FRANKENER SPORTVEREIN STRUKTURBERICHT – NEUORIENTIERUNG - AUSBLICK 2015/2016 STAND 07.04.2016 Bericht der Arbeitsgruppe „FSV – Neustrukturierung und Neuorientierung des Vereins“ Dokumentation: Helga Schmitt-Federkeil INHALTSVERZEICHNIS Inhalt AUSGANGSSITUATION Was war geschehen? .......................................................................................................................................................................... 3 Vorstandskrise ................................................................................................................................................................................. 3 Losungsansatz .................................................................................................................................................................................. 3 Burgerversammlung ..................................................................................................................................................................... 3 Die Arbeitsgruppe .......................................................................................................................................................................... 4 VORGEHENSWEISE Strukturell ............................................................................................................................................................................................... 5 Inhaltlich ................................................................................................................................................................................................. 5 Mitglieder-Datenbank ................................................................................................................................................................... 5 Vereinsstruktur................................................................................................................................................................................ 5 Finanzwesen ..................................................................................................................................................................................... 5 Öffentlichkeitsarbeit ...................................................................................................................................................................... 6 Fortbildungen ................................................................................................................................................................................... 6 ANALYSE Mitglieder-Datenbank ....................................................................................................................................................................... 7 Qualitat der Daten: ......................................................................................................................................................................... 7 Ursachen ............................................................................................................................................................................................. 8 Ergebnisse.......................................................................................................................................................................................... 9 Vereinsstruktur ..................................................................................................................................................................................10 Satzung ..............................................................................................................................................................................................10 Örganigramm..................................................................................................................................................................................11 Satzungsanderungen ...................................................................................................................................................................13 Ergebnisse........................................................................................................................................................................................15 Finanzstruktur ....................................................................................................................................................................................16 Beitrage .............................................................................................................................................................................................16 Mahnwesen .....................................................................................................................................................................................16 Zuschusse .........................................................................................................................................................................................17 Haushaltsplanung .........................................................................................................................................................................17 INHALTSVERZEICHNIS Vertrage .............................................................................................................................................................................................18 Buchfuhrung ...................................................................................................................................................................................19 Kassenprufung ...............................................................................................................................................................................20 Öffentlichkeitsarbeit.........................................................................................................................................................................21 Internet .............................................................................................................................................................................................21 Presse/Pressewart .......................................................................................................................................................................22 Ehrenamtsbeauftragter ..............................................................................................................................................................22 MASSNAHMEN Abgeschlossene Maßnahmen ..................................................................................................................................................23 Öffene Maßnahmen......................................................................................................................................................................23 EMPFEHLUNGEN WEITERES VORGEHEN Neuwahlen Vorstand ...................................................................................................................................................................24 ANLAGEN Örganigramm Satzung-06.04.2016 Stellenbeschreibungen: 1. Vorsitzender, Geschaftsfuhrer, Kassierer, Abteilungsleiter Fußball Fortbildungen 2016 Beitragsordnung-25.11.2011 AUSGANGSSITUATION Was war geschehen? VORSTANDSKRISE 2014 ist der Vorstand in seiner damaligen Besetzung auseinandergebrochen. Der damalige Vorsitzende Sebastian Goerke und weitere Vorstandsmitglieder haben in der im Fruhjahr stattgefunden Jahreshauptversammlung erklart, ihre Vorstandarbeit nicht weiterfuhren zu wollen. Eine Neuwahl der zu besetzenden Amter des geschaftsfuhrenden Vorstandes blieb mangels Kandidaten erfolglos. Somit sahen sich 2. Vorsitzende und Kassierer gemaß Satzung gezwungen, bis zur nachsten Wahl die fehlenden Amter des 1. Vorsitzenden und Schatzmeisters kommissarisch zu ubernehmen. Doch auch in der zweiten Auflage der Jahreshauptversammlung im Dezember 2014 fand sich seitens der Mitglieder keine Bereitschaft, Verantwortung fur den eigenen Verein zu ubernehmen und ein Vorstandsamt im geschaftsfuhrenden Bereich anzutreten. Die Uberforderung des verbliebenen Vorstandes einerseits, der ohne Unterstutzung oder Einarbeitung wichtige Doppelfunktionen besetzen musste, und die Enttauschung andererseits, dass seitens der Mitglieder kein Interesse gezeigt wurde, Eigenverantwortung zu ubernehmen, fuhrten in einer weiteren Jahreshauptversammlung zu Beginn des Jahres 2015 seitens des Vorstandes zu der Auffassung, geschlossen den eigenen Rucktritt erklaren und den Verein wegen Handlungsunfahigkeit abmelden zu mussen. LÖSUNGSANSATZ In der letzten Jahreshauptversammlung Anfang des Jahres 2015 erklarte die Örtsvorsteherin, dass sie es nicht hinnehmen wolle, dass der großte Frankener Verein „sang- und klanglos“ verschwinde, zumal in allen JHV seit 2014 ein Bruchteil der Vereinsmitglieder anwesend gewesen seien. Auch vor dem Hintergrund, dass nach jahrelangen Bemuhungen die uberfallige Sanierung des Sportheims politisch auf den Weg gebracht und dass die Umsetzung des Projektes dank der freiwilligen Helfer in vollem Gange sei, bat sie die Mitgliederversammlung um Zustimmung dafur, die Problematik im Rahmen einer Burgerversammlung allen Burgern vor Augen zu fuhren. Ziel der Veranstaltung sollte es sein, eine Arbeitsgruppe zu bilden, die es sich zur Aufgabe macht, die Probleme des Vereins zu identifizieren, Losungen erarbeitet und Freiwillige fur die Vorstandsarbeit rekrutiert. Die Mitgliederversammlung erteilte der Örtsvorsteherin das Mandat zur Einberufung einer Burgerversammlung und der Bildung einer Arbeitsgruppe. Der Vorstand erklarte sich bereit, die Ergebnisse der Bemuhungen abzuwarten, bevor er seinen Rucktritt erklart. BÜRGERVERSAMMLUNG Die Burgerversammlung fand am 29.05.2015 unter dem Motto „Frankener Sportverein – Neustrukturierung und Neubeginn oder Ende?“ im Gemeindehaus „alte Schule“ in Franken statt. Eingeladen zur Versammlung hatten die Örtsvorsteherin Helga Schmitt-Federkeil und ihr Stellvertreter Reinhard Koch. Anwesend waren außerdem der Örtsbeirat und weitere 22 Burgerinnen und Burger. Nachdem die Problematik vorgestellt und ausfuhrlich diskutiert worden war, fanden sich aus der Versammlung zunachst sieben Teilnehmer, die zusammen mit Örtsvorsteherin und stellv. ÖV eine Arbeitsgruppe bildeten. S e i t e 3 | 25 AUSGANGSSITUATION DIE ARBEITSGRUPPE Die Arbeitsgruppe konstituierte sich am 02.06.2015 mit den folgenden Teilnehmern: Helga Schmitt-Federkeil Reinhard Koch Christa Koch Theo Groß Dieter Polch Rolf Muhlmann Beate Muhlmann Dennis Nantke Wolf Eggers Manuel Ruhlemann (aus Burgerversammlung) (aus Burgerversammlung) (aus Burgerversammlung) (aus Burgerversammlung) (aus Burgerversammlung) (aus Burgerversammlung) (aus Burgerversammlung) (nachtraglich geworben durch Fam. Muhlmann) Erklartes Ziel der Arbeitsgruppe war es, den Verein inhaltlich und strukturell zu erneuern, um ihn in die Lage zu versetzen: fur seine Mitglieder und fur Interessenten wieder attraktiv zu werden in der Frankener Bevolkerung positiv wahrgenommen zu werden Vorstandsamter erfolgreich zu besetzen zukunftsfahig zu sein Zwischenzeitlich ausgeschieden aus der Arbeitsgruppe aus der Arbeitsgruppe sind: Theo Groß Rolf Muhlmann Beate Muhlmann Manuel Ruhlemann (12.09.2015 – personliche Grunde) (02.11.2015 – inhaltliche Differenzen zur Vorgehensweise der AG) (02.11.2015 – inhaltliche Differenzen zur Vorgehensweise der AG) (16.11.2015 – ohne Angaben von Grunden) Der nachfolgende Bericht ist eine Zusammenfassung der Analysen, Ergebnissen, Ausarbeitungen und Vorschlagen zur Neustrukturierung und Neuorientierung des FSV. Die nachfolgend vorgestellten Ergebnisse sind entstanden aus der Zusammenarbeit aller Mitglieder der AG und abgestimmt mit der aktuell agierenden Besetzung: Helga Schmitt-Federkeil, Reinhard Koch, Christa Koch, Dieter Polch, Dennis Nantke und Wolf Eggers. Die Arbeitsgruppe hat sich zu insgesamt 12 gemeinsamen Sitzungen zusammengefunden, daruber