平 成 28 年 ９ 月 ５ 日 群 馬 労 働 局 群馬労働局総務部労働保険徴収室における文書の紛失について 群馬労働局（局長 半田 和彦）は、総務部労働保険徴収室（以下「徴収室」 という。）における個人情報を含む文書の紛失について、下記のとおり当該事実 を確認の上、必要な措置を講じましたので、概要をお知らせします。 記 １ 事案の概要 徴収室において、管内の労働保険事務組合（以下「事務組合」という。）から 提出のあった労働保険概算・確定保険料・石綿健康被害救済法一般拠出金申告書 （以下「申告書」という。）、10 事務組合分 32 枚を紛失するという事案が発生 した。 なお、申告書には、事務組合の名称、所在地、代表者氏名、保険料額等の情報 が記載されていた。 ２ 事実経過 （１）平成 28 年６月 13 日から６月 20 日までの間、労働局会議室で開催した事務 組合に対する年度更新申告書の集合受付において、管内の事務組合から申告 書及び保険料・一般拠出金申告書内訳等（以下「添付書類」という。）を受 け付けた。 その後、別の会議室において、申告書は添付書類と分けダブルクリップで 束ね、保管ボックスに入れ保管した。 （２）同年６月 24 日以降、申告書及び添付書類は、徴収室内の作業室に移動させ た上で、内容審査、突合作業等を行った。 なお、同月 30 日までは申告書とリストとの突合作業により、今回紛失した 32 枚の申告書が全てあったことを確認していた。 （３）同年８月９日、担当職員が申告書と内訳書を突合した際、32 枚の申告書が 所定の保管ボックスに見当たらなかったことから、徴収室、会議室、徴収室 以外の事務室、書庫、倉庫等をくまなく捜索したが発見できなかったため、 紛失したと判断した。なお、当該申告書については、外部に持ち出された形 跡はない。 （４）同月 12 日から 16 日までの間に、徴収室長は、申告書が紛失した事務 組合の代表者に対して、電話にて状況等経過説明を行い、謝罪し たとこ ろ、了解を得た。なお、訪問しての謝罪は不要とのことであった。 ３ 発生原因 （１）７月１日以降、申告書の枚数確認を怠っていたほか、審査等のため、 保管ボックスから取り出した際、申告書を元の場所に戻すことが徹底さ れていなかったこと。 （２）申告書の使用状況等を管理する台帳が整備されておらず、組織的管理 ができていなかったこと。 また、申告書の保管処理に関する処理手順も整備されていなかったこ と。 （３）不要書類を廃棄する場合の確認が、徹底されていなかったこと。 ４ 再発防止策 （１）平成 28 年８月 10 日及び 12 日に室内会議を緊急開催し、非常勤職員を含め た全職員に対して、室長から個人情報漏えい事案が発生した事実経過の説明 を行った上で、マニュアルに基づき、文書は指定の保管場所に必ず戻すこと を徹底するよう指示した。 （２）申告書の事務処理要領を早急に策定し、担当者から管理者までによる定期 的な点検を行い、組織的な管理を徹底することとした。 （３）申告書の保管については、内容審査後、速やかにチューブファイルに編綴 保管することとし、不要書類を廃棄する際は、複数の確認日を設け、複数職 員により一枚ずつ確認して廃棄することとした。 （４）徴収室では、室長から、徴収室の全職員に対して、個別面接にて再発防止 策を理解させるとともに、全署に赴き申告書の受付、保管から労働局への送 付状況について、点検を行うこととする。 （５）平成 28 年８月 15 日に緊急幹部会議を開催し、労働局長及び総務部長から、 局内各部課室長に対して、同種事案の再発防止を含めた文書管理及び個人情 報管理の徹底を再度指示するとともに、総務部長から、局内各部課室長、管 下各労働基準監督署長及び公共職業安定所長に対して、本事案の経過説明、 同種事案の再発防止を含めた文書管理及び個人情報管理の徹底に関する通知 書を発出し、今後開催する会議等においても、毎回、個人情報の管理の徹底 に関する指示・注意喚起を行うこととした。 照会先 群馬労働局総務部労働保険徴収室 室 長 斉藤 仲二 室長補佐 高橋 千秋 （電話） 027-896-4734
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