht die FSFinanzer*in
Handschriftlich
alles Unterhalb der Schwarzen Linie wird vom Büro ausgefüllt und bleibt frei.
Siehe dazu auch : ausführliche Informationen zu Antragstellungen und Antragsablauf
https://www.stura.uni-heidelberg.de/fileadmin/Dokumente/Finanzen/Ausf
%C3%BChrliche_Informationen_zu_Antragstellung_und_Ablauf.pdf
6. Belege
Wir benötigen alle Belege im original.
Alle Hinweise zu Belegen befinden sich im Dokument „ausführliche Informationen zu
Antragstellungen und Antragsablauf“ zu finden auf der Seite Finanzen der Stura-Website
direktlink: https://www.stura.uni-heidelberg.de/fileadmin/Dokumente/Finanzen/Ausführliche_Informationen_zu_Antragstellung_und_Ablauf.pdf
6.1 Welche Belege werden benötigt?
Siehe dazu die Datei „ausführliche Informationen zu Antragstellungen und Antragsablauf“ die
du Auf der Seite Finanzen des StuRa findest: https://www.stura.uniheidelberg.de/fileadmin/Dokumente/Finanzen/Ausf
%C3%BChrliche_Informationen_zu_Antragstellung_und_Ablauf.pdf
7. Veranstaltungen
Alle Veranstaltungen und Aktivitäten bei denen Umsatz generiert wird muss den Finanzen (Referent
+ BFH) gemeldet werden. Das hat sowohl buchhalterische als auch steuerliche Gründe.
Sowas kann z.B: eine Sammelbestellung von Taschenrechnern sein.
7.1 Veranstaltungen im Hoheitsbereich
Der hoheitliche Bereich ist von Steuern ausgenommen und bezeichnet alle jene Aktivitäten für die
wir einen exklusiven gesetzlichen Auftrag haben. Als grobe Richtlinie was in den hoheitlichen
Bereich fällt kann die Frage dienen „Treten wir damit in Konkurrenz zur freien Wirtschaft?“ wenn
die Antwort „Nein“ ist, dann ist es wahrscheinlich dem hoheitlichen Bereich zu zu ordnen. Im
Zweifelsfall aber lieber bei der BFH oder dem Finanzreferenten nachfragen.
Veranstaltungen die sich an die allgemeine Öffentlichkeit richten sind nicht dem hoheitlicher
Bereich zuzuordnen also insbesondere Feste mit Tanzmusik und Alkoholausschank.
Ein Fachgespräch das nur Innerhalb der Uni beworben wird, aber zu dem Interessierte Externe dann
doch kommen ist dennoch dem hoheitlichen Bereich zu zu ordnen.
Eine Weihnachtsfeier ist nicht hoheitlich. Ein Jahresabschluss-Treffen der Fachschaft, bei dem eine
der Sitzungsdauer angemeßene Bewirtung erfolgt, dagegen schon. Für die Dauer der Tagesordnung
können dann auch Raummieten und Bewirtung abgerechnet werden. (Wir brauchen Regelungen
was als angemessen gillt)
Bei Veranstaltungen aus dem hoheitlichen Bereich benötigen wir eine vollständige Bilanz,
Einnahmen,Ausgaben und die Dazugehörigen Belege. (Hoheitliche Einnahmen können zum
Beispiel Eigenkostenbeteiligungen zu einem Ersti-Wochenende sein.)
Um eure Angaben auf Plausibilität prüfen zu können ist es notwendig auch die Anzahl der
Teilnehmenden an zu geben.
Zusätzlich benötigen wir eine Kopie der Ankündigung der Veranstaltung (z.B. Kopie der Mail über
euren Verteiler,Flyer, Foto vom Aushang)
Am besten sprecht ihr vorher mit BFH/Finanzreferat wie eine geplante Veranstaltung am besten
über die Bühne zu bringen ist.
