workday - BorgWarner

workday Training für Manager
Unsere Grundsätze
Wertschätzung
Kooperation
Spitzenleistung
Integrität
Gesellschaft
Agenda
 Heute zeigen wir Ihnen, wie Sie
 sich in workday einloggen
 durch das System navigieren
 Veränderungen von Mitarbeiterdaten genehmigen
 Wir reden auch über:
 Wesentliche Daten und künftigen Informationsaustausch
 Ihre Anlaufstelle für zusätzliche Unterstützung und Hilfsmittel
 Ändern der persönlichen Daten
 Hilfsmittel für Sie:
 Kurzanleitung für Manager
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workday Trainingsziele
 Einführung in workday
 Verständnis für die Beweggründe, dieses System
einzuführen und Ihre Funktion darin
 Was ändert sich? Was bleibt unverändert?
 Abschließen von wesentlichen Transaktionen mit Hilfe
von workday
 Kenntnis über Ihre Anlaufstellen, um Unterstützung
zu erhalten
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HRIS = Human Resources Information System
 workday wird das, globale HRIS sein für:
 den Stammdatensatz von BorgWarner, der Informationen für
alle BW Mitarbeiter liefert
 Externe Mitarbeiter, darunter auch Leiharbeitnehmer, werden nicht
in workday integriert
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BorgWarner Ausblick - workday HRIS
Taleo
TMS
HR-Grundlagen zur
Unterstützung des
Unternehmens
Payroll
HRIS
•Fähigkeit, mit mehreren
Systemen global zu
kommunizieren
•Verbesserung von
Sicherheit &
Datenintegrität
• höhere Effizienz durch
Automatisierung von
Transaktionen
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Warum workday?
workday…

hilft uns, ein Technologieführer zu
sein, indem wir führende
Technologien nutzen

ist ein benutzerfreundliches
Portal, welches es erlaubt auf
persönliche und leistungsbezogene
Daten zuzugreifen


erhöht die Genauigkeit bei der
Eingabe und Verwaltung Ihrer
persönlichen Daten
mindert Compliance – und
rechtliche Risiken durch
Datenschutz und Datensicherheit
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 bietet Hilfsmittel, die Sie bei der
Ausführung Ihrer Aufgaben
unterstützen

