Anlage 2 zum Vertrag - Lastenheft

Digital unterschrieben von GRP:
Anlage 2 ‐ EVB‐IT Erstellungsvertrag
Lastenheft ‐ ERP Finanzverwaltungssoftware
HS Wismar
GRP: Vergabestelle Vergabestelle
DN: c=DE, o=Hochschule Wismar,
ou=Verwaltung, cn=GRP: Vergabestelle
HS Wismar
HS Wismar
01.11.2016
Datum: 2016.11.01 17:26:26 +01'00'
Nr.
I
1
2
3
4
5
II
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
III
1
2
2.1
3
4
5
III b
Anforderungen
Ergonomie und Berechtigungen
Das System stellt eine webbasierte intuitiv zu bedienende GUI für die Endanwender zur Verfügung.
Die Nutzeroberfläche ist bis zur einzelnen Arbeitsplatzebene mit Funktionalitäten und Rechten individualisierbar.
Es ist eine einfache Administration der Nutzeroberfläche vorhanden. Das System stellt Funktionen zur effizienten System- und Fachadministration zur
Verfügung. Es darf keine lokale Speicherung von benutzerspezifischen Maskenkonfigurationen erfolgen.
Das System arbeitet zwingend mit einer differenzierten Rechte‐ und Rollenverwaltung.
Zusätzliche Datenfelder können ohne Programmierkenntnisse frei erzeugt werden.
Allgemeine Anforderungen
Das System ist modular und weiter prozessorientiert aufgebaut.
als Datenbankmanagementsysteme sind lediglich die Systeme PostgreSQL oder Microsft SQL Server zugelassen
Das System ist deutschsprachig aufgebaut.
Das System ist skalierbar.
Das System entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung.
Stammdaten können gespeichert, geändert und neu angelegt werden. Stammdatenänderungen werden im System protokolliert und können nachvollzogen
werden. Abgeschlossene Geschäftsjahre können nicht mehr geändert werden.
Kameralistik und Doppik bedienen sich einer gemeinsamen Datenbasis.
Das System integriert externes und internes Rechnungswesen.
Das System integriert Haupt‐ und Nebenbücher über automatisierte Schnittstellen.
Eine zukunftsgerichtete, modulare Erweiterung in Funktionsbreite und ‐tiefe bspw. Personalmanagement, Projektmanagement,
Dokumenten‐/Vorgangsmanagement und beim Berichtswesen sowie der Anwenderzahl ist möglich.
Schnittstellen zu den im produktiven Einsatz befindlichen HIS Systemen (HISinOne, HIS SVA und HIS FSV)
Anbindung an das DataWareHouse System der HIS e.G. als Bestandteil von HISinOne: "BI"
Erstellung von amtlichen Statistiken für Bund bzw. Land (z.B. Hochschulfinanzstatistik), Verwendung verschiedener Bewertungsansätze
Rechnungswesen
Das System kann Hierarchien darstellen. Das System bietet zwingend die Möglichkeit unbegrenzt Hierachien anzulegen und/oder anzupassen. Beispiel für
Hierarchien: Mittelherkunft, Mittelverwendung
Eine automatisierte Schnittstelle zum Fachverfahren für den Zahlungsverkehr (Profiskal) .
Die automatisierte Schnittstelle ist vorhanden oder kann im Rahmen des Einführungsprojektes erstellt werden
Eine Umsatzsteuerbefreiung muss projektspezifisch, skalierbar zwischen 0 und 100 % bei Nutzung von
Regelsteuerschlüsseln in der Rechnungserfassung einstellbar sein.
Bei einmaliger Belegerfassung werden Nebenbuchhaltungen automatisch mitkontiert und fortgeschrieben.
Die Berücksichtigung eines Mehr‐Augen‐Prinzips beim Buchungsvorgang ist gewährleistet.
