Beteiligung des Datenschutzbeauftragten bei der Einführung neuer und der Änderung bestehender (automatisierter1) Datenverarbeitungsmaßnahmen/-verfahren an der Universität Rostock Checkliste Verfahrensdokumentation Der Datenschutzbeauftragte kann um eine abschließende Stellungnahme gebeten werden (zweite Stufe seiner Beteiligung), sobald die endgültige Verfahrensdokumentation vollständig vorliegt. Die Verfahrensdokumentation enthält - die (bereits in der ersten Phase der Beteiligung des Datenschutzbeauftragten vorgelegte) Projektbeschreibung (s. Checkliste Projektbeschreibung) und - den endgültigen Entwurf der Verfahrensbeschreibung nach § 18 DSG MV2 Bei automatisierten Verfahren enthält die Verfahrensdokumentation zusätzlich - das Sicherheitskonzept (einschließlich eines Rechte- und Rollenkonzepts), s. § 22 Abs. 5 DSG MV - die Benutzerdokumentation (falls notwendig) Ausführlich zu Sinn und Zweck der Verfahrensdokumentation s. Merkblatt Ablauf einer datenschutzrechtlichen Begutachtung durch den Datenschutzbeauftragten der Universität Rostock. Der Datenschutzbeauftragte [email protected] http://www.uni-rostock.de/struktur/vertretungenbeauftragte/datenschutzbeauftragter/ Automatisiert ist ein Verfahren, wenn es mit Hilfe von Informations- und Kommunikationstechnik wesentlich unterstützt wird. Auch die zur Unterstützung der allgemeinen Verwaltungstätigkeit eingesetzten Hilfsmittel der Büroautomation (z.B. Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme) sind automatisierte Verfahren oder Teile von solchen. Indiz für das Vorliegen eines automatisierten Verfahrens ist damit die Verwendung von Software, zum Ganzen s. die Erläuterungen zu § 3 DSG MV, S. 23f. 2 Das Formular sowie Hinweise des Landesdatenschutzbeauftragten zum Ausfüllen des Formulars finden Sie auf der Homepage des Datenschutzbeauftragten unter dem Punkt „Arbeitshilfen, Muster, Formulare“. 1