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E‑POSTBUSINESS BOX
Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung
Version 1.0 zu Release 2.4
Impressum
Handbücher und Software sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nicht ohne schriftliche
Genehmigung der Deutschen Post AG kopiert, vervielfältigt, gespeichert, übersetzt oder
anderweitig reproduziert werden. Dies gilt sinngemäß auch für Auszüge. Alle Rechte bleiben
vorbehalten.
Die Deutsche Post AG ist berechtigt, ohne vorherige Ankündigungen Änderungen vorzunehmen oder die Dokumente/Software im Sinne des technischen Fortschritts weiterzuentwickeln.
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Eigentümer.
© 2016 Deutsche Post AG
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Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung
Inhalt
1 Zweck des Dokuments
1
2 Massenversand automatisieren – Typisches Vorgehen
2
2.1 Verzeichnisfreigaben erstellen
3
2.1.1 Verzeichnisfreigaben global aktivieren
4
2.1.2 Spezifische Verzeichnisfreigabe anlegen
4
2.2 Sammelkorb konfigurieren
2.2.1 Sammelkorb anlegen
5
5
2.2.2 Standard-Versandoptionen festlegen
10
2.2.3 Globale Einstellungen für Sammelkörbe festlegen
10
2.3 Per Windows oder SFTP auf Sammelkorb zugreifen
11
2.3.1 Verzeichnisfreigabe als Laufwerk ins Windows-Netzwerk einbinden
11
2.3.2 Per SFTP auf Verzeichnisfreigabe zugreifen
12
2.4 Brieferzeugende Anwendung konfigurieren
13
2.5 Optional: Sammelkorb-Verarbeitung manuell starten
16
2.6 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren
16
3 Sonderfälle der Nutzung von Sammelkörben
22
3.1 Massenversand mit Steuerungsdateien vollautomatisieren
22
3.2 Bestehende oder unveränderbare Dokumentvorlagen weiterbenutzen
31
3.2.1 Korrekturprofile für bestehende Dokumentvorlagen anlegen
3.3 E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer konfigurieren
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31
36
Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung
1
Zweck des Dokuments
1 Zweck des Dokuments
Nutzen Sie als Administrator von Output Management-Systemen diesen Einrichtungsleitfaden, um das automatisierte Versenden von Massenschreiben mit der
E‑POSTBUSINESS BOX zu implementieren.
Die Informationen in diesem Einrichtungsleitfaden stehen auch im E‑POSTBUSINESS BOX
Administratorhandbuch. Darin finden Sie auch verlinkte Detailinformationen (beispielsweise
zu Firewall-Freigaben oder Anforderungen an elektronisches Briefpapier).
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Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung
1
2
Massenversand automatisieren – Typisches Vorgehen
2 Massenversand automatisieren – Typisches
Vorgehen
Versenden Sie als E‑POSTBRIEF Administrator mit der Sammelkorb-Funktion
E‑POSTBRIEFE in großen Mengen (z. B. Serienbriefe oder Mailings). Dazu erzeugen Sie
die Briefe mit Ihrem Output Management-System (OMS) automatisch und exportieren Sie
als PDF-Dateien in ein Verzeichnis auf der E‑POSTBUSINESS BOX.
Das typische Sammelkorb-Szenario umfasst folgende Prozess-Schritte:
1. Erstellen Sie eine Verzeichnis-Freigabe für den automatisierten Massenversand mit Ihrem Output Management-System: 2.1 Verzeichnisfreigaben erstellen.
Erstellen Sie zusätzlich passwortgeschützte Verzeichnis-Freigaben, abhängig davon,
welche Personen oder Gruppen E‑POSTBRIEFE versenden, indem diese Nutzer sie manuell in einen Sammelkorb hochladen.
2. Konfigurieren Sie Sammelkorb-Verzeichnisse abhängig von Ihren Sendungsanlässen.
Dazu legen Sie z. B. Druck- und Versandoptionen fest oder ordnen eine Kostenstelle zu.
Um zu steuern, wer einen Sammelkorb benutzen darf, ordnen Sie eine VerzeichnisFreigabe zu: 2.2 Sammelkorb konfigurieren
3. Testen Sie den Zugriff auf Ihre Sammelkörbe. Wenn Nutzer E‑POSTBRIEFE manuell
hochladen sollen, informieren Sie die Nutzer jedes Sammelkorbs, mit welchen Zugangsdaten sie auf ihren Sammelkorb zugreifen können: 2.3 Per Windows oder SFTP auf
Sammelkorb zugreifen
4. Richten Sie Ihre brieferzeugende Anwendung so ein, dass sie für jeden Sendungsanlass
die Briefe in den passenden Sammelkorb exportiert: 2.4 Brieferzeugende Anwendung
konfigurieren.
Ein Hintergrund-Job prüft regelmäßig, ob neue E‑POSTBRIEFE im SammelkorbVerzeichnis vorliegen, und verarbeitet sie.
Typischerweise exportieren Sie PDF-Dateien in Sammelkörbe, die Sie je nach Sendungsanlass vorkonfiguriert haben. Alternativ können Sie die Sammelkob-Parameter
mit Steuerungsdateien zur Laufzeit für jeden einzelnen Brief festlegen. Weitere Informationen finden Sie unter 3.1 Massenversand mit Steuerungsdateien vollautomatisieren.
5. Stellen Sie organisatorisch oder technisch sicher, dass ein manueller oder automatischer
Massenversand erst dann startet, wenn Sie mögliche Fehler, die bei einem vorhergehenden Massenversand aufgetreten sind, behoben haben.
Wie Sie die Sammelkorbfunktion nutzen, hängt von den Anwendungsfällen und technischen
Voraussetzungen in Ihrer Organisation ab. Prüfen Sie, wie sich die folgenden Faktoren in
Ihrem Fall auswirken:
Brieferzeugende Arbeitet Ihr Output Management-System mit Windows-Servern, oder ist es Linux-basiert?
Anwendung Um die Integration mit der E‑POSTBUSINESS BOX so elegant wie möglich zu machen, entscheiden Sie abhängig von Ihrem OMS, ob Sie eine SMB- oder eine SFTP-VerzeichnisFreigabe (oder beides) einrichten wollen.
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2
Massenversand automatisieren – Typisches Vorgehen
Sendungsanlässe- Welche Arten von Massensendungen kommen bei Ihnen vor? Konfigurieren Sie Sammelund Typen körbe für verschiedene Sendungsanlässe.
Beispiele:
▪
Ihr Unternehmen umfasst mehrere Marken mit je eigenem Briefpapier: Sie ordnen jeder
Marke ein eigenes Absenderpostfach und ein eigenes Briefpapier zu.
▪
Sie möchten die Druckkosten minimieren. Für Image-relevante Sendungen legen Sie einen Sammelkorb mit Farbdruck an, für Lohnabrechnungen begnügen Sie sich mit preiswerterem Schwarz-weiß-Druck.
▪
Sie möchten den administrativen Aufwand gering halten. Sie erstellen deshalb nur eine
einzige Konfiguration für alle Sendungen. Über den Hauptsammelkorb hinaus legen Sie
keine weiteren Sammelkörbe an.
Um Sammelkörbe je nach Sendungsanlass zu konfigurieren, nutzen Sie folgende Konfigurationsparameter:
▪
Farbtyp (farbig oder schwarz-weiß?)
▪
Drucktyp (einseitig oder beidseitig?)
▪
Versandweg (bevorzugt elektronisch oder ausschließlich postalisch?)
▪
Briefpapier (das der Konzernmutter oder das einer Filiale?)
▪
Absenderpostfach (Welche Adresse soll als Absenderadresse erscheinen?)
▪
Freigabe notwendig oder nicht (Bei Massensendungen findet die Qualitätskontrolle typischerweise im Vorfeld statt. Das Freigeben durch den Inhaber des Absenderpostfachs
kann jedoch beispielsweise beim Testes der Funktion gewünscht sein.)
Vollautomatische Sie streben bei der Brieferzeugung einen maximalen Automatisierungsgrad an? Dann steuBriefverarbeitung ern Sie den Versand für jeden einzelnen Brief über eine automatisch generierte Steuerungsdatei.
In einer halbautomatischen Produktionsumgebung legen Sie für verschiedene Sendungsanlässe mehrere spezifische Sammelkörbe an. Rechnungen versenden Sie beispielsweise
in Schwarz-weiß, Werbebriefe dagegen in Farbe. Sie müssen also entsprechend auch die
Sendungen aufteilen: Für die Rechnungen erstellen Sie den ersten Druckauftrag, den Sie in
Sammelkorb (A) exportieren, für die Werbebriefe einen zweiten für Sammelkorb (B).
Weitere Informationen finden Sie unter 3.1 Massenversand mit Steuerungsdateien vollautomatisieren.
2.1 Verzeichnisfreigaben erstellen
Aktivieren Sie Verzeichnisfreigaben (Netzwerk-Freigaben) auf dem E‑POSTBUSINESS BOX
Server global. So wird Ihre E‑POSTBUSINESS BOX in Ihrem Netzwerk sichtbar. Anschließend richten Sie spezifische Verzeichnisfreigaben für den netzwerkweiten Zugriff an. Dazu
legen Sie jeweils einen Benutzernamen und ein Passwort fest. Die Benutzer können dann
mit einem SFTP-Client Dateien in die entsprechenden Verzeichnisse hochladen oder die
Verzeichnisse als Netzlaufwerke in ihren Windows-Explorer einbinden.
Voraussetzung ü Der zuständige Administrator hat in der firmeneigenen Firewall die nötigen IP-Adressen,
Dienste und Ports freigeschaltet.
Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch
unter Firewall-Freigaben einrichten.
ü Sie sind als technischer oder fachlicher Betreuer angemeldet.
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2
Massenversand automatisieren – Typisches Vorgehen
2.1.1 Verzeichnisfreigaben global aktivieren
Vorgehen 1. Wählen Sie Firmware > Konfiguration > Netzwerkfreigabe.
2. Wählen Sie die Art des Zugriffs auf die Verzeichnisfreigabe.
HINWEIS
Sie können gleichzeitig eine SMB- und SFTP-Freigabe einrichten, die Optionen
schließen sich nicht aus.
Wenn Sie im nächsten Schritt (s. 2.1.2 Spezifische Verzeichnisfreigabe anlegen) spezifische Verzeichnisfreigaben für bestimmter Nutzer festlegen, können Sie ebenfalls
jeweils die Art des Zugriffs gesondert festlegen.
3. Legen Sie im Fall einer SMB-Freigabe den Namen des Verzeichnisses und die Zugangsdaten fest:
a. Ändern Sie bei Bedarf den Ausdruck im Eingabefeld Arbeitsgruppe.
b. Erfassen Sie im Eingabefeld NetBIOS-Name die Bezeichnung, unter der die globale
Verzeichnisfreigabe in Ihrem lokalen Windows-Netzwerk erscheinen soll.
4. Sichern Sie Ihre Eingaben.
Ergebnis
Im Windows Explorer erscheint die neue Freigabe unter Netzwerk.
Es kann vorkommen, dass die Verzeichnisfreigabe <NetBIOS-Name> nicht automatisch
unter Netzwerk erscheint. Gehen Sie dann vor wie beschrieben unter 2.3.1 Verzeichnisfreigabe als Laufwerk ins Windows-Netzwerk einbinden im Abschnitt Netzlaufwerk verbinden.
