Datenübermittlung an das Landeskrebsregister

LKR
LANDESKREBSREGISTER NRW
gemeinnützige Gesellschaft mbH
DATENÜBERMITTLUNG AN DAS
LANDESKREBSREGISTER
 GRUNDLEGENDE INFORMATIONEN
 DOWNLOAD UND INSTALLATION EPICAN
 BENUTZERHANDBUCH EPICAN
 DATENERHEBUNG, VERWENDUNG UND VERSAND
Herausgeber:
Landeskrebsregister NRW gGmbH
Johann-Krane-Weg 27
48149 Münster
GRUNDLEGENDE INFORMATIONEN
Nutzung bereits vorhandener Daten
Meldungen an das Landeskrebsregister NRW erfolgen ausschließlich auf elektronischem Weg. Das Krebsregister stellt dafür allen Meldern die plattformunabhängige Java-Applikation EPICAN über das SICHERE NETZ DER KVen zum
Download zur Verfügung. Bei Installation und Konfiguration der Software unterstützen Sie selbstverständlich die Mitarbeiter des IT-Supports im Krebsregister.
Bereits in anderen Programmen vorhandene Daten können genutzt werden: Viele
QS-, Tumordokumentations-, Krankenhaus-, Pathologeninformations- oder Abrechnungssysteme für Praxen bieten für den Datenaustausch genormte Schnittstellen im sogenannten ADT-GEKID-Format an. Für die Meldung relevante Krebsbefunde können aus den genannten Systemen über einen Filter selektiert und
dann in Dateien exportiert werden. Diese werden in EPICAN importiert und die
Daten können anschließend an das Landeskrebsregister versandt werden.
ADT-GEKID ist ein einheitlicher onkologischer Basisdatensatz, der von allen
Krebsregistern verarbeitet werden kann und damit in allen Bundesländern eine
vergleichbare Erfassung und Auswertung von Krebsbehandlungen ermöglicht.
In welcher Anwendung eine ADT-GEKID-Schnittstelle bereits zur Verfügung steht
oder in Arbeit ist, hängt in erster Linie von der Verbreitung der Anwendung und
dem zur Erstellung notwendigen Aufwand ab. Will oder kann ein Melder nicht auf
bereits in anderen Systemen vorhandene Daten zurückgreifen, besteht natürlich
auch die Möglichkeit, die Daten manuell in EPICAN einzugeben. Dies gilt aktuell
allerdings nur für die Basisdaten zur Diagnosemeldung. Therapie- und Verlaufsdaten können zur Zeit noch nicht manuell erfasst werden. Eine entsprechende
Erweiterung von EpiCan ist beauftragt.
Registrierung als Meldestelle und als Melder
Alle Meldestellen und Benutzer von EPICAN müssen im Landeskrebsregister erfasst sein. Für jeden Melder richtet das Krebsregister deshalb eine Meldestelle
sowie einen oder auch mehrere zugeordnete Benutzerzugänge ein. Anfragen zur
Einrichtung neuer oder Änderung bestehender Meldestellen bzw. Anfragen zum
Anlegen, Ändern oder Löschen von Benutzerzugängen können an den IT-Support
des Krebsregisters gerichtet werden.
Nach Anlegen einer Meldestelle oder eines Benutzerzugangs sind diese automatisch für das Melden freigeschaltet. Meldestellenbezeichnung, Benutzername
und –kennwort bestimmt das Landeskrebsregister. Benutzername und Kennwort
werden dem Anfragenden nach Vergabe telefonisch mitgeteilt.
Information der Patienten über die Meldung an das Krebsregister
Das Landeskrebsregistergesetz (LKRG) verpflichtet alle Ärztinnen und Ärzte, die
Krebserkrankungen behandeln, Erkrankungen dem Landeskrebsregister zu
melden.
Die meldende Person muss die betroffene Patientin/Patienten umfassend und in
verständlicher Form über die Meldung sowie die den Patienten zustehenden
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Rechte informieren. Insbesondere soll darüber informiert werden, dass die
Betroffenen nicht der tatsächlichen Verarbeitung ihrer individuellen Diagnoseund Behandlungsdaten, sondern lediglich der personenbeziehbaren
Datenverarbeitung widersprechen können.
Es ist keine schriftliche Einwilligung des Patienten für die Meldung erforderlich.
Desweiteren muß die Patientenunterrichtung nicht schriftlich dokumentiert
werden.
Merkblatt für die Patienteninformation
Das Landeskrebsregister stellt den Meldern eine Patienteninformation über den
Zweck der Krebsregistrierung sowie den Einzelheiten der Verarbeitung und Auswertung zur Verfügung. Dieses Merkblatt muß den Patienten vor dem Melden
ausgehändigt werden. Information und Aushändigung des Merkblattes dürfen nur
unterbleiben, wenn eine Unterrichtung aus ärztlicher Sicht nicht angeraten oder
der Patient kurzfristig verstorben ist.
Das Merkblatt für die Patienteninformation steht auf der Webseite des Krebsregisters (www.krebsregister.nrw.de) in den Sprachen Deutsch, Englisch,
Russisch, Französisch, Türkisch, Spanisch und Arabisch zum Download bereit.
Widerspruch gegen die dauerhafte Speicherung personenbeziehbarer
Daten
Legen Patientinnen/Patienten einen Widerspruch gegen die personenbeziehbare
Datenverarbeitung direkt oder auch nachträglich ein, werden die personenidentifizierenden Angaben in der Meldung nach der Abrechnung mit den Krankenkassen dauerhaft anonymisiert. Eine Wiedergewinnung dieser Daten ist anschließend unmöglich und die Patientin/Patient ist als Person in den Registerdatensätzen nicht mehr identifizierbar. Die medizinischen Daten zur Krebserkrankung bleiben jedoch für Auswertungen erhalten.
Ein nachträglicher Widerspruch muß per Brief oder Fax direkt beim Krebsregister
eingelegt werden. Auf der Webseite des Krebsregisters steht ein Vordruck zum
Download bereit.
