Compliance-Programm

Tax Compliance sicher gestalten
Fokus Umsatzsteuer
September 2016
Compliance Management
Systeme
- Integraler Bestandteil der
Corporate Governance
- Gesamtprozessuale
Betrachtung
2016 Deloitte
2
Compliance Management Systeme
Integraler Bestandteil der Corporate Governance
Vom Prüfungsausschuss / Aufsichtsrat zu überwachende Corporate Governance
Systeme
ComplianceManagement-System
(CMS)
RisikoManagementSystem (RMS)
Internes
Kontrollsystem
(IKS)
Interne Revision
(IR)
PS 980
PS 981
PS 982
PS 983
Mögliche Prüfungsleistungen durch den Wirtschaftsprüfer
Gemäß § 107 Abs. 3 Satz 2 AktG
muss sich der Aufsichtsrat bzw. der
Prüfungsausschuss u.a. mit der
Überwachung der Wirksamkeit des
internen Kontrollsystems, des
Risikomanagementsystems und
des internen Revisionssystems
befassen (analoge Anwendung für
GmbHG).
Unter einem Compliance Management System
sind die auf der Grundlage der von den
gesetzlichen Vertretern festgelegten Ziele,
eingeführten Grundsätze und Maßnahmen
eines Unternehmens zu verstehen, die auf die
Sicherstellung eines regelkonformen
Verhaltens der gesetzlichen Vertreter und der
Mitarbeiter des Unternehmens sowie ggf. von
Dritten abzielen, d.h. auf die Einhaltung
bestimmter Regeln und damit auf die
Verhinderung von wesentlichen Verstößen
(…)
Quelle: IDW PS 980
2016 Deloitte
3
Compliance Management Systeme
Gesamtprozessuale Betrachtung
Phase 1
Phase 2
SSC
• Prozesse
• Technologie
• Kontrollen
FiBu
• KPI‘s
• Reporting
Standardprozesse
Basis für alle Steuerprozesse
Vorprozesse
2016 Deloitte
Phase 4
Bescheinigung
Stabilisierung
KSt / GewSt
Umsatzsteuer
Zoll
Lohnsteuer
Transfer Pricing
Tax CMS-Programm
• Datenqualität
Nachweis von Kontrollen
ERP
Tax-Programm (auf Basis relevanter Geschäftsprozesse)
Risikofelder
Phase 3
Bescheinigung
gemäß PS 980
(für Steuern
gemäß IDW
Praxishinweis
1/2016, Anlage
1 (Angemessenheit) und
Anlage 2
(Wirksamkeit))
§§ 130, 30 OWiG
Steuerabteilung
Tax-CMS Bescheinigung
Prozessrisiken
werden laufend
berichtet und
einem
kontinuierlichen
Verbesserungsprozess
unterzogen
(Angemessenheits- und
Wirksamkeitsprüfung)
(Remediation
Phase)
ständige Verbesserung
4
CMS aus Umsatzsteuersicht
- Rahmen
- Besondere Aspekte
2016 Deloitte
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CMS aus Umsatzsteuersicht
Rahmen
Gesetzmäßige
Meldungen/ Pflichten
Fehler-Erkennung
• Einhaltung der gesetzlichen
Pflichten des UStG
• Mechanismen zur Fehlererkennung
− Rechtzeitige, vollständige
und richtige Abgabe von:
 UmsatzsteuerVoranmeldungen
 Zusammenfassende
Meldungen
 UmsatzsteuerJahreserklärungen
− Dokumentations-,
Aufbewahrungs- und
Aufzeichnungspflichten
2016 Deloitte
− Präventive Maßnahmen
− Detektive Maßnahmen
Fehler-Berichtigung
• Sicherstellung, dass Fehler
im richtigen Verfahren
korrigiert werden
− Berichtigung
von Erklärungen
gemäß § 153 AO
− Bußgeldbefreiende
Berichtigung
nach § 378 Abs. 3 AO
− Strafbefreiende
Selbstanzeige
gemäß § 371 AO
6
CMS aus Umsatzsteuersicht
Besondere Aspekte
• Große Anzahl an regelmäßigen (täglichen) Transaktionen und Belegen
• Hohe Steuerbeträge
• Meist grenzüberschreitende bzw. komplexe Sachverhalte
• Einbindung verschiedenster Abteilungen in den Compliance Prozess
• Notwendige Dokumentationspflichten
• Besondere Relevanz außergewöhnlicher Geschäftsfälle (z.B. M & A, Grundstücksgeschäfte, Finanzgeschäfte)
• Mittlerweile sehr im Fokus der (internationalen) Finanzbehörden

2016 Deloitte
Erhöhte Anforderungen an die Ausgestaltung des CMS für Umsatzsteuer!