7.1.1 Einführungsveranstaltungen (Ersti-Einführung, Anfi-Fete)
Bei einer Einführungsveranstaltung läuft es im Idealfall so ab:
1. Ihr habt in eurem Haushaltsplan für die Veranstaltung bereits jeweils einen Einnahmen und
einen Ausgabenposten speziell für die Veranstaltung vorgesehen.
2. Ihr führt eine Teilnehmerliste und führt Buch über Einnahmen und
Ausgaben(Kostenbeteiligungen ect.)
3. Ihr reicht ein vollständige Bilanz ein.
4. Das Geld wird erstattet
Beispiele für Einnahmen: Eigenkostenbeteiligung, Teilnahme-kosten
Ausgaben: Mieten, Verpflegung, Aufwandsentschädigungen.
Bitte das Formular für Orientierungsveranstaltungen zusammen mit dem normalen
Abrechnungsformular verwenden.
Bei Veranstaltungen ist grundsätzlich eine Veranstalltigungsankündigung bei zu fügen, um
sicherzustellen dass auch andere Studierenden die Möglichkeit zur Teilnahme hatten.
7.1.2 Mieten
Bei dem Mieten Räumlichkeiten (z.b. für Feiern, Ferienhäusernn für Ersti-Einführungen) sind 2
weiter Angebote notwendig. Es gillt der Sparsamkeitsgrundsatz,weshalb wir Vergleichsangebote
brauchen um zu zeigen, dass wir nicht aus Faulheit viel zu teuere Räme angemietet haben.
Bei Häusern ist es auch okay einfach nur 2 weitere Hütten an zu fragen und z.b. 2 Absagen, weil das
Haus nicht frei ist an zu hängen.
Wenn ihr euch nicht für die günstigste Option entscheidet, dann muss eine Begründung dabei sein
warum diese Entscheidung getroffen wurde.(zu kleine Räume, schlecht an den ÖPNV angebunden
ect.)
Achtung: der StuRa hat den politischen Beschluss gefasst keine Mieten an die Universität
Heidelberg zu zahlen.
7.2 Veranstaltungen über Vereine abwickeln
Wenn eure Fachschaft bei einer Veranstaltung mit einem Verein oder einer Firma kooperiert muss
auch dieser öffentlich als Veranstalterin auftreten. Das heißt keine Plakate oder Facebookposts mit
„die Fachschaft lädt ein“ sondern „Die Fachschaft empfiehlt Party XY“ und ein Hinweis
„Veranstalter: Freunde des Unfugs e.V.“. Denn Steuerpflichtig ist derjenige der als Veranstalter
auftritt. Wie genau diese Kooperation geregelt ist haltet ihr am besten schriftlich fest.
7.3 Veranstaltungen als UG oder GbR abwickeln
Eine Unternehmergesellschaft (UG) oder Gemeinschaft bürgerlichen Rechts (GbR) sind beides
Rechtskonstrukte, die Recht einfach zu Gründen sind. Sie bieten sich an wenn ihr eine
Veranstaltung auslagern wollt aber keinen Verein gründen könnt/wollt.
Wenn ihr euch für diesen Weg entscheidet gilt auch hier: Öffentlich muss die UG bzw. GbR als
Veranstalter erkennbar sein. Da hier nicht ein Vereinszweck oder ähnliches festlegt wie mögliche
Gewinne verwendet werden, benötigen wir dann eine Vollständige Bilanz der Veranstaltung, alle
Einnahmen und Ausgaben. Die VS kann nur Verluste ausgleichen also Kulturförderung betreiben,
ohne eine Bilanz können wir nicht feststellen ob die Veranstaltung gewinne erzielt hat.