Kriterum
ja/"j"
nein/"n"
Erläuterungen
optional
Punkte
A
A
A
A
A
A
B
A
A
A
B
A
A
B
B
B
B
A
A
A
B
B
B
B
Zusätzlich müssen folgende Funktionalitäten integriert vorhanden sein
1
Erstellung von Haushaltsabschlüssen, Jahresabschlüssen, Jahresübernahme, automatische Fortschreibung der Salden und Personenkonten.
A
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
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13
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20
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26
27
echte Budgetierung inklusive Restevortrag und Verwaltung im folgenden Geschäftsjahr
Zuweisungen und Zuschüsse
Kontenpläne
das Sytem orientiert sich am Belegfluss
eRechnung gemäß ZUGFeRD‐Format optional
das System kann zu jedem Zeitpunkt Auswertungen zu einem definierten Abrechnungszeitpunkt oder - zeitraum ausgeben
das System kann im Zeitablauf automatisierte Berichte einer zuvor definierten Personengruppe zur Verfügung stellen
Offene Sollstellungen, offene Festlegungen, offene Abschläge (stichtagsbezogene OP‐Listen)
Schlüsseltabelle Bankinstitute (BIC)
Hierachie statistische Merkmale (SYF, LUF‐Code)
Sammel‐ und Einzelbuchungen
Wiederkehrende Buchungen (Daueraufträge)
Buchungen ohne DTA, Buchung von mitteilungsrelevanten Zahlungen
Einrichtung Mahnwesen
Abschlagsrechnungen
Splittbuchung Kosten-/Erlösart, Kostenstelle, Kostenträger
Verrechnung von Gutschriften
Personalkosten als Jahresfestlegung
Personal‐Istkosten als Referenzbuchung - Automatisierte Schnittstelle zum Landesbesoldungsamt M‐V
Auflösung der Festlegung am Jahresschluss bzw. Übernahme ins nächste Jahr
Skontofrist ändern
Abzug Skonto
Buchungsfreigabe
direkte Buchung
Auslandszahlungen
Begleichung von Eingangsrechnungen
A
A
A
B
B
A
B
A
B
A
B
B
B
B
A
A
B
A
A
B
B
A
A
B
A
A
1/5
Anlage 2 ‐ EVB‐IT Erstellungsvertrag
Lastenheft ‐ ERP Finanzverwaltungssoftware
Nr.
28
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38
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40
41
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49
50
51
52
52.1
52.2
53
54
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56
57
58
59
60
61
62
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64
65
66
67
68
69
IV
1
2
3
IV b
1
2
3
4
5
6
Anforderungen
Zahlbarmachung von Ausgangsrechnungen
einzel‐ und wiederkehrende Einzahlungen
Autovervollständigung von Eingabedaten ‐ Auswahl über Drop‐Down‐Listen
SEPA Lastschrifteinzug
Trennungsrechnung
BgA‐Abbildung
Planungsrechnung
integrierter Finanz‐ und Budgetplan/Wirtschaftsplan
Buchungsfunktionalitäten ‐ Budgetansatzbuchungen
Buchungsfunktionalitäten ‐ Mittelzuweisungen
Unterscheidung nach Hierachien wie Grund‐ und Sondermittelzuweisungen
Buchungsfunktionalitäten ‐ Mittelumbuchungen
Buchungsfunktionalitäten ‐ Mittelsperren
Buchungsfunktionalitäten ‐ Übertragung von Haushaltsresten; Sollstellungen und Festlegungen
Budgetüberwachung
Erstellen von Berichten
Online-Aktualität der Kontenstände
Kontenstandanzeigen in allen Hierachieebenen möglich. Zum Beispiel: Kostenstellen‐ bzw. Projektkontenebene (Kostenarten, Institute) ,
Verwaltungskontenebene
Kontostände in Listenform
Anzeige von Zahlungspartnern
Anzeige von offenen Posten (offene Sollstellungen, Festlegungen, Abschläge)
