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Informationsblatt: Druckereinstellungen zuweisen
Druckereinstellungen zuweisen
Inhalt:
1. Druckereinstellungen über den Druckdialog abändern
2. Hinweise für Netzwerke
3. Weitere Ausdrucksvarianten konfigurieren
4. Technische Hinweise für EDV-Betreuer
In unseren Programmen können Sie jeden Ausdruck individuell einstellen.
Sie können also für jede Druckvariante abweichend vom Standarddrucker in Windows einen anderen
Drucker verwenden und auch druckerspezifische Einstellung, wie beispielsweise eine
Schachtsteuerung, zuweisen.
Für die meisten Druckvarianten können Sie dies bequem über den entsprechenden Druck einstellen
und dauerhaft speichern.
Nachfolgend zeigen wir Ihnen, wie Sie den Drucker für die wichtigsten Druckvarianten bequem
einstellen können.
1. Druckereinstellungen über den Druckdialog abändern
Öffnen Sie einen Auftrag und klicken Sie auf [Drucken] - [Angebot].
Im nächsten Fenster aktivieren Sie die Option "Druckerauswahl-Dialog anzeigen" und klicken
anschließend auf die Schaltfläche [Drucken]:
Im nächsten Fenster können Sie jeweils für das Standard-Layout (= 1. Seite) und die Folgeseiten
abweichende Drucker zuordnen und / oder Schächte zuordnen.
Klicken Sie dazu jeweils rechts auf die drei Punkte […].
In dem neuen Fenster können Sie den Drucker ändern und auch einen Schacht (Quelle) auswählen:
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Über die Schaltfläche [Eigenschaften…] können Sie weitere druckerspezifische Einstellungen direkt
über den Drucktreiber auswählen (beispielsweise Monochrom-Druck).
Nach dem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben und die Dialog-Fenster geschlossen haben,
müssen Sie abschließend unbedingt die Option "Einstellungen permanent speichern" anklicken.
Nur dann werden die Einstellungen dauerhaft geändert. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche
[Starten]. Die Einstellungen sind damit abgeschlossen:
Die so vorgenommen Einstellungen gelten für Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und
Rechnungen.
Möchten Sie die Rechnungskopie einstellen, so gehen Sie in Altrechnungen, öffnen eine beliebige
Altrechnung und klicken auf [Drucken].
Im nächsten Fenster aktivieren Sie die Option "Als Rechnungskopie ausdrucken" und
"Druckerauswahl-Dialog anzeigen" und klicken anschließend auf die Schaltfläche [Drucken]:
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Alle weiteren Schritte sind mit den zuvor beschrieben identisch.
Wie Sie weitere Ausdrucksvarianten umstellen können, wird im Abschnitt 3. Weitere
Ausdrucksvarianten konfigurieren erläutert.
2. Hinweise für Netzwerke
In Netzwerken können verschiedenste Konstellationen in Verbindung mit ein oder mehreren Druckern
bestehen.
Wenn in unserem Programm bei ein oder mehreren Druckvarianten beispielsweise bestimmte
Druckerschächte angesteuert werden müssen, so müssen Sie folgende Punkte beachten:
Situation 1: Sie haben einen gemeinsamen Drucker und alle Rechner verwenden diesen
Drucker
Wenn sie neben der allgemeinen Druckerzuweisung beispielsweise auch eine druckerspezifische
Funktion wie einen Druckerschacht zuweisen, so muss der Drucker an allen Arbeitsplätzen den
gleichen Namen und die Druckerschächte die gleiche Bezeichnung haben.
Nur dann können Sie einmal den Drucker und die Schächte an einem Arbeitsplatz zuweisen
und alle Arbeitsplätze drucken dann mit diesen Einstellungen.
Wenn durch unterschiedliche Betriebssystem und/oder unterschiedliche Treiberversionen des
Druckers die Schächte nicht gleich bezeichnet sind, so wird der Ansteuerung der Schächte unter
Umständen nicht funktionieren.