Automatisierte OnlineAbwicklung von Transaktionen
 einfaches und intuitives System,
welches Ihnen wertvolle Zeit
sparen wird
 erlaubt es uns, ökologisch zu
arbeiten, da der Papierverbrauch
automatisch minimiert wird
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Was ändert sich und was nicht?
Was sich NICHT ändert
Was sich ändert
Ihre Informationen sind sicher und
vertraulich.
Sie verwalten Ihre eigenen
persönlichen Daten.
Sie sind verantwortlich für die Aktualität
Ihrer Daten.
Mitarbeiter haben die Möglichkeit von
überall mit einem Browser Ihren
Posteingang zu sehen und
Änderungen an Ihren persönlichen
Daten vorzunehmen.
Sie und HR müssen Transaktionen
genehmigen.
Die Art und Weise, wie HR und Sie
Transaktionen genehmigen.
Die rechtzeitige Fertigstellung von
mitarbeiterbezogenen Aufgaben ist
wichtig.
Sie können Transaktionen von überall
genehmigen, wo Sie Zugang zu einem
Internetbrowser haben.
Offizielle Dokumente müssen weiterhin
zur Bestätigung bei HR abgegeben
werden, damit die Änderungen
vorgenommen werden können.
Aktualisierungen der Dokumente
erfolgen über Workday.
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Was ist die wichtigste Veränderung?
Hinweis!
 Eine Transaktion kann nicht abgeschlossen
werden, bis Sie diese im System genehmigt haben
 Einstellung, Veränderung des Arbeitsverhältnisses
 Sie bekommen eine E-Mail von BorgWarner, wenn Ihr
Einsatz erforderlich ist.
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Wichtige Hinweise für Manager
Bitte beachten!
 BorgWarner wahrt gegenüber allen Mitarbeiterdaten
Geheimhaltung, Sicherheitsgesetze, Grundsätze und
Richtlinien.
 Das workday System behandelt HR bezogene
Mitarbeiterdaten in einer sicheren Online-Umgebung.
 workday steigert Ihre Effizienz und unterstützt Sie mit
automatisierten Transaktionen und Genehmigungsprozessen.
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Erweiterte Informationssicherheit
 Behandeln Sie alle Mitarbeiterinformationen, als wären Sie die
eigenen.
 Sperren Sie Ihren PC, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen.
 Loggen Sie sich aus, wenn Sie mit Ihrer Arbeit mit workday
fertig sind.
 Nutzen Sie eine sichere Umgebung für Ihre Ausdrucke.
 Lassen Sie keine mitarbeiterbezogenen ausgedruckten
Informationen oder Berichte im Drucker oder sichtbar auf Ihrem
Arbeitsplatz liegen.
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Log-In & Navigation
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Log-In
 Sie erreichen die BorgWarner workday Seite über:
 https://wd5.myworkday.com/borgwarner/login.htmld
Schritt 1: Geben Sie
den Benutzernamen
ein, den Ihnen HR zur
Verfügung stellt
Schritt 2: Geben Sie
das Passwort ein, das
Ihnen von HR
übermittelt wurde.
Optional: Um ihr Passwort nach dem
ersten Log-In zu ändern, wählen Sie
„Kennwort ändern“
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Navigation durch das System
Mein Team:
Unter “Mein Team”
finden Sie alle
Informationen über die
Ihnen direkt unterstellten
Mitarbeiter.
Mitarbeiterbewe
gungen:
Anzeige von
aktuellen
Veränderung Ihrer
Mitarbeiter
Geburtstage und Jubiläen:
Lassen Sie sich hier
Geburtstag und Jubiläen der
nächsten zwei Wochen
anzeigen.
Suchen:
Die Suche funktioniert wie
die Google-Suche – nur
innerhalb von Workday.
Berichte:
Lassen Sie sich hier eine
Vielzahl an Berichten
anzeigen.
Sie möchten wieder auf die Startseite? Kicken Sie auf
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Verzeichnis:
Nutzen Sie das „Verzeichnis“, um
Ihnen Organigramme, Standorte,
Mitarbeiter und Manager
anzeigen zu lassen.
oder
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Navigation - Posteingang
Klicken Sie auf Ihr Foto, um Ihre
Einstellungen zu öffnen oder um sich
auszuloggen.
Profil anzeigen: Überblick über Ihre
Mitarbeiterdaten
Posteingang: Gehen Sie auf Ihren Posteingang,
um alle anstehenden Aktivitäten zu sehen. Die
Anzahl der Aktivitäten werden Ihnen in dem
orangenen Kreis angezeigt.
Benachrichtigungen: Sehen Sie Ihre
anstehenden Benachrichtigungen
Mein Benutzerkonto: Verwalten und ändern Sie
Ihr Passwort, die Kennwortfrage und
Systemeinstellungen (bspw. Spracheinstellungen)
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Navigation - Symbole
Quicklinks dienen als Verknüpfung zu anderen Seiten und Systemen
– bspw. zu: BorgWarner E-Learning, TMS oder workday
Trainingsmaterial.
Das „Verzeichnis“ bietet unter Anderem die Anzeige von
Organigrammen, Standorten, Mitarbeitern und Managern. Unter
„Mein Team“ erhalten Sie Informationen über Ihre direkt
unterstellten Mitarbeiter.
„Berichte“ und „Benutzerdefinierte Berichte“ stellen Ihnen zusätzliche
Informationen innerhalb von workday zur Verfügung.
Mitarbeiter und Manager erreichen Ihre eigenen Daten über das
Symbol “Persönliche Daten”.
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Manager
Genehmigungsprozess
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Genehmigen von Mitarbeiter-Transaktionen (1)
 HR initiiert die Transaktion
 HR Manager führt die erste Genehmigung durch
 Danach bedarf es der Zustimmung von:
 Manager der Mitarbeiters
 Manager des Managers
 gilt für Entgeltstufe 14 und darunter
 Transaktionen in höher gestuften Positionen bedürfen
zusätzlichen Genehmigungen
 Entgeltstufe 15 und höher benötigen die Zustimmung des Business
Unit Leaderships
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Genehmigen von Mitarbeiter-Transaktionen (2)




