E‑POSTBUSINESS BOX
Anwenderhandbuch
Version 1.01 zu Release 2.4
Impressum
Handbücher und Software sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nicht ohne schriftliche
Genehmigung der Deutschen Post AG kopiert, vervielfältigt, gespeichert, übersetzt oder
anderweitig reproduziert werden. Dies gilt sinngemäß auch für Auszüge. Alle Rechte bleiben
vorbehalten.
Die Deutsche Post AG ist berechtigt, ohne vorherige Ankündigungen Änderungen vorzunehmen oder die Dokumente/Software im Sinne des technischen Fortschritts weiterzuentwickeln.
Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Alle Warenund Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen
Eigentümer.
© 2016 Deutsche Post AG
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Anwenderhandbuch
Inhalt
1 Zu diesem Dokument
1
1.1 Symbole, Auszeichnungen
1
1.2 Release-Information
2
2 Kurzanleitung zum Schnellstart
3
3 Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
4
3.1 Dokumentvorlage herunterladen
4
3.2 E‑POSTBRIEF erstellen und anzeigen
5
3.2.1 Fehler beim Erstellen von E‑POSTBRIEFEN beheben
8
3.2.2 Automatische Fehlerkorrektur – worauf muss ich achten?
10
3.3 Anhänge anfügen
13
3.4 Rechnungen senden
16
3.5 E‑POSTBRIEF prüfen, Zustelloptionen anpassen und versenden
21
3.6 E‑POSTBRIEFE zusammenführen
26
4 Massensendungen senden
32
4.1 Serienbriefe mit der Client-Anwendung Connect senden
32
4.2 Massensendungen im PDF-Format generieren und schneller versenden
36
4.2.1 Troubleshooting: Fehler im Zusammenhang mit PDF-Dateien identifizieren
38
5 Postfach verwalten
39
5.1 Postfach öffnen und bedienen
39
5.2 E‑POSTBRIEFE freigeben
41
5.3 E‑POSTBRIEFE stornieren
43
5.4 E‑POSTBRIEFE verarbeiten
43
5.5 E‑POSTBRIEFE archivieren
43
5.6 Versendete E‑POSTBRIEFE prüfen
45
5.7 Empfangene E‑POSTBRIEFE prüfen
47
6 Elektronische E‑POSTBRIEFE mit einem E‑Mail-Programm senden und empfangen
49
7 Administrative Aktivitäten ausführen
52
7.1 Anmelden am E‑POSTBUSINESS BOX Server
52
7.2 Client-Anwendungen installieren
52
7.3 Passwort ändern
59
7.4 Neues Passwort anfordern
60
7.5 Support-Funktionen nutzen
60
7.6 Abmelden von einer Client-Anwendung
60
8 Troubleshooting und Fehlermeldungen
8.1 Ein versendeter E‑POSTBRIEF erscheint nicht im Postausgang
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62
62
Anwenderhandbuch
8.2 Client-Anwendung Connect startet nicht
62
8.3 Die Client-Anwendungen haben keine Verbindung zur E‑POSTBUSINESS BOX
63
8.4 Client-Anwendung Connect ist sehr langsam, es gibt Abstürze in der Anwendung oder Fehlermeldungen
63
8.5 Die Druckqualität von Grafiken in E‑POSTBRIEFEN ist unbefriedigend
63
8.6 „While executing securitray ...“
64
8.7 „Couldn't connect to host“
64
9 Anhang
66
9.1 Zugehörige Dokumente
66
9.2 Support
67
9.3 Briefformate und Papierqualität beim physischen Drucken von E‑POSTBRIEFEN im Rechenzentrum
67
Index
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70
Anwenderhandbuch
1
Zu diesem Dokument
1 Zu diesem Dokument
Das Anwenderhandbuch E‑POSTBUSINESS BOX erläutert alle Themen rund um die Erstellung und Verwaltung von E‑POSTBRIEFEN.
Mit der E‑POSTBUSINESS BOX versenden Sie digitale Einzel- oder Serienbriefe einfach
und bequem – mit der Sicherheit und dem Komfort, den Ihnen der E‑POSTBRIEF bietet. Hat
ein Empfänger noch keine E‑POST Adresse, wird Ihr E‑POSTBRIEF automatisch von der
Deutschen Post AG gedruckt, kuvertiert und per Post zugestellt.
Zielgruppe ▪
▪
Zielgruppe sind Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die z. B. als Sachbearbeiter mit
Geschäftspartnern korrespondieren.
Mitarbeiter im Marketing
Typischerweise werden E‑POSTBRIEFE auf der Grundlage von Dokumentvorlagen erstellt. Das Anwenderhandbuch richtet sich auch an Personen, die in Ihrem Unternehmen
Dokumentvorlagen für Geschäftsbriefe erstellen.
TIPP
Ist in Ihrem Unternehmen die Marketing-Abteilung oder ein externer Dienstleister für
das Erstellen von Dokumentvorlagen zuständig? Dann stellen Sie diesen Kollegen die
„E‑POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung Dokumentvorlagen“ mit den Anleitungen und
Checklisten zum Erstellen von Dokumentvorlagen für E‑POSTBRIEFE zur Verfügung.
Laden Sie die aktuelle Version im Download-Bereich für Geschäftskunden unter
https://www.epost.de/geschaeftskunden/downloads.html (über www.epost.de > Für
Geschäftskunden > Services > Downloads > E‑POSTBUSINESS BOX) herunter.
Weitere Informationen finden Sie unter 9.1 Zugehörige Dokumente.
1.1 Symbole, Auszeichnungen
In dieser Anleitung werden Symbole und Auszeichnungen verwendet, um Ihnen einen
schnellen Zugriff auf Informationen zu ermöglichen.
Symbol
Beschreibung
Voraussetzung, die erfüllt sein muss, um eine Handlung ausführen zu können
Handlung mit einem Schritt oder mehreren Schritten, deren Reihenfolge nicht
relevant ist
1.
Handlung mit mehreren Schritten, deren Reihenfolge relevant ist
2.
3.
▪
▪
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Aufzählung erster Ebene
▪
Aufzählung zweiter Ebene, auch in Handlungsanweisungen
Abbildung :
<Nr.>, Position <Nr.>)
Die Positionsnummer beschreibt die Position z. B. eines Elements der
Benutzeroberfläche in einer Abbildung:
Anwenderhandbuch
1
1
Zu diesem Dokument
Symbol
Beschreibung
Abbildung 1.1-1 Positionsnummer
Die Positionsnummern in Abbildungen sind im Uhrzeigersinn angeordnet, die
Anordnung entspricht nicht der Reihenfolge der Aktionen.
Tabelle 1.1-1 Symbole und Auszeichnungen
HINWEIS
Wichtige Information zum Verständnis oder zum Optimieren der Abläufe.
ACHTUNG
Hinweis auf Situationen, in denen besondere Aufmerksamkeit erforderlich ist. Es drohen
beispielsweise Datenverlust oder Dateninkonsistenzen.
1.2 Release-Information
Mit Release 2.4 können Sie folgende neuen oder geänderten Funktionen nutzen.
Neue Funktionen für Anwender
Änderung
Nutzen
Weitere Informationen in HandbuchKapitel
Automatische Fehlerkorrektur einsetzen
Verwenden Sie bestehende Dokumentvorlagen weiter, indem Sie Ihre
E‑POSTBRIEFE mit Korrekturprofilen automatisch korrigieren. Das ist z. B. dann nützlich,
▪
Dokumentvorlage und elektronisches
Briefpapier erstellen und zentral
bereitstellen
▪
E‑POSTBUSINESS BOX
Administratorhandbuch: Korrekturprofile für bestehende Dokumentvorlagen anlegen
▪
5.1 Postfach öffnen und bedienen
▪
E‑POSTBUSINESS BOX
Administratorhandbuch: Mailserver
wählen und spezifizieren
Client-Anwendung
Mailbox
▪
wenn es zuviel Aufwand ist, neue
Dokumentvorlagen zu erstellen
▪
wenn Sie mit einer brieferzeugenden Anwendung arbeiten, bei der sich aus technischen Gründen das Layout nicht ändern
lässt.
Leiten Sie E‑POSTBRIEFE zur weiteren
Bearbeitung kostenlos per E‑Mail weiter.
Tabelle 1.2-1 Neue und geänderte Funktionen zu Release 2.4
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Anwenderhandbuch
2
2
Kurzanleitung zum Schnellstart
2 Kurzanleitung zum Schnellstart
Senden Sie Ihren ersten E‑POSTBRIEF. Legen Sie dabei fest, ob der E‑POSTBRIEF elektronisch oder physisch zugestellt wird. Hat der Empfänger keine E‑POST Adresse, wird der
Brief in jedem Fall gedruckt, kuvertiert und physisch versendet.
Vorgehen 1. Melden Sie sich am E‑POSTBUSINESS BOX-Server an. Benutzen Sie die Zugangsdaten, die Ihnen der fachliche Betreuer persönlich oder per E‑Mail mitgeteilt hat, und ändern Sie Ihr Passwort (siehe Kapitel 7.1 Anmelden am E‑POSTBUSINESS BOX
Server).
2. Installieren Sie die Client-Anwendungen Connect (zum Senden) und Mailbox (zum
Empfangen) auf Ihrem Arbeitsplatzrechner (siehe Kapitel 7.2 Client-Anwendungen installieren).
3. Um eine Dokumentvorlage herunterzuladen und mit Ihrem bevorzugten Textverarbeitungsprogramm ein Anschreiben zu erstellen, wählen Sie (unter Microsoft Windows) Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Connect und wählen den Menüpunkt Datei > Vorlagen (siehe Kapitel 3.1 Dokumentvorlage herunterladen).
4. Erstellen Sie mit der heruntergeladenen Dokumentvorlage ein Anschreiben, und starten
Sie einen Druckauftrag mit dem E‑POSTBUSINESS BOX Printer (siehe Kapitel
3.2 E‑POSTBRIEF erstellen und anzeigen).
Ergebnis
Ihre E‑POSTBUSINESS BOX startet und prüft Ihr Anschreiben.
5. Korrigieren Sie ggf. das Layout Ihres Anschreibens, bis es den Anforderungen des Systems entspricht, und wiederholen Sie Schritt 3, bis die Schaltfläche Senden aktiv ist
(siehe Kap. 3.2 E‑POSTBRIEF erstellen und anzeigen).
Das Programm stellt automatisch sicher, dass Sie nur Anschreiben versenden können,
die korrekt verarbeitet werden können.
6. Legen Sie die gewünschten Versandoptionen fest und wählen Sie die Schaltfläche Senden. Ihr E‑POSTBRIEF wird auf den E‑POSTBUSINESS BOX-Server übertragen (siehe
Kapitel 3.5 E‑POSTBRIEF prüfen, Zustelloptionen anpassen und versenden ).
7. Optional: Um Ihr Postausgangsfach auf dem E‑POSTBUSINESS BOX-Server zu prüfen,
wählen sie Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Mailbox (siehe Kapitel
5.6 Versendete E‑POSTBRIEFE prüfen).
Ergebnis
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Ihr E‑POSTBRIEF wird in Ihrem Postausgang angezeigt. Mehrmals täglich werden die
auf dem E‑POSTBUSINESS BOX-Server gesammelten E‑POSTBRIEFE auf den Server der Deutschen Post DHL übertragen und an die Empfänger gesendet. Ein
E‑POSTBRIEF kommt also nicht sofort beim Empfänger an, Sie müssen Zeit für die
Abholintervalle und die Verarbeitung im Rechenzentrum der Deutschen Post AG einkalkulieren. Die Abholintervalle legt Ihr fachlicher Betreuer fest.
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3
3
Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
3 Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE
senden
Finden Sie alle Informationen zum Versenden von E‑POSTBRIEFEN mit der ClientAnwendung Connect.
Mit der Client-Anwendung Connect können Sie sowohl elektronische als auch postalische
E‑POSTBRIEFE versenden. Ausschließlich elektronische E‑POSTBRIEFE können Sie
alternativ mit Ihrem E-Mail-Programm (z. B. Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird) senden
und empfangen. Weitere Informationen finden Sie unter 6. Elektronische E‑POSTBRIEFE
mit einem E‑Mail-Programm senden und empfangen.
Voraussetzung ü Sie oder Ihr technischer Betreuer haben die Client-Anwendungen zum Senden und Lesen von E‑POSTBRIEFEN auf Ihrem Arbeitsplatzrechner installiert. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 7.2 Client-Anwendungen installieren.
ü Ein Textverarbeitungs-Programm ist installiert (z. B. MS Word, OpenOffice, LibreOffice).
ü Ein PDF-Viewer (z. B. Adobe Reader) ist installiert.
Sie haben grundsätzlich folgende Möglichkeiten beim Erstellen von E‑POSTBRIEFEN: Sie
können
▪
E‑POSTBRIEFE elektronisch oder physisch zustellen.
▪
Einzel- oder Serienbriefe versenden.
▪
E‑POSTBRIEFE optional einem sogenannten Freigeber zuordnen, der sie vorher prüft.
Je nach Konfiguration kann es sein, dass aus Gründen der Qualitätssicherung automatisch ein Freigeber zugeordnet ist.
Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch
unter Freigeber festlegen.
▪
Wenn Sie ZahlungsPLUS nutzen: Rechnungen mit vorausgefüllten Überweisungsträgern
versenden.
Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden ZahlungsPLUS.
3.1 Dokumentvorlage herunterladen
Laden Sie eine Dokumentvorlage herunter, die Ihrem Corporate Design entspricht und mit
der E‑POSTBUSINESS BOX kompatibel ist.
Eine Dokumentvorlage brauchen Sie aus 2 Gründen:
▪
um sicherzustellen, dass Ihre E‑POSTBRIEFE formal korrekt sind und die
E‑POSTBUSINESS BOX sie ohne manuelles Nachbearbeiten senden kann.
▪
damit Ihre E‑POSTBRIEFE die Designvorgaben Ihres Unternehmens erfüllen
Voraussetzung ü Sie oder Ihr fachlicher Betreuer haben mindestens eine unternehmensspezifische Dokumentvorlage erstellt und als fachlicher Betreuer zentral bereitgestellt.
Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch
unter Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen.
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Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
Vorgehen 1. Wählen Sie (unter Microsoft Windows) den Menüpunkt
Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Connect.
2. Wählen Sie den Menüpunkt Datei > Vorlagen.
Ergebnis
Ein Dialogfenster erscheint.
3. Öffnen Sie eine der angezeigten Dokumentvorlagen und speichern Sie sie im Vorlagenverzeichnis Ihres Textverarbeitungsprogramms. Fragen Sie im Zweifelsfall Ihren fachlichen Betreuer.
3.2 E‑POSTBRIEF erstellen und anzeigen
Erstellen Sie einen E‑POSTBRIEF, und stellen Sie technisch und inhaltlich sicher, dass er
versendet werden kann.
Voraussetzung ü Sie haben mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm (z. B. MS Word, OpenOffice) ein Anschreiben im Format DIN A4 Hochformat erstellt und sichergestellt, dass Schriften
(Fonts) eingebettet sind.
TIPP
Qualität von Druck und Layout sicherstellen
Nutzen Sie eine unternehmensspezifische Dokumentvorlage, die Ihr fachlicher Betreuer bereitgestellt hat. Weitere Informationen finden Sie in Kapitel 3.1 Dokumentvorlage herunterladen.
ACHTUNG
Wie Sie E‑POSTBRIEFE im Format PDF versenden
Wenn Sie Ihre E‑POSTBRIEFE im Format PDF erzeugen (z. B. um sie in diesem Format auch zu archivieren), müssen Sie sie mit der Funktion Verzeichnis einlesen versenden. Würden Sie sie wie im Folgenden beschrieben mit dem Drucker
E‑POSTBUSINESS BOX Printer versenden, wäre die Druckqualität beeinträchtigt.
Weitere Informationen über die Funktion Verzeichnis einlesen finden Sie unter
4.2 Massensendungen im PDF-Format generieren und schneller versenden.
ü Sie haben sichergestellt, dass Ihr Brief einschließlich Anhang den Umfang eines Großbriefs nicht überschreitet:
ü maximal 94 Blätter bei einseitigem Druck (Simplex-Druck)
ü maximal 188 Seiten bei beidseitigem Druck (Duplex-Druck)
ü Wenn Sie unter Apple OSX eine Textverarbeitungsanwendung wie LibreOffice oder
OpenOffice benutzen, haben Sie sichergestellt, dass die Anwendung den systemweiten
Druckdialog nutzt. Dazu haben Sie den anwendungseigenen Druckdialog ausgeschaltet.
Weitere Informationen finden Sie unter 7.2 Client-Anwendungen installieren.
Vorgehen 1. Wählen Sie Datei > Drucken.
2. Wählen Sie den Drucker:
▪
Unter Microsoft Windows (z. B. im Fall von Microsoft Word) mit E‑POSTBUSINESS
BOX Printer.
Das Dialogfenster Drucker einrichten erscheint.
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Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
▪
Unter Apple OS X mit An E‑POSTBUSINESS BOX Connect senden (Abbildung
3.2-1 auf Seite 6).
Abbildung 3.2-1 Anschreiben unter OSX mit An E‑POSTBUSINESS BOX Connect senden drucken
3. Starten Sie den Druckauftrag.
Ergebnis
Ein Anmelde-Dialogfenster erscheint.
4. Melden Sie sich mit Ihrem E‑POSTBUSINESS BOX-Benutzernamen und Passwort an,
die Sie per E‑Mail oder von Ihrem technischen Betreuer persönlich erhalten haben (voreingestellt ist Ihre Windows-Kennung).
Ergebnis
Die Client-Anwendung Connect prüft im Hintergrund Ihren E‑POSTBRIEF und erscheint
nach einigen Sekunden am Bildschirm.
Ihr E‑POSTBRIEF wird in der Vorschau angezeigt (siehe Abbildung 3.2-2 auf Seite
7).
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3
Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
Abbildung 3.2-2 Anschreiben versandfertig machen
5. Prüfen Sie Ihr Anschreiben in der Vorschau.
ACHTUNG
Möglicher Informationsverlust am linken Seitenrand
Warum müssen Sie Ihre E‑POSTBRIEFE vor dem Versenden prüfen? Während des
Druckprozesses werden am linken Seitenrand jedes Blatts Informationen aufgedruckt,
die für die automatische Verarbeitung nötig sind. Damit das möglich ist, überdeckt die
Client-Anwendung Connect die Sperrflächen am linken Seitenrand automatisch mit
weißer Farbe. Typischerweise betrifft das nur Falzmarken. Es kann aber beispielsweise auch vorkommen, dass Grafik- oder Text-Elemente in Ihrem Anschreiben die
Sperrfläche am linken Seitenrand berühren. In Einzelfällen können also Informationen
verloren gehen. Weitere Informationen über die automatische Fehlerkorrektur finden
Sie unter 3.2.2 Automatische Fehlerkorrektur – worauf muss ich achten?.
6. Wenn die Vorschau Fehlermeldungen anzeigt oder wenn die automatische Fehlerkorrektur zu unerwünschten Ergebnissen führt, wählen Sie Abbrechen (siehe Abbildung
3.2-2 auf Seite 7, Position 2) und passen das Layout Ihres Anschreibens an.
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3
Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
Ergebnis
Wenn das Anschreiben technisch fehlerfrei ist, ist die Schaltfläche Senden aktiv (siehe
Abbildung 3.2-2 auf Seite 7, Position 3).
Weiteres Vorgehen
Wenn das Anschreiben fehlerfrei ist, können Sie die Versandoptionen festlegen und den
E‑POSTBRIEF versenden. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 3.5 E‑POSTBRIEF
prüfen, Zustelloptionen anpassen und versenden.
3.2.1 Fehler beim Erstellen von E‑POSTBRIEFEN beheben
Die folgende Tabelle zeigt mögliche Fehlermeldungen, deren Ursachen Sie selbst beheben
können.
Fehlermeldung
Bedeutung
Lösung
Die Adresse hat weniger
als zwei Zeilen!
Die Mindestanzahl erforderlicher Adresszeilen (z. B. bei
Großkunden: Empfänger und
PLZ/Ort) ist unterschritten.
Adresse prüfen und Mindestanzahl an Zeilen angeben.
Prüfen, ob die EmpfängerAdresse vollständig im Adressfenster positioniert ist.
Siehe Empfängeradresse formal
korrekt erfassen
Die Adresse hat mehr als
sechs Zeilen!
Die letzte Zeile der Adresse enthält keine gültige
Postleitzahl oder Länderbezeichnung!
Die maximal erlaubte Anzahl
an Adresszeilen ist überschritten.
Adresse neu anordnen, um Zeilen
einzusparen.
Siehe Empfängeradresse formal
korrekt erfassen
Die Adressüberprüfung findet
keine 5stellige Postleitzahl
oder gültige Länderkennung.
Adresse auf korrekte Postleitzahl
und eventuell vorhandene Länderkennung (z. B. SCHWEIZ) prüfen.
Ursachen:
Position der Adresse prüfen.
▪
Ungültiges Adressformat
▪
Falsche Position der Adressangaben
Verwendete Schriftart im Bereich
der Adresse prüfen:
▪
▪
Verwenden Sie beispielsweise
Standard- Schriftarten wie Arial oder Times New Roman.
▪
Vermeiden Sie Formatierungen wie unterstrichen, kursiv
oder Fonts in „Schreibschrift“
▪
Vermeiden Sie Farben, Hintergrundfarben, Raster und sonstige Verzierungen
▪
Verwenden Sie ganzzahlige
Schriftgrößen.
