Stellenausschreibung - IHF

Am Bayerischen Staatsinstitut für Hochschulforschung und Hochschulplanung (IHF) ist eine
Stelle für die
Assistenz der Institutsleitung und das Office Management (50%)
ab 1.11.2016 oder zu einem späteren Beginn ausgeschrieben.
Das Bayerische Staatsinstitut für Hochschulforschung und Hochschulplanung (IHF) ist ein
selbständiges Institut im Geschäftsbereich des Bayerischen Staatsministeriums für Bildung und
Kultus, Wissenschaft und Kunst.
Ihre Aufgaben:
Sie arbeiten eng mit der Institutsleitung zusammen und unterstützen diese in Bereichen wie:
 Selbständige Team- und Institutskoordination (Durchführung und Koordination von organisatorischen und verwaltungstechnischen Institutsaufgaben)
 Vorbereitung und Organisation von deutsch- und englischsprachigen Tagungen
 Kommunikation & Koordination mit externen Kooperationspartnern aus Wissenschaft
und Wirtschaft
 Unterstützung bei Forschung und Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere durch Recherchetätigkeiten, Aufbereitung von Tabellen und Grafiken, Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Manuskripten sowie Koordination der Veröffentlichungen
 Unterstützung im Personalmanagement, darunter Einstellungen, Ausfertigung von Arbeitsverträgen sowie Datenweitergabe an das Landesamt für Finanzen
 Betreuung des Drittmittelmanagements, darunter Koordination und Ablaufplanung, Kalkulation und Nachkalkulation sowie eigenständige Dokumentation der Projekte
 Selbständige Koordination der Zusammenarbeit mit dem Office Management des Lehrstuhls für Strategie und Organisation an der TUM
 Sekretariatsaufgaben (Bearbeitung der eingehenden Post, Beantwortung von telefonischen und schriftlichen Anfragen, Führung des Institutskalenders, Reiseplanung)
Ihre Voraussetzungen
 Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder Verwaltungsausbildung (ALI/II)
 Bewerbungen von Bachelor- oder Masterabsolventen sind willkommen
 Spaß am Organisieren & Kommunizieren, sehr gute Team- & Koordinierungsfähigkeit
 Sicherer Umgang mit Standard- und Projektmanagementsoftware (Microsoft Office) und
Internetanwendungen
 Gute Englischkenntnisse
 Lösungs- und ergebnisorientiertes Arbeiten
 Eigeninitiative und selbständiges, zuverlässiges und gewissenhaftes Arbeiten
 Hohe Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
 Serviceorientierung
 Freundliches Auftreten und kommunikative Kompetenz
Unser Angebot:
Wir bieten Ihnen eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten
Team von Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern an einem modern ausgestatteten
Arbeitsplatz, der mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut zu erreichen ist. Die Stelle ist zunächst auf
zwei Jahre befristet. Die Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis und eine Aufstockung
der Arbeitszeit werden angestrebt. Die Vergütung erfolgt je nach Qualifikation und beruflicher
Erfahrung bis zu TVL-8. Für Rückfragen stehen Ihnen Frau Professor Dr. Welpe
([email protected]) und Frau Dr. Lydia Hartwig ([email protected]) zur Verfügung.
Informationen über das Institut sind verfügbar unter www.ihf.bayern.de
Die Gleichstellung von Frauen und Männern ist für uns selbstverständlich. Die Stelle ist für
schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber geeignet. Schwerbehinderte Bewerberinnen
und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und
fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt.
Bitte richten Sie Ihre schriftliche Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen und entsprechenden Nachweisen, insbesondere zum Ausbildungsabschluss sowie zu beruflichen Erfahrungen
und Kenntnissen (in elektronischer Form) bis zum 15. September an:
Bayerisches Staatinstitut für Hochschulforschung und Hochschulplanung
Prinzregentenstr. 24, 80538 München, [email protected]

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