2.1.2 Spezifische Verzeichnisfreigabe anlegen
Legen Sie mindestens eine spezifische Verzeichnisfreigabe an, die Sie später einem oder
mehreren Sammelkörben zuordnen.
Beispiel
Sie legen zwei Sammelkörbe und entsprechende Verzeichnisfreigaben an: Den ersten für
die Lohnbuchhaltung, deren Korrespondenz sensible personenbezogene Daten enthält,
sowie einen zweiten Sammelkorb für alle anderen Abteilungen, wo der Datenschutz weniger hohen Anforderungen genügen muss (z. B. Rechnungen, Werbesendungen).
Jede spezifische Verzeichnisfreigabe ist durch eine Benutzer-ID und ein Passwort geschützt.
Über die Verzeichnisfreigabe steuern Sie deshalb, wer auf einen Sammelkorb zugreifen darf,
um E‑POSTBRIEFE zu versenden. Über den Sammelkorb steuern Sie Einstellungen für
spezifische Sendungsanlässe (z. B. preiswerter Schwarz-weiß-Druck für Schreiben an eigene Mitarbeiter oder Farbdruck für Schreiben an Kunden).
Vorgehen 1. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Verzeichnisfreigabe.
2. Wählen Sie Neue Freigabe anlegen.
3. Geben den Namen der Verzeichnisfreigabe sowie ein Passwort ein.
Verwenden Sie nur Buchstaben und Ziffern sowie „-“ (minus) und „_“ (Unterstrich), keine
Umlaute, Leer- und Sonderzeichen.
Wählen Sie den Namen der Verzeichnisfreigabe z. B. entsprechend der Rolle der Personen, die Sie für den Zugriff autorisieren wollen, beispielsweise Lohnbuchhaltung.
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Massenversand automatisieren – Typisches Vorgehen
Ergebnis
Standardmäßig wird ein Benutzername nach dem Schema epost_<Name der spezifischen Verzeichnisfreigabe> gebildet. Jeder Anwender, der Daten in das FreigabeVerzeichnis hochladen möchte, benötigt dafür den Benutzernamen und das Passwort.
HINWEIS
Datenschutz
Stellen Sie organisatorisch sicher, dass sensible Daten (z. B. Gehaltsabrechnungen)
nur in einem Verzeichnis abgelegt werden, dessen Zugangsdaten ausschließlich die
dafür autorisierten Personen haben.
Benutzer können mit ihren Zugangsdaten (Benutzernamen und Passwort) die
Namen aller spezifischen Verzeichnisfreigaben sehen. Sie können aber nur auf diejenigen Verzeichnisse zugreifen, deren Passwort sie kennen.
4. Legen Sie fest, wie die Anwender auf die spezifische Verzeichnisfreigabe zugreifen sollen (SFTP und/oder SMB).
HINWEIS
Welche Art des Zugriffs möglich ist, hängt davon ab, was Sie beim Aktivieren der Verzeichnisfreigaben global festgelegt haben (s.2.1.1 Verzeichnisfreigaben global aktivieren).
5. Sichern Sie Ihre Eingaben.
Ergebnis Die neue Freigabe erscheint in der Liste der Verzeichnisfreigaben.
2.2 Sammelkorb konfigurieren
Konfigurieren Sie einzelne Sammelkörbe je nach Sendungsanlass. Um zu steuern, wer auf
welchen Sammelkorb zugreifen darf, ordnen Sie sie einer Verzeichnisfreigabe zu.
2.2.1 Sammelkorb anlegen
Richten Sie Sammelkörbe z. B. für Ihre Standard-E‑POSTBRIEFE sowie für spezielle
Sendungsanlässe oder Anwendungsfälle ein (beispielsweise Rechnungen, die Sie mit ZahlungsPLUS erstellen oder Dokumentvorlagen, für die Sie Korrekturprofile angelegt haben).
Sie können beliebig viele Sammelkörbe anlegen.
Voraussetzung ü Sie haben eine Verzeichnisfreigabe erstellt. Weitere Informationen finden Sie unter
2.1 Verzeichnisfreigaben erstellen.
Vorgehen 1. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Sammelkorb.
2. Wählen Sie Sammelkorb anlegen.
Ergebnis
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Sie gelangen in die Sicht Neuen Sammelkorb anlegen (Abbildung 2.2-1 auf Seite
6).
Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung
5
2
Massenversand automatisieren – Typisches Vorgehen
Abbildung 2.2-1 Konfigurationseinstellungen für einzelnen Sammelkorb festlegen
3. Erfassen Sie folgende Daten:
Konfigurationsparameter
Erläuterung
Sammelkorb
Name des Sammelkorbs (Unterverzeichnis des Hauptsammelkorbs)
ACHTUNG
Der Name eines Sammelkorbs lässt sich nicht nachträglich ändern. Um einen Namen zu ändern, müssen
Sie den Sammelkorb löschen (Sammelkorb markieren,
in der Liste Sammelkorb löschen wählen und mit OK
bestätigen) und neu anlegen und konfigurieren. Der
Hauptsammelkorb lässt sich nicht löschen, ein einmal
eingegebener Name ist also fix.
Beispiel: Der Sammelkorb für StandardE‑POSTBRIEFE Ihres Konzerns heißt standard, Mahnungen versenden Sie über den Sammelkorb mahnungen usw.
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Massenversand automatisieren – Typisches Vorgehen
Konfigurationsparameter
Erläuterung
Verwenden Sie nur Buchstaben und Ziffern sowie „-“ (minus)
und „_“ (Unterstrich), keine Umlaute, Leer- und
Sonderzeichen.
Eingabeformat
Standardmäßig erwartet das System PDF-Dateien.
Wählen Sie ZIP-Container, wenn Sie die Versandparameter
Farbtyp, Drucktyp und Versandweg über eine XMLSteuerungsdatei steuern und die Briefe in einem ZIPContainer verpacken. Weitere Informationen finden Sie unter
3.1 Massenversand mit Steuerungsdateien vollautomatisieren.
Postfach
Legen Sie den Anwender oder die Gruppe fest, der/die als
Absender Ihrer E‑POSTBRIEFE fungieren soll. Die verarbeiteten E‑POSTBRIEFE erscheinen im Postausgang des Anwenders oder der Mitglieder der Gruppe.
Wenn Sie die Option Poststelle wählen, verwendet das System die Standard-Absenderadresse, die in den Versandoptionen festgelegt ist. Weitere Informationen finden Sie im
E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter
Standard-Einstellungen für Absenderadresse, Textvorlage
und Versandoptionen festlegen.
Freigabe
Wenn Sie das Kontrollkästchen markieren, dann verarbeitet
das System die E‑POSTBRIEFE erst, wenn sie freigegeben
sind. Freigeber ist der Anwender oder die Gruppe, die Sie
unter Freigeber zugeordnet haben. Wenn Sie eine Gruppe
zugeordnet haben, reicht es aus, wenn ein Mitglied der
Gruppe die Sendung freigibt.
Weitere Informationen finden Sie im
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch unter
E‑POSTBRIEFE freigeben.
Freigeber
Wenn Sie das Kontrollkästchen Freigabe markiert haben,
dann legen Sie die Person oder die Gruppe fest, die
E‑POSTBRIEFE freigegeben darf.
Versandweg
Um den E‑POSTBRIEF im Rechenzentrum zu drucken und
physisch zuzustellen, wählen Sie ausschließlich postalisch.
Beispiel: Sie senden Rechnungen mit ZahlungsPLUS und
möchten Zahlungen über einen Betrag von mehr als
5.000 Euro ermöglichen. Das geht nur postalisch. Rechnungen über Beträge bis 5.000 Euro können Sie auch elektronisch versenden.
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Farbtyp
Legen Sie für den Fall des postalischen Versands den Farbtyp fest. Beachten Sie die unterschiedlichen Preise für
Schwarz-weiß- und Farbdruck.
Drucktyp
Legen Sie für den Fall des postalischen Versands den
Drucktyp fest. Beachten Sie die unterschiedlichen Preise für
Simplex- und Duplexdruck.
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Massenversand automatisieren – Typisches Vorgehen
Konfigurationsparameter
Erläuterung
Sie müssen ggf. Duplex-Druck wählen, wenn Sie Großbriefe senden. Beachten Sie folgende Einschränkungen für
E‑POSTBRIEFE einschließlich Anhang:
Kostenstelle
▪
maximal 94 Blätter bei einseitigem Druck (SimplexDruck)
▪
maximal 188 Seiten bei beidseitigem Druck (DuplexDruck)
Weisen Sie dem Sammelkorb optional eine Kostenstelle zu.
Vorteil: Sie können im Journal versendete E‑POSTBRIEFE
nach Kostenstellen filtern. Weitere Informationen finden Sie
im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter
Journal (Posteingangs- und Postausgangsbuch) anzeigen
und herunterladen.
HINWEIS
Kostenstelle des Postfach-Nutzers wird
überschrieben
Ist in der Konfiguration des Sammelkorbs eine Kostenstelle angegeben, dann wird diese verwendet und im
Journal vermerkt. Die Kostenstelle des PostfachNutzers wird überschrieben und nicht vermerkt.
Ist in der Konfiguration des Sammelkorbs keine
Kostenstelle angegeben, dann wird auch keine Kostenstelle vermerkt und im Journal vermerkt. Auch hier gilt:
Die Kostenstelle des Postfach-Nutzers wird
überschrieben und nicht vermerkt.
Briefpapier
Wenn Ihre Organisation verschiedene Briefpapiere benutzt, wählen Sie das zum Anlass passende Briefpapier.
Sie können auch deaktiviertes Briefpapier nutzen, das den
Anwendern an den Arbeitsplatzrechnern nicht zur Verfügung
steht.
Wenn z. B. Ihre Organisation mehrere eigene Marken umfasst, können Sie jeweils ein elektronisches Briefpapier z. B.
mit jeweils einem spezifischen Logo verwenden. So können
Sie jeder Einzel- oder Massensendung ein passendes Briefpapier zuordnen.
Weitere Informationen finden Sie in der
E‑POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung Dokumentvorlagen
unter Elektronisches Briefpapier einrichten.
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Rechnungsermittlung
Wenn Sie ZahlungsPLUS verwenden, legen Sie die Methode für das Ermitteln der Rechnungsdaten fest. Weitere Informationen finden Sie unter Welche ZahlungsPLUS Methode
ist für mich die richtige?.
Verzeichnisfreigabe
Ordnen Sie den Sammelkorb einem Verzeichnis zu, das Sie
als Verzeichnisfreigabe eingerichtet und mit Passwortschutz
versehen haben. Autorisierte Anwender können
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Massenversand automatisieren – Typisches Vorgehen
Konfigurationsparameter
Erläuterung
E‑POSTBRIEFE über den Sammelkorb automatisch
versenden, indem Sie sie in das Verzeichnis hochladen.
Weitere Informationen finden Sie unter 2.1 Verzeichnisfreigaben erstellen.
HINWEIS
Wenn Sie den Sammelkorb nicht einer Verzeichnisfreigabe zuordnen, lassen sich E‑POSTBRIEFE nur
manuell hinzufügen und einlesen. Der Sammelkorb ist
dann nicht über das Netzwerk erreichbar.