7
Elemente eines USt-CMS
- Überblick
- Ausgestaltung
2016 Deloitte
8
Elemente eines USt-CMS
Überblick
Grundelemente
Praxishinweis IDW PS
980
Gesetzmäßige Erklärungen/
Pflichten
FehlerErkennung
FehlerBerichtigung
Kultur
Ziele
Organisation
1. Rollen und Verantwortlichkeiten, 2. Ablauforganisation sowie RACI-Matrix
Risiken
3. Identifizierung und Gewichtung
Programm
4. Prozess-Dokumentation: “USt. Handbuch”
5. Prüfroutinen, Störmeldungen, Auswertungen
Kommunikation
Überwachung &
Verbesserung
2016 Deloitte
9
Elemente eines USt-CMS
Ausgestaltung
Grundelemente
Praxishinweis IDW PS
980
Gesetzmäßige Erklärungen/
Pflichten
FehlerErkennung
FehlerBerichtigung
Kultur
Unternehmen sind frei in der Wahl der USt-CMS-Grundsätze!
Ziele
Organisation
Risiken
Programm
Kommunikation
Ausgestaltung eines USt-CMS hängt ab u.a. von
-
Compliance-Zielen
Größe des Unternehmens
Art und Umfang der Geschäftstätigkeit
nationaler oder internationaler Ausrichtung
Kundenkreis
Grad der Automation der Prozessabläufe
Grad der Delegation von Aufgaben
auf Unternehmensexterne
Grad der arbeitsteiligen Bearbeitung und der
unternehmensinternen Delegation von Aufgaben
Überwachung &
Verbesserung
2016 Deloitte
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Compliance-Organisation
- IDW Praxishinweis
- Rollen und Verantwortlichkeiten
- Umsatzsteuerrelevante
Prozesse
- RACI-Matrix
2016 Deloitte
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Compliance-Organisation
IDW Praxishinweis
!
Regelung von Rollen, Verantwortlichkeiten und Ablauforganisation
Klar, eindeutig, lückenlos, umfassend, widerspruchsfrei
Schnittstellen zu anderen Fachbereichen:

2016 Deloitte
 Personalabteilung:
 Logistik/ Vertrieb:
 Controlling:
Lohnsteuer
Zoll, Außenwirtschaftsrecht
Verrechnungspreise
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Compliance-Organisation
Rollen und Verantwortlichkeiten
Rolle
Geschäftsführung
Verantwortung
• IKS-Konformität im Unternehmen sicherstellen
• Identifizierung und Bereitstellung notwendiger personeller und finanzieller Mittel
• Erstellung des Umsatzsteuer-Handbuchs und dessen Regeln für die Geschäftsfälle
• Regelmäßige Überwachung der Vollständigkeit des Handbuchs (mit Vertrieb / Logistik)
• Vorbereitung und Durchführung von Schulungen zum Umsatzsteuer-Handbuch
Steuerabteilung:
Indirekte Steuern
• Bearbeitung von Abweichungen/Sonderfällen
• Regelmäßige Ex-Post Analysen der Belege
• Erstellung von Regeln zur Echtzeitkontrolle in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung
• Planung von Testfällen und Bewertung der Testergebnisse nach Änderungen in der ITUmgebung
• Unterstützung bei der umsatzsteuerlichen Beurteilung von Geschäftsfällen
Externe Beratung
• Externer Review von umsatzsteuerlichen Meldungen