Aufwandsentschädigung
Jede neue plausible und vollständige Meldung, die vom Landeskrebsregister
angenommen wurde, wird durch eine Meldevergütung entgolten. Die Höhe der
Vergütung ist abhängig von der Meldungsart (Diagnosemeldung, Therapie-,
Verlaufs- oder abschließende Meldung) und der Meldungsqualität (vollständig/
unvollständig). Zu einer vollständigen Meldung gehören insbesondere die
Krankenversicherten- und die Krankenkassen-IK-Nummer (bei Privatversicherten
die Angabe der Privatkasse im Klartext und diese bitte im Eingabefeld Krankenversichertennummer eintragen) sowie Angaben zur ICD-10-Hauptdiagnose.
Doppelmeldungen werden nicht berücksichtigt.
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Eine Tabelle mit den Regelungen zur geänderten Meldevergütung finden Sie auf
unserer Webseite im Internet unter
www.krebsregister.nrw.de/fileadmin/user_upload/dokumente/LKR_NRW/Meldeverg
uetung_Schiedsspruch_24-02-2015.pdf.
Wichtige Hinweise für Dermatologen
Die Regelungen des § 65c SGB V - Klinisches Krebsregister - sowie die darin
enthaltenen Bestimmungen zur Zahlung von Meldevergütungen aus Mitteln der
Krankenkassen gelten nur für melanozytäre, nicht jedoch für nicht-melanotische
Hautkrebsarten. Da die von Ihnen beauftragten Pathologinnen und Pathologen
ebenfalls meldepflichtig sind, müssen beim Einsenden der Gewebeproben stets
die Krankenversicherten- und die Krankenkassen-IK-Nummer weitergeleitet
werden.
Für nicht-melanotischen Hautkrebs wird weiterhin vom Krebsregister die bisher
übliche Meldevergütung gezahlt. Da wir diese Meldungen nicht mit der Krankenkasse abrechnen, benötigen wir hier auch nicht zwingend Angaben zum Versichertenstatus. Es ist zudem zu beachten, dass bei den nicht-melanotischen
Hautkrebsarten keine Daten zu Therapie und unauffälligen Nachsorgeuntersuchungen zu melden sind.
Melanotische in-Situ-Tumore sind meldepflichtig, für sie gilt das Gleiche wie für
melanotische Hauttumore beschrieben.
Bitte senden Sie keine Meldungen von Aktinischer Keratose, auch wenn diese
vom Pathologen als in-Situ definiert wurden. Voraussichtlich werden wir diese
Meldungen zukünftig nicht mehr vergüten.
Meldepflichtige Informationen
Meldepflichtig sind Informationen über Personen, die in Nordrhein-Westfalen
wegen einer der folgenden Neoplasien behandelt oder bei denen eine entsprechende Neoplasie diagnostiziert wurde:
• bösartige Tumore (Neoplasie Dignität 3 gemäß „International Classification for
Diseases in Oncology Version 3 (ICD-O-3))
ICD-10
C00.0 – C96.9
• In situ Neubildungen (Neoplasien Dignität 2)
ICD-10
D00.0 – D09.9
• Borderline Tumore (Neoplasien Dignität 1)
ICD-10
D37-D48
• benigne Tumoren des Gehirns, der Meningen und des Rückenmarks (Neoplasien
Dignität 0)
ICD-10
D32.0 – D33.9
D35.2 – D35.4
Mit Inkrafttreten des Landeskrebsregistergesetz vom 01.04.2016 müssen alle ab
diesem Zeitpunkt neu anfallenden Erstdiagnosen, Therapien und Verläufe geLandeskrebsregister NRW gGmbH ● Johann-Krane-Weg 27 ● 48149 Münster ●
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meldet werden. Neue Therapiemaßnahmen und Verläufe sind auch dann
meldepflichtig, wenn die Diagnose schon vor diesem Zeitpunkt gestellt wurde.
Therapiemaßnahmen und Verläufe vor dem 01.04.2016 können freiwillig
gemeldet werden, diese Meldungen erhalten allerdings keine Meldevergütung
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DOWNLOAD UND
INSTALLATION EPICAN
Technische Voraussetzungen
 Für die Nutzung von EPICAN reicht ein in der Regel vorhandener internetfähiger
PC. Um komfortabel arbeiten zu können, sollte dieser über mindestens 1 GB
Arbeitsspeicher verfügen.
 Windows- oder Apple-Betriebssystem (Win7 32- und 64-bit, WIN8, WIN 8.1, WIN
10, MAC OS X v10.7 (Lion))
 Eine aktuelle Virenschutz-Software
 Ein Breitband-Internetanschluss wie DSL (kein analoger Telefonanschluss, kein
ISDN, kein Zugang über LTE/UMTS-Stick oder W-LAN-Hotspot)
 Ein gängiger Webbrowser (Mozilla Firefox ab Version 24, Internet Explorer ab Version 8.0,
Apple Safari ab Version 7.0, Google Chrome ab Version 21). Opera und anbieterabhängige
Browser werden nicht unterstützt
 Damit Ihre Daten bei der Übermittlung sicher verschlüsselt werden, werden nur Browser
unterstützt, die über eine TLS 1.1 oder TLS 1.2 Verschlüsselung verfügen. Dies können in
der Regel alle oben genannten aktuellen Browser
 Eine aktuelle Java-Laufzeitumgebung
 Für die Installation der Java-Laufzeitumgebung wird ein Benutzerkonto mit
ausreichenden Zugriffsrechten (lokaler Administrator oder Mitglied der
Administratorengruppe) benötigt
 Die Installation von E P I C A N auf einem Server wird nicht
unterstützt
 Für die Installation von EpiCan ebenso wie für das Melden muss der jeweilige PC
eine Verbindung zum SICHEREN NETZ DER KVen haben und folgender Server
des Landeskrebsregisters muss darüber erreichbar sein:
psdnrw -ekr.kv-saf enet.de
mit der IP-Adresse
188.144.12.15
Es spielt keine Rolle, ob der Zugang zum SICHEREN NETZ DER KVen über einen KVSafeNet-Zugang oder aber über das KV-FlexNet-Verfahren erfolgt
 Da bei der Installation von EpiCan Daten in das Benutzerprofil abgelegt werden, sollte die
Installation jedoch mit dem Benutzer erfolgen, mit welchem auch später gemeldet wird.
