Zeiterfassung und Zeitwirtschaft Lösungen für Workforce Management mit dem System IF-6020 1 Interflex Editorial Unsere Leistungen im Überblick „Zutrittskontrolle und Zeitwirtschaft stellen Sie vor große Herausforderungen?“ Zutritt Sie wollen Ihr Unternehmen voranbringen Ihr Ziel ist es, den Zutritt zu und in Ihrem Unter nehmen sicherer zu machen oder die Ressource Arbeitszeit effizient zu steuern. Dafür benötigen Sie einen Begleiter, dem Sie Ihr volles Vertrauen schenken können. Sie suchen kein Produkt, sondern die passende Lösung. Gefragt ist ein Rundumsorglos-Service, der Sie von der Beratung bis hin zur Wartung der Systeme betreut. Eine unserer Stärken ist es, Ihre Anforderungen zu erkennen und gemeinsam mit Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln. Zeit Zutrittskontrolle Biometrische Erkennung Zeiterfassung Zeitwirtschaft Offline-Lösungen Sicherheitsleitstand Personaleinsatzplanung Bedarfsprognose Videoüberwachung Besucherverwaltung Produktivitätsanalyse Automatische Planoptimierung Sie fordern Flexibilität und Effizienz Sie möchten bestehende Komponenten einbinden und müssen zahlreiche Anforderungen an die Steuerung der Arbeitszeit und die Zutrittssicherheit erfüllen? Wenn vorhandene Hardware für den Zugang zu Ihrem Unternehmen oder die Erfassung von Arbeitszeiten nicht ersetzt werden soll, dann bieten unsere Schnittstellen schnelle und einfache Integrationsmöglichkeiten. Außerdem binden wir für Sie zahlreiche Module wie eine Besucherverwaltung oder einen Sicherheitsleitstand in Ihre Lösung ein. Sie stellen hohe Ansprüche an eine moderne Lösung Dem Digitalisierungstrend folgend, möchten Sie interne Prozesse so einfach und bequem wie möglich gestalten. Mit Lösungen für Smartphones, Employee Self-Service oder einer cleveren Besucherverwaltung entlasten Sie Ihre Mitarbeiter und schaffen Freiraum für andere Tätigkeiten. Sie setzen auf Qualität Wir wenden ein vom TÜV Rheinland zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem an und setzen die Vorgaben der Norm ISO9001:2008 um. Ob 50 oder 100.000 Mitarbeiter – wir sind seit mehr als 40 Jahren als ein führendes Unternehmen in den Bereichen Zutrittskontrolle und Zeitwirtschaft für Sie da und stellen uns auch in Zukunft gerne Ihren Herausforderungen. Dr. Jörg Wissdorf General Manager Interflex Inhalt Mobile Datenerfassung Employee Self-Service WorkflowOptimierung 2 • Allegion • Interflex Zeiterfassung und Zeitwirtschaft mit dem System IF-6020 Controlling + Reporting 2 Workflow11 Editorial3 Projektzeiterfassung12 IF-6020 – Übersicht 4 Kostenstellenerfassung13 Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung 6 Reporting14 Unsere Leistungen Zeiterfassung8 eVAYO Terminals Employee Self-Service Kundenservice18 10 16 3 IF-6020 – Übersicht Zeiterfassung und Zeitwirtschaft: maßgeschneidert und aus einer Hand g lfS Softw a Se Work force Manag ement IF-6 020 Im pl Be em e nt r at u n g + Pr o j ierun a m t k e g + I n s t a ll a g + S c h u lu t S e r v i ce en ee E m p lo y Workforce Management sorgt für eine optimale Balance aus Ihren Interessen und denen Ihrer Mitarbeiter. lle ie Ze i t ng tr o e tr wi rts ch af t un ss fa s su n ko te r r fa ts om Ze i i te rit Ha re War tu n 4 • Allegion • Interflex Zeiterfassung