• Periodischer Audit der IKS-Konformität
• Hinweise auf neue gesetzliche Regelungen, z.B. in den Absatzmärkten
• Pflege von Stammdaten inkl. der steuerrelevanten Informationen (Material, Kunde,
Lieferant) anhand des bereitgestellten Umsatzsteuer-Handbuchs und dessen Regeln
Anwender
Vertrieb/ Einkauf
• Erfassung/ Bearbeitung der Geschäftsfälle im Tagesgeschäft
• Meldung neuer Geschäftsfälle an die Steuerabteilung zur Prüfung
• Im Falle von Problemen/ Abweichungen in Belegen wird die Steuerabteilung
kontaktiert
2016 Deloitte
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Compliance-Organisation
Umsatzsteuerrelevante Prozesse
Beispiel
Pflege USt.-relevanter Stammdaten:
Kunde, Produkt, Lieferant
Rechnungseingangsprüfung
Rechnungserstellung
USt.-Voranmeldung
USt.-Erklärung
2016 Deloitte
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Compliance-Organisation
RACI-Matrix (1)
Aufstellung einer „RACI-Matrix“ dokumentiert die Verantwortung für definierte Aufgaben:
Dabei werden die Begriffe wie folgt interpretiert:
Responsible – verantwortlich (Durchführungsverantwortung), zuständig für die eigentliche Durchführung. Die
Person, die die Initiative/ Verantwortung für die Durchführung (auch durch Andere) hat. Sie kann die Aktivität auch
selbst durchführen. Wird auch als ‚Verantwortung im disziplinarischen Sinne‘ interpretiert.
Accountable– rechenschaftspflichtig (Kostenverantwortung), verantwortlich im Sinne von „genehmigen“,
„billigen“ oder „unterschreiben“. Die Person, die im rechtlichen oder kaufmännischen Sinne die Verantwortung trägt.
Wird auch als ‚Verantwortung aus Kostenstellensicht‘ interpretiert.
Consulted – konsultiert, eine Person, die vielleicht nicht direkt an der Umsetzung beteiligt ist, aber relevante
Informationen für die Umsetzung hat und deshalb befragt werden soll oder muss, oder die eigentliche Arbeit
ausführt.
Informed – zu informieren (Informationsrecht). Eine Person, die Informationen über den Verlauf bzw. das
Ergebnis der Tätigkeit erhält oder die Berechtigung besitzt, Auskunft zu erhalten.
2016 Deloitte
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Compliance-Organisation
RACI-Matrix (2)
Beispielhafte Darstellung einer RACI-Matrix auf Ebene “Prozess”:
Aufgabe
Geschäftsführung
Pflege USt.relevanter
Daten Kunde
Steuerfachabteilung
Vertriebsinnendienst
Buchhaltung
Externer
Steuerberater
A
R
C
R
C
C
C
R
C
USt.-Erklärung
A
Rechnungseingang
C
Responsible – verantwortlich
Accountable – rechenschaftspflichtig
Consulted – konsultiert
2016 Deloitte
Informed – zu informieren
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Compliance-Risiken
- IDW Praxishinweis
- Risikoerkennung
- Risikobeurteilung
2016 Deloitte
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Compliance-Risiken
IDW Praxishinweis
!