Weitere Informationen finden Sie unter 2.5 Optional:
Sammelkorb-Verarbeitung manuell starten.
Beilage
Legen Sie fest, dass eine PDF-Datei automatisch allen
E‑POSTBRIEFEN zugefügt wird, die über den Sammelkorb
versendet werden.
Weitere Informationen finden Sie unter Standard-Beilagen
bereitstellen und automatisch hinzufügen.
Original
Legen Sie bei Rechnungen im ZUGFeRD-Format fest, dass
nur die Originaldateien versendet werden, also ohne Briefpapier und Beilagen. Typischerweise nutzen Sie diese
Funktion nur, wenn Sie elektronische Rechnungen im
ZUGFeRD-Format über den Sammelkorb senden.
Weitere Informationen finden Sie unter Rechnungsdaten im
ZUGFeRD-Format in PDF-Dateien einbetten.
Korrekturprofil
Weisen Sie dem Sammelkorb ein Korrekturprofil zu. Damit
können Sie die Position des Adressfelds automatisch korrigieren.
Weitere Informationen finden Sie unter 3.2.1 Korrekturprofile
für bestehende Dokumentvorlagen anlegen.
Tabelle 2.2-1 Einstellungen für einen einzelnen Sammelkorb
4. Sichern Sie Ihre Eingaben.
Ergebnis
Das System erzeugt ein Unterverzeichnis in Ihrer Netzwerkfreigabe.
Sie gelangen zurück in die Sicht Sammelkorb-Konfiguration.
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Massenversand automatisieren – Typisches Vorgehen
2.2.2 Standard-Versandoptionen festlegen
Vorgehen
►
Passen Sie die Standard-Versandoptionen an den Anlass Ihrer Massensendung an.
Legen Sie eine Standard-Absenderadresse sowie den Standard-Versandweg, und
‑Druckeinstellungen (wie Farb-/Sschwarz-weiß-Druck oder Einseitiges-/Duplexdrucken)
sowie ein Standard-Briefpapier fest. Hinterlegen Sie für elektronisch versendete
E‑POSTBRIEFE auch Standardtexte für Betreff und Anschreiben. Anwender können
diese Standardtexte bei Bedarf für jeden Brief individuell anpassen.
Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch
unter
▪
Standard-Einstellungen für Absenderadresse, Textvorlage und Versandoptionen festlegen
▪
Briefformate und Papierqualität beim physischen Drucken von E‑POSTBRIEFEN im
Rechenzentrum
Ergebnis PDF-Dateien, die Ihre brieferzeugende Anwendung in einen Sammelkorb schreibt, verarbeitet das System automatisch.
Wenn die Verarbeitung erfolgreich war, werden die Daten automatisch gelöscht. Prüfen Sie
im nächsten Schritt das Verarbeitzungsprotokoll. Weitere Informationen finden Sie unter
2.6 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren.
2.2.3 Globale Einstellungen für Sammelkörbe festlegen
Nehmen Sie Einstellungen vor, die für alle Sammelkörbe gelten.
Vorgehen 1. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Sammelkorb.
2. Erfassen Sie unter Globale Einstellungen folgende Daten:
Konfigurationsparameter
Erläuterung
Prüfintervall für
Sammelkorb-Verzeichnis
Legen Sie fest, in welchen Abständen das System prüfen
soll, ob E‑POSTBRIEFE zu verarbeiten sind.
TIPP
Um die Lastverteilung und damit die Performance Ihres
Netzwerks zu optimieren, wählen Sie ein möglichst
kurzes Intervall, z. B. 5 Minuten.
Vorhaltezeit für abgewiesene Briefe
Legen Sie fest, wie lange das System fehlerhafte
E‑POSTBRIEFE speichern soll, die nicht aus dem Sammelkorb versendet werden konnten. Nach Ablauf der Zeit löscht
das System die fehlerhaften E‑POSTBRIEFE automatisch.
Beispiel: Wenn Sie sehr große Dateien versenden, kann es
bei einer maximalen Kapazität des Sammelkorbs von 40 GB
nötig sein, eine kurze Vorhaltezeit einzustellen und fehlerhafte Sendungen möglichst schnell zu prüfen. Weitere Informationen finden Sie unter 2.6 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren.
Tabelle 2.2-2 Globale Einstellungen für Sammelkörbe
3. Sichern Sie Ihre Eingaben.
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2
Massenversand automatisieren – Typisches Vorgehen
2.3 Per Windows oder SFTP auf Sammelkorb zugreifen
Greifen Sie als Sammelkorb-Administrator auf Sammelkörbe (Verzeichnisfreigaben) zu, oder
zeigen Sie Anwendern, wie sie per Windows oder SFTP auf spezifische Verzeichnisfreigaben zugreifen können.
2.3.1 Verzeichnisfreigabe als Laufwerk ins Windows-Netzwerk einbinden
Fügen Sie Verzeichnisfreigaben als Netzlaufwerke im Windows-Explorer hinzu.
Voraussetzung ü Sie haben SMB-Verzeichnisfreigaben erstellt.
Vorgehen 1. Starten Sie den Windows Explorer.
Unter Netzwerk wird die globale Verzeichnisfreigabe als Laufwerk unter dem Namen
angezeigt, den Sie im Feld NetBIOS-Name erfasst haben. Wenn die Verzeichnisfreigabe <NetBIOS-Name> nicht automatisch unter Netzwerk erscheint, folgen Sie der Anleitung im Abschnitt Netzlaufwerk verbinden.
Ergebnis
2. Klicken Sie auf den Laufwerksnamen.
Sie gelangen in das Dialogfenster Windows-Sicherheit.
Ergebnis
3. Erfassen Sie folgende Daten:
a. Benutzer: epost_<Name der spezifischen Netzwerkfreigabe>
b. Passwort: Geben Sie das Passwort spezifischen Netzwerkfreigabe ein, das Sie unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Verzeichnisfreigabe festgelegt haben.
c. Markieren Sie das Kontrollkästchen Anmeldedaten speichern.
4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben.
Ergebnis Sie haben über die Verzeichnisfreigabe <NetBIOS-Name> Zugriff auf das SammelkorbVerzeichnis.
HINWEIS
Alle Benutzer einer Verzeichnisfreigabe können den übergeordneten NetBIOS-Container
öffnen. Sie können die Namen aller darin enthaltenen Verzeichnisfreigaben sehen. Sie
haben Zugriff aber nur auf diejenigen Verzeichnisfreigaben, deren Passwort sie kennen.
Im Folgenden finden Sie eine Anleitung zum Verbinden von Verzeichnisfreigaben als Netzlaufwerken. Nutzen Sie diese Anleitung,
▪
wenn die Verzeichnisfreigabe <NetBIOS-Name> nicht automatisch unter Netzwerk erscheint
▪
um Nutzer von Sammelkörben z. B. per E‑Mail zu informieren, wie sie auf die entsprechende SMB-Verzeichnisfreigabe zugreifen können.
HINWEIS
Wir haben den Text so formuliert, dass Sie als Sammelkorb-Administrator ihn übernehmen können. Sie müssen nur die IP-Adresse Ihrer E‑POSTBUSINESS BOX, den Namen der Verzeichnisfreigabe sowie den verzeichnisspezifischen Benutzernamen und
das Passwort ergänzen.
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2
Massenversand automatisieren – Typisches Vorgehen
Netzlaufwerk verbinden
1. Wählen Sie auf Ihrem Windows-Desktop das Arbeitsplatz-Icon (Abbildung 2.3-1 auf Seite 12), und wählen Sie die Schaltfläche Netzlaufwerk verbinden.
Alternativ: Wählen Sie im Windows-Explorer im Kontextmenü des Verzeichnisses Netzwerk den Menüpunkt Netzlaufwerk verbinden.
Abbildung 2.3-1 Arbeitsplatz-Icon
2. Wählen Sie im Feld Laufwerk einen Laufwerksbuchstaben, z. B. Z:.
3. Erfassen Sie im Feld Ordner \\<IP-Adresse der E‑POSTBUSINESS BOX>\<Name der
spezifischen Verzeichnisfreigabe>.
4. Markieren Sie das Kontrollkästchen Verbindung bei Anmeldung wiederherstellen.
5. Wählen Sie Verbindung unter anderem Benutzernamen herstellen.
6. Wählen Sie Fertig stellen.
Sie gelangen in das Dialogfenster Verbinden als.
7. Erfassen Sie folgende Werte:
▪
Benutzername: epost_<Name des Verzeichnisfreigabe>
▪
Kennwort: Geben Sie folgendes Passwort ein: <Passwort, das Sie als
Sammelkorb-Administrator unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Verzeichnisfreigabe festgelegt haben>
8. Bestätigen Sie Ihre Eingaben.
Sie haben über den Laufwerksbuchstaben, z. B. Z:, Zugriff auf das SammelkorbVerzeichnis \\<IP-Adresse der E‑POSTBUSINESS BOX>\<Name der Verzeichnisfreigabe für den Sammelkorb>.
2.3.2 Per SFTP auf Verzeichnisfreigabe zugreifen
Greifen Sie als Sammelkorb-Administrator per SFTP-Client auf Netzwerkfreigaben zu, oder
zeigen Sie Anwendern, wie sie per SFTP auf spezifische Verzeichnisfreigaben zugreifen
können, um E‑POSTBRIEFE hochzuladen.
HINWEIS
Wir haben den folgenden Text aus Ihrer Sicht als Sammelkorb-Administrator formuliert. So
können Sie ihn direkt z. B.in einen E‑Mail übernehmen. Sie müssen nur die IP-Adresse
Ihrer E‑POSTBUSINESS BOX, den Namen des SFTP-Clients, den Sie empfehlen, sowie
den verzeichnisspezifischen Benutzernamen und das Passwort ergänzen.
Vorgehen 1. Installieren Sie einen SFTP-Client (z. B. WinSCP).
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12
2
Massenversand automatisieren – Typisches Vorgehen
HINWEIS
Dateinamen müssen UTF-8-codiert sein
Verwenden Sie zum Hochladen per SFTP nur einen SFTP-Client, der UTF-8 unterstützt, und stellen Sie sicher, dass die Dateinamen der hochgeladenen Dateien in
UTF-8 codiert sind.
2. Starten Sie den SFTP-Client und Geben Sie die Anmeldedaten ein:
▪
Übertragungsprotokoll: SFTP
▪
Rechnername: <IP-Adresse der E‑POSTBUSINESS BOX>
▪
Port-Nummer: 22
▪
Benutzername: epost_<Name der Verzeichnisfreigabe>
▪
Kennwort: Geben Sie folgendes Passwort ein: <Passwort, das Sie als
Sammelkorb-Administrator unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Verzeichnisfreigabe festgelegt haben>
3. Wählen Sie Anmelden.
Ergebnis Sie haben Zugriff auf das Sammelkorb-Verzeichnis.
2.4 Brieferzeugende Anwendung konfigurieren
Generieren Sie mit Ihrer brieferzeugenden Anwendung E‑POSTBRIEFE, und exportieren
Sie sie in einem Sammelkorb (SMB- oder SFTP-Verzeichnisfreigabe).