Einstellung
Austritt
Entgeltveränderungen (Grundentgelt)
Änderung des Arbeitsverhältnisses
 Wechsel (Bereich, Standort, Vorgesetzter,
Kostenstelle, Aufgabenbeschreibung)
 Beförderung
 Horizontalversetzung
 Herabstufung
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Genehmigen von Mitarbeiter-Transaktionen (3)
 Es gibt 3 Optionen für jede Genehmigungsbenachrichtigung
 Genehmigen
 Ablehnen (Dies führt zum Abbruch des gesamten
Prozesses)
 Zurücksenden
 Um einen Vorgang abzulehnen oder zurückzusenden,
müssen Sie ihre Entscheidung im Kommentarfeld
begründen
 Manager: Bitte beachten!
 Alle Informationen, einschließlich den Kommentaren, werden Teil
der Mitarbeiteraufzeichnungen/Personalakte
 Bitte beschränken Sie sich in Ihren Kommentaren auf das
Wesentliche und achten Sie auf Professionalität
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Genehmigungen: Einstellung (1)
Starten Sie den
Genehmigungsprozess, indem Sie
auf Ihr Foto und danach auf
“Posteingang” klicken.
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Genehmigungen: Einstellung (2)
Schritt 1: Wählen Sie
die Transaktion
“Einstellung” aus Ihrer
Liste im Postfach
“Aktionen”.
Schritt 2: Wählen Sie die
Transaktion “Einstellung”
aus und die Details öffnen
sich auf der rechten Seite,
um von Ihnen geprüft und
genehmigt zu werden.
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Genehmigungen: Einstellung (3)
Schritt 1: Klicken Sie auf
“weitere Details”, um weitere
Informationen zu erhalten.
Schritt 2: Sobald Sie bereit sind fortzufahren, wählen
Sie eine der folgenden Optionen:
Genehmigen: Wenn Sie die Details geprüft haben, können Sie
auf “Genehmigen” klicken, um zum nächsten Schritt der
Transaktion zu gelangen.
Zurücksenden: Nachdem Sie einen Kommentar eingegeben
haben, können Sie die Transaktion zum vorherigen Schritt
“zurücksenden”, um diese nochmal zu prüfen.
Ablehnen: Wenn Sie eine Transaktion ablehnen, wird der
gesamte Prozess abgebrochen. Diese Entscheidung müssen Sie
mit Kommentaren begründen.
Abbrechen: Die Transaktion bleibt in Ihrem Posteingang bis Sie
weitere Aktionen vornehmen.
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Genehmigungen: Einstellung (4)
Wenn Sie “Genehmigen”
auswählen, erhalten Sie eine
Bestätigung.
Der nächste Schritt im
Genehmigungsprozess wird
angezeigt.
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Mitarbeiterdaten auf einen Blick
Wenn Sie den orangenen Button
auswählen, werden Ihnen alle
Informationen über den
Mitarbeiter/die Mitarbeiterin
angezeigt.
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Nachverfolgung des Prozesses:
Wenn Sie auf Prozess
klicken, sehen Sie den
aktuellen Status Ihres
Genehmigungsprozesses.
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Genehmigungsprozess: Ablehnen (1)
Schritt 1: Überprüfen Sie die Details,
indem sie durch Herunterscrollen, um
alle Informationen sehen zu können.
Schritt 2: Wenn Sie zum Fortfahren
bereit sind, wählen Sie eine der
folgenden Aktionen: Genehmigen,
Ablehnen, Zurücksenden oder
Abbrechen.
Wenn Sie auf „Ablehnen“ klicken, müssen
Sie zunächst ein Kommentar einfügen.
Ansonsten wird automatisch eine Textbox
geöffnet, in der Sie dazu aufgefordert
werden ein Kommentar hinzuzufügen.
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Genehmigungsprozess: Ablehnen (2)
Sie bekommen eine Information das der
Vorgang abgelehnt wurde.
Bitte beachten Sie, dass die eingegebenen und bestätigten Kommentare
im workday System gespeichert sind.
Akzeptabler Kommentar: Die Entgelterhöhung für Berta ist nicht korrekt.
Unzulässiger Kommentar: Berta Exemplar ist eine schlechte Mitarbeiterin und verdient es
nicht befördert zu werden.
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Genehmigungen: Stellenwechsel (1)
Wählen Sie die
Stellenwechsel-Transaktion
in Ihrer Liste der Aktionen
aus, deren Genehmigung
noch aussteht.
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Genehmigungen: Stellenwechsel (2)
Schritt 1: Überprüfen
Sie die Details, indem sie
herunterscrollen, um alle
Informationen sehen zu
können.
