Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München Auftragsunterlagen zur Ausschreibung 16.0360 Deutsches Mammographie-Screening in Bayern Ende der Angebotsfrist: 03.11.2016 um 13:00 Uhr Ende der Zuschlags- und Bindefrist: 17.01.2017 Vergabeart: EU Verfahren Bitte an dieser Stelle ausfüllen: Bieter: _________________________________________ Adresse: _________________________________________ verbindl. Ansprechpartner: _________________________________________ Telefon und Telefax: _________________________________________ E-Mail: _________________________________________ Hinweis: Das Angebot ist auf der letzten Seite und auf jeder Seite, auf denen der Bieter Eintragungen vorgenommen hat, zu unterschreiben. Wird das Angebot dort nicht unterschrieben, wird es nicht gewertet. DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 1 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München Vergabebedingungen Vorbemerkung: Ist in den Auftragsunterlagen - vom Auftraggeber die Rede, ist damit die Kassenärztliche Vereinigung Bayerns, Körperschaft des öffentlichen Rechts, gemeint, - von Bietern oder Auftragnehmern die Rede, sind damit Bietergemeinschaften und Einzelbieter gemeint. A. Rechtliche Grundlagen des Verfahrens Die Vergabe erfolgt nach Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen in der Fassung der Bekanntmachung vom 26. Juni 2013 (BGBl. I S.1750, 3245), das zuletzt durch Artikel 1 des Gesetzes vom 17. Februar 2016 (BGBl. I S. 203) geändert worden ist („GWB“) Vergabeverordnung vom 12. April 2016 (BGBl. I S. 624) („VgV“) . Die Normtexte sind abrufbar unter: www.gesetze-im-internet.de. B. Muster der auftragsgegenständlichen Schreiben Muster der auftragsgegenständlichen Schreiben können beim Auftraggeber angefragt werden und werden dann dem Bieter in Papierform zur Verfügung gestellt. Bieter, die den Zuschlag nicht erhalten, müssen die Muster und alle Vervielfältigungsstücke davon innerhalb von 5 Tagen nach Ablauf der Bindungsfrist vernichten. C. Inhalt des Angebotes Die Auftragsunterlagen sind vollständig, d.h. beginnend von Seite 1 dieses Dokuments bis zur letzten Seite zuzüglich der Nachweise und Erklärungen, wie sie in der Auftragsbekanntmachung und den Auftragsunterlagen gefordert werden, abzugeben. Die vorliegenden Auftragsunterlagen sind neben der Auftragsbekanntmachung die Grundlage für die Erstellung des Angebotes; eine Nichtverwendung oder Änderung der Auftragsunterlagen führt zum Ausschluss. Das Angebot muss die Preise und alle sonstigen geforderten Angaben und Erklärungen enthalten und unterschrieben sein. Für die Angabe des Preises ist zwingend das Preisblatt des Auftraggebers zu verwenden. DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 2 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München Das Angebot muss in allen seinen Bestandteilen in deutscher Sprache abgefasst sein. Es ist rechtsverbindlich zu unterschreiben. Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Änderungen an den Auftragsunterlagen sind unzulässig. Angebote, die unvollständig sind oder auf der Grundlage von Geschäftsbedingungen des Bieters erstellt wurden, werden ausgeschlossen. Eigenerklärungen können selbst formuliert werden. Das Angebot ist in kopierfähiger Form (ohne Prospekthüllen, Spiral- oder Klebebindungen, Trennblätter etc.) einzureichen. Alle eingereichten Unterlagen müssen den Firmenstempel tragen. Soweit die Angebotsunterlagen aufgrund von Firmenbriefköpfen o. ä. eindeutig zugeordnet werden können, kann das Abstempeln unterbleiben. Alle eingereichten Unterlagen sind fortlaufend zu nummerieren. Im Bedarfsfall auf Anforderung des Auftraggebers erklärt sich der Bieter schon jetzt bereit, sein Angebot in angemessenem Umfang kostenfrei zu erläutern. D. Angebotsabgabe, Rücknahme oder Änderung des Angebots Die Angebote müssen in einem verschlossenen Umschlag rechtzeitig innerhalb der Angebotsfrist eingehen. Sie sind an die Kassenärztliche Vereinigung Bayerns K.d.ö.R. Elsenheimer Str. 39 80687 München zu richten. Sie sind auf dem Umschlag mit der Aufschrift „Vergabeverfahren München, Mammographie-Screening Bayern Nicht öffnen – Angebot“ zu kennzeichnen. Angebote, die nicht ordnungsgemäß gekennzeichnet und/oder nicht ordnungsgemäß verschlossen und/oder nicht rechtzeitig und/oder nicht bei der vorgenannten Angebotsstelle eingegangen sind, werden ausgeschlossen. Die Übersendung der Angebote und die Wahl der Übersendungsweise (Post, privater Zustelldienst, Einwurf in den Hausbriefkasten oder Abgabe am Empfang des Dienstgebäudes während der üblichen Öffnungszeiten) obliegen dem Bieter. Eine Angebotsabgabe auf elektronischem Wege oder per Telefax ist nicht zugelassen und führt DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 3 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München zum Ausschluss. Für die Rechtzeitigkeit des Eingangs ist der Eingangsstempel der oben genannten Angebotsstelle maßgebend. Der Bieter ist bis zum Ablauf der Bindefrist an sein Angebot gebunden. Durch schriftliche Erklärung kann er sein Angebot nur innerhalb der Angebotsfrist zurückziehen. Maßgebend für die Rechtzeitigkeit ist der Eingangsstempel der Angebotsstelle. Änderungen, Ergänzungen oder Berichtigungen der Angebote sind bis zum Ablauf der Angebotsfrist zulässig. Sie sind bei der Angebotsstelle in entsprechend gekennzeichnetem und verschlossenem Briefumschlag einzureichen. Für die Rechtzeitigkeit des Eingangs ist der Eingangsstempel der Angebotsstelle maßgebend. Eine Entschädigung für die Bearbeitung der Verdingungsunterlagen und die Erstellung des Angebotes wird nicht gewährt. E. Eigenerklärungen Sofern das Unternehmen des Bieters jünger ist als 3 Jahre sind die entsprechenden Erklärungen jeweils für die Zeit ab Gründung des Unternehmens abzugeben. Anstelle selbst formulierter Eigenerklärungen kann auch das Formular Einheitliche Europäische Eigenerklärung verwendet werden. F. Eigenerklärungen zur Eignung Mit Angebotsabgabe sind die in der Auftragsbekanntmachung genannten Eigenerklärungen des Bieters abzugeben. Dies sind: Eigenerklärung in Form eines Datenschutzkonzepts mit folgenden Inhalten: o Angabe, welches Unternehmen, ggf. welcher Nachunternehmer, die oben genannten Daten erheben, verarbeiten oder nutzen wird. o Benennung des Datenschutzbeauftragten; Angabe, wann der aktuelle Datenschutzbeauftragte bestellt wurde; Angabe, wann erstmals ein Datenschutzbeauftragter im Unternehmen bestellt wurde. o Darstellung aller Einzelschritte der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung der oben genannten Daten, beginnend mit dem Abruf vom Web-ShareVerzeichnis der KVB bis hin zur endgültigen Löschung, soweit die Vorgänge nicht dem Datenschutz durch die Postdienste-Datenschutzverordnung (PDSV) gemäß § 41 PostG unterliegen. Dabei sind die Datenträger, auf denen die Daten gespeichert werden, und der räumliche Ort des Datenträgers (Adresse) genau zu bezeichnen. Soweit während dem Vorgang der Leistungserbringung Kopien der Daten entstehen, sind auch für diese die obigen Angaben von Entstehung bis zur Löschung zu machen. DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 4 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München Darstellung der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen (§ 7 Abs. 2 BayDSG) zum Schutz der Daten hinsichtlich aller Einzelschritte der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung. Eigenerklärung zur Eintragung ins Handelsregister Eigenerklärung zur Eintragung in das Mitgliedsverzeichnis der Berufskammer am Sitz des Unternehmens Eigenerklärung, dass die Lizenz gemäß § 5 PostG nicht nach § 9 PostG widerrufen wurde oder ein Widerrufsverfahren eingeleitet wurde. Eigenerklärung mit Angaben