DESCRIPTION DE FONCTION Département des finances Fonction : Assistant(e) à la directrice des finances Statut : Collaborateur Taux d’occupation : 100% Mission ► Apporte un soutien de haut niveau à la directrice des finances ► Coordonne les activités du département des finances et veille à ce que les objectifs soient atteints dans les délais ► Gère les affaires institutionnelles du département des finances Chaque employé est responsable du bon fonctionnement de son département/unité/section et de la mise à jour de ses compétences dans le cadre de la politique de formation du CIO. Par ailleurs, des responsabilités d’une autre nature que celles requises par la fonction peuvent être imposées à chacun en fonction de circonstances particulières. Principales responsabilités Soutien de haut niveau à la directrice des finances : - Gère les courriels et le calendrier de la directrice. - Prépare les réunions de la directrice, notamment les différents documents et supports nécessaires. - Assure la liaison avec la directrice en son absence et gère les priorités. - Assure la bonne circulation interne des informations dont ont besoin le département et les autres départements du CIO. - Gère rigoureusement le dispositif de suivi du bureau de la directrice concernant les divers éléments à livrer. - Est responsable du flux d'information ainsi que de la communication interne/externe du bureau de la directrice. Département des finances : - Assiste la directrice et l'équipe des cadres supérieurs pour tout ce qui concerne les tâches administratives. - Veille à ce que tous les projets/demandes adressés au département soient livrés dans les délais, sans dépassement budgétaire et conformément aux attentes. - Coordonne les activités du département et joue le rôle d’intégrateur entre les diverses sections ainsi qu’avec les autres départements du CIO. - Prépare et assure le suivi des diverses réunions du département des finances (réunions du département, réunions des cadres supérieurs). - Gère les projets qui lui sont confiés par la directrice. - Représente le département aux diverses réunions, à la demande de la directrice. - Prépare les présentations et les rapports nécessaires dans le cadre des activités du département. - Traite les factures et les commandes dans le système SAP. - Apporte son soutien à la directrice en ce qui concerne les questions RH relatives au département. Projets institutionnels : - Est responsable de la préparation des rapports de la directrice à la Session du CIO, à la commission exécutive et à d’autres réunions institutionnelles. - Organise et gère (sur le plan de la logistique et du contenu) les réunions de la commission des finances et du comité de gestion de la trésorerie, rédige les procès-verbaux et contrôle les mesures de suivi. - Gère/coordonne d’autres tâches institutionnelles qui lui sont confiées par la directrice. - Apporte un soutien sur le plan financier aux membres du CIO dans le cadre d’une équipe spécialement mise sur pied lors de conférences en Suisse et ailleurs dans le monde. Formation, compétences linguistiques et informatiques - Formation de secrétaire de direction, avec plusieurs années d’expérience comme assistant(e) de direction. La connaissance des questions fiscales et financières serait un atout. Une expérience confirmée dans les domaines de la coordination d’équipes, de l’organisation d’événements et de la gestion de projets serait un atout. Langues : anglais et français courants. Parfaite maîtrise des applications MS Office (Word, Excel et PowerPoint) ainsi que de Microsoft Outlook. Aisance dans le travail en équipe, tant dans la manière de gérer le flux des dossiers que dans la façon de communiquer avec ses collègues. Savoir-faire et savoir-vivre reconnus et appréciés dans les contacts avec les personnalités. Compétences techniques, organisationnelles et personnelles - Autonomie et sens de l'organisation et des priorités, avec maîtrise de l'imprévu et flexibilité. Rapidité et fiabilité dans l'exécution des tâches confiées. Bonnes capacités de communication écrite et orale. Aptitude à prendre des décisions administratives et de procédure sur des questions sensibles et confidentielles. Capacité à collecter des données, à compiler des informations et à préparer des rapports. Forte conscience de la notion de confidentialité et communication des informations appropriée Souci du détail et précision. Excellent sens de la planification et de l'organisation. Sens du service à la clientèle très développé. Adhère aux principes éthiques et de bonne conduite de l’organisation, les applique et agit en conséquence. Parfaite maîtrise des outils institutionnels et respect des règles d'utilisation internes (LiveLink, Outlook, etc.). Comportement et attitude - Respect des règles internes de bonne conduite ainsi que de toutes les directives et procédures en place (sécurité de l'information, Code d'éthique, etc.). Sens de la coopération et transfert des connaissances. Capacité à maintenir un climat de travail positif et rassurant dans tous les types d'environnements grâce à une conduite appropriée et fiable. Ouverture d'esprit. Diplomatie et flexibilité. Aptitude à maintenir un niveau de performance professionnelle élevé dans une situation de stress intense.
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