hinaus wurden 3 Sitzungen mit dem aktuellen Vorstand gehalten, es wurden 2 Einzelgespräche zwischen Vertretern der AG und Vorstandsmitgliedern (2. Vorsitzende, Geschaftsfuhrer), 1 weiteres Einzelgespräch mit einem Vertreter der SG-Abteilung (Bernd Heuser) gefuhrt, 1 Gespräch mit aktuellen Kandidaten. Die Vorbereitungen, Nachbereitungen der Sitzungen, die Erstellung von Organigrammen, Strukturen, Konzepten, die Analysen der Datenbank, die Erstellung von Auswertungen, Vervollstandigungen uvm. haben in der Arbeitsgruppe, alle Sitzungen mit eingerechnet, einen ungefahren Arbeitsaufwand von uber 200 Stunden verursacht. Hierbei nicht eingerechnet ist der Arbeitsaufwand von Wolf Eggers, der bereits kurz nach Konstituierung der AG die Pressearbeit fur den Verein in Wort und Bild ubernommen hat, um auch schon im Vorfeld unserer Bemuhungen den Verein in der Außendarstellung sichtbar zu machen. Ich bedanke mich bei allen Mitgliedern der Arbeitsgruppe fur die konstruktive Zusammenarbeit. Helga Schmitt-Federkeil S e i t e 4 | 25 VORGEHENSWEISE Strukturell IST-Aufnahme – welche Strukturen und Inhalte finden wir vor SOLL-Vorgabe – was muss verändert werden UMSETZUNG – Konzept zur Neuaufstellung Inhaltlich 1. MITGLIEDER-DATENBANK Wie aktuell und vollständig geführt sind die Daten, welche Abteilungen sind personell wie stark besetzt, wo liegen die Interessen unserer Mitglieder, wie ist deren Altersstruktur? Vor dem Hintergrund dieser Fragen sollte geklärt werden, welche Angebote des Vereins für welches Mitglieder-Klientel bereits bestehen und welche Angebote das Spektrum des Vereins sinnvollerweise ergänzen können. Um die Prüfung der Mitglieder-Datenbank zu realisieren, musste diese digital an die AG (in Person Helga Schmitt-Federkeil) übergeben werden. Aus datenschutz-rechtlichen Gründen erfolgte deshalb eine Anfrage von HSF am 10.06.2015 an den Vorstand, verbunden mit der Verpflichtung, alle zu analysierenden Daten datenschutzkonform zu behandeln. Die Freigabe der Datenbank erfolgte zeitnah durch einen Vorstandsbeschluss vom 22.06.2015. 2. VEREINSSTRUKTUR Welche Ämter und Aufgaben sind in der Satzung geregelt, welche Stellenbeschreibungen liegen vor, wie ist der Verein aufgegliedert, welche Abteilungen gibt es, wie sind die Abteilungen besetzt, wie sind die Abteilungen in den Verein eingebunden, wer verwaltet was, wie verwalten sich die Abteilungen, welche Rolle spielen die Übungsleiter, wie geht man mit Neuzugängen um, welche Aufnahmeanträge gibt es, wer verwaltet die Mitglieder-Datenbank, gibt es Abteilungsordnungen, werden Ehrungen, Jubiläen, Geburtstage regelmäßig vollzogen? Vor dem Hintergrund dieser Fragen sollte geklärt werden, ob die Rollen- und Aufgabenverteilung im Vorstand und innerhalb der Abteilungen klar und für den einzelnen sinnvoll und nachvollziehbar ist, so dass auch für zukünftige Vorstandsanwärter gewährleistet werden kann, dass sie sich mit ihren Talenten an der richtigen Stelle im Verein wieder finden können. 3. FINANZWESEN Wie sieht die Beitragsstruktur aus, wie und wann werden die Beiträge eingezogen bzw. kassiert, welche Außenstände gibt es, welche Sonderregelungen existieren, wer kassiert Beiträge, wer verbucht Beiträge, welche Zuschüsse gibt es, werden alle möglichen oder nötigen Zuschüsse beantragt, gibt es einen Haushaltsansatz oder Haushaltsentwurf, wie funktioniert das Mahnwesen, entspricht die Buchführung den Bestimmungen, die laut Finanzverwaltung für gemeinnützige Vereine vorgegeben sind, welche Verträge mit Außenstehenden oder sonstigen Funktionären gibt es, besteht Steuerpflicht, ergeben sich steuerliche Verpflichtungen aus Nebenabreden oder Verträgen, wer kümmert sich um Steuerangelegenheiten? S e i t e 5 | 25 VORGEHENSWEISE Vor dem Hintergrund dieser Fragen sollte geklärt werden, ob ein dahin gehender Handlungsbedarf besteht, künftige Schatzmeister bzw. Kassierer in den Stand zu versetzen, in eine funktionierende und überprüfbare und regelkonforme Finanzstruktur einzusteigen und diese entsprechend weiter zu entwickeln. 4. ÖFFENTLICHKEITSARBEIT Wie erscheint der Verein in seiner Außenwirkung, wird der Verein von seinen Mitgliedern noch wahrgenommen, wie kommuniziert der Verein mit seinen Mitgliedern, welche Angebote werden offeriert, gibt es eine Homepage, gibt es eine Domain, besteht vereinsseitig Interesse an Internet und sozialen Medien, besteht Interesse an einer Prasentation des Vereins, ist der Verein attraktiv genug, um neue Mitglieder zu erreichen, wirbt der Verein um neue Mitglieder? Mit der Beantwortung dieser Fragen war auch die Beantwortung der Frage erhofft, wieso scheinbar keiner mehr Interesse am Verein im Sinne von Initiative fur den Verein zeigt. 5. FORTBILDUNGEN Welche Fortbildungsmoglichkeiten werden derzeit vom Sportbund Rheinland angeboten und empfohlen, werden Fortbildungen vom Verein in Anspruch genommen, werden Ubungsleiter zu Fortbildungen und Qualifizierungen geschickt, besteht Interesse an Fortbildungen? Da Fortbildungen ein wesentliche Hilfestellung leisten in der Bewaltigung von Vereins- und Vorstandaufgaben, sollten hier Moglichkeiten aufgezeigt werden, um allen Ehrenamtlichen ihre Arbeit besser verstandlich zu machen und im Alltag zu erleichtern. Um alle vorgenannten Fragen beantworten zu konnen, war es wichtig, dass alle Vorstandsmitglieder mit der Arbeit der Arbeitsgruppe einverstanden sind und ihre Unterstutzung zusagen. Aus rechtlichen Grunden war das Mandat der Mitgliederversammlung an die Örtsvorsteherin ausreichend, allerdings war es im Sinne einer konstruktiven Zusammenarbeit ebenso wichtig, vom verbliebenen Vorstand ebenfalls ein Mandat zu erwirken. Dieses wurde bereits im Vorfeld der Burgerversammlung durch Vorstandsbeschluss vom 27.05.2015 an Helga Schmitt-Federkeil und Reinhard Koch erteilt. S e i t e 6 | 25 ANALYSE Mitglieder-Datenbank Die Mitglieder-Datenbank wurde der Arbeitsgruppe (HSF) erst im September 2015 in einer lauffahigen Version zur Verfugung gestellt. Deshalb haben sich die Analysen, Auswertungen und Bereinigungen bis Ende 2015 hingezogen. 1. QUALITÄT DER DATEN: Der Mitgliederbestand lag laut Datenbank im September bei 163 zahlenden Mitgliedern. Nach erster Durchsicht der Bestandsdaten fiel auf, dass sowohl langjahrige Mitglieder in der Datenbank fehlten als auch, dass inzwischen verstorbene Mitglieder noch gefuhrt wurden. Weiterhin fehlten auf den ersten Blick zahlreiche Spieler der aktuellen ersten Mannschaft. In Stichproben wurde festgestellt, dass viele Geburts- und Eintrittsdaten nicht oder falsch gepflegt waren, Adressdaten waren teilweise nicht oder veraltet vorhanden. Abteilungen waren keine angelegt, so dass eine Zuordnung der aktiven Mitglieder zunachst nicht moglich war. Funktionare, z.B. Vorstande oder Ubungsleiter waren nicht gekennzeichnet, Zahlungsund/oder Beitragsarten waren in einigen Fallen nicht oder falsch hinterlegt, so z.B. gab es keine Nachverfolgung eines Auszubildenden-Beitrages fur Mitglieder, deren Ausbildung schon Jahre zurucklag. Aus diesen Grunden wurde schnell klar, dass eine Analyse der Daten nach zuvor definierten Kriterien in der bestehenden Datenbank teilweise uberhaupt nicht moglich war, in anderen Teilen nicht zielfuhrend sein konnte. In der Folge wurde uber einen Zeitraum von ca. 2 Monaten die Anstrengung unternommen, die Datenbank auf einen bereinigten Stand zu bringen. Dabei blieben im ersten Schritt die Beitragsangelegenheiten (s. Finanzstruktur) unberucksichtigt. Bereinigungen: Der Mitgliederbestand wurde bereinigt mit Hilfe aller AG-Mitglieder - aus deren Erinnerung und Erfahrung im Verein und auf Grund personlicher Kontakte, zum Teil durch Nachfrage bei betroffenen Mitgliedern, die nicht mehr gefuhrt waren, oder bei ehemaligen Mitgliedern, die noch gefuhrt wurden. Einige zwischenzeitlich verstorbene Mitglieder wurden in der Datenbank gekennzeichnet. Durch Ruckfragen und mit Hilfe von Vorstandsmitgliedern wurden teilweise Geburts-, Eintritts- und Adressdaten aktualisiert. Mit Hilfe der Ubungsleiter/innen wurden die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Ubungsgruppen benannt und nach Mitgliedsstatus aufgeschlusselt. Nach Sichtung der Unterlagen der Ubungsleiter/innen ergab sich erneut eine nicht unerhebliche Diskrepanz zwischen den Teilnehmern der Ubungsgruppen, die sich im Verein angemeldet hatten, und dem Bestand in der Datenbank. Einige Teilnehmer mussten erneut angemeldet werden, weil die Anmeldungen im Öriginal bis heute nicht mehr auffindbar sind. Auch wurden auf wiederholten Hinweis aus der AG einige Teilnehmerinnen und Teilnehmer an den Ubungsgruppen, die nicht im FSV organisiert waren und fur die deshalb bei den Veranstaltungen kein Versicherungsschutz durch den Verein besteht, zur Mitgliedschaft bewegt. In besonders hohem Maße betroffen war/ist die Abteilung „Kinderturnen“. Ursache hierfur war u.a. eine offensichtlich uber Jahre tolerierte Praxis der jeweiligen Eltern, die Geschwister-Kinder untereinander „auszutauschen“. So wurde das erste Kind bei Eintritt in die Gruppe im Verein angemeldet, bei Austritt aber nicht abgemeldet und stattdessen das zweite Kind unter dem Namen S e i t e 7 | 25 ANALYSE des ersten Kindes in der Gruppe weitergefuhrt (keine Beitragsanderung!). Mit Hilfe von Dieter Polch wurde der Bestand der Spieler der 1. Mannschaft, die uber den FSV gemeldet sind, auf den aktuellen Stand gebracht, neue Anmeldungen vorgelegt, nicht mehr fur den Verein tatige Spieler wurden in der Datenbank stillgelegt. Beitragsangelegenheiten wurden geregelt (s. Finanzstruktur). Nach intensiven Bemuhungen aller Beteiligten konnte so die Datenbank uber einen Zeitraum von ca. zwei Monaten aktualisiert werden. Eine Gewahr auf Vollstandigkeit bzw. Detailtreue in allen Belangen kann an dieser Stelle jedoch nicht gegeben werden. Nach Abschluss der Aktualisierungsarbeiten wurden in der Datenbank alle existenten Abteilungen und Funktionen angelegt und die entsprechenden Zuordnungen fur die aktiven Mitglieder hinterlegt. URSACHEN 1. Die aktuell bestehende Datenbank ist integriert in das u.a. von den Sparkassen vertriebene Programm „SPG-Verein“. Sie wurde vor einigen Jahren migriert aus einem anderen DB-System, das seinerseits bereits vor langerer Zeit aus dem System „Sage Verein“ migriert worden war. Die Datenbank aus „Sage Verein“ wurde im Jahre 2009 von Helga Schmitt-Federkeil nach deren Ausscheiden aus dem Vorstand mit allen zu dieser Zeit aktuellen Daten und Feldern (Abteilungen, Funktionen etc.) inklusive des Programms „Sage Verein“ ubergeben und vor Ört bei ihrem Nachfolger installiert und eingespielt. Es ist davon auszugehen, dass die zwischenzeitlich zweimalige Migration der Datenbank in neue Systeme und andere DB-Strukturen auf Grund mangelnder IT-Kenntnisse fehlerhaft durchgefuhrt wurde und dadurch wesentliche Daten und Felder verloren gegangen sind. 2. Im fur die Arbeitsgemeinschaft nachvollziehbaren bzw. nachprufbaren Zeitraum wurde die Datenbank offensichtlich nur rudimentar genutzt, um daraus Listen zu generieren, die „von Hand“ weiterbearbeitet wurden, z.B. auch um Beitragszahlungen „abzuhaken“. Die eigentliche Datenpflege wurde vernachlassigt, aktuelle Bestandsdaten selten gepruft oder aktualisiert. Hauptzweck der Datenbank war die Funktionalitat des Programms, mit Hilfe derer Lastschrifteneinzuge bei der Sparkasse in Auftrag gegeben werden konnten. 3. Auf Grund mangelnder Kommunikation bzw. Absprachen zwischen Kassierer und Geschaftsfuhrer, der kommissarisch auch das Amt des Schatzmeisters bekleiden musste, gab es keine eindeutigen Regelungen, wer z.B. Zahlungen entgegennimmt und diese entsprechend verbucht. Deshalb existieren zwei unterschiedliche Datenbanken, jeweils beim Kassierer und dem kommissarischen Schatzmeister, die einen unterschiedlichen Aktualisierungsstand aufweisen und nicht gegeneinander abgeglichen wurden. S e i t e 8 | 25 ANALYSE ERGEBNISSE 1. Nach Ubergabe der Datenbank vom Kassierer an Helga Schmitt-Federkeil, wird mit Genehmigung des Vorstandes bis zum Abschluss aller Arbeiten der Arbeitsgruppe nur noch diese Datenbank als „Live-Datenbank“ gepflegt. Alle vorgenannten Aktualisierungen und Bereinigungen haben dort stattgefunden. 