Schritt 2: Wenn Sie
zum Fortfahren bereit
sind, wählen Sie eine der
folgenden Aktionen:
Genehmigen, Ablehnen,
Zurücksenden oder
Abbrechen.
Wenn Sie “Zurücksenden” auswählen, um die Transaktion zur
Überarbeitung zum vorherigen Schritt zu senden, erscheint die
Box “Zurück senden”.
Sie müssen auswählen, zu welchem Schritt Sie die Transaktion
zurücksenden möchten. Anschließend fügen Sie den Grund für
die Rücksendung ein.
Die Transaktion geht dann zurück zum Posteingang der Person.
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Mobile Genehmigung
Genehmigungen leicht gemacht!
Holen Sie sich die workday app noch
heute!
Download im App Store für iOS (Apple) und Android Geräte
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Unterstützung für das weitere Vorgehen mit workday
Praktische Session
(Navigation durch “Mein Team”,
Genehmigungen und “Alles Über Mich”)
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Praktische Übung
 Wir loggen uns in das System ein.
 Wir navigieren Sie durch Ihr “Mein
Team”-Worklet.
 Wir schauen uns Ihr Worklet zu
“Persönlichen Informationen” an.
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Log-In
 Sie erreichen die BorgWarner workday Seite über:
 https://wd5.myworkday.com/borgwarner/login.htmld
Schritt 1: Geben Sie
den Benutzernamen
ein, den Ihnen HR zur
Verfügung stellt
Schritt 2: Geben Sie
das Passwort ein, das
Ihnen von HR
übermittelt wurde.
Optional: Um ihr Passwort nach dem
ersten Log-In zu ändern, wählen Sie
„Kennwort ändern“
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Navigation durch das System
Mein Team:
Unter “Mein Team”
finden Sie alle
Informationen über die
Ihnen direkt unterstellten
Mitarbeiter.
Mitarbeiterbewe
gungen:
Anzeige von
aktuellen
Veränderung Ihrer
Mitarbeiter.
Geburtstage und Jubiläen:
Lassen Sie sich hier
Geburtstag und Jubiläen der
nächsten zwei Wochen
anzeigen.
Suchen:
Die Suche funktioniert wie
die Google-Suche – nur
innerhalb von Workday.
Berichte:
Lassen Sie sich hier eine
Vielzahl an Berichten
anzeigen.
Sie möchten wieder auf die Startseite? Kicken Sie auf
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Verzeichnis:
Nutzen Sie das „Verzeichnis“, um
sich Organigramme, Standorte,
Mitarbeiter und Manager
anzeigen zu lassen.
oder
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Mein Team
Wählen Sie auf der Startseite
das “Mein Team”-Worklet aus.
Unter “Ansicht” können Sie
Einsatzorte, Organigramme und
zusätzliche Informationen über
Ihr Team sehen.
Auf der rechten Seite ist eine
Liste ihrer direkt unterstellten
Mitarbeiter. Klicken Sie auf das
Foto des Mitarbeiters, um sein
Profil sehen zu können.
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35
Mein Team
Wenn Sie einen Mitarbeiter
auf der vorherigen Seite
auswählen, gelangen Sie
auf sein Mitarbeiterprofil.
Hier können Sie
Informationen, wie
Jobdetails, Vergütung u.a.
sehen.
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Persönliche Daten
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37
Navigation durch das System
Mein Team:
Unter “Mein Team”
finden Sie alle
Informationen über die
Ihnen direkt unterstellten
Mitarbeiter.
Mitarbeiterbewe
gungen:
Anzeige von
aktuellen
Veränderung Ihrer
Mitarbeiter.
Geburtstage und Jubiläen:
Lassen Sie sich hier
Geburtstag und Jubiläen der
nächsten zwei Wochen
anzeigen.
Suchen:
Die Suche funktioniert wie
die Google-Suche – nur
innerhalb von Workday.
Berichte:
Lassen Sie sich hier eine
Vielzahl an Berichten
anzeigen.
Sie möchten wieder auf die Startseite? Kicken Sie auf
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Verzeichnis:
Nutzen Sie das „Verzeichnis“, um
sich Organigramme, Standorte,
Mitarbeiter und Manager
anzeigen zu lassen.
oder
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Ändern der persönlichen Daten (1)
 Über das Symbol
ändern Sie Ihre
persönlichen Daten:
 Kontaktdaten
 Persönliche Daten
 Notfallkontakte
 Offizieller Name
 Es werden Ihnen auch
zusätzliche persönliche
Daten angezeigt.
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Ändern der persönlichen Daten (2)