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Anpassung der Sicherheitseinstellungen der JAVA Laufzeitumgebung
In JAVA Laufzeitumgebungen ab Version 1_7_25 sind Sicherheitsmaßnahmen
implementiert, die sich auch auf Webstart-Anwendungen wie EPICAN auswirken und
deren Start unterbinden. Damit EPICAN nach der Installation problemlos starten kann,
muss vor der Installation die Webseite https://psdnrw-ekr.kv-safenet.de in die
Exceptionlist der JAVA-Sicherheitseinstellungen eingetragen werden:
Zunächst das Java Control Panel über
die Systemsteuerung starten. Es
erscheint das links abgebildete Fenster
„Java Control Panel“
In diesem Fenster auf den Reiter
SICHERHEIT klicken, in der folgenden
Dialogbox dann den Button SITELISTE
BEARBEITEN klicken.
Es öffnet sich das Fenster
„Ausnahmeliste“. Hier auf den Button
HINZUFÜGEN klicken.
Anschließend erscheint eine Tabelle, in
welcher in der Spalte „Verzeichnis“ die
Adresse https://psdnrw-ekr.kvsafenet.de als Ausnahme eingetippt
werden kann.
Die vorgenommenen Änderung dann mit
dem Button OK bestätigen.
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Zusätzlich ist in den neuen Versionen der Java Laufzeitumgebung eine Prüfung auf
Zertifikatsentzug implementiert. Das heißt, bevor JAVA eine zertifizierte Anwendung
startet, wird das dazugehörige Zertifikat über einen sog. Certificate Revocation ListsServer im Internet überprüft, um sicherzustellen, dass das Zertifikat nicht von der
ausstellenden Stelle zurückgezogen wurde. Die Prüfung auf Zertifikatsentzug wird bei
Installation oder Update der JAVA Laufzeit-umgebung standardmäßig aktiviert. Im in
sich geschlossenen, vom Internet abgeschotteten SICHEREN NETZ DER KVen hat
JAVA keinen Zugang zu den Certificate Revocation Lists-Servern. Als Resultat erhalten
Sie beim Start von EPICAN einen „Socket Write Error“ bzw. der Startvorgang von
EPICAN ist extrem verzögert.
Im Java Control Panel sind verschiedene Optionen verfügbar, mit denen konfiguriert
werden kann, wie Entzugsprüfungen gehandhabt werden sollen. Für den Aufruf dieser
Optionen starten Sie in der Systemsteuerung über das Icon Java das „Java Control
Panel“ und klicken dann auf das Register ERWEITERT:
In der dann erscheinenden
Optionsliste stellen Sie
ZERTIFIKATSENTZUGPRÜFUNG
EN ZU SIGNIERTEM CODE
AUSFÜHREN FÜR auf NICHT
PRÜFEN.
Ebenso verfahren Sie mit der
Option
TLS-ZERTIFIKATSENTZUGSPRÜFUNGEN AUSFÜHREN FÜR
Beide Optionen finden Sie am
Ende der Optionsliste.
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Installation
Sie benötigen für die Installation keine administrativen Rechte. Da bei der Installation
von EPICAN Daten in das Benutzerprofil abgelegt werden, sollte die Installation jedoch
mit dem Benutzer erfolgen, mit welchem auch später gemeldet wird.
Die Installationsdateien für EPICAN sind nur über die Webseite des Krebsregisters im
„Sicheren Netz der KVen“ verfügbar, eine Installation von der Webseite des
Krebsregisters im Internet ist nicht möglich. Bevor die Installation erfolgen kann,
muss deshalb eine Verbindung zum „Sicheren Netz der KVen“ aufgebaut werden.
Für Mitglieder der KVWL, die die Verbindung in das „Sichere Netz der KVen“ über
die KV-FlexNet-Verbindung der KVWL aufbauen:
Bauen Sie die Verbindung auf. Sobald der Tunnel geöffnet ist, erscheint die Webseite
der KVWL. Auf dieser Webseite ist kein Link für die Installation von EPICAN hinterlegt,
Sie können aber von dort aus auf unsere Webseite im „Sichern Netz der KVen“
wechseln, indem Sie die URL unserer Webseite in die Adresszeile des Browsers
eingeben:
https:\\psdnrw-ekr.kv-safenet.de\careso-das-epican
Für Mitglieder der KVNO, die die Verbindung in das „Sichere Netz der KVen“ über
die KV-FlexNet-Verbindung der KVWL aufbauen:
Bauen Sie die Verbindung auf. Sobald der Tunnel geöffnet ist, erscheint die Webseite
des Krebsregisters.
Für Melder, die die Verbindung in das „Sichere Netz der KVen“ über die KVSafeNet-Verbindung eines Providers aufbauen:
Bauen Sie die Verbindung in das „Sichere Netz der KVen“ auf. Ist die Verbindung
aufgebaut, öffnen Sie ihren Browser und geben die URL unserer Webseite in die
Adresszeile des Browsers ein:
https:\\psdnrw-ekr.kv-safenet.de\careso-das-epican
Auf unserer Webseite finden Sie auf der linken Seite den Eintrag“ EPICAN“.
Es startet der Download.
Nach erfolgreichem Download wird
die Anwendung verifiziert, die
Datenbank initialisiert und EpiCan
gestartet.
Parallel zur Installation wird auf
dem Desktop ein Icon namens
EpiCan abgelegt:
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Nach erfolgreichem Startvorgang wird dann das Hauptfenster von EPICAN angezeigt:
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Konfiguration
Bei der Installation werden bereits
grundsätzliche Programmeinstellungen
vorgenommen, diese müssen aber
noch angepasst werden. Hierzu
erscheint nach der Installation das
Fenster „Einstellungen“. Sollte dieses
nicht automatisch öffnen, erreichen Sie
es im Menü DATEN und dann
EINSTELLUNGEN.
