KDL Berlin 2017 07.07.2016 18.03 Uhr Hotel Plaza Berlin Knesebeckstr. 63 Protokoll des 13. Arbeitstreffens Nur für den internen Gebrauch!! Verteiler: Per mail Leitung: Vorsitzender PDG Hennes Schulz Nächste Sitzung: Donnerstag, 04.08.2016 Anwesende: s.Teilnehmerliste THEMA WER? TOP 1: Begrüßung Vorsitzender PDG Hennes Schulz eröffnet die Sitzung und begrüßt die Teilnehmer, insbesondere GRV 2016/17 Lutz Baastrup und GR100 PCC Barbara Grewe. TOP 2: Anwesenheit, Protokoll und Terminkontrolle Anwesenheit: siehe TN-Liste. Das Protokoll führt Dr. Joachim Schläper, LC Berlin-Spandau. Terminkontrolle gemäß To Do Liste (siehe auch letzte Seite): To Do Nr. 1: Key Note Speaker Am 27.07.16 wird es dazu einen Termin in der Geschäftsstelle in Wiesbaden geben mit besonderem Fokus auf das Motto des Kongresses: „Toleranz, Intergration, Interkulturelle Kommuinikation“. To Do Nr. 2: Öffentlicher Markt Breitscheidplatz GRV Lutz Baastrup und GR100 Barbara Grewe sicher zu, dass der Markt stattfinden wird. Das Konzept der Agentur Nareyka sei schlüssig, 20 Zelte dem MD kostenfrei zugesagt und bereits fest zugeordnet, freie Zelte werden über das Generalsekretariat vergeben. Organisatorisch zuständig ist LF Monika Nareyka (Agentur Nareyka, Berlin). Sie wird sich unverzüglich auch um die behördliche Genehmigung für die Nutzung des Breitscheidplatzes kümmern (To Do Nr. 37). Davon unabhängig ist die Nutzung der nördlichen Fahrbahn der Tauentzienstrasse für die Oldtimer-Aufstellung. Hierfü soll in Absprache mit dem KdL-Verein eine gemeinsame Genehmigung beantragt werden. Die Kosten für den Breitscheidplatz trägt der MD, für die Fahrbahn Tauentzien der KdL e.V. Monika Nareyka 04.08.16 Benjamin Rätz 04.08.16 To Do Nr. 3: Leo-Location für 12.05.17 Benjamin Rätz berichtet, dass der Vertrag mit dem “The Grand” abgestim- Martin mung sei. PDG Hennes Schulz weist darauf hin, dass der Veranstalter eine Kowert hauseigene Security habe, die aber gesondert gebucht werden müsse. Benjamin Rätz bestätigt, dass das Budget mit PDG Martin Kowert abgestimmt ist. To Dos Nr. 14 und 15: Musikwettbewerb LF Dieter Beuermann, LC B-Halensee, informiert, dass er gemeinsam mit GRMus Ingo Brookmann die drei Veranstaltungsorte besichtigt hat. Die Entscheidung liege nun bei Ingo Brookmann. Dieter Beuermann ergänzt, dass Herr Prof. Plath, zuständig für den Distrikt-Musikwettbewerb, auch das Sponsoring übernommen hat für eine 04.08.16 -2- Trompete für den jüngsten Teilnehmer. Der Aufruf an die Clubs zur Beteiligung am Wettbewerb erfolge vom Distrikt aus. To Do Nr. 16: Get Together Arminiushalle (50 Euro all inclusive) Gabriela Lutter, LC B-Airport, berichtet, dass der Hallenmanager Herr Kaufmann die Miete erlassen habe. Nun seien noch die Punkte Security und Beleuchtung offen. Die GEMA-Gebühren klärt PDG Martin Kowert (To Do Nr. 38). 