In diesem Beispiel ändern
wir Kontaktdaten.

Klicken Sie im Abschnitt
„Persönliche Daten“
auf „Kontaktdaten“.

Auf der Seite „Meine
Kontaktdaten“ wählen Sie
anschließend “Bearbeiten”
oben links.
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41
Ändern der persönlichen Daten (3)

Klicken Sie auf das Symbol
neben den Daten, die Sie
ändern möchten.

Sobald Sie auf das Symbol
klicken, öffnen sich die
Felder, in denen Sie
Änderungen vornehmen
können. Klicken Sie auf
zum Speichern.

Sobald Sie alle Änderungen
vorgenommen haben, klicken
Sie auf “Übermitteln” unten
links. Wenn Sie “Für später
speichern” wählen, werden
Ihre Änderungen zwar
gespeichert aber nicht an HR
übermittelt.
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Ändern der persönlichen Daten (4)

Tipp: Um Änderungen an den
persönlichen Daten vorzunehmen,
können Sie “Meine persönlichen
Daten ändern” in die Suchfunktion
eingeben.

Sie werden auf die Seite
weitergeleitet, auf der Sie
Änderungen übermitteln können. Die
neuen Daten müssen von HR
genehmigt werden. Eventuell
müssen Sie Dokumente einreichen.

Sobald Sie alle Änderungen
vorgenommen haben, klicken Sie auf
“Übermitteln” unten links. Wenn Sie
“Für später speichern” wählen,
werden Ihre Änderungen zwar
gespeichert aber nicht an HR
übermittelt.
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Ändern der persönlichen Daten (7)

In diesem Beispiel ändern wir Ihren
offiziellen Namen.

Innerhalb der Kategorie “Persönliche
Daten”, klicken Sie auf “Offizieller
Name” oder geben “Name ändern” in
die Suchfunktion ein.

Nun werden Sie zur Seite “Meinen
offiziellen Namen ändern”
weitergeleitet. Geben Sie hier Ihre
Änderungen ein.

Sobald Sie die Änderung
vorgenommen haben, klicken Sie auf
“Übermitteln” unten links. Wenn Sie
“Für später speichern” wählen, werden
Ihre Änderungen zwar gespeichert
aber nicht an HR übermittelt.

Sie werden aufgefordert ein
Belegdokument an HR zu übermitteln.
Änderungen werden nicht Kraft treten,
bis der Vorgang beendet ist.
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Zusätzliche persönliche Daten
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Unterstützung für das weitere Vorgehen mit workday
Weitere Hilfsmittel
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46
Nächste Schritte
 Überprüfen der persönlichen Daten auf ihre Aktualität in
workday
 Aktualisieren Sie bei Bedarf Ihre persönlichen Daten.
 Achten Sie auf künftige Bekanntmachungen.
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Nächste Schritte
 Gehen Sie nicht ohne Ihren Manager Resource Guide / die
FAQs / und die Kurzanleitung.
 Checken Sie Ihren workday Posteingang und Ihre
BorgWarner Outlook E-Mails auf Benachrichtigungen über
Transaktionen, die Ihre Genehmigung brauchen.
 Achten Sie auf kommende Mitteilungen – und stellen Sie
sicher, dass Sie Ihr Team informieren.
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Traningsmaterial & Ansprechpartner
 Hilfsmittel
 workday.borgwarner.com
 Kurzanleitungen für Manager
 Trainings für Manager
 Betreuung durch die lokale HR-Abteilung
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49
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Unsere Vision

Eine saubere, energie-effiziente Welt
Unsere Mission

Wir liefern wegweisende Antriebstechnologien
zur Verbesserung von Verbrauch, Emissionen
und Leistung
Weniger
Verbrauch
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Reduzierte
Emissionen
Höhere
Leistung
50

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