Europart Automobilbranche Fallstudie Signifikante Einsparungen und effiziente Prozesse durch Dokumentenservices Die Europart-Geschäftsführung suchte nach Wegen, die gewachsenen Strukturen zu optimieren und durch die Vereinheitlichung von Prozessen Synergien zu schaffen. Hintergrund Die Lösung Europart gehört zu den führenden europäischen Händlern von Ersatz- und Zubehörteilen für Nutzfahrzeuge und Busse aller Klassen. Das Unternehmen hat sich seit seiner Gründung im Jahr 1948 die typischen Vorzüge eines Familienunternehmens bewahrt. Gleichzeitig ist Europart zu einem international agierenden Handelsunternehmen mit Niederlassungen und Kooperationspartnern in annähernd 30 Staaten Europas sowie in Ghana und Dubai herangewachsen. Insgesamt sind heute über 1.500 Mitarbeiter an 200 Standorten bei Europart beschäftigt. Am Anfang stand eine genaue Analyse derjenigen Geschäftsprozesse, in denen sich mindestens 20 bis 25 Prozent einsparen lassen. Xerox identifizierte Potenziale für Kosteneinsparungen und auch für spürbare Prozessoptimierungen. Inzwischen stellt Xerox folgende Outsourcing-Dienstleistungen für Europart bereit: Die Herausforderung Die Größe und Internationalität von Europart bedeutet große logistische Herausforderungen, die sich auch auf das Dokumentenmanagement auswirken. So fallen zum Beispiel jährlich mehrere Millionen Lieferscheine und Rechnungen an. Zusätzlich erzeugen Kataloge und Werbe-Flyer in 24 verschiedenen Sprachen ein beachtliches Druckvolumen. Die Europart-Geschäftsführung suchte nach Wegen, die gewachsenen Strukturen zu optimieren und durch die Vereinheitlichung von Prozessen Synergien zu schaffen. Europart beauftragte Xerox Einsparungspotenziale im Bereich Dokumentenmanagement zu suchen. Print-Beschaffung – Effiziente Workflows senken die Kosten für den hochvolumigen Druck von Broschüren, Flyern und dem Produkt-Katalog in 24 Sprachen. Xerox fungiert dabei als Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Druckerei und sorgt heute für eine reibungslose Abwicklung. Durch den Mengeneffekt, der sich durch das Outsourcing an Xerox ergibt, erzielt Europart darüber hinaus signifikante Einsparungen. Managed Print Services – Die Reduzierung der Drucksysteme von 600 heterogenen Systemen auf 232 vernetzte Multifunktionsgeräte vereinfacht Controlling und Wartung und steigert die Produktivität. Bei der Einführung von Managed Print Services standen die Vereinheitlichung und Optimierung der Infrastruktur, Support aus einer Hand und die Reduzierung der Druckkosten im Vordergrund. Dabei sollte die Systemlandschaft erneuert werden, ohne bisherige Investitionen unnötig vorzeitig abzuschreiben. Bei der Umsetzung hat Xerox die wenigsten Systeme sofort, sondern nach und nach ersetzt. Heute bietet die Druckinfrastruktur genau die Funktionalität, die die Mitarbeiter in den einzelnen Abteilungen benötigen. Aus Sicht von Europart hat sich die Kostentransparenz in diesem Bereich deutlich erhöht, während die Kosten für den Output deutlich zurückgegangen sind. Kundenbetreuung im Contact Center – Xerox übernimmt ebenfalls das Contact Center für die Kundenbetreuung. Durch das zentrale Handling des Kunden-Service über einen Partner hat Europart nun die Möglichkeit, ihre Kunden professionell in 17 verschiedenen Sprachen zu betreuen. Rechnungshandling – Zentralisierte Prozesse, für alle Mitarbeiter zugängliche Dokumente und Portooptimierung senkten die Kosten laut Europart um bis zu 20 Prozent. Unternehmensweit waren fast 30 Mitarbeiter mit der Prüfung und Verarbeitung von rund 300.000 Rechnungen jährlich beschäftigt. Obwohl für die Ausgangsrechnungen bereits ein externer Dienstleister beauftragt war, erzielte Europart auch hier durch neue Maßnahmen zur Kostenoptimierung – speziell bei den Versandkosten – weitere Einsparungen. Für die Eingangsrechnungen schlug Xerox vor, den Prozess zu digitalisieren. Dabei werden alle Rechnungen im ersten Arbeitsschritt digitalisiert und die enthaltenen Daten mit einer Software zur Schrifterkennung (OCR) extrahiert. Dies ermöglicht es, die einzelnen Positionen der Rechnung mit den in den Systemen gespeicherten Bestell- und Wareneingangsdaten zu