04.08.16 Gabriela Lutter, Yvonne Schläper, Martin Kowert To Do Nr. 21: Beiprogramm Margen Anita Blachnitz führt aus, dass die Preise für die Veranstaltungen nunmehr feststehen. Auch sei die Liebermannvilla nach Rücksprache mit Anette Mo- Anita jen mit im Angebot. Die Ausschreibungstexte seien laut Torsten Holler in Blachnitz Ordnung. Die Aufschläge (Margen) sollen nächste Woche in einem Termin mit PDG Hennes Schulz geklärt werden. Auch sei den Clubs ein Termin zu setzen für eventuelle weitere Angebote. To Do Nr. 25: Camper Treffen Präsentation GR100 Barbara Grewe erwähnt, dass der Punkt NICHT erledigt ist. Sie habe die Präsentation nicht bekommen. Burkhard Stibbe wird gebeten, die Präsentation zuzuschicken. PDG Hennes Schulz informiert über 20 bereits bestehende Anmeldungen. Burkhard Stibbe 04.08.16 04.08.16 04.08.16 To Do Nr. 29: IGA Kontakt -> verschoben auf nächste Sitzung Sabine Dazu bemerkt PDG Hennes Schulz, dass Sabine Körner die Shuttle-Busse Körner zugesichert hat. To Do Nr. 31: Leo-Film Leo Benjamin Rätz informiert, dass der Film seitens der Produktion fertig sei. Sobald er ihn selbst habe, werde er ihn an PDG Hennes Schulz sowie an Guido Kluck weiterleiten. To Do Nr. 32: Oldtimer-Ausfahrt Rainer Kelkel, LC B-Meilenwerk, informiert, dass die Ausstellung „100 Fahrzeuge aus 100 Jahren“ getrennt von der Oldtimer-Ausfahrt zu sehen sei. Für die Ausstellung sollten die Fahrzeuge auf der Tauentzienstrasse stehen. PDG Hennes Schulz ergänzt, dass dafür die nördliche Fahrbahn der Tauentzienstrasse zwischen Nürnberger und Joachimsthaler Strasse an den beiden Tagen Freitag, 12.05., und Samstag, 13.05.17, vorgesehen sei und bei der Genehmigungsbehörde beantragt werden muss. Dies hänge mit der benötigten Stellfläche sowie versicherungsrechtlichen Fragen zusammen. Die Werbewirksamkeit der Fahrzeuge sei für die Sponsoren und Investoren wichtig. Allerdings müssen die Genehmigungen möglichst jetzt beantragt werden, zuständig sei der Charlottenburger Bezirksbürgermeister Reinhard Naumann (To Do Nr. 39). Monika Nareyka wird gebeten, auch diese Genehmigung auf Kosten des KdL Vererins mit einzuholen. Weiterhin führt Rainer Kelkel aus, dass der LC Cuxhaven umfangreiche Erfahrung und ein gutes Konzept ausgearbeitet habe, auch für schlechtes Wetter an den Veranstaltungstagen. Es berücksichtige u.a. den Wachdienst, Zelte, Umweltplanen und Beschilderungen und sei Punkt für Punkt abzuarbeiten. In diesem Zusammenhang bittet er um die Zusendung der bisherigen Protokolle der KDL Berlin 2017-Sitzungen (To Do Nr. 40). Bezüglich einer Eskorte für die Oldtimer-Ausfahrt bietet VG Andreas Boehlke, LC Berlin, an, eine solche zu beantragen (To Do Nr. 41). Rainer Kelkel 04.08.16 sofort Monika Nareyka 04.08.16 Renate Bohle Andreas Boehlke To Do Nr. 33: Oldtimer, Pause in Brandenburg/Havel -> verschoben auf nächste Sitzung PDG Lang 04.08.16 -3- To Dos Nr. 34 und 35: Parkplätze Diese sind wichtig, weil viele Oldtimer-Besitzer mit Hänger kommen werden, teilweise ist mit Fahrzeugen für Begleitpersonen zu rechnen. To Do Nr. 36: BVG-Tickets VG Andreas Boehlke bietet an, diesen Punkt zu klären. 