2. Zum 08.04.2016 belauft sich der aktuelle Mitgliederbestand auf 161 Mitglieder. Zum 31.12.2015 waren es 157 Mitglieder. Erfasst wurden: 87 Mitglieder als „inaktiv“ 15 Mitglieder in der Abteilung „Fußball – 1. Mannschaft“ 14 Mitglieder in der Abteilung „Fußball – Alte Herren“ 11 Mitglieder in der Abteilung „Gymnastik“ 10 Mitglieder in der Abteilung „Seniorengymnastik“ 09 Mitglieder in der Abteilung „Kinderturnen“ 06 Mitglieder in der Abteilung „Fitness (Bauch-Beine-Po)“ 09 Mitglieder in der Abteilung „Yoga“ Die Altersstruktur der Mitglieder stellt sich wie folgt dar: S e i t e 9 | 25 ANALYSE Vereinsstruktur SATZUNG Aus der vorliegenden Satzung ergeben sich insbesondere in den §§ 16 und 17 (Gesamtvorstand und geschaftsfuhrender Vorstand) einige Fragen hinsichtlich der Aufgabenverteilung und der eindeutigen Abgrenzung des Aufgabenbereiches des 1. Vorsitzenden. Weiterhin geht in der jeweiligen Beschreibung der Aufgaben nicht immer eindeutig hervor, um welchen Vorstand es sich handelt, die Abgrenzung zwischen Schatzmeister und Kassierer, die Protokollfuhrung des geschaftsfuhrenden Vorstandes und weitere Unklarheiten, die sich bei Durchsicht der bestehenden Satzung ergaben, wurden zunachst zum Anlass genommen, diese dahingehend zu uberarbeiten, dass am Ende die Vorstandsstruktur und die sich daraus ergebenden Stellenbeschreibungen ableiten und mit dem Status Quo vergleichen lassen. Auch vor dem Hintergrund der Rechtssicherheit gelang im ersten Versuch jedoch eine Satzungsneufassung, die sich zwar stark an die Mustersatzung des Sportbundes Rheinland angelehnt war, allerdings die Besonderheiten bzw. Anforderungen des Frankener SV weitestgehend außer Acht ließ. Beide Satzungen, alt und neu, wurden von der Arbeitsgruppe dem Sportbund zur Prufung vorgelegt. Gepruft werden sollte zudem die Frage, ob es sich moglicherweise bei dem Umfang der Anderungen um eine Satzungsneufassung oder Satzungsanderung handele und welche Konsequenzen hinsichtlich einer Gemeinnutzigkeitsprufung jeweils fur den einen oder anderen Fall zu erwarten seien. Auf Hinweis des Sportbundes wurde die neue Satzung mehrfach angepasst. Als nachste Aufgabe war es der AG wichtig, die FSV-spezifischen Besonderheiten aus der alten Satzung herauszuarbeiten und, soweit rechtssicher, in angepasster Form in die neue Satzung einzuarbeiten. Hierbei wurde klar, dass im Gegenzug die komplette Vereinsstruktur uberdacht werden musste, um zu einem befriedigenden Ergebnis zu kommen. Nach Erstellung der Örganigramme (s. Örganigramm) der bestehenden und der aus Sicht der AG fur den FSV zweckmaßigen Vereinsstruktur konnte die Satzung erneut angepasst werden. Auch diese 3. Fassung wurde dem Sportbund zur Prufung vorgelegt, die zuruckgemeldeten Hinweise wurden erneut eingearbeitet. Die im vierten Anlauf entstandene rechtssichere Satzung und die sich daraus fur den geschaftsfuhrenden Vorstand ergebenden Stellenbeschreibungen werden im Folgenden in ihren wesentlichen Anderungen zur bestehenden Satzung und Stellenbeschreibung vorgestellt. Die von der AG als neu zu beschließende Satzung ist im Anhang beigefugt. S e i t e 10 | 25 ANALYSE ORGANIGRAMM Ausgehend von der bestehenden Satzung wurde ein Örganigramm gefertigt, das die derzeitige Vereinsstruktur widerspiegelt. Hier ergaben sich im Wesentlichen zwei Aspekte, die aus unserer Sicht zu hinterfragen waren: Örganisationsform alte Satzung Zum einen stand die Vielzahl der Amter, die durch die Mitgliederversammlung zu wahlen ist, gerade vor dem Hintergrund, dass die Besetzung des Vorstandes immer schwieriger wird, zur Diskussion. Fast noch wichtiger war jedoch die Frage, wie sich aus der vorliegenden Struktur eine thematische Zuordnung fur die einzelnen Aufgabenbereiche, die fur die jeweiligen Amter in einer Stellenbeschreibung definiert werden sollten, gestalten lassen konnte. Weiterhin ergab sich die Schwierigkeit, dass der Vorsitzende (rot), wie schon im vorigen Kapitel (s. Satzung) angesprochen, keine klare Position im Konstrukt von Gesamtvorstand und geschaftsfuhrendem Vorstand einnimmt. Auch der Clubhauswart (rot), dessen Notwendigkeit sich zwischenzeitlich im Verein manifestiert hat, kommt in der Struktur des Vereins nicht vor. Vertretungsregeln bzw. -funktionen konnen aus der vorliegenden Struktur nicht oder nur bedingt abgeleitet werden. S e i t e 11 | 25 ANALYSE Gemeinsam wurde daher eine neue Örganisationsform entwickelt, die den oben bemangelten Punkten Rechnung tragt. Organisationsform neue Satzung Gleichberechtigt auf einer Ebene und sich gegenseitig vertretend (Vorsitzender/Geschaftsfuhrer und Kassierer/Geschaftsfuhrer) bewegt sich der geschaftsfuhrende Vorstand, dessen Mitglieder in der Mitgliederversammlung gewahlt werden. Gemaß eigener Stellenbeschreibung werden jedem Mitglied des geschaftsfuhrenden Vorstandes thematisch erweiterte Vorstandsamter zugeordnet. Die jeweiligen Abteilungsleiter und der Ehrenamtsbeauftragte gehoren gemeinschaftlich zum erweiterten Vorstand und werden vom geschaftsfuhrenden Vorstand bestellt (Ehrenamtsbeauftragter), den jeweiligen Abteilungen gewahlt (Abteilungsleiter) und von der Mitgliederversammlung bestatigt. Einzige Ausnahme bleibt der Jugendleiter, der gemaß Jugendsatzung von der Jugendversammlung gewahlt und von der Mitgliederversammlung bestatigt wird. Kann kein Jugendleiter gewahlt werden, tritt an seine Stelle der Jugendwart, der vom Vorstand bestellt und von der Mitgliederversammlung bestatigt wird. Eine Ausnahmestellung fur den Abteilungsleiter „Fußball“, der nach bisheriger Satzung von der Mitgliederversammlung direkt gewahlt wird, ist nicht mehr vorgesehen. Wichtig zu bemerken ist aus Sicht der Arbeitsgruppe, dass alle thematischen Zuordnungen zwischen den Funktionaren des geschaftsfuhrenden Vorstandes und den Abteilungen flexibel zu handhaben sind und von den Fahigkeiten/Talenten bzw. Schwerpunkten der handelnden Vorstandsmitglieder abhangig zu machen sind. S e i t e 12 | 25 ANALYSE SATZUNGSÄNDERUNGEN 1. Anderungen wegen Rechtssicherheit (Prufung erfolgte durch Sportbund Rheinland) - Praambel: Unser Leitbild – entfernt, gehort nicht in Satzung - § 1 Name, Sitz und Eintrag: streichen „daruber hinaus ist er Mitglied im DSB“ – stimmt nicht - § 2 Zweck: streichen „ … der Kultur und des offentlichen Gesundheitswesens sowie der Forderung der Dorfgemeinschaft in Sinzig-Franken“ – gefahrdet Gemeinnutzigkeit - § 3 Gemeinnutzigkeit: Abs. 5 streichen (Unsinn) - § 4 Erwerb der Mitgliedschaft: Abs. 4 streichen (Unsinn, teilweise im BGB geregelt) - § 6 Beendigung der Mitgliedschaft: Abs. 3 streichen „Dem austretenden Mitglied steht kein Anspruch auf Ruckzahlung uberzahlter Beitrage zu.“ (unzulassig) - § 7 Ausschluss aus dem Verein: Abs. 9 streichen (uberflussig) - § 9 Mitgliederrechte minderjahriger Mitglieder: Abs. 2 streichen (unzulassig) - § 12 Vergutung der Örganmitglieder, Aufwendungsersatz, bezahlte Mitarbeit: Abs. 2 „ … dass Vereins- oder Örganamter entgeltlich auf der Grundlage eines Dienstvertrages oder gegen Zahlung einer pauschalierten Aufwandsentschadigung nach § 3 Nr. 26a EStG ausgeubt werden“ ergänzen - § 12 Vergutung der Örganmitglieder, Aufwendungsersatz, bezahlte Mitarbeit: Abs. 3 streichen (nicht relevant fur FSV) - § 13 Die Mitgliederversammlung: Abs. 10 „Jedes stimmberechtigte Mitglied …“ streichen (nicht zulassig) - § 16 Der geschaftsfuhrende Vorstand: Abs. 1 einfugen: „Der Vorstand im Sinne des § 26 BGB sind der Vorsitzende und der Geschaftsfuhrer. Jeder von ihnen ist allein vertretungsberechtigt. Im Innenverhaltnis …“ (muss) - § 16 Der geschaftsfuhrende Vorstand: Abs.2 letzten Satz streichen (nicht relevant fur FSV) - § 21 Kassenprufer: Abs. 4 einfugen: „Der Auftrag der Kassenprufer erstreckt sich …“ (muss) - § 22 Vereinsordnungen: rechtssicher umformuliert - § 23 Haftung des Vereins: ersatzlos streichen (ist im BGB geregelt) - § 25 Auflosung: Abs. 3 „… oder Aufhebung“ streichen (gibt es nicht); „Bei Aufhebung des Vereins oder Wegfall seines steuerbegünstigten Zweckes …“ ergänzen (muss rein!) - § 25 Auflosung: Abs. 4 streichen (Vermogensubertragung muss eindeutig geregelt sein) 2. Anderungen aus strukturellen und inhaltlichen Grunden: - § 2 Zweck des Vereins: Abs. 2 streichen (sieht Mustersatzung nicht vor, schrankt ungewollt ein und ist in Teilen nicht mit Gemeinnutzigkeit vereinbar) - § 5 Arten der Mitgliedschaft: „Ehrenvorsitzender“ streichen (Ehrenmitglieder reicht aus) - § 7 Ausschluss aus dem Verein: „Der Antrag auf Ausschluss ist dem betroffenen Mitglied in Schriftform samt Begrundung zuzustellen.“ ergänzen (rechtssicher) - § 8 Beitrage: komplett uberarbeitet: Uber Beitrage entscheidet die Mitgliederversammlung im Rahmen der Beitragsordnung, niemals der Vorstand! Uber abteilungsspezifische Beitrage entscheiden die Abteilungen. - § 11 Vereinsorgane: „geschaftsfuhrender Vorstand“ und „Gesamtvorstand“ durch „Vorstand“ ersetzen (GF-Vorstand ist kein Örgan, Gesamtvorvorstand beinhaltet GF-Vorstand) - § 13 Die Mitgliederversammlung: Abs. 5 „Die Mitgliederversammlung wird vom 1. Vorsitzenden, bei dessen Verhinderung von seinem Stellvertreter …“ einfügen (Stellvertreterregelung) - § 13 Die Mitgliederversammlung: Abs. 6 „Wenn ein Antrag auf geheime Abstimmung S e i t e 13 | 25 ANALYSE gestellt wird, entscheidet daruber die Mitgliederversammlung“ streichen (Unsinn) - § 13 Die Mitgliederversammlung: alle Paragrafen, die die Mitgliederversammlung betreffen (§§ 1315) wurden hier zusammengefasst und entsprechend unterteilt. - § 14 Zustandigkeiten der Mitgliederversammlung; Abs. 4 „Wahl und Abberufung …“ streichen (geht nicht) - § 16 Der geschaftsfuhrende Vorstand: wurde geandert in § 14 „Der Vorstand“, Unterteilung entsprechend - § 16 Der geschaftsfuhrende Vorstand: Abs. 1 „… besteht aus dem Vorsitzenden, dem Geschaftsfuhrer, dem Kassierer“ (siehe Örganigramm) - § 16 Der geschaftsfuhrende Vorstand: Abs. 5 „Scheidet ein Mitglied des geschaftsfuhrenden Vorstandes vorzeitig aus, so kann der geschaftsfuhrende Vorstand fur die restliche Amtszeit des Ausgeschiedenen durch Beschluss einen Nachfolger bestimmen.“ Streichen (unzulassig!) - § 17 Der Gesamtvorstand: Abs. 1 „… besteht aus: den Mitgliedern des geschaftsfuhrenden Vorstandes, dem Jugendleiter/-wart, dem Ehrenamtsbeauftragten, den Abteilungsleiter“ (siehe Örganigramm) - § 17 Der Gesamtvorstand: Abs. 2 „etc.“ streichen - § 17 Der Gesamtvorstand: Abs. 4 „Die Sitzungen werden durch den 1. Vorsitzenden einberufen“ streichen (steht schon in Abs. 3) - § 17 Der Gesamtvorstand: Abs. 5 „Der Gesamtvorstand kann Ausschusse bilden“ (nicht der geschaftsfuhrende Vorstand) - § 17 Der Gesamtvorstand: Abs. 6 streichen (selbstverstandlich) - § 19 Abteilungen: wird zu § 15 Abteilungen und Ausschusse, komplett neu: Abteilungen werden durch den Gesamtvorstand oder die Mitgliederversammlung berufen, Ausnahmen fur den Abteilungsleiter Fußball sind nicht mehr vorgesehen. (s. Örganigramm) - § 20 Vereinsjugend: Nach Abs.3 einfugen: „Die Jugendversammlung beschließt eine Jugendordnung.“ - NEU: § 19 (neue Satzung) Datenschutz, ersetzt § 24 alte Satzung (Rechtssicherheit) - § 25 Auflosung: umformuliert (Rechtssicherheit) S e i t e 14 | 25 ANALYSE ERGEBNISSE Ausgehend von den inhaltlichen und strukturellen Schwachstellen, die sich sowohl in der Satzung als auch den hieraus abgeleiteten Stellenbeschreibungen ergeben haben, wurde versucht, diese jeweils an die Bedurfnisse und Notwendigkeiten des Frankener Sportvereins anzupassen. Hierbei wurde unter Berucksichtigung der Vereinsgroße (unter 200 Mitglieder), der Aufgabenstellungen, die heute unabhangig von der Mitgliederzahl - durch Verbande und Gesetze zu bewaltigen sind, und unter Berucksichtigung der Bedurfnisse von Ehrenamtlichen, die sich verantwortlich im Verein engagieren, die IST-Situation in eine SÖLL-Situation uberfuhrt. D.h. es wurde versucht, Losungen anzubieten, indem eine neue Vorstandstruktur vorgeschlagen wurde, die einerseits sehr schlank ist und deshalb mit wenigen Personen, die in vorderster Front stehen und durch die Mitgliederversammlung gewahlt werden, zu realisieren ist, die sich aber andererseits nach unten in den jeweils thematisch zugeordneten Abteilungen mit deren eigen gewahlten Abteilungsleitern verzweigt. Hieraus erben sich die folgenden Vorteile: 1. 2. 3. 4. 