vergleichen und eine automatische Zuordnung und letztendlich die Freigabe zu erleichtern. Nur die Fälle, bei denen die Software keine sichere Zuordnung gewährleisten kann, bearbeitet ein Mitarbeiter manuell am Bildschirm. Den gesamten Prozess hat Europart vollständig an Xerox outgesourct. Lieferscheinmanagement – Pro Jahr werden bei Europart über 2 Millionen Lieferscheine erzeugt, weitergeleitet und abgelegt. Das Lieferscheinmanagement kostet das Unternehmen einen hohen siebenstelligen Betrag. Fast die Hälfte der Kosten entfallen dabei auf manuelle Tätigkeiten. Xerox stellte dem herkömmlichen Lieferscheinmanagement mit physischen Akten und Dokumenten die Vorteile eines Online-Portals gegenüber, das Lieferscheine digital verwaltet. Heute kann das Unternehmen Vorgänge jederzeit zentral prüfen und nachvollziehen. Als positiver Nebeneffekt ergeben sich langfristig geringere Lagerkosten für die Lieferscheine, die insgesamt zehn Jahre archiviert werden müssen. Die Ergebnisse Alleine im direkten Einflussbereich der Holding konnte Europart durch Outsourcing seine Gesamtkosten im Dokumentenmanagement nach eigenen Angaben von 1,4 Millionen Euro auf rund eine Million Euro senken. Die Analyse durch Xerox zeigte, dass der Aufwand für das Dokumentenmanagement schnell unterschätzt wird, weil es sich um Arbeitsschritte handelt, die scheinbar nebenbei im Alltag erledigt werden können. Tatsächlich haben jedoch gerade hier kleine Verbesserungen eine große Wirkung. Prozesszeiten und Werte für einzelne Vorgänge spielen eine entscheidende Rolle. Sie entscheiden, ob sich das OutsourcingProjekt für beide Seiten rechnet. Durch das Projekt mit Xerox und die unterschiedlichen Leistungsbereiche im Outsourcing hat Europart nach eigenen Angaben sechsstellige Einsparungen pro Jahr realisiert und gleichzeitig die Prozesse effizient aufgestellt und sich somit optimal für die Zukunft ausgerichtet. Über Xerox. Die Xerox Corporation ist ein weltweit führender Anbieter von Serviceleistungen für Geschäftsprozesse, Informationstechnik und Dokumenten-Outsourcing. Durch den Einsatz maßgeschneiderter Services zur optimalen Verwaltung und Abwicklung dokumentenbasierter und dokumentenintensiver Prozesse helfen wir unseren Kunden Kosten zu senken und gleichzeitig die Effizienz der Prozesse zu steigern sowie Wettbewerbsvorteile zu realisieren. Wir machen den Weg frei, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was Sie am besten können: Ihr eigentliches Geschäft. Nähere Informationen darüber, wie wir Sie unterstützen können, erhalten Sie unter www.xerox.de/services. ©2011 Xerox Corporation. All rights reserved. XEROX® and XEROX and Design® are trademarks of Xerox Corporation in the United States and/or other countries. 02/11 DAVAN-206 Die Fallstudie im Überblick Die Herausforderung • Mit dem geschäftlichen Erfolg wuchs auch die Menge an zu bearbeitendem Papier • Es wurden Wege gesucht, die gewach senen Strukturen zu optimieren und durch die Vereinheitlichung von Prozessen Synergien zu schaffen • Mehrere Millionen Lieferscheine und Rechnungen müssen jedes Jahr bearbeitet werden • Kataloge und Werbeflyer müssen in 24 Sprachen erstellt werden Die Lösung • Xerox fungiert als Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Druckerei und sorgt so für reibungslose Abwick lung des hochvolumigen Drucks • Vereinheitlichung und aktives Management der Büroinfrastruktur (232 vernetzte Multifunktionssysteme statt 600 Drucksysteme) • Übernahme des Contact Centers für die Kundenbetreuung durch Xerox • Optimierung der Versandkosten für ausgehende Rechnungen • Professionelle Scanning- und OCR Lösung für die Berarbeitung der eingehenden Rechnungen • Online Portal zur digitalen Verwaltung der Lieferscheine Die Ergebnisse • Europart konnte durch Outsourcing seine Gesamtkosten im Dokumentenmanagement von 1,4 Millionen Euro auf rund eine Million Euro senken • Prozesse sind effizient aufgestellt • Anfragen können schneller bearbeitet werden • Geringere Lagerkosten • Kostentransparenz • Portooptimierung • Reduzierung von manuellem Arbeitsaufwand • Ausnutzung von Skontoeffekten • Optimale Ausrichtung auf die Zukunft
© Copyright 2024 ExpyDoc
