G3.02.2 Stellenbeschreibung 1. Stellenbezeichnung Kaufm. Sachbearbeiter/in 2. Stelleninhaber 3. Abteilung Präsidialabteilung 4. Gruppe Einwohnerkontrolle 5. Vorbemerkung Aus Lesbarkeitsgründen werden sämtliche Funktionen im allgemeinen Teil nur in männlicher Form geschrieben. 6. Stellenziele − Gewährleisten fachgerechter, kundenorientierter und gesetzeskonformer Dienstleistungen − Wirtschaftlicher Umgang mit Sachmitteln und Ressourcen − Gewährleisten einer selbständigen und effizienten Arbeitsweise − Teamorientiertes und kooperatives Zusammenarbeiten mit allen involvierten Verwaltungsabteilungen und Stellen 7. Organisatorische Einordnung Der Stelleninhaber ist unterstellt: − administrativ: Leiter Einwohnerkontrolle − fachlich: Leiter Einwohnerkontrolle und Friedhofvorsteher Der Stelleninhaber erhält zudem Weisungen von: − Leiter Präsidialabteilung Dem Stelleninhaber unterstehen: − administrativ und fachlich: -− administrativ: -Der Stelleninhaber gibt zudem Weisungen an: Lernende 8. Stellenanforderungen − − − − − − − − 9. Stellvertretung Kaufmännische Grundausbildung, mit Vorteil Verwaltungserfahrung Fremdsprachenkenntnisse (E, F, evtl. weitere) Selbständige und effiziente Arbeitsweise Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft Dienstleistungsbereitschaft, Flexibilität, angenehme Umgangsformen, Freude am Umgang mit Mitarbeitern und Bevölkerung Verschwiegenheit PC-Anwenderkenntnisse (Word, Excel, VRSG) Bereitschaft zur Weiterbildung Der Stelleninhaber wird vertreten von: Mitarbeiter und Leiter Einwohnerkontrolle Der Stelleninhaber vertritt: Mitarbeiter und Leiter Einwohnerkontrolle 1 10. Arbeitsgrundlagen Bei der Durchführung seiner Aufgabe sind vom Stelleninhaber die folgenden Grundlagen besonders zu beachten: − Gesetze, Verordnungen, Weisungen usw. des Bundes und Kantons sowie der Gemeinde betr. die einbezogenen Fachgebiete − Leitbild der Gemeinde Meilen − Gemeindeordnung, Organisationsreglement − Interne Weisungen, Richtlinien und Standards 11. Aufgaben Führen der Einwohnerkontrolle − Führen des Einwohnerregisters (Mutationen: Zuzüge, Wegzüge, Adressänderungen, Geburten, Todesfälle, Heiraten, Trennungen, Scheidungen, Konfessionswechsel usw.) − Einleiten bzw. Erstellen von Personenausweisen und Zeugnissen: Identitätskarten-Anträge, Wohnsitzbescheinigungen, Handlungsfähigkeitszeugnissen, Lebensbescheinigungen, Aufenthaltsausweise usw. − Erteilen von Adress- und anderen Auskünften − Durchführen von Beratungen am Schalter und Telefon − Bestellen von Listen, Etiketten und Statistiken (VRSG) für interne und externe Stellen − Erstellen von Bussenverfügungen bei Übertretungen Stimmregister − Nachführen des Stimmregisters für Einwohner − Versenden des Stimmmaterials an auswärts wohnhafte Einwohner sowie an Neuzuzüger − Versenden von Weisungen in Spezialfällen an Einwohner − Bearbeiten von Unterschriftsbogen bei Initiativen und Referenden − Urnendienst bei Wahlen und Abstimmungen Fundbüro − Entgegennehmen gefundener Gegenstände bzw. von Vermisstmeldungen − Ausfindigmachen von Verlierern − Aushändigen von Gegenständen an Verlierer − Überweisen des Finderlohnes − Weiterleiten nicht abgeholter Gegenstände an die zuständigen Stellen KVG − Kontrollieren der Krankenversicherungsabschlüsse − Bearbeiten von Befreiungsgesuchen Kasse − Verarbeiten von Bargeld-Ein- und Auszahlungen − Verarbeiten des Tagesabschlusses Infodesk (Anlaufstelle Gemeindehaus für Erstauskünfte) − Erteilen von Auskünften (über Verwaltungsstellen, Standorte, allgemeine Informationen über die Verwaltung und die Gemeinde) − Entgegennehmen und Weiterleiten von Meldungen − Einleiten von Terminvereinbarungen − Abgeben von Formularen, Reglementen, Broschüren − Abwickeln der Bestellungen von SBB-Tageskarten (Entgegennehmen der Bestellungen, Herausgabe der Tageskarten) − Bewirtschaften des Fundbüros − Verkaufen diverser Artikel (Gewerbecontainer, Quiz, Memory, DVD, Bücher, Parkkarten etc.) − Entgegennehmen der Päcklipost − Erledigen diverser kleinerer Verwaltungsgeschäfte 2 Diverses − Wahrnehmen von Aufgaben als Verbindungsstelle zu externen Ämtern (z. B. Strassenverkehrsamt, Migrationsamt, Zentrales Ausländerregister) − Verarbeiten des Posteinganges − Durchführen diverser Kontrollarbeiten − Herausgeben bzw. Verkaufen verschiedener Produkte Bestattungen − Administratives Bearbeiten von Bestattungen (Durchführen der Bestattungsgespräche mit den Angehörigen, Koordinieren und Festlegen der Termine von Beisetzungen und Abdankungen, Erteilen der Aufträge an Bestattungsunternehmen, Friedhofgärtner, Krematorium usw., Mitteilen der Bestattungstermine an kirchliche Stellen, Publizieren der Todesanzeigen, Information an diverse Stellen) − Problemfälle werden mit dem Leiter der Präsidialabteilung/Friedhofvorsteher abgesprochen. 12. Information Abzugebende Informationen − Der Stelleninhaber informiert den Vorgesetzten dauernd über wichtige Vorkommnisse und auftauchende Probleme in seiner Aufgabenerfüllung. Zu erhaltende Informationen − Informationen, die für die Aufgabenerfüllung erforderlich sind − Interne Informationen des Vorgesetzten aus den Gemeinderatssitzungen und aus der Abteilungsleiterkonferenz − Teamsitzungen der Einwohnerkontrolle 13. Zeichnungsbefugnisse − Verwaltungsakte mit Einzelunterschrift: Unterzeichnen der Zeugnisse − Schriftstücke, die keinen Verwaltungsakt beinhalten, werden vom Stelleninhaber einzeln unterschrieben, sofern ihm die abschliessende Sachbearbeitung obliegt. − Der Stelleninhaber ist ermächtigt, einfache Verwaltungsauskünfte ohne Rechtswirkung für die Gemeinde sowie Anfragen an Amtsstellen und Private und ähnliche Schriftstücke allein zu unterschreiben. 14. Finanzielle Befugnisse Vorprüfung von Rechnungen zuhanden des Vorgesetzten 15. Besondere Bemerkungen Der Stelleninhaber untersteht dem Amtsgeheimnis (§ 71 GG und Art. 320 StGB). 16. Unterschriften Datum Unterschrift Stelleninhaber/in XX Vorgesetzte Karin Fischer, Leiterin Gruppe Einwohnerkontrolle Abteilungsleiter lic. iur. Marc Bamert, Leiter Präsidialabteilung Personalstelle Martin Good 3
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