5. Durch die Zuordnung klar definierter Themenbereiche und Abteilungen fur jedes Vorstandsamt wird gewahrleistet, dass trotz eines verschlankten Vorstands viele Aufgaben auf viele Kopfe verteilt werden konnen. Die Delegierung von Aufgaben, die nach alter Struktur in Handen des Vorstandes lagen, in die einzelnen Abteilungen setzt voraus, dass alle Abteilungen jeweils eigenverantwortlich agieren und haushalten – und zwar im Rahmen der ihnen auferlegten Aufgaben und Budgetierung. Die in Erganzung der neuen Satzung erstellten neuen Stellenbeschreibungen klaren die jeweiligen Zustandigkeiten der Vorstande in allen Belangen. Die Abteilungen und ihre Abteilungsleiter erhalten durch ihre Eigenstandigkeit mehr Motivation zur Eigeninitiative. Die jeweiligen Kommunikationswege sind kurz und klar definiert, Kommunikationsschwachen oder gar einem Kommunikationsstau wird damit vorgebeugt. Anmerkung: Die vorgelegte Satzung musste von einem nach alter Satzung zu wahlendem Vorstand nach (ein- oder zweijahriger) Einarbeitung in die neuen Strukturen der Mitgliederversammlung zur Verabschiedung vorgelegt werden. Danach muss es zwingend Vorstandsneuwahlen geben, notfalls außerplanmaßig (z.B. nach einem Jahr). S e i t e 15 | 25 ANALYSE Finanzstruktur BEITRÄGE Die Mitgliedsbeitrage wurden das letzte Mal im Jahre 2012 angepasst, nachdem am 25.11.2011 eine neue Beitragsordnung erstellt wurde (Anlage-Betragsordnung-zum-Bericht). Wie bereits beschrieben, existiert bislang keine klare Aufgabentrennung und somit Kompetenzabgrenzung innerhalb des Vorstandes. Das hatte zur Folge, dass mehrere Personen Beitrittsformulare ausgegeben haben, teilweise nach alter Beitragsordnung, teilweise nach neuer Beitragsordnung (25.11.2011). Als jeweilige Vorsitzende werden formularseitig noch Bernd Heuser bzw. Sebastian Goerke gefuhrt. Eine Anpassung der Beitragsstruktur in der Datenbank wurde vorgenommen. Weiterhin wurden unabhangig voneinander Beitrage in bar kassiert durch den Kassierer, den kommissarischen Schatzmeister oder Abteilungsleiter, ohne dass der jeweils andere davon in Kenntnis gesetzt wurde. Eine eindeutige Kompetenzregelung ist nicht vorhanden, was zur Folge hatte, dass z.B. der Kassierer Beitrage als saumig markiert, die bereits an anderer Stelle bezahlt wurden. Unabhangig davon wurden alle kassierten Beitrage ordnungsgemaß auf das Vereinskonto eingezahlt, ohne dass der Kassierer jedoch die Beitrage zuordnen konnte, da ihm die Beitrittsformulare nicht vorlagen und das neue Mitglied deshalb nicht in der jeweiligen Mitglieder-Datenbank angelegt war. MAHNWESEN Ein konsequentes Mahnwesen erfolgt nicht. Da die Zahlungseingange der Barzahler und Uberweisenden in der Datenbank, wie weiter oben beschrieben, nicht gebucht, vielmehr auf einer Liste „abgehakt“ wurden und weil mehrere Leute mehr oder weniger „zufallig“ kassierten, war eine hundertprozentige Zuordnung der Zahlungen und damit ein Mahnwesen kaum durchfuhrbar. Auf Hinweis dieser Arbeitsgruppe sollten nach Bereinigung und Zuordnung innerhalb der Datenbank die verbliebenen saumigen Zahler angemahnt werden. Inzwischen konnten alle Mitgliedsbeitrage fur 2015 – mit einer Ausnahme – gebucht werden. S e i t e 16 | 25 ANALYSE ZUSCHÜSSE Der Verein besitzt mit Reinhard Koch einen Vereinsmanager, der regelmaßig die verbandsseitig vorgeschriebenen Fortbildungen besucht, und zwei Ubungsleiter. Fur den Vereinsmanager und jeden ausgebildeten Ubungsleiter gewahrt der Sportbund jahrlich Zuschusse. Aus wirtschaftlichen Grunden ist es daher fur den Verein wichtig, seine Ubungsleiter durch den Sportbund auszubilden. Leider verfolgt der Frankener Sportverein diese Strategie nicht, d.h. ohne die Eigeninitiative des jeweilig Aktiven gibt es weder das Angebot noch die Weisung zur forderfahigen Fortbildung. Dadurch entgehen dem Verein regelmaßige Einnahmen bei gleichzeitig steigenden Umlagen bzw. Abgaben an die Verbande. Die Arbeitsgruppe bietet hierzu an, einen entsprechenden Maßnahmenplan zu erstellen, der sowohl die moglichen Fortbildungen fur Ehrenamtliche in der Vorstandsarbeit als auch fur Ubungsleiter zur Verfugung stellt. Insbesondere sollten Zuschusse im Vorjahr bei Erstellung des Haushaltsplanes fur das Folgejahr kalkulierbar sein, um eine belastbare Etatplanung aufzustellen. HAUSHALTSPLANUNG Der Verein verfugt uber Einnahmen - Mitgliedsbeitrage Zuschusse Sportbund fur Ubungsleiter/Vereinsmanager Kalkulierte Einnahmen aus Spielbetrieb Kalkulierte Einnahmen Sportfeste Kalkulierte Sponsorengelder und Ausgaben - Umlage Spielgemeinschaft Pauschalen (s. Vertrage) Trainer und Ubungsleiter Verbandsabgaben Nebenkosten Abteilungen Dennoch erfolgt jahrlich keine Haushaltsplanung. Anhand der o.g. Posten und unter Einbeziehung moglicher Investitionsplanungen und Haushaltswunschen aus den Abteilungen ist es aus Sicht der Arbeitsgruppe und auf Empfehlung des Sportbundes dringend geboten, einen Jahresetat zu erstellen. Einmal beschlossen, sind alle dort aufgefuhrten Ausgaben genehmigt und bedurfen keiner Einzelentscheidung durch den Vorstand. Ausgaben, die nicht im Haushalt stehen, bedurfen einer nachtraglichen Budgetierung durch den Vorstand. S e i t e 17 | 25 ANALYSE Hiermit ware zu einen gewahrleistet, dass jede Abteilung Planungssicherheit bekommt, zum anderen ware auch in diesem Punkt der Vorstand von vielen Einzelbeschlussen im Laufe des Jahres befreit. Voraussetzung fur eine solche Vorgehensweise ist es, dass im Vorfeld jede Abteilung ihr eigenes Budget plant und dieses dem Vorstand zu Beginn seiner Etatberatungen vorlegt. Wahrend des Haushaltsjahres sollte eine regelmaßige Evaluierung des Haushaltsplanes erfolgen, um rechtzeitig auf den Verein zukommende Sonderausgaben zu erkennen und gegebenenfalls einen Nachtrag oder an anderen Stellen Einsparungen zu beschließen. Am Ende des Haushaltsjahres erfolgt die Jahresrechnung unter Einbeziehung budgetierter und nicht budgetierter Einnahmen und Ausgaben. VERTRÄGE Inzwischen existieren eine Reihe von Vertragen zwischen Verein und Ubungsleitern und zwischen Verein und Dienstleistern, z.B. Clubhauswart. Eine finanzrechtliche Uberprufung aller Vertrage durch die Arbeitsgruppe ist nicht erfolgt. Es wird dringend empfohlen, dass ein neu zu wahlender Vorstand dieses nachholt. Einige Vertrage sind schon alteren Datums und mussen gegebenenfalls den neusten rechtlichen Regelungen angepasst werden. Hierdurch entsteht Rechtssicherheit fur den Verein und wird die Gefahr einer Sanktionierung aufgrund von Steuerprufungen minimiert. S e i t e 18 | 25 ANALYSE BUCHFÜHRUNG Eine fur gemeinnutzige Vereine regelgerechte Buchfuhrung erfolgt nicht, nach Angaben von Verantwortlichen bereits mehrere Jahre nicht mehr. Stattdessen wird eine vereinfachte belegorientierte Einnahmen- Ausgabenrechnung gefuhrt. Einer Prufung durch das Finanzamt wurde die Buchhaltung unter dem Gesichtspunkt der Anerkennung von Gemeinnutzigkeit nicht standhalten. Fur als gemeinnutzig anerkannte Sportvereine ist zur finanzrechtlichen Beurteilung der Gemeinnutzigkeit die Unterteilung der Einnahmen und Ausgaben in den folgenden Bereichen unerlasslich: - - Ideeller Bereich: Ubungs- und Trainingsbetrieb (z.B. Ausgaben: Sportstatten, Reisekosten, Ubungsleiterhonorare, Beitrage an Verbande, Sportversicherung, z.B. Einnahmen: Mitgliederbeitrage Spende, Zuschusse LSB, Verbande) Vermogensverwaltung korperschaft- und gewerbesteuerfrei (z.B. Ausgaben: Personalkosten, Reparaturen, Verwaltungskosten, z.B. Einnahmen: Mieteinnahmen, Zinsertrage) Und nach Abgabenordnung (AÖ) §§ 65-68: - - Zweckbetriebene sportliche Veranstaltungen: Einnahmen aus allen Sportlichen Veranstaltungen bis 30T€ sind Zweckbetriebe. Sie sind korperschaft- und gewerbesteuerfrei. (z.B Ausgaben: Kosten veranstaltungsbezogen fur Schiedsrichter, Sportgerate, Material Versicherung. Trainer, Druck- und Werbekosten, z.B. Einnahmen: Einnahmen veranstaltungsbezogene Einnahmen wie Eintritt, Teilnehmer und Startgebuhren) Steuerpflichtige wirtschaftliche Geschaftsbetriebe: bei Einnahmen bis 30T€ fur gemeinnutzige Vereine korperschafts- und gewerbesteuerfrei. Werden hohere Einnahmen erzielt, ist eine Gewinnermittlung durchzufuhren Ubersteigt der Gewinn 3800€, muss Korperschaft- und Gewerbesteuer entrichtet werden. (z.B. Ausgaben: Einkauf v. Speisen u. Getranken, Musikkapellen, Saalmiete, Pauschalkrafte, Druckkosten, Werbekosten, Kosten fur Sportanlage und -veranstaltungen, z.B. Einnahmen: Verkauf von Speisen und Getranken, Werbung: Trikot, Banden, Vermietung von Sportstatten an Nichtmitglieder, Sportveranstaltung mit bezahlten Sportlern) Im Sinne der Rechtssicherheit wird dringend empfohlen, die Buchfuhrung wieder abgabenordnungskonform durchzufuhren. Bis zum Jahre 2010 war eine im Sinne der Abgabenordnung korrekte Buchhaltung vorhanden. Um als Kassierer diesen Aufgaben gewachsen zu sein, besteht die Moglichkeit der Fortbildung durch den Sportbund Rheinland. Alternativ bzw. zusatzlich bietet die Arbeitsgruppe (HSF 2004-2010 verantwortlich fur Buchfuhrung FSV) Schulung und Unterstutzung an. S e i t e 19 | 25 ANALYSE Auf Hinweis der Arbeitsgruppe hat der bestehende Vorstand die Umstellung der Buchhaltung fur das Haushaltsjahr 2015 zugesagt. Eine Unterstutzung seitens der Arbeitsgruppe war nicht erwunscht. Insoweit war es der Arbeitsgruppe nicht moglich, die Richtigkeit der Umstellung zu beurteilen, alle Hilfsangebote wurden abgelehnt. KASSENPRÜFUNG Die Richtigkeit der im Kassenbericht benannten Einnahmen und Ausgaben wird seitens der Arbeitsgruppe nicht in Zweifel gestellt. Allerdings sind neben den unter BUCHFUHRUNG aufgefuhrten Punkten weitere Aspekte fur die korrekte Jahresrechnung maßgeblich: Formal: - Wurden die Beschlusse der Mitgliederversammlung und des Vorstandes umgesetzt? Sind alle damit verbunden finanziellen Verpflichtungen eingehalten worden? Wurde bei zustimmungspflichtigen Handlungen die entsprechende Zustimmung eingeholt? Gibt es Nebenkassen, die in der Buchhaltung nicht enthalten sind? Ördnungsmaßigkeit: - Gibt es Belege fur alle Einnahmen und Ausgaben? Stimmen Aktiv- und Passivseite der Buchfuhrung uberein? Sind Zahlungen an Mitglieder zurecht erfolgt? Liegen Vertrage oder Beschlusse vor? Stimmen die Betrage der Spendenquittungen mit den gebuchten Betragen uberein? Wurden bei Anschaffungen gunstige Angebote gewahlt? Lag ansonsten ein triftiger Grund vor? Sind unnotige Ausgaben angefallen (z.B. Saumnisgebuhren)? (Quelle: www.ehrenamt-im-sport.de, 3.1.5 Finanzen, Steuern, Recht_Finanzen) Auch zu diesen Gesichtspunkten wurde der Arbeitsgruppe keine Einsicht in die Jahresrechnung gewahrt. Insoweit war es auch hier der Arbeitsgruppe nicht moglich, die Kassenfuhrung im Vorfeld der Prufung durch die bestellten Kassenprufer zu bereinigen. Eine Beurteilung erfolgt vorsichtig aufgrund der Aussagen des kommissarischen Schatzmeisters, dem viele der genannten Kriterien nicht bekannt sind. S e i t e 20 | 25 ANALYSE Öffentlichkeitsarbeit Eine grundlegende Erkenntnis der Analyse zum Thema Öffentlichkeitsarbeit ist die Unsichtbarkeit des Vereins bei seinen Mitgliedern und erst recht bei jenen, die potentiell als Mitglieder geworben werden konnten. Hierbei ist zu beachten, dass die „Sichtbarkeit“ des Vereins in maßgeblichem Zusammenhang mit der Zufriedenheit und Treue der Mitglieder steht. Sobald die Frage aufkommt, „Welchen Mehrwert bietet mir der Verein?“ oder „Fuhle ich mich dort gut aufgehoben?“, „Welche Aktivitaten ermoglicht mir der Verein?