Allgemeine Geschäftsbedingungen K.I.T. Group GmbH Präambel K.I.T. Group GmbH, Association & Conference Management (nachfolgend K.I.T. Group genannt) führt im Auftrag der DGPM/DKPM den Deutschen Kongress für Psychosomatische Medizin und Psychotherapie, der vom 22. – 24. März 2017 in Berlin stattfindet, durch. K.I.T. Group leitet das Kongresssekretariat und ist im Namen der DGPM/DKPM zuständig für die Registrierung, Hotelbuchung, Abstract Management, Sponsoring und die Ausstellungsorganisation. Diese Geschäftsbedingungen gelten für jede teilnehmende Person am Deutschen Kongress für Psychosomatische Medizin und Psychotherapie (im Folgenden bezeichnet als „Kongress”). Als teilnehmende Person gelten Kongressteilnehmer, Studenten, Pressevertreter, Referenten und Aussteller. Kongressgebühren Für die Kongressgebühren gelten die nachfolgend genannten Zeiträume: Frühe Anmeldung: bis 27. Januar 2017, 24.00 Uhr Standard Anmeldung: ab 28. Januar 2017, 00.01 Uhr Es können nur Anmeldungen berücksichtigt werden, wenn K.I.T. Group das vollständig ausgefüllte Anmeldeformular bzw. eine abgeschlossene Online-Registrierung vorliegt und die jeweilige Kongressgebühr vollständig innerhalb des entsprechenden Anmeldezeitraumes eingegangen ist. Beim Onlinekauf gibt der Teilnehmer über den Button „Zahlungspflichtig registrieren“ am Ende des Online-Formulars einen verbindlichen Antrag zur Online-Registrierung für den Kongress ab. Die Kongressgebühr muss im Voraus bei Anmeldung beglichen werden. Die gültige Kongressgebühr richtet sich nach dem Eingangsdatum der Anmeldung und dem Eingangsdatum der Gebühr entsprechend der o.g. Daten. Bei nicht fristgerechtem Eingang wird automatisch die nächst höhere Gebühr berechnet. Die Anmeldung wird nach vollständigem Zahlungseingang bestätigt und eine Rechnung versandt. Anmeldeschluss ist der 17. März 2017, 24.00 Uhr. Nach diesem Termin ist eine Anmeldung nur noch vor Ort möglich. Die Kongressgebühr beinhaltet den Zugang zum wissenschaftlichen Programm, der Industrieausstellung, der Posterausstellung und der Eröffnungsveranstaltung. Studenten benötigen einen zum Zeitpunkt der Anmeldung und für die Dauer des Kongresses gültigen Studentenausweis. Der Studentenausweis ist in Kopie der Anmeldung beizufügen. Das Mindestalter für eine Tagungsanmeldung liegt bei 18 Jahren. Alle Teilnehmer, die sich bis zum 17. März 2017 angemeldet und die Kongressgebühr vollständig beglichen haben, erhalten mit der Rechnung einen Barcode, der für den Selbstausdruck des Teilnehmerausweises und der Gutscheine evtl. gebuchter Programmpunkte vor Ort dient. Die Kongressunterlagen werden gegen Vorlage des Namensschildes an der separaten Taschenausgabe ausgehändigt. Bitte die Rechnung mit dem Barcode unbedingt zum Kongress mitbringen! Anmeldungen für mehr als zehn Personen werden separat als Gruppenbuchung bearbeitet. Bitte kontaktieren Sie hierzu die Registrierungsabteilung der K.I.T. Group unter der E-Mail: [email protected]. Fortbildungen Im Rahmen des Kongresses werden Fortbildungen angeboten. Die Teilnahme ist kostenpflichtig; die Teilnehmerzahl ist begrenzt. Die Gebühr für die Fortbildungen muss mit der Kongressgebühr im Voraus entrichtet werden. Je nach Kapazität können Fortbildungen auch noch vor Ort gebucht werden. Kongressfest Für das Kongressfest gibt es begrenzte Kapazitäten. Die Eintrittskarte wird zusammen mit dem Teilnehmerausweis vor Ort ausgedruckt. Zahlungsmöglichkeiten Die Kongressgebühr muss im Voraus entrichtet werden. Zahlungen werden nur in EUR akzeptiert. Schecks können nicht akzeptiert werden. Als Zahlungsmittel stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: 1. per Kreditkarte (Visa, MasterCard, American Express) Hierzu füllen Sie bitte den entsprechenden Absatz im Anmeldeformular aus www.deutscher-psychosomatik-kongress.de 1 oder 2. per Überweisung Bitte überweisen Sie den fälligen Betrag gebührenfrei auf das nachfolgend genannte Konto: Kontoinhaber: Kreditinstitut: IBAN: BIC (SWIFT): Verwendungszweck: K.I.T. Group GmbH Commerzbank AG DE23 1008 0000 0514 001802 DRESDEFF100 DGPM/DKPM, Name, Teilnehmernummer Kontonummer: Bankleitzahl: 05 140 018 02 100 800 00 Hinweis: Erst nach vollständigem Zahlungseingang bei K.I.T. Group GmbH ist die Anmeldung innerhalb des entsprechenden Anmeldezeitraumes zur gewünschten Anmeldegebühr gültig und die Rechnung