Smart Printing für Behörden und den

Smart Printing für Behörden
und den öffentlichen Dienst
Kosten einsparen – und gleichzeitig die Effizienz erhöhen
Die Leistung von Behörden wird von der Öffentlichkeit
kritisch beäugt: Behörden müssen effizient arbeiten
und gleichzeitig alle Anforderungen der Bürger erfüllen, daran ändern auch knappe Ressourcen und begrenzte Budgets nichts.
Eine der Herausforderungen für den öffentlichen Dienst ist die Druckinfrastruktur. Kostenreduzierungen
und das Optimieren der Druckarchitektur ist unbestreitbar vorhanden: Bei nicht verwalteten Systemen
werden bis zu 20 Prozent aller gedruckten Seiten im
Ausgabeschacht vergessen oder ungelesen entsorgt.
Dies bedeutet verschwendetes Zubehör wie Toner oder
Papier und Aufgaben, die wiederholt werden müssen
und so die Zeit der Mitarbeiter vergeuden. Ein weiteres Thema ist die Vertraulichkeit von Dokumenten,
die so gefährdet wird.
Viele Behörden haben diese Einsparpotenziale erkannt
und modernisieren ihre Druckumgebung entsprechend.
Damit erzielen sie nicht nur signifikante Kosteneinsparungen, sondern die Mitarbeiter arbeiten auch effizienter. Das Image einer schwerfälligen Bürokratie ist
damit überholt.
Sie können von diesen Vorteilen ebenfalls profitieren.
Umweltfreundliches
Drucken
„Im ersten Jahr reduzierte sich unser
Druckvolumen von 7,2 Millionen
Seiten auf fünf Millionen Seiten.
Dies entspricht 94 Bäumen und
396 Kubikmeter Wasser, die wir so
einsparten.
Eine geringere Anzahl von Druckern
sowie die Konsolidierung unserer
gesamten Druckerflotte spart
außerdem 31 Tonnen CO2 Emissionen
pro Jahr ein.“
East Renfrewshire Council, Schottland
Den kompletten Bericht können Sie im
Internet lesen unter safecom.eu
SafeCom Smart Printing™:
Übernehmen Sie selbst die
Kontrolle – heute noch
Hauptquartier
Die SafeCom Smart Printing Lösung ermöglicht
Behörden ihre Druckinfrastruktur zu optimieren,
die Druckeradministration zu zentralisieren sowie
die Kontrolle über Geräte und die entsprechenden
Drucker-Server zu übernehmen. Weitere Vorteile
sind produktivere Mitarbeiter und eine höhere
Nachhaltigkeit. Durch Sicherheitsmaßnahmen ist
außerdem gewährleistet, dass vertrauliche Dokumente
geschützt sind und nur von der Person gedruckt und
abgeholt werden können, die den Auftrag sendet.
Hinzu kommen Kosteneinsparungen von bis zu 40
Prozent.
Höhere Wirtschaftlichkeit Ihrer
Druckleistung
Unternehmensnetzwerk
LAN
LAN
Behörden können ihre Druckerflotte mit SafeCom Pull
Printing mit User-Authentifizierung konsolidieren – und
Abteilungsgeräte in persönliche Drucker umwandeln.
Die Verwaltung einer Behörde reduzierte so die Anzahl
ihrer Geräte von 600 auf 152 und erzielte enorme Einsparungen bei Wartung, Toner und Service.
LAN
Auch Behörden mit einer Reihe von Niederlassungen
oder geringer Netzwerk-Bandbreite können von der SafeCom Lösung profitieren: So nutzt der Drucker-Client
lokale Rechner und reduziert so die Zahl der benötigten
Drucker-Server. Eine zentralisierte Geräteverwaltung
und Pull Printing sind für alle Standorte garantiert.
Zweigstellen
Eine Organisation mit einer Vielzahl von Niederlassungen sparte 200.000 Euro oder 80 Prozent pro Jahr ein.
Die Anzahl der Drucker-Server wurde so von 45 auf
vier reduziert. Gartner Analysten schätzen die Kosten
pro Server auf jährlich 5.000 Euro.
Niedrigere Betriebskosten
Pull Printing spart jedes Jahr Tinte und Toner sowie
Millionen Seiten Papier ein. Mitarbeiter können
Druckjobs stornieren, die nicht mehr ausgeführt
werden sollen. Vergessene Aufträge lassen sich
automatisch löschen – und senken damit auch den
Papiermüll, der in einer Behörde zwangsläufig anfällt.
Aufgrund einer konsolidierten und standardisierten
Druckerflotte reduzieren sich Wartung sowie Kosten
für Service und Verbrauchsmaterialien.
Smart Printing zahlt sich aus
„Das Lancashire County
Council plant, sein internes
Druckbudget um 36 Prozent zu
reduzieren. Dies bedeutet für
uns Einsparungen von bis zu vier
Millionen Pfund, die wir dazu
verwenden können, den Bürgern
von Lancashire zusätzliche
Services anzubieten.“
Höhere Effizienz und Anzahl von
Leistungen für die Gemeinde
Mitarbeiter können ihre Dokumente auf jedem Gerät
oder in jedem Büro ausdrucken – so sind kontinuierliche
Verfügbarkeit, minimale Wartezeiten und maximale
Mobilität gewährleistet. Die IT-Abteilung kann die
gesamte Druckinfrastruktur zentral verwalten und
kontrollieren, inklusive der Niederlassungen. Ein
weiterer Vorteil: Aufwändige IT-Prozesse werden
überflüssig und Mitarbeiter können sich um wichtigere
IT-Services kümmern. Dank SafeCom Smart Printing
sind so Zeit, Budget und Ressourcen für Leistungen
verfügbar, die der Öffentlichkeit zugutekommen.