Auf dem Reiter ALLGEMEIN sind
individuelle Informationen abgelegt.
Einstellungen auf dem Reiter PROXY
sollten nur vom Systemadministrator
vorgenommen werden. Alle
Anpassungen nach der Installation sind
nur einmalig erforderlich und bleiben
dann für die weiteren Sitzungen
erhalten.
Tragen Sie in die Einstellungen als erstes den Benutzernamen (vollständig in
Kleinschrift) in das Feld BENUTZERNAME ein. Das Feld PROFIL lassen Sie auf den
Standardeintrag „Profil1“ stehen.
Im Feld DATENPFAD wird das Verzeichnis festgelegt, in das EPICAN die erfassten
Daten speichern soll. In das Feld IMPORTVERZEICHNIS tragen Sie das Verzeichnis
ein, welches evtl. zu importierende Dateien enthält. Schliessen Sie beide Eingaben mit
einem Klick auf den jeweiligen ANLEGEN-Button ab.
Sie können das Importverzeichnis jederzeit ändern, wichtig ist aber, dass Sie sowohl
bei der Ersteinrichtung wie auch bei jeder Änderung den Button ANLEGEN klicken.
Ihre Auswahl unter ART DER
MELDESTELLE steuert, welche Masken zur
Erfassung der Befunde angezeigt werden und
welche Dateitypen von Epican importiert
werden können.
Die Übersicht auf der nächsten Seite zeigt,
welche Art der Meldestelle Sie jeweils
einstellen müssen:
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Ihre
Praxis/Ihr
Institut ist
ein(e):
Bitte als Art der
Mögliche(r) Dateityp(en)
Meldestelle markieren: der Importdatei
Mögliche
Importquelle
Dermatologie
Niedergelassene Praxis
Abrechnungsdateien (.con)
Außerdem ein Haken bei
Grunddaten „Dermatologen“
Unverschlüsselte
Abrechnungsdatei
LDT Import-Dateien (.ldt)
Hämato-/
Onkologie
Urologie
(ohne
Anbindung
an ein
CLOUDSystem)
Hämatologie/ Onkologie EKR-NRW konforme XML
Importdatei (.xml)
GEKID-XML Importdatei (.xml)
Von Word-Makro erzeugte
LDT-Dateien
ODS-Easy
MegaManager, Alcedis
Niedergelassene Praxis
Bei Grunddaten kein Haken
bei „Dermatologen“
Urologie
(mit
Krankenhaus
Anbindung
an die IQUOCLOUD)
GEKID XML Importdatei (.xml)
Aus IQUO-Cloud
exportierte XML-Datei
Urologie
(mit
Krankenhaus
Anbindung
an die UROCLOUD)
GEKID XML Importdatei (.xml)
Aus URO-Cloud
exportierte XML-Datei
Mund und
Niedergelassene Praxis
Kieferchirur Bei Grunddaten kein Haken Abrechnungsdateien (.con)
gie (und
bei „Dermatologen“
andere)
Krankenhaus
GEKID-XML Importdatei (.xml)
BQSGEKID-Transaktionsdateien
(zip)
BQSGEKID-Transaktionsdatei
(.xml)
EKR-NRW konforme XML
Importdatei (.xml)
Pathologie
Institut für Pathologie
EKR-NRW konforme XML
Importdatei (.xml)
LDT Import-Dateien (.ldt)
DC-Pathos Importdateien ()
GEKID-Patho-konforme XML
Dateien (.xml)
Screening
Einheit
Krankenhaus
GEKID-XML Importdatei (.xml)
Meldeamt
Meldeamt
EKNW Meldedaten (.csv)
Krankenhaus
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Unverschlüsselte
Abrechnungsdatei
MegaManager, Alcedis,
BQS-GEKID-Modul des
KIS-Systems
ODS-Easy
Aus Nexus exportierte
XML-Datei
Aus IFMS exportierte LDTDatei
Export-Datei aus DCPathos
Aus MASC exportierte
XML-Datei
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Meldestelle aktualisieren
Meldestellen können nur
aktualisiert werden, wenn eine
Verbindung zum „Sicheren
Netz der KVen“ besteht
Nach einer Neuinstallation, aber
auch nach der Änderung der
Meldestellenbezeichnung oder
-zuordnung muss die Meldestelle
aktualisiert werden.
Klicken Sie für die Aktualisierung
in der Haupttabelle auf den
Button IMPORTIEREN.
Es wird die Dialogbox IMPORT angezeigt. In
dieser Dialogbox bitte einmal auf den Button
mit den drei Pünktchen rechts vom Feld
MELDESTELLE klicken. Es erfolgt eine
Abfrage von Benutzername und Passwort:
Nach erfolgreicher Authentifizierung
erscheint die Meldung, dass die Meldestellen
aktualisiert wurden. Danach sollten in der
Liste der Meldestellen alle, dem Benutzernamen zugeordnete Meldestellen eingetragen sein.
Eine Änderung der Meldestellenzuordnung oder der Meldestellenbezeichnung kann nur das
Krebsregister vornehmen
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BENUTZERHANDBUCH EPICAN
Das Programm EPICAN einrichten
Die Applikation EPICAN ermöglicht in Nordrhein-Westfalen dem Landesbetrieb Information und
Technik NRW ('Statistisches Landesamt'), den Meldeämtern, der Onkologischen Qualitätssicherung sowie allen Ärztinnen und Ärzten die gesetzlich festgelegten Inhalte elektronisch an
das Landeskrebsregister NRW zu übermitteln.
Gestartet wird EPICAN durch einen
Doppelklick auf das Symbol EPICAN auf
dem Desktop
Im ersten Schritt wird Java geladen und
bei einer bestehenden Verbindung in das
SICHERE NETZ DER KVen EPICAN
aktualisiert. Dann werden die Grunddaten
aus der Datenbank eingelesen.
Wenn dieser Ladevorgang abgeschlossen
ist, erscheint das Hauptfenster von
EPICAN .