▪
Vermeiden Sie Bilder.
Nicht-auswertbare Schriftart
im Adressbereich
Siehe Empfängeradresse formal
korrekt erfassen, Grafiken korrekt
formatieren und aus Sperrflächen
heraushalten
In den Adresszeilen wird
Eine ungültige Schriftart verhin- Verwendete Schriftart prüfen. Verein nicht unterstützter Font dert die Auswertung der Adres- wenden Sie beispielsweise
verwendet!
sangaben.
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Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
Fehlermeldung
Bedeutung
Lösung
Standard-Schriftarten wie Arial
oder Times New Roman.
Kein Adressbereich für
diese Falz definiert!
Für den angegebenen Falztyp
wird keine Adresse gefunden.
Fehler in der Konfiguration der
Adressüberprüfung.
Technischen Betreuer benachrichtigen.
Ein Bild befindet sich im
Adressbereich!
Ein Bildelement oder eine zum
Bild umgesetzte Schrift befindet sich im Adressbereich.
Alle grafischen Elemente aus dem
Bereich des Adressfelds entfernen.
Siehe Grafiken korrekt formatieren
und aus Sperrflächen heraushalten
Linker Seitenrand auf Seite x überschritten
Der Seitenrand der Vorlagen
überschreitet die vom System
vorgegebenen Abstände zum
Seitenrand.
Linken Seitenrand anpassen.
Seitenverhältnis nicht DIN
A4 auf Seite x
Das Dokument oder eine Seite
des Dokuments ist nicht im
Format DIN A4.
Seitenformate auf DIN A4 anpassen.
Im Adressbereich wird die
Sperrfläche für das Aufdrucken
einer sogenannten Datamatrix
im Adressfeld verletzt. Die Datamatrix wird beim Drucken
des E‑POSTBRIEFS im Rechenzentrum benötigt.
Adresse an die vorgegeben Sperrflächen anpassen.
Prüfen Sie folgende mögliche
Ursachen:
Versuchen Sie je nach Fehlerursache Folgendes:
Leerräume für Datamatrix
verletzt
Unbekannte Länderkenung '<...>'
Siehe Übersicht: Wo genau liegen
die Sperrflächen, die ich beachten
muss?
Siehe Papierformat und Seitenränder korrekt einstellen
Siehe Übersicht: Wo genau liegen
die Sperrflächen, die ich beachten
muss?
▪
Wenn die Länderkennung
▪
an sich korrekt ist, enthält
die Auslandsadresse möglicherweise eine inkompatible Schriftart.
▪
Sie haben versucht, eine
PDF-Datei mit Connect zu
senden, indem Sie Connect ▪
über den Druckdialog starten.
Bitten Sie den technischen Betreuer, unter
E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Korrektur sicherzustellen, dass das Kontrollkästchen
Leerzeichen erkennen nicht
markiert ist.
Starten Sie Connect, und importieren Sie die PDF-Datei
dann unter Datei > Öffnen.
Tabelle 3.2-1 Fehlermeldungen E‑POSTBUSINESS BOX
Weitere Informationen finden Sie unter Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und
E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden.
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Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
3.2.2 Automatische Fehlerkorrektur – worauf muss ich achten?
Aus technischen Gründen ist es nötig, dass bestimmte Sperrflächen im Adressfeld und am
linken Rand nicht bedruckt sind. Die Client-Anwendung Connect korrigiert Layout-Fehler in
Ihren Anschreiben automatisch, wenn die Sperrflächen am linken Seitenrand berührt sind.
Den Inhalt von Anhängen, die Sie hinzufügen, verkleinert er nötigenfalls im erforderlichen
Maß. Außerdem zeigt er Layout-Fehler im Adressfeld an, die er nicht automatisch korrigieren kann. Dieses Kapitel beschreibt die Wirkungsweise der automatischen Fehlerkorrektur
und zeigt, worauf Sie achten müssen.
Die automatische Korrektur von Layout-Fehlern ist hilfreich, wenn Sie auf das Layout von
Briefen keinen Einfluss haben. Das ist beispielsweise der Fall, wenn Sie
▪
Briefe versenden, die Sie als PDF-Dateien von einem Dienstleister erhalten (z. B. Gehaltsabrechnungen)
▪
Briefe mit einem Dokumenten-Management-System erzeugen, das sich nur unter großem Aufwand anpassen ließe
ACHTUNG
Warum Dokumentvorlagen für E‑POSTBRIEFE erstellen?
Bei der automatischen Fehlerkorrektur können Informationen verloren gehen oder anders
als gewünscht dargestellt werden. Wenn Sie das Layout Ihrer E‑POSTBRIEFE beeinflussen können, empfehlen wir deshalb, alle Briefe mit Hilfe von Dokumentvorlagen oder
elektronischem Briefpapier zu erstellen. Damit stellen Sie sicher, dass das Layout sowohl
den Vorgaben des E‑POST Systems wie auch Ihren eigenen Design-Vorgaben entspricht
und alle Informationen wunschgemäß gedruckt werden.
Weitere Informationen finden Sie unter Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier
erstellen und zentral bereitstellen.
Die automatische Fehlerkorrektur wirkt auf zweierlei Weise. Wenn die Client-Anwendung
Connect feststellt, dass Text- oder Grafikelemente die Sperrflächen
▪
im Anschreiben überdecken (am linken Seitenrand aller Seiten), dann weißt er die betreffenden Stellen. Hier können also Informationen verloren gehen.
▪
in nachträglich zugefügten Anhängen überdecken (am linken Seitenrand), dann verkleinert er die betreffenden Seiten und verschiebt sie nach rechts. Hier können Informationen nicht verloren gehen.
Fehlerkorrektur In seltenen Fällen können durch das Weißen inhaltliche Informationen verloren gehen. Damit
durch Weißen Sie das prüfen und vermeiden können, zeigt die Client-Anwendung Connect an, wo Stellen
geweißt werden. Die folgenden Beispiele illustrieren, worauf Sie achten müssen.
Beispiel 1: Ein Logo ragt in die Sperrfläche am linken Seitenrand hinein (Abbildung 3.2-3
auf Seite 11, Position 1). Das System zeigt die Ursache der Fehler in grüner Schrift an
(Abbildung 3.2-3 auf Seite 11, Position 2).
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3
Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
Abbildung 3.2-3 Automatisch korrigierte Fehler
Beispiel 2: Die Adresse ist zu weit unten, das System findet keine Postleitzahl (Abbildung
3.2-4 auf Seite 12, Position 2). Es ist in diesem Fall technisch nicht möglich, den Brief zu
versenden. Eine rote Fehlermeldung beschreibt die Ursache des Fehlers (Abbildung 3.2-4
auf Seite 12, Position 1).
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3
Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
Abbildung 3.2-4 Nicht automatisch korrigierbarer Layout-Fehler
Fehlerkorrektur Beim Verkleinern von Anhängen erscheint eine Meldung (Abbildung 3.2-5 auf Seite 12,
durch Verkleinern Position 1).
Abbildung 3.2-5 Fehlerkorrektur: Meldung bei Verkleinern
Wenn Sie den Anhang in der Vorschau prüfen, stellen Sie in unserem Beispiel Folgendes
fest (Abbildung 3.2-6 auf Seite 13):
▪
Version 1.01 zu Release 2.4
Die erste Seite des Anhangs wird verkleinert und nach rechts verschoben, weil der Text
in die Sperrfläche am unteren Teil des linken Seitenrands hineinragt (roter Pfeil in Abbildung 3.2-6 auf Seite 13).
Anwenderhandbuch
12
3
Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
▪
Die zweite Seite des Anhangs bleibt unverändert (gelber Pfeil in Abbildung 3.2-6 auf
Seite 13), weil der Text aufhört, bevor die Sperrfläche am unteren linken Seitenrand beginnt (sie erstreckt sich ungefähr über die beiden unteren Drittel der Seite).
Abbildung 3.2-6 Verkleinern von Seiteninhalten
3.3 Anhänge anfügen
Fügen Sie Anschreiben (Briefen) identische oder individuelle Anhänge hinzu.
Sie können
▪
einem oder mehreren Anschreiben (Briefen) identische Anhänge (weitere Seiten) hinzufügen.
▪
einem einzelnen schon bestehenden Anschreiben (Brief) weitere individuelle Anhänge
(z. B. eine Rechnung) hinzufügen.
Welche Anhänge Sie hinzufügen können, hängt vom Versandweg ab:
▪
Tauschen Sie Daten mit Ihren Geschäftspartnern aus, indem Sie elektronische
E‑POSTBRIEFE mit Anhängen beliebigen Formats versenden (z. B. *.ZIP. Einzige Voraussetzung: Der Anhang enthält keine Viren. Dateianhänge mit Schadsoftware lehnt das
E‑POST System ab.
Sie können E‑POSTBRIEFE für den elektronischen Datenaustausch verwenden, indem
Sie beispielsweise
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▪
Bestandslisten im Format csv versenden
▪
Rechnungen im Format TIFF versenden, die Sie mit einer entsprechenden rechnungsverarbeitenden Software erstellen
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3
Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
▪
Anhänge postalisch versendeter E‑POSTBRIEFE müssen Text-Dokumente sein. Sie
können aus unterschiedlichen Quellen stammen. Sie können
▪
als PDF-Dateien vorliegen.
▪
in Systemen zum Generieren von Dokumenten (z. B. Textverarbeitungssystem) vorliegen. In diesem Fall können Sie einen Anhang direkt aus Ihrem System heraus anfügen, ohne vorher PDF-Dateien erzeugen zu müssen.
▪
als Standard-Beilage zentral bereitgestellt sein. Weitere Informationen finden Sie im
Administratorhandbuch unter Standard-Beilagen bereitstellen und automatisch hinzufügen.
E‑POSTBRIEFE können mehrere Anlagen haben.
Wenn ein E‑POSTBRIEF physisch zugestellt wird, wird die Anlage automatisch als Fortsetzung des E‑POSTBRIEFS gedruckt. Eine Anlage ist also Teil des E‑POSTBRIEFS und ist an
das Anschreiben angehängt. Die Seitenzahl des E‑POSTBRIEFS wird um die Seitenzahl der
Anlage erhöht.
ACHTUNG
Größenbegrenzung
▪
Entsprechend den vertraglichen Bestimmungen des E‑POSTBRIEFS können Sie
E‑POSTBRIEFE bis zu einer maximalen Größe von 20 MB versenden.
▪
Physisch zugestellte E‑POSTBRIEFE können darüber hinaus maximal den Umfang eines Großbriefs haben:
▪
maximal 94 Blätter bei einseitigem Druck (Simplex-Druck)
▪
maximal 188 Seiten bei beidseitigem Druck (Duplex-Druck)
Voraussetzung ü Sie haben einen E‑POSTBRIEF erstellt, der in der Client-Anwendung Connect in der
Vorschau angezeigt wird.
ü Sie haben sichergestellt, dass Schriften (Fonts) eingebettet sind.
ü Sie haben sichergestellt, dass Ihr Brief einschließlich Anhang den Umfang eines Großbriefs nicht überschreitet:
ü maximal 94 Blätter bei einseitigem Druck (Simplex-Druck)
ü maximal 188 Seiten bei beidseitigem Druck (Duplex-Druck)
ü Sie haben sichergestellt, dass die Sperrflächen an den Seitenrändern des Anhangs
nicht bedruckt sind. Weitere Informationen über die Layout-Anforderungen, die Ihre Dokumente erfüllen müssen, finden Sie unter Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden.
HINWEIS
Das System bricht die Verarbeitung des Serienbriefs ab, wenn ein Anhang den
Layout-Anforderungen nicht genügt. Der Anhang lässt sich dann nicht löschen.
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3
Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
ü Bei Anlagen im Format PDF haben Sie Folgendes sichergestellt:
ü Die PDF-Datei hat Hochformat DIN A4.
ACHTUNG
Layout
ü Querformate sind nicht möglich.
ü Sie müssen die gleichen Sperrflächen an den Seitenrändern beachten, die Sie
auch für das Anschreiben beachten müssen.
ü Wenn Sie die PDF-Datei z. B. mit Adobe Acrobat Distiller erstellen, haben Sie in den
PDF-Einstellungen Folgendes beachtet:
ü Die PDF-Datei hat das Dateiformat PDF/A-1b. Schriften (Fonts) sind dann eingebettet. Sind die Schriften nicht eingebettet, kann Ihre PDF-Datei im Rechenzentrum nicht verarbeitet werden.
ACHTUNG
Schriften einbetten
Wenn sich Ihr elektronisches Briefpapier nicht im Format PDF/A-1b exportieren lässt, dann stellen Sie sicher, dass die im Dokument enthaltenen Schriften
in die PDF-Datei eingebettet werden. Dies ist eine Standardoption Ihres Textverarbeitungssystems (z. B. Microsoft Word, OpenOffice, LibreOffice und so
weiter). Sie müssen dazu sicherstellen, dass die Schrift auf dem Arbeitsplatzrechner installiert ist.
Ein Beispiel finden Sie unter Dokumentvorlage anpassen und testen in Schritt
3
ü Um eine optimale Druckqualität zu erreichen, hat die PDF-Datei die von uns
empfohlene Druckauflösung von 300 dpi.
ü Die maximale Dateigröße ist 1 MB.
ü Um optimale Farbtreue sicherzustellen, verwenden Sie zum Erstellen der PDFDatei ein geeignetes Programm (z. B. einen PDF-Konverter wie Adobe Acrobat
Distiller) und legen als Farbraum CMYK (ISO Coated v2) fest.
HINWEIS
Warum den Farbraum CMYK verwenden?
Dokumente, die nicht im CMYK-Farbraum sind (dies gilt auch für Sonderfarben wie etwa Pantone-Farbräume), konvertiert das System automatisch nach
CMYK (entweder in der Client-Anwendung Connect oder beim Druckdienstleister). Dabei kann es passieren, dass sich die Farben des gedruckten Dokuments von denen des originalen, digitalen Dokuments unterscheiden.
Die meisten Büroanwendungen (z. B. Microsoft Word) verwenden den Farbraum RGB. Weil der CMYK-Farbraum kleiner ist als der RGB-Farbraum, können im Offsetdruck nicht alle, z. B. am Monitor verfügbaren, Farben reproduziert werden. Bei E‑POSTBRIEFEN, die Sie mit diesen Anwendungen erstellen, kann es durch das Konvertieren nach CMYK deshalb zu Verschiebungen
der Farbwerte kommen.
ü Sie haben die PDF-Datei entweder lokal gespeichert oder sie auf einem Netzlaufwerk abgelegt, das über eine Verbindung mit Laufwerksbuchstaben verbunden ist.
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Anwenderhandbuch
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Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
Vorgehen 1. Wählen Sie Anhang hinzufügen.
Das Dialogfenster Empfang weiterer Seiten aktiv erscheint.
Ergebnis
2. Optional: Wenn der Anhang nicht auf einem neuen Blatt beginnen soll, sondern auf der
nächsten freien Seite Ihres Anschreibens, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Auf
neuem Blatt beginnen.
Beispiel: Ihr Anschreiben umfasst 1 Seite. Standardmäßig beginnt der Anhang auf
Blatt 2, also auf Seite 3. Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, beginnt der Anhang auf Seite 2.
3. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
▪
Wenn Sie eine PDF-Datei als Anhang hinzuzufügen wollen, wählen Sie Datei auswählen, und selektieren Sie die PDF-Datei.
▪
Um den Anhang allen Briefen eines Serienbriefs hinzuzufügen wollen, markieren Sie
das Kontrollkästchen Zu allen Briefen hinzufügen. Andernfalls wird der Anhang nur
dem aktuellen Brief hinzugefügt.
▪
Wenn Sie den Anhang (z. B. eine Rechnung) aus einem anderen System zum Generieren von Dokumenten (z. B. MS Word) heraus anhängen wollen, tun Sie Folgendes:
ACHTUNG
Sie dürfen beim Wechseln zu Ihrem System, mit dem Sie die Anhänge generieren, das Dialogfenster Empfang weiterer Seiten aktiv nicht schließen, es muss
geöffnet sein.
a. Stellen Sie sicher, dass Schriften (Fonts) eingebettet sind (z. B. bei Word 2010
unter Datei > Optionen > Speichern > Schriftarten in der Datei einbetten).
b. Drucken Sie die Datei aus Ihrem System mit dem E‑POSTBRIEF-Drucker.
Das Dialogfenster Anhang wurde angenommen erscheint.
c. Bestätigen Sie mit OK.
d. Optional: Um zu prüfen, ob der Anhang korrekt hinzugefügt wurde, wählen Sie
Anzeigen.
HINWEIS
Das Anfügen von Anhängen bei einem Serienbrief kann bei einer größeren Zahl von
Briefen einige Minuten dauern.
3.4 Rechnungen senden
Senden Sie Rechnungen mit ZahlungsPLUS. Postalische Rechnungen haben dann einen
vorausgefüllten Überweisungsträger. Elektronische Rechnungen kann der Empfäger ohne
Medienbruch per Mausklick bezahlen.
ZahlungsPLUS unterstützt
▪
elektronische Rechnungen bis zu einem Betrag von maximal 5.000,00 Euro
▪
postalisch versendete Rechnungen ohne Begrenzung des Rechnungsbetrags
Damit das System Rechnungsdaten automatisch verarbeiten kann, muss es die Rechnungsdaten (Verwendungszweck, Betrag) erkennen können. Die E‑POSTBUSINESS BOX lässt
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Anwenderhandbuch
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Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
verschiedene Methoden zu, einer Rechnung die Rechnungsdaten mitzugeben. Der fachliche
Administrator konfiguriert die gewünschte Methode. Wir beschreiben in diesem Kapitel nur
die sogenannte heuristische Methode: Das System erkennt damit Rechnungsdaten automatisch, Sie prüfen das Ergebnis und passen es an. Das System behält Ihre Einstellungen
für den nächsten Brief. Die heuristische Methode ist für einzelne Rechnungen gut geeignet.
Um Rechnungen per Massenversand zu versenden, sind andere Methoden besser geeignet. Der fachnliche Administartor konfiguriert eine davon. Weitere Informationen finden Sie
im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter Welche ZahlungsPLUS Methode
ist für mich die richtige?.
ACHTUNG
ZUGFeRD: Kein elektronischer Datenaustausch mit Connect
Sie können einzelne Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen und manuell mit der
Client-Anwendung Connect versenden. Connect interpretiert und verwendet die Metadaten dann zwar nach dem ZUGFeRD-Standard, gibt sie aber nicht weiter. Die Rechnungsdaten sind im elektronischen E‑POSTBRIEF, den der Empfänger im Format PDF erhält,
somit nicht mehr als Metadaten enthalten.
Wie Sie das ZUGFeRD-Format für den elektronischen Datenaustausch nutzen, erfahren
Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter Rechnungsdaten im
ZUGFeRD-Format in PDF-Dateien einbetten.
Bei Bedarf passen Sie den Belegschlüssel an. Beispiel: Als Kassenwart einer gemeinnützigen Organisation erinnern Sie Ihre Mitglieder an den Jahresbeitrag: Auf den Überweisungsträgern soll der Belegschlüssel 06 für Spenden erscheinen.
Voraussetzung ü Der fachliche oder technische Betreuer hat ZahlungsPLUS aktiviert und die heuristische
Methode konfiguriert. Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX
Administratorhandbuch unter Rechnungsdaten mit Heuristik erkennen.
Vorgehen 1. Erstellen Sie eine Rechnung. Damit die automatische Rechnungserkennung (Heuristik)
die Rechnungsdaten ermitteln kann, stellen Sie darin Folgendes sicher:
▪
Der Rechnungsbetrag erfüllt folgende Anforderungen:
ACHTUNG
Beachten Sie folgende Anforderungen:
▪
Der Rechnungsbetrag hat zwei Dezimalstellen, z. B. „1200,00“.
Sie dürfen die Cent-Beträge nicht durch ein Minuszeichen („-“) ersetzen. In unserem Beispiel wäre also „1200,-“ ungültig.
▪
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▪
Der Rechnungsbetrag hat keine vorangestellten Nullen. Nicht zulässig ist z. B.
„01,00“.
▪
Tausendertrennzeichen sind nicht zulässig. „1.200,00“ wäre also ungültig.
Der E‑POSTBRIEF enthält genau 2 Verwendungszwecke: z. B. Kundennummer
und Rechnungsnummer.
Anwenderhandbuch
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3
Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
▪
Die Zeichenfolgen für die Verwendungszwecke folgen dem SEPA-Standard, z. B.
„Rechnungsnummer 12345“ und „Kundenummer 54321“.
HINWEIS
Welche und wie viele Zeichen sind möglich?
▪
Der Verwendungszweck darf maximal 35 Zeichen umfassen.
▪
Folgende Zeichen sind nach dem EBICS-Standard (Anlage 3 der Schnittstellenspezifikation für die Datenfernübertragung zwischen Kunde und Kreditinstitut gemäß DFÜ-Abkommen) für SEPA-Überweisungen zulässig:
a b c d e f
A B C D E F
0 1 2 3 4 5
' : ? , - (
Leerzeichen
▪
g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z
G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z
6 7 8 9
+ . ) /
(Space)
Die Zahlen für Rechnungsnummer und Kundennummer haben mindesten 5 Stellen.
