STELLENBESCHREIBUNG 1. Stellenbezeichnung Verwaltungsmitarbeiter/in Schulsekretariat 2. Organisationseinheit Gemeindeschreiberei 3. Stelleninhaber/in Pensum 40 % 4. Vorgesetzte Stelle/n Gemeindeschreiberin-Stellvertretung 5. Unterstellungen Keine 6. Stellvertretung für Keine durch Gemeindeschreiberin-Stv. 7. Unterschriftsberechtigung - Einzelunterschrift für Sachgeschäfte im Zuständigkeitsbereich - zu Zweien mit der Schulleitung oder dem SchulkommissionsPräsident gemäss Zuständigkeitsordnung und Gesetzgebung 8. Finanzkompetenz Keine 9. Fachliche Anforderungen Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann oder gleichwertig 10. Funktions- und Leistungsziele Erfüllen der Zielvorgaben und Leistungserwartungen gemäss Beurteilungsbogen für das Mitarbeiterinnen-Gespräch 11. Aufgaben (gemäss Funktionendiagramm vom ………..) 11.1 Allgemeines Sicherstellung der Einhaltung von Weisungen und Vereinbarungen sowie Umsetzung von administrativen Gesetzgebungsänderungen Mitarbeit in ausserordentlichen Geschäften und Projekten im Zusammenhang mit der Funktion 11.2 Sekretariat Schulkommission - Erstellen Sitzungseinladung zusammen mit Präsident und Schulleitung - Protokollführung - Vollzug der Beschlüsse - Mithilfe im Qualitätssicherungskonzept - Erstellung Sitzungsplan und Abrechnung Sitzungsgelder - Aktualisierung Notfall- und Krisenkonzept 11.3 Schulorganisation 11.4 Tagesschule Auskunftserteilung an Eltern über Tagesschule und Schulorganisation Teilweise in Zusammenarbeit mit der Schulleitung - Nachführung Adressverzeichnis Schüler und Lehrerschaft - Kantonale Statistik der Lernenden erstellen - Schulpflichtkontrolle führen inkl. auswärtige Schulbesuche - Versand Anmeldeblätter Kindergarten und 1. Klasse - Mitteilung der Klassenzuteilung - Bearbeitung von Gesuchen für spezielle auswärtige Schulbesuche (Fussballklasse etc.) - Mitarbeit bei der Budgetierung und Kreditkontrolle - Organisation Schlussanlass mit Lehrerschaft - Administrative Unterstützung bei der Anstellung von Lehrkräften und Erstellen von Anstellungsverfügungen - Administrative Mithilfe bei Problemfällen und schwierigen Gesprächen Teilweise In Absprache mit Tagesschulleitung - Versand der Anmeldeblätter an Eltern und Mitteilung der Aufnahme - Bedarfsumfrage an Eltern, Ergebnisse aufbereiten für Schulkommission, allenfalls Antragstellung für neue Module, Berechnung der Kosten inkl. Personalbudget, Personalplanung, Mahlzeitenorganisation - Information der Eltern und Betreuungspersonen erstellen und zustellen - Formular Anwesenheitskontrollen erstellen - Abmeldungen weiterleiten - Neuanmeldungen bearbeiten - bei organisatorischen Fragen mithelfen Quartalsweise Abrechnung und Fakturierungsauftrag für Elternbeiträge an Finanzverwaltung zustellen Budgetierung und Kreditkontrolle durchführen Schlussabrechnung zuhanden Kantonalen Lastenausgleich erstellen Datum: Der/die Stelleninhaber/in: GEMEINDERAT STETTLEN Präsident Sekretärin Lorenz Hess Verena Zwahlen
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