Die E‑POSTBUSINESS BOX unterstützt folgende Szenarien (die alle nebeneinander möglich sind):
▪
Szenario 1 (halbautomatisch) mit frei konfigurierbarem PDF-Export: Im typischen
Fall exportiert Ihre brieferzeugenden Anwendung PDF-Dateien in einen Sammelkorb,
den Sie je nach Sendungsanlass konfiguriert haben. Das Exportieren starten Sie für jeden Sendungsanlass manuell.
Die Versandbestätigung erhalten Sie über das Versandprotokoll, das Sie bei Bedarf automatisch für Nachbearbeitungsprozesse auswerten können. Weitere Informationen finden
Sie unter 2.6 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren.
Version 1.0 zu Release 2.4
Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung
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2
Massenversand automatisieren – Typisches Vorgehen
▪
Szenario 2 (halbautomatisch) mit Systemen ohne konfigurierbares Exportverzeichnis
Manche brieferzeugenden Anwendungen (z. B. die Personalsoftware Sage HR Suite)
verwenden als Ausgangskanal nur den Druckertreiber. Sie können also keine Dateien
automatisch im Format PDF/A-1b in ein bestimmtes Verzeichnis exportieren; es ist Ihnen
technisch nicht gestattet oder nur durch kostenpflichtige Beauftragung eines IT-Beraters
der Applikation möglich, ein bestimmtes Zielverzeichnis zu implementieren. Es kann
auch sein, dass die Fachsoftware keinen eigenen PDF-Genrerator besitzt und deshalb
auf einen Druckertreiber als Ziel ausleitet. In diesem Fall nutzen Sie den
E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer als Drucker.
Der E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer ist ein Druckertreiber erlaubt es Ihnen, einen
Sammelkorb als Zielverzeichnis zu konfigurieren. In ihn exportiert das System PDFDateien. Beachten Sie jedoch folgende Einschränkungen.
Der E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer
▪
ist nur für Microsoft Windows verfügbar
▪
ist einem einzigen Sammelkorb fest zugeordnet. Sie können also nicht verschiedene
Sammelkörbe für verschiedene Sendungsanlässe konfigurieren, sondern sind auf einen Standard-Sammelkorb festgelegt.
Weitere Informationen finden Sie unter 3.3 E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer konfigurieren.
▪
Szenario 3 (vollautomatisch): Steuern Sie die Versandoptionen von Sendungen über
automatisch generierte Steuerungsdateien direkt aus Ihrem Output Management-System
heraus. Das Konfigurieren von Sammelkörben entfällt dann weitgehend. Das Exportieren
kann dann automatisch für mehrere Sendungsanlässe gleichzeitig stattfinden, z. B. durch
tägliche Hintergrund-Jobs. Diese Option ist sinnvoll, wenn Sie bei der Brieferzeugung
einen maximalen Automatisierungsgrad anstreben und Ihr Output ManagementSystem das unterstützt.
Diese Option kann mit beträchtlichem Implementierungsaufwand verbunden sein und
empfiehlt sich deshalb nur für hochautomatisierte Produktionsumgebungen mit hohen
Versandvolumina.
Weitere Information zu diesem Sonderfall finden Sie unter 3.1 Massenversand mit
Steuerungsdateien vollautomatisieren.
▪
Szenario 4: Versenden Sie Rechnungen mit ZahlungsPLUS. Ihr Kunde erhält dann
einen vorausgefüllten Überweisungsträger oder kann elektronisch versendete Rechnung
direkt per Mausklick bezahlen.
Weitere Informationen finden Sie unter Funktionen und Vorteile.
Voraussetzung ü Optional: Um Rechnungen mit automatisch vorausgefülltem Überweisungsträger zu versenden, haben Sie ZahlungsPLUS eingerichtet.
Weitere Informationen finden Sie unter Funktionen und Vorteile.
ü Sie haben einen Sammelkorb für das Verarbeiten von PDF-Dateien konfiguriert und einer Verzeichnisfreigabe zugewiesen.
Weitere Informationen finden Sie unter 2.2 Sammelkorb konfigurieren.
Vorgehen 1. Wenn Sie ZahlungsPLUS zum Versenden von Rechnungen nutzen, stellen Sie sicher,
dass Ihre brieferzeugende Anwendung die Rechnungsdaten in Form von Weißtext oder
im ZUGFeRD-Format in die PDF-Dateien einbettet.
Weitere Informationen finden Sie unter Welche ZahlungsPLUS Methode ist für mich die
richtige?.
Version 1.0 zu Release 2.4
Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung
14
2
Massenversand automatisieren – Typisches Vorgehen
2. Stellen Sie sicher, dass die PDF-Dateien den Layout-Vorgaben entsprechen und die gewünschte Druckqualität haben.
Weitere Informationen zu Format, Einstellungen für optimale Druckqualität und Layout
finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter
▪
Elektronisches Briefpapier einrichten
▪
Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN identifizieren
und vermeidenAdressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder
E‑POSTBRIEFEN korrekt formatieren
3. Stellen Sie sicher, dass die PDF-Dateien folgende Eigenschaften haben.
▪
Der Dateiname hat maximal 48 Zeichen.
▪
Als zulässige Zeichen verwenden Sie im Dateinamen „A-Z“, „a-z“, „0-9“, „-“, „_“.
▪
Die Summe der Dateigröße aller PDF-Dateien einer Sendung ist maximal 40 GB.
TIPP
Prüfen Sie die Kapazität Ihres Sammelkorbs
40 GB ist die technische Obergrenze, wenn der Sammelkorb leer ist. Abhängig
z. B. von der Vorhaltezeit für fehlerhafte Briefe kann ein großer Teil der Kapazität
bereits ausgeschöpft sein.
▪
Wenn Sie sehr große Dateien hochladen, prüfen Sie vorher den freien Speicher Ihres SMB- oder SFTP-Verzeichnisses. Löschen Sie fehlerhafte Dateien
im Verzeichnis Fehlerhafte Briefe, wenn Sie die Fehleranalyse abgeschlossen haben.
Weitere Informationen finden Sie unter 2.6 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren.
▪
Passen Sie bei Bedarf den Wert für die Vorhaltezeit gesendeter
E‑POSTBRIEFE an.
Weitere Informationen finden Sie unter Automatisches Löschen gesendeter
E‑POSTBRIEFE konfigurieren.
▪
▪
Prüfen Sie, ob Sie die Größe der Dateien verringern können, indem Sie beispielsweise die Auflösung von Grafiken herabsetzen.
Die E‑POSTBRIEFE sind einschließlich Anhang jeweils maximal 20 MB groß.
4. Konfigurieren Sie Ihre brieferzeugende Anwendung so, dass sie die PDF-Dateien mit
Ihren E‑POSTBRIEFEN je nach Anwendungsfall in das betreffende SammelkorbVerzeichnis schreibt.
Weitere Informationen finden Sie unter 2.3 Per Windows oder SFTP auf Sammelkorb zugreifen.
5. Stellen Sie organisatorisch oder technisch sicher, dass ein manueller oder automatischer Massenversand erst dann startet, wenn Sie mögliche Fehler, die bei einem
vorhergehenden Massenversand aufgetreten sind, behoben haben.
Weitere Informationen finden Sie unter 2.6 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren.
Ergebnis Ihre brieferzeugende Anwendung erstellt die E‑POSTBRIEFE gemäß den Vorgaben für die
automatisierte Verarbeitung.
Die Briefe werden in den Sammelkorb exportiert und automatisch in den Intervallen versendet, die Sie unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Sammelkorb festgelegt haben.
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Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung
15
2
Massenversand automatisieren – Typisches Vorgehen
2.5 Optional: Sammelkorb-Verarbeitung manuell starten
Starten Sie das Versenden über den Sammelkorb bei Bedarf manuell. Sie können dann z. B.
sofort prüfen, ob die E‑POSTBUSINESS BOX Dateien zur Verarbeitung annimmt.
Weitere Informationen finden Sie unter 2.6 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren.
Das automatische Versenden richtet sich nach dem Intervall, das Sie beim Konfigurieren Ihrer Sammelkörbe unter E‑POSTBRIEF > Poststelle > Sammelkorb > Globale Einstellungen festgelegt haben.
Voraussetzung ü Ihre brieferzeugende Anwendung hat einen E‑POSTBRIEF in einen Sammelkorb geschrieben, oder Sie haben einen E‑POSTBRIEF hochgeladen.
Vorgehen 1. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Poststelle > Sammelkorb.
2. Wählen Sie unter Sammelkorbauswahl den Sammelkorb, dessen Inhalt Sie versenden
wollen.
3. Wählen Sie die Schaltfläche Jetzt einlesen.
2.6 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren
Stellen Sie organisatorisch oder technisch sicher, dass ein manueller oder automatischer
Massenversand erst dann startet, wenn Sie mögliche Fehler, die bei einem vorhergehenden
Massenversand aufgetreten sind, behoben haben. Nutzen Sie das Versandprotokoll auch,
um Nachverarbeitungsprozesse auszulösen. Sie können in Ihrer Datenbank beispielsweise
automatisch ein „Versendet“-Kennzeichen setzen oder den Namen des Freigebers speichern.
Implementieren Sie Fehlerbehandlungsroutinen, die nacheinander Folgendes prüfen:
1. Ist die Speicherkapazität der E‑POSTBUSINESS BOX ausreichend?
2. Wurde eine eingelieferte Datei überhaupt zur Verarbeitung angenommen?
3. Wenn ja: Wurden alle in einem Serienbrief (oder einer automatisch generierten ZIPDatei) enthaltenen Briefe verarbeitet oder nur einige?
4. Optional: Wenn alle Briefe verarbeitet werden konnten: Wann wurde der Brief versendet
(Versanddatum), und auf welchem Versandweg wurde der Brief versendet?
HINWEIS
Archivieren von E‑POSTBRIEFEN
Um Briefe zu archivieren, kopieren oder verschieben Sie sie manuell in ein Archivverzeichnis. Oder nutzen Sie z. B. eine eventuell vorhandene Archivfunktion Ihrer brieferzeugenden Anwendung.
Vorgehen 1. Prüfen Sie die freie Kapazität Ihres Sammelkorbs.
40 GB ist die technische Obergrenze, wenn der Sammelkorb leer ist. Abhängig z. B. von
der Vorhaltezeit für fehlerhafte Briefe kann ein großer Teil der Kapazität bereits ausgeschöpft sein.
Damit Ihre brieferzeugende Anwendung beim Exportieren eine entsprechende Fehlermeldung zurückerhält, implementieren Sie – abhängig vom Protokoll (SMB oder SFTP) –
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Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung
16
2
Massenversand automatisieren – Typisches Vorgehen
eine Fehlerbehandlungs-Prozedur für den Fall, dass die Kapazität der
Sammelkorbfunktion (40 GB) einmal ausgeschöpft ist.
HINWEIS
Alerts zur Festplattenkapazität
Der technische Betreuer erhält E‑Mail Benachrichtigungen, wenn die Kapazität der
Festplatte die Marken von 10 % und 5 % unterschreitet. Diese Alerts garantieren
nicht, dass der technische Betreuer alte E‑POSTBRIEFE rechtzeitig die Vorhaltezeit
für gesendete E‑POSTBRIEFE anpasst und auf diese Weise Platz schafft. Um die
Festplattenbelegung manuell zu prüfen, wählen Sie E‑POSTBRIEF > Allgemein > Systemstatus.