Fügen Sie gegebenenfalls führende Nullen hinzu, z. B. „Rechnungsnummer 02345“
und „Kundenummer 04321“ (Abbildung 3.4-1 auf Seite 18, Position 1).
Abbildung 3.4-1 Beispiel: Rechnung mit Rechnungsdaten
2. Drucken Sie die Rechnung, um sie in der Client-Anwendung Connect in der Vorschau
anzuzeigen.
Weitere Informationen finden Sie im Anwenderhandbuch unter „3.2 E‑POSTBRIEF erstellen und anzeigen“.
3. Markieren Sie auf der Registerkarte Zahlungs Plus (Abbildung 3, Position 1) das Kontrollkästchen Automatische Ermittlung verwenden (Abbildung 3, Position 2).
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Anwenderhandbuch
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Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
Abbildung 3.4-2 Rechnungsdaten mit Heuristik erkennen
Ergebnis
Das System zeigt Rechnungsdaten an, die es automatisch ermittelt.
In unserem Beispiel schlägt das System für Verwendundungszweck2 („Kundennummer“) korrekt 04321 als Kundennummer vor (Abbildung 3, Position 3).
Die Heuristik schlägt aber auch mehrere Kandidaten vor, die ebenfalls als Kundennummern in Frage kommen:
▪
12345: in unserem Beispiel die Postleitzahl des Absenders
▪
54321: die Postleitzahl des Empfängers
▪
01234: die Rechnungsnummer
4. Wählen Sie in den Listen Rechnungsbetrag (EUR) und Verwendungszweck die Einträge, die den tatsächlichen Rechnungsdaten entsprechen.
Ergebnis
Das System lernt. Es speichert das Muster, mit dem es die Rechnungsdaten erfolgreich
identifiziert hat. Bei der nächsten Rechnung sind die Listen Rechnungsbetrag (EUR)
und Verwendungszweck mit den entsprechenden Werten vorbelegt.
In unserem Beispiel schreiben Sie „Kunden-Nummer“ (mit Bindestrich). Die Heuristik
schlägt aber „Kundennummer“ vor: Das ist die Einstellung aus einem vorigen Brief, die
das System sich gemerkt hat. Prüfen Sie also Schreibweise und Wert der vorgeschlagenen Verwendungszwecke.
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Anwenderhandbuch
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3
Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
Beispiel: Im nächsten Brief versenden Sie eine Mitgliedsbeitrags-Rechnung. „Kundennumer“ korrigieren Sie in „Mitgliedsnummer“. Die „Rechnungsnummer“ korrigieren Sie
in „Jahresbeitrag“, das Jahr „2015“ erfassen Sie manuell (weil das System nur mindestens 5-stellige Zeichenfolgen automatisch erkennen kann).
ACHTUNG
Keine Gewähr für richtig erkannte Rechnungsdaten
Die Heuristik der Mustererkennung erleichtert das Erstellen von Rechnungen. Wir
können jedoch keine Gewähr geben, dass das Ergebnis der Mustererkennung korrekt ist.
Prüfen Sie jede Rechnung einzeln.
5. Optional: Wählen Sie den Belegschlüssel an, der auf dem gedruckten Überweisungsträger erscheinen soll (Abbildung 4, Position 1).
Abbildung 3.4-3 Belegschlüssel wählen
6. Um den vorausgefüllten SEPA-Überweisungsträger zu prüfen, der bei physischem Versand gedruckt und der Rechnung beigelegt wird, wählen Sie Anzeigen.
7. Damit das System automatisch eine Leerseite einfügt, um das Drucken des Formulars
auf der Briefrückseite zu verhindern, tun Sie Folgendes:
a. Wenn Sie mehrere Briefe versenden: Markieren Sie auf der Registerkarte Ihr
E‑POSTBRIEF das Kontrollkästchen alle Briefe anpassen.
Version 1.01 zu Release 2.4
Anwenderhandbuch
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3
Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
b. Wählen Sie auf der Registerkarte Ihr E‑POSTBRIEF unter Dokumenteinstellungen
die Produktionsart beidseitig.
8. Um die Rechnungsdaten für mehrere Rechnungen automatisch zu ermitteln (z. B. bei
Serienbriefen oder einem Verzeichnis mit Rechnungen im Format PDF, das Sie einlesen), tun Sie Folgendes:
a. Markieren Sie auf der Registerkarte Ihr E‑POSTBRIEF das Kontrollkästchen alle
Briefe anpassen.
b. Bestätigen Sie die Abfrage.
c. Prüfen Sie, ob das System die Rechnungsdaten korrekt ermittelt hat.
Stellen Sie bei einem Rechnungsbetrag von mehr als 5.000 Euro sicher, dass die Rechnung
postalisch versendet wird. Weitere Informationen finden Sie unter 3.5 E‑POSTBRIEF prüfen,
Zustelloptionen anpassen und versenden, Schritt 3.
3.5 E‑POSTBRIEF prüfen, Zustelloptionen anpassen und versenden
Nachdem Sie Ihren Einzel- oder Serienbrief als E‑POSTBRIEF erstellt und eventuell Anhänge hinzugefügt haben, prüfen Sie den E‑POSTBRIEF und legen Zustelloptionen fest.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
▪
Sie können festlegen, ob der E‑POSTBRIEF elektronisch oder physisch zugestellt werden soll.
▪
Sie können die E‑POST Adresse des Absenders festlegen, welche das System für
den Versand Ihres elektronischen E‑POSTBRIEFS nutzt. Dabei können Sie entweder Ihre persönliche E‑POST Adresse wählen oder die eines Gruppenpostfachs.
▪
Für den Fall der physischen Zustellung können Sie Druckoptionen (Farbe/SchwarzWeiß, Einseitiger Druck/Duplex) festlegen.
▪
Mithilfe der Freigabe-Funktion können Sie E‑POSTBRIEFE einem weiteren Anwender
zuordnen, der sie nach dem Vier-Augen-Prinzip prüft und freigibt. Weitere Informationen
zur Freigabe-Funktion finden Sie unter 5.2 E‑POSTBRIEFE freigeben.
▪
Um Portokosten zu sparen, können Sie mehrere E‑POSTBRIEFE zu einem einzigen zusamenführen. Weitere Informationen finden Sie unter 3.6 E‑POSTBRIEFE zusammenführen.
▪
Sie können den vom fachlichen Betreuer vorgegebenen Standardtext (Trägernachricht)
für das Anschreiben Ihres E‑POSTBRIEFS individuell anpassen (gilt nur für elektronisch zugestellte E‑POSTBRIEFE).
▪
Sie können eine Belegkopie anfordern.
Sie können am Ende wählen, welchen der Einstellungen das System für alle geladenen
Briefe (z. B. eines Serienbriefs) anwenden soll.
Voraussetzung ü Die Schaltfläche Senden ist aktiv.
Vorgehen 1. Um den gesamten E‑POSTBRIEF anzuzeigen und inhaltlich zu prüfen, wählen Sie Anzeigen (siehe Abbildung 3.5-1 auf Seite 22, Position 8).
Ergebnis
Der E‑POSTBRIEF wird als PDF-Dokument angezeigt. Weitere Informationen zu Behebung möglicher Fehler finden Sie unter
▪
Version 1.01 zu Release 2.4
Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN identifizieren
und vermeiden
Anwenderhandbuch
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3
Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
▪
4.2.1 Troubleshooting: Fehler im Zusammenhang mit PDF-Dateien identifizieren
Abbildung 3.5-1 E‑POSTBRIEFE‑POSTBRIEF versenden
2. Legen Sie unter Von (Abbildung 3.5-1 auf Seite 22, Position 2) die Absenderadresse
fest.
Standardmäßig ist Ihre persönliche E‑POST Adresse als Absenderadresse voreingestellt. Wenn Ihr fachlicher Betreuer ein Gruppenpostfach (z. B. service@<firmenname>.epost.de) angelegt hat, dem Sie als Anwender zugeordnet sind, können Sie die
Adresse Gruppenpostfachs wählen.
3. Um den Zustellweg zu steuern, haben Sie folgende Möglichkeiten:
▪
Um den E‑POSTBRIEF im Rechenzentrum zu drucken und physisch zuzustellen,
markieren Sie das Optionsfeld ausschließlich postalisch (siehe Abbildung 3.5-1
auf Seite 22, Position 3).
Wann können postalische E‑POSTBRIEFE nötig sein?
Beispiel: Sie senden Rechnungen mit ZahlungsPLUS und möchten Zahlungen
über einen Betrag von mehr als 5.000 Euro ermöglichen. Das geht nur postalisch. Rechnungen über Beträge bis 5.000 Euro können Sie auch elektronisch
versenden. Weitere Informationen finden Sie unter 3.4 Rechnungen senden.
Version 1.01 zu Release 2.4
Anwenderhandbuch
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3
Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
▪
Wenn Sie die E‑POST Adresse Ihres Empfängers kennen und den E‑POSTBRIEF
elektronisch zustellen wollen, tragen Sie sie in das Eingabefeld bevorzugt elektronisch ein (siehe Abbildung 3.5-1 auf Seite 22, Position 5). Das System legt als Versandweg automatisch bevorzugt elektronisch fest (siehe Abbildung 3.5-1 auf
Seite 22, Position 1).
Um die E‑POST Adressen direkt aus Ihrer Textverarbeitung einzulesen, können Sie
diese auch in den Bereich unterhalb des Adressfelds einfügen, der in der Vorschau
grün umrandet ist (siehe Abbildung 3.5-1 auf Seite 22, Position 4).
▪
Wenn Sie die E‑POST Adresse Ihres Empfängers nicht kennen und den
E‑POSTBRIEF dennoch elektronisch zustellen wollen, gehen sie folgendermaßen
vor:
▪
Lassen Sie das Eingabefeld Adresse elektronisch leer.
▪
Stellen Sie sicher, dass als Versandweg bevorzugt elektronisch festgelegt ist
(siehe Abbildung 3.5-1 auf Seite 22, Position 1).
Die Deutsche Post AG führt einen automatischen Adressabgleich mit dem
E‑POSTBRIEF Nutzerverzeichnis durch. Wenn der Empfänger eine E‑POST Adresse besitzt, wird Ihr E‑POSTBRIEF elektronisch zugestellt. Wenn der Empfänger keine E‑POST Adresse besitzt, wird Ihr E‑POSTBRIEF physisch zugestellt.
Sie können den Versand des E‑POSTBRIEFS durch das System prüfen. Weitere Informationen finden Sie unter 5.6 Versendete E‑POSTBRIEFE prüfen.
4. Optional: Wenn Ihr E‑POSTBRIEF physisch zugestellt werden soll, können Sie unter
Druckeinstellungen die vom fachlichen Betreuer festgelegten Standardeinstellungen
anpassen und festlegen, ob der E‑POSTBRIEF z. B. beidseitig und/oder in Farbe gedruckt werden soll (siehe Abbildung 3.5-1 auf Seite 22, Position 6).
HINWEIS
Duplex-Druck
▪
Sie müssen ggf. Duplex-Druck wählen, wenn Sie einen Großbrief senden. Beachten Sie folgende Einschränkungen für E‑POSTBRIEFE einschließlich Anhang:
▪
maximal 94 Blätter bei einseitigem Druck (Simplex-Druck)
▪
maximal 188 Seiten bei beidseitigem Druck (Duplex-Druck)
▪
Wenn Sie die vom fachlichen Betreuer festgelegten Standardeinstellungen ändern,
beachten Sie die unterschiedlichen Preise für Schwarz-Weiß-/Farbdruck sowie
Simplex-/Duplex-Druck.
▪
Es ist nicht möglich, innerhalb desselben Druckauftrags zwischen Simplex- und
Duplex-Druck zu wechseln. Starten Sie separate Druckaufträge.
HINWEIS
Farb- und Schwarz/Weiß-Druck
Es ist nicht möglich, beispielsweise nur die erste Seite farbig und einen Anhang in
Schwarz/Weiß zu drucken. Das Entgelt für Farbdruck fällt für den gesamten Brief an.
5. Wählen Sie ein elektronisches Briefpapier (siehe Abbildung 3.5-1 auf Seite 22, Position 7):
Version 1.01 zu Release 2.4
Anwenderhandbuch
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3
Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
▪
Wenn Sie Ihre Briefe mit einer Dokumentvorlage erstellen, die bereits alle LayoutElemente (z. B. Logo, Kopfzeile etc.) enthält, dann müssen Sie sicherstellen, dass
das System nicht zusätzlich ein eventuell hinterlegtes elektronisches Briefpapier
verwendet. Das kann der fachliche Betreuer z. B. für das automatische Versenden
von Massensendungen so konfiguriert haben. Wählen Sie Kein Briefpapier.
▪
Wenn Ihre Organisation verschiedene Briefpapiere benutzt, wählen Sie das zum
Anlass passende Briefpapier.
Wenn z. B. Ihre Organisation mehrere eigene Marken umfasst, können Sie jeweils
ein elektronisches Briefpapier z. B. mit jeweils einem spezifischen Logo verwenden.
So können Sie jeder Einzel- oder Massensendung ein passendes Briefpapier zuordnen.
Weitere Informationen finden Sie unter Elektronisches Briefpapier einrichten.
6. Legen Sie den Mitarbeiter fest, der nach dem Vier-Augen-Prinzip Ihren E‑POSTBRIEF
prüfen und freigeben soll:
a. Markieren Sie das Kontrollkästchen Zur Prüfung vorlegen (siehe Abbildung 3.5-1
auf Seite 22, Position 11).
b. Wählen Sie in der Auswahlliste Freigabe durch den Namen des Mitarbeiters, der Ihren E‑POSTBRIEF prüfen soll (siehe Abbildung 3.5-1 auf Seite 22, Position 9).
Ergebnis
Die freigebende Person sieht Ihren E‑POSTBRIEF in ihrem E‑POSTBUSINESS BOX
Postfach. Sie gibt den E‑POSTBRIEF frei oder lehnt das Versenden ab und beschreibt,
was Sie verbessern müssen. Bis zur Freigabe sehen Sie den E‑POSTBRIEF mit dem
Status Warten auf Freigabe in Ihrem Postausgang. Weitere Informationen finden Sie
unter 5.2 E‑POSTBRIEFE freigeben.
7. Optional: Um das E‑POSTBRIEF Standard-Anschreiben anzupassen, wählen Sie die
Registerkarte Erweitert (gilt nur für elektronisch zugestellte E‑POSTBRIEFE) (siehe Abbildung 3.5-2 auf Seite 25, Position 1).
Version 1.01 zu Release 2.4
Anwenderhandbuch
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3
Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
Abbildung 3.5-2 E‑POSTBRIEF Standard-Anschreiben anpassen
8. Wenn das System für einen elektronisch versendeten E‑POSTBRIEF eine Belegkopie
senden soll, markieren Sie das Kontrollkästchen Belegkopie anfordern (siehe Abbildung 3.5-2 auf Seite 25, Position 3).
Eine Belegkopie weist nach, dass der E‑POSTBRIEF zugestellt werden kann. Sie ist keine Empfangsbestätigung. Die Belegkopie ist kostenlos.
Belegkopien lassen sich nur für einzelne E‑POSTBRIEFE mit E‑POST Adresse anfordern, für die von vornherein der Versandweg bevorzugt elektronisch festgelegt wurde (Abbildung 3.5-1 auf Seite 22, Position 1). Wird erst physischer Versand gewählt und
der Versandweg nachträglich geändert, wird keine Belegkopie erzeugt. Für Sendungen
ohne E‑POST Adresse oder für E‑POSTBRIEFE in Massensendungen (z. B. Serienbriefe) mit und ohne E‑POST Adressen (hybride Einlieferung) ist keine Belegkopie möglich.
Wenn Sie die Option Belegkopie aktiviert haben, erhalten Sie die Belegkopie standardmäßig in Ihrem Postfach, oder sie wird an ein zentrales Postfach gesendet, das der fachliche Betreuer festgelegt hat. Weitere Informationen finden Sie im
E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter Belegkopien in einem zentralen
Postfach sammeln.
9. Optional: Übernehmen Sie Ihre Einstellungen für alle Anschreiben z. B. eines Serienbriefs:
a. Wählen Sie Auf alle Briefe anwenden (siehe Abbildung 3.5-1 auf Seite 22, Position 10).
Ergebnis
Das Dialogfenster Einstellungen übernehmen öffnet sich.
b. Markieren Sie die Daten, die für alle Briefe gelten sollen, und bestätigen Sie mit Auf
alle Briefe anwenden.
Version 1.01 zu Release 2.4
Anwenderhandbuch
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3
Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
HINWEIS
Eine Änderung der Einstellungen (z. B. Auswahl des Farbtyps oder angepasstes
Anschreiben) gilt standardmäßig immer nur für den aktuell angezeigten Brief.
10. Um den E‑POSTBRIEF zur weiteren Verarbeitung und Zustellung auf die
E‑POSTBUSINESS BOX zu übertragen, klicken Sie auf Senden (siehe Abbildung 3.5-2
auf Seite 25, Position 2).
Es erscheint eine Meldung, dass Ihr E‑POSTBRIEF für den Versand bereitgestellt wurde.
Ergebnis
HINWEIS
Die Client-Anwendung reagiert nicht?
Beim Versenden großer Massensendungen kann es vorkommen, dass die ClientAnwendung Connect einfriert und nicht mehr auf Eingaben reagiert. In diesem Fall
verarbeitet das System Ihre E‑POSTBRIEFE korrekt, es zeigt dies aber nicht durch
eine Fortschrittsanzeige an.
Für das Verarbeiten eines E‑POSTBRIEFS, den Sie mit dem E‑POSTBRIEF Druckertreiber erstellen, benötigt die Anwendung etwa eine Sekunde, für das Verarbeiten einer PDF-Datei, die Sie als Anhang hinzufügen, zusätzlich etwa je eine Sekunde. Beispiel: Für das Verarbeiten eines Serienbriefs mit 3600 Anschreiben mit je einem PDF-Anhang würde die Anwendung etwa zwei Stunden benötigen.
Während der Verarbeitungszeit dürfen Sie die Anwendung nicht beenden oder den
Arbeitsplatzrechner herunterfahren. Sie werden erst nach 8 Stunden Inaktivität automatisch von den Client-Anwendungen Connect und Mailbox abgemeldet. Damit ist
sichergestellt, dass länger dauernde Prozesse nicht abgebrochen werden.
Ihr Schreiben wird auf der E‑POSTBUSINESS BOX gespeichert, ist aber noch nicht
dem Empfänger zugestellt worden. Um die Durchlaufzeiten Ihrer E‑POSTBRIEFE bis
zur Zustellung beim Empfänger möglichst kurz zu halten, übermittelt die
E‑POSTBUSINESS BOX Ihre E‑POSTBRIEFE mehrfach täglich an das E‑POST System der Deutschen Post AG. Erst das E‑POST System der Deutschen Post DHL stellt
Ihre E‑POSTBRIEFE den Empfängern zu.
Ein E‑POSTBRIEF kommt also nicht sofort beim Empfänger an, Sie müssen Zeit für die
Abholintervalle und die Verarbeitung im Rechenzentrum der Deutschen Post AG einkalkulieren. Die Abholintervalle werden durch Ihren Administrator festgelegt. Weitere Informationen finden Sie unter 5.6 Versendete E‑POSTBRIEFE prüfen.
Ihr fachlicher Betreuer kann ein Versandjournal anzeigen und exportieren. Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter Journal (Posteingangs- und Postausgangsbuch) anzeigen und herunterladen.
Weitere Informationen finden Sie unter
▪
5.6 Versendete E‑POSTBRIEFE prüfen
▪
9.3 Briefformate und Papierqualität beim physischen Drucken von E‑POSTBRIEFEN im
Rechenzentrum
3.6 E‑POSTBRIEFE zusammenführen
Sparen Sie Porto und erleichtern Sie den Datenaustausch mit den Empfängern Ihrer
E‑POSTBRIEFE, indem Sie mehrere postalisch E‑POSTBRIEFE, die Sie z. B. an
Version 1.01 zu Release 2.4
Anwenderhandbuch
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3
Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
denselben Empfänger senden, konsolidieren (zusammenführen). Die konsolidierten Briefe
werden dann in einem einzigen Kuvert zugestellt.
Die folgenden Beispiel-Szenarien verdeutlichen die Vorteile des Zusammenführens von
E‑POSTBRIEFEN:
▪
Sendungsanlässe konsolidieren: Sie sind Immobilienverwalter. In den Wochen vor der
jährlichen Wohneigentümerversammlung informieren Sie die verschiedenen Mitglieder
einer Eigentümergemeinschaft über neue gesetzliche Regelungen, verteilen die Pläne
zur Abstimmung über ein Bauvorhaben, verschicken das Ergebnis einer Ausschreibung
für die Erneuerung der Heizungsanlage, erstellen die Nebenkostenabrechnung und
‑vorausberechnung und laden schließlich zur Versammlung ein.
Für die verschiedenen Sendungsanlanlässe sind jeweils andere Sachbearbeiter zuständig: Mitarbeiter z. B. aus der Rechtsabteilung, Technik, Buchhaltung usw. Jeder Sachbearbeiter schreibt an alle Mitglieder der Eigentümergemeinschaft jeweils einen Brief.