“, fehlen entsprechende Antworten. Mitglieder in dieser Situation „bei der Stange“ zu halten, ist ein schwieriges Unterfangen, neue Mitglieder zu werben, scheint fast aussichtslos. Auch wegen mangelnder Angebote im Bereich Jugendfußball wurden viele Kinder im FSV in der Vergangenheit abgemeldet, obwohl uber Spielgemeinschaften die Moglichkeit besteht, die Kinder im Verein zu halten und dennoch aktiv Fußball spielen zu lassen. Andere Kinder werden zum Kinderturnen angemeldet, bis sie die Altersgrenze erreichen und danach mit ihren Geschwistern „ausgetauscht“. Das alles sind Indizien fur eine mangelnde Attraktivitat des Vereins, deren Ursachen eingangs bereits in Teilen beschrieben worden sind. Ein ganz wesentlicher Faktor neben den passenden Angeboten ist hierbei sicherlich die offentlichkeitswirksame Vermarktung des Vereins, die uberhaupt nicht stattgefunden hat. INTERNET Im Internet war zumindest die Fußballabteilung zeitweise, jedoch selten aktuell vertreten unter www.frankenersv.de/. Die Seite ist technisch derzeit nicht intakt. Es wurde ein CMS-System (Contao) uber die Fa. Programmierwerkstatt Christian Burger gekauft und eingerichtet, das selbstandig durch den Verein gepflegt werden sollte. Aktualisierungen sind anfangs selten, spater nicht mehr vorgenommen worden. Inzwischen ist die Seite „zerschossen“. Unglucklicherweise wurde auch die Domain frankenersv.de nur angemietet und befindet sich somit nicht im Besitz des Vereins. Laut DENIC (zentrale Registrierungsstelle fur .de-Domains) wurde die Domain registriert mit der Inhaberschaft Christian Burger, 59454 Soest. Es wird dringend angeraten, eine vernunftige Homepage erstellen zu lassen und diese im Anschluss durch einen Pressewart regelmaßig zu aktualisieren. Hierbei ist aus Sicht der Arbeitsgruppe darauf zu achten, eine eigene Domain zu erwerben. Eine Uberprufung hat ergeben, dass die Domain frankener-sv.de noch frei ist und auf den Verein registriert werden konnte. Eine Entscheidung uber Technik und Aufbau der Homepage sollte der neu zu wahlende Vorstand zeitnah treffen und entsprechende Angebote einholen. Kapazitaten hierfur sind im Ört vorhanden. S e i t e 21 | 25 ANALYSE PRESSE/PRESSEWART In der Presse kam der Verein nicht vor. Spielberichte zum Spielbetrieb oder auch Ankundigungen zu Angeboten und Aktivitaten der Abteilungen fanden nicht statt. Eine der ersten operativen Maßnahmen der Arbeitsgruppe war die bislang ehrenamtliche Einsetzung von Wolf Eggers als Pressewart. Wolf Eggers arbeitet als freischaffender Fotograf und Mediendesigner und hat sich spontan bereit erklart, die Heimspiele fotografisch und textlich zu dokumentieren und die lokale Presse mit Artikeln uber die Heimspiele der 1. Mannschaft sowie weiteren Aktivitaten aus den Abteilungen und dem Verein zu versorgen. Diese Maßnahme hat wesentlich zur Sichtbarkeit des Vereins und zur außeren Wahrnehmung beigetragen. Fur die Zukunft wird angeraten, diese Stelle weiterhin stabil zu besetzen, indem fur die Pressearbeit eine Ehrenamtspauschale angesetzt wird. EHRENAMTSBEAUFTRAGTER Der Ehrenamtsbeauftrage ist auf Empfehlung des Deutschen Fußballbundes im Jahre 2008 beim Frankener SV eingefuhrt worden. Eingesetzt im FSV wird der Ehrenamtsbeauftragte grundsatzlich, um Gratulationen im Namen des Vereins auszufuhren. Allerdings wird diese Aufgabe nicht konsequent verfolgt, so dass der Ehrenamtsbeauftragte de facto derzeit ohne Funktion ist. Ziel des DFB war es, durch ein Netzwerk von Ehrenamtsbeauftragten eine Nahe zur Basis des Fußballs zu schaffen und gleichzeitig gezielt Hilfestellungen sowie Anregungen zu liefern. Hierbei sollten die Ehrenamtsbeauftragten auf den unterschiedlichen Ebenen ein wichtiges Verbindungsstuck zwischen den Fußballvereinen und dem Dachverband DFB darstellen. Die Aufgaben des Ehrenamtsbeauftragten im Verein sind u.a.: - die ziel gerichtete Einbeziehung - insbesondere junger Menschen - in die Vereinsarbeit („direkte Ansprache") die Mitarbeit an einem positiven Vereinsklima, in dem ehrenamtliche Tatigkeit Spaß macht (Freude vermitteln, Nutzen darlegen, Dankeschon sagen, etc.) die Beratung des Vorstandes: personlicher Ansprechpartner fur Fragen, Anregungen und Probleme der ehrenamtlich Tatigen Informationen fur alle Vereinsmitarbeiter zu Aus-, Fort- und Weiterbildungsangeboten im Sport Unterstutzung bei Ehrungen Vorschlage zu Ehrungs- und Jubilaumsmaßnahmen Örganisationshilfen fur zeitgemaße Ehrungen (attraktiver Ehrungsrahmen und aktive Pressearbeit „Danke! Fur die Mitarbeit") Umsetzung der Ehrungsordnung Entsprechend der Aufgaben sollte fur den Ehrenamtsbeauftragten eine Stellenbeschreibung erfolgen, die beschrieben Aufgaben sollten in Zukunft wahrgenommen werden. S e i t e 22 | 25 MASSNAHMEN Die Arbeitsgruppe nach der Analyse des Vereins nach Struktur, Inhalt und Funktionalitat neben allen bereits beschriebenen Aktivitaten die folgenden Maßnahmen ergriffen: ABGESCHLOSSENE MASSNAHMEN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Berufung Pressewart (ehrenamtlich) Neustrukturierung Vorstand (Örganigramm) Neufassung Satzung Stellenbeschreibungen (Vorsitzender, Geschaftsfuhrer, Kassierer, Abteilungsleiter Fußball) Recherche Fortbildungsangebote (Anlage-Bericht-Fortbildungen) Aktualisierung und Pflege der Mitglieder-Datenbank Interne Finanzprufung (ohne Buchfuhrung, s.o.) Gesprache uber Zwischenergebnisse und Ergebnisse mit dem amtierenden Vorstand Coaching-Angebote fur den Vorstand Findungsgesprache mit moglichen Vorstandsanwartern Kandidatur zum 1. Vorsitzenden (alte Satzung) aus eigenen Reihen: Wolf Eggers OFFENE MASSNAHMEN 1. 2. 3. 4. 5. Prufung/Korrektur der Buchfuhrung und Jahresrechnung Weitere Stellenbeschreibungen laut Örganigramm (z.B. Ehrenamtsbeauftragter, Jugendleiter etc.) Homepage Einfuhrung Datenschutzbeauftragter Aushang-Kasten: Standort gefunden, Anpassungen und Anbringung erforderlich Die Arbeitsgruppe erklart sich bereit, den neuen Vorstand bei der Erledigung der noch offenen Maßnahmen zu unterstutzen, sofern er dies wunscht. S e i t e 23| 25 EMPFEHLUNGEN WEITERES VORGEHEN NEUWAHLEN VORSTAND Die Mitgliederversammlung ist am 08.04.2016 aufgerufen, einen neuen Vorstand nach (alter) bestehender Satzung wahlen. Parallel zu den Bemuhungen der Arbeitsgruppe haben sich 5 Personen fur weitere Vorstandamter gefunden. Zum 1. Vorsitzenden kandidieren wird Wolf Eggers. Mit Wolf Eggers, der nach wie vor auf die Unterstutzung der Arbeitsgruppe zuruckgreifen kann, besteht als Personalie die Moglichkeit, nahtlos an die Konzepte, die hier vorgestellt wurden, anzuknupfen und die Neustrukturierung einzuleiten. Ziel ist es hierbei, nach einjahriger Einarbeitung die Neustrukturierung inhaltlich und formal umgesetzt zu haben. Nach Abschluss der noch offenen Maßnahmen und Einubung der neuen Funktionen und Strukturen steht der Beschluss der neuen Satzung (Anlage-Bericht-Satzung-06.04.2016) in einer außerordentlichen Mitgliederversammlung an. Nach Rechtswirksamkeit der neuen Satzung konnen und mussen (moglicherweise außerordentliche) Neuwahlen des Vorstandes erfolgen. Fur alle beschriebenen Schritte bietet die Arbeitsgruppe bis zum Abschluss der Neustrukturierung ihre Mithilfe an. S e i t e 24| 25 ANLAGEN Organigramm Satzung-06.04.2016 Stellenbeschreibungen: 1. Vorsitzender Geschäftsführer Kassierer Abteilungsleiter Fußball Fortbildungen 2016 Beitragsordnung-25.11.2011 S e i t e 25| 25 Vorsitzende/r Jugendwart/leiter* SG-Vorstand FSV Version 2.4/Stand 17.02.2016 Kassierer/in Organisationsstruktur Geschäftsführer/in ÜL 1. Mannschaft Abteilungsleiter/in Fußball ÜL Kinderturnen Jugendfußball (Liga) Vereinsjugend ÜL Alte Herren Yoga ÜL Bambini ÜL Seniorenturnen … Ehrenamtsbeauftragter ÜL Frauenturnen ÜL Fitness (BBP) ÜL Radfahren ÜL Wandern Abteilungsleiter/in Freizeitsport Platzwart/in Clubhauswart/in Abteilungsleiter/in Gymnastik Pressewart/in Geschäftsführender Vorstand Wird von der Mitgliederversammlung gewählt. Erweiterter Vorstand Wird vom Vorstand und von der Mitgliederversammlung bestätigt. Ausnahme: Jugendleiter wird von Jugendversammlung gewählt, von der Mitgliederversammlung bestätigt. Dienstleister (intern/extern) Werden vom Vorstand berufen. Satzung Frankener Sportverein e.V. (FSV) § 1 Name, Sitz und Eintragung Der am 01.03.1968 in Franken gegründete Verein führt den Namen „Frankener Sportverein“ (FSV). Er ist Mitglied des Sportbundes Rheinland im Landessportbund Rheinland-Pfalz und der zuständigen Fachverbände, deren Sportarten im Verein betrieben werden. Die Vereinsfarben sind blau/blau. Der Verein hat seinen Sitz in 53489 Sinzig-Franken. Er ist in das Vereinsregister unter VR 10435 beim Amtsgericht Koblenz eingetragen. § 2 Zweck des Vereins Der Zweck des Vereins ist die Förderung des Sports und der sportlichen Jugendarbeit. Der Satzungszweck wird insbesondere verwirklicht durch das Angebot sportlicher Übungen und die Förderung sportlicher Leistungen, durch die Veranstaltung von Wettkämpfen und durch die Teilnahme an Sportveranstaltungen. §3 Gemeinnützigkeit Der Verein verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne des Abschnitts „steuerbegünstigte Zwecke“ der Abgabenordnung. Er ist selbstlos tätig und verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke. Alle Mittel des Vereins dürfen nur zu satzungsmäßigen Zwecken verwendet werden. Der Verein ist parteipolitisch und religiös neutral. Die Mitglieder erhalten keine Zuwendungen aus den Mitteln des Vereins. Keine Person darf durch Ausgaben, die dem Vereinszweck fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden. § 4 Erwerb der Mitgliedschaft Mitglied des Vereins kann jede natürliche Person werden. Bei beschränkt geschäftsfähigen oder geschäftsunfähigen Anwärtern ist der Aufnahmeantrag von den gesetzlichen Vertretern zu stellen. Die gesetzlichen Vertreter von minderjährigen Vereinsmitgliedern verpflichten sich mit dem Aufnahmegesuch, für die Beitragsschulden ihrer Kinder aufzukommen. Ein Aufnahmeanspruch besteht nicht. Die Ablehnung der Aufnahme muss nicht begründet werden. 6.4.2016 Die Mitgliedschaft wird durch Aufnahme erworben. Es ist ein schriftlicher Aufnahmeantrag an den geschäftsführenden Vorstand zu richten. 1 § 5 Arten der Mitgliedschaft Der Verein besteht aus: - ordentlichen Mitgliedern jugendlichen Mitgliedern Ehrenmitgliedern Als ordentliche Mitglieder gelten Erwachsene, die das 18. Lebensjahr vollendet haben. Zur Vereinsjugend zählen alle Mitglieder von der Geburt bis zum 18. Lebensjahr. Mitglieder, die sich besonders um den Verein verdient gemacht haben, können auf Vorschlag des Vorstandes von der Mitgliederversammlung zu Ehrenmitgliedern ernannt werden. § 6 Beendigung der Mitgliedschaft (1) Die Mitgliedschaft endet: - durch Austritt aus dem Verein (Kündigung) - durch Ausschluss aus dem Verein (§ 7) - durch Tod - durch Auflösung des Vereins (2) Der Austritt aus dem Verein (Kündigung) erfolgt durch schriftliche Erklärung gegenüber dem Vorstand. Der Austritt kann zum Ende eines Vierteljahres (31.03., 30.06., 30.09., 31.12.) unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von 6 Wochen erklärt werden. (3) Bei Beendigung der Mitgliedschaft erlöschen alle Ansprüche aus dem Mitgliedschaftsverhältnis. Noch ausstehende Verpflichtungen aus der Mitgliedschaft, insbesondere ausstehende Beitragspflichten, bleiben von der Beendigung der Mitgliedschaft unberührt. Vereinseigene Gegenstände sind dem Verein herauszugeben oder wertmäßig abzugelten. § 7 Ausschluss aus dem Verein (1) Ein Ausschluss kann erfolgen, wenn ein Mitglied: - trotz schriftlicher Mahnung seinen Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommt - grobe Verstöße gegen die Satzung und Ordnungen schuldhaft begeht - in grober Weise den Interessen des Vereins und seiner Ziele zuwiderhandelt (3) Der Antrag auf Ausschluss ist dem betroffenen Mitglied samt Begründung in Schriftform zustellen. Das betroffene Mitglied wird aufgefordert, innerhalb einer Frist von drei Wochen zu dem Antrag auf Ausschluss Stellung zu beziehen. Nach Ablauf der Frist ist vom Gesamtvorstand unter Berücksichtigung einer zugegangenen Stellungnahme des betroffenen Mitgliedes über den Antrag zu entscheiden. (4) Der Gesamtvorstand entscheidet mit einfacher Mehrheit. 6.4.2016 (2) Über den Ausschluss entscheidet der Gesamtvorstand auf Antrag. Zur Antragsstellung ist jedes ordentliche Mitglied berechtigt. 