Weitere Informationen finden Sie unter Automatisches Löschen gesendeter
E‑POSTBRIEFE konfigurieren.
2. Prüfen Sie, ob eine Datei, die in einen Sammelkorb exportiert wurden, zur Verarbeitung
angenommen wurde.
▪
Version 1.0 zu Release 2.4
Manuell: Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Poststelle > Sammelkorb.
▪
Im Fehlerfall wird unter Fehler bei der Dateiannahme der Name der fehlerhaften Datei angezeigt.
▪
Im Erfolgsfall ist die Tabelle unter Fehler bei der Dateiannahme leer.
Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung
17
2
Massenversand automatisieren – Typisches Vorgehen
▪
Automatisch: Prüfen Sie den Inhalt des Verzeichnisses <Verzeichnisfreigabe>
\<Sammelkorb>\Abgewiesene Dateien (Abbildung 2.6-2 auf Seite 18, Position 1):
▪
Im Fehlerfall liegt dort die von Ihnen eingelieferte Datei sowie eine Datei
namens <Name der fehlerhaften Datei>.pdf.error.txt.
▪
Im Erfolgsfall ist das Verzeichnis leer.
1
2
3
Abbildung 2.6-2 Verzeichnisse für Log-Dateien und fehlerhafte Dateien
3. Beheben Sie mögliche Fehler.
Beispiel: Ein Brief wird im Format Word statt im Format PDF generiert.
a. Um die Fehlerursache zu analysieren und Ihre brieferzeugende Anwendung korrekt
zu konfigurieren, laden Sie unter E‑POSTBRIEF > Poststelle > Sammelkorb die
Datei rejected.csv herunter (Abbildung 2.6-3 auf Seite 19, Position 1).
Version 1.0 zu Release 2.4
Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung
18
2
Massenversand automatisieren – Typisches Vorgehen
Abbildung 2.6-3 Dateien rejected.csv oder failed.csv herunterladen
b. Um die Zuordnung fehlerhafter Dateien zu erleichtern, leeren Sie nach der Behebung des Fehlers das Verzeichnis <Verzeichnisfreigabe>\<Sammelkorb>
\Abgewiesene Dateien.
TIPP
Eindeutige Dateinamen verwenden
Verwenden Sie eindeutige Dateinamen (z. B. mit Zeitstempel). So können Sie bei
der Fehlerbehandlung Listen der exportierten Dateien automatisch mit dem Versandprotokoll abgleichen.
4. Wenn eine ZIP-Datei oder ein Serienbrief zur Verarbeitung angenommen wurde, prüfen
Sie, ob alle darin enthaltenen einzelnen Briefe vollständig verarbeitet wurden.
▪
Version 1.0 zu Release 2.4
Manuell: Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Poststelle > Sammelkorb.
▪
Im Fehlerfall wird unter Fehler in der Briefverarbeitung der Name der fehlerhaften Datei angezeigt. Bei Serienbriefen wird die Briefnummer (Position) angezeigt.
▪
Im Erfolgsfall ist die Tabelle unter Fehler in der Briefverarbeitung leer.
Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung
19
2
Massenversand automatisieren – Typisches Vorgehen
▪
Automatisch:
▪
Im Fehlerfall liegt im Verzeichnis <Verzeichnisfreigabe>\<Sammelkorb>
\Fehlerhafte Briefe (Abbildung 2.6-2 auf Seite 18, Position 2) eine oder mehrere fehlerhafte Dateien (<dateiname>.pdf) sowie jeweils ein Fehlerlog
(<dateiname>.pdf.error.txt).
▪
Optional: Um den Erfolgsfall zu verifizieren, gleicht Ihr Mechanismus das Verarbeitungsprotokoll (die Liste der versendeten E‑POSTBRIEFE) in der Datei
<Verzeichnisfreigabe>\<Sammelkorb>\Protokoll Dateiannahme\<Datum>deliverylog.txt mit der Liste der Briefe ab, die Ihr Output Management-
System exportiert hat.
HINWEIS
Wie oft soll mein System die Verzeichnisse und Versandprotokolle prüfen?
Implementieren Sie einen Cron-Job, der regelmäßig die Verzeichnisse und
Logs prüft. Die Verarbeitung ist – abhängig z. B. vom Versandzeitpunkt – in
der Regel am Folgetag abgeschlossen. Das können wir jedoch nicht garantieren.
TIPP
Versandstatus dokumentieren
Nutzen Sie das Versandprotokoll auch, um den Versandstatus und den Versandweg zu dokumentieren. Sie können in Ihrer Datenbank beispielsweise automatisch ein „Versendet“-Kennzeichen setzen oder den Namen des Freigebers speichern.
Feld
Format
Verwendung
<Zeitstempel>
DD.MM.YY
HH:MM:SS
Datum/Zeit, zu dem der Brief versendet wurde.
FOLDER
STRING
Name des Sammelkorbverzeichnisses
FILE
STRING
„Versendet“ bedeutet, dass ein Brief im E‑POST System
verarbeitet wird und die Deutsche Post AG die Verantwortung trägt, ihn zuzustellen.
Identifizieren Sie einen Brief über den Dateinamen im Feld
File, wenn Sie Briefe als einzelne PDF-Dateien exportie-
ren
POSITION
INTEGER
Identifizieren Sie einen Brief über die Briefnummer im Feld
Position, wenn Sie mehrere Briefe in einer einzigen PDFDatei exportieren, z. B. in einem Serienbrief im Format
PDF, bei dem die Einzelbriefe durch einen Brieftrenner getrennt sind.
Das System nummeriert die in einem Serienbrief enthaltenen Briefe beginnend mit 1. Der Name der SerienbriefDatei steht im Feld File.
Weitere Informationen finden Sie im
E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter
Steuerungsinformation für Serienbriefe festlegen.
Version 1.0 zu Release 2.4
Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung
20
2
Massenversand automatisieren – Typisches Vorgehen
Feld
Format
Verwendung
REFE-
STRING
Identifizieren Sie einen Brief über den Dateinamen im Feld
Reference, wenn Sie Briefe in einem ZIP-Container zusammen mit einer Steuerungsdatei exportieren. Der Name
der ZIP-Datei steht im Feld File.
RENCE
Weitere Informationen finden Sie unter 3.1 Massenversand
mit Steuerungsdateien vollautomatisieren.
STATE
STRING
Identifizieren Sie den tatsächlichen Versandweg über den
Wert im Feld State:
▪
delivered: Der Brief wird postalisch zugestellt.
▪
digitaldelivered: Der Brief wird elektronisch zuge-
stellt.
▪
released: Ein Freigeber hat den Brief freigegeben.
HINWEIS
Die Zustände „Vom Freigeber abgelehnt“ oder "Vom
Anwender storniert" werden nicht durch einen Status
dokumentiert.
Tabelle 2.6-1 Aufbau des Versandprotokolls
5. Tun Sie im Fehlerfall Folgendes:
a. Analysieren Sie die Fehlerursache mit Hilfe der Log-Dateien. Sie haben folgende
Möglichkeiten:
▪
Laden Sie unter E‑POSTBRIEF > Poststelle > Sammelkorb die Datei
failed.csv herunter (Abbildung 2.6-3 auf Seite 19, Position 2).
Darin sind alle Einzel-Fehlermeldungen (aus den <dateiname>.pdf.error.txtDateien) zusammengefasst.
▪
Wenn es sich um wenige Log-Dateien handelt: Analysieren Sie die einzelnen
Log-Datei(en) <dateiname>.pdf.error.txt im Verzeichnisses
<Verzeichnisfreigabe>\<Sammelkorb>\Fehlerhafte Briefe (Abbildung
2.6-2 auf Seite 18, Position 2).
Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unterTroubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN
identifizieren und vermeidenAdressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder
E‑POSTBRIEFEN korrekt formatieren.
b. Korrigieren Sie die fehlerhaften Briefe, und versenden Sie sie erneut.
c. Stellen Sie sicher, dass Fehlerprotokolle oder fehlerhafte Briefe aus dem Verzeichnis
<Verzeichnisfreigabe>\<Sammelkorb>\Fehlerhafte Briefe gelöscht sind, bevor Sie die nächste Massensendung starten.
Ergebnis Das Verzeichnis <Verzeichnisfreigabe>\<Sammelkorb>\Fehlerhafte Briefe (Abbildung 2.6-2 auf Seite 18, Position 2) ist leer.
Version 1.0 zu Release 2.4
Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung
21
3
Sonderfälle der Nutzung von Sammelkörben
3 Sonderfälle der Nutzung von Sammelkörben
3.1 Massenversand mit Steuerungsdateien vollautomatisieren
Steuern Sie die Versandoptionen von Sendungen über automatisch generierte Steuerungsdateien direkt aus Ihrem Output Management-System heraus. Das Konfigurieren von Sammelkörben entfällt dann weitgehend. Das Exportieren kann dann automatisch für mehrere
Sendungsanlässe gleichzeitig stattfinden, z. B. durch tägliche Hintergrund-Jobs. Diese Option ist sinnvoll, wenn Sie bei der Brieferzeugung einen maximalen Automatisierungsgrad
anstreben und Ihr Output Management-System das unterstützt.
In einer halbautomatischen Produktionsumgebung legen Sie für verschiedene Sendungsanlässe mehrere spezifische Sammelkörbe an. Rechnungen versenden Sie beispielsweise
in Schwarz-weiß, Werbebriefe dagegen in Farbe. Sie müssen also entsprechend auch die
Sendungen aufteilen: Für die Rechnungen erstellen Sie den ersten Druckauftrag, den Sie in
Sammelkorb (A) exportieren, für die Werbebriefe einen zweiten für Sammelkorb (B).
In einer vollautomatischen Produktionsumgebung können Sie die Versandparameter Farbtyp (farbig/schwarz-weiß), Drucktyp (einseitig/beidseitig) und Versandweg (ausschließlich
postalisch oder bevorzugt elektronisch) über eine XML-Steuerungsdatei steuern. Das heißt,
Sie legen datenbankgesteuert für jeden einzelnen Brief die Versandptionen fest (z. B. mit Hilfe von Datenbank-Attributen wie „Dokumenttyp“, „Art des Geschäftspartners“ usw.). Sie
brauchen nur noch einen einzigen Druckauftrag zu starten (beispielsweise als täglich eingeplanten Hintergrund-Job).
Diese Option kann mit beträchtlichem Implementierungsaufwand verbunden sein und empfiehlt sich deshalb nur für hochautomatisierte Produktionsumgebungen mit hohen Versandvolumina.
HINWEIS
Einschränkungen
Berücksichtigen Sie folgende Einschränkungen einer vollautomatischen Produktion:
▪
Rechnungen: Sie können Rechnungsdaten für ZahlungsPLUS nicht mit der Steuerungsdatei übergeben. Um ZahlungsPLUS zu nutzen, müssen Sie die Rechnungsdaten
in Form von Weißtext in die PDF-Dateien einbetten oder PDF-Dateien im ZUGFeRDFormat generieren.
Weitere Informationen finden Sie unter Funktionen und Vorteile.