04.08.16 Andreas Boehlke TOP 3: Internetauftritt KDL 2017 / APP / Anforderungen Guido Kluck, LC B-Benefit, informiert, dass die APP für die nächste Woche auf dem Plan steht. Er arbeitet zusammen mit Martin Adam (gesponsert vom LC B-Gendarmenmarkt). Er weist darauf hin, dass er bislang zwar 45 unterschiedlichste Punkte mit Terminen habe, diese aber nur ansatzweise beschrieben und daher für eine Veröffentlichung nicht geeignet seien. Er bittet nachdrücklich um Konkretisierung und möglichst vollständige Inhalte mit Buchungsmöglichkeiten. PDG Hennes Schulz bittet um Einbeziehung von Anita Blachnitz und Torsten Holler. TOP 4: Internat. Convention und GR-Sitzung Fukuoka, Japan GRV Lutz Baastrup informiert, dass u.a. 3 VP’s gewählt wurden und der 1. Internationale Vice President (IVP) zum KDL 2017 nach Berlin kommen wird. Für die Öffentlichkeitsarbeit sei ein Budget in Höhe von 70.000,- Euro für eine bundesweite Kampagne bereitgestellt worden, PR-Agenturen haben bereits eine Aufforderung zur Angebotsabgabe erhalten. Für die MDAktivitäten in Berlin seien 30.000,- Euro für PR-Zwecke eingeplant, infrage kommende Berliner Agenturen. PDG Hennes Schulz möge sie für den Verein KDL Berlin 2017 in Abstimmung mit GS Astrid Schauerte (Wiesbaden) aussuchen. Der Auftrag werde dann von Wiesbaden aus erteilt. Der 100-Jahre-Festakt im WECC (Lagerhalle 1 im Westhafen) am Donnerstag, 11. Mai 2017 ist beschlossen, die Einigung erfolgt. Von den insgesamt 789 Plätzen seien 400 für den MD reserviert, der Rest von 389 Plätzen gehe für 40,- Euro (für Einlass und einfaches Buffet ohne Getränke) in den freien Verkauf. Die Teilnehmer müssen sich allerdings bis zum 15.04.17 entscheiden und verbindlich anmelden. Öffnung wird um 18.00 Uhr sein, der Festakt beginnt um 19.30 Uhr und wird etwa 1,5 h dauern. Ende der Veranstaltung wird gegen 23 Uhr sein. Für Videoproduktionen seien 40.000,- Euro im PR-Budget vorgesehen für 23 Spots je 1,5 min. Längere Werbefilme solle es nicht geben. Anders als beim KdL 2016 in Darmstadt soll die Podiumsdiskussion bereits am Freitag, 12. Mai 2017 stattfinden. Den Diskutanten sei dann der Inhalt der für den Samstag vorgesehenen Key Note bereits bekannt. Der Kongress solle wie in Darmstadt ablaufen wie auch die MD-Versammlung. Bezüglich des Verteilers der Einladungen für den Festakt bittet GR100 Barbara Grewe darum, dass PDG Hennes Schulz seine Wünsche und die des KdL-Vereins an sie, GRV Lutz Baastrup sowie GS Astrid Schauerte sendet. Der Govenorrat möchte aufgrund der Flut von E-Mails koordinieren und entscheiden. Bezüglich der Terminierung der E-Mails wünscht GRV Lutz Baastrup ein Konzept von PDG Hennes Schulz. GR100 Barbara Grewe ergänzt, dass der Vertrag mit dem WECC bis spätestens Mitte August unterschrieben sein wird und danach die Einladungen per Mail an die VIPs versendet werden sollen. TOP 5: - erledigtTOP 6: Leo-Location, Internet und Programm Benjamin Rätz führt ergänzend zu obigen Punkten der To-Do-Liste aus, dass die Zeitpläne