Auswertung von Kontenständen
Anzeige von Kontenhierarchien
Buchungslisten - allgemeine Journalfunktionen
Budgetüberprüfung und laufende Mittelüberwachung
Buchungen bei Mittelüberschreitungen - Warnfunktion
Dezentrales (webbasiertes) Auskunftssystem
Drilldown bis auf Einzel‐Belegebene möglich
Suchfunktion im dezentralen Auskunftssystem
Projektverwaltung
Integration Drittmittelverwaltung zur Abbildung der Trennungsrechnung
Stammdatenpflege (Projektnummern, Geldgeber, Laufzeiten)
Gesamtfinanzierungsplan
Anpassung Gesamtfinanzierungsplan
Festlegung von Überziehungszeiten (Projektlaufzeit)
Abrechnungen / Journalfunktionen
Verwendungsnachweise
Manuelle Aktualisierung der Kostenträger (Geldreste, Bewilligungsreste)
Freie Mittel
Kontensperrung
Kontenstandanzeige
Beschaffungsvorgänge innerhalb der Projekte
Inventargüter
Auswertung Buchungssätze / Listen
optional: elektronische, prozessorientierte Drittmittelprojektverwaltung
Überwachung und Benachrichtigung
Wiedervorlagetermine und Wiedervorlagebenachrichtigung
Kosten- und Leistungsrechnung
Die Abbildung mehrerer Kontierungsperspektiven zur parallelen Kostenerfassung bei einmaliger Belegerfassung ist möglich.
Der Mittelgeber bzw. Finanzierer kann als eigene Kontierungsperspektive im Beleg abgebildet werden, es können Vorschlagswerte aus den verknüpften
Projekten angezeigt werden.
Das System stellt eine unbeschränkte und frei wählbare Anzahl kontierbarer Elemente z. B. Projekte, Kostenstellen/Kostenträger inkl. beliebiger
Gruppenbildung bzw. Verdichtungsoption mit online fortgeschriebenen Werten zur Verügung.
Zusätzlich müssen folgende Funktionalitäten integriert vorhanden sein
Übernahme von Altdaten muss möglich sein
Anlegen von Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträgern
Historisierung von Kostenarten, Kostenstellen oder Kostenträgern
Kennzeichnung steuerpflichtiger Elemente
Zuordnung verschiedener Kostenträger zu einer Kostenstelle
Gleichzeitige Kontierung von Kostenstelle und Kostenträger
Kriterum
01.11.2016
ja/"j"
nein/"n"
Erläuterungen
optional
Punkte
A
A
B
A
B
A
A
B
B
A
A
A
B
A
A
A
B
B
B
B
B
A
A
A
A
B
B
A
A
A
A
B
B
B
A
B
A
B
B
B
B
B
B
B
A
A
A
A
B
A
A
A
A
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Anlage 2 ‐ EVB‐IT Erstellungsvertrag
Lastenheft ‐ ERP Finanzverwaltungssoftware
Nr.
Anforderungen
Kriterum
7
8
9
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11
12
13
14
15
16
17
18
19
Kalkulatorische Kosten (Berechnung kalkulatorischer Mieten)
Unterstützung verschiedener Kostenrechnungsarten
Import von externen Daten (zum Beispiel im Rahmen von Umlagerverfahren)
Anteilsmäßige Aufteilung von Kosten
Zuordnung von Zeit und Mengendaten
Kontrolllisten (Vollständigkeit, Plausibilität)
Verteilbuchungen
Erstellen verschiedener Rechnungsszenarien
Automatische Generierung von Verteilschlüsseln
Leistungsverrechnung
Kalkulation von Leistungen
Budgetierung
Berichte und Auswertungen
B
B
A
A
B
B
A
B
B
A
A
B
B
V
1
2
Anlagenbuchhaltung
Eine integrierte Dokumentation und Entwicklung des Anlagevermögens ist gegeben.
automatischer Aufruf des Anlagevermögen bei Buchung von Rechnungen
A
A
3
Die Abbildung von „Zuschüssen und Sondermitteln“ auf den originären Anlagegütern ist möglich. Es dürfen keine „Pseudoanlagen“ genutzt werden.
