Kosteneffizienz und optimales Lizenzmanage

Kundenreferenz: Cloud Services
VNR - Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
Kosteneffizienz und
optimales Lizenzmanagement dank Office 365
Der Verlag für die Deutsche
Wirtschaft AG (VNR) ist ein führender
deutscher Fachverlag mit Sitz in
Bonn. Das Portfolio der international
tätigen Verlagsgruppe umfasst mehr
als 300 Publikationen zu Themen
von A wie Arbeitsrecht bis Z wie
Zeitmanagement.
Branche:
Digitalagenturen
Mitarbeiter:
380
Der VNR Verlag findet mit Office 365 eine Komplettlösung für Kommunikation und Zusammenarbeit im
Unternehmen, die gleichzeitig das Lizenzmanagement optimiert. Dank Funktionserweiterung und
Kosteneinsparungen durch Office 365 bringt eine Volumenlizenz nun klare Vorteile.
«Unterm Strich
sind wir mit
Office 365
kostenneutral,
haben aber an
Funktionalität
gewonnen und
Aufwände
reduziert.»
Raphael Baier
Leiter Corporate IT
Ausgangslage
Das Verlagshaus sucht eine zeitgemäße Lösung für flexibles Arbeiten (Social
Collaboration und Intranet) unabhängig von Ort und Endgerät. Gleichzeitig soll das
Lizenzmanagement vereinfacht werden.
Lösung
Nach der Evaluierung der Lösungen von Microsoft und Google überzeugt Microsoft
dank optimaler Integration und Kosteneffizienz der Gesamtlösung. Office 365 E4 wird
als einheitliche Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen
etabliert. Zudem wird Microsoft Azure getestet.
Verbesserungen
Die Microsoft-Lösung ermöglicht flexibles Arbeiten auf verschiedenen Geräten –
unterwegs und im Büro. Zudem ermöglicht Office 365 E4 eine kostenneutrale
Optimierung des Lizenzmanagements und ein Plus an Funktionalität bei reduziertem
Aufwand für Betrieb und Wartung.
Beratung durch Fachpublikationen ist das Kerngeschäft der „Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG“ (VNR). Das in
Bonn ansässige Verlagshaus liefert einem breitgefächerten Publikum Praxiswissen und Handlungsanleitungen in Form
von Fachjournalen und Ratgeber-Zeitschriften. Über 100 Spezialisten sind für das Unternehmen als Autoren und Redakteure tätig, um das Expertenwissen verschiedener Fachbereiche für die Leser verständlich und nutzbar zu machen.
Das Verlagshaus ist ein Wissensproduzent und versteht sich als Netzwerkunternehmen. Es überrascht daher nicht, dass
auf zeitgemäße Lösungen für Kommunikation und Kollaboration großen Wert gelegt wird. Mit einer neuen Lösung für
Social Collaboration und Intranet soll die Zusammenarbeit im Unternehmen effizienter und flexibler gestaltet werden.
Zwei IT-Projekte wachsen zusammen – „Ausgangspunkt war die Evaluierung verschiedener Lösungen, um Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zu vereinfachen“, erzählt Raphael Baier, Leiter Corporate IT. In zwei
Testgruppen aus jeweils 10 Mitarbeitern wurden Microsoft Office 365 und Google Apps for Work evaluiert. Schon
zuvor hatte Baier eine Neuorganisation des Lizenzmanagements initiiert. Hier hatte die kostenneutrale Vereinfachung
der Lizenzpflege oberste Priorität: „Der Aufwand für das Management der rund 400 Einzellizenzen war sehr groß, aber
der Umstieg vom Erwerb der Einzellizenzen auf eine Volumenlizenz zahlte sich auf den ersten Blick nicht aus.“ Bei der
Evaluierung der Kommunikations- und Kollaborationslösungen zeigten sich beide Testgruppen nach der ersten Phase
mit den jeweils getesteten Tools zufrieden. „Doch dann haben die Teams die Lösungen getauscht und nach der
zweiten Testphase gab es ein klares Ergebnis: Beide Gruppen waren übereinstimmend der Meinung, dass Office 365
von Microsoft das bessere Tool für einfaches und flexibles Arbeiten im Team ist“, berichtet Baier. Für Microsoft sprach
vor allem die bessere Integration von Office 365 in die gewohnten Produktivitätstools von Microsoft. Im Vergleich
wurde der Workflow mit Office 365 als wesentlich flüssiger wahrgenommen. So mussten in Google immer wieder
Daten neu angelegt werden oder Dateien konvertiert werden, die dann doppelt vorhanden waren. Der völlig andere
Zugang von Google zur Organisation von E-Mails wurde im Vergleich als wenig übersichtlich empfunden: So wurde
z.B. die Ordner-Struktur von Microsoft als effizienter bei der strukturierten Bearbeitung von regelmäßigen BusinessTasks beurteilt. Hinzu kamen die neuen Möglichkeiten, mit SharePoint Online Teams im Intranet abzubilden. „Lediglich
Arbeitsplätze:
380
Projektdauer:
5 Monate
Produkte:
• Microsoft Office 365 E4
• Microsoft Azure
Kundenreferenz: Cloud Services
der Social Feed der Google-Lösung wurde besser
bewertet, allerdings hatte Microsoft zum damaligen
Zeitpunkt das soziale Netzwerk Yammer noch nicht
integriert“, so Baier.