Ein Beispiel: Auf einem Rechner wird der Druck eingerichtet und für die erste Seite "Schacht 1" und
für die Folgeseiten "Schacht 2" zugeordnet. Der Druck funktioniert auf diesem Rechner.
Auf einem anderen Rechner ist durch ein anderes Betriebssystem ein anderer Drucktreiber installiert.
Dadurch sind die Schachtbezeichnung "Tray 1" und "Tray 2".
Da jedoch "Schacht 1" und "Schacht 2" eingestellt wurde, wird der korrekte Druck über die Schächte
hier eventuell nicht funktionieren.
Wenn dies der Fall ist und der Druck nicht korrekt funktioniert, so müssen Sie diesen Arbeitsplatz von
den bereits eingestellten Druckerkonfigurationen unabhängig machen und die Einstellungen dann
erneut vornehmen.
Klicken Sie dazu auf [Extras] - [Grundeinstellungen] - [Benutzereinstellungen] und aktivieren Sie die
Option "Individuelle Drucker-Einstellungen lokal speichern":
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Anschließend können Sie für diesen Arbeitsplatz individuell die Drucke konfigurieren.
Situation 2: Sie haben einen gemeinsamen Drucker und ein Arbeitsplatz hat einen
abweichenden Drucker
Sie können einmalig den Drucker für den gemeinsamen Drucker konfigurieren.
Für den einen Arbeitsplatz mit dem abweichenden Drucker aktivieren Sie über [Extras] [Grundeinstellungen] - [Benutzereinstellungen] die Option "Individuelle Drucker-Einstellungen lokal
speichern".
Anschließend können Sie für diesen Arbeitsplatz individuell die Drucke konfigurieren.
3. Weitere Ausdrucksvarianten konfigurieren
Im ersten Abschnitt haben wir beschrieben, wie Sie Druckeinstellungen für Angebote,
Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Rechnungskopien einstellen können.
Alle weiteren Druckvarianten können Sie über [Extras] - [Formulare] einstellen.
Wählen Sie hier zunächst die Kategorie im oberen Auswahlfeld und dann die gewünschte Liste oder
das Etikett.
Wollen Sie beispielsweise den Druck für Mahnungen abändern, so wählen Sie im Auswahlfeld
Mahnung und dann die Liste mamahn.lst:
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Anschließend öffnet sich die Druckvorlagenbearbeitung. Klicken Sie hier auf [Projekt] – [LayoutBereiche]. Anschließend können Sie wieder die Druckereinstellung für diesen Druck verändern:
Sie Druckvorlage AFAllgemein.lst unter der Kategorie „Aufträge“ ist für die Ausdrucke Angebot,
Auftragsbestätigung, Rechnung, aber auch für Lieferscheine, Interndruck mit und ohne Preise
zuständig.
Möchten Sie nun beispielsweise den Lieferscheindruck anders einstellen wie den Angebotsdruck, so
geht die zunächst nicht, da es ja nur eine gemeinsame Druckvorlage gibt.
Gehen Sie dazu wie folgt beschrieben vor.
Klicken Sie [Extras] - [Formulare] und öffnen Sie die Druckvorlage AFAllgemein.lst.
Speichern Sie diese nun unter den Namen AFLief.lst und konfigurieren Sie die Druckereinstellungen.
Wenn Sie einen Lieferschein drucken, so wird überprüft, ob es eine Druckvorlage AFLief.lst vorhanden
ist. Wenn ja, dann wird diese verwendet und die dort hinterlegten Druckeinstellung. Wenn nicht, dann
die AFAllgemein.lst dann wird diese verwendet und die dort hinterlegten Druckeinstellung.
Anbei finden Sie eine Aufstellungen mit weiteren optionalen Druckvorlagen für spezielle Fälle:
Bezeichnung
Beschreibung
AFAllgemein.lst
Standardvorlage für Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung,
Lieferschein, Interndruck mit und ohne Preise.
AFAnbo.lst
Angebot
AFAnboKopie1
Kopiedruck für den Angebotsdruck (kann beliebig erweitert werden
AFAnboKopie2.lst, AFAnboKopie3.lst, usw.)