A
4
Abschreibungsberechnung
A
Zusätzlich müssen folgende Funktionalitäten integriert vorhanden sein
Vergabe Anlagenkennung
Skalierbarkeit
Anlegen von unterschiedlichen Hierachien (HGB / LHO)
Kopieren von Anlagengrunddaten
Zuordnung von Standorten
Barcodes (optional)
Zugang Anlagegüter
Gesetzliche Abschreibungsmöglichkeiten (an der HSW wird i.S.d Nutzungsdauern der DFG abgeschrieben)
Automatisierung der Abschreibungen
Außerplanmäßige Abschreibungen
Simulation von Abschreibungen
Berücksichtigung von Kalkulatorischen Zinsen
Buchungssperre auf Anlagen
Erzeugung eines Brutto‐Anlagenspiegels, Zugangslisten, Abgangslisten
Erzeugung von Inventarlisten, Auswertungen des bewerteten Mengengerüstes
Abschreibungsmethodenauswahl
Generierung eigener Abfragekriterien
GWG‐Liste
Finanzierungsschlüssel und Nachaktivierung
Umbuchungsmöglichkeiten erfasster Anlagegüter
A
A
A
B
A
B
B
A
B
B
B
B
B
A
A
A
B
A
A
B
Vb
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
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16
17
18
19
20
VI
1
2
VI b
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Beschaffung/Einkauf
Eine durchgängige Mittelbindung und Mittelkontrolle von der Bedarfsmeldung bis zur Buchung, auch bei Teillieferungen, ‐bestellungen und ‐rechnungen ist
möglich.
Das System bietet eine medienbruchfreie Abbildung (Belegfluss) von der Bedarfsmeldung, über die optionale Beschaffung bis zur Finanzbuchhaltung und
Zahlung ab. Hinterlegung von Formularen und Funktionen für die Beschaffung/Einkauf.
Zusätzlich müssen folgende Funktionalitäten integriert vorhanden sein
Integriertes System
Bedarf erfassen, nacharbeiten und prüfen
Anfrage an Lieferanten, Angebotserfassung und Auswertung
Auftragserstellung
Zuordnung von Kostenstelle/‐Träger und Haushaltstitel
Beschaffung freigegeben
Bestell‐ / Auftragsnummer (TAN-Nummer)
Prüfung verfügbarer Haushaltsmittel
Festlegung der Haushaltsmittel
Weiterleitung einer Bestellung
Korrekturen
Wiedervorlage nicht ausgeführter Einkäufe
Rechnungseingang
01.11.2016
ja/"j"
nein/"n"
Erläuterungen
optional
Punkte
A
A
A
A
B
B
A
B
A
A
B
B
A
B
A
3/5
Anlage 2 ‐ EVB‐IT Erstellungsvertrag
Lastenheft ‐ ERP Finanzverwaltungssoftware
Nr.
Anforderungen
Kriterum
14
15
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18
19
Genehmigungen/Freigaben
Rückweisungen (Ablehnungen)
Pflichtinhalt für die Bestellung
Abfragen / Auswertungen
Vorinventarisierung / Kontrollfunktion
Zuordnung von Inventar zu Wartungsverträgen
B
B
A
B
B
B
VII
Beschaffung/Lager
Möglichkeit zur Hinterlegung von Formularen und Funktionen für die Beschaffung aus dynamischen Rahmenverträgen (eShop M-V, DELL Webshop, DVZ MV etc.)
Vertragsmonitoring/Vertragsmanagement (Aufteilung der Verträge in Jahre, Hinterlegung Zahlungspläne etc.)