zum Gesamtumsatz in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Eigenerklärung mit Angaben zum Umsatz im Tätigkeitsbereich Druck und Versand von Massensendungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren Eigenerklärung mit geeigneten Referenzen über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungsaufträge in Form einer Liste der in den letzten höchstens drei Jahren erbrachten wesentlichen Liefer- oder Dienstleistungen mit Angabe des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers. Eigenerklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren ersichtlich werden Eigenerklärung zu den Sozialversicherungsträgern: Liste der Krankenkassen, bei denen die Arbeitnehmer des Bieters versichert sind o G. Eigenerklärung zu Ausschlussgründen Mit Angebotsabgabe ist vom Bieter eine Eigenerklärung zu Ausschlussgründen abzugeben. Diese muss die Erklärungen enthalten, dass das Unternehmen seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung nachgekommen ist, das Unternehmen nicht zahlungsunfähig ist, über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, oder die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse abgelehnt worden ist, sich das Unternehmen nicht im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat, das Unternehmen keine Vereinbarungen mit anderen Unternehmen getroffen hat, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken, innerhalb der letzten 5 Jahre kein Mitarbeiter, der einem Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsgremium angehört oder darin Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnisse hat, rechtskräftig verurteilt oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist wegen einer in § 123 Abs. 1 GWB genannten Straftat oder es zu einer Verurteilung oder Festsetzung einer Geldbuße nach den vergleichbaren Vorschriften anderer Staaten gekommen ist innerhalb der letzten 3 Jahre DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 5 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München das Unternehmen nicht wegen eines Verstoßes nach § 23 AEntG oder § 21 MiLoG mit einer Geldbuße von wenigstens zweitausendfünfhundert Euro belegt worden ist, o das Unternehmen oder dessen nach Satzung oder Gesetz Vertretungsberechtigter nicht nach § 404 Ab. 2 Nr. 3 SGB III mit einer Geldbuße von wenigstens Zweitausendfünfhundert Euro rechtskräftig belegt worden ist oder nach den §§ 10, 10a oder 11 SchwarzArbG zu einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen rechtskräftig verurteilt worden ist, o das Unternehmen oder dessen nach Satzung oder Gesetz Vertretungsberechtigter nicht § 8 Abs. 1 Nr. 2, §§ 9 bis 11, § 404 Abs. 1 oder 2 Nr. 3 SGB III, §§ 15, 15a, 16 Abs. 1 Nr. 1, 1b oder 2 AÜG, § 266a Abs. 1 bis 4 StGB zu einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als neunzig Tagessätzen verurteilt oder mit einer Geldbuße von wenigstens zweitausendfünfhundert Euro belegt worden sind. nach unserer Kenntnis innerhalb der letzten 3 Jahre o das Unternehmen bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nicht gegen geltende umwelt-, sozial oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat, o das Unternehmen keine wesentliche Anforderung bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrags oder Konzessionsvertrags erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt hat und dies zu einer vorzeitigen Beendigung, zu Schadensersatz oder zu einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt hat, o Sofern Ausschlussgründe vorliegen, sind in der Eigenerklärung mit Angebotsabgabe möglichst detaillierte Angaben zu den Tatsachen zu machen, die Ausschlussgründe darstellen. Desweiteren sind die Tatsachen darzustellen, die im Rahmen einer Ermessensentscheidung über die Zulassung zum Verfahren zu Gunsten des Bieters berücksichtigt werden sollen. Insbesondere sind Maßnahmen zur Selbstreinigung gemäß § 125 GWB darzustellen. Die vollständige Darlegung der Tatsachen hat mit Angebotsabgabe zu erfolgen. H. Nachweise, die mit Angebotsabgabe vorzulegen sind Lizenz gem. § 5 PostG (Soweit sich der Bieter der Deutschen Post AG oder der Logistic Mail Factory, Augsburg, als Nachunternehmer bedient ist die Vorlage der Lizenz gemäß § 5 PostG und die Eigenerklärung bezüglich des Widerrufs nicht erforderlich.) I. Nachweise, die auf Aufforderung vorzulegen sind Der Bieter hat innerhalb von 2 Wochen nach Aufforderung durch den Auftraggeber die folgenden Nachweise beizubringen, die dann nicht älter als 3 Monate sind, oder eine entsprechende von der zuständigen Behörde des Herkunftslands oder des Niederlassungsstaats des Bewerbers oder Bieters ausgestellte Bescheinigung, oder falls entsprechende Bescheinigungen dort nicht ausgestellt werden, diese durch eine Versicherung an Eides statt zu ersetzen: DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 6 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München Handelsregisterauszug oder Nachweis der Eintragung in Berufsregister (sofern Eintragung möglich) Auszug aus dem Gewerbezentralregister Polizeiliche Führungszeugnisse von Mitarbeitern, die einem Verwaltungs-, Leitungsoder Aufsichtsgremium angehören oder darin Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnisse haben Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Finanzamts Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkassen qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaften Negativbescheinigung des für Insolvenzverfahren zuständigen Gerichts Erklärung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers oder Steuerberaters mit Angaben zum Gesamtumsatz und zum Umsatz im Tätigkeitsbereich Druck und Versand von Massensendungen in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. J. Bietergemeinschaften Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abzugeben, in der die Bildung der Bietergemeinschaft erklärt ist, in der alle Mitglieder aufgeführt sind und genau bezeichnet ist, welche Teilleistungen durch welches Mitglied erbracht werden der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist und dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften. Bei Konstellationen, in denen ein Unternehmen ein Angebot sowohl als Mitglied einer Bietergemeinschaft als auch als Einzelbieter oder als Mitglied von verschiedenen Bietergemeinschaften abgibt, hat dieses Unternehmen mit Angebotsabgabe in einer Erklärung darzulegen hat, warum hierdurch nicht gegen den vergaberechtlichen Grundsatz des Geheimwettbewerbs verstoßen wird. Erfolgt ein solcher Nachweis nicht, so werden der betreffende Bieter und die Bietergemeinschaft von dem Verfahren ausgeschlossen. K. Unteraufträge Der Bieter wird aufgefordert, bei Angebotsabgabe die Teile des Auftrags, die er im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte zu vergeben beabsichtigt, sowie die vorgesehenen Unterauftragnehmer zu benennen. L. Geschäftsgeheimnisse Teile des Angebots, die Fabrikations-, Betriebs-oder Geschäftsgeheimnisse des Bieters enthalten, sind in einer separaten Erklärung zu bezeichnen. DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 7 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München M. Schutzrechte Der Bieter hat anzugeben, ob für den Auftragsgegenstand gewerbliche Schutzrechte bestehen, beantragt sind oder erwogen werden. N. Unklarheiten, Fragen Bieter sollen für den Fall, dass sie Unklarheiten in den Vergabeunterlagen erkennen diese dem Auftraggeber mitteilen. Zu diesem Zweck können auch Fragen in Schriftform oder Textform gestellt werden. DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 8 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München Ausschreibung 16.0360 Deutsches Mammographie-Screening in Bayern Leistungsbeschreibung