AFAuftr.lst
Auftragsbestätigung
AFAuftragKopie1
Kopiedruck für die Auftragsbestätigung (kann beliebig erweitert werden
AFAuftragKopie2.lst, AFAuftragKopie3.lst, usw.)
AFLief.lst
Lieferschein
AFLief1.lst
Kopiedruck für den Lieferschein (kann beliebig erweitert werden
AFLief2.lst, AFLief3.lst, usw.)
AFIntOP.lst
Interndruck ohne Preise
AFIntOP1.lst
Kopiedruck für den Interndruck ohne Preise (kann beliebig erweitert
werden AFIntOP2.lst, AFIntOP3.lst, usw.)
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AFIntMP.lst
Interndruck mit Preise
AFIntMP1.lst
Kopiedruck für den Interndruck mit Preise (kann beliebig erweitert werden
AFIntMP2.lst, AFIntMP3.lst, usw.)
AFRech.lst
Rechnung original
AFReKo.lst
Rechnungskopie
AFReKo1.lst
Rechnungskopie (kann beliebig erweitert werden AFReKo2.lst,
AFReKo3.lst, usw.)
4. Technische Hinweise für EDV-Betreuer
Der Druck selbst, also was wie im Ausdruck erscheint, wird in einer Druckvorlage gespeichert.
Diese Druckvorlagen werden von uns mit dem Programm ausgeliefert und können auch über [Extras] [Formulare] vom Anwender bei Bedarf angepasst werden (beispielsweise Schriftgröße etc.).
Diese Dateien enden mit *.lst oder *.lbl (Etiketten).
Diese Druckvorlage liegen normalerweise im Programmverzeichnis im Unterordner Druckvorlagen.
In Netzwerken in der Regel in dem Datenbankverzeichnis im Unterordner Druckvorlagen.
Im Programm kann der Pfad zu den Druckvorlagen über [Extras] - [Grundeinstellungen] [Benutzereinstellungen] eingesehen und ggf. auch geändert werden:
Die Konfigurationen der Druckereinstellungen werden für jede Druckvariante in einer zusätzlichen
Drucker-Konfigurationsdatei gespeichert. Diese enden mit *.lsp oder *.lbp (Etiketten).
Sind keine Einstellungen vorhanden, so gibt es auch keine Drucker-Konfigurationsdatei.
Werden alle Drucker-Konfigurationsdateien (*.lsp und *.lbp) gelöscht, so wird der Standarddrucker in
Windows verwendet.
Wenn beispielsweise für die Druckvorlage AFAllgemein.lst (für Angebot bis Rechnung zuständig)
Druckeinstellungen vorgenommen wurden, so gibt es eine Datei AFAllgemein.lsp in der die
Einstellungen hinterlegt sind.
In der Regel liegt diese Drucker-Konfigurationsdatei im gleichen Verzeichnis, wie die Druckvorlagen.
Wurde in [Extras] - [Grundeinstellungen] - [Benutzereinstellungen] die Option "Individuelle DruckerEinstellungen lokal speichern" aktiviert, so werden die Drucker-Konfigurationsdateien lokal im
Programmverzeichnis im Ordner Druckeinstellungen gespeichert.
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Auf Terminalservern kann in [Extras] - [Grundeinstellungen] - [Benutzereinstellungen] über das
Eingabefeld Backup ID für die verschiedenen Benutzer der Druck individualisiert werden.
Wir für einen Benutzer in diesem Feld beispielsweise eine Kennung UserMaier eingetragen, so
werden die Drucker-Konfigurationsdatei lokal im Programmverzeichnis im Ordner
DruckeinstellungenUserMaier gespeichert. Der Ordner wird automatisch angelegt.
Gibt es einen anderen Benutzer (beispielsweise UserMüller) der die gleichen Einstellungen benötigt,
so können die Drucker-Konfigurationsdateien vom Ordner DruckeinstellungenUserMaier in
DruckeinstellungenUserMüller kopiert werden.
Skonto auf den Gesamtbetrag oder auf den Restbetrag?