Das Zusammenführen der Briefe übernimmt der Kollege, der am Ende die Einladung zur
Eigentümerversammlung versendet. Diese Person geben vorher alle anderen als Freigeber ihrer Briefe an. Der Freigeber erhält alle Briefe in seinem Postfach. Er sortiert die
Briefe nach Empfänger, wählt die Einladung als Kopfdokument der Sendung, führt die –
in unserem Beispiel fünf – verschiedenen Briefe für jeden Empfänger zusammen, gibt
sie frei und versendet sie damit in Form jeweils eines einzigen Großbriefs.
Vorteil: Die Eigentümer erhalten alle Dokumente zu dem Objekt in einem einzigen Paket,
das sie nur einmal abheften müssen. Ihr Unternehmen spart Porto für 4 E‑POSTBRIEFE.
▪
Empfänger konsolidieren: Ihre Zahnarztpraxis behandelt verschiedene Mitglieder derselben Familie am selben Tag: Am Abend konsolidieren Sie die Rechnung über Zusatzleistungen, die Sie bei der Routineuntersuchung erbracht haben, sowie den Kostenvoranschlag für die Zahnspange des Kindes in einem einzigen Brief. :
HINWEIS
Einschränkungen beim Zusammenführen
▪
Die Funktion Zusammenführen steht nur für postalisch, nicht für elektronisch versendete E‑POSTBRIEFE zur Verfügung.
▪
Nur einzelne Anwender können als Freigeber E‑POSTBRIEFE anderer Anwender zusammenführen, nicht Gruppen.
Vorgehen 1. Klären Sie mit Ihrem fachlichen Betreuer, wie die Briefkonsolidierung in Ihrem Unternehmen umgesetzt ist.
▪
Tägliche Konsolidierung mit Spätabholung: Briefe werden nicht in kurzen Intervallen tagsüber versendet, sondern z. B. nur einmal täglich nach Büroschluss.
Planen Sie einen Termin kurz vor Büroschluss ein, an dem Sie in Ihren Postausgang
prüfen, welche Briefe sich zusammenführen lassen.
Version 1.01 zu Release 2.4
Anwenderhandbuch
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3
Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
▪
Zeitversetzte Konsolidierung mit Freigeber-Funktion: Ein Mitarbeiter fungiert als
„Freigeber“. Der Freigeber prüft die Qualität der Briefe, führt Briefe, die an denselben
Empfänger adressiert sind, zusammen und versendet sie.
Je nach Szenario in Ihrer Organisation ist es möglich, dass es verschiedene Freigeber gibt. Beispiele:
▪
Der Freigeber prüft gewöhnliche Briefe, die täglich versendet werden.
▪
Der Freigeber sammelt Briefe in seinem Postfach, um sie zeitversetzt zu einem
bestimmten Sendungsanlass zusammenzuführen (in unserem Szenario mit dem
Immobilienverwalter die Einladung zur Eigentümerversammlung).
▪
Sie selbst sind gleichzeitig Briefautor und Freigeber. Damit haben Sie spontan die
Möglichkeit, E‑POSTBRIEFE über mehrere Tage zu sammeln, wenn Sie absehen, dass mehrere Sendungsanlässe anstehen.
2. Einigen Sie sich mit Ihren Kollegen auf eine Konvention für aussagekräftige Dateinamen. Dies ist für den Freigeber wichtig, um beispielsweise leicht prüfen zu können, ob
die konsolidierte Sendung komplett ist.
Alternativ können Sie organisatorisch sicherstellen, dass jeder Briefautor in der ClientAnwendung Connect manuell einen aussagekräftigen Betreff eingibt. Standardmäßig
wird nur der Standardbetreff für elektronische E‑POSTBRIEFE angezeigt.
3. Um zu prüfen, ob E‑POSTBRIEFE zum Konsolidieren da sind, wählen Sie Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Mailbox.
Ergebnis
Wenn Sie Spätabholung eingestellt haben und täglich nur Ihre eigenen E‑POSTBRIEFE
konsolidieren, prüfen Sie die E‑POSTBRIEFE unter Postausgang. Im Folgenden beschreiben wir den eher typischen Fall, dass Sie einen Freigeber zuordnen (evtl. sich
selbst) und die E‑POSTBRIEFE zeitversetzt konsolidieren. Mit eigenen Briefen geht es
analog.
4. Wählen Sie Freigabe (Abbildung 3.6-1 auf Seite 28, Position 1).
Abbildung 3.6-1 Zusammenzuführende E‑POSTBRIEFE sortieren
Ergebnis
Version 1.01 zu Release 2.4
E‑POSTBRIEFE im Zustand Wartet auf Freigabe sind Kandidaten fürs Zusammenführen.
Anwenderhandbuch
28
3
Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
5. Klicken Sie nacheinander auf die Spalten Empfänger und Zeitstempel, um die
E‑POSTBRIEFE zu sortieren.
Ergebnis
Die E‑POSTBRIEFE sind nach Empfänger und Erstellungsdatum sortiert (Abbildung
3.6-1 auf Seite 28, Position 3).
6. Optional: Um den Inhalt eines E‑POSTBRIEFS zu prüfen, markieren Sie ihn (Abbildung
3.6-1 auf Seite 28, Position 2) und wählen Anzeigen (Abbildung 3.6-1 auf Seite 28, Position 4).
7. Markieren Sie die E‑POSTBRIEFE, die Sie zusammenführen wollen (Abbildung 3.6-2
auf Seite 29, Position 1).
Abbildung 3.6-2 E‑POSTBRIEFE zusammenführen
8. Wählen Sie Zusammenführen (Abbildung 3.6-2 auf Seite 29, Position 2).
HINWEIS
Keine unterschiedlichen Farbtypen möglich
Wenn Sie Ihre E‑POSTBRIEFE immer in Schwarz-weiß drucken, Ihre Sendung jedoch
eine Rechnung enthält, dann erscheint eine Meldung, dass die E‑POSTBRIEFE einen
unterschiedlichen Farbtyp haben.
Grund: Der Überweisungsträger muss in Farbe gedruckt werden, um der SEPA-Norm
zu entsprechen. Alle E‑POSTBRIEFE der Sendung werden deshalb farbig gedruckt,
wenn die Rechnung enthalten sein soll.
Abhilfe: Brechen Sie mit Nein das Zusammenführen ab und versenden Sie die Rechnung separat.
Ergebnis
Sie werden aufgefordert ein Kopfdokument festzulegen (Abbildung 3.6-3 auf Seite
30).
Die Briefe sind nach Datum sortiert. Der jüngste Brief (mit dem neuesten Zeitstempel)
steht als erster in der Liste und ist standardmäßig das Kopfdokument.
Version 1.01 zu Release 2.4
Anwenderhandbuch
29
3
Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
9. Markieren Sie bei Bedarf denjenigen E‑POSTBRIEF, der statt des jüngsten Briefs als
Kopfdokument dienen soll (Abbildung 3.6-3 auf Seite 30), und wählen Sie Ausführen
(Abbildung 3.6-3 auf Seite 30, Position 1).
Abbildung 3.6-3 Kopfdokument festlegen
Ergebnis
Eine Meldung bestätigt das Zusammenführen der E‑POSTBRIEFE.
10. Bestätigen Sie mit OK.
11. Markieren Sie den zusammengeführten E‑POSTBRIEF (Abbildung 3.6-4 auf Seite 30,
Position 1).
Abbildung 3.6-4 Zusammengeführte E‑POSTBRIEFE freigeben
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Anwenderhandbuch
30
3
Elektronische oder postalische E‑POSTBRIEFE senden
Ergebnis
Der Dateiname des Kopfdokuments wird angezeigt (Abbildung 3.6-4 auf Seite 30, Position 3).
12. Wählen Sie Freigeben (Abbildung 3.6-4 auf Seite 30, Position 2).
Ergebnis
Ein Dialogfenster erscheint.
13. Bestätigen Sie mit OK.
Ergebnis Der freigegebene E‑POSTBRIEF erscheint im Postausgang und wird bei der nächsten Abholung versendet.
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31
4
Massensendungen senden
4 Massensendungen senden
Wählen Sie das oder die Szenarien, die zu Ihnen passen.
▪
Sie generieren Massensendungen in Form eines Serienbriefs mit einer Textverarbeitungsanwendung wie z. B. MS Word. Die Briefe sind dann in einer einzigen Datei. In diesem Fall müssen Sie dafür sorgen, dass das System die einzelnen Briefe voneinander
unterscheiden kann. 4.1 Serienbriefe mit der Client-Anwendung Connect senden
▪
Sie benutzen eine Anwendung, die einzelne Briefe druckt. Sie exportieren Sie im Format
PDF/A-1b und laden das Verzeichnis in die E‑POSTBUSINESS BOX hoch. Die weitere
Verarbeitung passiert automatisch: 4.2 Massensendungen im PDF-Format generieren
und schneller versenden
HINWEIS
Alternative Möglichkeiten des Massenversands
Weitere Möglichkeiten des halb- oder vollautomatisierten Massenversands finden Sie im
Administratorhandbuch unter Automatisierter Massenversand.
4.1 Serienbriefe mit der Client-Anwendung Connect senden
Versenden Sie einen Serienbrief als E‑POSTBRIEF. Ein Serienbrief ist ein Dokument, das
Sie an viele Empfänger gleichzeitig senden. Variablen wie Name, Anschrift, Anrede, oder
Kundennummer fügen Sie automatisch aus einer Datenbank oder ähnlichen Quelle ein.
Ein Serienbrief besteht aus einer einzigen Datei. Damit die Client-Anwendung Connect einen
Serienbrief in einzelne Briefe aufteilen kann, muss auf der ersten Seite jedes Anschreibens
eine Steuerungsinformation platziert sein. Sie haben folgende Möglichkeiten, die Steuerungsinformation einzufügen:
▪
Empfohlen: Benutzen Sie eine vom fachlichen Betreuer zentral gepflegte und bereitgestellte Dokumentvorlage, die entsprechende Steuerungsinformation enthält. Weitere Informationen finden Sie unter Steuerungsinformation in Dokumentvorlage für Serienbriefe
einfügen.
▪
Legen Sie einen wiederkehrenden Ausdruck als Steuerungsinformation fest (z. B. den
Ausdruck „geehrte" aus der Anrede oder einen Teil der Datumszeile, etwa „Bonn,“).
▪
Wenn die E‑POSTBRIEFE Ihres Serienbriefs alle die gleiche Seitenzahl haben, geben
Sie die Anzahl der Seiten an, nach der das System einen E‑POSTBRIEF vom nächsten
trennen soll.
Voraussetzung ü Sie haben einen Serienbrief erstellt.
ACHTUNG
LibreOffice 4
Wenn Sie den Serienbrief-Assistenten in LibreOffice 4.x verwenden, kommt es zur Verletzung von Sperrflächen.
Wählen Sie eine alternative Art, Serienbriefe zu erstellen.
Vorgehen 1. Wenn Sie keine Dokumentvorlage mit integrierter Steuerungsinformation verwenden, legen Sie einen wiederkehrenden Ausdruck oder eine feste Seitenzahl als Brieftrenner
fest:
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Anwenderhandbuch
32
4
Massensendungen senden
a. Wahlen Sie (unter Microsoft Windows) Start > Programme > E‑POSTBUSINESS
BOX > Connect.
b. Wählen Sie den Menüpunkt Brief > Brieftrenner anpassen. Sie haben folgende
Möglichkeiten:
▪
Regulärer Ausdruck: Wenn die Seitenzahl der E‑POSTBRIEFE unterschiedlich sein kann, erfassen Sie als Steuerungsinformation einen Ausdruck, der auf
jeder ersten Seite des Anschreibens vorkommt, beispielsweise „geehrte“, „geehrter“ aus der Anrede oder einen Teil der Datumszeile, etwa „Bonn, den“. Beachten
Sie dabei folgende Richtlinien:
▪
Der Ausdruck kommt ausschließlich auf jeder ersten Seite eines Anschreibens und dort nur ein einziges Mal vor.
▪
Der Ausdruck besteht aus einem einzigen Wort, er enthält keine Leerzeichen.
▪
Der Ausdruck hat mindestens 5 Zeichen.
▪
Der Ausdruck enthält keine Umlaute oder Sonderzeichen.
▪
Wenn Ihre Organisation ZahlungsPLUS nutzt, um Rechnungen mit der Serienbrieffunktion zu versenden, dann fügen Sie die Rechnungsdaten als Weißtext in Ihre Rechnungen ein. Der Brieftrenner muss dann in [[doppelten
eckigen Klammen]] stehen. Einen solchen Ausdruck fügen Sie am besten –
genau so wie Sie es mit den Rechnungsdaten machen – ebenfalls in Form
von Weißtext in Ihre Dokumentvorlage ein.
Weitere Informationen finden Sie unter Steuerungsinformation in Dokumentvorlage für Serienbriefe einfügen.
▪
Seitenzahl: Wenn Sie sicher sind, dass alle Einzelbriefe des Serienbriefs die
gleiche Seitenzahl haben, erfassen Sie die Anzahl der Seiten, nach der das
System trennen soll.
Beispiel: Wenn alle Einzelbriefe nur aus einem jeweils 1-seitigen Anschreiben
bestehen, erfassen Sie 1.
HINWEIS
Anhänge bei Serienbriefen
Anhänge werden nicht mitgezählt.
Beispiel: Wenn Sie an einen 1-seitigen Serienbrief über die Client-Anwendung
Connect 2-seitige Anhänge anhängen, erfassen Sie als Angabe für die Trennung des Serienbriefs trotzdem 1.
Empfohlenes Vorgehen: Um Anhänge zu Serienbriefen hinzuzufügen, gehen
Sie so vor:
i.
Briefe trennen
ii. Trennung kontrollieren
iii. Anhänge an die Einzelbriefe anhängen
c. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Vorliegende Druckdaten auftrennen
markiert ist.
d. Bestätigen Sie mit OK.
2. Öffnen Sie Ihr Dokument mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm, und starten Sie den
Seriendruck mit der entsprechenden Funktion Ihrer Software.
3. Wählen Sie den Drucker E‑POSTBRIEF Printer.
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Anwenderhandbuch
33
4
Massensendungen senden
Ergebnis
Das Dialogfenster Drucker einrichten erscheint.
4. Starten Sie den Druckauftrag.
HINWEIS
In Open Office oder Libre Office das Hinzufügen von Leerseiten vermeiden
Die allgemeinen Druckoptionen können sich auf das Erscheinungsbild des
E‑POSTBRIEFS auswirken. Beim Seriendruck in LibreOffice oder OpenOffice beispielsweise werden bei Einzelbriefen mit ungeraden Seitenzahlen dem E‑POSTBRIEF
automatisch eingefügte Leerseiten zugefügt.
Um das Hinzufügen von Leerseiten zu vermeiden, gehen Sie in LibreOffice oder
OpenOffice folgendermaßen vor:
a. Wählen Sie die Schaltfläche Optionen.
Das Dialogfenster Drucken erscheint.
b. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Automatisch eingefügte Leerseiten drucken deaktiviert ist.
c. Bestätigen Sie Ihre Eingaben.
Ergebnis
Die Client-Anwendung Connect startet und teilt Ihren Serienbrief in einzelne Briefe auf.
Der Vorschaubereich zeigt Ihnen die erste Seite des jeweiligen Anschreibens (siehe Abbildung 4.1-1 auf Seite 35, Position 1).
Die Anzahl der einzelnen Anschreiben wird in der Statuszeile angezeigt (siehe Abbildung 4.1-1 auf Seite 35, Position 5).
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Anwenderhandbuch
34
4
Massensendungen senden
Abbildung 4.1-1 Serienbrief mit Steuerungsinformation
5. Kontrollieren Sie im Vorschaubereich (siehe Abbildung 4.1-1 auf Seite 35, Position 1) die
einzelnen Anschreiben. Um mögliche Abweichungen von den Layout-Vorgaben des
Systems zu beheben, welche in der Client-Anwendung Connect angezeigt werden, tun
Sie Folgendes.
a. Stellen Sie sicher, dass Sie die korrekten Dokumentvorlagen zum Erstellen Ihrer
E‑POSTBRIEFE verwendet haben.
b. Bei weiteren Problemen beim Anpassen der Serienbriefe für das Versenden kontaktieren Sie den Ersteller der Dokumentvorlagen oder den technischen Betreuer.
Weitere Informationen finden Sie unter Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen
und E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden und 3.2.1 Fehler beim Erstellen von
E‑POSTBRIEFEN beheben.
6. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5, bis die Schaltfläche Senden aktiv ist (siehe Abbildung 4.1-1 auf Seite 35, Position 2).
Um zwischen den einzelnen Anschreiben eines Serienbriefs oder zwischen verschiedenen Einzelschreiben, die Sie gemeinsam versenden wollen, vorwärts oder rückwärts zu
blättern, benutzen Sie die Pfeiltasten (siehe Abbildung 4.1-1 auf Seite 35, Position 4).
7. Um ein einzelnes Anschreiben Ihres Serienbriefs zu löschen (wenn ein Brief z. B. fehlerhaft ist), wählen Sie Löschen (siehe Abbildung 4.1-1 auf Seite 35, Position 3).
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Anwenderhandbuch
35
4
Massensendungen senden
8. Um geänderte Einstellungen (z. B. die Farbeinstellung), für alle Anschreiben des Serienbriefs zu übernehmen, tun Sie Folgendes:
a. Wählen Sie Auf alle Briefe anwenden (Abbildung 4.1-1 auf Seite 35, Position 4).
Ergebnis
Das Dialogfenster Einstellungen übernehmen öffnet sich.
b. Markieren Sie die Daten, die für alle Briefe gelten sollen, und bestätigen Sie mit Auf
alle Briefe anwenden.
HINWEIS
Eine Änderung der Einstellungen (z. B. Auswahl des Farbtyps oder angepasstes
Anschreiben) gilt standardmäßig immer nur für den aktuell angezeigten Brief.
4.2 Massensendungen im PDF-Format generieren und schneller
versenden
Versenden Sie mehrere Anschreiben, die Sie im PDF-Format erzeugt haben, indem Sie sie
in die E‑POSTBUSINESS BOX hochladen.
Nutzen Sie dieses Verfahren, um z. B. die Zeit zu verkürzen, welche die
E‑POSTBUSINESS BOX für die Verarbeitung benötigt.
Hintergrund: E‑POSTBRIEFE, die Sie z. B. aus MS Word heraus versenden, muss die
Client-Anwendung Connect in PDF-Dateien umwandeln, um sie versenden zu können. Dabei kann es zu einem vorübergehenden (unkritischen) Einfrieren der Anwendung kommen.
E‑POSTBRIEFE dagegen, die bereits im Format PDF vorliegen, kann die
E‑POSTBUSINESS BOX schneller verarbeiten.
HINWEIS
Alternative: E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer
Alternativ können Sie als Anwender beispielsweise den E‑POSTBUSINESS BOX BatchPrinter verwenden, um E‑POSTBRIEFE ohne Umweg über die Client-Anwendung Connect direkt aus einer beliebigen brieferzeugenden Anwendung heraus zu senden. Sie
müssen die E‑POSTBRIEFE dann nicht eigens als PDF-Dateien exportieren, das passiert
automatisch. Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter Massensendungen mit dem E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer senden.
Voraussetzung ü Sie haben ein oder mehrere Anschreiben im Format DIN A4 Hochformat erstellt und als
PDF-Datei(en) gespeichert.
ü Sie haben sichergestellt, dass Ihr Brief einschließlich Anhang den Umfang eines Großbriefs nicht überschreitet:
ü maximal 94 Blätter bei einseitigem Druck (Simplex-Druck)
ü maximal 188 Seiten bei beidseitigem Druck (Duplex-Druck)
ü Damit das System einzelne Anschreiben innerhalb einer einzigen PDF-Datei unterscheiden kann, ist eine Steuerungsinformation wie bei Serienbriefen integriert.
Vorgehen 1. Wählen Sie (unter Microsoft Windows) Start > Programme > E‑POSTBUSINESS
BOX > Connect.
2. Wählen Sie Datei > Verzeichnis einlesen.
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Anwenderhandbuch
36
4
Massensendungen senden
3. Wählen Sie das Verzeichnis mit den PDF-Dateien Ihrer Anschreiben.
Die Dateien des Verzeichnisses werden in die Benutzeroberfläche geladen und dabei
analysiert. Mit dem Briefzähler können Sie prüfen, ob alle Briefe vollständig geladen
wurden (siehe Abbildung 4.1-1 auf Seite 35, Position 4).
Ergebnis
4. Wenn Sie eine einzige PDF-Datei mit einem Serienbrief geladen haben, gehen Sie folgendermaßen vor:
a. Prüfen Sie, ob das System die einzelnen Anschreiben korrekt getrennt hat.
b. Um gegebenenfalls den zusammenhängenden Serienbrief aufzutrennen, wählen Sie
den Menüpunkt Brief > Brieftrenner setzen
Ergebnis
Ein Dialogfenster erscheint.
c. Legen Sie im Eingabefeld Brieftrenner einen Ausdruck fest, der auf jeder ersten
Seite eines Anschreibens vorkommt (z. B. den Ausdruck „geehrte“ aus der Anrede).
Beachten Sie beim Festlegen des Ausdrucks folgende Richtlinien:
▪
Der Ausdruck kommt ausschließlich auf jeder ersten Seite eines Anschreibens
und dort nur ein einziges Mal vor.
▪
Der Ausdruck besteht aus einem einzigen Wort, er enthält keine Leerzeichen.
▪
Der Ausdruck hat mindestens 5 Zeichen.