Identifikation
Angemessenes Verfahren zur systematischen Risikoerkennung
und Risikobeurteilung
Einordnung in
Risikoklassen
Eintrittswahrscheinlichkeit
2016 Deloitte
Analyse
Gewichtung
Mögliche
Folgen
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Compliance-Risiken
Risikoerkennung (1)

Kennzeichnung risikobehafteter Sachverhalte
Grundregel
Grundregel
Risiko beim Leistenden: angemeldete Umsatzsteuer ist zu gering
Risiko beim Leistungsempfänger: angemeldete Vorsteuer ist zu hoch,
Anwendbarkeit Reverse-Charge- Verfahren
2016 Deloitte
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Compliance-Risiken
Risikoerkennung (2)

Handel
Industrie
Anlagenbau
Immobilien
Risikoprofile / -schwerpunkte sind u.a. auch
von der jeweiligen Industrie/ Branche abhängig
• Unterscheidung von normalem und reduziertem Steuersatz
• Korrekte Zuordnung der bewegten Lieferung im Reihengeschäft
• Abgrenzung Werklieferung vs. Werkleistung
• Anzahlungs-/ Schlussrechnungen
• Saubere Abgrenzung von Lieferungen und sonstigen Leistungen,
insbesondere bei gemischten Geschäftsfällen
• Regelbesteuerungsverfahren, Reverse-Charge-Verfahren
• Einordnung der Ausgangsleistungen in steuerfrei und steuerpflichtig
(Finanz-) Dienstleistung
• Korrekte Aufteilung von Vorsteuerbeträgen
• Überwachung möglicher Vorsteuerberichtigungen
2016 Deloitte
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Compliance-Risiken
Risikobeurteilung
Beispiel
Hoch
Regelsteuersatz,
ermäßigter
Steuersatz,
Steuerfreiheit
bezogene Leistungen
als (Nicht) ReverseCharge-Fälle im
Inland
Compliance Risiko/
Eintrittswahrscheinlichkeit
Besteuerung von
Leistungen innerhalb
eines Organkreises
Anwendbarkeit von
BranchenSpezialregelungen
Niedrig
Buch- und
Belegnachweis
Unternehmereigenschaft des Kunden
bzw. Lieferanten
Lieferschwellen in
bestimmten EULändern
Niedrig
2016 Deloitte
Rechnungstext
„Reverse-ChargeVerfahren“
(im Ausland)
gesetzmäßige
Rechnung
Anzahl an Geschäftsfällen/
Volumina pro Jahr
Hoch
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Compliance-Programm
2016 Deloitte
IDW Praxishinweis
Ziele und Aufgaben
Präventive Maßnahmen
Detektive Maßnahmen
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Compliance-Programm
IDW Praxishinweis
!
Ziel: Minderung / Verhinderung der identifizierten Risiken
• Erstellung von Richtlinien und fachlichen Anweisungen
Präventive
Maßnahmen
• Bereitstellung von Checklisten
• Schulungen
• Zuständigkeitsregeln, Funktionstrennungen
• Vertretungsregelungen, Unterschriftsregelungen
• Berechtigungskonzepte (z.B. Zugriff auf Daten, Akten etc.)
• Dokumentationsanweisungen
ComplianceProgramm
• ….
• Prozessintegrierte Kontrollen (z.B. Vier-Augenprinzip)
• Systematische Auswertung von Daten auf Besonderheiten
(Verprobungen, sonstige Plausibilitätsbeurteilungen)
Detektive
Maßnahmen
2016 Deloitte
• Organisatorische und/oder technische Kontrollen (z.B. IT
zur Überwachung, automatisierte Plausibilitätskontrollen,
Aussteuerung Geschäftsvorfälle zur manuellen Prüfung)
• Anlassbezogene oder stichprobenhafte Untersuchung, ob
das Tax Compliance-Programm den betroffenen
Mitarbeitern bekannt ist
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Compliance-Programm
Präventive Maßnahmen: Darstellungsformen (1)
Tabellarische Form
Alle erforderlichen Daten zur exakten Beschreibung
des Prozesses werden aufgelistet. Diese Form eignet
sich eher für einfache Prozesse ohne/mit max. einer
Hierarchie.
Die tabellarische Prozessaufnahme dient häufig als
Grundlage für die grafische Prozessmodellierung.
Grafische Darstellung (Prozessmodell)
Die erforderlichen Prozessinformationen werden
mithilfe von definierten Symbolen abgebildet und zu
einem Prozessfluss verbunden. Mit dieser Form
können auch sehr komplexe Prozesse gut
veranschaulicht werden.
Textbeschreibungen
Der Prozess wird mit Fließtext beschrieben. Diese
Darstellung kann leicht unübersichtlich werden und
ist eher als Ergänzung der tabellarischen bzw.
grafischen Form zu sehen, z.B. für Anwendertrainings
oder Nachschlagewerke.