A. Hintergrund des Auftrags: Beim Mammographie-Screening handelt es sich um eine Röntgenuntersuchung der weiblichen Brust zur Früherkennung von Brustkrebs (Mammakarzinom). Anders als bei sonstigen Früherkennungsuntersuchungen findet eine organisierte Durchführung im Rahmen des Deutschen Mammographie-Screening-Programm (DMS) statt. Gemäß der KrebsfrüherkennungRichtlinie (KFE-RL) werden die anspruchsberechtigten Frauen alle zwei Jahre zu einem bestimmten, ggf. änderbaren, Termin in die für sie jeweils zuständige Screening-Einheit schriftlich eingeladen. Die Frauen können an verschiedenen Standorten, in so genannten „Ersteller-Einheiten“ o. a. „Mammographie-Einheiten“ (z. B. stationäre Praxen oder mobile Einheiten, dies sind so genannte „Mammobile“, in denen Mammographie-Aufnahmen erstellt werden), an der Vorsorgeuntersuchung teilnehmen. Die Mammographie-Einheiten sind in so genannten „Screening-Einheiten“ organisiert, die von so genannten „Programmverantwortlichen Ärztinnen und Ärzten“ (im Singular kurz „PVA“, im Plural kurz „PVÄ“) geleitet werden. Die Zentrale Stelle Mammographie-Screening Bayern, nachfolgend Zentrale Stelle genannt, ist eine gemeinsame Einrichtung der gesetzlichen Krankenkassen in Bayern und der Kassenärztlichen Vereinigung Bayerns (KVB), angesiedelt bei und betrieben von der KVB, die der Auftraggeber der ausgeschriebenen Leistung ist. In Bayern gibt es rund 1,7 Mio. zur Teilnahme am Mammographie-Screening anspruchsberechtigte Frauen. Davon werden pro Jahr ca. 750.000 Frauen schriftlich von der Zentralen Stelle zur Teilnahme am Mammographie-Screening eingeladen. Davon erhalten ca. 350.000 Frauen im Jahr zusätzlich eine Erinnerungseinladung. Insgesamt werden somit durch die Zentrale Stelle pro Jahr rund 1,1 Millionen personalisierte schriftliche Einladungen zum Mammographie-Screening, sowie rund 6000 Ausladungen versandt. Dabei wird jeder Frau von der Zentralen Stelle ein eindeutiges Pseudonym zugeordnet, die so genannte Screening-Identifikationsnummer (10-stellige Nummer, kurz SID). DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 9 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München B. Gegenstand des Auftrags Gegenstand des Auftrags sind Erstellung von Druckvorlagen sowie Druck, Versandvorbereitung und Versand von 1,1 Millionen personalisierten schriftlichen Einladungen zur Teilnahme am Mammographie-Screening-Programm in Bayern (Einladungsschreiben) sowie die Option auf Druck, Versandvorbereitung und Versand von ca. 6.000 Ausladungsschreiben. Der Produktionsbeginn wird voraussichtlich zwischen dem 15.02.2017 und dem 15.04.2017 liegen. Die ausgeschriebenen Leistungen decken den Bedarf des Auftraggebers für circa 12 Monate. Es muss gewährleistet sein, dass der erste Einladungsversand durch den Zuschlagempfänger so erfolgt, dass ein reibungsloser Übergang im Einladungsprozess vom bisherigen zum neuen Auftragnehmer ermöglicht wird. Zur Sicherung der nachvollziehbaren Leistungserbringung sind folgende Komponenten einzurichten: Einmalige Einrichtung eines Datenverarbeitungsworkflows zur automatisierten Übernahme der Daten und deren Datenaufbereitung für die Produktion. Druckkontrolle Zugangsmöglichkeit (aktuelle Office-Version ab 2013 und aktueller Internet-Browser) zum Abgleich und Eintragung der Produktions- und Versandzahlen in die ControllingListe der Zentralen Stelle. Zugangsdaten werden nach Zuschlagserteilung übermittelt. Integration eines Codes, der eine eindeutige Identifizierung jedes Dokuments enthält, zur Kontrolle am Ende des Produktionsprozesses für den Druck. Ausfallsicherheit im Druckprozess (z.B. durch Schaffung von Redundanzen bei den Druckmöglichkeiten). Überwachung und Kontrolle der Produktion für eine gesicherte und vollständige maschinelle Kuvertierung 100%-ige Gewährleistung der Absendung aller für die betreffende Woche vorgesehenen Versendungen, keine Ausschussquote in der Gesamtstückzahl und bei der Auflieferung zulässig. Durch den Auftragnehmer erfolgt pro Versandtermin eine Zählung der aufgelieferten Einladungsbriefe (Vollständigkeitskontrolle). I. Erstellung der Druckvorlagen Für alle Dokumente sind vom Auftragnehmer Druckvorlagen zu erstellen. Das sichtbare Anschriftenfeld und die Versandhülle können in der Gestaltung an die Erfordernisse eines automationsfähigen Versands angepasst werden. Steuerungszeichen zur automatisierten Verarbeitung und DV-Freimachung dürfen an freien Stellen aufgedruckt werden. Die nachfolgenden Vorgaben müssen jedoch gewahrt bleiben: Der Textinhalt der Schreiben wird vom Auftraggeber vorgegeben und darf nicht verändert werden. DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 10 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München Das Mammographie-Screening Programm-Logo (.jpg, 4 farbig) sowie das Logo des Gemeinsamen Bundesausschuss (.eps- Datei; 4 farbig) sind bei bestimmten Druckvorlagen einzubinden. Die Gestaltung hat sich so weit wie möglich an den Mustern des Auftraggebers zu orientieren. Die Muster für die Druckvorlagen werden anhand von Word Vorlagen (mindestens Word 2013) zur Verfügung gestellt und können auf Anfrage angefordert werden. Die erstellten Vorlagen sind den Schreiben zuzuordnen, damit die Personalisierung anhand der Einladungsdaten automatisch geschehen kann. Die endgültige Gestaltung der Dokumente bedarf der Freigabe durch den Auftraggeber. Gibt der Auftraggeber die Gestaltung nicht frei, wird der Auftragnehmer die Gestaltung bis zur letztendlichen Freigabe überarbeiten. Der Auftraggeber erwirbt das vollumfängliche und dauerhafte Nutzungsrecht an den Druckvorlagen. Der Ersteller der Druckvorlagen verzichtet auf das Recht als Urheber genannt zu werden. II. Datenverarbeitung / Datenschutz Die für den Druck erforderlichen Daten (Adressdaten der eingeladenen Frauen, ScreeningIdentifikationsnummer, Termin-/Einladungsdaten, Zusätzliche Anmerkungen je Ersteller-Einheit und Screening-Einheit) werden auf einem Web-Share-Verzeichnis der KVB als .csv -Dateien zur Verfügung gestellt und sind als 7z Zip-verschlüsselt. Das einzuhaltende Versanddatum der Einladungsschreiben (oder Ausladungsschreiben), sowie die Kalenderwoche für welche die Termine generiert wurden werden neben Zusatzinformationen über den Dateinamen mit übermittelt. Aufbau Dateiname: JJJJ-MM-TT_KWxx-JJJJ_Freitext.csv Bsp.: 2010-12-28_KW03-2011_SE-xy.csv Versanddatum 28.12.2010 Termine in der Kalenderwoche 3 des Jahres 2011 Einladungspaket beinhaltet Termine für die Screening-Einheit xy Die Unterscheidung der einzelnen Einladungsdatensätze zu den verschiedenen Vorlagen geschieht anhand einer Datenfeldausprägung innerhalb der übermittelten CSV-Datei. In der Regel werden wöchentlich ca. 25.000 Schreiben über bis zu 15 Einzelpaketen mit einer Durchschnittsgröße von ca. 6 MB dem Auftragnehmer zugeleitet. Die Datenübertragung der CSV-Daten erfolgt über einen FTP- bzw. SFTP-Server der Kassenärztlichen Vereinigung Bayerns. DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 11 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München Für die Verarbeitung aller Daten ist ein automatisierter und gesicherter Verarbeitungsprozess einzurichten. Nach der Übertragung wird die verschlüsselte 7z-Datei sofort in das interne, von außen nicht zugängliche Netzwerk des Zuschlagempfängers verschoben. Die gesamte Datenverarbeitung und Produktion erfolgt in den gesicherten Bereichen des Zuschlagempfängers, so dass keine Kundendaten nach außen gelangen können. Der Zuschlagempfänger hat spätestens 5 Tage nach Postauflieferung der Einladungen die zur Erstellung der Einladungen erhaltenen Daten (aus den CSV-Dateien nach Ziffer 2) umgehend zu löschen. Der Auftragnehmer hat einen Vertrag über Auftragsdatenverarbeitung nach Artikel 6 Bayerisches Datenschutzgesetz (BayDSG) (beigefügt als Anlage) zu unterzeichnen, da die ausgeschriebene Gesamtleistung Teilleistungen beinhaltet, die nicht dem Datenschutz durch die Postdienste-Datenschutzverordnung (PDSV) gemäß § 41 PostG unterliegen. Der Vertrag über die Auftragsdatenverarbeitung muss mit dem Angebot unterzeichnet vorgelegt werden und braucht im Falle der Zuschlagserteilung durch den Auftraggeber nur noch angenommen werden. III. Einladungsschreiben Druck, Versandvorbereitung und Versand der Einladungsschreiben erfolgt in der Regel zwei Mal wöchentlich mit einer Auflage von jeweils ca. 12.500 Schreiben (pro Woche ca. 25.000 Schreiben). Davon kann der Auftraggeber jedoch im Bedarfsfall abweichen. Die Datenpakete werden in der Regel 5 Werktage vor Versanddatum (Siehe Dateiname) an den Auftragnehmer übermittelt und müssen fristgerecht zum Versanddatum (spätestens am 5. Werktag nach Anlieferung) versendet werden. 