7.4 Veranstaltungen außerhalb der hoheitlichen Aufgaben
innerhalb der VS abwickeln
Die Verfasste Studierendenschaft ist eine juristische Person und die Fachschaften sind Teil der
Verfassen Studierendenschaft. Das heißt, was auch immer ihr als Fachschaft macht, machen
rechtlich gesehen „wir alle“. Ohne hinreichenden Versicherungsschutz sind deshalb
Veranstaltungen eine dumme Idee. Wir müssen von euch auch eine vollständige Bilanz der
Veranstaltung bekommen, Einnahmen,Ausgaben und die dazugehörigen Belege. Das ist für eine
saubere Steuererklärung unvermeidbar.
Dabei ist zu Beachten, dass Einnahmen auch nach Art getrennt werden müssen, da sonst die
maximalen Steuersätze angesetzt werden (19% Umsatzsteuer). Insbesondere Alkohol und
Lebensmittel und Eintrittgelder sollten getrennt erfasst werden.
Beachtet also bei der Kalkulation für Verkaufspreise die Umsatzsteuer.
8. Vorträge
Oft werden durch die VS Vorträge gefördert.
Es gibt zwei Wege wie Vortragende an ihr Geld kommen können.
8.1 Gutschrift
wir stellen eine Gutschrift aus und weisen bei der Gutschrift den Empfänger auf die Steuerpflicht
hin.
Dazu benötigen wir Name und Ladungsfähige Anschrift sowie Bankverbindung der Person die den
Vortrag gehalten hat. Zusätzlich muss der Antragsteller schriftlich erklären, dass der Vortrag statt
gefunden hat.
8.2 Rechnung
Menschen die ein Gewerbe oder Ähnliches haben können dem Antragssteller auch einfach eine
Rechnung stellen und wir begleichen diese Rechnung dann. Falls ihr die Rechnung schon beglichen
habt und ihr als Antragsteller das Geld dann selbst erstattet haben wollt benötigen wir einen
Zahlungsnachweiß.
9. Vorschüsse
Fachschaften können Vorschüsse beantragen.
Es werden 90% der Geplanten kosten vorgeschossen. Bedingung ist, dass der Fachschaftsrat die
Ausgabe bereits beschlossen hat.
Bitte macht davon Gebrauch und legt keine Beträge aus auf die ihr nicht langfristig Verzichten
könnt.
Verwendet dazu dass Formular auf der sturaseite und meldet euch frühzeitig (4 Wochen bevor ihr
das Geld braucht) damit wir eventuell Belege nachfordern können oder ihr euren Beschluss
korriegieren könnt falls nötig.
10. Barkasse
Das Führen einer Handkasse (auch als Barkasse bekannt) muss bei der BFH beantragt werden.
Wenn die Fachschaft eine Barkasse hat oder einrichten will, muss sie eine Kassenführung und eine
Stellvertretung bestimmen die das Kassenbuch führen. Details erfahrt bei der BFH.
Barkassen aus Zeiten vor der VS müssen in die allgemeine Buchhaltung überführt werden.
11. Spenden
11.1 Annehmen
Bitte vermeidet es Barspenden im Nahmen der Fachschaft d.h. der VS annehmen. Spenden an die
Fachschaften laufen am besten bargeldlos per Überweisung an das Zentrale StuRa Konto mit
Entsprechendem Verwendungszweck. Spendenbescheinigung werden Zentral durch die BFH
ausgegeben.
11.2 Spenden tätigen
Wir haben keine Spendierhosen, ihr könnt Initiativen unterstützen aber Spenden ist nicht unsere
Aufgabe (nach LHG). Alternativ könnt ihr Spendendosen der Empfänger aufstellen, damit hat das
Geld das dort landet nicht mit unserer Buchhaltung zu tun und ist somit erlaubt.
12. Sonstige Umsätze
Alle Umsätze die ihr tätigt als Fachschaft, z.b. auch Verkauf von Schreibwarenartikeln zu
Selbstkostenpreis in Fachschaftsraum sind umsatzsteuerpflichtig. Alle diese Umsätze müssen
dokumentiert und uns zentral gemeldet werden, damit wir ordentlich Steuern abführen können.

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