Mike Wood, Reprotechnik-Berater,
Lancashire County Council
Den kompletten Bericht können Sie im
Internet lesen unter safecom.eu
Vertraulichkeit der Dokumente
optimieren
Der öffentliche Dienst bearbeitet täglich sensible Informationen, die Vertraulichkeit von Dokumenten ist
daher nicht nur rechtlich vorgeschrieben, sondern
muss auch den Bürgern gegenüber garantiert sein. Oftmals realisieren Behörden aber nicht, welche Sicherheitslecks durch eine Druckumgebung entstehen kann,
die nicht zentral verwaltet wird.
SafeCom Pull-Printing mit User-Authentifizierung am
Gerät stellt sicher, dass nur der berechtigte Anwender
Dokumente ausdrucken kann. Die Akten von Bürgern
liegen damit nicht unbeaufsichtigt im Drucker. Verschlüsselung schützt gegen Netzwerk-Unterbrechungen und kann über den gesamten Dokumentenweg angewendet werden.
Werden Sie eine GRÜNE Behörde
– ein positives Image ist wichtig
SafeCom Smart Printing hat auch einen positiven Einfluss auf die Umwelt und das entsprechende Image einer Behörde bei den Bürgern. Berge an verschwendetem
Papier und unordentliche Druckbereiche verschwinden
quasi über Nacht, Bäume und Tinte werden eingespart.
Konsolidierte Druckerflotten reduzieren den Energieverbrauch und CO2 Emissionen.
Ihre Gemeinde hat Smart Printing
verdient
•
Kundenzufriedenheit – Ein effizientes Druckmanagement ermöglicht Mitarbeitern, sich auf die
Betreuung der Bürger zu konzentrieren anstatt
sich um eine Vielzahl interner Abläufe kümmern
zu müssen. Da die Vertraulichkeit immer gewahrt
bleibt, verbessert sich das Image von Behörden als
professioneller Dienstleister bei den Bürgern.
•
Mitarbeiterzufriedenheit – Hohe Verfügbarkeit,
weniger Serviceanforderungen und keine Warteschlangen. Dokumente, die jederzeit und an
jedem Ort verfügbar sind. Anwender können Informationen in jedem Büro abholen und sind damit
mobiler und flexibler als zuvor.
•
Zufriedenes Management – Smart Printing bietet
signifikante Einsparungen und volle Budgetkontrolle, verbesserte Nutzung von Ressourcen und
ein effizientes IT-Management.
•
Positiveres Image in der Öffentlichkeit – Smart
Printing reduziert Abfälle und schont die Umwelt.
Die Nachhaltigkeitsprogramme des öffentlichen
Diensts und der Gemeinden greifen und geben Behörden bei den Bürgern ein positiveres Image.
•
Niederlassungen werden gestärkt – Zentralisiertes Druck-Management und Pull Printing erhöhen die Effizienz, Support und Sicherheit, allerdings ohne Netzwerk-Kosten zu verursachen. Die
IT-Kosten werden durch die Druck-Server-Konsolidierung signifikant reduziert.
Stellen Sie Ihre Kosteneinsparungen transparent dar
Die SafeCom Tracking- und Reporting-Funktionen geben
Ihnen einen Überblick über Ihre Druckaktivitäten,
Druckverhalten und Kosten. So lässt sich die Auslastung
jedes einzelnen Druckers jederzeit verfolgen und
Berichte über die Kosten jedes einzelnen Geräts zu
erstellen. Die Druckkosten werden so transparent –
egal, wie groß ein Unternehmen oder eine Behörde ist.
Save-O-Meter
Das SafeCom Safe-O-Meter zeigt darüber hinaus,
wie viele Bäume und wie viel Wasser eine Behörde
verbraucht und wie viel CO2-Emissionen eingespart
werden. Das Safe-O-Meter ist integraler Bestandteil
des zentralen Managementsystems – des SafeCom
Administrator.
30%
Saved
Drucklösungen einfach
verwalten
Savings:
Total
Year
Month
Week
Die SafeCom Lösungen unterstützen
Unternehmen und Behörden dabei,
ihre Druckservices zu verwalten und zu
optimieren.
Weltweit können Unternehmen, der
öffentliche Dienst und Behörden dank
SafeCom Smart Printing Kosten einsparen,
effizienter arbeiten und die Sicherheit ihrer
Daten zu erhöhen. Gleichzeitig reduzieren
sie Abfall und schützen die Umwelt.
Die SafeCom Smart Printing Lösung lässt sich
mit allen gängigen Druckern, Kopierern und
Multifunktionsgeräten einsetzen – in kleinen
Firmen ebenso wie in Großkonzernen.
SafeCom GmbH
Otto-Lilienthal-Straße 36
71034 Böblingen
Deutschland
Telefon: +49 (0)1805-SAFECOM* oder
+49 (0)1805-7233266*
e-mail: [email protected]
www.safecom.eu
* 14c/minute für Anrufe aus dem deutschen Festnetz.
B/W: 25.000
Color: 20.000
Total: 45.000
Trees: 3
C02: 1305 kg
H2O: 450 m3
Das SafeCom Save-O-Meter sagt Ihnen sofort, in
welchem Maß ihr Unternehmen aktiven Umweltschutz
betreibt.

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