2016 Deloitte
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Compliance-Programm
Präventive Maßnahmen: Darstellungsformen (2)
Prozessablauf
 Hohe Nachvollziehbarkeit, auch
abteilungsübergreifend
 Guter Überblick zum Prozess, relevanter
Informationen und Zuständigkeiten
 Zeitnahe Erstellung möglich
 Geringer Änderungsaufwand
 Zusätzliche Beschreibung der Vorgänge nötig
Integrierte Lösung: Handbuch+Workflow
 Beschreibung sämtlicher relevanten
Prozessinformationen
 Aufnahme bestehender Handbücher,
Arbeitsanweisungen
 Sehr hohe Nachvollziehbarkeit durch Dritte
 Zeitintensive Erstellung
 Höherer Änderungsaufwand
 Genaue Beschreibung der Dokumentationsweise, um Nacharbeiten zu vermeiden
 Bei Prozessbereichen wie monatliche USt.-Voranmeldung usw. Handbuch-Workflow sinnvoll
 eventuell Ablösung bisheriger Handbücher in diesem Zusammenhang zu entscheiden
2016 Deloitte
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Compliance-Programm
Präventive Maßnahmen: Umsatzsteuer-Handbuch (1)
Ziel
Aufgabe

2016 Deloitte
Vollständige Auflistung aller eingehenden und ausgehenden Leistungen
mit umsatzsteuerlicher Relevanz
Erhebung der umsatzsteuerlichen Fallkonstellationen im Unternehmen
Grundlage für das weitere Indirect Tax Compliance Management System
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Compliance-Programm
Präventive Maßnahmen: Umsatzsteuer-Handbuch (2)
Tabellarische Auflistung der Geschäftsvorfälle/-varianten mit den umsatzsteuerlich
relevanten Parametern
Beispiel: Warenlieferungen
Geschäfts
-vorfall
Transaktionstyp
ZIELBewegte
#1
Lieferung
Sitz Kunde
Abgangsland
Bestimmungsland
Leistungsempfänger
Unternehmer
Steuersatz
ReverseChargeVerfahren
USt.-ID-Nr.
Deutschland
Deutschland
Deutschland
Ja
19 %
Nein
n/a
#2
Bewegte
Lieferung
EU
Deutschland
EU
Ja
0%
Nein
EU
#3
Bewegte
Lieferung
Drittland
Deutschland
Deutschland
Ja
19 %
Nein
n/a
#4
Werkliefe
-rung
Deutschland
Deutschland
Deutschland
Ja
19 %
Ja
Deutschland
...
...
…
…
…
…
…
…
…

2016 Deloitte
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Compliance-Programm
Präventive Maßnahmen: Entscheidungshilfen
Beispiel: Entscheidungsbaum
2016 Deloitte
28
Compliance-Programm
Detektive Maßnahmen (1)
Echtzeit/“Im Prozess“
Vordefinierte Geschäftsvorfälle werden aufgrund von definierten
Regeln in Echtzeit im ERP-System überwacht. Abweichungen
werden gefiltert und den verantwortlichen Mitarbeitern zur
Bearbeitung und Entscheidung automatisiert vorgelegt.
Kontrollmethoden
Ex-Post Analysen und Korrekturen
Periodisch werden definierte Berichte erstellt und von den
verantwortlichen Mitarbeitern ausgewertet, um Abweichungen
zu identifizieren und im Nachhinein zu korrigieren.
