Die Lösung vom Kunden her denken

REFERENZBERICHT
Die Lösung vom Kunden her denken
EASY Archive sorgt in der Steuerberatungskanzlei Buxbaum für mehr Tempo und Transparenz und hohe Akzeptanz bei den Kunden
Spricht man über Serviceorientierung
Die Steuerberatungskanzlei besteht seit
und eine gute Kundenerfahrung, denken
2005. Zwischenzeitlich beschäftigte sie
die meisten zunächst vermutlich nicht
fünf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
an den Beruf des Steuerberaters. Dabei
aus familiären Gründen wurde diese
hängen auch in diesem Dienstleistungs-
Zahl jedoch wieder reduziert. Heute ist
segment Erfolg und Effizienz davon ab,
hier neben Elisabeth Buxbaum nur eine
wie gut ein Steuerberatungsbüro sich in
weitere Mitarbeiterin tätig. Umsatz und
KUNDE
die Lage seiner Kunden hineinversetzen
Arbeitsqualität verschlechterten sich
Steuerberatungskanzlei
kann. Die niederösterreichische Steu-
trotzdem nicht, denn Buxbaum inves-
Elisabeth Buxbaum
erberatungskanzlei Buxbaum besitzt
tierte in moderne Systeme. Sie führte
Hauptplatz 1
diese Fähigkeit – und setzt deshalb auf
das ERP-System Dynamics NAV und
2460 Bruck an der Leitha
EASY Archive.
die
www.e-buxbaum.at
Dokumentenmanagement-Lösung
EASY Archive ein.
Das Büro von Elisabeth Buxbaum liegt
BRANCHE
in Bruck an der Leitha, auf halber Stre-
Mehr Effizienz und Schnelligkeit
cke zwischen Wien und Bratislava. Auf
Rund 2.000 Belege fallen im Monat
Outsourcing spezialisiert erfüllt es
bei größeren Outsourcing-Kunden an.
LÖSUNG
für mittlere bis große Unternehmen
Früher war die Welt der Steuerbera-
EASY Archive
die Aufgaben, die ansonsten ein inter-
tungskanzlei papierbasiert und auf den
nes Rechnungswesen verantwortet –
physischen Transport von Dokumenten
beispielsweise Belegbuchungen, Ein-
angewiesen. Mit Boten reisten dicke
gangsrechnungen, Ausgangsrechnun-
Umschläge und Aktenordner von den
gen, Spesenabrechnungen, Mahnun-
Klienten nach Bruck. Doch Botenfahr-
gen, monatliche Bilanzen, Reportings
ten sind kostspielig und ineffizient. Sie
und den Zahlungsverkehr.
führen dazu, dass Arbeit punktuell
Finanzwirtschaft
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Eine schlichte
und effiziente
Lösung
anfällt statt kontinuierlich. Insbesonde-
Aber viele vergessen, dass eine solche
re zeitkritische Angelegenheiten erfor-
Lösung dem Kunden keine zusätzli-
dern aber einen flexiblen und schnel-
che Arbeit verursachen darf, wenn sie
len Prozess. „Monatliche Bilanzen und
akzeptiert werden soll“, so Buxbaum.
Reportings für internationale Klienten
müssen wir teilweise bereits zehn Tage
Besonderen Wert legte Buxbaum des-
nach Monatsende erstellen. Da reicht
halb darauf, dass Klienten ihre Belege
Man kann mit EASY Archive automatische
es nicht, ein- oder zweimal in der Woche
möglichst einfach, ohne Zeitaufwand
Workflows einrichten – man muss es aber
einen Boten zu schicken“, so Buxbaum.
und langwierige Schulungen übermit-
nicht zwingend und profitiert dennoch von
„Ich wollte eine Lösung, mit der wir Be-
teln können, sei es mittels Scan oder
der Lösung. Das beweist die Tatsache, dass
lege auf anderem Wege austauschen
per E-Mail; „Das Scannen der Belege,
in der Steuerberatungskanzlei Buxbaum
können. Sie sollte mich überzeugen, vor
die in Papierform beim Klienten einge-
heute zwei Personen das Arbeitspensum
allem aber auch meine Kunden. “
hen, gestaltet sich bei vielen Anbietern
umständlich und kann nur von qualifi-
absolvieren, das vorher fünf Personen erledigten. In der Kanzlei entschied man sich
EASY überzeugte mit Nutzerfreund-
ziertem Personal erledigt werden. EASY
gegen ein weitgehendes automatisches
lichkeit und Transparenz
dagegen bot eine Anwendung für das
Auslesen von Belegdaten und einen auto-
Buxbaum lud potenzielle Anbieter zu
stapelweise Scannen mit Hilfe von Bar-
matischen Workflow. Priorität hatten die
Gesprächen ein. Anschließend ver-
codes, was eine erhebliche Erleichte-
Senkung der Transportzeiten, eine schnel-
anstaltete sie einen Workshop mit
rung für die Kunden darstellt. Weil keine
lere Belegerfassung, eine automatische
EASY, um die Basisanforderungen und
komplizierten Eingaben nötig sind, kann
Verschlagwortung, gute Such- und Sortier-
Lösungsansätze im Detail zu bespre
ungeschultes Personal mehrere Belege
möglichkeiten und generell der Abschied
chen. Ihr Ziel: Papierbelege sollten
in einem Arbeitsschritt digitalisieren.“
vom Papier. Teile der Belegerfassung und
durch gescannte Originalbelege ersetzt
Kontrolle geschehen bewusst „von Hand“.