und Zeitwirtschaft mit dem System IF-6020 Ze ce ut e i rv Bi Unsere Lösungen sind flexibel und schützen Ihre Investitionen. Z ware rd Workforce Management leistet den wichtigsten Beitrag zur Kostensenkung in Ihrem Unternehmen. n e ag ti o n Su + ng m o pp rt Unser Leistungsangebot umfasst Beratung, Projektmanagement, Implementierung, Installation, Wartung und Support – Service aus einer Hand. 5 Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung Ihre wertvollste Ressource sind Ihre Mitarbeiter Organisieren Sie Arbeitszeiten effizient und wertschätzend Dienstplanerstellung • Findet die optimale Tagesbesetzung für Ihren Bedarf • Plant Mitarbeiter gemäß ihrer Qualifikation • Liefert übersichtliche Plantafeln • Erstellt Dienstpläne automatisch • Prüft die Einhaltung gesetzlicher Regeln • Plant bei Bedarf Rufbereitschaften ein Dienstplanbearbeitung Ihr Nutzen: • Mit den Modulen für Zeitwirtschaft passen Sie den Personaleinsatz Ihrem Produktionsbedarf an. • Durch die Steigerung der Personaleffizienz erhöht sich die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens. • Sie planen, welcher Mitarbeiter wann arbeitet und berücksichtigen dabei Mitarbeiterwünsche. • Sie optimieren die internen Prozesse und steigern die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. • Ermöglicht Mitarbeitern ihre Schichten zu tauschen • Reduziert unproduktive Arbeitszeiten • Reagiert flexibel auf Bedarfsschwankungen • Berücksichtigt Mitarbeiterwünsche und sorgt für eine gerechte Planung • Erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit • Optimiert Planungsprozesse automatisch • Schafft Transparenz in der Personalplanung Zertifizierte Lohnschnittstellen Personaleinsatzplanung • Berücksichtigt verschiedene Arbeitszeitmodelle, Wunscharbeitstage, Ferien oder Krankheit • Erfüllt gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeit • Gleicht Bedarfsschwankungen aus • Vermeidet unproduktive Arbeitszeiten • Bietet einen klaren Überblick in Echtzeit • Reduziert Personalkosten durch Vermeidung von Überstunden und zuschlagspflichtigen Arbeitszeiten • Schafft Bedingungen für eine flexible Arbeitszeitgestaltung • Erhöht die Transparenz für Management und Mitarbeiter 6 • Allegion • Interflex Zeiterfassung und Zeitwirtschaft mit dem System IF-6020 • Übertragen Daten automatisch an gängige Lohnschnittstellen wie Datev, Sage, SAP, ADP uvm. • Ermöglichen nachträgliche Änderungen der übertragenen Lohn- und Gehaltsdaten Zeitwertermittlung • Berücksichtigt geänderte Zeitdaten der Mitarbeiter rückwirkend in der Entgelt abrechnung • Ermittelt spezielle Lohnformen wie Leistungslohn, Akkordlohn oder Prämienlohn • Unterscheidet Tarifverträge bei der Abrechnung 7 Zeiterfassung Zeiterfassung Zeitdaten – die wichtigste Grundlage für Ihr Personalmanagement Für jede Abwesenheit den passenden Grund Abwesenheitsplanung • Enthält Abwesenheitskalender für einzelne Mitarbeiter und Abteilungen • Bietet eine Auswahl an verschiedenen Abwesenheitsgründen • Aktualisiert die dazugehörigen Zeitkonten • Ermöglicht individuelle Planung von Abwesenheiten, z.B.: - Stunden, halbe oder ganze Tage - Vormittags, nachmittags • Unterscheidet verschiedene Abwesenheitsgründe, z.B.: - Urlaub - Freizeitausgleich - Arztgang - Dienstreise - Fortbildung Ihr Nutzen: • Sie erfassen Arbeitszeiten korrekt und vollständig. • Sie verfügen jederzeit über aktuelle Informationen zu den Zeitbuchungen. • Die übersichtliche Darstellung in der Webansicht erleichtert das Einsehen und Bearbeiten der Zeitdaten. • Zeiten können überall, auch mobil, erfasst werden. • Automatische Prozesse verringern Ihren Administrationsaufwand. Zeitkorrekturen • Liefert eine Übersicht der letzten Zeitbuchungen • Ermöglicht Korrekturen von einem oder mehreren Tagen in einem Arbeitsschritt • Erleichtert und beschleunigt die Korrektur von Arbeitszeiten Lampentableau • Zeigt den An- und Abwesenheitsstatus der Mitarbeiter • Sortiert die Anzeige auf Wunsch nach Abteilung oder Standort • Enthält verschiedenfarbige Lampensymbole für An-/Abwesenheitsgründe • Sendet Meldungen, wenn Mitarbeiter wieder erreichbar sind Mobile Anwendung • Ist einfach und intuitiv zu bedienen • Erfasst Zeiten überall und jederzeit • Zeigt Zeitdaten und Zeitkonten an • Enthält ein Monatsjournal • Erlaubt Zeitbuchungen im Offline-Betrieb • Ermöglicht das Erstellen von Abwesenheitsanträgen von unterwegs 8 • Allegion • Interflex Zeiterfassung und Zeitwirtschaft mit dem System IF-6020 9 Employee Self-Service Workflow Eigenverantwortung steigert die Mitarbeiter-Motivation Ihr Triebwerk für mehr Effizienz € Ihr Nutzen: • Ihre Mitarbeiter pflegen ihre Zeitdaten eigenständig. • Die innerbetrieblichen Abläufe werden einfacher, schneller und transparenter. • Die Kosten und Dauer der Antragsbearbeitung sinken. • Die Mitarbeiter freuen sich über mehr Selbstständigkeit und Flexibilität. Urlaubsgenehmigung • Alles im Blick: - Resturlaub, Überstunden, Jahres- arbeitszeitkonten - Anwesenheit/Abwesenheit der Kollegen - Abteilungskalender • Schnelle und einfache Erstellung und Genehmigung von Anträgen oder Korrekturen Schichttausch • Mitarbeiter ändern ihre Tagesplanung • Änderungen werden auf zukünftige Schichten übertragen • Planung kann temporär angepasst werden 10 • Allegion • Interflex Zeiterfassung und Zeitwirtschaft mit dem System IF-6020 Zeitkorrekturen • Selbstständig durch den Mitarbeiter • Für mehrere Zeitbuchungen oder Tage gleichzeitig • Werden sofort verrechnet und das Zeit konto aktualisiert Mobile • Mitarbeiter erfassen Zeiten immer und überall • Anwenderfreundliche Oberflächen erleichtern die Eingabe • Zeitwirtschaft wird dezentral gesteuert • Mobile Zeitbuchungen sind genau nachvollziehbar Ihr Nutzen: • Sie konfigurieren Workflows gemäß Ihren Anforderungen und Compliance-Regeln. • Sie binden mehrere Personen in mehrstufige Prozesse ein. • Das System überwacht sich selbst und meldet Ereignisse wie z.B. unerlaubte Mehrarbeitszeiten. • Aufwändige Prozesse werden verschlankt und vereinfacht. • Ihre Mitarbeiter profitieren von den zuverlässigen und schnellen Abläufen. Anträge • Beispiele für Workflow-Anträge: Überstundenauszahlung, Zuschläge außerhalb der Rahmenzeit, Urlaub, Vertreterregelung, Korrekturen etc. • Definierbare Zeitspanne für jede Genehmigungsstufe • Antragsbearbeitung per Klick • Nutzung vorhandener IT-Strukturen ohne doppelte Datenhaltung Plausibilitätsprüfung • Prüft Abwesenheitseinträge nach verschiedenen Kriterien • Meldet Fehler bei unzulässiger Eingabe Dokumentation • Archivierungsfunktion • Antragslisten jederzeit einsehbar 11 Projektzeiterfassung Kostenstellenerfassung Behalten Sie den Überblick im Projektbetrieb Kostenverteilung nach dem Verursacherprinzip 00:47:29 15:28:29 € 04:47:31 € € € € € € Ihr Nutzen: • Sie weisen geleistete Arbeitszeiten einzelnen Projekten zu. • Überwachung und Genehmigung von projektbezogenen Arbeitszeiten erfolgen in Echtzeit. • Ihre Mitarbeiter pflegen Projektzeiten eigenständig am PC. • Sie erstellen Analysen und Nachkalkulationen mittels einer Report-Funktion. • Erfasste Zeiten sind jederzeit nachvollziehbar und für Ihre Kunden transparent darstellbar. € € Ihr Nutzen: • Sie ordnen die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter verschiedenen Kostenstellen zu. • Kostenstellen wie Auftragszeiten oder Produktionsabläufe können Sie mithilfe von Kostenarten (z.B. Reinigung von Werkzeugen) genauer unterscheiden. • Sie haben die Möglichkeit, die Verteilung der Kostenarten auf die einzelnen Kostenstellen nachzuvollziehen. Projektbezogen Kostenstellenbezogen • Favoritenmenü für wichtige Projekte • Automatische Ermittlung der Gesamtsummen pro Projekt • Plausibilitätsprüfung für das Einhalten definierter Regeln • Importfunktion der Projektstruktur aus externen Systemen wie SAP • Exportfunktion in Abrechnungssysteme • Kostenstellenwechsel bequem am Terminal • Rückwirkende Korrekturen jederzeit möglich • Berücksichtigung von Abwesenheiten • Tagesabrechnung über Stammkostenstelle des Mitarbeiters oder entsprechende Kostenstelle Tätigkeitsbezogen Tätigkeitsbezogen • Innerhalb eines Projekts nach Tätigkeiten (z.B. Entwicklung, Installation) unterscheiden • Einzelne Tätigkeiten mit jeweils unterschiedlichen Kosten bewerten • Innerhalb einer Kostenstelle nach Tätigkeiten (z.B. Entwicklung, Installation) unterscheiden • Einzelne Tätigkeiten mit jeweils unterschiedlichen Kosten bewerten 12 • Allegion • Interflex Zeiterfassung und Zeitwirtschaft mit dem System IF-6020 € 13 Reporting Reporting Auswertungen von heute erleichtern die Planung von morgen Sie steigern die Transparenz und erkennen Optimierungspotential Urlaubstage • Übersicht über alle Urlaubskonten bezogen auf Tag oder Jahr • Anzeige des Resturlaubs zur Vermeidung von Rückstellungen • Darstellung von Resturlaub, Urlaubsanspruch und genommenem Urlaub • Überwachung von Urlaubssperren im Unternehmen Projekte Ihr Nutzen: • Reporting-Funktionen helfen Ihnen dabei, Compliance-Regeln einzuhalten. • Sie überwachen Zeitkonten und verhindern Rückstellungen. • Auswertungen liefern Ihnen wichtige Informationen zum Personalbedarf. • Sie gestalten Ihre eigenen Berichte flexibel und individuell. Krankheitsstände • Übersicht mit Krankheitstagen und Kuraufenthalten • Anzeige der Krankheitstage mit und ohne Lohnfortzahlung • Anzahl Krankheitstage im Vergleich zur Anzahl Solltage mit Prozentangabe • Ermittlung der bezahlten Krankheitstage • Überwachung der 42-Tage-Lohnfortzahlung • Überwacht Zuschlagskonten für die Kostenkontrolle • Vermeidet Kostenausuferung von Projekten • Transparenz gegenüber externen Kunden • Kontrolle des Projektfortschritts • Projektstatus in Prozent • Prüfung der Ziele (Soll-Ist-Vergleich, Prognoseberechnung) Kostenstellen • Übersicht der Kostenstellendaten für