2 (5) Der Ausschließungsbeschluss wird mit Zustellung an das betroffene Mitglied wirksam. (6) Der Beschluss ist dem Mitglied schriftlich unter Angabe der Begründung mittels eingeschriebenem Brief mitzuteilen. (7) Gegen den Ausschließungsbeschluss steht dem betroffenen Mitglied das Rechtsmittel der Beschwerde bei der Mitgliederversammlung zu. Die Beschwerde ist innerhalb einer Frist von zwei Wochen ab Zugang des Ausschließungsbeschlusses schriftlich und unter Angaben von Gründen an den Vorstand zu richten. Die Beschwerde hat keine aufschiebende Wirkung. (8) Über die Beschwerde entscheidet die nächste ordentliche Mitgliederversammlung. § 8 Beiträge (1) Der Mitgliedsbeitrag sowie Sonderbeiträge, Aufnahmegebühren und Umlagen werden von der Mitgliederversammlung im Rahmen der Beitragsordnung festgelegt. (2) Der Vorstand kann in begründeten Fällen Beiträge, Aufnahmegebühren oder Umlagen ganz oder teilweise erlassen oder stunden. (3) Ehrenmitglieder können von der Pflicht zur Zahlung von Beiträgen und Umlagen befreit werden. (4) Über die Erhebung und Höhe von zusätzlichen abteilungsspezifischen Beiträge entscheidet die jeweilige Abteilung. (5) Fällige Beitragsforderungen werden vom Verein außergerichtlich und gerichtlich geltend gemacht. (6) Näheres regelt die Beitragsordnung. § 9 Rechte minderjähriger Mitglieder (1) Kinder bis zum 7. Lebensjahr und andere Personen, die als geschäftsunfähig im Sinne der Regelungen des BGB gelten, können ihre Mitgliederrechte nicht persönlich ausüben. Diese werden durch ihre gesetzlichen Vertreter wahrgenommen. (3) Mitglieder zwischen dem 7. und 18. Lebensjahr haben ausschließlich in der Jugendversammlung volles Stimmrecht. (4) Mitglieder bis zum 18. Lebensjahr sind vom Stimmrecht in der Mitgliederversammlung ausgeschlossen. 6.4.2016 (2) Kinder und Jugendliche zwischen dem 7. und 18. Lebensjahr üben ihre Mitgliederrechte persönlich aus, sofern ihre gesetzlichen Vertreter dem zustimmen. 3 § 10 Ordnungsgewalt des Vereins (1) Jedes Mitglied ist verpflichtet, die Regelungen dieser Satzung sowie der Vereinsordnungen zu beachten, einzuhalten und insbesondere den Anweisungen und Entscheidungen der Vereinsorgane Folge zu leisten. (2) Das Verhalten eines Mitgliedes, das nach § 7 dieser Satzung zum Vereinsausschluss führen kann, kann alternativ auch nachfolgende Vereinsstrafen nach sich ziehen: - Ordnungsstrafe bis 50,00 Euro - befristeter Ausschluss vom Trainings- und Übungsbetrieb (3) Das Verfahren wird vom Vorstand eingeleitet. (4) Das betroffene Mitglied wird aufgefordert, innerhalb einer Frist von drei Wochen zu dem Antrag Stellung zu nehmen. (5) Der Vorstand kann die Vereinsstrafe festsetzen. Es findet § 7 Absätze 4-9 Anwendung. § 11 Vereinsorgane Organe des Vereins sind: - die Mitgliederversammlung der Vorstand die Jugendversammlung § 12 Vergütung der Organmitglieder, Aufwendungsersatz, bezahlte Mitarbeit (1) Die Vereins- und Organämter werden grundsätzlich ehrenamtlich ausgeübt, soweit diese Satzung nicht etwas anderes bestimmt. (3) Die Mitglieder und Mitarbeiter des Vereins haben einen Aufwendungsersatzanspruch gemäß § 670 BGB für solche Aufwendungen, die ihnen durch die Tätigkeit für den Verein entstanden sind. Die Mitglieder und Mitarbeiter haben das Gebot der Sparsamkeit zu beachten. Der Gesamtvorstand kann durch Beschluss im Rahmen der steuerrechtlichen Möglichkeiten Aufwandspauschalen festsetzen. 6.4.2016 (2) Die Mitgliederversammlung kann bei Bedarf und unter Berücksichtigung der wirtschaftlichen Verhältnisse und der Haushaltslage beschließen, dass Vereins- und Organämter entgeltlich auf der Grundlage eines Dienstvertrages oder gegen Zahlung einer pauschalen Aufwandsentschädigung im Rahmen des § 3, 26a EStG ausgeübt werden. Für die Entscheidung über Vertragsbeginn, Vertragsinhalte und Vertragsende ist der geschäftsführende Vorstand zuständig. 4 (4) Der Anspruch auf Aufwendungsersatz kann nur innerhalb einer Frist von 6 Monaten nach seiner Entstehung geltend gemacht werden. Erstattungen werden nur gewährt, wenn die Aufwendung mit prüffähigen Belegen und Aufstellungen nachgewiesen werden. (5) Einzelheiten kann die Finanzordnung regeln. § 13 Die Mitgliederversammlung A. Die ordentliche Mitgliederversammlung (1) Oberstes Organ des Vereins ist die Mitgliederversammlung. (2) Eine ordentliche Mitgliederversammlung findet einmal im Jahr statt. (3) Die Mitgliederversammlung wird vom Vorstand unter Einhaltung einer Frist von 10 Kalendertagen mit Schreiben an alle Mitglieder unter Angabe der Tagesordnung einberufen. Die Frist beginnt mit dem auf die Absendung des Einladungsschreibens folgenden Tag. Die Tagesordnung setzt der Vorstand durch Beschluss fest. (4) Jede ordnungsgemäß einberufene Mitgliederversammlung ist unabhängig von der Anzahl der anwesenden Mitglieder beschlussfähig. (5) Die Mitgliederversammlung wird vom 1. Vorsitzenden, bei dessen Verhinderung von seinem Stellvertreter oder einem weiteren Mitglied des geschäftsführenden Vorstandes, geleitet. Ist kein Vorstandsmitglied anwesend, bestimmt die Versammlung den Leiter. Der Versammlungsleiter bestimmt den Protokollführer. (6) Alle Abstimmungen und Wahlen erfolgen offen per Handzeichen. Eine geheime Abstimmung ist durchzuführen, wenn dies mindestens von einem Stimmberechtigten verlangt wird. (7) Die Entscheidungen der Mitgliederversammlung werden mit einfacher Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen beschlossen. Bei Stimmengleichheit gilt ein Antrag als abgelehnt. Stimmenthaltungen werden als ungültige Stimmen gewertet. Zur Änderung der Satzung ist eine Mehrheit von drei Vierteln der abgegebenen Stimmen erforderlich. (8) Über die Beschlüsse der Mitgliederversammlung ist ein Protokoll anzufertigen, das vom Versammlungsleiter und vom Protokollführer zu unterzeichnen ist. (10)Jedes Mitglied kann bis spätestens 5 Kalendertage vor dem Tag der Mitgliederversammlung bei geschäftsführenden Vorstand schriftlich beantragen, dass weitere Angelegenheiten nachträglich auf die Tagesordnung gesetzt werden. Anträge auf Satzungsänderung sind den Mitgliedern nach Ablauf der Antragsfrist zu übersenden. Der Versammlungsleiter hat zu Beginn der Mitgliederversammlung die Tagesordnung entsprechend zu ergänzen. 6.4.2016 (9) Jedes Mitglied hat mit Vollendung des 18. Lebensjahres in der Mitgliederversammlung ein Stimmrecht. Wählbar ist jedes Mitglied mit Vollendung des 18. Lebensjahres. Jedes stimmberechtigte Mitglied hat eine Stimme. Das Stimmrecht ist nicht übertragbar. 5 B. Zuständigkeiten der Mitgliederversammlung Die Mitgliederversammlung ist unter anderem für folgende Vereinsangelegenheiten zuständig: 1. Entgegennahme der Berichte des Vorstandes 2. Entgegennahme der Kassenprüfberichte 3. Entlastung des Vorstandes 4. Wahl der Mitglieder des Vorstandes 5. Bestätigung der abteilungsseitig gewählten bzw. vom Vorstand einberufenen Abteilungsleiter/innen und des von der Jugendversammlung gewählten Jugendleiters 6. Wahl der Kassenprüfer 7. Änderung der Satzung und Beschlussfassung über Auflösung oder Fusion des Vereins 8. Beschlussfassungen über Beschwerden bei Vereinsausschlüssen oder Vereinsstrafen 9. Beschlussfassungen über eingereichte Anträge C. Die außerordentliche Mitgliederversammlung Der Vorstand kann jederzeit eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen. Diese muss einberufen werden, wenn das Interesse des Vereins es erfordert oder wenn die Einberufung von 25 % aller Mitglieder schriftlich unter Angabe des Zwecks und der Gründe vom Vorstand verlangt wird. Für die außerordentliche Mitgliederversammlung gilt § 13 entsprechend. § 14 Der Vorstand A. Der geschäftsführende Vorstand (1) Der geschäftsführende Vorstand besteht aus: a. dem/der Vorsitzenden b. dem/der Geschäftsführer/in c. dem/der Kassierer/in Vorstand im Sinne des § 26 BGB sind der Vorsitzende und der Geschäftsführer. Sie vertreten den Verein gerichtlich und außergerichtlich. Jeder von ihnen ist allein vertretungsberechtigt. Im Innenverhältnis zum Verein wird der Geschäftsführer als Stellvertreter jedoch nur bei Verhinderung des Vorsitzenden tätig. Die Bestellung der Mitglieder des geschäftsführenden Vorstandes erfolgt durch Wahl der Mitgliederversammlung. Die Amtsdauer beträgt 2 Jahre. Eine Wiederwahl ist zulässig. Die Wahl erfolgt jeweils einzeln. (2) Aufgabe des geschäftsführenden Vorstandes ist die Leitung und Geschäftsführung des Vereins. Er ist für alle Aufgaben zuständig, die nicht durch die Satzung oder Ordnung einem anderen Vereinsorgan zugewiesen sind. (3) Der geschäftsführende Vorstand kann Ausschüsse bilden. (5) Der geschäftsführende Vorstand bleibt auch nach Ablauf der Amtszeit im Amt, bis ein neuer Vorstand gewählt ist. Abwesende können gewählt werden, wenn sie ihre Bereitschaft zur Wahl des Amtes vorher schriftlich erklärt haben. 6.4.2016 (4) Der geschäftsführende Vorstand kann sich durch Beschluss eine Geschäftsordnung geben. 6 (6) Die Mitglieder des geschäftsführenden Vorstandes haben in der Sitzung des geschäftsführenden Vorstandes je eine Stimme. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorsitzenden. Sitzungen werden durch den Vorsitzenden einberufen. Der geschäftsführende Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens zwei Vorstandsmitglieder anwesend sind. (7) Die Beschlüsse des geschäftsführenden Vorstandes sind zu protokollieren. B. Der Vorstand (1) Der Vorstand besteht aus: a. den Mitgliedern des geschäftsführenden Vorstandes b. dem Jugendleiter/-wart c. dem Ehrenamtsbeauftragten d. den Abteilungsleitern (2) Aufgaben des Vorstandes sind insbesondere: - die Aufstellung des Haushaltsentwurfs und evtl. Nachträge - die Vorlage von Jahresberichten für die Mitgliederversammlung (3) Die Mitglieder des Vorstandes haben in der Sitzung des Vorstandes je eine Stimme. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorsitzenden. Sitzungen werden durch den Vorsitzenden einberufen. Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der Vorstandsmitglieder anwesend sind. (4) Der Vorstand trifft mindestens alle 2 Monate zusammen. (5) Der Vorstand kann die Gründung von Abteilungen beschließen. § 15 Abteilungen und Ausschüsse (1) Die Gründung von Abteilungen kann beschlossen werden durch den Vorstand oder durch die Mitgliederversammlung. (2) Jede Abteilung wählt für die Dauer von 2 Jahren einen Abteilungsleiter, alternativ kann der geschäftsführende Vorstand einen Abteilungsleiter berufen. Die Bestätigung kann unter Angabe von Gründen abgelehnt werden. Die Mitglieder der Abteilung müssen dann erneut einen Abteilungsleiter wählen oder alternativ muss der geschäftsführende Vorstand einen neuen Abteilungsleiter bestellen. Wird der erstmalig nicht bestätigte Abteilungsleiter erneut gewählt oder bestellt, kann er in der Mitgliederversammlung erneut zur Bestätigung vorgestellt werden. Lehnt die Mitgliederversammlung die Bestätigung zum zweiten Male ab, muss ein anderer Abteilungsleiter durch die Abteilung gewählt bzw. den geschäftsführenden Vorstand bestellt werden. Lehnt die Mitgliederversammlung die Bestätigung zum zweiten Male ab, muss ein anderer Abteilungsleiter durch die Abteilung gewählt bzw. den geschäftsführenden Vorstand bestellt werden. 6.4.2016 Die Mitgliederversammlung bestätigt die Abteilungsleiter durch Beschluss. 7 (3) Die Abteilungen geben sich eine Abteilungsordnung. Die Abteilungsordnung bedarf der Genehmigung des Vorstandes. (4) Der geschäftsführende Vorstand kann für bestimmte Aufgaben Ausschüsse bilden, deren Mitglieder vom geschäftsführenden Vorstand berufen werden. (5) Die Mitglieder des Ausschusses wählen einen Vorsitzenden. Der Ausschussvorsitzende unterrichtet den geschäftsführenden Vorstand über die Arbeit und Ergebnisse des Ausschusses. (6) Die Beschlüsse der Abteilungsversammlungen und der Ausschüsse sind zu protokollieren. § 16 Vereinsjugend (1) Die Vereinsjugend ist die Gemeinschaft alle Mitglieder bis zur Vollendung des 18. Lebensjahres. Sie ist zuständig für alle Jugendangelegenheiten des Vereins. (2) Die Vereinsjugend führt und verwaltet sich selbständig und entscheidet über die ihr durch den Haushalt zufließenden Mittel. (3) Organe der Vereinsjugend sind: - der/die Jugendleiter/in - die Jugendversammlung (4) Die Jugendversammlung beschließt eine Jugendordnung. (5) Der/die Jugendleiter/in ist Mitglied des Gesamtvorstandes. § 17 Kassenprüfer (1) Die Mitgliederversammlung wählt zwei Kassenprüfer und einen Ersatzkassenprüfer (optional), die nicht dem Gesamtvorstand angehören dürfen. (3) Die Kassenprüfer prüfen einmal jährlich die gesamte Vereinskasse mit allen Konten, Buchungsunterlagen und Belegen und erstatten der Mitgliederversammlung darüber einen Bericht. (4) Der Auftrag der Kassenprüfer erstreckt sich neben der Prüfung der reinen Kassenführung auch darauf, ob die Mittel wirtschaftlich verwendet worden sind, ob die Ausgaben sachlich richtig sind. Für den Fall, dass ein Haushaltsplan besteht, prüfen die Kassenprüfer, ob die Ausgaben und Einnahmen mit dem Haushaltsplan übereinstimmen. 