Informationsflyer Volunteering Stadtfest Bern

Verein Stadtfest Bern 2016
Erlacherhof, Junkerngasse 47
Postfach 3000 Bern 8
Ressort Personal
Telefon 031 321 62 46
[email protected]
www.stadtfestbern.ch
Willkommen als Volunteer am Stadtfest Bern
Nach 25 Jahren gibt es vom 19. bis 21. August 2016 wieder ein Stadtfest. Und zwar in
Bümpliz-Bethlehem, welches am selben Wochenende sein 1000-jähriges Bestehen feiert.
Das Festgelände reicht vom Europaplatz, über das Zentrum Bümpliz, das Brünnengut bis
zum Gilberte-de-Courgenay-Platz beim Westside.
Wir freuen uns, gemeinsam mit Ihnen das Stadtfest Bern durchzführen! Als Volunteer sorgen Sie
dafür, dass das Stadtfest für die Bevölkerung zum unvergesslichen Erlebnis wird. Mit Rat und
Tat stehen Sie den Festbesuchenden als charmante und präsente Gastgeberinnen und Gastgeber als erste Anlaufstelle zur Seite. Damit dürfen Sie bei Ihrem Einsatz rechnen:

Attraktive Aufgaben quer durch alle Ressorts warten auf Sie.

Sie sind als Visitenkarte des Fests mitten im Festgeschehen.

Eine persönliche Ausrüstung wird Ihnen zur Verfügung gestellt und auch für das leibliche
Wohl wird gesorgt.