1. Die Einladungsschreiben bestehen aus: 1. Zweiseitiges Anschreiben mit personalisierter Vorderseite mit ablösbaren, personalisierten Etiketten als Aufkleber und nicht-personalisierter Rückseite (1.100.000 Stück). Das Anschreiben muss nach Wahl des Auftraggebers in 2 Versionen / Einladungsarten – nur die erste Seite betreffend – ausgeführt werden: Identische Vorlage für: Erst-/Folge-Einladung mit Termin-Angebot (ca. 750.000 Stück) Erinnerungs-Einladung mit Termin-Angebot (ca. 330.000 Stück) Separate Vorlage (Nur die erste personalisierte Seite betreffend - textliche Änderung): Erinnerungs-Einladung ohne Termin-Angebot (ca. 20.000 Stück) 2. Zweiseitiger Fragebogen (1.100.000 Stück) DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 12 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München 3. Den gedruckten Dokumenten (Einladungsanschreiben und Fragebogen) wird ein externes Programmheft beigelegt (ca. 7 Gramm, ca. 9,9 x 21 cm - vorbehaltlich zum Zeitpunkt der aktuellen Ausschreibung) - Anlieferung über den von der Kooperationsgemeinschaft Mammographie beauftragten Druckdienstleister. 4. Bedruckte Versandhülle 2. Der Druck und Verarbeitung sind auszuführen wie folgt: 1. Anschreiben der Einladungsschreiben (1.100.000 Stück) Laserdruck vierfarbig, mindestens 300 dpi Das zu verwendende Programm-Logo (rosa, Sonderfarben des Mammographie-Screenings) muss in alle Dokumente, sowie das Logo des Gemeinsamen Bundesausschuss (Sonderfarbe), in alle Einladungsschreiben gemäß den Mustereinladungsschreiben der Zentralen Stelle eingebunden werden. Etiketten-Freiraum, auf dieser Fläche zwei Etiketten zum abziehen (jeweils: Breite 52 mm x Höhe 18 mm) Papier: 80 g/m² Offset, A4 weiß Verarbeitung: 2-Bruch falzen auf Versandformat Versandformat: 210 x 105 mm 2. Etiketten (1.100.000 Stück) zwei Etiketten zum abziehen (jeweils: Breite 52 mm x Höhe 18 mm) die Wahl der Aufbringung oder Integrierung ins Dokument der Aufkleber obliegt dem Auftragnehmer. personalisiert; 1. Zeile: Barcode, 2. Zeile: 10-stellige Nummer Laserdruck, mindestens 300 dpi Druck: 1/0 schwarz Material: Weiß, leicht abziehbar vom Dokument, festhaftend Verarbeitung: vom Anschreiben ablösbar Beschriftung: 12 Zoll (1-up) einseitig inkl. Etikett 3. Fragebogen (1.100.000 Stück) Laserdruck vierfarbig, mindestens 300 dpi Das Mammographie-Screening Programm-Logo ist auf Vorder- und Rückseite oben einzubinden. Papier: 80 g/m² Offset, A4 weiß Verarbeitung: 2-Bruch falzen auf Versandformat Versandformat: 210 x 105 mm 4. Versandhülle (1.100.000 Stück) Laserdruck vierfarbig, mindestens 300 dpi Das Mammographie-Screening Programm-Logo ist auf Adressseite einzubinden. Format: C 5/6 (DL+) Maße: 114 x 229 mm DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 13 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München Papier: 80 g/m² Offset, A4 weiß 3. Versandvorbereitung der Einladungsschreiben Soweit dies nicht bereits im Druckprozess geschieht, sind die Schreiben mit Freimachung / DV-Freimachung zu versehen. Soweit dies nicht bereits im Druckprozess geschieht, sind die Schreiben portooptimiert zu sortieren. Den gedruckten Dokumenten (Einladungsanschreiben und Fragebogen) wird bei der Kuvertierung eine vorgefertigte Programmbroschüre als externe Beilage beigelegt (Ausladungen sind ohne Fragebogen und Programmbroschüre). Die Schreiben sind portooptimiert in Gebinde zusammenzufassen (Konsolidierung). 4. Versand der Einladungsschreiben Die Einladungsschreiben wiegen einschließlich der Informationsbroschüre zum Ausschreibungszeitpunkt ca. 28g. Die Einladungsschreiben sind durch den Druckdienstleister beim Versanddienstleister als schreiben mit inhaltlich gleichem Text (unwesentliche Änderungen - Anrede und Einladungsdaten) als portooptimiert aufzuliefern und zu versenden. Die Zustellung erfolgt in Bayern. Die Zustellung beim Empfänger der Einladungsschreiben hat mit Regellaufzeit von E+4 zu erfolgen. Ziel ist, dass die Frauen die Einladungen spätestens 2 Wochen (14 Kalendertage) vor dem Untersuchungstermin erhalten. 5. Aufzahlungen Sollte die Zahl der zu versendenden Schreiben nicht die Mindestzahl für den Versand als portooptimierten Versand erreichen, ist entweder eine Aufzahlung zur Erreichung der Mindestzahl vorzunehmen, oder, falls dies für den Auftraggeber wirtschaftlich günstiger ist, ein Versand als Einzelsendungen vorzunehmen. Die Mindestzahl entspricht den Vorgaben der Deutschen Post AG für „Dialogpost“. Preise für Aufzahlungen entsprechen den vom Auftragnehmer angebotenen Preis für portooptimierte Versendung. Der Preis für den Einzelversand entspricht dem vom Auftragnehmer angebotenen Preis für den Versand der Einladungsschreiben als Einzelsendungen. 6. Option: Schnelle Abwicklung von Druck und Versand der Einladungsschreiben Für ca. 6-12 Versandaktionen (je ca. bis 1.500 Einladungsschreiben) pro Jahr kann eine schnellere Bearbeitung (2 Werktage nach Übermittlung) notwendig sein. DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 14 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München IV. Option: Ausladungsschreiben Des Weiteren ist Gegenstand der Vergabe die Option auf Druck, Versandvorbereitung und Versand von ca. 6.000 Ausladungsschreiben. Voraussichtlich werden innerhalb eines Zeitraums von ca. 12 Monaten rund 6000 Ausladungsschreiben beauftragt. Die Datenlieferung erfolgt in derselben Form wie die Einladungsschreiben, per verschlüsselter CSV-Datei. Die Dokumentenart „Ausladung“ ergibt sich unter anderem aus dem Dateinamen. 1. Das Ausladungsschreiben besteht aus: 1. 1-seitiges personalisiertes Anschreiben 2. neutrale Versandhülle 2. Der Druck und Verarbeitung sind auszuführen wie folgt: 1. 1-seitiges personalisiertes Anschreiben Laserdruck s/w, mindestens 300 dpi Das Mammographie-Screening Programm-Logo (s/w) ist auf Adressseite einzubinden. Papier: 80 g/m² Offset, A4 weiß Verarbeitung: 2-Bruch falzen auf Versandformat Versandformat: 210 x 105 mm 2. Versandhülle unbedruckt Format: C 5/6 (DL+) Maße: 114 x 229 mm Papier: 80 g/m² Offset, A4 weiß 3. Versandvorbereitung der Ausladungsschreiben Soweit dies nicht bereits im Druckprozess geschieht, sind die Schreiben mit Freimachung / DV-Freimachung zu versehen. 