beliebigen Zeitraum • Transparente Darstellung der Kosten • Ermittlung von Kostentreibern und Deckungsbeiträgen • Nachkalkulation der Kosten in Bezug auf Verbesserungspotential Langzeit-Statistiken / Jahresvergleiche • Wichtige Grundlage für Personalplanung • Liefert Rückschlüsse für die gesamte Unternehmensplanung • Erkennt Überbesetzungen Überstunden • Liefert die Überstunden einzelner Mitarbeiter oder Gruppen • Dient als Frühwarnsystem • Auslöser für Gegensteuerungsmaßnahmen • Ist hilfreich für eine Mitarbeiter-Überlastungsanalyse 14 • Allegion • Interflex Zeiterfassung und Zeitwirtschaft mit dem System IF-6020 15 eVAYO Zeiterfassung eVAYO Zeiterfassung Terminal IF-5725 Terminal IF-5735 Das Terminal IF-5725 eignet sich besonders für den Einstieg in die Zeiterfassung. Auch Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern oder Filialen können das Terminal mit den Funktionen Kommen / Gehen / Dienstgang und Info optimal nutzen. Die Terminalreihe IF-5735 überzeugt durch vielseitige, leistungsfähige und benutzer freundliche Handhabung zur berührungs losen Identifizierung und zur Erfassung von Daten. Leistungen im Überblick: • Zeiterfassung • Kostenstellenerfassung • Zutrittskontrolle (optional) • Barcode-Erfassung (optional) Leistungen im Überblick: • Zeiterfassung Leser: Die Geräte dienen zur Identifikation über RFID-Lesemittel. Das große Touch-Display des Geräts besticht durch einfache, interaktive Be dienung und klare Anzeigen. Einsatz / Montage: Das Terminal IF-5725 ist für die Auf putzmontage an Wänden oder Säulen in trockenen Räumen geeignet. Besonderheiten: Das mit modernster Technik ausgestattete Terminal IF-5725 kann in ein 10/100 MB Ethernet-Netzwerk integriert werden. Die Energieversorgung über PoE-Hub (PoE = Power over Ethernet) ist problemlos möglich. Das spart Kosten für eine geson derte Stromversorgung. Alternativ oder zusätzlich kann die Versorgung mit 24V Niederspannung erfolgen. Leser: Die Geräte dienen zur Identifikation über RFID-Lesemittel. Das Master-Terminal kann NetworkOnCard-Rechte für OfflineTerminals auf Identifikationsmittel mit MIFARE- oder LEGIC-Technologie schreiben. Einsatz / Montage: Das Terminal IF-5735 ist für die Aufputz montage an Wänden oder Säulen in trockenen Räumen geeignet. Besonderheiten: Das mit modernster Technik ausgestattete Terminal IF-5735 kann in ein 10/100 MB Ethernet-Netzwerk integriert werden. Die Energieversorgung über PoE-Hub (PoE = Power over Ethernet) ist problemlos möglich. Das spart Kosten für eine gesonderte Stromversorgung. Alternativ oder zusätzlich kann die Versorgung mit 24V Niederspannung erfolgen. Zusätzlich ist das Terminal mit einem WLAN-Modul lieferbar. Somit ist eine Zeiterfassung auch bei schwierigen baulichen Gegebenheiten oder mobil möglich. Terminal IF-5725 Das große Touch-Display des Geräts besticht durch einfache, interaktive Be dienung und klare Anzeigen. Das Terminal eignet sich für Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitern. Es speichert bis zu 5.000 Buchungen. Alle Buchungen werden in Echtzeit an das Hostsystem übertragen. Das Terminal ist mit einem Näherungssensor ausgestattet. Wird es nicht benötigt, geht es in den Energiesparmodus. Bei Annäherung erwacht das Terminal und steht sofort