TomTom WEBFLEET Logbook

TomTom
WEBFLEET Logbook
Einstellungen für WEBFLEET Logbook-Benutzer
Einstellungen für WEBFLEET LogbookBenutzer
TomTom WEBFLEET Logbook hilft Fahrern dabei, ihr Fahrtenbuch problemlos
über ihr Smartphone zu führen und zu bearbeiten – mit nur einer Berührung
auf dem Display. Dieses Dokument soll WEBFLEET-Administratoren als
Anleitung dazu dienen, wie sie die richtigen Einstellungen für WEBFLEET
Logbook-Benutzer vornehmen.
Hinweis: Um eine optimale Verwendung unter Berücksichtigung der
Datenschutzrichtlinien zu ermöglichen, sollte jeder WEBFLEET LogbookBenutzer über einen eigenen WEBFLEET-Zugang verfügen, bei dem nur ein
Fahrer einem Fahrzeug zugewiesen ist.
Erstellen eines Fahrers
So erstellen Sie einen Fahrer:
1. Gehen Sie in WEBFLEET zum Hauptmenü, klicken Sie auf Mehr ... und
wählen Sie aus der Liste Fahrer aus.
2. Klicken Sie in der Detailansicht rechts auf Neu, um einen neuen Fahrer zu
erstellen.
3. Füllen Sie auf der Registerkarte Stammdaten alle relevanten Details für
Fahrer, Adresse und Ansprechpartner aus.
Wichtig: Geben Sie unter Ansprechpartner eine gültige E-Mail-Adresse des
Fahrers ein. Wenn der Fahrer das Fahrtenbuch mithilfe von WEBFLEET
Logbook anfordert, wird der PDF-Fahrtenbuchreport an die angegebene EMail-Adresse gesendet.
4. Wählen Sie unter Identifikation des Fahrers via GO/PRO + 3xx oder GO/
PRO 9xxx aus und geben Sie einen PIN-Code für den Fahrer ein, damit er
sich mithilfe von WEBFLEET Logbook identifizieren kann.
5. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern und schließen
Sie dann das Dialogfenster.
Möglicherweise möchten Sie dem Fahrer jetzt ein Fahrzeug zuweisen. Wählen
Sie dazu den Fahrer aus der Liste aus und klicken Sie in der Detailansicht
rechts auf Zuweisen. Wählen Sie das Fahrzeug aus, das Sie dem Fahrer
zuweisen möchten und klicken Sie auf Speichern.
Wenn Sie dem Fahrer kein Fahrzeug zuweisen können, lesen Sie die
Technische Einschränkungen auf Seite 4, um weitere Informationen zu
erhalten.
Erstellen eines Benutzers
So erstellen Sie einen Benutzer für WEBFLEET Logbook:
1. Gehen Sie in WEBFLEET zum Hauptmenü, klicken Sie auf Mehr ... und
wählen Sie aus der Liste Benutzer aus.
2. Klicken Sie in der Detailansicht rechts auf Neu, um einen neuen Benutzer zu
erstellen.
2
3. Füllen Sie auf der Registerkarte Benutzerdaten unter Benutzerdaten die
Benutzerinformationen aus.
4. Legen Sie in den Passworteinstellungen ein Passwort fest.
5. Wählen Sie aus der Liste in den Profileinstellungen Experte aus.
6. Klicken Sie auf Speichern.
7. Klicken Sie auf Erweitert in den Profileinstellungen.
8. Wählen Sie die Registerkarte Fahrzeuge aus.
9. Wählen Sie aus der Liste unter Zugriff auf alle Fahrzeuge mit Rechtestufe
Keine aus.
10.Klicken Sie auf Neues Fahrzeug.
11.Wählen Sie das entsprechende Fahrzeug für den Benutzer aus.
12.Wählen Sie unter Berechtigung Expertenrechte (inkl. Konfiguration) für
dieses Fahrzeug aus.
13.Klicken Sie auf Zuweisen.
14.Wählen Sie die Registerkarte Fahrer aus.
15.Wählen Sie unter Zugriff auf alle Fahrer mit Berechtigung aus der Liste
Keine aus.
16.Klicken Sie auf Neuer Fahrer.
17.Wählen Sie den entsprechenden Fahrer aus.
18.Wählen Sie unter Berechtigung Bearbeitungszugriff aus.
19.Klicken Sie auf Zuweisen.
20.Klicken Sie auf OK.
21.Klicken Sie auf der Registerkarte Benutzerdaten auf Speichern.
22.Klicken Sie auf die Schaltfläche X, um das Dialogfenster zu schließen.
Konfigurieren des Fahrtenbuchreports
Damit ein Fahrer einen Fahrtenbuchreport in WEBFLEET Logbook empfangen
kann, müssen Sie einen Report in WEBFLEET erstellen. Er wird manuell an die
E-Mail-Adresse des Fahrers gesendet.
Klicken Sie im Hauptmenü auf Reports, wählen Sie die Registerkarte Manager
aus und klicken Sie in der Detailansicht rechts auf Neu, um einen Report zu
erstellen.
Wenn Sie den Fahrtenbuchreport mithilfe des Report-Administrators
erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Wählen Sie im Schritt Vorlage wählen die Vorlage für Tour-Report
(Fahrtenbuch) aus.
2. Wählen Sie im Schritt Dateiformat auswählen das Format PDF aus.
3. Gehen Sie im Schritt Report-Lieferung wie folgt vor:
• Wählen Sie die Lieferart Manuell aus.
• Wählen Sie unter Filtereinstellungen das entsprechende Fahrzeug und
dann Voreinstellung fixieren aus.
4. Wenn Sie einen Report erstellt haben, wählen Sie ihn aus der Liste aus und
klicken Sie auf Zuweisen, um den Report dem entsprechenden Fahrer
zuzuweisen.
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Technische Informationen
Technische Anforderungen
• TomTom LINK 3xx mit der Firmware-Version 1.9203 oder höher.
• TomTom LINK 5xx mit der Firmware-Version 2.0 oder höher.
Technische Einschränkungen
• In folgenden Fällen können Sie einem Fahrer kein Fahrzeug zuweisen:
• Das Fahrzeug wurde dem Fahrer bereits über ein Navigationsgerät
zugewiesen.
• Das Fahrzeug wurde über ein Navigationsgerät einem anderen Fahrer
zugewiesen.
• Ihr Fahrer wurde über ein Navigationsgerät einem anderen Fahrzeug
zugewiesen.
• Sie können den Kilometerstand nicht aktualisieren, wenn das LINK-Gerät
mit einem digitalen Fahrtenschreiber und/oder der FMS-Schnittstelle
verbunden ist.
• Wenn Sie WEBFLEET Logbook zusammen mit einem TomTom GO/PRO
9xxx verwenden, berücksichtigen Sie Folgendes:
• Sie können den Kilometerstand nicht aktualisieren.
• Sie können den Fahrtmodus nicht ändern.
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