6.4.2016 (2) Die Amtszeit der Kassenprüfer und des Ersatzkassenprüfers beträgt jeweils ein Jahr. Eine Wiederwahl ist zulässig. 8 § 18 Vereinsordnungen Der Verein besitzt die folgenden Ordnungen, die durch die Mitglieder- bzw. Abteilungs- und Jugendversammlungen beschlossen werden: - Beitragsordnung Ehrenordnung Jugendordnung Abteilungsordnungen Darüber hinaus ist der Gesamtvorstand ermächtigt, sich eine Geschäftsordnung zu geben. Die Ordnungen sind nicht Bestandteil der Vereinssatzung. § 19 Datenschutz Zur Erfüllung der Zwecke des Vereins werden unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) personenbezogene Daten der Mitglieder erhoben, gespeichert, übermittelt und verändert. Allen Organen des Vereins, allen Mitarbeitern und sonst für den Verein tätigen Personen ist es untersagt, personenbezogene Daten zu anderen als dem jeweiligen zur Aufgabenerfüllung gehörigen Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Verpflichtung besteht auch über das Ausscheiden aus dem Verein hinaus. Zuwiderhandlungen werden gemäß BDSG zur Anzeige gebracht. § 20 Auflösung des Vereins (1) Die Auflösung des Vereins kann nur in einer zu diesem Zweck einberufenen Mitgliederversammlung beschlossen werden. (2) Die Einberufung einer solchen Versammlung darf nur erfolgen, wenn es der Vorstand mit einer Mehrheit von drei Vierteln seiner Mitglieder beschlossen hat oder wenn von einem Drittel der Vereinsmitglieder diese schriftlich gefordert wurde. (3) Die Mitgliederversammlung ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der stimmberechtigten Mitglieder anwesend ist. Die Auflösung kann nur mit einer Mehrheit von drei Vierteln der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder beschlossen werden. (4) Sollte bei der ersten Versammlung weniger als die Hälfte der stimmberechtigten Mitglieder anwesend sein, ist eine zweite Versammlung einzuberufen, die dann mit einer Mehrheit von drei Vierteln der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder beschlussfähig ist. 6.4.2016 (5) Die Liquidation erfolgt durch den Vorsitzenden und den Geschäftsführer, sofern die Mitgliederversammlung nichts anderes beschließt. 9 (6) Zu Liquidatoren können auch andere Personen durch die Mitgliederversammlung bestellt werden. Für die Bestellung der Liquidatoren sind die für die Bestellung des Vorstandes geltenden Vorschriften maßgebend. Die Liquidatoren haben die rechtliche Stellung des Vorstandes, soweit sich nicht aus dem Zwecke der Liquidation etwas anderes ergibt. Sind mehrer Liquidatoren vorhanden, so sind sie nur gemeinschaftlich zur Vertretung befugt und können Beschlüsse nur einstimmig fassen. (7) Bei Auflösung des Vereins oder bei Wegfall seines steuerbegünstigten Zweckes fällt nach Beendigung der Liquidation das vorhandene Vereinsvermögen der Dorfgemeinschaft Franken e.V. zu, die es ausschließlich und unmittelbar für gemeinnützige Zwecke zu verwenden hat. § 21 Schlussklausel (1) Diese Satzung wurde durch die Mitgliederversammlung am …. beschlossen. (2) Diese Satzung tritt am ... in Kraft. (3) Alle bisherigen Satzungen treten zu diesem Zeitpunkt hiermit außer Kraft. Sinzig-Franken, den …. Geschäftsführer/in 6.4.2016 Vorsitzende/r 10 Stellenbeschreibung - Vorsitzender Formeller Teil 1. Erläuterung der Stelle 1.1 Bezeichnung 2. Eingliederung in die Vereinsorganisation 2.1 2.2 2.3 2.4 Vereinsorgan Bereich Hierachie Organisationsstruktur untergeordnete Abteilungen 2.5 übergeordnete Instanz 3. Vertretungsverhältnisse 3.1 3.2 der Stelleninhaber vertritt der Stelleninhaber wird vertreten 4. Aktualisierung dieser Stellenbeschreibung 4.1 4.2 aufgestellt am letztmalig überarbeitet Vereinsvorsitzender Vorstand gem. § 26 BGB Gesamtverein Geschäftsführender Vorstand Vereinsjugend, Jugendwart/-leiter, Ehrenamtsbeauftragter, Pressewart Mitgliederversammlung den Gesamtverein gem. § 26 BGB durch den Geschäftsführer 29.3.2016 15.02.16 29.03.16 Anlage-Bericht-Stellenbeschreibung-Vorsitzender 1 Inhaltlicher Teil 5. Hauptaufgaben und Ziele 5.1 5.2 5.3 . repräsentiert den Verein nach innen und außen vertritt den Verein gerichtlich und außergerichtlich verantwortlich für die strukturelle Handlungsfähigkeit des Vereins 6. Wichtige Einzelaufgaben 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 beruft die Sitzungen und Versammlungen ein führt den Vorsitz in Sitzungen und Versammlungen ist Ansprechpartner für Geschäftsführer und Kassierer ist Ansprechpartner für die ihm direkt zugeordneten Abteilungsleiter bzw. Funktionsträger unterrichtet den Vorstand über die laufenden Geschäfte koordiniert mit Geschäftsführer und Kassierer zuständig Einstellung und Betreuung externer Dienstleister überwacht die Durchführung der Beschlüsse der Mitgliederversammlung erstattet der Mitgliederversammlung Bericht 7. Laufende Sachaufgaben 7.1 bedient sich der Mitglieder des geschäftsführenden Vorstandes für die Ausübung und Überwachung der laufenden Geschäfte 8. Planungsaufgaben 8.1 8.2 8.3 Verbesserung der Vereinsarbeit Rationalisierung Darstellung des Vereins im gesellschaftspolitischen Bereich 9. Organisationsaufgaben laufende Verbesserung des Organisationssystems Abstimmung mit untergeordneten Abteilungen 29.3.2016 9.1 9.2 Anlage-Bericht-Stellenbeschreibung-Vorsitzender 2 10. Kontrollaufgaben 10.1 hält alle Vereinsfunktionäre an, die übernommenen Aufgaben zu erfüllen 11. Mitglieds- und Mitarbeiteraufgaben 11.1 kümmert sich um umfassende Mitgliederinformation 11.2 kümmert sich um Weiterbildungsangebote der Mitarbeiter/Ehrenamtlichen 12. Entscheidungsbefugnisse 12.1 entscheidet zusammen mit dem geschäftsführenden und je nach Zuordnung mit dem erweiterten Vorstand alle Vereinsangelegenheiten 12.2 bei Stimmengleichheit gibt seine Stimme den Ausschlag 12.3 Verfügungsgewalt über alle Vereinskonten (im Rahmen der Geschäftsordnung) 13. Unterschriftenbefugnisse 13.1 darf alle Korrespondenzen unterschreiben 13.2 darf alle Rechtsgeschäfte tätigen 13.3 Verfügungsgewalt über alle Konten (im Rahmen der Geschäftsordnung) 14. Vertretungsregelung 29.3.2016 14.1 der Vorsitzende bestellt bei seiner Verhinderung den Geschäftsführer zu seiner Vertretung Anlage-Bericht-Stellenbeschreibung-Vorsitzender 3 Stellenbeschreibung - Geschäftsführer Formeller Teil 1. Erläuterung der Stelle 1.1 Bezeichnung 2. Eingliederung in die Vereinsorganisation 2.1 2.2 2.3 2.4 Vereinsorgan Bereich Hierachie Organisationsstruktur untergeordnete Abteilungen 2.5 übergeordnete Instanz 3. Vertretungsverhältnisse 3.1 3.2 der Stelleninhaber vertritt der Stelleninhaber wird Vertreten durch 4. Aktualisierung dieser Stellenbeschreibung 4.1 4.2 aufgestellt am letztmalig überarbeitet Geschäftsführer Vorstand gem. § 26 BGB Gesamtverein Geschäftsführender Vorstand Seniorenfußball, Gymnastik, Freizeit Platzwart Mitgliederversammlung den Gesamtverein gem. § 26 BGB den Vorsitzenden .29.03.2016 15.02.16 29.03.16 Anlage-Bericht-Stellenbeschreibung-Geschäftsführer 1 5. Aufgaben und Ziele 5.1 5.2 5.3 vertritt den Verein gerichtlich und außergerichtlich verantwortlich für die Umsetzung struktureller Vorgaben von Organisation und Vorsitzendem führt die Vereinsgeschäfte nach innen und außen 6. Wichtige Einzelaufgaben 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 6.11 6.12 6.13 ist Ansprechpartner für Vorsitzenden und Kassierer ist Ansprechpartner für die ihm direkt zugeordneten Abteilungsleiter unterrichtet den Vorstand über die laufenden Geschäfte ist zusammen mit Vorsitzendem und Kassierer zuständig für Einstellung und Betreuung externer Dienstleister Verträge Mitarbeiter, Ehrenamtler führt die Mitglieder-Datenbank (alternativ Kassierer) erstellt statistische Auswertungen (alternativ Kassierer) ist Ansprechpartner fürs Finanzamt zuständig für Versicherungen zuständig fürs Amtsgericht (Registergericht) Bindeglied zum SG-Vorstand verantwortlicher Ansprechpartner für Verbände An- und Abmeldungen beim Fußballverband Passanträge 7. Laufende Sachaufgaben 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 Korrespondenz Tagesgeschäft, Eingangs- und Ausgangspost Ablage des anfallenden Schriftgutes Änderungsdienst der Mitgliederstammdaten (alternativ Kassierer) Aufnahme von Neumitgliedern Prüfung der Beitragssätze (alternativ Kassierer) Mahnung von Beiträgen (alternativ Kassierer) turnusmäßige Sichtung der Einnahmen und Ausgaben (Kontoauszüge) Genehmigungen/GEMA (z.B. bei Veranstaltungen) 8. Planungsaufgaben 8.1 Entwurf Haushaltsplanung (mit Kassierier) 9. Organisationsaufgaben Anlage-Bericht-Stellenbeschreibung-Geschäftsführer .29.03.2016 Inhaltlicher Teil 2 9.1 9.2 9.3 9.4 Weitergabe von Korrespondenz und Informationen, schriftlich oder mündlich an die Abteilungen Abstimmung mit untergeordneten Abteilungen Abstimmung mit SG-Vorstand Abstimmung mit Platzwart, weisungsbefugt 10. Kontrollaufgaben 10.1 Erledigungskontrolle von Arbeitsanweisungen an die Abteilungen 10.2 Einhaltung Haushaltsplan 11. Mitglieds- und Mitarbeiteraufgaben 11.1 Betreuung Platzwart 12. Entscheidungsbefugnisse 12.1 entscheidet zusammen mit dem geschäftsführenden und je nach Zuordnung mit dem erweiterten Vorstand alle Vereinsangelegenheiten 12.2 Verfügungsgewalt über alle Vereinskonten tätigen (im Rahmen Geschäftsordnung) 13. Unterschriftenbefugnisse 13.1 darf Korrespondenzen gemeinsam mit dem Vorsitzenden oder Kassierer unterschreiben 13.2 darf gemeinsam alle Rechtsgeschäfte tätigen 13.3 darf Kontoverfügungen alleine tätigen (im Rahmen der Geschäftsordnung) 14. Vertretungsregelung .29.03.2016 14.1 der Geschäftsführer bestellt bei seiner Verhinderung den Vorsitzenden oder den Kassierer zu seiner Vertretung Anlage-Bericht-Stellenbeschreibung-Geschäftsführer 3 Stellenbeschreibung - Kassierer Formeller Teil 1. Erläuterung der Stelle 1.1 Bezeichnung 2. Eingliederung in die Vereinsorganisation 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 Vereinsorgan Bereich Hierachie Organisationsstruktur untergeordnete Abteilungen übergeordnete Instanz 3. Vertretungsverhältnisse 3.1 der Stelleninhaber wird Vertreten durch 4. Aktualisierung dieser Stellenbeschreibung 4.1 4.2 aufgestellt am letztmalig überarbeitet Anlage-Bericht-Stellenbeschreibung-Kassierer Vorstand gem. § 26 BGB Gesamtverein Geschäftsführender Vorstand Clubhauswart (ext. Dienstleister) Mitgliederversammlung den Geschäftsführer 17.02.16 23.03.16 23.3.2016 Inhaltlicher Teil Kassierer 1 Hauptaufgaben und Ziele 5.1 5.2 5.3 Überwachung des Haushaltsplanes Erstellung Gewinn- und Verlustrechnung Vollzug aller Vorgaben zur Gemeinnützigkeit 6. Wichtige Einzelaufgaben 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 Erstellung von Steuererklärungen (in Absprache mit Geschäftsführer) Erstellung des Kassenberichts für die Mitgliederversammlung Betreibung der Mitgliederbeiträge Ansprechpartner für Clubhauswart Verantwortlich für Einnahmen aus Spielbetrieb 7. Laufende Sachaufgaben 7.1 7.3 7.4 bedient sich der Mitglieder des geschäftsführenden Vorstandes für die Ausübung und Überwachung der Haushaltsansätze Vorbereiten der Kontoauszüge für den Geschäftsführer, Sammeln der Auszüge und monatliche Weitergabe an den Geschäftsführer Vorgaben an Geschäftsführer für das Mahnwesen Rechnungen bezahlen (Beachtung Haushaltsplan) 8. Planungsaufgaben 8.1 Entwurf Haushaltsplanung (mit Geschäftsführer) 9. Organisationsaufgaben 9.1 9.2 9.3 Austausch von Zahlungseingangs-/ausgangslisten mit dem Geschäftführer Abstimmung mit Clubhauswart, weisungsbefugt Abstimmung mit SG-Vorstand zum Budget 10. Kontrollaufgaben 7.2 10.1 Einhaltung Haushaltsplan 10.2 Überwachung des gesamten Finanzwesens 10.3 Überwachung der Gemeinnützigkeit Anlage-Bericht-Stellenbeschreibung-Kassierer 23.3.2016 5. 