▪
Der Ausdruck enthält keine Umlaute oder Sonderzeichen.
▪
Wenn Ihre Organisation ZahlungsPLUS nutzt, um Rechnungen mit der Serienbrieffunktion zu versenden, dann fügen Sie die Rechnungsdaten als Weißtext in
Ihre Rechnungen ein. Der Brieftrenner muss dann in [[doppelten eckigen
Klammen]] stehen. Einen solchen Ausdruck fügen Sie am besten – genau so wie
Sie es mit den Rechnungsdaten machen – ebenfalls in Form von Weißtext in Ihre
Dokumentvorlage ein.
Weitere Informationen finden Sie unter Steuerungsinformation in Dokumentvorlage für Serienbriefe einfügen.
d. Wählen Sie die Schaltfläche Brief auftrennen.
e. Prüfen Sie über den Briefzähler, ob alle Briefe vollständig und korrekt getrennt wurden.
5. Um die E‑POSTBRIEFE zu versenden, wählen Sie die Schaltfläche Senden.
Ergebnis Eine Versandbestätigung erscheint. Die Client-Anwendung Connect verarbeitet Ihre
E‑POSTBRIEFE. Sie können sie in der Client-Anwendung Mailbox im Postausgangsfach
prüfen.
Version 1.01 zu Release 2.4
Anwenderhandbuch
37
4
Massensendungen senden
HINWEIS
Die Client-Anwendung reagiert nicht?
Beim Versenden großer Massensendungen kann es vorkommen, dass die ClientAnwendung Connect einfriert und nicht mehr auf Eingaben reagiert. In diesem Fall verarbeitet das System Ihre E‑POSTBRIEFE korrekt, es zeigt dies aber nicht durch eine Fortschrittsanzeige an.
Für das Verarbeiten eines E‑POSTBRIEFS, den Sie mit dem E‑POSTBRIEF Druckertreiber erstellen, benötigt die Anwendung etwa eine Sekunde, für das Verarbeiten einer
PDF-Datei, die Sie als Anhang hinzufügen, zusätzlich etwa je eine Sekunde. Beispiel: Für
das Verarbeiten eines Serienbriefs mit 3600 Anschreiben mit je einem PDF-Anhang würde die Anwendung etwa zwei Stunden benötigen.
Während der Verarbeitungszeit dürfen Sie die Anwendung nicht beenden oder den Arbeitsplatzrechner herunterfahren. Sie werden erst nach 8 Stunden Inaktivität automatisch
von den Client-Anwendungen Connect und Mailbox abgemeldet. Damit ist sichergestellt,
dass länger dauernde Prozesse nicht abgebrochen werden.
.
4.2.1 Troubleshooting: Fehler im Zusammenhang mit PDF-Dateien
identifizieren
Identifizieren Sie Fehler in PDF-Dateien.und beheben Sie die Ursachen.
4.2.1.1 Elektronische E‑POST Adresse Adresse in PDF-Datei nicht ermittelbar
Das System kann in einer PDF-Datei die elektronische E‑POST Adresse nicht ermitteln.
Abhängig von der internen Struktur einer PDF-Datei und der genauen Schreibweise der postalischen Adresse kann das System manchmal keine E‑POST Adresse zuordnen.
Vorgehen
►
Erfassen Sie die E‑POST Adresse manuell. Weitere Informationen finden Sie unter
3.5 E‑POSTBRIEF prüfen, Zustelloptionen anpassen und versenden.
4.2.1.2 Grafiken werden aus PDF-Dokumenten entfernt
Um Probleme im Druck zu vermeiden, kann das System Grafiken aus einem PDF-Dokument
automatisch entfernen.
Es kann zum Beispiel passieren, dass sich Teile von Grafiken außerhalb des Seitenbereichs
einer DIN A4-Seite befinden. In der Vorschau in der Client-Anwendung Connect wird das
nicht dargestellt.
4.2.1.3 Layout eines PDF-Dokuments weicht vom Layout des Quelldokuments ab
Wenn Sie kundenspezifischer Fonts verwenden oder spezielle Laufweiten eingestellt haben,
kann die Darstellung des Textes im PDF-Dokument vom Layout des Quelldokuments abweichen.
Vorgehen
Version 1.01 zu Release 2.4
►
Stellen Sie sicher, dass Ihre kundenspezifischen Fonts in Ihre PDF-Dokumente eingebettet sind.
Anwenderhandbuch
38
5
Postfach verwalten
5 Postfach verwalten
Um z. B. keine Fristen zu versäumen, prüfen Sie in der Client-Anwendung Mailbox regelmäßig, ob elektronische E‑POSTBRIEFE von Geschäftspartnern eingegangen sind, oder ob
andere Mitarbeiter Ihnen als Freigeber E‑POSTBRIEFE zur Prüfung zugeordnet haben.
Wenn Sie einem E‑POSTBRIEF als Freigeber zugeordnet sind, müssen Sie den freizugebenden E‑POSTBRIEF prüfen und freigeben (oder ggf. ablehnen und damit zur erneuten Bearbeitung an den Ersteller zurücksenden). Das System kann den E‑POSTBRIEF
sonst nicht auf den Server der Deutschen Post AG übertragen.
HINWEIS
Briefe lassen sich nur mit Client-Anwendung Mailbox freigeben, nicht im E‑Mail-Client.
In Ihrem Postausgang können Sie den Status Ihrer E‑POSTBRIEFE prüfen.
HINWEIS
Gruppenpostfächer
Ihr fachlicher Betreuer kann mehrere Anwender einer Gruppe zuordnen. Wird ein
E‑POSTBRIEF an diese Gruppe gesendet, können alle Mitglieder dieser Gruppe diesen
Brief sehen und bearbeiten.
HINWEIS
Löschen von E‑POSTBRIEFEN
Sie können versendete oder fehlerhafte E‑POSTBRIEFE nicht manuell löschen. Die Löschung erfolgt automatisch. Die Vorhaltezeit kann der technische Betreuer einstellen.
(Weitere Informationen finden Sie im Administratorhandbuch unter Versandintervalle festlegen).
5.1 Postfach öffnen und bedienen
Führen Sie Aktivitäten wie z. B. das Sortieren, Weiterleiten usw. Ihrer E‑POSTBRIEFE aus.
Voraussetzung ü Ihr fachlicher Betreuer hat Sie als Anwender angelegt. Ihren Benutzernamen und Passwort haben Sie entweder automatisch per E‑Mail oder persönlich vom fachlichen Betreuer erhalten.
ü Um E‑POSTBRIEFE zur weiteren Bearbeitung per E‑Mail weiterleiten zu können, hat
der technische Betreuer einen Mailserver konfiguriert.
Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch
unter Mailserver wählen und spezifizieren.
Auch die E-Mail-Integration wie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter Client-Anwendungen auf den Arbeitsplatzrechnern installieren beschrieben erlaubt
das Weiterleiten.
Vorgehen 1. Um Ihr Postfach zu öffnen, wählen Sie unter MS Windows
Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Mailbox.
Ergebnis
Version 1.01 zu Release 2.4
Ein Anmelde-Dialogfenster erscheint.
Anwenderhandbuch
39
5
Postfach verwalten
2. Melden Sie sich mit Ihrem E‑POSTBUSINESS BOX-Benutzernamen und Passwort an.
Standardmäßig ist Ihre Windows-Kennung vorbelegt.
Mithilfe von Windows-Standardfunktionen können Sie Folgendes tun:
▪
Spalten mit gedrückter linker Maustase anordnen
▪
Durch Klicken auf die Spaltenbezeichnung E‑POSTBRIEFE auf- oder absteigend
sortieren
▪
Einzelne oder mehrere E‑POSTBRIEFE mit gedrückter Shift- oder Strg-Taste markieren
▪
Im Kontextmenü eine der folgenden Aktionen wählen:
Im Posteingang:
▪
Als PDF-Dokument anzeigen
▪
Status auf Gelesen setzen
▪
Löschen
▪
Zur Bearbeitung weiterleiten als E‑POSTBRIEF oder kostenlos per E‑Mail
ACHTUNG
Eigener Mailserver erforderlich
Damit Sie E‑Mails senden können, muss der Technische Betreuer muss einen
eignen Mailserver konfiguriert haben. Wenn der Standard-Mailserver benutzt
wird, werden Ihre E‑Mails nicht gesendet, und Sie erhalten eine Benachrichtigung, dass die E‑POSTBRIEFE nicht weitergeleitet werden konnten.
▪
Exportieren
Im Postausgang:
▪
Als PDF-Dokument anzeigen
▪
Stornieren
▪
Freigeben
▪
Ablehnen
Welche Aktionen möglich sind, hängt vom Status des E‑POSTBRIEFS ab.
Optional: Um E‑POSTBRIEFE z. B. nach Zustand oder anderen Bedingungen zu filtern,
wählen Sie das Filter-Symbol (siehe Abbildung 5.1-1 auf Seite 41, Position 1) und erfassen die Filterkriterien (siehe Abbildung 5.1-1 auf Seite 41, Position 2, 3).
Version 1.01 zu Release 2.4
Anwenderhandbuch
40
5
Postfach verwalten
Abbildung 5.1-1 E‑POSTBRIEFE filtern
5.2 E‑POSTBRIEFE freigeben
Prüfen Sie, ob sich in Ihrem Postausgang E‑POSTBRIEFE im Zustand Warten auf Freigabe
befinden, denen Sie als Freigeber zugeordnet sind.
Das Freigeben von E‑POSTBRIEFEN löst den E‑POSTBRIEF Versand aus. Wenn Sie einem E‑POSTBRIEF als Freigeber zugeordnet sind, müssen Sie die den freizugebenden
E‑POSTBRIEF prüfen und freigeben (oder ggf. ablehnen und damit zur erneuten Bearbeitung an den Ersteller zurücksenden). Das System kann den E‑POSTBRIEF sonst nicht auf
den Server der Deutschen Post AG übertragen.
Weitere Informationen zum Weiterleiten von E‑POSTBRIEFEN an einen Freigeber finden
Sie in Kapitel 3.5 E‑POSTBRIEF prüfen, Zustelloptionen anpassen und versenden.
Voraussetzung ü In Ihrem Postausgang befindet sich ein E‑POSTBRIEF im Zustand Warten auf Freigabe.
Vorgehen 1. Prüfen Sie den oder die freizugebenden E‑POSTBRIEFE.
2. Sind die freizugebenden E‑POSTBRIEFE fehlerfrei, markieren Sie sie, und wählen Sie
die Schaltfläche Freigeben (siehe Abbildung 5.2-1 auf Seite 42, Position 1).
Version 1.01 zu Release 2.4
Anwenderhandbuch
41
5
Postfach verwalten
Abbildung 5.2-1 Freigabefunktion nutzen
Die freigegebenen E‑POSTBRIEFE werden bei der nächsten Abholung vom E‑POST
BUSINESS BOX Server auf den Server der Deutschen Post AG übertragen und dem
Empfänger zugestellt.
Ergebnis
3. Um einen fehlerhaften E‑POSTBRIEF zur Bearbeitung an den Ersteller zurückzusenden, gehen Sie wie folgt vor:
a. Wählen Sie die Schaltfläche Ablehnen (siehe Abbildung 5.2-1 auf Seite 42, Position 2).
Ergebnis
Ein Dialogfenster erscheint.
b. Erfassen Sie einen Ablehnungsgrund und bestätigen Sie Ihre Eingabe.
Ergebnis
Der abgelehnte E‑POSTBRIEF erscheint mit dem Ablehnungsgrund im Postausgang des Erstellers (siehe Abbildung 5.2-2 auf Seite 42, Position 1).
Der Ersteller storniert den fehlerhaften E‑POSTBRIEF und erstellt ihn neu.
Abbildung 5.2-2 Abgelehnter E‑POSTBRIEF im Postfach des Erstellers
Version 1.01 zu Release 2.4
Anwenderhandbuch
42
5
Postfach verwalten
5.3 E‑POSTBRIEFE stornieren
Schließen Sie einen E‑POSTBRIEF, der bereits auf die E‑POSTBUSINESS BOX übertragen
wurde, von der Verarbeitung aus.
Beispiel: Sie stellen fest, dass eine Empfänger-Adresse nicht korrekt ist oder Anschreiben
falsch zugeordnet wurden.
Voraussetzung ü Der E‑POSTBRIEF hat den Status „freigegeben“ (oder wartet auf Freigabe oder wurde
abgelehnt) und ist noch nicht von der E‑POSTBUSINESS BOX an den Server der Deutschen Post AG verschickt worden. Die Intervalle der Übertragung kann der fachliche Betreuer Ihrer E‑POSTBUSINESS BOX einstellen.
Vorgehen 1. Um im Postausgang einen zusammengeführten Brief zu stornieren, lösen Sie ihn zunächst in die Einzelbriefe auf. Wählen Sie dazu im Kontextmenü den Menüpunkt In Einzelbriefe auflösen.
Weitere Informationen finden Sie unter 3.6 E‑POSTBRIEFE zusammenführen.
2. Markieren Sie im Postausgang den E‑POSTBRIEF, den Sie stornieren möchten.
Wenn Sie mehrere Briefe markiert haben, dann lassen sie sich nur stornieren, wenn alle
Briefe stornierbar sind.
3. Wählen Sie die Schaltfläche Stornieren.
4. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
Ergebnis
Die stornierten E‑POSTBRIEFE sind im Programmfenster in der Spalte Zustand mit
dem Eintrag storniert gekennzeichnet.
Nach einer bestimmten Zeitspanne werden die stornierten E‑POSTBRIEFE automatisch von der E‑POSTBUSINESS BOX gelöscht.
5.4 E‑POSTBRIEFE verarbeiten
Markieren Sie einen oder mehrere E‑POSTBRIEFE, die Sie erhalten haben, als gelesen, leiten Sie sie weiter oder löschen Sie sie.
Vorgehen
►
Um einen E‑POSTBRIEF als gelesen zu markieren, wählen Sie die Schaltfläche Gelesen.
►
Um einen E‑POSTBRIEF an einen anderen Anwender weiterzuleiten, wählen Sie die
Schaltfläche Weiterleiten
HINWEIS
Das Weiterleiten innerhalb Ihres Hauses ist kostenlos.
►
Um einen verarbeiteten und ggf. archivierten E‑POSTBRIEFE zu löschen, wählen Sie
die Schaltfläche Löschen. Weitere Informationen zum Archivieren finden Sie in Kapitel
5.5 E‑POSTBRIEFE archivieren.
5.5 E‑POSTBRIEFE archivieren
Archivieren Sie Ihre elektronische Eingangs- und Ausgangspost bequem und einfach z. B.
im Format PDF.
Version 1.01 zu Release 2.4
Anwenderhandbuch
43
5
Postfach verwalten
ACHTUNG
Begrenzte Vorhaltezeit von E‑POSTBRIEFEN auf der E‑POSTBUSINESS BOX
E‑POSTBRIEFEE‑POSTBRIEFE werden aus systemischen Gründen automatisch gelöscht. Die Vorhaltezeit kann der technische Betreuer einstellen. (Weitere Informationen
finden Sie im Administratorhandbuch unter Versandintervalle festlegen).
Die E‑POSTBUSINESS BOX ist keine Archivierungslösung, sondern unterstützt Sie beim
Versenden Ihrer Briefe.
Um Ihre ein- und ausgehenden Briefe zu archivieren, müssen Sie eine dedizierte Archivierungslösung (z. B. Ihr Dateisystem oder eine separate Software) verwenden. Beim Archivieren können Sie die in diesem Kapitel beschriebenen Funktionen zum Export Ihrer PDFoder ZIP-Dateien verwenden.
Vorgehen
►
Um E‑POSTBRIEFE zu archivieren, tun Sie Folgendes:
1. Optional: Filtern Sie die E‑POSTBRIEFE (Abbildung 5.5-1 auf Seite 44, Position 1).
Abbildung 5.5-1 E‑POSTBRIEFE exportieren
2. Markieren Sie im Posteingang oder Postausgang die E‑POSTBRIEFE, die Sie archivieren möchten.
Markieren Sie den ersten Brief, halten Sie die Shift-Taste gedrückt, und markieren
Sie den letzten gewünschten Brief. Oder markieren Sie einzelne Briefe mit gedrückter Strg-Taste.
3. Wählen Sie die Schaltfläche Exportieren (Abbildung 5.5-1 auf Seite 44, Position 2).
4. Wählen Sie das Verzeichnis, in dem Sie die E‑POSTBRIEFE speichern wollen, und
bestätigen Sie mit OK.
Ergebnis
Version 1.01 zu Release 2.4
Das System erzeugt für jeden E‑POSTBRIEF eine ZIP-Datei, die Folgendes enthält:
▪
E‑POSTBRIEF als PDF-Datei
▪
Anhänge (z. B. Bilddateien, Programmdateien usw.)
Anwenderhandbuch
44
5
Postfach verwalten
▪
Bei Briefen im Posteingang: E‑POSTBRIEF als Microsoft Outlook-Nachricht
(.eml-Datei)
HINWEIS
Ihr fachlicher Betreuer kann einen Versendungsnachweis herunterladen. Weitere Informationen finden Sie im Administratorhandbuch unter Fachliche Administration > Poststelle überwachen > Versendungsnachweis anzeigen und herunterladen.
HINWEIS
Löschen von E‑POSTBRIEFEN
E‑POSTBRIEFE sind sowohl in der E‑POSTBUSINESS BOX in Ihrem Unternehmen als
auch auf dem zentralen Server, der die E‑POSTBRIEFE verarbeitet, gespeichert.
E‑POSTBRIEFE werden auf dem zentralen Server erst dann gelöscht, wenn Sie sie explizit in der Client-Anwendung Mailbox löschen.
5.6 Versendete E‑POSTBRIEFE prüfen
Prüfen Sie, ob beim Versenden eines E‑POSTBRIEFS Fehler aufgetreten sind (z. B. überfülltes Postfach des Empfängers) und welcher Zustellweg tatsächlich gewählt wurde (elektronisch oder physisch).
Sie sehen in Ihrem Postausgang nur Ihre eigenen, von Ihnen versendeten E‑POSTBRIEFE.
Voraussetzung Status von E‑POSTBRIEFEN im Postausgang
ü Sie haben als Anwender die Client-Anwendung Connect gestartet.
ü Um E‑POSTBRIEFE zu prüfen, die unter der Standard-Absender-Adresse versendet
wurden, haben Sie als fachlicher oder technischer Betreuer die Client-Anwendung
Connect gestartet.
Vorgehen
►
Um E‑POSTBRIEFE in Ihrem Postausgang zu prüfen, wählen Sie die Registerkarte
Postausgang
►
Um E‑POSTBRIEFE zu prüfen, die im Namen einer Gruppe versendet wurden, wählen
Sie Rollen > <Name der Gruppe>.
Sie sehen die E‑POSTBRIEFE aller Gruppen, denen Sie zugeordnet sind.
Ergebnis
►
Um als fachlicher Betreuer E‑POSTBRIEFE zu prüfen, die im Namen der StandardAbsender-Adresse versendet wurden, wählen Sie Rollen > Poststelle.
Ergebnis Der Status, der Versandweg und andere Daten der versendeten E‑POSTBRIEFE werden in
den entsprechenden Spalten angezeigt.
Beispiel: Ein Freigeber hat einen Brief wegen eines Fehlers abgelehnt (Abbildung 5.6-1 auf
Seite 46).
Version 1.01 zu Release 2.4
Anwenderhandbuch
45
5
Postfach verwalten
Abbildung 5.6-1 Beispiel: Vom Freigeber abgelehnter Brief im Postausgang
Je nach Verarbeitungsstatus eines E‑POSTBRIEFS haben Sie folgende Möglichkeiten (siehe Tabelle Tabelle 5.6-1 Status von E‑POSTBRIEFEN im Postausgang auf Seite 46):
Version 1.01 zu Release 2.4
Status
Bedeutung
Freigegeben
Der E‑POSTBRIEF wird beim
nächsten Start der Verarbeitung auf
der E‑POSTBUSINESS BOX in den
Verarbeitungsprozess übernommen. Der Verarbeitungsprozess
nimmt alle freigegebenen
E‑POSTBRIEFE und sendet sie an
das E‑POSTBRIEF System der
Deutschen Post AG.
Warten auf Freigabe
Der E‑POSTBRIEF wartet auf die
Freigabe durch den Freigeber, den
Sie zugeordnet haben.
Abgelehnt
Der E‑POSTBRIEF wurde vom Freigeber nicht freigegeben, sondern
abgelehnt. In diesem Status wird
der E‑POSTBRIEF nicht versendet.
In Verarbeitung
Der E‑POSTBRIEF wird gerade auf
der E‑POSTBUSINESS BOX verarbeitet. Zusammen mit allen anderen
E‑POSTBRIEFEN wird der
E‑POSTBRIEF für das E‑POST
System aufbereitet.
In Übertragung
Der E‑POSTBRIEF wird nach der
Verarbeitung auf der
Aktion
Korrigieren Sie den
E‑POSTBRIEF und versenden Sie
ihn zur erneuten Prüfung und Freigabe. Hinweise zur Korrektur oder
den Grund der Ablehnung finden
Sie im Feld Grund der Ablehnung (Abbildung 5.6-1 auf Seite
46, Position 1).
Anwenderhandbuch
46
5
Postfach verwalten
Status
Bedeutung
Aktion
E‑POSTBUSINESS BOX in das
E‑POST System der Deutschen
Post AG übertragen.