Hauptfenster ohne Datensätze
Haupttabelle
Wurden bereits Daten erfasst, aber noch
nicht an das LKR versandt, werden diese
in der Tabelle mit der Meldestellen-ID,
einer Referenz-Nr., dem Namen, Vornamen, Geburtsdatum sowie der ICD-10
Kodierung der Tumordiagnose aufgeführt.
Die Check-Box in der Spalte kompl gibt
an, ob der Fall vollständig dokumentiert
und für den Versand bereit ist.
In der letzten Spalte Anz. kann die Zahl
der fehlgeschlagenen Übertragungsversuche des jeweiligen Datensatzes abgelesen werden.
Oberhalb der Tabelle wird angegeben,
wieviele Tumorfälle sich z. Zt. in der
Tabelle befinden
Einstellungen für EPICAN
Bei der Installation von EPICAN werden bereits
grundsätzliche Programmeinstellungen vorgenommen, diese müssen aber eventuell noch
angepasst werden. Vornehmen können Sie diese
Anpassungen im Menü Daten/Einstellungen
des Hauptfensters.
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Auf der Karteikarte Allgemein sind individuelle
Informationen abgelegt.
Einstellungen auf der Karteikarte Proxy sollten
nur vom Systemadministrator vorgenommen
werden.
Alle Anpassungen nach der Installation sind nur
einmalig erforderlich und bleiben dann für die
weiteren Sitzungen erhalten.
Das Feld Profil ist nur in wenigen Ausnahmefällen zu setzen. Standardmässig bleibt es auf
dem Eintrag „Profil1“ stehen.
In dem Feld Benutzername steht, vollständig in
Kleinschrift, der Benutzername, den die meldende
Person vom Krebsregister erhalten hat.
Im Feld Datenpfad wird das Verzeichnis
festgelegt, in das EPICAN die erfassten Daten
speichern soll. Klicken Sie anschließend auf den
Button Anlegen rechts von dem Feld. Der
Datenpfad sollte nach der Eingabe nicht mehr
geändert werden.
Im Feld Importverzeichnis tragen Sie das
Verzeichnis ein, welches evtl. zu importierende
Dateien enthält. Im Gegensatz zum Datenpfad
kann das Importverzeichnis jederzeit geändert
werden. Wichtig ist aber, dass Sie sowohl bei der
Ersteinrichtung wie auch bei jeder Änderung den
Button Anlegen rechts von dem Feld anklicken.
Ihre Auswahl unter Art der Meldestelle steuert,
welche Masken zur Erfassung der Befunde
angezeigt werden und welche Dateitypen von
EPICAN importiert werden können.
Als niedergelassene Praxis wählen Sie als
Meldestelle bitte „niedergelassene Praxis“. Ist ihre
Praxis eine Dermatologie, muß außerdem ein
Haken bei Grunddaten „Dermatologen“ gesetzt
sein.
Für Praxen aller anderen Fachgebiete darf z. Zt.
bei Grunddaten keines der Optionsfelder
angehakt sein.
Schließen Sie die Konfiguration durch einen Klick
auf den Button OK ab.
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Bedienelemente im Hauptfenster
Menüleiste
Toolbar
Tabellennavigation
Mit Hilfe der Menüs in der Menüleiste können alle Fenster bezüglich ihrer Größe und ihres
Erscheinungsbildes individuell eingestellt werden:
Daten
EINSTELLUNGEN
IMPORTIEREN
VERSENDEN
BEENDEN
Individuelle Programmanpassungen
Einlesen Dateien anderer Programme
Tumorfälle an das EKR NRW senden
EPICAN beenden
Look&Feel
METAL
CDE/MOTIF
WINDOWS
WINDOWS CLASSIC
Anpassung der Oberfläche von EPICAN mittels vier
vorgefertigter Schemata
Hilfe
INFO
HILFE
Informationen zur Version von EPICAN
Online-Hilfe
Die Tabellennavigation erlaubt das Bewegen innerhalb der Datensätze (die Anzahl der
Tabellenzeilen pro Seite können im Menü Daten/Einstellungen festgelegt werden):
zur ersten
Tabellenseite
eine Seite
zurück
Eingabe der
Seitennummer
eine Seite
vor
zur letzten
Seite
Mit Hilfe der Toolbar können die Funktionen BEENDEN, IMPORTIEREN, VERSENDEN und HILFE mittels
Button aufgerufen werden. Außerdem befinden sich hier Werkzeuge zum Filtern und Sortieren
der Tumorfälle:
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Die Meldestelle aktualisieren
Für jeden Melder richtet das Krebsregister
eine Meldestelle sowie einen oder auch
mehrere zugeordnete Benutzer ein.
Nach einer Neuinstallation, aber auch nach
einer Änderung der Meldestelle oder der
Meldestellenbezeichnung müssen die
Meldestellen aktualisiert werden.
Klicken Sie dazu in der Haupttabelle auf
den Button Importieren
Es wird die Dialogbox Import angezeigt. In
dieser Dialogbox bitte einmal auf den
Button mit den drei Pünktchen rechts vom
Feld Meldestelle klicken.
Es erfolgt eine Abfrage von Benutzername
und Passwort:
Nach erfolgreicher Authentifizierung
erscheint die Meldung, dass die
Meldestellen aktualisiert wurden. Danach
sollten in der Liste der Meldestellen alle,
dem Benutzernamen zugeordnete
Meldestellen eingetragen sein.
Eine Änderung der Meldestellenzuordnung
kann nur das LKR vornehmen
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Tumorfall manuell hinzufügen
Sie können der Tabelle manuell Tumorfälle hinzufügen. Klicken Sie dazu auf den Button
Hinzufügen. Es öffnet sich die Dialogbox
Bearbeitung von Meldungen.
Die Dialogbox enthält neun Karteikarten.
Welche Karteikarten im Einzelnen freigegeben
sind, ist abhängig von der eingestellten
Meldestellenart.
Um einen Fall vollständig zu erfassen, empfiehlt
es sich, die freigegebenen Karteikarten der
Reihe nach zu bearbeiten.
Fettgedruckte Felder sind Pflichfelder, eine Eingabe ist zwingend. Fehlt in einem Pflichtfeld der
Eintrag, kann der Fall zwar gespeichert werden,
er wird in dem Hauptfenster aber als nicht komplett markiert.