4. Versand der Ausladungsschreiben Die Ausladungsschreiben wiegen ca. 9 g. Ausladungen müssen spätestens am dritten Werktag nach Übermittlung gedruckt werden. Aufgrund der meist gebotenen Eile müssen die Ausladungen standardmäßig direkt der Deutschen Post übergeben und als Standardbrief versendet werden. Die dadurch entstandenen Porto- und ggf. Dienstleistungskosten müssen uns unter Ausweisung des Postauflieferungsdatums gesondert in Rechnung gestellt werden. Sollte eine Versendung mit dem Auftragnehmer genügen, erfolgt eine Meldung durch den Auftraggeber. An einem späteren Tag zu versendende Schreiben werden von der Zentralen Stelle mit einem entsprechenden Zustellungsdatum gekennzeichnet (siehe Dateiname). DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 15 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München V. Sonstige Anforderungen Der gesamte Prozess unterliegt einer kontinuierlichen Prüfung. Auf Anfrage der Zentralen Stelle müssen Einzelsachverhalte geklärt werden können. Controlling-Liste: Die Zentrale Stelle unterhält eine Liste im Excel-Format, auf welche der Auftragnehmer mittels Benutzerdaten Zugriff erhält. Die Zentrale Stelle trägt nach Generierung der Datenpakete alle relevanten Informationen ein. Der Auftragnehmer trägt nach Produktion zur Kontrolle und zum Abgleich ebenfalls alle relevanten Daten in die vorgesehenen Felder ein. Ebenfalls trägt der Auftragnehmer zur Kontrolle und zum Abgleich alle relevanten Daten nach Versandauflieferung ein. Dadurch ist für alle Seiten eine Fehlerkontrolle gegeben und es kann bei Abweichungen schnell reagiert werden. Der Prozess zur Zusammenarbeit zwischen dem Auftraggeber und Auftragnehmer wird als Workflow in der Anlage zur Verfügung gestellt. In Einzelfällen sind kurzfristige Reaktionszeiten von 48 Std. für die Verwerfung von Einladungsdatenpaketen sowie Rücknahme und Vernichtung bereits gedruckter Dokumente zu gewährleisten. Angabe eines erreichbaren Ansprechpartners (und dessen Stellvertreter) für die Wochentage Montag bis Freitag im Zeitraum von mindestens 08:00 – 17:00 Uhr; in diesem Zeitraum muss eine Reaktionszeit von 60 Minuten auf E-Mails und Anrufe gewährleistet sein. Kurzfristige Überarbeitung / Anpassung der Inhalte des Einladungsanschreibens (personalisierte Seiten, vor allem Textanpassungen) müssen möglich sein. DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 16 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München Preisblatt Hinweis: Papier- und sonstige Kosten sind in den Druckpreis einzukalkulieren. 1. Offsetkosten 1.1 Vordruck der Erst- bzw. Folgeeinladung / Erinnerungseinladung mit / ohne Terminangebot - 2-seitig Preis je 1.000 Gesamtpreis Format: Offen A4, geschlossen 210 x 105 mm Druck: 4/4 – farbig Euroskala Papier: 80 g/m² Offset, weiß Verarbeitung: 2-Bruch falzen auf Endformat Auflage: 1.100.000 Stück, 1.2 Fragebogen – 2-seitig Preis je 1.000 Gesamtpreis Format: Offen A4, geschlossen 210 x 105 mm Druck: 4/4 – farbig Euroskala Papier: 80 g/m² Offset, weiß Verarbeitung: 2-Bruch falzen auf Endformat Auflage: 1.100.000 Stück 2. Personalisierter Eindruck in Pos. 1.1 Preis je 1.000 Gesamtpreis Eindruck 1/0 schwarz / personalisiert Auflage: 1.100.000 Stück 2.1 Druck Ausladung – 1-seitig Preis je 100 Format: Offen A4, geschlossen 210 x 105 mm Druck: 1/0 schwarz Papier: 80 g/m² Offset, weiß Gesamtpreis Verarbeitung: 2-Bruch falzen auf Endformat Auflage: Ca. 6.000 2.2 Bedarfsposition: DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 17 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München Optional Expressdruck Personalisierter Eindruck in Pos. 1.1 innerhalb von 2 AT Durch kurzfristige Änderungen im Praxisbetrieb kann es erforderlich sein, dass Erst- und Folgeeinladungen und Erinnerungseinladungen als Briefpost versandt werden müssen. Die Zusammensetzung der Inhalte und der Aufbau der Schreiben sind identisch zu den regulären Einladungen, und werden aus den regulären Beständen bedient. Die Postauflieferung soll spätestens 2 Werktage nach Übermittlung der Einladungsdatensätze erfolgen. Eine Größenordnung von 6-12 solcher Versandaktionen mit einer Auflage zwischen 300 und 1.000 Stück innerhalb eines Jahres ist wahrscheinlich. Optional Eindruck 1/0 schwarz / personalisiert Auflage: 1.500 Stück Preis je 100 Gesamtpreis 3. Etiketten – mit individualisierten Barcode 2Stück per Einladungsschreiben Preis je 1.000 Gesamtpreis Druck: 1/0 schwarz; personalisiert Material Weiß, leicht ablösbar, festhaftend Beschriftung Barcode + 10-stellige Nr. individuell bedruckt Auflage 1.100.000 Stück Verarbeitung Etikett zum Abziehen im ODER auf Einladungsschreiben (Pos. 1.1, 1.2 u. 1.3) 4. Versandhülle 4.1 Versandhülle für Einladungsschreiben (bedruckt 4/0) Fensterbriefumschläge Format: C 5/6 (DL+) Maße: 114 x 229 mm Papier: 80 g/m² holzfrei weiß Offset chlorfrei Druck: 4/0 Auflage: 1.100.000 Stück Preis je 1.000 Gesamtpreis 4.2 Versandhülle für Ausladungsschreiben (blanko) Fensterbriefumschläge Format: C 5/6 (DL+) Maße: 114 * 229 mm Papier: 80 g/m² holzfrei weiß Offset chlorfrei Auflage: 6.000 Stück Preis je 100 Gesamtpreis 5. Konfektionierung DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 18 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München a) Die Einladungsschreiben (mit und ohne Termin) werden mit dem Fragebogen und einer externen Beilage konfektioniert. b) Die Ausladungen werden ohne Beilagen kuvertiert. Konfektionierung 5.1 5.2 Auflage Preis je 1.000 Gesamtpreis 3 Teile in Versandhülle kuvertieren und verschließen (Einladung, Frage- 1.100.000 bogen, externe Beilage 1 Teil in Versandhülle kuvertieren (Ausladungsschreiben) 6. Angabe weiterer/sonstiger Kosten Die Rüst-, Programmier-, und Erstellungskosten der Druckdaten (Pos. 6.1 - 6.3) können einmalig für die Gesamtvertragslaufzeit inkl. optionaler Verlängerung in Rechnung gestellt werden. Position 6 6.1 6.2 6.3 6.4 optional Einheit Gesamtpreis Rüstkosten zur einmaligen Einrichtung des einmalig Auftrags an den Maschinen Programmierkosten für EDV Kosten Erstellung der Druckdaten anhand der Vorlagen für die Einladungsschreiben Änderungen am Einladungsschreiben je personalisierter Seite - durch den Auftraggeber einmalig einmalig Je Änderungsvorgang DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 19 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München 7. Zustellungskosten / Porto ausgehend von Dialogpost Die Einladungsschreiben wiegen einschließlich der Informationsbroschüre ca. 28g. Sie sind durch den Druckdienstleister beim Versanddienstleister als schreiben mit inhaltlich gleichem Text (unwesentliche Änderungen - Anrede und Einladungsdaten) als portooptimiert aufzuliefern und zu versenden. Die Zustellung erfolgt in Bayern. Die Zustellung beim Empfänger der Einladungsschreiben hat mit Regellaufzeit von E+4 zu erfolgen. Position 7 Menge 7.3 Ca. 104 pro Jahr Auflieferung beim Zustelldienst- Ca. 104 pro leister nach Wahl des Auftrag- Jahr nehmers Ca.1.100.000 Portooptimierter Versand 7.4 Optional: Standardversand 7.1 7.2 Preis per Stück Gesamtpreis Konsolidierung pro Versand Ca.1.600 Gewählter Zustelldienstleister (bitte angeben): ____________________________________ 8. Summenblatt Position Gesamtpreis MwSt. in % Brutto 1. Offsetkosten 2. Eindruckkosten (inkl. Optional) 3. Etiketten 4. Versandhülle 5. Konfektionierung 6. Weitere Kosten (inkl. Optional) 7. Zustellung / Porto (inkl. Optional) Gesamt: Alle Preisangaben verstehen sich in Euro und Cent. Datum, Ort Ansprechpartner Unterschrift DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 20 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München Ausschreibung 16.0360 Deutsches Mammographie-Screening in Bayern Weitere Vertragsbedingungen A. Rechnungsstellung Eine monatliche Rechnungsstellung mit Angabe der Versandmenge sowie aller weiteren Kostenpositionen. Durch den Bieter ist zu prüfen, bei welcher Position der ermäßigte Mehrwertsteuersatz von 7% anzuwenden ist. Alle erbrachten Leistungen werden in tatsächlich beauftragter Menge abgerechnet. Der produktionsbedingte Schwund/Ausschuss bei der Verarbeitung im gesamten Prozess ist von vorn herein in das Angebot mit einzukalkulieren. Für die 1,1 Mio. vorzufertigenden Einladungsschreiben können die Kosten