STELLENBESCHREIBUNG 1. Stellenbezeichnung Gemeindeschreiberin-Stellvertreter/in 2. Organisationseinheit Gemeindeschreiberei 3. Stelleninhaberin Pensum 4. Vorgesetzte Stelle/n Gemeindeschreiberin (evtl. ab 1.4.2017: Verwaltungsleitung) 5. Unterstellungen Keine resp. bei effektiver Abwesenheitsvertretung der Gemeindeschreiberin entsprechend dieser Position Evtl. ab 1.4.2017: - Verwaltungsmitarbeiterin Gemeindeschreiberei - Verwaltungsmitarbeiter/in Schulsekretariat - Senioren-Info 6. Stellvertretung für 1. 2. 1. 2. Durch (Regelung gilt bis 31.3.2017) 7. Unterschriftsberechtigung Verwaltungsmitarbeiterin GS und SS Gemeindeschreiberin Verwaltungsmitarbeiterin GS Gemeindeschreiberin - Einzelunterschrift für Sachgeschäfte im Zuständigkeitsbereich - zu Zweien mit dem Gemeindepräsidenten im Stellvertretungsfall Evtl. ab 1.4.2017: - 8. Finanzkompetenz Zu Zweien mit dem entsprechenden Ressortvorstehenden Gemeinderat in Geschäften mit politischem Gewicht Keine resp. bei länger dauernder Abwesenheit der Gemeindeschreiberin (ab 2 Wochen) Visumsberechtigung für Zahlungen zulasten laufender Rechnung Evtl. ab 1.4.2017: Gemäss Organisationsverordnung für budgetierte Kredite im Zuständigkeitsbereich bis CHF 5‘000 9. Fachliche Anforderungen 10. Funktions- und Leistungsziele Höhere Ausbildung in der Branche (Diplom Gemeindeschreiber/in) oder in relevanten Fachrichtungen Erfüllen der Zielvorgaben und Leistungserwartungen gemäss Beurteilungsbogen für das Mitarbeiterinnen-Gespräch (Vorgesetztenfunktion) leitend ausführend 11. Aufgaben (mit Eventual-Änderung ab 1.4.2017) 11.1 Gemeindeorganisation - Bearbeiten von Reglementsrevisionen, Verordnungen, Weisungen und Überwachung der Nachführung der Sammlung X - Bearbeiten von Wechseln in den Kommissionen und Funktionen sowie Nachführen des Behördenverzeichnisses - Mithilfe bei der Organisation von Wahlen X - Mithilfe bei der Organisation von Gemeindeversammlungen X X Evt. ab 1.4.2017 11.2 Verwaltungsorganisation - Bearbeiten von Reglementsrevisionen, Verordnungen, Weisungen und Überwachung der Nachführung der Sammlung X - Bearbeiten von Wechseln in den Kommissionen und Funktionen sowie Nachführen des Behördenverzeichnisses - Organisation von Wahlen X - Organisation von Gemeindeversammlungen X - Mithilfe bei der Bearbeitung von Weisungen, Prozessen und Geschäftsvorlagen X - Mithilfe bei der Aktualisierung des Organisationshandbuches X - Nachführung der Vertragssammlung X - Kontrolle der Einhaltung der Archivvorschriften X - Kontrolle der Aktualität des Register der Datenbanksammlungen X - Mithilfe bei der Koordination der Verwaltung (Personalsitzungen, Teamanlässe etc.) X X X Evtl. ab 1.4.2017 - Mithilfe bei der Bearbeitung von Weisungen, Prozessen und Geschäftsvorlagen X - Aktualisierung des Organisationshandbuches X - Nachführung der Vertragssammlung X - Mithilfe bei der Koordination der Verwaltung (Personalsitzungen, Teamanlässe etc.) - Teilnahme an Abteilungsleitungssitzungen X X X leitend 11.3 Sekretariat und Stellvertretung Gemeindeschreiberin ausführend - Erstellen von Anträgen X - Fertigstellung Einladung und Protokoll Gemeinderat X - Mitarbeit beim Vollzug von Beschlüssen X - Mitarbeit im Personalwesen X Vertretung bei