Versendet
Der E‑POSTBRIEF wurde durch
das E‑POST System der Deutschen
Post AG erfolgreich versendet.
Storniert
Der E‑POSTBRIEF wurde storniert
und wird nicht gedruckt oder versendet.
Erstellen Sie den E‑POSTBRIEF
neu.
Der E‑POSTBRIEF hat im Lauf des
Verarbeitungsprozesses einen Fehler erzeugt, z. B. konnte der Brief
nicht zugestellt oder nicht verarbeitet werden.
Informieren Sie Ihren technischen
Betreuer.
Fehlerhaft
Stornierte E‑POSTBRIEFE werden automatisch von der
E‑POSTBUSINESS BOX gelöscht.
Tabelle 5.6-1 Status von E‑POSTBRIEFEN im Postausgang
5.7 Empfangene E‑POSTBRIEFE prüfen
Prüfen Sie, ob Sie E‑POSTBRIEFE erhalten haben, die Sie bearbeiten müssen.
Vorgehen
►
An Sie persönlich adressierte E‑POSTBRIEFE anzeigen: Wählen Sie Posteingang.
Ergebnis
►
E‑POSTBRIEFE anzeigen, die an eine Gruppe adressiert sind, deren Mitglied Sie sind:
Wählen Sie Rollen > Gruppe: <Name der Gruppe>.
Ergebnis Der Zustand, der Versandweg und andere Daten der empfangenen E‑POSTBRIEFE werden angezeigt (siehe Tabelle 5.7-1 Zustände von E‑POSTBRIEFEN im Posteingang auf
Seite 47):
Zustand
Bedeutung
Aktion
Empfangen
Im Posteingang befindet sich ein
neuer E‑POSTBRIEF.
Prüfen Sie den Inhalt des
E‑POSTBRIEFS.
Gelesen
Sie haben den E‑POSTBRIEF als
gelesen markiert.
Archivieren Sie den
E‑POSTBRIEF gegebenenfalls,
und löschen Sie ihn.
Tabelle 5.7-1 Zustände von E‑POSTBRIEFEN im Posteingang
Version 1.01 zu Release 2.4
Anwenderhandbuch
47
5
Postfach verwalten
HINWEIS
Falsch adressierte E‑POSTBRIEFE
Briefe, die ein Absender falsch adressiert, landen in der sogenannten Poststelle. Ihre Organisation muss organisatorisch sicherstellen, dass ein fachlicher Betreuer dieses Postfach regelmäßig (möglichst täglich) prüft und die nicht zugeordneten E‑POSTBRIEFE an
die zuständigen Mitarbeiter weiterleitet.
Erscheint ein erwarteter Brief nicht in Ihrem persönlichen oder Gruppenpostfach, bitten
Sie Ihren fachlichen Betreuer, die Poststelle zu prüfen.
Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter Nicht persönlich zugeordnete E‑POSTBRIEFE identifizieren und weiterleiten.
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Anwenderhandbuch
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6
Elektronische E‑POSTBRIEFE mit einem E‑Mail-Programm senden und empfangen
6 Elektronische E‑POSTBRIEFE mit einem E‑MailProgramm senden und empfangen
Versenden und empfangen Sie elektronische E‑POSTBRIEFE z. B. mit Microsoft Outlook,
Lotus Notes oder Mozilla Thunderbird.
HINWEIS
Einschränkungen
Briefzusatzleistungen oder das Nutzen der Freigeber-Funktion sind auf diesem Weg jedoch nicht möglich, dafür benötigen Sie die Client-Anwendungen Connect und Mailbox.
Voraussetzung ü Der technische Betreuer hat das Versenden und/oder Empfangen von elektronischen
E‑POSTBRIEFE per E‑Mail-Programm konfiguriert.
Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch
unter E‑Mail-Programme zum Versenden und Empfangen von E‑POSTBRIEFEN nutzen.
ü Sie kennen die E‑POST Adressen der Empfänger.
Version 1.01 zu Release 2.4
Anwenderhandbuch
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6
Elektronische E‑POSTBRIEFE mit einem E‑Mail-Programm senden und empfangen
Vorgehen
►
Um einen elektronischen E‑POSTBRIEF zu senden, tun Sie Folgendes:
▪
Erfassen Sie die E‑POST Adresse des Empfängers so wie Sie sonst eine E‑MailAdresse eingeben.
HINWEIS
Belegkopien und Porto für Cc- und Bcc-Adressaten
Für jeden Empfänger im To-, Cc- oder Bcc-Feld wird ein separater E‑POSTBRIEF
erzeugt, für den jeweils Porto anfällt.
Für die To- und Cc-Empfänger erhalten Sie eine gemeinsame Belegkopie, und für
jeden Bcc-Empfänger erhalten Sie eine eigene Belegkopie.
Beispiel: Sie senden dieselbe Nachricht an 1 To-Empfänger, 2 Cc-Empfänger und
3 Bcc-Empfänger. In diesem Fall werden insgesamt 4 verschiedene Belegkopien
generiert: Für die 3 To/Cc-Empfänger erhalten Sie eine einzige Belegkopie, für die
3 Bcc-Empfänger erhalten Sie 3 separate Belegkopien.
Die To/Cc-Empfänger erfahren, welche To- und Cc-Empfänger, aber nicht, welche
Bcc-Empfänger denselben E‑POSTBRIEF erhalten haben. Jeder Bcc-Empfänger
erhält dagegen einen separaten E‑POSTBRIEF. Keiner der Bcc-Empfänger erfährt, dass andere Empfänger dieselbe Nachricht erhalten haben.
In unserem Beispiel senden Sie insgesamt 6 E‑POSTBRIEFE, für die jeweils Porto
anfällt.
▪
Ergebnis
Stellen Sie bei Anhängen Folgendes sicher:
▪
Alle Anhänge zusammen sind weniger als 20 MB groß.
▪
Jeder Dateiname enthält genau 1 (einen) Punkt (z. B. Beispiel.pdf)
▪
Die Dateinamen haben einschließlich Dateiendung maximal 250 Zeichen.
Das System erzeugt eine Belegkopie des E‑POSTBRIEFS für jeden To/Cc und BccEmpfänger. Die Belegkopie bestätigt, dass die Nachricht vom E‑POST angenommen
und für jeden Empfänger in je einen E‑POSTBRIEF umgewandelt worden ist. Sie enthält den E‑POSTBRIEF.
Abhängig von der Konfiguration der E‑POSTBUSINESS BOX erhalten Sie die Belegkopie, oder sie wird in einem zentralen Postfach gesammelt. Weitere Informationen finden
Sie im Administratorhandbuch unter „Belegkopien in einem zentralen Postfach sammeln“.
Standard-Beilagen werden nicht zugefügt.
Wenn Ihre E‑POSTBUSINESS BOX eine Nachricht empfängt, die neben E‑POST
Adressen auch E‑Mail-Adressen enthält, wird für jede E‑POST Adresse ein
E‑POSTBRIEF verschickt. E‑Mail-Adressen dagegen werden verworfen.
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Anwenderhandbuch
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6
Elektronische E‑POSTBRIEFE mit einem E‑Mail-Programm senden und empfangen
►
Beachten Sie bei empfangenen E‑POSTBRIEFEN in Ihrem Postfach, dass sie verbindlich sind wie postalische Briefe.
TIPP
Erkennbarkeit von E‑POSTBRIEFEN im E‑Mail-Postfach
E‑POSTBRIEFE sind im E‑Mail-Postfach nicht immer von E‑Mail leicht zu unterscheiden.
Um z. B. keine Fristen zu versäumen, prüfen Sie in der Client-Anwendung Mailbox
regelmäßig, ob elektronische E‑POSTBRIEFE von Geschäftspartnern eingegangen
sind, oder ob andere Mitarbeiter Ihnen als Freigeber E‑POSTBRIEFE zur Prüfung zugeordnet haben.
Das E‑POST System erzeugt keine Belegkopien für E‑POSTBRIEFE, die per E‑Mail
gesendet wurden.
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Anwenderhandbuch
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7
Administrative Aktivitäten ausführen
7 Administrative Aktivitäten ausführen
Führen Sie die folgenden administrativen Tätigkeiten selbst aus, oder lassen Sie sie von Ihrem fachlichen oder technischen Betreuer ausführen.
7.1 Anmelden am E‑POSTBUSINESS BOX Server
Um z. B. die aktuelle Version der Client-Software herunterzuladen, melden Sie sich an der
E‑POSTBUSINESS BOX an.
Voraussetzung ü Der fachliche Betreuer hat Sie als Anwender auf der E‑POSTBUSINESS BOX angelegt.
ü Sie haben (z. B. per E‑Mail) den Benutzernamen und das Passwort für die
E‑POSTBUSINESS BOX erhalten.
Vorgehen 1. Öffnen Sie die ZurBox.html-Datei, die Sie von Ihrem fachlichen Betreuer erhalten haben.
2. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein, und klicken Sie auf das Pfeilsymbol (siehe Abbildung 7.1-1 auf Seite 52, Position 1).
Ergebnis
Sie gelangen auf die Willkommensseite.
Abbildung 7.1-1 Anmeldung
7.2 Client-Anwendungen installieren
Wenn nur wenige Anwender die Client-Anwendungen auf ihren Arbeitsplatzrechnern benötigen, installieren Sie sie manuell.
Voraussetzung ü Sie haben Administrator-Rechte auf dem Arbeitsplatzrechner.
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Anwenderhandbuch
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7
Administrative Aktivitäten ausführen
ü Auf dem Arbeitsplatzrechner ist eines der folgenden Betriebssysteme installiert:
ü Microsoft Windows:
ü Microsoft Windows 10 (32 Bit oder 64 Bit)
ü Microsoft Windows 8.x (32 Bit oder 64 Bit)
ü Microsoft Windows 7 (32 Bit oder 64 Bit)
ü Microsoft Windows Server 2008, 2008 R2, 2012 und 2012 R2 (jeweils 32 Bit oder
64 Bit)
ü Apple OSX in der jeweils aktuellen Version
ACHTUNG
Folgende Microsoft Windows-Versionen werden nicht unterstützt:
ü Vista
ü Windows XP
ü Windows Server 2003
ü Me Millennium Edition
ü NT
ü 9x
ü 3.x
ü Der Arbeitsspeicher ist mindestens 512 MB groß.
ü Der Prozessor ermöglicht ein zügiges Arbeiten mit Office-Programmen (ab Intel
Pentium 4).
ü Auf der Festplatte stehen folgende Speicherkapazitäten zur Verfügung:
ü für die Basisinstallation mindestens 30 MB
ü für Dokumente und temporäre Dateien pro Benutzer mindestens 20 MB. Der benötigte Festplattenplatz hängt von der Art und der Anzahl der zu verarbeitenden Briefe
ab und kann wesentlich größer als 20 MB sein.
ü Eine Installations-Partition auf Laufwerk C:\ sowie ein Standard-Temp-Verzeichnis steht
unter C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzer> zur Verfügung.
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Anwenderhandbuch
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7
Administrative Aktivitäten ausführen
ü Sie haben ein Textverarbeitungsprogramm installiert, das einen Drucker über den Druckdialog Ihres Betriebssystems ansprechen kann. Zum Erstellen von E‑POSTBRIEFEN
sind z. B. folgende Anwendungen für MS Windows und Apple OSX geeignet:
ü Microsoft Office Versionen 2003 oder höher
ü Office-Suite von OpenOffice.org
ü Office-Suite Libreoffice ab Version 5.0.6.3
ACHTUNG
Apple Pages und TextEdit
Die Apple OS X-Textverarbeitungsprogramme Pages und TextEdit werden nicht unterstützt. Es kommt zu Formatabweichungen.
ACHTUNG
Bilderzeugende Anwendungen
Anwendungen, die Ihre Dokumente zur Ausgabe auf den Drucker in Bilder umwandeln, werden nicht unterstützt.
ü Falls der Zugriff der Client-Anwendungen auf die E‑POSTBUSINESS BOX über eine
Firewall erfolgt, hat der technische Betreuer den Zugriff für folgende Ports erlaubt:
ü https-Port 4443 für die Client-Anwendungen Connect und Mailbox
ü https-Port 443 für den Zugriff auf das Web-Frontend der E‑POSTBUSINESS BOX
zum Ändern des Kennworts durch den Anwender
ü Falls Sie einen Proxy-Server für die Kommunikation zwischen den Arbeitsplatzrechnern
mit den Client-Anwendungen und der E‑POSTBUSINESS BOXverwenden, haben Sie
Folgendes sichergestellt:
ü Der Proxy-Server unterstützt das Protokoll HTTP. Das Protokoll SOCKS wird in diesem
Fall nicht unterstützt.
ü Im Proxy-Server sind die IP-Adresse und Port freigegeben wie in Tabelle 1 angegeben.
HINWEIS
Alle Verbindungen sind ausgehend.
ü Das Analysieren der übertragenen Daten durch den Proxy-Server (die sogenannte
Inspection) ist deaktiviert.
ü Sie haben auf dem Arbeitsplatzrechner per Netzwerk Zugriff auf den
E‑POSTBUSINESS BOX-Server.
Vorgehen 1. Stellen Sie sicher, dass der technische Betreuer die Firmware der
E‑POSTBUSINESS BOX aktualisiert und die aktuelle Version der Anwendungs-Software
auf die E‑POSTBUSINESS BOX heruntergeladen hat. Weitere Informationen finden Sie
im Administratorhandbuch unter Software-Aktualisierungen planen und durchführen.
Stellen Sie sicher, dass die Firmware aktualisiert und die aktuelle Version der
Anwendungs-Software auf die E‑POSTBUSINESS BOX heruntergeladen ist. Weitere Informationen finden Sie unter Software-Aktualisierungen planen und durchführen.
2. Melden Sie sich am E‑POSTBUSINESS BOX Server an.
Weitere Informationen finden Sie unter 7.1 Anmelden am E‑POSTBUSINESS BOX
Server.
Version 1.01 zu Release 2.4
Anwenderhandbuch
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7
Administrative Aktivitäten ausführen
3. Wählen Sie Firmware (Abbildung 7.2-1 auf Seite 55, Position 1).
Ergebnis
Abbildung 7.2-1 Verfügbare Software finden
4. Wählen Sie unter Allgemein > Startseite im Bereich Ihre E‑POSTBRIEF Poststelle
den Link E‑POSTBRIEF (siehe Abbildung 7.2-1 auf Seite 55, Position 2).
Ergebnis
Version 1.01 zu Release 2.4
Die aktuell verfügbare Software (Installationsdateien) wird angezeigt (Abbildung 7.2-2
auf Seite 56, Position 1).
Anwenderhandbuch
55
7
Administrative Aktivitäten ausführen
Abbildung 7.2-2 Software herunterladen
ACHTUNG
Beachten Sie beim Installieren der Software auf den Arbeitsplatzrechnern die Reihenfolge der folgenden Schritte.
5. Wenn Sie Apple OSX benutzen: Stellen Sie sicher, dass bereits ein (beliebiger) Druckertreiber installiert ist.
Textverarbeitungsprogramme unter Apple OSX können andernfalls den E‑POSTBRIEF
Druckertreiber nicht korrekt erkennen.
6. Laden Sie die Datei ghostscript-win-<Release>.msi (Apple OSX: ghostscriptosx-<Release>.dmg) auf den Arbeitsplatzrechner des Anwenders herunter, und installieren Sie Ghostscript.
7. Laden Sie das Anwendungspaket epost_box_workplace-win-<Release>.msi (Apple OSX: epost_box_workplace-osx-<Release>.dmg) auf den Arbeitsplatzrechner des
Anwenders herunter.
8. Installieren Sie das Anwendungspaket.
Ergebnis
Wenn Sie MS Windows benutzen, erscheint das Dialogfenster L-Vin Config.
9. Wenn Sie Apple OSX benutzen: Wählen Sie Programme > E‑POSTConfig, damit das
Dialogfenster L-Vin Config erscheint.
10. Definieren Sie die Verbindung mit der E‑POSTBUSINESS BOX. Sie haben folgende
Möglichkeiten:
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Anwenderhandbuch
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7
Administrative Aktivitäten ausführen
▪
Wenn Sie keinen Proxy-Server haben, erfassen Sie auf der Registerkarte Verbindung im Eingabefeld Serveradresse die IP-Adresse der E‑POSTBUSINESS BOX.
HINWEIS
Die dynamisch generierte IP-Adresse der E‑POSTBUSINESS BOX finden Sie in
der Adresszeile der im HTML-Browser geöffneten Datei ZurBox.html.
▪
Ergebnis
Wenn Sie die Client-Anwendungen über einen Proxy-Server mit der
E‑POSTBUSINESS BOX verbinden, erfassen Sie auf der Registerkarte Proxy die
Konfigurationsparameter Ihres Proxy-Servers.
Nach der Installation finden Sie unter Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX
die installierten Anwendungen Mailbox und Config sowie Connect (Abbildung 7.2-3
auf Seite 57).
Abbildung 7.2-3 Client-Anwendungen unter Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX
Auf Ihrem Desktop sind Verknüpfungen zu Mailbox und Connect angelegt (Abbildung
7.2-4 auf Seite 57). Unter Windows 8 und Windows Server 2012 werden keine Verknüpfungen auf dem Desktop angelegt. Sie finden die Anwendungen bei Windows 8
unter Start > Apps bearbeiten.
Abbildung 7.2-4 Desktop-Icons für Connect und Mailbox
Ein zusätzlicher Drucker E‑POSTBUSINESS BOX Printer ist installiert, über den
E‑POSTBRIEFE versendet werden können.
11. Damit die Client-Anwendungen Mailbox und Connect korrekt starten, stellen Sie sicher,
dass die Umgebungsvariable (typischerweise Home) vorhanden ist.
Version 1.01 zu Release 2.4
Anwenderhandbuch
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7
Administrative Aktivitäten ausführen
a. Um zu prüfen, welche Umgebungsvariable eingestellt ist, wählen Sie (z. B. unter
Microsoft Windows 7) Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Config.
Ergebnis
Die Umgebungsvariable steht auf der Registerkarte Zertifikate im Feld DownloadVerzeichnis, z. B.typischerweise %HOME%.
b. Wählen Sie Start > Systemsteuerung > System > Erweiterte Einstellungen > Erweitert > Umgebungsvariablen).
c. Wählen Sie unter Benutzervariablen für <Benutzer> die Schaltfläche Neu.
d. Geben Sie Folgendes ein:
▪
Name der Variablen: HOME (wenn die in Connect definierte Umgebungsvariable
%HOME% heißt)
▪
Wert der Variablen: %USERPROFILE%
e. Sichern Sie Ihre Eingaben.
Hintergrund: Die Client-Anwendungen benötigen ein Zertifikat. Das Zertifikat muss sich
in einem lokalen Verzeichnis speichern lassen, für das der Anwender Zugriffsrechte hat.
Wenn keine Umgebungsvariable vorhanden ist, dann müssen Sie ein lokales Verzeichnis
für das Zertifikat anlegen. Weitere Informationen finden Sie in der Abhilfe für den Fehler
"While fetching appinfo: error setting certificate verify location".
12. Wählen Sie Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Connect.
Ergebnis
Das Dialogfenster Zertifikatsprüfung erscheint.
13. Wählen Sie Akzeptieren.
Ergebnis
Es erscheint das Dialogfenster Authentifizierung.
HINWEIS
Das Dialogfenster Authentifizierung erscheint nicht, wenn die Authentifizierung für
die Client-Anwendungen deaktiviert ist (Anwender können sich dann ohne Passwort
anmelden). In diesem Fall erscheint das Dialogfenster Freigabe. Das Dialogfenster
Freigabe erscheint, damit der Anwender sich einmalig authentifiziert. Bei weiterem
Aufrufen der Client-Anwendungen erscheint dieses Fenster nicht mehr. Die ClientAnwendungen Connect und Mailbox öffnen sich dann also ohne Anmeldedialog.
Weitere Informationen finden Sie im Administratorhandbuch unter Authentifizierung
für Client-Anwendungen deaktivieren.
14. Melden Sie sich mit Ihrem E‑POSTBUSINESS BOX-Benutzernamen und Passwort an,
die Sie per E‑Mail oder von Ihrem technischen Betreuer persönlich erhalten haben (voreingestellt ist Ihre Windows-Kennung).
Ergebnis
Das Zertifikat wird in dem Verzeichnis gespeichert, das der Umgebungsvariablen zugeordnet ist.
15. Prüfen Sie, ob sich die Client-Anwendungen Connect und Mailbox starten lassen.
Wenn sich die Client-Anwendungen trotz vorhandener Umgebungsvariable nicht starten
lassen, dann müssen Sie ein lokales Verzeichnis für das Zertifikat anlegen. Weitere Informationen finden Sie in der Abhilfe für den Fehler "While fetching appinfo: error setting
certificate verify location".
16. Wenn Sie unter Apple OSX eine Textverarbeitungsanwendung wie LibreOffice, OpenOffice benutzen, stellen Sie sicher, dass die Anwendung den systemweiten Druckdialog
nutzt. Dazu schalten Sie den anwendungseigenen Druckdialog aus:
Version 1.01 zu Release 2.4
Anwenderhandbuch
58
7
Administrative Aktivitäten ausführen
a. Wählen Sie Einstellungen > <Name der Textverarbeitungsanwendung> > Allgemein.