Ihnen als Melder können mehrere Meldestellen
zugeordnet sein (z. B. in einem Krankenhaus ist
dies häufiger der Fall). In diesem Fall muss die
für den Patienten zutreffende Meldestelle
eingestellt werden. Klicken Sie dazu in der
Karteikarte Person auf den Pfeil des DropdownFeldes Meldestelle und wählen Sie die
zutreffende Meldestelle aus.
In den weiteren Feldern geben Sie die Patientendaten ein.
Zu einer vollständigen Meldung gehören
unbedingt die Krankenversicherten- und die
Krankenkassen-IK-Nummer (bei
Privatversicherten die Angabe der Privatkasse
im Klartext und diese bitte im Eingabefeld
Krankenversichertennummer eintragen)
Als Referenznummer tragen Sie die Nummer
ein, unter der der Patient bei Ihnen registriert
ist.
Sie müssen Ihre Patienten über die Meldung an
das LKR informieren. Die Patientenunterrichtung muß nicht schriftlich dokumentiert
werden. Sie dokumentieren diese durch
Anhaken der Option „Patient ist informiert“.
Patienten können gegen die personenbeziehbare
Datenverarbeitung Widerspruch einlegen. Dann
wird eine Wiedergewinnung der persönlichen
Daten im Klartext unmöglich. Die persönlichen
Daten werden nach Durchführung des Abrechnungsverfahrens mit den Krankenkassen
dauerhaft anonymisiert.Bitte dokumentieren Sie
einen solchen Widerspruch durch Anhaken des
Optionsfeldes „Widerspruch“.
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Tel.: 0251/83585-71 ● Fax: 0251/83585-77 ● E-Mail: [email protected] ●
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Tumorfall speichern
Enthält eines der Eingabefelder einen Eintrag,
werden am unteren Formularrand die Button
zum Speichern freigegeben:
Speichert den Tumorfall, bleibt
dann in dem Formular
Speichert den Tumorfall, öffnet
dann ein neues leeres Formular
Speichert den Tumorfall,
wechselt dann zum
Hauptfenster
Schliesst den Tumorfall, ohne
zu speichern. Anschließend
Wechsel in das Hauptfenster
Ein noch nicht vollständig bearbeiteter Tumorfall
kann abgespeichert werden, beim Speichern erfolgt der Hinweis, dass die Meldung unvollständig ist. Gleichzeitig werden Felder mit fehlenden oder fehlerhaften Eingaben rot markiert.
Wird der Hinweis mit einem Klick auf Ja
quittiert, wird der Tumorfall in das Hauptfenster
übernommen.
Tumorfall bearbeiten
Soll ein Tumorfall bearbeitet werden, wird
dieser in der Tabelle des Hauptfensters markiert und dann der Button Bearbeiten
angeklickt. Alternativ können Sie auch den
Tumorfall in der Tabelle doppelt anklicken. In
beiden Varianten öffnet sich wieder die Dialogbox Bearbeitung von Meldungen.
Tumorfall löschen
.
Innerhalb der Tabelle können einzelne oder auch
mehrere Tumorfälle markiert und durch Anklicken
des Button Löschen entfernt werden.
Bei jedem Löschvorgang erscheint eine Sicherheitsabfrage, ob die ausgewählten Tumorfälle tatsächlich gelöscht werden sollen. Erst wenn diese
Sicherheitsabfrage mit Ja quittiert wird, werden
die Tumorfälle entfernt.
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Tumorfälle sortieren
Die einfachste Methode zur Sortierung ist der Klick auf den
Tabellenkopf einer Spalte.
Beispielswiese sortiert ein Klick auf den Tabellenkopf der
Spalte Vorname den Tabelleninhalt absteigend nach den
Vornamen. Gekennzeichnet wird dieses durch die Anzeige
Ein weiterer Klick sortiert aufsteigend. Durch einen dritten
Klick wird die Sortierung wieder aufgehoben.
Alternativ können auch die in dem Dropdown-Feld
Sortierung hinterlegten Sortierreihenfolgen verwendet
werden. Klicken Sie dazu auf das schwarze Dreieck des
Dropdown-Feldes. Es öffnet sich eine Liste mit
vorgegebenen Sortierreihenfolgen.
Die gewünschte Sortierung wird durch Anklicken ausgewählt. Anschließend auf den Button Sortieren klicken. Die
Tumorfälle werden dann in die angegebene Reihenfolge
sortiert.
Tumorfälle filtern
EPICAN bietet die Möglichkeit, die Tumorfälle nach individuellen Vorgaben zu filtern. Aktiviert wird die Filterung
durch Anklicken des Button Filtern.
Es öffnet sich die Dialogbox Filterung. In diese Dialogbox
können Sie Namen oder Begriffe eingeben, nach denen
EPICAN die Tumorfälle filtern soll.
Haben Sie beispielsweise für Name Perpendekel eingetragen, zeigt EPICAN anschließend im Hauptfenster nur
noch Tumorfälle mit dem Nachnamen Perpendekel an.
Mit den Platzhaltern * und ? lässt sich die Filterung auf
Begriffe erweitern, die nicht genau bekannt sind.
Platzhalter sind Zeichen, die als Stellvertreter für einzelne
Buchstaben oder Buchstabengruppen eingesetzt werden:
Es werden nur die Datensätze gezeigt, die
dem eingegebenen Kriterium entsprechen
Wenn die Tumorfälle einer
Tabelle gefiltert werden,
bedeutet dies, dass die Anzahl
der angezeigten Tumorfälle
beschränkt wird. Beim Filtern
werden aber keine Tumorfälle
gelöscht.
*
?
M??er
P*
ersetzt eine Buchstabengruppe
ersetzt einen einzelnen Buchstaben
findet alle Tumorfälle mit Nachnamen Meier,
Mayer, Meyer oder Maier
findet alle Tumorfälle, deren Nachnamen mit P
beginnen
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Der Versand von Daten an das Krebsregister
Versendet werden können nur Datensätze, die in der Haupttabelle als komplett
gekennzeichnet sind.