nach Produktion sofort in Rechnung gestellt werden. Zahlungsziel für alle Posten: 30 Tage nach Produktion B. Lohngleitklausel für Druckdienstleistungen und Versandvorbereitung Ergeben sich nach Ablauf von 12 Monaten tarifliche Lohnänderungen (Erhöhungen oder Min derungen) oder andere tarifliche Vereinbarungen (z.B. Arbeitszeitverkürzungen), die sich unmittelbar auf die Lohnkosten auswirken, kann der Auftragnehmer einen Antrag auf Anpassung der Vertragspreise mit einer Vorlaufzeit von einem Monat stellen. Eine Anpassung vor dem Ablauf von 12 Monaten nach Vertragsbeginn ist ausgeschlossen. Anpassungen können nur für die Zukunft verlangt werden, Anpassungen für die Vergangenheit sind ausgeschlossen. Der Auftragnehmer hat die von ihm erwarteten Preissteigerungen für diesen Zeitraum einzukalkulieren. Die beantragten Preisanpassungen treten jedoch frühestens zu dem Zeitpunkt in Kraft, zu dem die neuen Lohntarife und/oder die Änderung der lohngebundenen Kosten in Kraft treten. C. Klausel für Preissteigerungen bei Zustellungsleistungen Bei Preissteigerungen am Porto vergleichbarer Leistungen der Deutschen Post AG, die durch die Bundesnetzagentur genehmigt werden, können Preissteigerungen vom Auftragnehmer in dem Verhältnis erhoben werden, den der Preis des Auftragnehmers zum Porto der Deutschen Post AG aufweist. D. Vertragslaufzeit Beginn der Leistung: Voraussichtlich Mitte Februar 2017 – Ende März 2017 Ende der Leistung : Nach Versand von 1,1 Mio. Einladungsschreiben DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 21 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München E. Optionale Verlängerung Der Auftraggeber behält sich die Option vor, den Auftrag im Anschluss an die erbrachte Leistung zweimal um jeweils den in der Leistungsbeschreibung geregelten Leistungsumfang zu erweitern. Damit verlängert sich der Leistungszeitraum jeweils um die versendung von weiteren 1,1 Mio. Einladungsschreiben. Die Option zur Verlängerung des Vertrages wird dem Auftragnehmer rechtzeitig, jedoch spätestens 3 Monate vor Vertragsende mitgeteilt. F. Kündigungsrecht Unbeschadet gesetzlicher Kündigungsrechte behält sich der Auftraggeber folgende Kündigungsrechte vor: I. Sonderkündigungsrecht Der Auftraggeber behält sich vor, den Vertrag zu beenden, wenn der Druck und der Versand der Einladungsschreiben zum Mammographie-Screening in Bayern aus gesetzlichen bzw. normativen Gründen – hier insbesondere betreffend die Krebsfrüherkennungs-Richtlinie (KFERL) des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA, www.g-ba.de), die das Einladungswesen zum Mammographie-Screening in Deutschland regelt (aktueller Internet-Link zur KFE-RL: http://www.gba.de/informationen/richtlinien/17/) – eingestellt werden muss. Ein Anspruch auf Zahlung des entgangenen Gewinns besteht nicht. In diesem Fall hat der Auftraggeber ein Sonderkündigungsrecht von 4 Wochen zum Monatsende. II. Kündigung aus wichtigem Grund Die Kündigung aus wichtigem Grund erfolgt ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist nach zweimalig erfolgter Abmahnung durch den Auftraggeber in schriftlicher Form. Die Fristen zur Behebung des Mangels werden in der Abmahnung mitgeteilt. Ein wichtiger Grund liegt jedenfalls vor, bei Verstößen gegen die Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung. Desweiteren liegt der wichtige Grund auch dann jedenfalls vor, wenn innerhalb der Vertragslaufzeit dreimal eine der folgenden Sachverhalte vom Auftraggeber festgestellt wird: Die beim Versanddienstleister eingelieferten Einladungsschreiben stimmen in der Anzahl nicht mit der vom Auftraggeber festgelegten taggleichen Versandmenge überein. Zeitliche Verzögerung im Druck und der Zustellung von mehr als 3 Tagen. Produktionsfehler, zum Beispiel: Fehlerhafte Kuvertierung (2 oder mehr Einladungen in einem Umschlag) Eingang einer Schadensforderung beim Auftraggeber DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 22 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München Nichtzustellung eines Anteils von 0,5% der zur Zustellung zu einem Versanddatum beauftragten Sendungen. Vertragslaufzeit ist die Laufzeit für die Bearbeitung von 1, 1 Millionen Einladungsschreiben inklusive die durch die Optionsausübung eingetretene Verlängerungen. III. Beweislastumkehr Die Parteien vereinbaren, das – abweichend von der gesetzlichen Regelung – im Streitfall der Auftragnehmer darlegen und beweisen muss, das ein wichtiger Grund nicht vorlag, das heißt, das Vorliegen eines wichtigen Grundes wird vermutet. G. Haftungsklausel Die KVB haftet auf Grundlage der bundesmantelvertraglichen Bestimmungen sowie der Regelungen der Krebsfrüherkennungs-Richtlinie im Außenverhältnis, insbesondere gegenüber den am Mammographie-Screening in Bayern beteiligten Ärzten und den zur Teilnahme am Mammographie-Screening anspruchsberechtigten Frauen, grundsätzlich für sämtliche Schäden, die durch Fehler im Rahmen des Einladungsprozesses zum Mammographie-Screening in Bayern entstehen. Der Zuschlagempfänger stellt die KVB von allen Schadensersatzansprüchen im oben genannten Sinne frei, soweit der zugrunde liegende Schaden nach der Zuordnung des Vertrages in die Verantwortung des Zuschlagempfängers fällt. Er haftet somit auch für Fehler Dritter, deren er sich bei der Erfüllung der geschuldeten Leistung bedient. Die Haftung des Zuschlagempfängers entfällt in den Fällen, in denen entsprechende Schäden allein aufgrund von Weisungen der KVB entstanden sind. Soweit der KVB aufgrund eines Fehlers des Zuschlagempfängers oder dessen Erfüllungsgehilfen erhöhte Aufwendungen bzw. ein eigener Schaden entstehen, erstreckt sich dessen Ersatzpflicht bzw. Haftung auch hierauf. Der Schadensersatz für erhöhte Aufwendungen bzw. einen eigenen Schaden wird pauschaliert. Er beträgt je Einzelfall 0,1 % der Auftragsgesamtsumme (brutto, da der Auftraggeber zum Vorsteuerabzug nicht berechtigt ist), maximal jedoch 0,5 %. Der Auftragnehmer hat das Recht, nachzuweisen, dass der tatsächliche eigene Schaden bzw. die erhöhten Aufwendungen niedriger waren. Der Auftraggeber hat das Recht, anstelle des pauschalierten Schadensersatzes seine tatsächlichen Aufwendungen und seinen tatsächlichen Schaden geltend zu machen. H. Definition für Werktage In der Leistungsbeschreibung wird die Begrifflichkeit „Werktage“ verwendet. Werktage sind in folgendem Sinne zu sehen und zu berücksichtigen. Werktage im Sinne des Leistungsverzeichnisses sind alle Wochentage mit Ausnahme des Tages Sonntag und aller gesetzlicher Feiertage für Bayern in diesem Sinne. Art. 1 Abs. 1 des Gesetzes über den Schutz der Sonn- und Feiertage in der jeweils geltenden Fassung (BayRS 1131-3-I). Für die Berechnung von vertraglichen Fristen, innerhalb derer eine Leistung zu erbringen ist, ist also auf den Werk- und Feiertagskalender in München abzustellen. DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 23 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München I. Schriftform Änderungen und Ergänzungen der Leistungsbeschreibung und weiteren Vertragsbedingungen bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Bedingungen handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis. Die Schriftform ist durch die Verwendung von E-Mails nicht gewahrt. J. Ergänzende Vertragsbedingungen, geltendes Recht Weitere vertragliche Verpflichtungen ergeben sich aus der anliegenden Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung. Ergänzend gelten VOL Teil B Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) - Fassung 2003 -. Die Vereinbarung unterliegt deutschem Recht mit Ausnahme des Kollisionsrechts. UNKaufrecht wird ausgeschlossen. ____________________________ ________________________________________ Ort, Datum