fertig seien und in 2 Wochen auf dem Hauptmedium Facebook online gehen. Außer auf digitalem Weg werden die Leos auch via -4- Print-Medien informiert. TOP 7 und 8: - erledigt – TOP 9: Lions Galaabend (100 Euro all incl.) am Samstag, 13.05.17 Ingrid Bütow informiert, dass die Saalmiete als Sachspende vom Betreiber Messe Berlin GmbH eingebracht wird, die Nutzung der Ehrenhalle von den Leos aber nicht zum Spendenumfang gehöre, sondern berechnet werde. PDG Jürgen Bütow hatte seinerzeit die Kostenrechnung auf der Basis von 1000 Lions-Gästen für die Gala aufgestellt. Aktuell sei eine Bühne von 6 x 10 Metern geplant, die Beleuchtung sei noch offen. Bezüglich der Dekoration gebe es einen Termin im August. Offen sei ebenfalls das Orchester (siehe unten) und der DJ für die Leos. 2. VG Andreas Boehlke bietet an, kostenfrei für Raumbeleuchtung zu sorgen. TOP 10: - erledigt TOP 11: Pressetext PDG Hennes Schulz informiert, dass es dazu einen Termin mit Torsten Holler geben werde. TOP (ohne Nr.): 10 Shuttlebusse: erledigt TOP 11 und 12: - erledigt TOP 14: Biker-Sternfahrt – Organisator IPDG Bernd Hildebrandt IPDG PDG Hennes Schulz informiert, dass es dazu einen Termin mit IPDG Bernd Bernd HilHildebrandt und Werner Mögle vom LC Frankfurt/Oder geben werde. Nähe- debrandt res werde er beim nächsten Treffen mitteilen. 04.08.16 TOP 15: Volunteers Werbung / Teilnahme Dr. Regina Grauert gibt bekannt, dass sich Volunteers über die KDLInternetseite eintragen können. Benötigt werden ca 200 Lions aus allen Berliner- und Brandenburger Clubs, die nach den Anforderungen der Verantwortlichen auf die Locations verteilt werden. Für die Werbung in den Clubs wird ein Flyer erstellt. Anmeldung: http://www.kdl2017.berlin/helfen/ TOP 16: Sponsoring PDG Hen- 19. 07.16 PDG Hennes Schulz führt aus, dass der Vertrag mit VW unterschriftsreif sei. nes Schulz Allerdings habe auch BMW Interesse bekundet und gegenüber VG Andreas Boehlke zugesagt. Fest steht, dass nur eine der beiden Firmen zum Zuge kommen wird, da sie sich gegenseitig ausschließen. Frist bis 19. Juli 2016 Ohne TOP: Lions-Orchester Zum Ende der Sitzung wird noch einmal die Frage aufgeworfen, ob das Lions-Orchester für die musikalische Ausgestaltung eingeplant werden soll. Dies betrifft den Festakt sowie den Galaabend. Für letzteren sei laut PDG Hennes Schulz eine Band für Tanzmusik vorgesehen (kein Sinfonieorchester) und ein Budget in Höhe von max. 1.800,- Euro brutto. GR100 Barbara Grewe ergänzt, dass derselbe Betrag auch für den Festakt zur Verfügung stehe, aber nicht für die Übernachtungen und Reisekosten zwischen diesen beiden Terminen. Rainer Kelkel erinnert an die lionistischen Prinzipien, nach denen sich jeder mit seinen Fähigkeiten und Möglichkeiten einbringen solle. Die Oldtimer-Besitzer würden teilweise erhebliche Aufwendungen tragen, um mit den Fahrzeugen in Berlin präsent zu sein. Hier käme niemand auf die Idee, nach der Erstattung irgendwelcher Kosten zu fragen. GRV Lutz -5- Baastrup stellt fest, dass das Orchester noch nicht beauftragt ist. Dieter Beuermann sieht eine Möglichkeit, die musikalische Ausgestaltung kostenlos einzubringen. Daraufhin ergeht der Beschluss, das Lions-Orchester NICHT zu engagieren. PDG Hennes Schulz bittet Dieter Beuermann, alternative Vorschläge einzubringen (To Do Nr. 42). TOP 17: nächste Termine KDL Berlin 2017-Treffen im Hotel Berlin Plaza, Knesebeckstr. 