Ferienabwesenheit oder anderweitiger Absenz nach Rücksprache mit der Gemeindeschreiberin oder dem Gemeindepräsidenten Ab 1.4.2017 Sekretariat und Stellvertretung Verwaltungsleitung Evtl. 1.4.2017 - Erstellen von Anträgen X - Fertigstellung Einladung und Protokoll Gemeinderat - Vollzug von Beschlüssen im Zuständigkeitsbereich X - Mitarbeit im Personalwesen X X Vertretung bei Ferienabwesenheit oder anderer Absenz nach Rücksprache mit Verwaltungsleitung 11.4 Neu ab 1.4.2017: Sekretariat Gemeindepräsident - Mithilfe bei Termin- und Geschäftskoordination X - Unterstützung bei Repräsentationsaufgaben, Einladungsmanagement und weiteren Organisationsfragen X 11.5 Budget und Kreditkontrolle Budgetierung und Kreditkontrolle im zuständigen Sachbereich 11.6 Erbschaftswesen Tätigkeit als Siegelungsbeamtin und Bearbeitung von Erbschaftsfragen 11.7 Information / Internet 11.8 Ausbildung X X - Erhaltung der Aktualität der GemeindeWebsite mit Ausnahme der intern zugewiesenen Bearbeitungen (Fachinhalte) X - Überwachung der internen Aktualisierungen X - Speisung Monitor Schaufenster X - Koordination und Sicherstellung der Informationstätigkeit X - Mitarbeit beim Abfassen von Medienmitteilungen und Publikationen X Funktion als Berufsbildnerin (Überwachung Ausbildung, Ansprechperson für Lernende etc.) X leitend 11.9 Stellvertretung Verwaltungsmitarbeiterin Einwohnerdienste/Ortspolizei/ Evt. ab 1.4.2017 Führung und Stellvertretung Bereich Einwohnerdienste, Einbürgerungen, Ortspolizei, Bevölkerungsschutz, Kultur Bei Abwesenheit der Sachbearbeiterin: - Kundenbedienung an Schalter und Telefon - Lehrlingsüberwachung - Ausstellen von Bestattungsbewilligungen - Abwesenheitsvertretung in allen Bereichen der Gemeindeschreiberei/Einwohner- und Fremdenkontrolle/Einbürgerungen - Sporadisches Mitwirken bei Abstimmungen Sicherstellung der ordnungsgemässen Geschäftserledigung und Ausbildung der Lernenden X X Stellvertretung in allen Bereichen X Mitgliedschaft und Sekretariat Sicherheitskommission (evtl. VK) X Einsitznahme in Fachausschuss ZSO Bantiger (evtl. VK) X Umsetzung Vandalismus-Präventionskonzept (evtl. VK). Einberufung und Einsitznahme Präventionsgruppe X Bearbeitung von Geschäften aus dem Ressort Sicherheit X X 11.10 Stellvertretung des/der Verwaltungsmitarbeiter/in Schulsekretariat Auskunftserteilung bei Ferienabwesenheit oder a.o. Absenz Ab 1.4.2017 Führung und Stellvertretung Schulsekretariat Sicherstellung der ordnungsgemässen Geschäftserledigung X Bearbeitung von Geschäften aus dem Ressort Bildung/Jugend/Sport X 11.11 Jugend 11.12 Alter ausführend Einsitz in Steuergruppe offene Jugendarbeit X Bearbeitung von Geschäften aus dem Ressort Bildung/Jugend/Sport X Führung und Sicherstellung der ordnungsgemässen Geschäftserledigung X Bearbeitung von Geschäften aus dem Ressort Soziales soweit nicht der Sozialdienst StettlenVechigen oder die Senioren-Info zuständig ist X leitend 11.13 Projekte Unterstützung der Verwaltungsleitung im Projektmanagement Gesamtverwaltung X Mitarbeit oder selbständige Abwicklung von Projekten X Datum: Der/die Stelleninhaber/in: ausführend GEMEINDERAT STETTLEN Präsident Sekretärin Lorenz Hess Verena Zwahlen
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