▪
Elektronisches Briefpapier: Wenn Sie verschiedene elektronische Briefpapiere verwenden, können Sie sie nicht über einen Parameter den Sendungen zuordnen. Wenn
Sie mehr als ein Briefpapier benötigen, müssen Sie entsprechend viele Sammelkörbe
anlegen.
Voraussetzung ü Sie haben eine SMB- oder SFTP-Verzeichnisfreigabe eingerichtet.
Weitere Informationen finden Sie unter 2.1 Verzeichnisfreigaben erstellen.
ü Sie haben die ZIP-Datei Appendix_zum_EPOSTBUSINESS_BOX_Einrichtungsleitfaden.zip mit Beispiel-Daten heruntergeladen
(im Download-Bereich für Geschäftskunden unter https://www.epost.de/geschaeftskunden/downloads.html (über www.epost.de > Für Geschäftskunden > Services > Downloads > E‑POSTBUSINESS BOX), unter E-POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung – Appendix).
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Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung
22
3
Sonderfälle der Nutzung von Sammelkörben
Vorgehen 1. Erstellen Sie elektronisches Briefpapier gemäß den Layout- und Format-Anforderungen
der E‑POSTBUSINESS BOX.
Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch
unter Elektronisches Briefpapier einrichten.
2. Konfigurieren Sie unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Sammelkorb einen Sammelkorb (in unserem Beispiel xml-steuerung).
a. Wählen Sie unter Eingabeformat den Listenpunkt ZIP-Container (Abbildung 3.1-1
auf Seite 24, Position 1).
b. Weisen Sie Ihr elektronisches Briefpapier dem Sammelkorb zu.
c. Wenn Sie Rechnungen versenden, legen Sie unter Rechnungsermittlung die Methode fest, mit der Sie die Rechnungsdaten in die PDF-Dateien einbetten (als unsichtbaren Weißtext oder im ZUGFeRD-Format).
d. Optional: Legen Sie einen Freigeber fest. Der Freigeber kann die Massensendung
stichprobenhaft in der Client-Anwendung Mailbox prüfen und dann freigeben.
i.
Markieren Sie das Kontrollkästchen Briefe müssen freigegeben werden.
ii. Wählen Sie in der Liste Absender-Postfach das Postfach des Freigebers.
HINWEIS
Feld „Absenderpostfach“
Das Feld Absender-Postfach brauchen Sie typischerweise nur für die FreigabeFunktion. Das tatsächliche Absenderpostfach legen Sie in der Steuerungsdatei
fest (nach dem Schema <absender><onlineadresse>[email protected]</onlineadresse></absender>). Die Steuerungsdatei überschreibt also das Standardpostfach.
Wenn Sie kein Absenderpostfach anlegen, und das Feld in der Steuerungsdatei
ist leer, dann verwendet das System das Postfach „Poststelle“.
Weitere Informationen finden Sie unter 2.2 Sammelkorb konfigurieren.
Version 1.0 zu Release 2.4
Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung
23
3
Sonderfälle der Nutzung von Sammelkörben
Abbildung 3.1-1 Sammelkorb für das Einliefern von ZIP-Containern konfigurieren
3. Konfigurieren Sie Ihr Output Management-System.
a. Erstellen Sie Ihre Massenschreiben entsprechend den Layout-Vorgaben für die
E‑POSTBUSINESS BOX.
Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unterTroubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN
identifizieren und vermeidenAdressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder
E‑POSTBRIEFEN korrekt formatieren.
b. Exportieren Sie testweise die Massenschreiben im Format PDF/A1-b. Stellen sie sicher, dass die Dateien den Anforderungen entsprechen, die Sie auch für elektronisches Briefpapier einhalten müssen.
Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter Elektronisches Briefpapier einrichten, Schritt 2.d
TIPP
Eindeutige Dateinamen verwenden
Verwenden Sie eindeutige Dateinamen (z. B. mit Zeitstempel). So können Sie bei
der Fehlerbehandlung Listen der exportierten Dateien automatisch mit dem Versandprotokoll abgleichen.
Ergebnis
Ihr Anschreiben entspricht den Beispiel-Dateien epostboxPostalischerBrief.pdf
und epostboxDigitalerBrief.pdf in der Zip-Datei Zip-Beispiel-Container.
Für die Dateinamen gelten folgende Regeln:
▪
Version 1.0 zu Release 2.4
Der Dateiname besteht nur aus den Buchstaben „A-Z“, „a-z“, den Ziffern „0-9“, den
Sonderzeichen „-“ (Minus) und „_“ (Unterstrich).
Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung
24
3
Sonderfälle der Nutzung von Sammelkörben
▪
Der Dateiname enthält zusätzlich zu dem Punkt vor der Dateiendung genau 1
Punkt. Der Punkt darf nicht am Anfang oder am Ende stehen.
Korrekt ist Brief.1.pdf
Ungültig sind z. B.: Brief1.pdf, Brief1..pdf, _Brief.1.pdf, Brief.1._pdf
Die Beispieldatei epostboxDigitalerBrief.pdf enthält auch die E‑POST Adresse
des Adressaten. Sie hinzuzufügen ist optional. Wenn Sie den Versandkanal Bevorzugt
elektronisch (siehe unten Schritt 5.b.) wählen und die E‑POST Adresse nicht kennen,
wird ein E‑POSTBRIEF dennoch immer dann elektronisch versendet, wenn das
E‑POST System erkennt, dass der Adressat eine E‑POST Adresse hat (sogenannte
„Adressanreicherung“). Deshalb ist es wichtig, in Schritt 4. einen Betreff- und Anschreibentext zu erstellen.
4. Erstellen Sie einen oder mehrere Anschreiben- und Betreff-Texte für diejenigen
E‑POSTBRIEFE, die das System elektronisch versendet.
Führen Sie diesen Schritt aus, wenn Sie nicht die Standard-Texte für Betreff und Anschreiben verwenden wollen, die Sie unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Versand
festgelegt haben. Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX
Administratorhandbuch unter Standard-Einstellungen für Absenderadresse, Textvorlage
und Versandoptionen festlegen.
Beispiel
Sie möchten Ihren automatisch generierten Massensendungen den Zusatz „Dies ist
eine automatisch erzeugte Nachricht.“ mitgeben.
a. Starten Sie einen Text- oder XML-Editor, und öffnen Sie die Beispieldatei
Anschreibeninfo_Beispielzip.xml, die Sie in der Zip-Datei Zip-BeispielContainer heruntergeladen haben.
b. Passen Sie die folgenden fett hervorgehobenen Elemente und Attribute nach Ihren
Wünschen an.
▪
ID der Nachricht: Damit ordnen Sie in der Steuerungsdatei jedem einzelnen Brief
einen Anschreibentext zu, beispielsweise abhängig vom Sendungsanlass (z. B.
„Jahresabrechnung“, „Quartalsabrechnung“ usw.)
Das ID-Attribut muss XML-konform sein (Typ xsd:ID). Das heißt, es muss mit einem Buchstaben oder Unterstrich beginnen. Eine Zahl am Anfang ist nicht erlaubt.
▪
<betreff>: Betreffzeile des elektronischen E‑POSTBRIEFS
▪
<text>: Anschreibentext des elektronischen E‑POSTBRIEFS
HINWEIS
Zeilenumbrüche sind möglich, Formatierungen nicht.
<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<nachrichten version="2.0"
xmlns="http://epost.de/MKG/2.0/Anschreibeninfo/"
xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"
xsi:schemaLocation="http://epost.de/MKG/2.0/Anschreibeninfo/
Version 1.0 zu Release 2.4
Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung
25
3
Sonderfälle der Nutzung von Sammelkörben
Anschreibeninfo.xsd">
<nachricht id="_2015_jahresabrechnung">
<betreff>Jahresabrechung 2015</betreff>
<text>Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde,
vielen Dank für Ihr Vertrauen in unsere Produkte
und Dienstleistungen!
Ihre Jahresabrechnung für 2015 finden Sie im Anhang.
Mit freundlichen Grüßen
Ihre Musterfirma
Ihr Vorteil: Um Kosten zu sparen und Ihnen
entsprechend günstige Angebote machen zu
können, haben wir diese Nachricht
automatisch erzeugt.
</text>
</nachricht>
<nachricht id="_2015q1_quartalsabrechnung">
<betreff>Quartalsabrechung 2015/I</betreff>
<text>Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde,
...
</text>
</nachricht>
<nachricht>
...
</nachricht>
</nachrichten>
5. Erstellen Sie die Steuerungsdatei entsprechend der Schema-Datei index_2.6.xsd, die
Sie in der Datei EPOSTBUSINESS_BOX_Einrichtungsleitfaden_Versandautomatisierung_Schema.zip
finden.
a. Stellen Sie sicher, dass die Steuerungsdatei folgende grundsätzlichen Vorgaben erfüllt:
▪
Der Dateiname der Steuerungs-Datei folgt der Namenskonvention: index<freie
Wahl>.xml und hat maximal 48 Zeichen („A-Z“, „a-z“, „0-9“, „-“, „_“ only).
Beispiel: index_rechnungen_2015_q1.xml
▪
Es ist entweder eine E‑POST Adresse oder eine postalische Anschrift angegeben.
Wenn Sie beides angeben, eine E‑POST Adresse und auch postalischer Anschrift, lehnt das E‑POST System den Zip-Container ab.
▪
Es ist entweder ein Postfach oder eine Straße und Hausnummer angegeben.
b. Legen Sie für den Sendungsanlass und jeden einzelnen Brief die notwendigen Parameter fest:
Version 1.0 zu Release 2.4
Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung
26
3
Sonderfälle der Nutzung von Sammelkörben
▪
Um den Versandkanal festzulegen, nutzen Sie die Steuerungsoption <anschriftqualifizierung> und das Feld <onlineadresse>.
Stellen Sie dabei sicher, dass die Empfängeradresse hat maximal 128 Zeichen
hat.
Sie haben folgende Möglichkeiten, den Versandkanal zu steuern:
▪
Ausschließlich digital: Stellen Sie nur sicher, dass das Feld <onlineadresse> eine gültige E‑POST Adresse des Empfängers enthält.
<empfaenger>
<onlineadresse>[email protected]</onlineadresse>
</empfaenger>
▪
Bevorzugt elektronisch: Stellen Sie sicher, dass das Feld <anschriftqualifizierung> den Wert 1 hat.
<steueroptionen>
<anschriftqualifizierung>1</anschriftqualifizierung>
</steueroptionen>
Das System der Deutschen Post AG prüft, ob ein Empfänger eine E‑POST
Adresse besitzt, reichert die E‑POST Adresse an und versendet Ihren
E‑POSTBRIEF elektronisch. Nur wenn keine E‑POST Adresse existiert, sendet das System den Brief an die postalische Adresse.
▪
Ausschließlich postalisch: Stellen Sie Folgendes sicher:
▪
Das Feld <anschriftqualifizierung> hat den Wert 0.
<steueroptionen>
<anschriftqualifizierung>0</anschriftqualifizierung>
</steueroptionen>
▪
Das Feld <onlineadresse> fehlt. Stattdessen ist nur die postalische Adresse angegeben.
<empfaenger>
<postanschrift>...</postanschrift>
</empfaenger>
Ihre E‑POSTBRIEFE werden auch dann physisch versendet, wenn ein Adressat eine E‑POST Adresse besitzt. Die Adressanreicherung ist also ausgeschaltet.