wird versandt. Zahlungen per Überweisung sind bis 17. März 2017 möglich. Teilnahmebescheinigung Teilnehmer können ihre Teilnahmebescheinigung nur in den entsprechenden Bereichen im Kongresszentrum abholen. Ein Druck oder Versand nach dem Kongress ist nicht möglich. Namensänderung Für eine Namensänderung zu einer bestehenden Anmeldung wird eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 15,00 EUR berechnet. Ein zusätzliches Anmeldeformular für den neuen Teilnehmer wird nicht benötigt, jedoch, falls gebucht, ein Nachweis für die Beibehaltung der reduzierten Gebühr. Namensänderungen können nur bis zum Anmeldeschluss, unter Angabe der Daten des alten und des neuen Teilnehmers, per E-Mail oder Fax vorgenommen werden. Nach dem 17. März 2017 können Namensänderungen nur noch vor Ort bearbeitet werden. Verlorener Teilnehmerausweis Der Teilnehmerausweis muss zu jeder Zeit während des Kongresses gut sichtbar von allen teilnehmenden Personen getragen werden. Ohne Teilnehmerausweis kann kein Zutritt zu den Räumlichkeiten gewährt werden. Zur Neuausstellung eines abhanden gekommenen oder vergessenen Teilnehmerausweises wird eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 65,00 EUR berechnet. Der ursprüngliche Teilnehmerausweis verliert dadurch seine Gültigkeit. Stornierungsbedingungen Änderungen und Stornierungen der Anmeldung bedürfen der Schriftform. Die Mitteilung der Stornierung sollte ebenfalls die Bankverbindung für eine eventuelle Rückerstattung der Kongressgebühr enthalten. Alle Rückzahlungen erfolgen unmittelbar nach dem Kongress und müssen schriftlich bis spätestens 30 Tage nach dem Kongress erfolgen. Eine spätere Anfrage kann nicht mehr berücksichtigt werden. Bei Stornierung werden folgende Bearbeitungsgebühren erhoben: Kongressteilnahme Stornierung bis: 05. Februar 2017 35,00 EUR pauschal Stornierung ab dem: 06. Februar 2017 50% der Kongressgebühr (mindestens aber 35,00 EUR) Stornierung ab dem: 06. März 2017 100% der Kongressgebühr Eine Rückerstattung bei Nichterscheinen, Krankheit oder vorzeitiger Abreise ist nicht möglich. Fortbildungen Stornierung bis: 05. Februar 2017 35,00 EUR pauschal Stornierung ab dem: 06. Februar 2017 50% der Gebühr (mindestens aber 35,00 EUR) Stornierung ab dem: 06. März 2017 100% der Gebühr Eine Rückerstattung bei Nichterscheinen, Krankheit oder vorzeitiger Abreise ist nicht möglich. Kongressfest Stornierung ab dem: 06. März 2017 100% der Gebühr Eine Rückerstattung bei Nichterscheinen, Krankheit oder vorzeitiger Abreise ist nicht möglich. Änderungen am Programm Der Veranstalter behält sich das Recht vor, Änderungen am Programm vorzunehmen. Stornierung des Deutschen Kongresses für Psychosomatische Medizin und Psychotherapie 2017 Sollte der Kongress nicht stattfinden können oder verschoben werden müssen aus Gründen, die vom Organisator nicht zu vertreten sind (z.B. höhere Gewalt, Streik, Regierungsbeschlüsse, Terrorismus, u. Ä.) kann der Organisator für dadurch entstandene Schäden nicht haftbar gemacht werden. Unter diesen Umständen kann der Veranstalter die Anmeldegebühr einbehalten und für den zukünftigen Termin nutzen oder die Anmeldegebühr abzüglich entstandener Kosten für die Organisation, die nicht von Dritten übernommen werden kann, erstatten. www.deutscher-psychosomatik-kongress.de 2 Datenschutz und Weitergabe der persönlichen Daten Die Erhebung, Verarbeitung (umfasst die Speicherung, Veränderung, Übermittlung, Sperrung und Löschung) und Nutzung der Daten geschieht ausschließlich unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften. Näheres kann hierzu der Datenschutzrichtlinie entnommen werden. K.I.T. Group sammelt und speichert die Daten für die Vorbereitung und Durchführung des Deutschen Kongresses für Psychosomatische Medizin und Psychotherapie 2017. An unsere Kooperationspartner oder sonstige Dritte werden diese Daten nicht weitergegeben, es sei denn, es liegt ein ausdrückliches Einverständnis des Teilnehmers vor, ein Dritter weist K.I.T. Group gegenüber nach, dass der Teilnehmer gegen die Rechte von Dritten verstoßen hat und K.I.T. Group zur Herausgabe der Daten auffordert oder K.I.T. Group wird zur Herausgabe der Daten verpflichtet, beispielsweise aufgrund einer gerichtlichen Verfügung oder behördlichen Anordnung. K.I.T. Group weist in diesem Zusammenhang darauf hin, dass der Barcode auf dem