Die richtige Auswahl von Skonto bei Schlussrechnungen
In unserer Anwendungen haben Sie beim Druck einer Schlussrechnung die Wahl, ob der Skonto nur
auf den Restbetrag gewährt werden soll, oder auf den Gesamtbetrag:
Einige Kunden aktivieren diese Option, da der Kunde bei der Teilrechnung bereits Skonto abgezogen
hat und daher der Meinung sind, dass bei der Schlussrechnung der Skonto nur noch auf den
Restbetrag gewährt werden darf.
Das ist zumindest dann falsch, wenn in der Schlussrechnung der tatsächliche Zahlbetrag der
Teilrechnung übernommen und abgezogen wird und nicht der ursprüngliche
Teilrechnungsbetrag.
Anbei ein Beispiel zu Verdeutlichung.
Der Gesamtbetrag der Rechnung beträgt 10.000 €.
Bei 3% Skonto ergibt sich ein möglicher Zahlbetrag nach Abzug des Skontos von 9.700 €.
Es wurde eine Teilrechnung über 4.000 € gestellt.
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Der Kunde hat bei der Teilrechnung 3% Skonto (= 120 €) abgezogen und daher nur 3.880 €
überwiesen.
In der Schlussrechnung wurde der Zahlbetrag in Höhe von 3.880 € übernommen.
Anbei der Ausdruck einmal mit Skonto auf den Restbetrag (links) und einmal auf den Gesamtbetrag
(rechts):
Skonto auf den Restbetrag
Skonto auf den Gesamtbetrag
10.000,00 €
10.000,00 €
Zahlbetrag auf Teilrechnung
3.880,00 €
3.880,00 €
Restbetrag nach Abzug der Teilzahlung
6.120,00 €
6.120,00 €
183,60 €
300,00 €
5.936,40 €
5.820,00 €
Rechnungsbetrag gesamt
Ausgewiesener Skontoabzug in der
Schlussrechnung
Restbetrag nach Skontoabzug
Zur Erinnerung: Der Kunde muss bei einem Gesamtrechnungsbetrag von 10.000 € und 3% Skonto
nur 9.700 € zahlen.
Nun die daraus ergebende Aufstellung der tatsächlichen Zahlungen:
Skonto auf den Restbetrag
Skonto auf den Gesamtbetrag
Zahlbetrag der Teilrechnung
3.880,00 €
3.880,00 €
Restzahlung nach Skontoabzug laut
Schlussrechnung
5.936,40 €
5.820,00 €
Gesamtsumme der Zahlungen
9.816,40 €
9.700,00 €
Durch den geänderten, geringeren Zahlbetrag in der Schlussrechnung - statt 4.000 € werden nur
3.880 € in Abzug gebracht - wird die Restsumme automatisch erhöht.
Sie fordern somit das bereits abgezogene Skonto in Höhe von 120 € indirekt wieder mit der
Schlussrechnung nach und daher muss auch der Skonto in der Schlussrechnung wieder auf den
Gesamtbetrag gewährt werden.
Nur wenn Sie in der Schlussrechnung den ursprünglichen Teilrechnungsbetrag in Höhe von 4.000 €
unverändert abziehen – also nicht den Zahlbetrag in Höhe von 3.880 € übernehmen – dann ist der
Skonto nur noch auf den Restbetrag zu gewähren:
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Rechnen wir auch hier die Zahlbeträge zusammen:
Skonto auf den Restbetrag
Zahlbetrag der Teilrechnung
3.880,00 €
Restzahlung nach Skontoabzug laut Schlussrechnung
5.820,00 €
Gesamtsumme der Zahlungen
9.700,00 €
Die Gesamtsumme der Zahlung stimmt.
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Völlig falsch ist übrigens die Variante Skonto nur auf den Restbetrag, wenn Sie den Skonto nur auf
das Material gewähren!
Denn dann können bei der Berechnung des Skontos aus der Restsumme ja nicht mehr die Anteile von
Material und Arbeit für den Skontoabzug berücksichtigt werden.
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