Ausserdem muss zum Versand der Meldungen eine Verbindung zum SICHEREN
NETZ DER KVen (SNK) hergestellt sein.
Sie starten den Datenversand durch einen
Klick auf den Button Versenden.
Alternativ können Sie auch das Menü
Daten/ Versenden aufrufen.
Falls Sie sich noch nicht authentifiziert haben, öffnet sich anschließend die Dialogbox Benutzerinformationen.
Im Allgemeinen ist Ihr Benutzername bereits vorgegeben. Ihr Kennwort müssen
Sie noch eintragen. Nachdem Sie Ihre
Eingabe mit OK bestätigt haben, startet
der Versand.
Zum Abschluss der Übertragung erhalten
Sie eine Versandstatistik mit der Zahl der
erfolgreich versendeten Meldungen. Nach
Quittieren mit dem Button OK ist das
Versenden der Meldungen abgeschlossen
und Sie kehren zum Hauptfenster zurück.
Erfolgreich versandte Datensätze werden
in dem Hauptfenster nicht mehr angezeigt.
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Möchten Sie kontrollieren, welche Daten
bereits versendet wurden, rufen Sie bitte
das Menü Daten/versandte Meldungen
auf (das Fenster versandte Meldungen
„versteckt“ sich gerne hinter dem
Hauptfenster, in diesem Fall muss das
Hauptfenster beiseite geschoben werden).
Sie sehen dann alle Datensätze, die bis
dato an das Krebsregister verschickt
wurden.
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DATENERHEBUNG, VERWENDUNG
UND VERSAND
Datenübertragung und –haltung im Landeskrebsregister
Die Übermittlung der Daten an das Landeskrebsregister und innerhalb des Krebsregisters erfolgt grundsätzlich elektronisch und transportverschlüsselt. Personenbezogene Daten und Behandlungsdaten werden schon auf dem PC des Melders
getrennt voneinander so für den Transport verschlüsselt, dass sie nur vom je-weils
zuständigen Bereich des Landeskrebsregisters entschlüsselt und bearbeitet werden
können.
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Im Landeskrebsregister gespeicherte Daten
Der genaue Umfang der Datenspeicherung ist im Landeskrebsregistergesetz
Nordrhein-Westfalen geregelt. Die wichtigsten im Krebsregister gespeicherten Daten
sind:




Angaben zur erkrankten Person (Name, Geschlecht, Alter, Wohnort)
Angaben zum Tumor bei Erstdiagnose (Zeitpunkt der ersten Diagnose,
Sitz und Stadium des Tumors, histologischer Befund)
Angaben zur Therapie und zum Verlauf der Tumorerkrankung
ggfls. Angaben zur Todesursache und zum Sterbezeitpunkt
Schutz der Daten vor unberechtigten Zugriffen
Gesundheitsdaten gehören zu den datenschutzrechtlich sensibelsten In-formationen.
Ein unberechtigter Zugriff wird deshalb im Landeskrebsregister durch viele
Maßnahmen verhindert.
Eine der grundlegendsten Schritte ist die Gliederung des Registers in drei voneinander unabhängige Bereiche (Datenannahmestelle, Datenvalidierungs- und speicherstelle sowie Datenauswertungsstelle). So ist gewährleistet, dass personenbezogene Daten und Behandlungsdaten bei der Bearbeitung wie auch bei der
Aufbewahrung organisatorisch und räumlich getrennt sind.
Die Datenannahmestelle organisiert die Kommunikation mit dem Melder und die
Abrechnung mit den Krankenkassen. Sie verarbeitet die personenbezogenen Daten
der Patienten, Behandlungsdaten liegen ihr aber grundsätzlich nur in verschlüsselter
Form vor, sie kann diese nicht entschlüsseln.
Die Behandlungsdaten werden in der Datenvalidierungs- und -speicherstelle geprüft,
aufbereitet und für Auswertungen bereitgestellt. Personenbezogene Daten liegen der
Datenvalidierungs- und -speicherstelle nur verschlüsselt vor, sie kann diese nicht
entschlüsseln.
Die Datenauswertungsstelle wertet die im Krebsregister gespeicherten Daten aus,
veröffentlicht diese und stellt anderen Einrichtungen die Auswertungen zur Verfügung.
Personenbezogene Daten liegen ihr nur in verschlüsselter Form vor.
Datenüberprüfung und Qualitätskontrolle im Landeskrebsregister
Die Qualität der eingehenden Daten spielt für die Aussagekraft eines Registers eine
entscheidende Rolle. Die im Manual der epidemiologischen Krebsregistrierung1
zusammengefassten grundlegenden Verfahren und Standards der epidemiologischen
Krebsregistrierung in Deutschland bilden die Grundlage für die
Datenverarbeitungsprozesse im Landeskrebsregister. Darüber hinaus orientiert sich
das Krebsregister an den internationalen Vorgaben der International Assocation of
Cancer Registries (IACR) und der International Agency for Research on Cancer (IARC)
1
Hentschel S., Katalinic A. -Hrsg.-, Das Manual der epidemiologischen Krebsregistrierung, ZuckschwerdtVerlag, 2008
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Die eingehenden Meldungen werden im Registrierungsprozess an ausgewählten
Stellen untersucht. Vorab erfolgt während der Eingabe bzw. während des Imports von
Meldungen eine automatisierte Überprüfung, ob diese vollständig sind. Außerdem
werden umfangreiche Plausibilitätsprüfungen (z.B. Diagnose und Geschlecht oder
Diagnose und histologischer Befund vereinbar) durchgeführt.
Nachdem die Datensätze an das Krebsregister übermittelt wurden, findet in der
Datenannahmestelle eine weitere Überprüfung der personenbezogenen Daten statt,
um beispielsweise Übermittlungsfehler oder Korrekturfehler zu erkennen.
In der Datenvalidierungs- und -speicherstelle werden die Diagnose- und Behandlungsdaten von ausgebildeten Dokumentarinnen und Dokumentare mit einem
umfangreichen Regelwerk auf Schlüssigkeit und Plausibilität hinsichtlich Tumordiagnose, TNM-Stadium sowie Tumorausbreitung geprüft.