2016 Deloitte
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Compliance-Programm
Detektive Maßnahmen (2)
Zuordnung der gewählten Kontrollmethode zur jeweiligen Risikomatrix
Beispiel
Hoch
Regelsteuersatz,
ermäßigter
Steuersatz,
Steuerfreiheit
bezogene Leistungen
als (Nicht) ReverseCharge-Fälle im
Inland
Compliance Risiko/
Eintrittswahrscheinlichkeit
Besteuerung von
Leistungen innerhalb
eines Organkreises
Anwendbarkeit von
BranchenSpezialregelungen
Niedrig
Echtzeit
Buch- und
Belegnachweis
Unternehmereigenschaft des Kunden
bzw. Lieferanten
Ex-Post
Lieferschwellen in
bestimmten EULändern
Niedrig
2016 Deloitte
Rechnungstext
„Reverse-ChargeVerfahren“
(im Ausland)
gesetzmäßige
Rechnung
Anzahl an Geschäftsfällen/
Volumina pro Jahr
Hoch
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Compliance-Programm
Detektive Maßnahmen (3)
Kontinuierliche Kontrollmechanismen etablieren und automatisieren:
Automatisierung der
Genehmigungen aufgrund
vordefinierter Regeln
70%
20%
Manuelle
Freigabe
Fokussierung auf die
Bearbeitung der Abweichungen
vom Regelwerk
10%
Automatisierung
2016 Deloitte
Abweichungen
31
Compliance-Programm
Detektive Maßnahmen (4)
Beispiele möglicher Ex-Post Kontrollen:

Beispiel
ZIEL
Transaktionstyp
Sitz des
Leistungsempfängers
Abgangsland
Bestimmungsland
Steuersatz
Ex-Post Abfrage
Einkauf von
Ware
nicht relevant
Deutschland
Deutschland
19 %
Prüfung, der 10 größten
Eingangsrechnungen auf Vorliegen der
Rechnungsvoraussetzungen
Bewegte
Lieferung
nicht relevant
Deutschland
EU
steuerfrei
Prüfung der Dokumentation bei
repräsentativer Stichprobe
(z.B. 10 größte Fälle)

2016 Deloitte
32
Compliance-Programm
Detektive Maßnahmen (5)
Verbesserung der Transparenz von USt-Daten
z.B. Visualisierung von “Big Data” via Qlikview
2016 Deloitte
33
Deloitte Ansprechpartner
2016 Deloitte
Umsatzsteuerrecht/IKS
Berlin & Hamburg
Umsatzsteuerrecht/IKS
München & Nürnberg
Dr. Ulrich Grünwald
Partner
E-Mail: [email protected]
Dr. Eduard Forster
Partner
E-Mail: [email protected]
Umsatzsteuerrecht/IKS
Frankfurt
Tax und Technologie
Düsseldorf
Lena Kiesel
Director
E-Mail: [email protected]
Bernd Duscha
Director
E-Mail: [email protected]
34
Deloitte bezieht sich auf Deloitte Touche Tohmatsu Limited („DTTL“), eine „private company limited by guarantee“
(Gesellschaft mit beschränkter Haftung nach britischem Recht), ihr Netzwerk von Mitgliedsunternehmen und ihre
verbundenen Unternehmen. DTTL und jedes ihrer Mitgliedsunternehmen sind rechtlich selbstständig und unabhängig. DTTL
(auch „Deloitte Global“ genannt) erbringt selbst keine Leistungen gegenüber Mandanten. Eine detailliertere Beschreibung
von DTTL und ihren Mitgliedsunternehmen finden Sie auf www.deloitte.com/de/UeberUns.
Deloitte erbringt Dienstleistungen in den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Financial Advisory und Consulting
für Unternehmen und Institutionen aus allen Wirtschaftszweigen; Rechtsberatung wird in Deutschland von Deloitte Legal
erbracht. Mit einem weltweiten Netzwerk von Mitgliedsgesellschaften in mehr als 150 Ländern verbindet Deloitte
herausragende Kompetenz mit erstklassigen Leistungen und unterstützt Kunden bei der Lösung ihrer komplexen
unternehmerischen Herausforderungen. Making an impact that matters – für mehr als 225.000 Mitarbeiter von Deloitte ist
dies gemeinsames Leitbild und individueller Anspruch zugleich.
Diese Veröffentlichung enthält ausschließlich allgemeine Informationen, die nicht geeignet sind, den besonderen Umständen
des Einzelfalls gerecht zu werden und ist nicht dazu bestimmt, Grundlage für wirtschaftliche oder sonstige Entscheidungen
zu sein. Weder die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft noch Deloitte Touche Tohmatsu Limited, noch ihre
Mitgliedsunternehmen oder deren verbundene Unternehmen (insgesamt das „Deloitte Netzwerk“) erbringen mittels dieser
Veröffentlichung professionelle Beratungs- oder Dienstleistungen. Keines der Mitgliedsunternehmen des Deloitte Netzwerks
ist verantwortlich für Verluste jedweder Art, die irgendjemand im Vertrauen auf diese Veröffentlichung erlitten hat.

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