63, 10719 Berlin, Beginn jeweils 18.00 Uhr: Donnerstag, 04.08.2016 Donnerstag, 01.09.2016 (Protokollführer gesucht) Donnerstag, 06.10.2016 (Protokollführer gesucht) Donnerstag, 03.11.2016 (Protokollführer gesucht) Ende: 19.50 Uhr Protokoll: Dr. Joachim Schläper, LC Berlin-Spandau gez.: Hennes Schulz, Vorsitzender KDL Berlin 2017 e.V., T.: 030-44721700 E-Mail für KDL: [email protected] KDL 2017 To Do Liste Stand: 07.07.16 Nr. Sitz. TOP Thema 1 8 4 Key Note Speaker 13.05.17 2 8 5 Öffentlicher Markt Breitscheidplatz 3 8 6 Leo-Location für 12.05.17 14 8 11 Klärung Austragungsort Musikwettbewerb 15 8 11 Aufruf an die Clubs zum Musikwettbewerb 16 8 13 Get Together Ort klären: Arminius-Halle 21 9 8 Beiprogramm: Margen 25 10 2.5 Camper-Treffen Präsentation an Barbara Grewe 26 10 2.6 Veranstaltungsliste: Texte überarbeiten 27 10 2.11 Leo-Übernachtungsmöglichkeiten klären 28 10 2.11 Getränkepreise im "The Grand" klären 29 10 2 IGA-Kontakt: gemeinsame Aktion 30 11 4 Oldtimer-Liste an Guido Kluck 31 11 6 Leo-Film an Guido Kluck und Hennes Schulz 32 12 9 Informationen zur Oldtimer Ausfahrt 33 12 9 Oldtimer: Pause in Brandenburg/Havel, BM 34 12 9 Klärung Parkplätze BBI oder Tempelhof 35 12 9 Klärung Parkplatz am Potsdamer Platz 36 12 2 BVG Tickets für Lions 37 13 2.2 Genehmigung für Breitscheidplatz beantragen 38 13 2.16 GEMA-Gebühren für Arminiushalle klären 39 13 2.32 Genehmigung für Tauentzien beantragen 40 13 2.32 KDL Berlin 2017-Protokolle an Rainer Kelkel 41 13 2.32 Eskorte für Oldtimer-Ausfahrt 42 13 o.T. Musikalische Ausgestaltung Festakt, Galaabend Verantwortlich Hennes Schulz Monika Nareyka Benjamin Rätz Dieter Beuermann Dieter Beuermann Hennes Schulz Anita Blachnitz Burkhard Stibbe Anita Blachnitz Benjamin Rätz Hennes Schulz Sabine Körner Rüdiger Nickel Benjamin Rätz Rainer Kelkel Jochen Lang Hennes Schulz Gabriela Lutter Andreas Boehlke Monika Nareyka Martin Kowert Monika Nareyka Renate Bohle Andreas Boehlke Dieter Beuermann Termin 04.08.2016 04.08.2016 04.08.2016 07.07.2016 07.07.2016 04.08.2016 04.08.2016 04.08.2016 07.07.2016 03.05.2016 sofort 04.08.2016 02.06.2016 04.08.2016 04.08.2016 04.08.2016 04.08.2016 04.08.2016 04.08.2016 04.08.2016 04.08.2016 04.08.2016 sofort 04.08.2016 04.08.2016 Bemerkung mit Hartmut Schröder und Maximilian Schneider mit Brita Frankenstein, neuer Termin neuer Termin erledigt erledigt mit Gabriela Lutter neuer Termin erledigt erledigt erledigt mit Yvonne Schläper ersetzt durch To Do Nr. 32 neuer Termin an Guido Kluck neuer Verantwortlicher
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