Unterschrift/Stempel des Auftragnehmers DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 24 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München Ausschreibung 16.0360 Deutsches Mammographie-Screening in Bayern Datenschutzvereinbarung gemäß Art. 6 BayDSG Vereinbarung zwischen Kassenärztliche Vereinigung Bayerns – nachstehend Auftraggeber genannt – und _____________________________________ – nachstehend Auftragnehmer genannt – 1 1.1 Gegenstand und Dauer des Auftrags Gegenstand des Auftrags Der Gegenstand des Auftrags ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung der Einladungsdokumente zum Deutschen Mammographie-Screening (im Folgenden Leistungsvereinbarung), auf die hier verwiesen wird. 1.2 Dauer des Auftrags Die Dauer dieses Auftrags (Laufzeit) entspricht der Laufzeit der Leistungsvereinbarung. Diese ist durch die Stückzahl begrenzt, welche voraussichtlich binnen eines Kalenderjahres verbraucht wird. 2 2.1 Konkretisierung des Auftragsinhalts Umfang, Art und Zweck der vorgesehenen Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von Daten DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 25 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München Umfang, Art und Zweck der Erhebung, Verarbeitung und/oder Nutzung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer für den Auftraggeber sind konkret beschrieben in der Leistungsvereinbarung unter den Punkten A) und D). Die Verarbeitung und Nutzung der Daten findet ausschließlich im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen des Art. 21 BayDSG erfüllt sind. 2.2 Art der Daten Gegenstand der Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten sind folgende Datenarten/-kategorien (Aufzählung / Beschreibung der Datenkategorien): 1. Meldedaten der eingeladenen Frauen 1.1 Vorname 1.2 1.3 Nachname ggf. inkl. Titel, Namenszusatz Geburtsdatum 1.4 Postleitzahl des Wohnorts 1.5 1.6 Wohnort Straße und Hausnummer des Wohnortes 2. Weitere Daten der Klientin 2.1 Screening-Identifikationsnummer der einzuladenden/eingeladenen Frauen 3. Termin-/Einladungsdaten zur Mammographie-Screening-Untersuchung der Frauen 3.1 Termindatum 3.2 Terminuhrzeit 3.3 Terminort 3.3.1 Name der Mammographie-Einheit 3.3.2 Anschrift der Mammographie-Einheit (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort) 2.3 Kreis der Betroffenen Der Kreis der durch den Umgang mit ihren personenbezogenen Daten im Rahmen dieses Auftrags Betroffenen ist: Alle in Bayern mit Wohnsitz gemeldeten Frauen im Alter von 50 bis unter 70 Jahren, ärztliche Leiterinnen und Leiter der Screening- bzw. Mammographie-Einheiten in Bayern DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 26 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München 3 Technisch-organisatorische Maßnahmen Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Prüfung zu übergeben. Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags. Soweit die Prüfung bzw. ein Audit des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um nicht auftragsspezifische Maßnahmen hinsichtlich der Organisationskontrolle, Zutrittskontrolle, Zugangskontrolle, Zugriffskontrolle, Weitergabekontrolle, Auftragskontrolle, Verfügbarkeitskontrolle sowie des Trennungsgebots, sowie andererseits um auftragsspezifische Maßnahmen, insbesondere im Hinblick auf die Art des Datenaustauschs / Bereitstellung von Daten, Art / Umstände der Verarbeitung / der Datenhaltung sowie Art / Umstände beim Output / Datenversand, die – soweit sie sich nicht aus der zugrundeliegenden Leistungsvereinbarung ergeben – wie folgt gesondert beschrieben werden: a) Die Datensätze für die Einladungsschreiben bzw. -briefe (im Folgenden „Einladungsdaten“) und das für die Versendung der Einladungsbriefe festgelegte Datum (im Folgenden „Versanddatum“) werden an dem Auftragnehmer in Form von CSV-Textdateien auf elektronischem Weg übermittelt. b) Die zur Erstellung der Einladungen erhaltenen Daten sind spätestens 5 Tage nach Postauflieferung der Einladungen zu löschen. c) Es darf keine Sicherungskopie der Einladungsdaten erfolgen, aus der diese nach dem Versand der entsprechenden Einladungsschreiben und der darauf folgenden Datenlöschung wieder hergestellt werden können. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren. Der Auftragnehmer hat auf Anforderung die Angaben nach Art. 26 Abs. 2 BayDSG dem Auftraggeber zur Verfügung zu stellen. 4 Berichtigung, Sperrung und Löschung von Daten Der Auftragnehmer hat nur nach Weisung des Auftraggebers die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, zu berichtigen, zu löschen oder zu sperren. Soweit ein Betroffener sich unmittelbar an den Auftragnehmer zwecks Berichtigung oder Löschung seiner Daten wenden DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 27 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München sollte, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten. 5 Kontrollen und sonstige Pflichten des Auftragnehmers Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags folgende Pflichten: Schriftliche Bestellung – soweit gesetzlich vorgeschrieben – eines Datenschutzbeauftragten. Dessen Kontaktdaten werden dem Auftraggeber zum Zweck der direkten Kontaktaufnahme mitgeteilt. Die Wahrung des Datengeheimnisses. Alle Personen, die auftragsgemäß auf personenbezogene Daten des Auftraggebers zugreifen können, müssen auf das Datengeheimnis verpflichtet und über die sich aus diesem Auftrag ergebenden besonderen Datenschutzpflichten sowie die bestehende Weisungs- bzw. Zweckbindung belehrt werden. Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen entsprechend Art. 7 BayDSG. Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und alle sonstigen Maßnahmen der nach Landesrecht zuständigen Behörden/Einrichtungen zur Datenschutzaufsicht. Die Durchführung der Auftragskontrolle mittels regelmäßiger Prüfungen durch den Auftragnehmer im Hinblick auf die Vertragsausführung bzw. -erfüllung, insbesondere Einhaltung und ggf. notwendige Anpassung von Regelungen und Maßnahmen zur Durchführung des Auftrags. Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber. Hierzu kann der Auftragnehmer auch aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren) oder eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.B. nach BSI-Grundschutz) vorlegen. DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 28 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München 6 Unterauftragsverhältnisse Soweit bei der Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten des Auftraggebers Unterauftragnehmer einbezogen werden sollen, wird dies genehmigt, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen: 7 Die Einschaltung von Unterauftragnehmern ist grundsätzlich nur mit schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers gestattet. Ohne schriftliche Zustimmung kann der Auftragnehmer zur Vertragsdurchführung unter Wahrung seiner unter Punkt 5 erläuterten Pflicht zur Auftragskontrolle konzernangehörige Unternehmen sowie im Einzelfall andere Unterauftragnehmer mit der gesetzlich gebotenen Sorgfalt einsetzen, wenn er dies dem Auftraggeber vor Beginn der Verarbeitung oder Nutzung mitteilt. Der Auftragnehmer hat die vertraglichen Vereinbarungen mit dem / den Unterauftragnehmer/n so zu gestalten, dass sie den Datenschutzbestimmungen im Vertragsverhältnis zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer entsprechen. Bei der Unterbeauftragung sind dem Auftraggeber Kontroll- und Überprüfungsrechte entsprechend dieser Vereinbarung und des § 7 BayDSG beim Unterauftragnehmer einzuräumen. Dies umfasst auch das Recht des Auftraggebers, vom Auftragnehmer auf schriftliche Anforderung Auskunft über den wesentlichen Vertragsinhalt und die Umsetzung der datenschutzrelevanten Verpflichtungen im Unterauftragsverhältnis, erforderlichenfalls durch Einsicht in die relevanten Vertragsunterlagen, zu erhalten. Nicht als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die der Auftragnehmer bei Dritten als Nebenleistung zur Unterstützung bei der Auftragsdurchführung in Anspruch nimmt. Dazu zählen z.B. Telekommunikationsleistungen, Wartung und Benutzerservice, Reinigungskräfte, Prüfer oder die Entsorgung von Datenträgern. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Schutzes und der Sicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei fremd vergebenen Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen zu treffen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen. Kontrollrechte des Auftraggebers Der Auftraggeber hat das Recht, die in Art. 7 Abs. 2 Nr. 8 BayDSG vorgesehene Auftragskontrolle im Benehmen mit dem Auftragnehmer durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die zur Wahrung seiner Verpflichtung DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 29 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München zur Auftragskontrolle erforderlichen Auskünfte zu geben und die entsprechenden Nachweise verfügbar zu machen. Im Hinblick auf die Kontrollverpflichtungen des Auftraggebers nach Art. 6 Abs. 2 Satz 3 BayDSG stellt der Auftragnehmer sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen überzeugen kann. Hierzu weist der Auftragnehmer dem Auftraggeber auf Anfrage die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 7 BayDSG nach. Dabei kann der Nachweis der Umsetzung solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, auch durch Vorlage eines aktuellen Testats, von Berichten oder Berichtsauszügen unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren) oder einer geeigneten Zertifizierung durch ITSicherheits- oder Datenschutzaudit (z.B. nach BSI-Grundschutz) erbracht werden. 8 Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers Der Auftragnehmer erstattet in allen Fällen dem Auftraggeber eine Meldung, wenn durch ihn oder die bei ihm beschäftigten Personen Verstöße gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten des Auftraggebers oder gegen die im Auftrag getroffenen Festlegungen vorgefallen sind. Fälle des Abhandenkommens oder der unrechtmäßigen Übermittlung oder Kenntniserlangung von personenbezogenen Daten sind ohne Ansehen der Verursachung unverzüglich dem Auftraggeber mitzuteilen. Dies gilt auch bei schwerwiegenden Störungen des Betriebsablaufs, bei Verdacht auf sonstige Verletzungen gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten oder anderen Unregelmäßigkeiten beim Umgang mit personenbezogenen Daten des Auftraggebers. Der Auftragnehmer hat im Benehmen mit dem Auftraggeber angemessene Maßnahmen zur Sicherung der Daten sowie zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen für Betroffene zu ergreifen. 9 Weisungsbefugnis des Auftraggebers Der Umgang mit den Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und nach Weisung des Auftraggebers (vgl. Art. 6 Abs. 3, Satz 2 BayDSG). Der Auftraggeber behält sich im Rahmen der in dieser Vereinbarung getroffenen Auftragsbeschreibung ein umfassendes Weisungsrecht über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung vor, das er durch Einzelweisungen konkretisieren kann. Änderungen des Verarbeitungsgegenstandes und Verfahrensänderungen sind gemeinsam abzustimmen und zu dokumentieren. Auskünfte an Dritte oder den Betroffenen darf der Auftragnehmer nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung durch den Auftraggeber erteilen. DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 30 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München Mündliche Weisungen wird der Auftraggeber unverzüglich schriftlich oder per E-Mail (in Textform) bestätigen. Der Auftragnehmer verwendet die Daten für keine anderen Zwecke und ist insbesondere nicht berechtigt, sie an Dritte weiterzugeben. Kopien und Duplikate werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich entsprechend Art. 6 Abs. 3 Satz 3 BayDSG zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen datenschutzrechtliche Vorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Verantwortlichen beim Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. Weisungsberechtigte Person des Auftraggebers ist: Frau Isabel Holthöfer Qualitätssicherung, Kassenärztliche Vereinigung Bayerns (KVB) Fachreferentin Zentrale Stelle Mammographie-Screening Bayern Tel: 089 / 570 93 - 3557 E-Mail: [email protected] Frau Petra Dietmayer Qualitätssicherung, Kassenärztliche Vereinigung Bayerns (KVB) Teamleiterin Zentrale Stelle Mammographie-Screening Bayern Tel: 089 / 570 93 - 4409 E-Mail: [email protected] Weisungsempfänger beim Auftragnehmer ist: _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ (Name, Organisationseinheit, Funktion, Telefon, E-Mail) Nachfolger bzw. Vertreter sind bei Bedarf dem Vertragspartner unverzüglich schriftlich mitzuteilen. DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 31 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München 10 Löschung von Daten und Rückgabe von Datenträgern Nach Abschluss der vertraglichen Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangte Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen. Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben. 11 Haftung Für den Ersatz von Schäden, die ein Betroffener wegen einer nach dem BDSG oder anderen Vorschriften für den Datenschutz unzulässigen oder unrichtigen Datenverarbeitungen im Rahmen des Auftragsverhältnisses erleidet, ist der Auftraggeber gegenüber den Betroffenen verantwortlich. Soweit der Auftraggeber zum Schadensersatz gegenüber dem Betroffenen verpflichtet ist, bleibt ihm der Rückgriff beim Auftragnehmer vorbehalten. 12 Schlussbestimmungen Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren. Der Auftragnehmer wird alle in diesem Zusammenhang Verantwortlichen unverzüglich darüber informieren, dass die Hoheit an den Daten beim Auftraggeber liegt. Änderungen und Ergänzungen dieser Datenschutzvereinbarung und aller ihrer Bestandteile – einschließlich etwaiger Zusicherungen des Auftragnehmers – bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Bedingungen handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis. Die Schriftform ist durch die Verwendung von E-Mails nicht gewahrt. DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 32 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München Die nachfolgenden Anlagen Datensicherheitskonzept des Auftragnehmers, Leistungsbeschreibung der Einladungsdokumente zum Deutschen MammographieScreening (Kopie) sind Bestandteil dieser Datenschutzvereinbarung. ____________________________ Ort, Datum ________________________________________ Unterschrift/Stempel des Auftraggebers ____________________________ Ort, Datum ________________________________________ Unterschrift/Stempel des Auftragnehmers DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 33 von 34 Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Postelle 80684 München Briefanschrift: ACHTUNG ANGEBOT! NICHT ÖFFNEN! Kassenärztliche Vereinigung Bayerns Zentrale Beschaffungsstelle Elsenheimerstr. 39 / 80687 München Briefumschlag des Submissioinsangebotes unbedingt mit diesem Aufkleber versehen Angebot Terminsache 03.11.2016 - 13:00 Uhr Vergabebüro: Zentrale Beschaffungstelle 03.11.2016 Eröffnungstermin:_______________ Zimmer:_______________ Eingangsdatum des Angebotes: Projekt / Bauvorhaben DMS _______________________________ Absender / Stempel 16.0360 Kostenangebt zu LV:_____________ DMS Auftragsunterlagen 23.09.2016 Seite 34 von 34
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