2 11. Mitglieds- und Mitarbeiteraufgaben 11.1 Betreuung Clubhauswart, weisungsbefugt -312. Entscheidungsbefugnisse 12.1 entscheidet zusammen mit dem geschäftsführenden und je nach Zuordnung mit dem erweiterten Vorstand alle Vereinsangelegenheiten 12.2 Verfügungsgewalt über alle Vereinskonten 13. Unterschriftenbefugnisse 13.1 ist zeichnungsberechtigt für seine Ressortangelegenheiten im Innenverhältnis 13.2 zeichnungsberechtigt für die Vereinskonten 14. Vertretungsregelung 23.3.2016 14.1 der Kassierer bestellt bei Verhinderung den Geschäftsführer zu seiner Vertretung Anlage-Bericht-Stellenbeschreibung-Kassierer 3 Stellenbeschreibung – Abteilungsleiter Fußball Formeller Teil 1. Erläuterung der Stelle 1.1 Bezeichnung 2. Eingliederung in die Vereinsorganisation 2.1 2.2 2.3 2.4 Vereinsorgan Bereich Hierachie Organisationsstruktur untergeordnete Abteilungen 2.5 übergeordnete Instanz 3. Vertretungsverhältnisse 3.1 3.2 der Stelleninhaber vertritt der Stelleninhaber wird vertreten durch 4. Aktualisierung dieser Stellenbeschreibung 4.1 4.2 aufgestellt am letztmalig überarbeitet Abteilungsleiter Fußball erweiterter Vorstand Abteilung Fußball erweiterter Vorstand Seniorenfußball (1. Mannschaft), SG-Vorstand FSV, Jugendfußball, Alte Herren Geschäftsführender Vorstand die Abteilung Fußball SG-Vorstand FSV (n.a.) 29.3.2016 17.02.16 29.03.16 Anlage-Bericht-Stellenbeschreibung-Abteilungsleiter-Fußball 1 Inhaltlicher Teil 5. Aufgaben und Ziele 5.1 5.2 vertritt die Interessen der Abteilung Fußball Aufrechterhaltung des Spielbetriebes aller im Wettbewerb stehenden Fußballmannschaften des Vereins 6. Wichtige Einzelaufgaben 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 ist Ansprechpartner für alle Fußballmannschaften der Abteilung (2.4) ist Ansprechpartner für SG-Vorstand ist Ansprechpartner für Schiedrichter des Vereins ist Ansprechpartner für alle Trainer und Übungsleiter der Abteilung unterrichtet den Vorstand über SG-Angelegenheiten unterrichtet den Vorstand über Spielbetrieb und Angelegenheiten aller Mannschaften 6.7 Sondierungsgespräche Trainerwechsel 6.8 Kommunikation mit Fußballverband (in Abstimmung mit SG-Vorstand) 6.9 Weiterleitung/Koordinierung Spielberichte an Pressewart 6.10 Bindeglied zum SG-Vorstand Laufende Sachaufgaben 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5.1 Korrespondenz Tagesgeschäft Fußballverband Ablage des anfallenden Schriftgutes Änderungsdienst der Mitgliederstammdaten Fußballspieler an Geschäftsführer Weiterleitung/Koordinierung Spielberichte an Pressewart Abwicklung/Einsprüche Strafgelder und Weiterleitung abgewickelte Strafgeldbescheide an Kassierer 8. Planungsaufgaben 8.1 8.2 Entwurf Haushaltsplanung Abteilung Sollplanung Schiedrichter 29.3.2016 7. Anlage-Bericht-Stellenbeschreibung-Abteilungsleiter-Fußball 2 9. Organisationsaufgaben 9.1 9.2 9.3 9.4 Weitergabe von Korrespondenz und Informationen, schriftlich oder mündlich an den Geschäftsführer Abstimmung mit untergeordneten Abteilungen Abstimmung mit SG-Vorstand Abstimmung mit Platzwart, nicht weisungsbefugt 10. Kontrollaufgaben 10.1 Erledigungskontrolle von Arbeitsanweisungen an die Abteilungen 11. Mitglieds- und Mitarbeiteraufgaben 11.1 Betreuung untergeordnete Abteilungen 12. Entscheidungsbefugnisse 12.1 Trainerauswahl zusammen mit geschäftsführendem Vorstand 12.2 Schiedsrichterauswahl zusammen mit geschäftsführendem Vorstand 13. Unterschriftenbefugnisse keine 14. Vertretungsregelung 29.3.2016 14.1 der Abteilungsleiter Fußball kann sich mit Zustimmung des geschäftsführenden Vorstandes vertreten lassen durch einen Vertreter aus der Abteilung. Anlage-Bericht-Stellenbeschreibung-Abteilungsleiter-Fußball 3 Fortbildungstermine 2016 GRUNDLAGEN DES VEREINSMANAGEMENTS Obligatorisch ist für alle Teilnehmer der Besuch des Zertifikatslehrgangs „Grundlagen des Vereinsmanagements“ mit 60 LE. Modullehrgang Herbst – Koblenz Termine: Modul 1: 15. – 17.09.2016 Modul 2: 22. – 24.09.2016 Zeit: Do. - Sa., 9 - 18 Uhr OFFENE AUSBILDUNG VEREINSMANAGER C (FAKULTATIV, WENN WUNSCH ZUR AUSBILDUNG ZUM VM C BESTEHT) Die Offene Ausbildung zum DOSB Vereinsmanager-C ermöglicht interessierten Vereinsvertretern eine an den Schwerpunkten der eigenen Vereinstätigkeit orientierte Ausbildung. Die Ausbildung (120 LE) absolvieren Sie innerhalb von maximal zwei Jahren über unsere Lehrgangsangebote mit Zertifikat aus den Seminarprogrammen 2015/2016. Unsere Lehrgänge mit Zertifikat bieten Ihnen eine hervorragende Möglichkeit, für bestimmte Vorstandsämter eine spezielle Qualifikation im Rahmen der Ausbildung zu erwerben. Die Ausbildung endet mit einer Lernerfolgskontrolle. Kosten: 180 Euro (beinhaltet Grundlagenlehrgang, 60 LE ausgewählte Lehrgänge, inkl. Übernachtung im DZ & Verpflegung) KOMPAKTAUSBILDUNG VEREINSMANAGER C (FAKULTATIV, WENN WUNSCH ZUR AUSBILDUNG ZUM VM C BESTEHT) Die Kompaktausbildung zum DOSB Vereinsmanager-C ermöglicht es Ihnen, schnell umfassendes Wissen zu den verschiedenen Bereichen des Vereinsmanagements zu erwerben. Bestandteile dieser Ausbildung sind drei mehrtägige Lehrgangsmodule (jeweils Donnerstag bis Samstag/Sonntag) sowie eine Projektarbeit und ein abschließendes Modul. Der Erhalt der Lizenz setzt den Besuch des kompletten Lehrgangs voraus und endet mit einer Lernerfolgskontrolle. Modullehrgang – Koblenz Modul 1: 02.-04.06.2016 Modul 2: 09.-11.06.2016 Modul 3: 23.-25.06.2016 Zeit: Do. - Sa., 9 - 18 Uhr So., 9 - 13 Uhr Abschlussmodul: 10.09.2016 Kosten: 180 Euro (inkl. Übernachtung im DZ & Verpflegung) 21.10.2015 Termine: Anlage-Bericht-Fortbildungen 1 LEHRGÄNGE MIT ZERTIFIKAT Die Lehrgänge mit Zertifikat können auch einzeln ohne Teilnahme an der Offenen Ausbildung zum DOSB Vereinsmanager-C besucht werden. Die Lehrgänge schließen jeweils mit dem Erhalt eines Zertifikats der SBR Management-Akademie ab. SCHATZMEISTER IM SPORTVEREIN Kompaktlehrgang – Koblenz Termin: 05. - 07.05.2016 (Christi Himmelfahrt) Zeit: Do. - Sa., 9 - 18 Uhr Modullehrgang – Koblenz Termine: Zeit: Modul 1: 18./19.11.2016 Modul 2: 02./03.12.2016 Fr. 15 - 20 Uhr, Sa. 9 - 18 Uhr FACHSPEZIFISCHE AUSBILDUNG FUßBALL DFB VEREINSMANAGER -C Termine: Zeit: Modul 1: 17. - 19.11.2016 Modul 2: 08. - 10.12.2016 Do. - Sa., 9 - 20:45 Uhr TAGESSEMINAR WORKSHOP BUCHFÜHRUNG MIT LEXWARE BUCHHALTER Für Vereine jeder Größe ist es wichtig, Buchführungsaufwand und Steuerberatungskosten gering zu halten. Ziel dieses Seminars ist der Einstieg in das Programm. Von der Anlage des Vereins über laufende Geschäftsvorfälle bis zu den monatlichen Auswertungen der Einnahmen und Ausgaben in den jeweiligen Tätigkeitsbereichen werden alle notwendigen Schritte durchgesprochen und am PC in die Praxis umgesetzt. Hinzu kommen die Vorbereitungen zu den Abschlussbuchungen. Damit wir uns auf Fragen rund um die Software konzentrieren können, sollten Grundkenntnisse in Windows sowie theoretisches Wissen im Bereich der Vereinsbuchführung vorhanden sein. Referent: Elmar Lumer , Lehrreferent Sportbund Rheinland Termin: Ort: 08.10.2016 Koblenz Kurzseminare KURZSEMINARE STEUERN – GRUNDSÄTZE DER GEMEINNÜTZIGKEIT Termin: Ort: Referentin: 29.09.2016 Neuwied Margarethe Schaab, Lehrreferentin Sportbund Rheinland JUGENDARBEIT – CRASHKURS JUGENDARBEIT Anlage-Bericht-Fortbildungen 21.10.2015 Der Steuerdschungel und das Gemeinnützigkeitsrecht sind vielen Vereinsvertretern ein Buch mit sieben Siegeln. Mit der Erlangung der Gemeinnützigkeit ist eine Reihe von Steuervorteilen verbunden, aber auch bestimmte gesetzliche Vorgaben zu beachten. Dieses Seminar vermittelt Ihnen einen Überblick über die Grundsätze der Gemeinnützigkeit und die wichtigsten steuerlichen Regelungen. Insbesondere Kassierer, Schatzmeister und Geschäftsführer, sollten diese Möglichkeit nutzen. 2 Die heutige junge Generation ist das Zukunftspotential eines Vereins. Das mangelnde Interesse von Kindern und Jugendlichen an den Vereinsangeboten und an der Mitarbeit im Verein bereitet daher vielen Vereinsvertretern Kopfzerbrechen. Dieses Seminar bietet Anregungen und Tipps, wie Sie Ihren Verein jugendattraktiv gestalten und beschäftigt sich mit den Fragen: Wie viel Eigenständigkeit der Jugend ist notwendig und welche Voraussetzungen müssen dafür geschaffen werden? Wo liegen die Interessen der Kinder und Jugendlichen und wie kann man am besten daran anknüpfen? Wie kann die Jugendarbeit finanziert werden und welche Zuschüsse gibt es? Termin: Ort: Referent: 06.07.2015 Koblenz Ralph „Charly“ Alt , Lehrreferent Sportjugend Rheinland INFO-CAFÉ FÜR NEUE VEREINE UND NEUE VORSTANDSMITARBEITER Sie sind erst kürzlich Mitglied des Sportbundes Rheinland geworden oder haben eine Vorstandsfunktion übernommen? Dann laden wir Sie herzlich zu unserem Info-Café ein. In lockerer Runde „servieren“ wir Ihnen nicht nur Kaffee und Kuchen, sondern auch die Leistungen des Sportbundes Rheinland und zeigen Ihnen auf, wo und wie wir Sie in Ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit unterstützen können. Kosten & Dauer: Aus- und Fortbildungsmöglichkeiten, Beratungs- und Serviceleistungen des Sportbundes Rheinland, Zuschussmöglichkeiten, Überblick zu Fragen des Vereinsmanagements wie Steuern, Finanzen und Versicherung. Kostenfrei, 4 LE, 16 - 20 Uhr Termin: Ort: Referentin: 01.07.2016 Koblenz Barbara Berg, Leiterin SBR Management-Akademie 21.10.2015 Inhalte: Anlage-Bericht-Fortbildungen 3 Beitragsordnung (in der Fassung vom 25.11.11) des Vereins Frankener SV e.V. (nachfolgend Verein genannt) § 1 Grundsatz Diese Beitragsordnung ist nicht Bestandteil der Satzung. Sie regelt die Beitragsverpflichtungen der Mitglieder sowie die Gebühren und Umlagen. Sie kann nur von der Mitgliederversammlung des Vereins geändert werden. § 2 Beschlüsse 1. Die Mitgliederversammlung beschließt die Höhe des Beitrags, die Aufnahmegebühr und Umlagen. Der Vorstand legt die Gebühren fest. 2. Die festgesetzten Beträge werden zum 1. Januar des folgenden Jahres erhoben, in dem der Beschluss gefasst wurde. Durch Beschluss der Mitgliederversammlung kann auch ein anderer Termin festgelegt werden. § 3 Beiträge Klasse Beitrags- / Mitgliedsform 01 02 03 04 05 Kinder und Jugendliche bis 18 Jahren Erwachsene über 18 Jahre Ehrenmitglieder u. –vorsitzende Ehepaare u. eheähnliche Partner Familienbeitrag mit Kindern Beitragshöhe/Jahr € 30,-€ 48,-frei € 75,-- (Kinder sind nur solange im Familienbeitrag zu berücksichtigen, wie ein Kindergeld-Anspruch bei der Familienkasse besteht.) 06 07 08 Erwachsener mit einem Kind Erwachsener mit 2 oder mehr Kindern 2 Erwachsene mit einem Kind 2 Erwachsene mit 2 oder mehr Kindern Azubis, Wehrpflichtige, Ersatzdienstleistende, Studenten (18 bis 25 Jahre) Rentner / Pensionäre Rentnerpaare (beide Partner in Rente) € 75,-€ 90,-€ 102,-€ 117,-€ 30,-€ 36,-€ 54,-- 1. Ermäßigte Beitragsformen der Beitragsklasse 05 - 08 müssen beantragt die Begründung mit entsprechenden Unterlagen nachgewiesen werden. Der Vorstand entscheidet über die Einstufung im Rahmen der von der Mitgliederversammlung vorgegebenen Beträge. 2. Änderungen der persönlichen Angaben sind schnellstmöglich mitzuteilen, insbesondere bei Inanspruchnahme der Beitragsklassen 05 – 08. 3. Der Mitgliedsbeitrag enthält die Beiträge für die Sportversicherung des Landessportbundes Rheinland-Pfalz e.V., die Verwaltungsberufsgenossenschaft und die GEMA in Höhe der vom Landessportbund Rheinland-Pfalz e.V. festgelegten Sätze. 4. Der Mitgliedsbeitrag wird durch Einzugsermächtigung zum 01.05. eines jeden Jahres vom Girokonto abgebucht. 5. Mitglieder, die bisher nicht am Abbuchungsverfahren teilnehmen, entrichten ihre Beiträge bis spätestens 15.04. eines jeden Jahres auf das Beitragskonto des Vereins. 6. Bei Mahnungen werden Mahngebühren von € 2,50,-- pro Mahnung erhoben. Bei Nichtdeckung des Kontos bzw. Nichtbestehen des Kontos zur Abbuchung des Mitgliedsbeitrages, werden die anfallenden Verwaltungsgebühren durch das jeweilige Mitglied erstattet. 7. Erfolgt der Vereinseintritt nach dem 30.06. erfolgt eine Berechnung von 50% des Beitragssatzes. 8. Abteilungen können auf Beschluss der Abteilungsversammlung und mit Zustimmung des Gesamtvorstandes gesonderte Abteilungsbeiträge zur Deckung von Mehrausgaben erheben. Mitglieder sind bei Eintritt in die Abteilung darüber zu informieren. § 4 Gebühren Für zusätzliche Sportangebote (Sportkurse, Rehabilitationsprogramme usw.) können gesonderte Gebühren erhoben werden, die im Einzelnen festzulegen sind. § 5 Datenschutz Die Beitrags-, Gebühren und Umlagenerhebung erfolgt durch Datenverarbeitung (EDV). Die personengeschützten Daten der Mitglieder werden nach dem Bundesdatengesetz gespeichert. § 5 Vereinskonto Kreissparkasse Ahrweiler BLZ: 57751310 Kto. Nr.: 513556 Überweisung auf andere Konten sind nicht zulässig und werden nicht als Zahlungen anerkannt. § 6 Vereinsaustritt Ein Vereinsaustritt ist schriftlich zum Schluss eines Kalendervierteljahres unter Einhaltung einer Frist von 6 Wochen zulässig
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