Ergebnis
Sie gelangen in das Dialogfenster Optionen - <Names des Textverarbeitungsprogramms> - Allgemein (Abbildung 7.2-5 auf Seite 59).
Abbildung 7.2-5 Anwendungsspezifischen Druckdialog abschalten
b. Deaktivieren Sie unter Dialog zum Öffnen/Speichern das Kontrollkästchen <Name
der Textverarbeitungsanwendung>-Dialoge verwenden (Abbildung 7.2-5 auf Seite 59, Position 1).
HINWEIS
Wenn Sie MS Office unter Apple OSX verwenden, können Sie den Schritt auslassen.
MS Office nutzt den systemweiten Druckdialog von sich aus.
Ergebnis Die Client-Anwendungen Connect und Mailbox sind auf dem Arbeitsplatzrechner einsatzbereit.
7.3 Passwort ändern
Nachdem der fachliche Betreuer Sie als Anwender angelegt hat, ändern Sie das initial vergebene Passwort bei der ersten Anmeldung an der E‑POSTBUSINESS BOX.
Vorgehen 1. Wählen Sie die Schaltfläche Mein Konto.
2. Geben Sie Ihr aktuelles Passwort ein.
3. Geben Sie das neue Passwort ein.
4. Wiederholen Sie die Eingabe des neuen Passworts.
5. Speichern Sie das neue Passwort.
Version 1.01 zu Release 2.4
Anwenderhandbuch
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7
Administrative Aktivitäten ausführen
7.4 Neues Passwort anfordern
Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, lassen Sie sich per E‑Mail ein neues Passwort an
die bei der Benutzerverwaltung eingerichtete E‑Mail-Adresse zusenden.
HINWEIS
Zugangsdaten des technischen Betreuers verloren
Damit Sie auf die E‑POSTBUSINESS BOX auch dann als technischer Betreuer zugreifen
können, wenn die Zugangsdaten verloren sind, können Sie einen temporären Administrator anlegen. Als temporärer Administrator können Sie einen neuen technischen Betreuer
anlegen.
Weitere Informationen finden Sie im Administratorhandbuch im Troubleshooting-Kapitel
„Zugangsdaten des technischen Betreuers sind verloren“.
Voraussetzung ü Der technische Betreuer hat den E‑Mail-Versand konfiguriert.
ü Der technische oder fachliche Betreuer hat Sie als Anwender in der
E‑POSTBUSINESS BOX angelegt.
Vorgehen 1. Öffnen Sie die ZurBox.html-Datei, die Sie von Ihrem fachlichen Betreuer erhalten haben.
2. Wählen Sie Passwort vergessen.
3. Erfassen Sie Ihre E‑Mail-Adresse.
4. Wählen Sie Passwort zuschicken.
7.5 Support-Funktionen nutzen
Für Support-Zwecke exportieren Sie auf Nachfrage Fehlermeldungen in eine csv-Datei oder
lassen sich die Daten anzeigen.
Vorgehen 1. Wählen Sie in der Client-Anwendung Connect den Menüpunkt Fehler > Fehlerliste exportieren.
2. Zeigen Sie auf Nachfrage durch den Support im Hilfemenü z. B. installierte Plugins an.
7.6 Abmelden von einer Client-Anwendung
Melden Sie sich bei Bedarf von den Client-Anwendungen Connect oder Mailbox ab.
Beispiele:
Version 1.01 zu Release 2.4
▪
Aufgrund einer Fehlkonfiguration starten die Client-Anwendungen mit einem falschen Benutzer, und die Client-Anwendung lässt sich nicht schließen
▪
Sie teilen denselben Windows-Benutzer mit einer anderen Person, teilen aber nicht denselben E‑POSTBUSINESS BOX Benutzer.
Anwenderhandbuch
60
7
Administrative Aktivitäten ausführen
Vorgehen
►
Wählen Sie im Kontextmenü des Securitray-Symbols (Abbildung 7.6-1 auf Seite 61,
Position 1) den Menüpunkt Logout (Abbildung 7.6-2 auf Seite 61, Position 1).
Abbildung 7.6-1 Securitray-Symbol im Windows-Anzeigebereich
Abbildung 7.6-2 Menüpunkt Logout im Kontextmenü des Securitray-Symbols
Version 1.01 zu Release 2.4
Anwenderhandbuch
61
8
Troubleshooting und Fehlermeldungen
8 Troubleshooting und Fehlermeldungen
Finden Sie Lösungen für unerwartetes Verhalten der Client-Anwendungen oder Einschränkungen ihrer Funktionalität.
Abhilfen zu Fehlern, die beim Erstellen von E‑POSTBRIEFEN auftauchen können, finden
Sie unter 3.2.1 Fehler beim Erstellen von E‑POSTBRIEFEN beheben.
Weitere Problembeschreibungen und Lösungen, die eventuell Administratorrechte auf Ihrem
Rechner voraussetzen, finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter
Troubleshooting.
8.1 Ein versendeter E‑POSTBRIEF erscheint nicht im Postausgang
Sie haben einen E‑POSTBRIEF versendet, der aber nicht in Ihrem Postausgang erscheint.
Typische Ursache: Sie sind als Anwender angelegt, aber es ist Ihnen keine individuelle
E‑POST Adresse zugeordnet. Deshalb wird Ihrem E‑POSTBRIEF eine Standard-AbsenderAdresse zugeordnet, typischerweise nach dem Schema info@<firmenname>.epost.de. Alle Briefe mit Standard-Absender-Adresse sind nur dem fachlichen Betreuer sichtbar.
Vorgehen 1. Prüfen Sie, ob Sie eine individuelle E‑POST Adresse besitzen:
a. Erstellen Sie in der Client-Anwendung Connect einen neuen E‑POSTBRIEF.
b. Prüfen Sie im Feld Ihre E‑POST Adresse (Abbildung 3.5-1 auf Seite 22, Position 2)
die voreingestellte E‑POST Absenderadresse.
Ergebnis
Wenn die angezeigte Adresse nicht dem Schema <Name oder Kürzel des Anwenders>@<firmenname>.epost.de entspricht, dann besitzen Sie keine individuelle
E‑POST Adresse.
2. Damit Sie künftig E‑POSTBRIEFEE‑POSTBRIEFE mit individueller Absenderadresse
senden können, bitten Sie Ihren fachlichen Betreuer, eine E‑POST Adresse für Sie anzulegen.
Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch
unter Anwender und Postfächer manuell anlegen.
8.2 Client-Anwendung Connect startet nicht
Es kann vorkommen, dass die Client-Anwendung Connect nicht richtig startet, aber keine
Fehlermeldung erscheint.
Tun Sie Folgendes:
Vorgehen 1. Wählen Sie (unter Windows 7) Start > Alle Programme > E‑POSTBUSINESS
BOX > Lokalen Cache löschen.
2. Starten Sie Connect neu und authentifizieren Sie sich.
Version 1.01 zu Release 2.4
Anwenderhandbuch
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8
Troubleshooting und Fehlermeldungen
8.3 Die Client-Anwendungen haben keine Verbindung zur
E‑POSTBUSINESS BOX
Wegen fehlerhafter Konfigurationseinstellungen klappt die Verbindung zur
E‑POSTBUSINESS BOX nicht. Setzen Sie die Konfiguration zurück.
Vorgehen 1. Setzen Sie Ihre lokalen Konfigurationseinstellungen zurück. Wählen Sie dazu (unter MS
Windows 7) Start > Alle Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Lokalen Cache löschen.
2. Starten Sie eine Client-Anwendung und authentifizieren Sie sich.
8.4 Client-Anwendung Connect ist sehr langsam, es gibt Abstürze in der Anwendung oder Fehlermeldungen
Um die Performance zu verbessern, ändern Sie die Grafikeinstellungen.
Tun Sie (z. B. unter Windows 7) Folgendes:
Vorgehen 1. Wählen Sie in der Systemsteuerung unter Geräte und Drucker den E‑POSTBRIEF
Drucker.
2. Wählen Sie im Kontextmenü Druckereigenschaften.
3. Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein die Schaltfläche Einstellungen.
4. Wählen Sie auf der Registerkarte Papier/Qualität die Schaltfläche Erweitert.
5. Weisen Sie unter Grafik dem Parameter Druckqualität den Wert 300dpi zu.
8.5 Die Druckqualität von Grafiken in E‑POSTBRIEFEN ist unbefriedigend
Die Qualität des Ausdrucks (Auflösung) ist gering, oder die Farben stimmen nicht.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
Vorgehen
Version 1.01 zu Release 2.4
►
Um eine hohe Qualität des Ausdrucks sicherzustellen, müssen Sie in Ihren
E‑POSTBRIEFEN oder Dokumentvorlagen für E‑POSTBRIEFE Grafiken mit einer Auflösung von mindestens 300 dpi verwenden. Verwenden Sie ein kostenloses Programm
wie IrfanView, um zu prüfen, welche Auflösung Ihre Grafiken haben.
Anwenderhandbuch
63
8
Troubleshooting und Fehlermeldungen
►
Um eine optimale Farbtreue sicherzustellen, erstellen Sie elektronisches Briefpapier im
Farbraum CMYK und hinterlegen es als fachlicher Betreuer auf der
E‑POSTBUSINESS BOX.
HINWEIS
Warum den Farbraum CMYK verwenden?
Dokumente, die nicht im CMYK-Farbraum sind (dies gilt auch für Sonderfarben wie
etwa Pantone-Farbräume), konvertiert das System automatisch nach CMYK (entweder in der Client-Anwendung Connect oder beim Druckdienstleister). Dabei kann es
passieren, dass sich die Farben des gedruckten Dokuments von denen des originalen, digitalen Dokuments unterscheiden.
Die meisten Büroanwendungen (z. B. Microsoft Word) verwenden den Farbraum
RGB. Weil der CMYK-Farbraum kleiner ist als der RGB-Farbraum, können im Offsetdruck nicht alle, z. B. am Monitor verfügbaren, Farben reproduziert werden. Bei
E‑POSTBRIEFEN, die Sie mit diesen Anwendungen erstellen, kann es durch das
Konvertieren nach CMYK deshalb zu Verschiebungen der Farbwerte kommen.
Weitere Informationen finden Sie (im Administratorhandbuch) unter Elektronisches Briefpapier einrichten.
Beachten Sie auch die Empfehlungen zu Auflösung, Farbeinstellungen und eingebetteten Schriften bei PDF-Dateien im Anwenderhandbuch unter 3.3 Anhänge anfügen).
8.6 „While executing securitray ...“
Eine-Client-Anwendung lässt sich nicht starten, wenn sie im Hintergrund bereits läuft.
Manchmal wird eine Client-Anwendung nicht korrekt beendet. Sie müssen dann die noch
laufende Instanz der Client-Anwendung beenden, um eine neue starten zu können.
Vorgehen
►
Öffnen Sie mit Strg+Alt+Entf den Windows Task Manager und beenden Sie den Prozess securitray.exe.
8.7 „Couldn't connect to host“
Die Client-Anwendung kann keine Verbindung zur E‑POSTBUSINESS BOX herstellen. Es
erscheint die Fehlermeldung Couldn't connect to host. Um den Fehler zu beheben, erfassen Sie nachträglich die IP-Adresse der E‑POSTBUSINESS BOX.
Hintergrund: Es ist nicht technisch sichergestellt, dass Sie unmittelbar nach dem Installieren
der Client-Anwendungen die IP-Adresse Ihrer E‑POSTBUSINESS BOX erfassen. Deshalb
können Sie die IP-Adresse nachträglich erfassen.
Vorgehen 1. Wählen Sie Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Config.
Version 1.01 zu Release 2.4
Anwenderhandbuch
64
8
Troubleshooting und Fehlermeldungen
HINWEIS
Wenn Sie Windows 7 oder 8 verwenden und die Meldung Sie müssen über Administratorrechte verfügen erscheint, dann tun Sie Folgendes:
a. Öffnen Sie den Ordner \Programme\E‑POSTBRIEF\bin.
b. Legen Sie für die Anwendung Configure im Kontextmenü unter Eigenschaften > Kompatibilität Windows XP Service Pack 3 als Kompatibilitätsmodus fest.
c. Starten Sie die Anwendung als Administrator.
2. Definieren Sie die Verbindung mit der E‑POSTBUSINESS BOX. Sie haben folgende
Möglichkeiten:
▪
Wenn Sie keinen Proxy-Server haben, erfassen Sie auf der Registerkarte Verbindung im Eingabefeld Serveradresse die IP-Adresse der E‑POSTBUSINESS BOX.
HINWEIS
Die dynamisch generierte IP-Adresse der E‑POSTBUSINESS BOX finden Sie in
der Adresszeile der im HTML-Browser geöffneten Datei ZurBox.html.
▪
Wenn Sie die Client-Anwendungen über einen Proxy-Server mit der
E‑POSTBUSINESS BOX verbinden, erfassen Sie auf der Registerkarte Proxy die
Konfigurationsparameter Ihres Proxy-Servers.
Informationen über notwendige Portfreigaben finden Sie in Kapitel Firewall-Freigaben
einrichten.
Ergebnis
Das Dialogfenster Zertifikatsprüfung erscheint.
3. Wählen Sie Akzeptieren.
Ergebnis
Es erscheint das Dialogfenster Authentifizierung.
HINWEIS
Das Dialogfenster Authentifizierung erscheint nicht, wenn die Authentifizierung für
die Client-Anwendungen deaktiviert ist (Anwender können sich dann ohne Passwort
anmelden). In diesem Fall erscheint das Dialogfenster Freigabe. Das Dialogfenster
Freigabe erscheint, damit der Anwender sich einmalig authentifiziert. Bei weiterem
Aufrufen der Client-Anwendungen erscheint dieses Fenster nicht mehr. Die ClientAnwendungen Connect und Mailbox öffnen sich dann also ohne Anmeldedialog.
Weitere Informationen finden Sie im Administratorhandbuch unter Authentifizierung
für Client-Anwendungen deaktivieren.
Version 1.01 zu Release 2.4
Anwenderhandbuch
65
9
Anhang
9 Anhang
9.1 Zugehörige Dokumente
Folgende Dokumente sind Bestandteile der Produktdokumentation der E‑POSTBUSINESS
BOX.
HINWEIS
Die jeweils aktuellste Version der Produktdokumentation finden Sie im Download-Bereich
für Geschäftskunden unter https://www.epost.de/geschaeftskunden/downloads.html (über
www.epost.de > Für Geschäftskunden > Services > Downloads > E‑POSTBUSINESS
BOX).
Zielgruppe
Typische Anwendungsfälle
Dokument
Technischer
Administrator
Klären der technischen und fachlichen Voraussetzungen für den
Einsatz der
E‑POSTBUSINESS BOX
E‑POSTBUSINESS BOX Datenblatt
Technischer
Administrator
Aufstellen der
E‑POSTBUSINESS BOX
Betriebsanweisung mit Sicherheitshinweisen
(enthalten im Paket mit der Hardware)
Technischer
Administrator
Inbetriebnahme der
E‑POSTBUSINESS BOX
E‑POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung für
die Inbetriebnahme in einfachen
IT‑Umgebungen (auch enthalten im Paket
mit der Hardware)
Technischer
Administrator
Inbetriebnahme, Administrieren
der E‑POSTBUSINESS BOX im
laufenden Betrieb
E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch
Fachlicher
Administrator
Erstellen von Dokumentvorlagen,
Anlegen von Anwendern
E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch
Output
Halb- oder vollautomatische Brief- E‑POSTBUSINESS BOX EinrichtungsManagement- produktion implementieren
leitfaden Versandautomatisierung
Systemadministrator
Version 1.01 zu Release 2.4
Technischer
ZahlungsPLUS zum Versenden
und Fachlivon Rechnungen konfigurieren
cher Administrator
E‑POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden ZahlungsPLUS.
Fachlicher
Administrator
E‑POST Administratorenhandbuch für
Geschäftskunden (im Download-Bereich für
Geschäftskunden unter https://
www.epost.de/geschaeftskunden/downloads.html (über www.epost.de > Für Geschäftskunden > Services > Downloads > E‑POST))
Durchführen von Aktivitäten im
E‑POST Portal (z. B. Veröffentlichen von E‑POST Adressen)
Anwenderhandbuch
66
9
Anhang
Zielgruppe
Typische Anwendungsfälle
Dokument
Grafiker im
Marketing,
externe
Dienstleister
Erstellen von Dokumentvorlagen
oder elektronischem Briefpapier
E‑POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung
Dokumentvorlagen
Anwender
Erstellen und Versenden von
E‑POSTBRIEFEN
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
Tabelle 9.1-1 Dokumentation E‑POSTBUSINESS BOX nach Anwendungsfällen und Zielgruppen
9.2 Support
Bei Fragen zu technischen Problemen oder bei Fragen zum Thema
E‑POSTBUSINESS BOX oder E‑POSTBRIEF wenden Sie sich an den E‑POST Kundenservice für Geschäftskunden.
▪
Tel.: +49 228 76 36 76 06, Mo – Fr 8.00 – 20.00 Uhr (außer an bundeseinheitlichen
Feiertagen)
▪
E‑POSTBRIEF: [email protected]
▪
E-Mail: [email protected]
HINWEIS
Aus Datenschutzgründen prüft der Kundenservice über einen Eintrag im E‑POST Portal in
bestimmten Fällen Ihre Berechtigung. Personen, die bei der Registrierung erfasst wurden
(z. B. Geschäftsführer, Administratoren) sind bereits im E‑POST Portal registriert.
Weitere Informationen zum Anlegen zusätzlicher Mitarbeiter finden Sie im E‑POST
Administratorenhandbuch für Geschäftskunden im Download-Bereich für Geschäftskunden unter https://www.epost.de/geschaeftskunden/downloads.html (über
www.epost.de > Für Geschäftskunden > Services > Downloads > E‑POST).
ACHTUNG
Der E‑POST Kundenservice für Geschäftskunden kann keine Fragen zu Problemen mit
der E‑POSTBUSINESS BOX beantworten, die durch die Verwendung von Software verursacht werden, die nicht von der Deutschen Post AG hergestellt oder ausdrücklich für die
Nutzung mit der E‑POSTBUSINESS BOX freigegeben ist.
9.3 Briefformate und Papierqualität beim physischen Drucken
von E‑POSTBRIEFEN im Rechenzentrum
Beim Drucken von physischen E‑POSTBRIEFEN nutzt die Deutsche Post AG standardisierte Produktionsverfahren. Die Materialien sind nach Umweltschutzstandards zertifiziert.
Version 1.01 zu Release 2.4
Anwenderhandbuch
67
9
Anhang
Brief-Produke E‑POSTBRIEFE können sich nach Format, Umfang und damit nach Portokosten unterscheiden:
▪
Standardbrief: max. 3 Blätter simplex oder 6 Seiten duplex
▪
Kompaktbrief: max. 9 Blätter simplex oder 18 Seiten duplex
▪
Großbrief: max. 94 Blätter simplex oder 188 Seiten duplex
Die Portokosten finden Sie in Ihrem Vertrag mit der Deutschen Post AG.
Briefpapier ▪
Das Briefpapier kommt von Lieferanten, die nach dem Zertifizierungssystem für nachhaltige Waldbewirtschaftung PEFC arbeiten und nach Umweltmanagement-Standards
(ISO 14001) zertifiziert sind.
▪
Das Papier ist 80g holzfrei, weiß.
▪
Farbige E‑POSTBRIEFE werden in 4-Farbdruck (CMYK) gedruckt.
Umschläge Die Umschläge
▪
entsprechen dem FSC (Forest Stewardship Council)-Standard
▪
sind weiß
Die Umschläge werden schwarz/weiß bedruckt:
▪
mit dem GoGreen-Logo vorne (Abbildung 9.3-1 auf Seite 68)
▪
mit dem E‑POST Logo auf der Umschlag-Rückseite, oben Mitte (Abbildung 9.3-2 auf
Seite 69)
Abbildung 9.3-1 E‑POST Umschlag vorne
Version 1.01 zu Release 2.4
Anwenderhandbuch
68
9
Anhang
Abbildung 9.3-2 E‑POST Umschlag hinten
Version 1.01 zu Release 2.4
Anwenderhandbuch
69
Index
1
112 (Fehlernummer)
Brief bereits vorhanden: Support-Fall........ 67
2
200 (Fehlernummer)
Unbekannter Fehler: Support-Fall............. 67
3
3008 (Fehlernummer)
Unbekannter Fehler: Support-Fall............. 67
3153 (Fehlernummer)
PDF-Datei fehlerhaft: Support-Fall.............67
323 (Fehlernummer)
Versandweg ungültig: Support-Fall............ 67
6
601 (Fehlernummer)
Fehler beim Druckdienstleister: Support-Fall.
............................................................ 67
9
9301 (Fehlernummer)
Fehler beim Druckdienstleister: Support-Fall.
............................................................ 67
9304 (Fehlernummer)
Umfang von E‑POSTBRIEFEN..................67
A
Abgelehnt
Status von E‑POSTBRIEFEN im Postausgang.................................................... 45
Abmelden aus einer Client-Anwendung........... 60
Abstürzen
Client-Anwendung Connect sehr langsam/
stürzt ab...............................................63
Anhang einem E‑POSTBRIEF hinzufügen.......13
Anmelden an der E‑POSTBUSINESS BOX.....52
Anschreiben
Fehlermeldungen in der E‑POSTBUSINESS
BOX.......................................................8
Anwender
Abmelden aus einer Client-Anwendung.... 60
Anmelden an der E‑POSTBUSINESS BOX..