Die geleistete Zeit können Sie teilweise kompensieren.
A
Volunteer werden in drei Schritten
1. Nach Ihrem Mail an [email protected] erhalte Sie ein Mail vom Stadtfest mit
den Zugangsdaten zur Volunteer-Job-Plattform «dingolix».
2. Mit dem zugestellten Link und dem Passwort können Sie sich einloggen und die Aufgabe,
Einsatzzeit und Einsatzort frei auswählen (Empfehlungen im Kapitel C).
3. Sie erhalten von der Einsatzplanung eine Bestätigung Ihres Einsatzes per Mail. Später
erhalten Sie ebenfalls per Mail das konkrete Aufgebot.
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B
Aufgaben Übersicht Volunteer-Job-Plattform «dingolix»
Die Aufgaben sind nach Ressorts, Einsatzzeit und Einsatzort gegliedert.
Finanzen
Cash-Management
Assistenz Cash-Management
Marketing
Kommunikation
Flyersampling
Bewirtschaftung Online-Medien
Betreuung Infostand (Information, Festartikel)
Betreuung Doppelstock (Gästepavillon) und alle Infostände
Betrieb Glacévelo
Personal
Assistenz Volunteer-Einsatzleitung
Betrieb Infoline Stadtfest
Betrieb Volunteer-Einsatzzentrale
Springerin / Springer (Sonderaufgaben)
Programm
Assistenz Bühne und Backstage
Assistenz Entdecken und Erleben (Betreuung Programmaktivitäten)
Information und Komfortteam für das Publikum
Sicherheit
Stopp Risk: Verteilen von Gehörschützen vor den Konzerten
Speis und Trank
Betrieb Getränkedepot
Infrastruktur
Verkehr
Parkplatzbewirtschaftung
C
Einsatzzeiten 19. bis 21. August 2016
Basis
4 Schichten à 4½ Stunden
Schichtzeiten
Schicht 1 08:30 – 13:00 Uhr (Briefing: 08:00 Uhr)
Schicht 2 12:30 – 17:00 Uhr (Briefing: 12:00 Uhr)
Schicht 3 16:30 – 21:00 Uhr (Briefing: 16:00 Uhr)
Schicht 4 20:30 – 01:00 / 02.00 Uhr (Briefing: 20:00 Uhr)
Einsatzzentrale
Einsatzzentrale mit Organisationskomitee, Zivilschutz und Sicherheit im
Schulhaus Stapfenacker
Empfehlung
Sie können Ihre Aufgaben und Einsatzzeiten frei wählen.
Aus organisatorischen Gründen freuen wir uns besonders, wenn Sie
eine Aufgabe während zwei Schichten wahrnehmen können. Ideal ist
die Kombination der Schichten 1 und 3 bzw. 2 und 4, so dass Sie
dazwischen genügend Pause haben und Sie das Fest geniessen
können.
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D
Einsatzorte
Die Einsatzorte sind über das ganze Festgelände verteilt.
Volunteer-Einsatzzentrale
E
Personalrecht
Der Gemeinderat setzt ein klares Zeichen für das Volunteering.
Freiwilligenarbeit
Der Einsatz als Volunteer am Stadtfest Bern ist unbezahlte Arbeitszeit
(Freiwilligenarbeit).
Kompensation
Die am Stadtfest Bern durch die Mitarbeitenden geleistete
Freiwilligenarbeit kann zur Hälfte (bis zum Maximum von einem Tag) als
Urlaub kompensiert werden.
Nachweis
Für die geleisteten Einsatzzeiten als Volunteer erhalten Sie von der
Einsatzleitung einen entsprechenden Nachweis, welchen Sie Ihrem
Direktionspersonaldienst zustellen können.
F
Einsatzzentrale
Das Ressort Personal betreibt im Schulhaus Stapfenacker die Einsatzzentrale für das Volunteering. Die Volunteer-Einsatzzentrale befindet sich mitten im Festgelände, in der alten Turnhalle
im Schulhaus Stapfenacker, Brünnenstrasse 40. Alle Volunteers melden sich ein halbe Stunde
vor Dienstbeginn am Checkin-Desk, anschliessend erhalten sie ihre persönliche VolunteerAusrüstung, Verpflegung, Volunteer-Badge und alle erforderlichen Sicherheitsinstruktionen. Die
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konkrete Einführung in die Aufgabe erfolgt jeweils direkt vor Ort. Die Volunteers werden von der
Einsatzzentrale aus persönlich zu ihren Einsatzgebieten begleitet. In der VolunteerEinsatzzentrale wird auch die offizielle Info-Line des Stadtfests geführt.
Selbstverständlich stehen den Volunteers die Garderoben und sanitären Einrichtungen der alten
Turnhalle zur Verfügung. Die Volunteer-Einsatzzentrale ist ideal erreichbar über die
Winterfeldstrasse. Grosser Veloabstellplatz vorhanden. Zufahrt via Winterfeldweg.
G
Öffentlicher Verkehr
Alle Angaben zum öffentlichen Verkehr während dem Stadtfest finden sich in der offiziellen
Festzeitschrift: siehe www.bern.ch.
H
Persönliche Ausrüstung und Verpflegung
Als Volunteer werden Sie mit einer
persönlichen Ausrüstung ausgestattet
(T-Shirt, Sonnenhut, Tasche,
Lanyard), sodass sie für die
Besuchenden im Festgelände als
offizielle Auskunftsper-sonen gut
sichtbar sind. Selbstverständlich ist
auch für das leibliche Wohl der
Helferinnen und Helfer mit
Lunchpaketen, Verpflegungsbons und
einer Volunteer-Caféteria in der
Einsatzzent-rale gesorgt.
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I
Informationen und Anmeldung
Job-Plattform
Als Volunteer können Sie sich direkt über die Volunteer-Job-Plattform
«dingolix» für die verschiedenen Aufgaben anmelden. Sie erhalten von
der Einsatzplanung die entsprechenden Zugangsdaten (Mail:
[email protected]).
Die Anmeldung kann auch telefonisch erfolgen.
Informationen zu
Aufgaben und Aufgebot
Nach Zuweisen der Aufgaben erhalten Sie eine Bestätigung per Mail.
Ebenfalls auf elektronischem Weg erhalten Sie zu gegebener Zeit das
Aufgebot sowie die Details zu Einsatzzentrale, Einsatzzeit und
Kontaktpersonen.
Bewirtschaftung
„dingolix“
Sie können Ihre Engagements jederzeit selbst auf der Volunteer-JobPlattform «dingolix» überprüfen. Mit dem Ihnen zugestellten Passwort
finden Sie die bestätigten Jobs. Sie können zu einem späteren
Zeitpunkt auch Mutationen vornehmen. (Siehe Leitfaden)
Beratung und
Information
Haben Sie Fragen, Anliegen, wünschen Sie persönliche Unterstützung
oder möchten Sie sich telefonisch anmelden:
Ressort Personal
Doris Rüfenacht, Leiterin Einsatzplanung
Telefon: 031 321 62 46
E-Mail: [email protected]
Weitere Informationen zum Stadtfest Bern finden Sie im Intranet und
auf www.bern.ch.
Wir freuen uns auf die drei schönsten Tage in diesem Jahr!
OK Stadtfest Bern
Jonathan Gimmel
Leiter Ressort Personal
1. Juni 2016
Doris Rüfenacht
Leiterin Einsatzplanung

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