Beispiel: Sie senden Rechnungen mit ZahlungsPLUS und möchten Zahlungen
über einen Betrag von mehr als 5.000 Euro ermöglichen. Das geht nur postalisch. Rechnungen über Beträge bis 5.000 Euro können Sie auch elektronisch
versenden.
▪
Legen Sie den Drucktyp und den Farbtyp mit der Steuerungsoption <druckoptionen> fest.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
▪
Drucktyp: einseitig oder beideitig
▪
Farbtyp: farbig oder schwarz/weiss
Trennen Sie die Werte mit einem Semikolon.
Beispiel: <druckoptionen>einseitig;schwarz/weiss</druckoptionen>
Version 1.0 zu Release 2.4
Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung
27
3
Sonderfälle der Nutzung von Sammelkörben
▪
Legen Sie die E‑POST Adresse der Gruppe oder des Anwenders, der/die als Absender Ihrer E‑POSTBRIEFE fungieren soll, mit der Steuerungsoption <absender> fest. Stellen Sie Folgendes sicher:
▪
Die Absenderadresse ist die eines Anwender- oder Gruppenpostfachs, das
Sie angelegt haben. Weitere Informationen finden Sie im
E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter Anwender, Postfächer
und E‑POST Adressen verwalten.
▪
Die Absenderadresse hat maximal 200 Zeichen.
Die verarbeiteten E‑POSTBRIEFE erscheinen im Postausgang des Anwenders
oder der Mitglieder der Gruppe. Das Feld darf nicht leer sein.
Schema: <absender><onlineadresse>[email protected]</onlineadresse>
HINWEIS
Parameter ohne Steuerungsfunktion
Folgende Parameter sind in der Schema-Datei vorgesehen, haben jedoch zur Zeit
keine Funktion.
Beispiel
Ergebnis
▪
Versandoption <briefzusatzleistung>S</briefzusatzleistung>: Der Wert
S ist fix. Änderungen ignoriert das System.
▪
Kundenparameter: Das E‑POSTSystem wertet keine kundenspezifischen Parmeter aus.
Max Mustermann erhält eine elektronische Quartalsabrechnung, sein Anschreiben
enthält den entsprechenden Nachrichtentext für Betreff und Anschreiben
(<id>_2015q1_quartalsabrechnung</id>) aus der Datei
anschreiben_rechnung.xml. Eva Mustermann erhält ihre Jahresabrechnung
postalisch. Fall das E‑POST System jedoch erkennt, dass sie inzwischen eine
E‑POST Adresse hat, bekommt sie ihre Rechnung ebenfalls elektronisch mit dem
entsprechenden Betreff- und Anschreibentext mit der ID _2015_jahresabrechnung.
Ihr Output-Management System generiert eine Steuerungsdatei, die folgendem Beispiel
entspricht.
<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<job version="2.6" xsi:schemaLocation="http://epost.de/MKG/2.6/Index/
Index_2.6.xsd" xmlns="http://epost.de/MKG/2.6/Index/"
xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance">
<meta>
<kundenparameter>
</kundenparameter>
</meta>
<briefe>
<brief>
<anschreibeninfo>
<datei>anschreiben_rechnung.xml</datei>
<id>_2015q1_quartalsabrechnung</id>
</anschreibeninfo>
<empfaenger>
Version 1.0 zu Release 2.4
Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung
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Sonderfälle der Nutzung von Sammelkörben
<onlineadresse>[email protected]</
onlineadresse>
</empfaenger>
<absender>
<onlineadresse>[email protected]</
onlineadresse>
</absender>
<anhaenge>
<anhang
zielName="rechnung_mustermann_max_2015_q1.pdf">rechnung_mustermann_max_
2015_q1.pdf</anhang>
</anhaenge>
</brief>
<brief>
<steueroptionen>
<anschriftqualifizierung>1</anschriftqualifizierung>
</steueroptionen>
<versandoptionen>
<briefzusatzleistung>S</briefzusatzleistung>
<druckoptionen>einseitig;farbig</druckoptionen>
</versandoptionen>
<anschreibeninfo>
<datei>anschreiben_rechnung.xml</datei>
<id>_2015_jahresabrechnung</id>
</anschreibeninfo>
<empfaenger>
<postanschrift>
<vorname>Eva</vorname>
<nachname>Mustermann</nachname>
<strasse>Musterstr.</strasse>
<hausnr>3</hausnr>
<postleitzahl>33333</postleitzahl>
<ort>Musterstadt</ort>
<ISO2-Land>DE</ISO2-Land>
</postanschrift>
</empfaenger>
<absender>
<onlineadresse>[email protected]</
onlineadresse>
</absender>
<anhaenge>
<anhang
zielName="rechnung_mustermann_eva_2015.pdf">rechnung_mustermann_eva_201
5.pdf</anhang>
</anhaenge>
</brief>
</briefe>
</job>
6. Führen Sie die von Ihrem Output-Management-System generierten Dateien in einem
Zip-Container zusammen und exportieren Sie die Zip-Datei in den dafür konfigurierten
Sammelkorb. Dabei stellen Sie sicher, dass die ZIP-Datei folgende Eigenschaften hat:
▪
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Der Dateiname hat maximal 48 Zeichen.
Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung
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3
Sonderfälle der Nutzung von Sammelkörben
▪
Der Dateiname hat genau 1 Punkt (vor der Dateiendung, z. B. Dateiname.pdf).
▪
Als zulässige Zeichen verwenden Sie im Dateinamen „A-Z“, „a-z“, „0-9“, „-“, „_“.
▪
Die maximale Größe ist 40 GB.
TIPP
Begrenzen Sie die Dateigröße auf 1 GB
Verteilen Sie einzelne Sendungen auf Zip-Dateien, die jeweils nur 1 GB groß sind.
Damit erreichen Sie die schnellstmögliche Verarbeitung durch die
E‑POSTBUSINESS BOX.
TIPP
Prüfen Sie die Kapazität Ihres Sammelkorbs
40 GB ist die technische Obergrenze, wenn der Sammelkorb leer ist. Abhängig
z. B. von der Vorhaltezeit für fehlerhafte Briefe kann ein großer Teil der Kapazität
bereits ausgeschöpft sein.
▪
Wenn Sie sehr große Dateien hochladen, prüfen Sie vorher den freien Speicher Ihres SMB- oder SFTP-Verzeichnisses. Löschen Sie fehlerhafte Dateien
im Verzeichnis Fehlerhafte Briefe, wenn Sie die Fehleranalyse abgeschlossen haben.
Weitere Informationen finden Sie unter 2.6 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren.
▪
Passen Sie bei Bedarf den Wert für die Vorhaltezeit gesendeter
E‑POSTBRIEFE an.
Weitere Informationen finden Sie unter Automatisches Löschen gesendeter
E‑POSTBRIEFE konfigurieren.
▪
Prüfen Sie, ob Sie die Größe der Dateien verringern können, indem Sie beispielsweise die Auflösung von Grafiken herabsetzen.
Der Inhalt sieht in unserem Beispiel aus wie in Abbildung 3.1-2 auf Seite 31:
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Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung
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Sonderfälle der Nutzung von Sammelkörben
Abbildung 3.1-2 Inhalt eines ZIP-Containers
7. Stellen Sie organisatorisch oder technisch sicher, dass ein manueller oder automatischer Massenversand erst dann startet, wenn Sie mögliche Fehler, die bei einem
vorhergehenden Massenversand aufgetreten sind, behoben haben.
Weitere Informationen finden Sie unter 2.6 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren.
Ergebnis Beim Einlesen des Sammelkorbs sucht das System nach *.xml-Dateien und liest die referenzierten PDF-Dokumente ein.
3.2 Bestehende oder unveränderbare Dokumentvorlagen weiterbenutzen
Legen Sie Korrekturprofile an und installieren Sie den Batch-Printer (für das Drucken im Hintergrund, ohne die Client-Anwendung Connect) auf den Arbeitsplatzrechnern. Die Anwender
können dann
▪
bestehende Dokumentvorlagen auch dann weiternutzen, wenn diese Dokumentvorlagen
nicht den Layout-Vorgaben der E‑POSTBUSINESS BOX entsprechen
– oder –
▪
E‑POSTBRIEFE mit brieferzeugenden Anwendungen senden, deren Layout sich nicht
ändern lässt (z. B. eine Software, die Gehaltsabrechnungen druckt)
Mit dem E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer lassen sich E‑POSTBRIEFE aus beliebigen
brieferzeugenden Windows-Programmen als PDF-Dateien in einen vorkonfigurierten Sammelkorb schreiben. Ein Korrekturprofil, das diesem Sammelkorb zugeordnet ist, korrigiert
automatisch die Position des Adressfelds.
3.2.1 Korrekturprofile für bestehende Dokumentvorlagen anlegen
Nutzen Sie bestehende Dokumentvorlagen unverändert weiter, oder verwenden Sie brieferzeugende Anwendungen auch dann, wenn Sie das Layout der Briefe nicht anpassen
Version 1.0 zu Release 2.4
Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung
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Sonderfälle der Nutzung von Sammelkörben
können. Mit Korrekturprofilen stellen Sie in beiden Fällen sicher, dass die Adresse trotzdem
immer korrekt platziert ist.
Ein Korrekturprofil verschiebt die Absenderadresse und Empfängeradresse automatisch. Dazu ermittlen Sie bei einer bestehenden Dokumentvorlage oder einem Dokument aus einer
brieferzeugenden Anwendung die „falschen“ Koordinaten, ermitteln durch Verschieben der
Adressfelder den nötigen Versatz und speichern die Korrekturdaten in einer Datei, dem Korrekturprofil. Das Korrekturprofil ordnen Sie jeweils einem Sammelkorb zu. Alle Briefe, die
über diesen Samelkorb gesendet werden, werden automatisch korrigiert. Damit das funktioniert, müssen Sie für jede Dokumentvorlage jeweils ein Korrekturprofil und einen Sammelkorb anlegen.
Wir empfehlen grundsätzlich, für den Einsatz der E‑POSTBUSINESS BOX neue Dokumentvorlagen zu erstellen und zentral bereitzustellen bereitzustellen (siehe Dokumentvorlage
und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen). Das Anlegen von Korrekturprofilen ist für folgende Ausnahmen gedacht:
▪
Sie verwenden eine brieferzeugende Anwendung, bei der Sie das Layout aus technischen Gründen nicht ändern können. Das kann z. B. eine Personalsoftware sein, mit der
Sie Ihre Gehaltsabrechnungen erzeugen und die der Hersteller nicht mehr weiterentwickelt.
HINWEIS
Einschränkung
Wenn Sie Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Standard erzeugen, können Sie keine
Korrekturprofile nutzen.
Hintergrund: Der elektronische Datenaustausch nach dem ZUGFeRD-Standard setzt
voraus, dass die PDF-Dateien an keiner Stelle im Prozess verändert werden.
▪
Anwender in Ihrer Organisation verwenden eine Vielzahl verschiedener Dokumentvorlagen. Der Aufwand, so viele Dokumentvorlagen neu zu erstellen, wäre unverhältnismäßig
hoch.