Liegen zu einer Merkmalsausprägung mehrere Meldungen vor, wird in der Datenvalidierungs- und -speicherstelle in einem abschließenden Schritt aus diesen
Mehrfachmeldungen zu einem Tumor die "Beste Information" der jeweiligen
Merkmalsausprägung erzeugt.
Datenauswertung und -weitergabe
Das Landeskrebsregister soll fortlaufend und flächendeckend Informationen über das
Entstehen und Auftreten sowie über die Behandlung und den Verlauf von
Krebserkrankungen sammeln. Ebenso ist es seine Aufgabe, die gewonnenen Daten zu
verarbeiten, wissenschaftlich auszuwerten und zu publizieren sowie Daten für die
Forschung zur Verfügung zu stellen.
Die epidemiologische Auswertungsstelle des Landeskrebsregisters untersucht
weiterhin die Häufigkeit verschiedener Krebserkrankungen in NRW und verfolgt, wie
sich die Krebsrate innerhalb einer bestimmten Zeitspanne verändert. Sie beobachtet
ferner, ob bestimmte Tumorarten in manchen Regionen NRWs häufiger auftreten.
Die klinische Auswertungsstelle untersucht mit den gesammelten Daten, welchen
Einfluss einzelne Krebstherapien auf Prognose und Lebensqualität der Betroffenen
haben und ermöglicht eine Qualitätskontrolle der Krebstherapie in Deutschland.
Neben Daten zu Krebsneuerkrankungen und tumorassoziierten Sterbefällen erfasst
und analysiert das Landeskrebsregister auch Informationen zum grundsätzlichen
Therapieerfolg, der Eignung von Therapiearten, Neben- und Nachwirkungen,
Rezidivbildungen oder das Auftreten von Zweittumoren. Besonders diese
Informationen ermöglichen es, altersgerecht, geschlechts- und gruppenspezifisch die
Tauglichkeit von Therapien hinsichtlich einer Tumorart abzuwägen. Ziel ist die
Verbesserung der onkologischen Therapie, so dass sich die
Überlebenswahrscheinlichkeit nach einer Tumordiagnose erhöht und das Leben mit
der Erkrankung verbessert.
Das Landeskrebsregister veröffentlicht die Ergebnisse seiner Auswertungen
mindestens einmal jährlich in allgemeinverständlicher und aggregierter Form.
Damit das Krebsgeschehen auch für das gesamte Bundesgebiet beobachtet werden
kann, werden einmal jährlich Daten gemäß Bundeskrebsregister-datengesetz an das
beim Robert-Koch-Institut eingerichtete „Zentrum für Krebsregisterdaten“ übermittelt.
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Dort werden sie auf Vollständigkeit und Zuverlässigkeit geprüft und
länderübergreifend ausgewertet.
Zur Vervollständigung und ggfls. Berichtigung von Daten werden Informationen über
Personen, welche im Einzugsgebiet des Landeskrebsregisters NRW diagnostiziert oder
behandelt wurden, aber im Einzugsgebiet eines anderen Krebsregisters wohnhaft sind,
an das jeweils zuständige Landeskrebsregister weitergeleitet.
Mit dem Ziel der gegenseitigen Datenergänzung werden zur Erhöhung der
Vollzähligkeit und Vollständigkeit Informationen über Kinder und Jugendliche bis zum
18. Geburtstag, mit dem Deutschen Kinderkrebsregister in Mainz abgeglichen.
Außenstehende erhalten grundsätzlich keinen Zugriff auf Daten des Landeskrebsregisters. Das Krebsregister kann jedoch auf Antrag Erkenntnisse aus bereits
durchgeführten aggregierten Auswertungen zur Verfügung stellen. Rückschlüsse auf
betroffene Personen müssen hierbei ausgeschlossen sein.
Im Rahmen von weitergehenden Forschungsvorhaben können auch gespeicherte
Daten zur Verfügung gestellt werden, die eine Identifizierung der betroffenen Person
ermöglichen. Dies ist jedoch nur erlaubt, wenn die betroffenen Personen gegenüber
dem Krebsregister hierin schriftlich eingewilligt haben.
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Der Ablauf des Datenversandes am PC des Melders
Versendet werden können nur
Datensätze, die in der Haupttabelle als
komplett gekennzeichnet sind.
Ausserdem muss zum Versand der
Meldungen eine Verbindung in das
SICHERE NETZ DER KVen hergestellt
sein.
Der Datenversand kann durch einen
Klick auf den Button VERSENDEN
angestoßen werden.
Alternativ kann auch das Menü DATEN/
VERSENDEN aufgerufen werden.
Falls sich der Melder gegenüber dem
LKR noch nicht authentifiziert hat,
öffnet sich anschließend die Dialogbox
BENUTZERINFORMATIONEN.
Im Allgemeinen ist der Benutzername
bereits vorgegeben. Das Kennwort
muss noch eingetragen werden.
Nachdem Sie die Eingabe mit „OK“
bestätigt wurde, startet der Versand.
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In der Dialogbox VERSANDSTATUS wird
der Fortschritt des Versandes
angezeigt.
Zum Abschluss der Übertragung wird
eine Versandstatistik mit der Zahl der
erfolgreich versendeten Meldungen
ausgegeben. Nach Quittieren mit dem
Button OK ist das Versenden der
Meldungen abgeschlossen.
Aus dem Hauptfenster sind die
Datensätze anschliessend
verschwunden.
Soll kontrolliert werden, welche Daten
bereits versendet wurden, kann das
Menü DATEN/VERSANDTE MELDUNGEN
aufgerufen werden. Es werden dann
alle Datensätze, die bis dato an das
Krebsregister verschickt wurden,
angezeigt.
.
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Die Landeskrebsregister NRW gGmbH wird neben Zuschüssen der Kostenträger für die
Gesundheitsfürsorge finanziert durch das Land Nordrhein-Westfalen. Die Aufbauphase der
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