werden. Das Scannen sollte schon auf
Ebenso unkompliziert ist der Prozess
Das Gesamtsystem ist übersichtlich und
Kundenseite erfolgen. Die Einstiegs-
bei Belegen, die der Klient per E-Mail
selbst für ungeübte Nutzer bestens geeig-
hürde sollte möglichst niedrig sein, um
erhält. „Solche Belege müssen bei
net. Nicht zuletzt punktet es mit Transpa-
eine hohe Akzeptanz auf Kundenseite
vielen

renz – in der Kanzlei und auf Kundenseite.
zu gewährleisten. „Viele Steuerbera-
druckt und gescannt oder einzeln im
ter beschweren sich, dass sie mit der
DMS hochgeladen werden. Ineffizienter
Einführung von Dokumentenmanage-
geht es kaum“, so Buxbaum. Deshalb
ment-Systemen nicht vorankommen.
entwickelte EASY gemeinsam mit der
Konkurrenzprodukten
ausge-
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Unternehmerin eine Lösung, bei der der
die resultierenden PDFs an ein weite-
Klient die E-Mail samt Beleg lediglich
res E-Mail-Postfach der Steuerbera-
an eine E-Mail-Adresse in der Kanzlei
tungskanzlei – und damit auch an EASY
weiterleitet.
A rchive. Noch flotter gestaltet sich die
Verarbeitung von Eingangsrechnun-
In puncto Durchsehen von Belegen
gen, die den Kunden digital erreichen:
konnte die EASY Lösung ebenfalls über-
Hier entfällt das Scannen.
zeugen. Denn sie erlaubt das Durchblättern vieler Dokumente. „Das ist so
Buxbaum und ihre Mitarbeiter erfassen
einfach wie das Blättern durch einen
alle Eingangsbelege manuell in Dyna-
Stoß Papier“, so Buxbaum. Schließlich
mics NAV. Auf automatisches Ausle-
sei nichts ineffektiver, als jedes Doku-
sen wurde bewusst verzichtet. „Die
ment einzeln anzuklicken und zu öffnen,
Zeitersparnis wäre zu gering“, erklärt
„Ich wollte eine Lösung, mit der wir
wenn man etwa die Beträge mehrerer
Buxbaum. „In einem guten Buchhal-
Belege auf anderem Wege austau-
Hundert Buchungssätze in kurzer Zeit
tungssystem ist ein Belegkopf schnell
schen können. Sie sollte mich über-
kontrollieren oder Belege eines Liefe-
erfasst. Eine nicht korrekt auslesbare
zeugen, vor allem aber auch meine
ranten für einen bestimmten Zeitraum
Verbuchung ist dagegen zeitaufwändig.
Kunden.“
durchgehen muss.
Weil wir für Zahlungen verantwortlich
Kanzleiinhaberin Elisabeth Buxbaum
sind, bietet uns die manuelle Erfassung
Kundenfreundlicher Prozess
bei anschließender Kontrolle durch
Mit EASY Archive war es möglich,
eine zweite Person zudem das Maß an
kundenfreundliche und effiziente Pro-
Sicherheit, das wir brauchen. Bei uns
zesse
Ausgangsrech-
liegt die Zeitersparnis stattdessen bei
nungen, die die Klienten per E-Mail an
aufzusetzen.
der automatischen Verschlagwortung
ihre Kunden schicken, gehen in Kopie
in EASY mit den streng kontrollierten
in einem bei der Kanzlei angelegen
Buchungsdaten aus NAV.“
E-Mail-Postfach ein und werden automatisch in Dynamics NAV und EASY
Neben Großkunden, die ihr gesamtes
Archive übernommen. Sobald die Bu-
Rechnungswesen outsourcen, betreut
chungen in Dynamics NAV erfasst
die Steuerberatungskanzlei mehrere
sind, zeigt EASY Buchungsdaten wie
kleinere Betriebe. Hier zahlt sich das
Debitor, Rechnungsnummer, Kosten-
neue System ebenso aus. Zwar ar-
stelle etc. zum Beleg an und stellt sie
beiten diese Kunden selbst nicht mit
selbsttätig für Such- und Filterfunkti-
Scannern oder EASY Archive, sondern
onen bereit. Eingangsrechnungen, die
schicken Buxbaum monatlich Papier-
beim Kunden per Post eingehen, erhal-
belege. Doch diese werden in der Kanz-
ten dort einen Barcode und werden im
lei ohne großen Aufwand mit Barcode
Stapel gescannt. Der Scanner schickt
gescannt und im System abgelegt.