............................................................ 52
Client-Anwendungen manuell installieren..52
Neues Passwort anfordern........................ 60
Version 1.01 zu Release 2.4
Passwort ändern........................................ 59
Anwendungsfälle
Mögliche Szenarien für den Massenversand.
............................................................ 32
Apple OSX
Client-Anwendungen unter OSX installieren.
............................................................ 52
E‑POSTBRIEFE unter Apple OSX erstellen
und anzeigen.........................................5
Archivieren von E‑POSTBRIEFEN...................43
Auflösung (Grafiken)
Hohe Druckqualität sicherstellen............... 63
Ausloggen aus einer Client-Anwendung.......... 60
Automatische Ermittlung verwenden (Kontrollkästchen)
Rechnungen senden..................................16
Automatisch eingefügte Leerseiten
Serienbriefe erstellen................................. 32
Automatische Layout-Korrektur........................10
Grafiken werden aus PDF-Dokumenten entfernt..................................................... 38
Automatisches Löschen
E‑POSTBRIEFE archivieren...................... 43
B
Belegkopie
Beim Senden eines E‑POSTBRIEFS Belegkopie anfordern................................... 21
E‑Mail-Programm zum Versenden oder
Empfangen nutzen.............................. 49
Belegschlüssel
Rechnungen senden..................................16
Beschleunigen
Versenden beschleunigen......................... 36
Betrag
Rechnungen senden..................................16
Blattzahl
Formate von E‑POSTBRIEFEN.................67
Briefe
Dokumentvorlagen erstellen...................... 32
E‑POSTBRIEFE prüfen und freigeben lassen.......................................................41
Fehlermeldungen in der E‑POSTBUSINESS
BOX.......................................................8
Anwenderhandbuch
70
Briefformate......................................................67
Briefpapier
Verwendetes Papier beim Drucken im Rechenzentrum........................................67
Brieftrenner
Serienbriefe erstellen................................. 32
Briefumschlag
Umschlaggestaltung beim Drucken im Rechenzentrum........................................67
Brief- und Umschlagpapier, Umweltschutznormen............................................................ 67
C
Checkliste
Dokumentvorlagen für Briefe erstellen...... 32
Client-Anwendungen
Abmelden aus einer Client-Anwendung.... 60
Anwendungen manuell installieren............ 52
Client-Anwendung startet nicht.................. 64
Connect nicht mit E‑POSTBUSINESS BOX
verbunden........................................... 63
Connect sehr langsam/stürzt ab................ 63
Connect startet nicht.................................. 62
Mailbox starten...........................................39
PDF mit Connect senden.............................8
Rechnungen im ZUGFeRD-Format mit Connect senden.........................................16
Versenden beschleunigen......................... 36
CMYK-Farbraum
Hohe Druckqualität und Farbtreue sicherstellen.................................................. 63
Connect
Abmelden aus einer Client-Anwendung.... 60
Versenden beschleunigen......................... 36
Couldn't connect to host (Fehlermeldung)....... 64
D
Darstellung
PDF-Dokument weicht im Layout von Quelldokument ab........................................38
Datamatrix
Fehlermeldungen in der E‑POSTBUSINESS
BOX.......................................................8
Datenaustausch, elektronischer
Anhang einem E‑POSTBRIEF hinzufügen 13
DIN 5008
Fehlermeldungen in der E‑POSTBUSINESS
BOX.......................................................8
Dokumente zur E-POSTBUSINESS BOX........66
Dokumentvorlage
Dokumentvorlagen für Briefe erstellen...... 32
Herunterladen von Dokumentvorlagen........ 4
Version 1.01 zu Release 2.4
Warum Dokumentvorlagen erstellen..........10
Download
Dokumente zur E-POSTBUSINESS BOX
herunterladen...................................... 66
Dokumentvorlage herunterladen................. 4
DPI (Auflösung von Grafiken)
Hohe Druckqualität und Farbtreue sicherstellen.................................................. 63
Druckqualität
Hohe Druckqualität und Farbtreue sicherstellen.................................................. 63
Duplex-Druck
E‑POSTBRIEF prüfen und senden............ 21
E
EBICS-Standard
Rechnungen senden..................................16
Einbetten von Schriften (Fonts)........................32
Einfrieren beim Versenden vermeiden............. 36
Einloggen an der E‑POSTBUSINESS BOX..... 52
Elektronische E‑POSTBRIEFE
E‑Mail-Programm zum Versenden oder
Empfangen nutzen.............................. 49
Elektronischer Datenaustausch
Anhang einem E‑POSTBRIEF hinzufügen 13
E‑Mail
Warum lassen sich E‑POSTBRIEFE nicht
per E‑Mail weiterleiten?.......................39
E‑Mail-Programm zum Versenden oder Empfangen nutzen................................................. 49
Empfangen
E‑Mail-Programm zum Versenden oder
Empfangen nutzen.............................. 49
Status von E‑POSTBRIEFEN im Posteingang.................................................... 47
Empfängerkonsolidierung
Postalische E‑POSTBRIEFE zusammenführen, um Porto zu sparen......................26
E‑POST Adresse
Elektronische E‑POST Adresse in PDFDatei nicht ermittelbar......................... 38
E‑POSTBRIEFE
Anhang hinzufügen.................................... 13
Briefe archivieren....................................... 43
Briefe freigeben..........................................41
Briefe im Postfach verwalten..................... 43
Briefe stornieren.........................................43
Briefe unter Apple OSX erstellen und anzeigen........................................................ 5
Falsch adressierte E‑POSTBRIEFE weiterleiten....................................................47
Fehler
beim
Versenden
von
E‑POSTBRIEFEN identifizieren.......... 45
Anwenderhandbuch
71
Fehlermeldungen in der E‑POSTBUSINESS
BOX.......................................................8
Versendeter E‑POSTBRIEF nicht im Postausgang...............................................62
E‑POSTBRIEFE, elektronische
E‑Mail-Programm zum Versenden oder
Empfangen nutzen.............................. 49
E‑POSTBRIEFE, postalische
E‑POSTBRIEFE zusammenführen, um Porto zu sparen.........................................26
E-POST Kundenservice für Geschäftskunden
kontaktieren............................................... 67
E‑POST Logo
Umschlaggestaltung beim Drucken im Rechenzentrum........................................67
Exportieren
E‑POSTBRIEFE archivieren...................... 43
E‑POSTBRIEFE exportieren......................43
Fehlerliste für Support exportieren............ 60
F
Falsch adressierte E‑POSTBRIEFE weiterleiten.
................................................................... 47
Farbdruck
E‑POSTBRIEF prüfen und senden............ 21
Farbtreue
Hohe Druckqualität und Farbtreue sicherstellen.................................................. 63
Fehler
Automatische Korrektur von Layout-Fehlern.
............................................................ 10
Connect sehr langsam/stürzt ab................ 63
Connect startet nicht.................................. 62
Druckqualität von Grafiken unbefriedigend63
Elektronische E‑POST Adresse in PDFDatei nicht ermittelbar......................... 38
E‑POSTBRIEFE lassen sich nicht per E‑Mail
weiterleiten.......................................... 39
E-POST Kundenservice für Geschäftskunden kontaktieren..................................67
Grafiken werden aus PDF-Dokumenten entfernt..................................................... 38
Keine Verbindung zur E‑POSTBUSINESS
BOX.....................................................63
PDF-Dokument weicht im Layout von Quelldokument ab........................................38
Versandfehler identifizieren....................... 45
Versendeter E‑POSTBRIEF nicht im Postausgang...............................................62
While executing securitray ........................ 64
Fehlerhaft
Status von E‑POSTBRIEFEN im Postausgang.................................................... 45
Version 1.01 zu Release 2.4
Fehlerliste für Support exportieren................... 60
Fehlermeldung
Couldn't connect to host............................ 64
Fehlernummer
112 (Brief bereits vorhanden: Support-Fall)...
............................................................ 67
200 (Unbekannter Fehler: Support-Fall).... 67
3008 (Unbekannter Fehler: Support-Fall).. 67
3153 (PDF-Datei fehlerhaft: Support-Fall). 67
323 (Versandweg ungültig: Support-Fall).. 67
601
(Fehler
beim
Druckdienstleister:
Support-Fall)........................................67
9301 (Fehler beim Druckdienstleister:
Support-Fall)........................................67
9304 (mfang von E‑POSTBRIEFEN).........67
Fonts (Schriften)
Fehlermeldungen in der E‑POSTBUSINESS
BOX.......................................................8
PDF-Dokument weicht im Layout von Quelldokument ab........................................38
Schriften einbetten..................................... 32
Formate von E‑POSTBRIEFEN....................... 67
Freigeber
E‑POSTBRIEFE freigeben.........................41
Freigegeben
Status von E‑POSTBRIEFEN im Postausgang.................................................... 45
FSC (Forest Stewardship Council)-Standard
Verwendetes Umschlagpapier................... 67
G
Gelesen
Status von E‑POSTBRIEFEN im Posteingang.................................................... 47
Gestaltungsregeln
Fehlermeldungen in der E‑POSTBUSINESS
BOX.......................................................8
GoGreen-Logo
Umschlaggestaltung beim Drucken im Rechenzentrum........................................67
Grafiken werden aus PDF-Dokumenten entfernt.
................................................................... 38
Großbrief.......................................................... 67
E‑POSTBRIEF prüfen und senden............ 21
Gruppenpostfach
Empfangene E‑POSTBRIEFE prüfen........ 47
H
Herunterladen
Dokumentvorlage herunterladen................. 4
Heuristik
Rechnungen senden..................................16
Hinzufügen von Leerseiten bei Serienbriefen
vermeiden.................................................. 32
Anwenderhandbuch
72
I
Informationen
Dokumente zur E-POSTBUSINESS BOX. 66
Informationsverlust
Automatische Korrektur von Layout-Fehlern.
............................................................ 10
Installation
Client-Anwendungen manuell installieren..52
In Übertragung
Status von E‑POSTBRIEFEN im Postausgang.................................................... 45
In Verarbeitung
Status von E‑POSTBRIEFEN im Postausgang.................................................... 45
ISO 14001
Verwendetes Briefpapier............................67
K
Kein Adressbereich für diese Falz definiert!
Fehlermeldungen in der E‑POSTBUSINESS
BOX.......................................................8
Kompaktbrief.................................................... 67
Konsolidieren von Empfängern
Postalische E‑POSTBRIEFE zusammenführen, um Porto zu sparen......................26
Kundenservice
E-POST Kundenservice für Geschäftskunden kontaktieren..................................67
L
Länderbezeichnung
Fehlermeldungen in der E‑POSTBUSINESS
BOX.......................................................8
Laufweite
PDF-Dokument weicht im Layout von Quelldokument ab........................................38
Layout
Automatische Korrektur von Layout-Fehlern.
............................................................ 10
Fehlermeldungen in der E‑POSTBUSINESS
BOX.......................................................8
Version 1.01 zu Release 2.4
PDF-Dokument weicht im Layout von Quelldokument ab........................................38
Layout-Korrektur, automatische
Grafiken werden aus PDF-Dokumenten entfernt..................................................... 38
Leerräume für Datamatrix verletzt
Fehlermeldungen in der E‑POSTBUSINESS
BOX.......................................................8
Leerseiten
Hinzufügen von Leerseiten bei Serienbriefen
vermeiden............................................32
LibreOffice 4.x
Probleme bei Serienbriefen....................... 32
Login
Anmelden an der E‑POSTBUSINESS BOX..
............................................................ 52
Logo
Umschlaggestaltung beim Drucken im Rechenzentrum........................................67
Logout
Abmelden aus einer Client-Anwendung.... 60
Lokalen Cache löschen (Startmenü)........... 62,63
Löschen von E‑POSTBRIEFEN....................... 43
E‑POSTBRIEFE archivieren...................... 43
Lotus Notes
E‑Mail-Programm zum Versenden oder
Empfangen nutzen.............................. 49
M
MacOS
Client-Anwendungen unter Apple OSX installieren.............................................. 52
E‑POSTBRIEFE unter Apple OSX erstellen
und anzeigen.........................................5
Mailbox
Abmelden aus einer Client-Anwendung.... 60
Mailbox öffnen.................................................. 39
Massendungen
Mögliche Szenarien................................... 32
Massensendungen
Elektronische E‑POST Adresse in PDFDatei nicht ermittelbar......................... 38
Massenbriefe im Format PDF versenden.. 36
Meldung
Couldn't connect to host............................ 64
While executing securitray ........................ 64
Microsoft Outlook
E‑Mail-Programm zum Versenden oder
Empfangen nutzen.............................. 49
Microsoft Windows
Client-Anwendungen manuell installieren..52
Mitarbeiter
Abmelden aus einer Client-Anwendung.... 60
Anwenderhandbuch
73
Anmelden an der E‑POSTBUSINESS BOX..
............................................................ 52
Client-Anwendungen manuell installieren..52
Neues Passwort anfordern........................ 60
Passwort ändern........................................ 59
N
Neues Passwort anfordern...............................60
Nicht unterstützter Font
Fehlermeldungen in der E‑POSTBUSINESS
BOX.......................................................8
O
Optimale Grafik- und Druckqualität
Hohe Druckqualität und Farbtreue sicherstellen.................................................. 63
OSX
Client-Anwendungen unter Apple OSX installieren.............................................. 52
E‑POSTBRIEFE unter Apple OSX erstellen
und anzeigen.........................................5
Outlook
E‑Mail-Programm zum Versenden oder
Empfangen nutzen.............................. 49
P
Papierqualität beim Drucken im Rechenzentrum.
................................................................... 67
Passwort
Neues Passwort anfordern........................ 60
Passwort ändern........................................ 59
PDF
Dokument weicht im Layout von Quelldokument ab........................................38
Elektronische E‑POST Adresse in PDFDatei nicht ermittelbar......................... 38
E‑POSTBRIEFE archivieren...................... 43
Grafiken werden aus PDF-Dokumenten entfernt..................................................... 38
Massenbriefe im Format PDF versenden.. 36
PDF mit Connect senden.............................8
PEFC-Standard
Verwendetes Briefpapier............................67
Performance
Client-Anwendung Connect sehr langsam/
stürzt ab...............................................63
Connect startet nicht.................................. 62
Versenden beschleunigen......................... 36
Portokosten
Formate von E‑POSTBRIEFEN.................67
Version 1.01 zu Release 2.4
Postalische E‑POSTBRIEFE zusammenführen, um Porto zu sparen......................26
Postalisch senden
E‑POSTBRIEF prüfen und senden............ 21
Postausgang
Status von E‑POSTBRIEFEN im Postausgang.................................................... 45
Versendeter E‑POSTBRIEF nicht im Postausgang...............................................62
Posteingang
E‑Mail-Programm zum Versenden oder
Empfangen nutzen.............................. 49
Empfangene E‑POSTBRIEFE prüfen........ 47
Postfach öffnen................................................ 39
Poststelle
Empfangene E‑POSTBRIEFE prüfen........ 47
Versendete E‑POSTBRIEFE prüfen.......... 45
Versendeter E‑POSTBRIEF nicht im Postausgang...............................................62
Probleme
E-POST Kundenservice für Geschäftskunden kontaktieren..................................67
Q
Qualität des Papiers beim Drucken im Rechenzentrum...................................................... 67
Qualitätssicherung
E‑POSTBRIEFE freigeben.........................41
Hohe Druckqualität und Farbtreue sicherstellen.................................................. 63
R
Rechnungen
Rechnungen im ZUGFeRD-Format mit Connect senden.........................................16
Rechnungen senden..................................16
Regulärer Ausdruck
Serienbriefe erstellen................................. 32
RGB-Farben
Hohe Druckqualität und Farbtreue sicherstellen.................................................. 63
S
Schriften (Fonts)
PDF-Dokument weicht im Layout von Quelldokument ab........................................38
Anwenderhandbuch
74
Schriften einbetten..................................... 32
Schwarz-Weiß- und Farbdruck
E‑POSTBRIEF prüfen und senden............ 21
Seitenzahl
Formate von E‑POSTBRIEFEN.................67
Senden
E‑Mail-Programm zum Versenden oder
Empfangen nutzen.............................. 49
SEPA-Überweisung
Rechnungen senden..................................16
Serienbrief
Serienbriefe erstellen................................. 32
Serienbriefe
Mögliche Szenarien für den Massenversand.
............................................................ 32
Service
E-POST Kundenservice für Geschäftskunden kontaktieren..................................67
Simplex-/Duplex-Druck
E‑POSTBRIEF prüfen und senden............ 21
Skalieren
Automatische Korrektur von Layout-Fehlern.
............................................................ 10
Software
Abmelden aus einer Client-Anwendung.... 60
Anmelden an der E‑POSTBUSINESS BOX..
............................................................ 52
Client-Anwendungen manuell installieren..52
Sortieren von E‑POSTBRIEFEN...................... 43
Sparen von Portokosten
Postalische E‑POSTBRIEFE zusammenführen, um Porto zu sparen......................26
Speichern
E‑POSTBRIEFE archivieren...................... 43
Standardbrief....................................................67
Starten der Client-Anwendung
Client-Anwendung startet nicht.................. 64
Status von E‑POSTBRIEFEN ändern.............. 43
Status von E‑POSTBRIEFEN im Postausgang45
Status von E‑POSTBRIEFEN im Posteingang.47
Steuerungsinformation
Serienbriefe erstellen................................. 32
Stornieren von E‑POSTBRIEFEN.................... 43
Storniert
Status von E‑POSTBRIEFEN im Postausgang.................................................... 45
Support
E-POST Kundenservice für Geschäftskunden kontaktieren..................................67
Fehlerliste für Support exportieren............ 60
Szenarien
Mögliche Szenarien für den Massenversand.
............................................................ 32
Version 1.01 zu Release 2.4
T
Template
Dokumentvorlage herunterladen................. 4
Thunderbird
E‑Mail-Programm zum Versenden oder
Empfangen nutzen.............................. 49
Troubleshooting
Automatische Korrektur von Layout-Fehlern.
............................................................ 10
Connect startet nicht.................................. 62
Keine Verbindung zur E‑POSTBUSINESS
BOX.....................................................63
Typen von E‑POSTBRIEFEN...........................67
Ü
Überweisungsträger
Rechnungen senden..................................16
U
Umfang
Formate von E‑POSTBRIEFEN.................67
Umschlaggestaltung beim Drucken im Rechenzentrum...................................................... 67
Umweltschutz
Verwendetes Papier beim Drucken im Rechenzentrum........................................67
V
Verarbeitungszeit
E‑POSTBRIEF prüfen und senden............ 21
Verbindungsfehler
Keine Verbindung zur E‑POSTBUSINESS
BOX.....................................................63
Vergessenes Passwort
Neues Passwort anfordern........................ 60
Verkleinern
Automatische Korrektur von Layout-Fehlern.
............................................................ 10
Versenden
E‑Mail-Programm zum Versenden oder
Empfangen nutzen.............................. 49
Fehler
beim
Versenden
von
E‑POSTBRIEFEN identifizieren.......... 45
Massenbriefe im Format PDF versenden.. 36
Versenden beschleunigen......................... 36
Versendeter E‑POSTBRIEF nicht im Postausgang...............................................62
Versendet
Status von E‑POSTBRIEFEN im Postausgang.................................................... 45
Versendeter E‑POSTBRIEF nicht im Postausgang........................................................... 62
Anwenderhandbuch
75
Verwendetes Papier beim Drucken im Rechenzentrum...................................................... 67
Verwendungszweck
Rechnungen senden..................................16
Verzeichnis einlesen.........................................36
Vorhaltezeit von E‑POSTBRIEFEN
E‑POSTBRIEFE archivieren...................... 43
Vorlage
Dokumentvorlage herunterladen................. 4
Dokumentvorlagen für Briefe erstellen...... 32
Vorliegende Druckdaten auftrennen.................32
W
Warten auf Freigabe
Status von E‑POSTBRIEFEN im Postausgang.................................................... 45
Weißen
Automatische Korrektur von Layout-Fehlern.
............................................................ 10
Weitere Informationen
Dokumente zur E-POSTBUSINESS BOX. 66
Weiterleiten
Falsch adressierte E‑POSTBRIEFE weiterleiten....................................................47
Warum lassen sich E‑POSTBRIEFE nicht
per E‑Mail weiterleiten?.......................39
Weiterleiten von E‑POSTBRIEFEN..................43
While executing securitray … (Fehlermeldung)...
................................................................... 64
Wiederkehrender Ausdruck
Serienbriefe erstellen................................. 32
Windows
Client-Anwendungen manuell installieren..52
Z
ZahlungsPLUS
Rechnungen senden..................................16
Zeit für Verarbeitung von E‑POSTBRIEFEN
E‑POSTBRIEF prüfen und senden............ 21
ZIP-Dateien
E‑POSTBRIEFE archivieren...................... 43
ZUGFeRD
Rechnungen im ZUGFeRD-Format mit Connect senden.........................................16
Zusammenführen
Postalische E‑POSTBRIEFE zusammenführen, um Porto zu sparen......................26
Zustellweg versendeter E‑POSTBRIEFE prüfen..
................................................................... 45
Version 1.01 zu Release 2.4
Anwenderhandbuch
76
Deutsche Post DHL Group
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www.deutschepost.de
Stand: 09/2016

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