Nutzung von Katalogen
prozessorientierter Ablauf eines Einkaufvorgangs
Verbuchen eingegangener Lieferungen
Stammdatenpflege (Stammlieferanten, Artikellisten, Preislisten, Mengeneinheiten, Preishinterlegung, Rabatte)
Preislisten zuordnen
Preisänderungen verfolgen
A
B
B
B
A
A
B
1
2
3
4
5
6
7
8
VIII
1
2
4
5
6
7
Berichtswesen
Erstellung interner Auswertungen und Berichte aus den Daten des internen und externen Rechnungswesens, Beschaffung
Erstellung von Berichten für externe Anforderungen (Steuern, Jahresabschluss, Statistiken)
Die Berichtsformen und Inhalte sollen weitgehend frei und ohne Programmierkenntnisse generierbar sein (Erstellung von eigenen Berichtsvorlagen,
Einbindung von Office‐Produkten).
optional: integrierte Business Intelligence‐Lösung
flexible Berichtserstellung (ähnlich Pivotfunktionalitäten), jede Darstellung einer Hierachie kann durch eine andere Hierachie dargestellt werden
Berichte können automatisiert per E‐Mail versendet werden
grafische Auswertungen
IX
1
2
3
4
5
6
7
Projektmanagement in Zusammenarbeit mit dem Fachadministrator der Auftraggebers.
Erstellung eines Einführungskonzeptes
Unterstützung bei der Konfiguration der nutzerspezifischen Anforderungen
Erstellung eines Berechtigungskonzeptes/Verfahrensanweisung
Erstellung eines Konzeptes zur Übernahme der Altdaten
Kontinuierliche Einführungsunterstützung durch den Bieter.
Nutzereinweisung durch den Bieter vor Ort beim Auftraggeber.
Anwenderschulungen durch den Bieter.
X
Technische Anforderungen
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
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15
16
17
18
19
Bitte stellen Sie dar, welche Anforderungen und Möglichkeiten Sie bezüglich der technischen Umgebung vorgeben.
Testumgebung
Betriebssysteme Server
Betriebssysteme Client
Browser für Web‐Clients
Datenbankenserver
Application‐Server
Mindestanforderungen an Client‐PC’s und Server
Sicherheit
Telearbeitsfähigkeit
Performance und Skalierbarbeit
Leistungsfähigkeit
Zunahme der Geschäftsvorfälle ‐ Skalierbarkeit
Clusterfähige Serversoftware
Datensicherung und Datensicherheit
Transaktionssicherheit
Tägliche Sicherung
Passwortschutz der Datenbestände
System-Dokumentation
Datenbankmodell
3
XI
Migration
1
Bitte stellen Sie dar, welche Anforderungen und Möglichkeiten Sie bezüglich der technischen Umgebung vorsehen.
Migration von Stammdaten, Buchungsdaten
01.11.2016
ja/"j"
nein/"n"
Erläuterungen
optional
Punkte
A
A
A
A
B
A
B
A
A
A
A
A
A
A
B
Sie können gerne für Erläuterungen auch eigene Anlagen nutzen!
B
B
B
B
B
B
B
B
B
B
B
B
B
B
B
B
B
B
B
Sie können gerne für Erläuterungen auch eigene Anlagen nutzen!
B
4/5
Anlage 2 ‐ EVB‐IT Erstellungsvertrag
Lastenheft ‐ ERP Finanzverwaltungssoftware
01.11.2016
Kriterum
ja/"j"
nein/"n"
Erläuterungen
optional
vorhandene A- Kriterien
vorhandene B- Kriterien
Gesamt
102
102
204
beantwortet
0
0
0
Achtung! Es sind noch nicht alle Fragen beantwortet!
Achtung! Es sind noch nicht alle Fragen beantwortet!
erfüllte A-Kriterien
nicht erfüllte A-Kriterien
erfüllte B-Kriterien
nicht erfüllte B-Kriterien
j
n
j
n
0
0
0
0
Nr.
Anforderungen
Punkte
5/5

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