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ZENTRALE
DEUTSCHLAND
EASY SOFTWARE AG
Am Hauptbahnhof 4
D-45468 Mülheim an der Ruhr
Telefon: +49 208 45016-0
E-Mail:[email protected]
Web:www.easy.de
LANDESGESELLSCHAFTEN
GROSSBRITANNIEN
EASY SOFTWARE (UK) PLC.
Reflection House, The Anderson Centre,
Olding Road, Bury St. Edmunds
Suffolk, IP33 3TA, UK
Telefon: +44 1284 727870
Einfachere Archivierung
Nicht zuletzt verbessert sich die Quali-
E-Mail:[email protected]
Sobald beim Klienten – oder bei kleine-
tät der Reportings, Bilanzen und Zahl-
Web:www.easysoftware.co.uk
ren Betrieben in der Kanzlei – gescannt
läufe. Denn diese enthalten nun nicht
wurde, wandern die Originalbelege in
mehr nur Datensätze, sondern zusätz-
ÖSTERREICH
beschriftete
lich Links zu den Belegen.
EASY SOFTWARE GmbH
sind die Scans rechtssicher archiviert
Mauermannstraße 8
und durch die Verschlagwortung nach
Einführung unproblematisch
A-5023 Salzburg
beliebigen Kriterien sortier- und auf-
Telefon: +43 662 461546
Elisabeth Buxbaum ist sehr zufrieden
findbar. Das Sortieren vor der physi-
mit EASY Archive, einem Produkt der
schen Ablage ist somit hinfällig. Ist eine
neuen EASY ECM Suite. Seit Anfang
Pappbox voll, folgt die nächste. Von Zeit
2014 ist das System am Start und bei
E-Mail:[email protected]
Web:www.easy-austria.at
Pappboxen.
Schließlich
zu Zeit gibt die Kanzlei die Boxen an die
ihren Klienten bestens angenommen.
SINGAPUR
Kunden zurück, wo sie archiviert wer-
EASY SOFTWARE
Selbst papieraffine Kunden, die digitale
den. Der Vorteil: Die Ablage in Boxen
Belege bislang ausdruckten, abhefteten
erfordert wesentlich weniger Platz und
oder vor der Übermittlung an Buxbaum
Zeit. Und wenn Kunden ihre Belege se-
für ihre eigenen Unterlagen kopierten
hen möchten, erhalten sie schlicht eine
oder scannten, verabschiedeten sich
DVD mit den aus EASY exportierten Da-
von ihrer alten Vorgehensweise. „Wir
teien oder Zugriff auf EASY.
haben die Lösung gemeinsam mit den
(ASIA PACIFIC) PTE. LTD.
4 Battery Road
Bank of China Building, #25-01
Singapore 049908
Telefon: +1 610 3508677
E-Mail:[email protected]
Web:www.easy.de
TÜRKEI
EASY SOFTWARE Türkiye
Telefon: +90 216 53774 50
E-Mail:[email protected]
Web:www.easy.de
USA
EASY SOFTWARE INC.
102 Pickering Way, Suite 503
Exton, PA 19341 USA
Telefon: +1 610 240 9260
E-Mail:[email protected]
Web:www.easysoftware.us
EASY Partnern zügig eingeführt und im
Überhaupt ist die permanente Ver-
Einführungsprozess weiter verfeinert.
fügbarkeit der digital in EASY Archive
Dass alles reibungslos geklappt hat, ist
abgelegten Belege ein wesentlicher
nicht selbstverständlich. Ich weiß von
Pluspunkt. Die Mitarbeiter der Kanzlei
ähnlichen
können Belege nicht nur in EASY, son-
derer Lösungen, die sich in die Länge
dern direkt aus Dynamics NAV aufrufen.
ziehen, weil alles viel zu komplex für die
Großkunden können von ihren eigenen
Anwender ist. Hierüber muss man sich
Rechnern aus ebenfalls auf EASY zu-
bei EASY keine Sorgen machen“, lautet
greifen und nach Schlagworten suchen.
Buxbaums Fazit.
Einführungsprojekten
an-

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