zur Verfügung. Terminal IF-5725 weiße Ausführung Terminal IF-5735 16 • Allegion • Interflex Zeiterfassung und Zeitwirtschaft mit dem System IF-6020 Terminal IF-5735 mit WLAN 17 Kundenservice Interflex – Service aus einer Hand Beratung Systemeinführung Unsere Experten beraten Sie zielorientiert in den Kerngeschäftsfeldern Zutrittskontrolle, Zeiterfassung und Workforce Management. Die Einführung des Interflex-Systems wird von unseren Mitarbeitern schrittweise durchgeführt: 1. Installation 2.Parametrierung 3.Inbetriebnahme Projektmanagement Hardware-Installation Eigens ausgebildete und zertifizierte Projektmanager führen die Aufträge termin gerecht durch. Das geschulte Technikpersonal installiert die Hardware bei Ihnen vor Ort. Anwenderschulung Wartung Ausgewählte Themen werden in syste matisch aufeinander aufbauenden Kursen behandelt. In kleinen Lerngruppen wird Ihren Mitarbeitern der Einstieg in die Systemanwendung erleichtert. Wir bieten Standardkurse in bester Lern atmosphäre sowie maßgeschneiderte Trainings bei Ihnen vor Ort. Unser Wartungsangebot für Soft- und Hardware passen wir Ihren individuellen Bedürfnissen an. Hotline Unsere Mitarbeiter vom After Sales Team stehen Ihnen für Rückfragen gerne zur Verfügung: Deutschland: 00 8000 2000 951 E-Mail: [email protected] Österreich: 00 8000 2000 951 Schweiz: +41 564845166 18 • Allegion • Interflex Zeiterfassung und Zeitwirtschaft mit dem System IF-6020 Interflex Datensysteme GmbH Zettachring 16 • 70567 Stuttgart (Germany) Telefon: +49 711 1322-0 • Telefax: +49 711 1322-111 E-Mail: [email protected] Prospekthaftung: Alle Angaben entsprechen den zum Zeitpunkt der Drucklegung vorhandenen Kenntnissen und sind ohne Gewähr. Änderungen vorbehalten. Zeichnungen und Darstellungen sind urheberrechtlich geschützt. Nachdruck, auch auszugsweise, ist nur mit Genehmigung der Interflex Datensysteme GmbH zulässig. 19 Interflex Datensysteme GmbH bietet ganzheitliche Lösungen für Workforce Management mit Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung sowie maßgeschneiderte und innovative Sicherheitslösungen mit Zutrittskontrolle, Video überwachung, Sicherheitsleitstellen und Besucherverwaltung. Mehrere Tausend Systeminstallationen, über die rund 4,5 Millionen Beschäftigte administriert werden, zeichnen Interflex als einen der international führenden Anbieter aus. Interflex wurde 1976 gegründet und gehört seit 2013 zur Unternehmensgruppe Allegion. Weitere Informationen unter www.interflex.de Über Allegion™ Allegion (NYSE: ALLE) ist ein internationaler Anbieter im Bereich Sicherheit mit führenden Marken wie CISA®, Interflex®, LCN®, Schlage®, SimonsVoss® und Von Duprin®. Mit dem Schwerpunkt auf Sicherheit rund um Türen und Zutritt bietet Allegion ein breites Spektrum an Lösungen für Privathaushalte, Firmen, Schulen und andere Einrichtungen. Allegion erwirtschaftet einen Umsatz von 2 Mrd. US-Dollar und vertreibt seine Produkte in rund 130 Ländern weltweit. Weitere Informationen unter www.allegion.com © 2016 Allegion Interflex Zeiterfassung und Zeitwirtschaft mit dem System IF-6020, 09/2016 interflex.de | allegion.com 20• Allegion • Interflex Zeiterfassung und Zeitwirtschaft mit dem System IF-6020
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