Teilnehmerausweis die persönlichen Daten des Teilnehmers enthält. Der Teilnehmerausweis kann daher wie eine Visitenkarte bei den teilnehmenden Industriepartnern und Institutionen zum Abruf der Kontaktdaten eingesetzt werden. Jeder Teilnehmer entscheidet für sich allein, wem er seine persönlichen Daten zur Verfügung stellt. Datenschutz und Verarbeitung von Kreditkartenangaben Um sich zu registrieren, werden Sie gebeten, folgende Daten vollständig im Online-Formular anzugeben: Ihren Namen, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Die aufgeführten Informationen sind erforderlich für die Bearbeitung, Buchung und Vervollständigung Ihrer Buchung (inklusive des Versands einer Buchungsbestätigung per E-Mail). Sollten Sie Kreditkarte als Zahlungsmethode wählen, werden außerdem Angaben zu Ihrer Kreditkarte (z.B. Kreditkartentyp und -nummer, CVC Code, Gültigkeitsdatum, Name des Karteninhabers) abgefragt. Alle Daten werden bearbeitet und unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften gespeichert. Näheres kann hierzu der Datenschutzrichtlinie entnommen werden. Zum Schutz Ihrer persönlichen Daten finden dafür bestimmte Systeme und Verfahren Ihre Anwendung. Zum Beispiel werden Ihre Kreditkarteninformationen mittels eines Secure Server Protocols übertragen, welches alle persönlichen und Kreditkartendaten verschlüsselt. Die Verschlüsselung mithilfe der „Transport Layer Security (TLS)“ Technologie entspricht dem Standard der Industrie. Unser TLS Zertifikat wurde von utn.usertrust.com ausgestellt. Weiterhin haben wir Sicherheitsmaßnahmen eingeführt, um den Zugang zu und die Verwendung von persönlichen Daten technisch und physisch zu beschränken. Nur autorisierte Mitarbeiter erhalten Zugang zu diesen Daten, um ihre Aufgaben entsprechend unseren Leistungen auszuführen. Unser Server und unser Netzwerk sind durch Firewalls gegen unerlaubte Zugriffe geschützt und unsere Einbruchmeldeanlage überwacht und erfasst jeden (versuchten) unerlaubten Zugriff oder Missbrauch unseres Servers. Rechteeinräumung für Foto-, Film- und Tonaufnahmen zur Veranstaltungs-Dokumentation und öffentlichen Berichterstattung Der Veranstaltungsteilnehmer erklärt hiermit sein Einverständnis zur Erstellung von Bild-, Film- und Tonaufnahmen im Rahmen des Deutschen Kongresses für Psychosomatische Medizin und Psychotherapie 2017 und das diese ohne Anspruch auf Vergütung zum Zwecke der öffentlichen Berichterstattung über die Veranstaltung (PR- und Werbebereich für den Deutschen Kongress für Psychosomatische Medizin und Psychotherapie) verbreitet und veröffentlicht werden dürfen. Der Veranstaltungsteilnehmer erteilt ausdrücklich seine Einwilligung zur Verwendung seines Bildnisses im Sinne von § 22 Kunsturheberrechtsgesetzes (KUG). Haftung K.I.T. Group haftet im Rahmen der Sorgfaltspflicht als ordentlicher Kaufmann nach den gesetzlichen Bestimmungen. Die Haftung der K.I.T. Group beschränkt sich auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Die Haftung für Schäden, die durch beauftragte Dritte verursacht worden sind, bleibt davon unberührt. Der Teilnehmer nimmt an der Tagung inkl. aller damit im Zusammenhang stehenden Veranstaltungen auf eigene Gefahr teil. Erfüllungsort und Gerichtsstand Erfüllungsort und Gerichtsstand ist Berlin. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Salvatorische Klausel, sonstiges Mündliche Vereinbarungen sind nicht getroffen worden. Änderungen und/oder Ergänzung dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Dies gilt ebenso für die Abbedingung des Schriftformerfordernisses. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen unwirksam und/oder undurchführbar sein und / oder werden, so werden die übrigen Bestimmungen hierdurch nicht berührt. Die Parteien verpflichten sich vielmehr, die unwirksamen und/oder undurchführbaren Vorschriften durch rechtlich gültige www.deutscher-psychosomatik-kongress.de 3 und/oder durchführbare zu ersetzen, die den unwirksamen und/oder undurchführbaren wirtschaftlich entsprechen. Dieses gilt ebenso für etwaige Lücken. K.I.T. Group GmbH Association & Conference Management Kurfürstendamm 71 10709 Berlin, Deutschland Tel: +49 (0)30 246 03 280 Fax: +49 (0)30 246 03 269 [email protected] www.kit-group.org Stand: August 2016 www.deutscher-psychosomatik-kongress.de 4
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