Office 365 verbessert Kosteneffizienz – Auf Basis dieses
Ergebnisses sprach sich auch die Unternehmensführung
für Office 365 als neue Lösung für Kommunikation und
Kollaboration im Unternehmen aus. Bei dieser
Entscheidung spielte auch die Vereinfachung des
Lizenzmanagements eine wichtige Rolle – denn mit Office
365 zeichnete sich aus Sicht der Kosteneffizienz ein neues
Bild ab.
"Unterm Strich sind wir mit Office 365 kostenneutral, haben aber an Funktionalität gewonnen und Aufwände
reduziert", Raphael Baier
Optimiertes Lizenzmanagement: Mehr Funktionen,
weniger Aufwand – „Die Kalkulation hat sich durch die Entscheidung für Office 365 zugunsten einer deutlich besseren
Kosteneffizienz der Volumenlizenz verschoben“, erläutert Baier. So konnten dank Exchange Online die Kosten für
Administration und Wartung von drei lokalen Exchange Servern eingespart werden. Gleichzeitig wurde durch den
Verzicht auf VPN-Verbindungen das mobile Arbeiten und der Zugriff von außen, z.B. aus dem Home Office,
vereinfacht. Auch die Mehrfachnutzung der Office Suite im Rahmen von Office 365 (fünf Installationen pro Nutzer)
vereinfacht das Arbeiten von zuhause und spart Kosten. Künftig nicht mehr erforderliche oder signifikant reduzierte
Investitionen in Hardware, Software-Updates, Support, Raum- und Energiekosten wurden ebenfalls bei der Kalkulation
berücksichtigt und führten letztendlich zu einer überzeugenden Kosteneffizienz des Gesamtpakets. „Unterm Strich sind
wir mit Office 365 E4 kostenneutral, haben aber an Funktionalität gewonnen und Aufwände deutlich reduziert.“
Im Test: Mit Microsoft Azure weiter Kosten reduzieren – „Unser Strategieplan sieht vor, künftig Hardware – wenn
möglich – durch Cloud-Services zu ersetzen und so die IT-Kosten weiter zu senken.“ Zu diesem Zweck testet das
Verlagshaus zurzeit die Cloud-Plattform Microsoft Azure in den Bereichen Backup und Disaster Recovery, Server in der
Microsoft-Cloud sowie Skype for Business als Alternative zur klassischen Telefonanlage. „Azure bietet sicherlich einige
interessante Möglichkeiten für die Zukunft“, so Baier. Aber zunächst will der IT-Leiter die neuen Möglichkeiten nutzen,
die das Enterprise Agreement bietet. „Wir bauen zurzeit das Intranet auf Basis von SharePoint Online auf – zunächst
mit How-to-Seiten und einer Dokumenten-Datenbank. Nächster Schritt ist eine Personen-Datenbank, die zwei
vorhandene Datenbanken ersetzen wird. So migrieren wir Schritt für Schritt das alte Intranet zu SharePoint Online.“
Weitere Referenzen finden Sie unter: www.microsoft.de/kundenreferenzen
Microsoft Deutschland GmbH
Konrad-Zuse-Straße 1
85716 Unterschleißheim
Telefon: +49-89-3176-0
Email: [email protected]
www.microsoft.de
Microsoft ist der weltweit führende Hersteller von Standardsoftware,
Services und Lösungen, die Menschen und Unternehmen aller
Branchen und Größen helfen, ihr Potenzial voll zu entfalten. Sicherheit
und Zuverlässigkeit, Innovation und Integration sowie Offenheit und
Interoperabilität stehen bei der Entwicklung der Microsoft-Produkte
im Mittelpunkt.
© 2015 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Namen und Produkte anderer Firmen können eingetragene Warenzeichen der
jeweiligen Rechteinhaber sein.

Download Report