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Immer schön höflich bleiben!
„Sehr geehrter Herr“, „Liebe Frau“ oder doch „Hallo“? Die Wahl der
passenden Grußformel in geschäftlichen E-Mails kostet nicht nur
Deutschlernende Zeit und manchmal sogar Nerven. Schnell kann man auch
mal danebenliegen.
Schon in der gesprochenen Sprache ist es nicht leicht zu wissen, wie man andere Personen
anreden kann. Wann verwende ich „Du“? Wann muss ich jemanden unbedingt mit „Sie“
anreden? Manchmal ist es ganz schön knifflig, Regeln zu erkennen. Und doch existieren
sprachliche Konventionen, an die sich die meisten halten. Beispielsweise in der schriftlichen
Kommunikation: Ein Geschäftsbrief beginnt meist mit „Sehr geehrte Frau“ oder „Sehr
geehrter Herr“ und endet mit der Formel „Mit freundlichen Grüßen“. Mittlerweile hat die EMail den Brief in vielen Bereichen ersetzt. Und hier scheinen im geschäftlichen
Schriftverkehr die sprachlichen Konventionen aufgeweicht zu werden. Besonders die fünf
Buchstaben „H-A-L-L-O“ sorgen für Stirnrunzeln bei dem einen oder anderen.
Die E-Mail: schriftlich oder mündlich?
Acht Uhr morgens. Ich komme zur Arbeit, ziehe meine Jacke aus und setze mich vor den
Computer. Als erstes öffne ich mein Mailpostfach: 50 neue E-Mails. Eine nach der anderen
klicke ich an und lese. Einige beantworte ich sofort, für andere brauche ich mehr Zeit.
Plötzlich stockt mein Lesefluss: „Hallo Frau Kaiser“ schreibt mir jemand, den ich nicht
kenne. Mit „MfG“ beendet er seine E-Mail. Darunter steht seine Signatur: Name, Adresse
und Telefonnummer. Es handelt sich um einen Universitätsprofessor namens Klein.
Warum bleibe ich an dieser E-Mail hängen, warum beschäftigt sie mich? Was passt mir
nicht an diesem „Hallo“, an diesem „MfG“, „Mit freundlichen Grüßen“? „Hallo“ verwende
ich doch auch. Sogar rund um die Uhr: Mit „Hallo!“ begrüße ich meine Kollegen, beginne
ein Gespräch. Eine geschäftliche E-Mail würde ich jedoch niemals mit „Hallo“ beginnen.
Denn „Hallo“ ist für mich ein Gruß, den ich vor allem in persönlichen Gesprächen mit mir
bekannten Menschen verwende. Ein „Hallo“ als Einstieg in eine geschäftliche E-Mail klingt
für mich eher unhöflich.
Kommunikation wird immer schneller
Das sehen viele aber anders. Beim Lesen meiner Mails merke ich, dass ich mit meiner
Meinung ziemlich alleine dastehe: „Hallo“ scheint in geschäftlichen E-Mails sogar
besonders beliebt zu sein. Wie kommt das?
In vielen Bereichen hat die E-Mail den Brief ersetzt, weil sie sehr praktisch ist: Sie spart
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Papier, Druckerpatronen – und vor allem Zeit. Durch die E-Mail kann man schnell,
unkompliziert und ohne direkten persönlichen Kontakt miteinander kommunizieren. Kaum
hat man eine Mail geschrieben, ist manchmal bereits die Antwort im Postfach. Lohnt es sich
da überhaupt, auf sprachliche Formalitäten zu achten?
Vorsicht vor hierarischen Fettnäpfchen
Durch ihre Schnelligkeit ähnelt die E-Mail häufig viel eher einem Gespräch als einem Brief:
So kommt es, dass viele „Hallo“ schreiben oder ihre Schlussformel abkürzen – wie zum
Beispiel mit „MfG“ oder mit „LG“ für „Liebe Grüße“. Viele lassen Gruß- oder Schlussformeln
sogar ganz weg – nicht zuletzt, um Zeit zu sparen.
Es ist aber Vorsicht geboten! Um nicht in ein Fettnäpfchen zu treten, sollte man zwei
Sachen beachten, wenn man eine geschäftliche E-Mail verfasst: die Hierarchie und den
Grad der persönlichen Beziehung.
Höflichkeit und die persönliche Beziehung
Das heißt: Bevor ich eine geschäftliche E-Mail verfasse, überlege ich mir erstens, in welchem
hierarchischen Verhältnis ich zur Person stehe, der ich eine E-Mail schreibe und zweitens,
ob ich die Person vielleicht schon kenne. So würde ich beispielsweise den
Universitätsprofessor Klein, der auch noch einen doppelten Doktorgrad trägt, nicht mit
„Hallo Herr Klein“ oder „Lieber Herr Klein“ anschreiben.
Denn die Anrede „Liebe“ beziehungsweise „Lieber“ drückt aus, dass ich diese Person bereits
gut kenne. Ähnlich sieht es dann mit Schlussformeln einer E-Mail aus: So würde die Formel
„Herzliche Grüße“ ausdrücken, dass man diese Person besonders schätzt. Trotz alledem
sind „Liebe“ beziehungsweise „Lieber“ wie auch die Schlussformel „Herzliche Grüße“
höflich.
Ein Tipp für Ungeübte
Eins steht bei allem Wirrwarr fest: E-Mails sind eine Sprachwelt für sich, was unter
anderem auch an den Gruß- und Schlussformeln deutlich wird. Was manche als unhöflich
empfinden, ist für andere eine Strategie, um Zeit zu sparen. Der Faktor Zeit führt offenbar
zu einem Wandel der sprachlichen Höflichkeit.
Mein Tipp für Ungeübte: Am besten auf den Sprachgebrauch der anderen Person achten.
Die erste E-Mail kann also ruhig dem Briefstandard entsprechen. Schreibt mir die andere
Person dann mit „Hallo“ zurück, so kann ich das „Hallo“ ebenfalls verwenden, muss es aber
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nicht. Das kommt dann ganz auf meinen persönlichen Stil an.
Autorin: Alma Kaiser
Redaktion: Beatrice Warken
Arbeitsauftrag
Schaut euch in eurer Lerngruppe das Merkblatt für geschäftliche E-Mails an unter:
http://bit.ly/1plwoOg . Verfasst mithilfe dieses Merkblatts eine geschäftliche E-Mail an eine
euch unbekannte Person und eine E-Mail an eine Freundin oder einen Freund. Tauscht eure
Texte untereinander aus und überprüft, wo möglicherweise Fehler gemacht wurden.
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