Voraussetzung
Vorgehen 1. Vorbereitung
a. Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche verschiedenen Dokumentvorlagen in
Ihrer Organisation weiterhin verwendet werden sollen.
b. Erzeugen Sie mit den verschiedenen Dokumentvorlagen jeweils einen Musterbrief
mit einer Beispieladresse.
HINWEIS
Abweichende Positionierung des Adressfelds
Ein Korrekturprofil funktioniert nur, wenn das Adressfeld in allen Briefen immer an derselben Stelle steht. Deshalb müssen Sie jeweils ein Korrekturprofil für jede Dokumentvorlage oder brieferzeugende Anwendung anlegen, bei der das Adressfeld abweichend positioniert ist.
2. Prüfen Sie, wie das Korrekturprofil eingesetzt werden soll:
▪
Um Massensendungen zu korrigieren, tun Sie Folgendes:
a. Konfigurieren Sie für jede Dokumentvorlagen einen Sammelkorb (z. B. für das
Drucken von Gehaltsabrechnungen). Diesem Sammelkorb werden Sie das jeweilige Korreketurprofil zuordnen.
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Sonderfälle der Nutzung von Sammelkörben
Weitere Informationen finden Sie unter 2.2 Sammelkorb konfigurieren.
b. Konfigurieren Sie Ihre brieferzeugende Anwendung so, dass die Briefe in den
Sammelkorb exportiert werden.
Wenn Ihre brieferzeugende Anwendung nicht zulässt, ein Exportverzeichnis zu
konfigurieren, ist das auch kein Problem: Verwenden Sie in diesem Fall den
E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer. Weitere Informationen finden Sie unter
3.3 E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer konfigurieren.
▪
Um Einzelbriefe oder Serienbriefe mit der Client-Anwendung Connect automatisch
zu korrigieren, müssen Sie nichts weiter tun.
3. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Korrektur.
4. Wählen Sie Neues Profil anlegen.
5. Geben Sie einen Namen ein.
Erlaubte Zeichen sind „Aa-Zz“, „0-9“, „-“, „_“ „.“ .
6. Um Ihren Musterbrief zu wählen, wählen Sie Durchsuchen.
7. Wählen Sie bei Empfängeradresse die Schaltfläche Position definieren.
Ergebnis
Ein gelber Rahmen erscheint.
8. Ziehen Sie den gelben Rahmen mit der Maus über das Adressfeld (Abbildung 3.2-1 auf
Seite 33, Position 1).
Achten Sie darauf, dass der gelbe Rahmen das gesamte Adressfeld einrahmt, also den
gesamten Bereich, in dem Bestandteile von Adressen vorkommen können. Der gelbe
Rahmen darf nicht nur die Beispieladresse in Ihrem Musterbrief abdecken.
Abbildung 3.2-1 Empfängeradressfeld einrahmen
9. Wählen Sie Adresserkennung testen (Abbildung 3.2-1 auf Seite 33, Position 4).
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Sonderfälle der Nutzung von Sammelkörben
Ergebnis
Das System erkennt die Adresse und zeigt sie an (Abbildung 3.2-1 auf Seite 33, Position 2)
10. Wenn das System die Adresse vollständig erkennt, wählen Sie Position übernehmen
(Abbildung 3.2-1 auf Seite 33, Position 3).
Ergebnis
Sie gelangen zurück in die Sicht Neues Profil für Adresskorrektur.
Das System zeigt die Koordinaten und Größe des Adressfelds, das Sie in Ihrem Musterbrief umrahmt haben.
11. Wiederholen Sie die Schritte 7. bis 10. für die Absenderadresse.
12. Legen Sie unter Profilverwendung fest, wo das Korrekturprofil angewendet werden
soll.
▪
Version 1.0 zu Release 2.4
Exportiert Ihr Output Management-System die Briefe automatisch? Dann markieren
Sie den Sammelkorb, den Sie dafür angelegt haben.
Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung
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3
Sonderfälle der Nutzung von Sammelkörben
▪
Erstellen Anwender die Briefe mit einem Programm auf ihren lokalen Arbeitsplatzrechnern?
▪
Wenn die Anwender den E‑POSTBUSINESS BOX Batch Printer verwenden, um
Massensendungen zu versenden, markieren Sie den dafür konfigurierten Sammelkorb.
Weitere Informationen finden Sie unter 3.3 E‑POSTBUSINESS BOX BatchPrinter konfigurieren.
▪
Wenn die Anwender einzelnen Briefe mit der Client-Anwendung Connect senden,
dann markieren Sie das Kontrollkästchen Connect.
Wenn Connect erkennt, dass für ein Dokument ein Korrekturprofil existiert, dann
erscheint ein Hinweis, der dem Anwender anbietet, das Korrekturprofil anzuwenden (Abbildung 3.2-2 auf Seite 35).
Wenn kein Korrekturprofil existiert, das zu zu dem Brief passt, dann erscheint der
Hinweis nicht, sondern nur die Fehlermeldung, dass das System die Adresse
nicht erkennen kann.
Abbildung 3.2-2 Korrekturprofil in Connect anwenden
13. Sichern Sie Ihre Eingaben.
Das System speichert die Koordinaten in dem Korrekturprofil. Bei der Verarbeitung benutzt das System die Koordinaten des Adressfelds, um das Adressfeld automatisch an
die korrekte Position zu verschieben.
14. Verifizieren Sie, dass das automatische Korrigieren der Adressposition nicht zu unerwünschten Ergebnissen führt.
Version 1.0 zu Release 2.4
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Sonderfälle der Nutzung von Sammelkörben
ACHTUNG
Fachliche Richtigkeit der Korrespondenz sicherstellen
Mit einem Korrekturprofil erhalten Sie E‑POSTBRIEFE, die technisch in Ordnung sind
und sich mit der E‑POSTBUSINESS BOX versenden lassen. Das heißt aber nicht,
dass die Briefe auch fachlich richtig sind.
Es kann beispielsweise sein, dass das System Informationen im Adressfeld oder am
linken Seitenrand weißt und Informationen so verloren gehen. Beispiel: Ein Programm zur Gehaltsabrechnung druckt die Personal-Nummer ins Adressfeld, und zwar
dorthin, wo der sogenante Datamatrix-Code steht. Die Personal-Nummer wird also geweißt und überschrieben.
Erzeugen Sie einen Testbrief. Zeigen Sie ihn in der Client-Anwendung Connect an.
Prüfen Sie sorgfältig, ob alle Informationen lesbar sind.
3.3 E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer konfigurieren
Exportieren Sie E‑POSTBRIEFE aus Anwendungen, die als Ausgangskanal einen Druckertreiber haben oder die keine PDF-Engine besitzen und z. B. PostScript-Dateien exportieren..
Manche brieferzeugenden Anwendungen (z. B. die Personalsoftware Sage HR Suite) verwenden als Ausgangskanal nur den Druckertreiber. Sie können also keine Dateien automatisch im Format PDF/A-1b in ein bestimmtes Verzeichnis exportieren; es ist Ihnen technisch nicht gestattet oder nur durch kostenpflichtige Beauftragung eines IT-Beraters der Applikation möglich, ein bestimmtes Zielverzeichnis zu implementieren. Es kann auch sein,
dass die Fachsoftware keinen eigenen PDF-Genrerator besitzt und deshalb auf einen Druckertreiber als Ziel ausleitet.
HINWEIS
Die Funktion steht nur für Windows-Rechner zur Verfügung.
Voraussetzung ü Sie sind in der E‑POSTBUSINESS BOX angemeldet.
Vorgehen 1. Konfigurieren Sie einen Sammelkorb für den Sendungsanlasse der Anwendung (z. B.
für das Drucken von Gehaltsabrechnungen).
Weitere Informationen finden Sie unter 2.2 Sammelkorb konfigurieren.
2. Wenn das Layout der Sendung nicht den Layout-Vorgaben der E‑POSTBUSINESS BOX
entspricht und sich nicht ändern lasst, legen Sie ein Korrekturprofil für den Sammelkorb
an. Die Position des Adressfelds wird dann automatisch korrigiert.
Weitere Informationen finden Sie unter 3.2.1 Korrekturprofile für bestehende Dokumentvorlagen anlegen.
3. Installieren Sie die Client-Anwendung Connect.
Die Client-Anwendung Connect ist dafür gedacht, dass Anwender auf Ihren Arbeitsplatzrechnern damit einzelne E‑POSTBRIEFE senden. Sie brauchen sie also typischerweise
nicht auf dem System, auf dem Sie Ihr Output Management-System für den Massenversand betreiben. Sie ist aber technische Voraussetzung für den
E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer.
Weitere Informationen finden Sie unter Client-Anwendungen installieren.
Version 1.0 zu Release 2.4
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Sonderfälle der Nutzung von Sammelkörben
HINWEIS
E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer deinstallieren
So wie das Installieren des E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printers voraussetzt, dass
vorher die Client-Anwendung Connect installiert wurde, so gilt iumgekehrt: Sie können
den E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer nur deinstallieren, nachdem Sie vorher
Connect deinstalliert haben.
4. Laden Sie unter E‑POSTBRIEF > Allgemein > Übersicht > Installer zur ArbeitsplatzAnbindung die Datei epost_box_batch_printer-win-<Version>.msi herunter.
5. Installieren Sie das Anwendungspaket.
Ergebnis
Es erscheint das Dialogfenster Batch-Printer-Konfiguration (Abbildung 3.3-1 auf Seite
37).
Abbildung 3.3-1 Batch-Printer konfigurieren
6. Wählen Sie den Sammelkorb und bestätigen Sie mit OK.
Ergebnis
Wenn die die dem Sammelkorb zugrundeliegende Verzeichnisfreigabe passwortgeschützt ist, erscheint eine Abfrage.
7. Wenn nötig: Geben Sie Ihren Benutzername und Passwort ein.
Ergebnis
Das Eingeben von Benutzername und Passwort ist nur bei der Ersteinrichtung des
E‑POSTBUSINESS BOX Batch-Printer nötig.
Der Druckertreiber E‑POSTBUSINESS BOX Batch Printer ist installiert.
E‑POSTBRIEFE, die Sie damit drucken, werden im Hintergrund in den Sammelkorb exportiert und gesendet.
Dokument mit Batch-Printer senden
Senden Sie einen E‑POSTBRIEF, um die Funktion zu testen.
Vorgehen 1. Öffnen Sie ein Dokument, das Sie als E‑POSTBRIEF senden wollen.
2. Wählen Sie im Druckmenü den Drucker E‑POSTBUSINESS BOX Batch Printer, und
bestätigen Sie.
3. Analysieren Sie mögliche Fehler.
Weitere Informationen finden Sie unter 2.6 Fehlerbehandlung und Nachverarbeitungsprozesse implementieren.
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Sonderfälle der Nutzung von Sammelkörben
Batch-Printer nachträglich konfigurieren
Ordnen Sie dem Batch-Printer bei Bedarf einen anderen Sammelkorb zu.
Vorgehen
Version 1.0 zu Release 2.4
►
Wählen Sie Start > Alle Programme > E‑POSTBUSINESS BOX Batch Printer > Config Batch Printer.
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Deutsche Post AG
Charles-de-Gaulle-Straße 20
53113 Bonn
www.deutschepost.de
Stand: 08/2016

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